Регламент по организации работы Курьерской службы Группы

ООО «ххх»
Регламент по организации
работы Курьерской службы
Группы Секретариата и
административной поддержки
Дата 2011
Версия 1
Регламент по организации работы Курьерской службы
Группы Секретариата и административной поддержки
Содержание:
1. Общие положения;
2. Прием заявок на доставку;
3. Прием заявок на отправку;
4. Ответственность;
5. Приложения.
Термины и определения настоящего Регламента:
Группа Компаний (ХХХ) (далее – ГК) – совокупность юридических
лиц, с общими стратегическими целями и задачами, созданная в
целях получения прибыли, с общей организационной структурой,
возглавляемая Управляющей компанией в лице ее Генерального
директора, либо его уполномоченного представителя.
Услуга по организации доставки отправлений - услуги,
оказываемые Группой Секретариата и административной
поддержки Группы компаний, по поручению Заказчика, в целях
организации доставки отправлений и (или) грузов из места их
приёма до места доставки, оговоренных в оформленной
надлежащим образом заявке на доставку.
Отправление - конверты, пакеты, коробки, мешки и иная упаковка,
в которых содержатся документы, корреспонденция, иные
предметы, предоставленные Отправителем для доставки до
Получателя, указанные в надлежащим образом оформленной
заявке на доставку.
Заказчик - юридическое лицо, входящее в Группу Компаний «ххх»,
которое осуществляет заказ на оказание услуг по организации
доставки отправлений согласно договору на получение услуг
доставки.
Отправитель - конкретный сотрудник, фамилия, имя которого
внесены в пункт «Отправитель» в надлежаще оформленной заявке
на доставку.
Получатель - физическое лицо, фамилия, имя, отчество которого
внесены в пункт Получатель в заявке на доставку или юридическое
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
1
лицо - организация, реквизиты которой внесены в пункт Получатель
в заявке на доставку.
Представитель - лицо, имеющее доверенность, оформленную в
установленном порядке, либо являющееся представителем
юридического лица в силу своего должностного положения.
Исполнитель
–
сотрудники
Курьерской
службы
Группы
Секретариата и административной поддержки (курьеры, водителикурьеры), а также внешние курьерские службы (только в
отношении раздела 3 «Прием заявок на отправку
(доставка
внешними курьерскими службами в пределах границ РФ и за
пределами границ РФ).
Доставка - доставка отправления Клиента по указанному в заявке
на доставку адресу и вручение его Получателю либо его
представителю.
Повторная доставка - доставка, осуществляемая повторно, ввиду
того, что первая доставка была невозможна по независящим от
Курьерской службы Группы Секретариата и административной
поддержки обстоятельствам.
Заявка на доставку - официальная форма заявки на доставку, в
пределах г. Москва, а также прилегающих к нему областей в
пределах 60 км, которая оформляется
Отправителем на
корпоративном портале на каждое отправление и являющаяся
сопроводительным документом. В заявке на доставку содержится
информация об отправлении и (или) грузе: координаты
отправителя и получателя, вид и характер отправления, а также
иная информация, необходимая для осуществления доставки.
Заявка на отправку - официальная форма заявки на отправку, за
пределами г. Москва и примыкающих к нему областей (в
пределах и за пределами границ РФ), которая оформляется
Отправителем на корпоративном портале на каждое отправление
и являющаяся сопроводительным документом. В заявке на отправку
содержится информация об отправлении и (или) грузе:
координаты отправителя и получателя, вид и характер отправления,
а также иная информация, необходимая для осуществления
доставки.
Доставку данных заявок осуществляют внешние
курьерские службы.
Курьерская служба - подразделение Группы секретариата и
административной поддержки,
отвечающее за доставку
отправлений.
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
2
Действующий Регламент (настоящий регламент) - Регламент по
организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки, действующий на момент оказания
услуг.
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
3
1. Общие положения
1.1. Регламент по организации работы Курьерской службы является
основным документом регулирующим, отношения между
Курьерской службой Группы Секретариата и административной
поддержки и сотрудниками Группы.
1.2. Задачами действующего Регламента является определение
порядка работы Курьерской службы с заявками на доставку,
сроками их исполнения, последовательности действий, контроля
исполнения, а также определения порядка взаимодействия
между
Курьерской службой Группы Секретариата и
административной поддержки и сотрудниками ГК.
1.3. Цель действующего Регламента организация эффективной и
качественной работы Курьерской службы Группы Секретариата
и административной поддержки, а также оптимизация работы
подразделения в целом.
1.4. Положения
настоящего Регламента
исполнения всеми сотрудниками Группы.
обязательны
для
1.5. Настоящий Регламент действует с даты утверждения его
Генеральным директором и Финансовым директором Группы
Компаний.
1.6. Отправка сотрудником оформленной заявки на отправку
означает, что он ознакомлен и согласен с условиями Регламента,
а так же обязуется следовать условиям настоящего Регламента.
1.7. Курьерская служба организовывает и осуществляет доставку и
экспедирование отправлений по г. Москва и прилегающих к
нему областей в зоне 60 км.
Курьерская служба организовывает отправку отправлений в
другие регионы России и за ее пределы с привлечением
внешних курьерских служб.
1.8. Курьерская служба берет на себя обязательство по доставке
отправлений от Отправителя до Получателя, данные и адрес
которого, указаны в заявке на отправку, в разумные сроки
указанные Отправителем в заявке.
Минимальный срок исполнения
заявки на доставку
составляет не менее 2 часов.
Представителем получателя – юридического лица, считается
любой представитель организации – получателя, если только
отправление не имеет статуса «Лично в руки». Данный статус
должен обязательно указываться в соответствующей графе заявки
на доставку.
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
4
1.9. Выполненные заявки на доставку с отметкой, подтверждающие
доставку отправлений Получателю, хранятся в Курьерской службе
Группы Секретариата и административной поддержки, в течение
6 месяцев со дня доставки.
2. ПРИЕМ ЗАЯВОК НА ДОСТАВКУ
(доставка силами Курьерской службой Группы Секретариата и
административной поддержки)
2.1. Прием заказов на доставку Курьерской службой Группы
Секретариата
и
административной
поддержки
(далее
Курьерская служба) осуществляется в рабочие дни 5 (пять) дней
в неделю: с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00. Суббота и
воскресенье – выходные.
Государственные праздники,
объявленные нерабочими выходными днями, также являются
выходными.
2.2. На отправку поступают только те заявки на доставку, которые
поступили в Курьерскую службу в срок до 19.00 часов дня,
предшествующего дню доставки, и до 11.00 часов дня доставки,
переданные сотрудниками ВМЕСТЕ с отправлением.
Заявка на отправку, поданная в Курьерскую службу в рамках
установленного времени без отправления, к рассмотрению на
отправку НЕ ПРИНИМАЕТСЯ.
Заявки, поступившие после 11 часов дня доставки, поступают
на отправку на следующий день.
Заявки, поданные после 11.00 часов дня доставки, поступают
на отправку только:
а)
при острой производственной необходимости доставки
отправления в этот день;
б) наличия
у Курьерской службы возможности доставки
отправления в день доставки.
В случае острой производственной необходимости доставить
отправление, поступившее в Курьерскую службу
после
установленного времени,
в текущий день и отсутствия
возможностей у Курьерской службы своими силами доставить
отправление, привлекаются внешние курьерский службы.
2.3.
Прием
заявок
на
доставку
осуществляется
путем
собственноручного оформления и отправки сотрудником заявки
на доставку на корпоративном портале. Форма заявки является
неотъемлемой частью настоящего Регламента и не подлежит
изменению (Приложение № 1).
После оформления заявки на доставку на корпоративном
портале Отправителю, перед ее отправкой в Курьерскую службу,
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
5
необходимо
распечатать и приложить
к отправлению для
получения у Получателя отметки о доставке.
Далее Отправления с приложенными заявками на доставку
необходимо
передать
в
Курьерскую
службу
Группы
Секретариата и административной поддержки: специалисту по
курьерской и водительской доставке.
2.4. После оформления и отправки заявки на доставку на
корпоративном портале, заявка поступает в Курьерскую службу
на обработку, где ей присваивается статус «Принято в работу».
После
определения
Исполнителя
каждой
заявки,
специалист по курьерской доставке в заявку на корпоративном
портале вносит всю информацию об Исполнителе.
После выполнения заявки на доставку специалист по
курьерской и водительской доставке меняет статус заявки с
«Принято в работу» на «Выполнено».
Информация о статусе заявки и ее состоянии доступна
Отправителю в режиме просмотра в «Истории моих заявок» на
корпоративном портале.
2.5. Отправитель обязан дополнительно известить сотрудника
Курьерской службы (специалиста по курьерской и водительской
доставке) о любых изменениях в заявке.
2.6.Сотрудник Курьерской службы может ожидать получения
отправления для последующей доставки Получателю, не более 30
минут.
2.7. Отправитель обязан передать отправление на отправку
в
ненарушенной упаковке, обеспечивающее полную сохранность
отправления на всех этапах транспортировки до Получателя.
Предметы,
требующие
специальной
упаковки
(хрупкие,
бьющиеся и т.д.) должны быть соответствующим образом
упакованы.
2.8. В случае отсутствия Получателя и отказе других представителей
юридического лица-получателя, при условии согласования
данного вопроса с Отправителем, принять у курьера/водителякурьера
отправление, он обязан сделать соответствующую
пометку
в
заявке
на
доставку
с
последующим
информированием об этом специалиста по курьерской и
водительской доставке. Получив от курьера/водителя-курьера
данную информацию, специалист по курьерской и водительской
доставке вносит ее в заявку на корпоративном портале.
Повторная доставка такого отправления осуществляется на общих
основаниях с оформлением новой заявки на доставку.
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
6
2.9. Определение маршрута следования отправления, способа и
средств его доставки является исключительной компетенцией
Курьерской службы. При доставке отправления Курьерская
служба
имеет право привлекать третьих лиц по своему
усмотрению.
3. ПРИЕМ ЗАЯВОК НА ОТПРАВКУ
(доставка внешними курьерскими службами в пределах границ РФ
и за пределами границ РФ)
3.1. Отправка в пределах границ РФ, а также за ее пределами,
осуществляется
внешними курьерскими службами на
основании действующих договоров на обслуживание.
3.2. Отправка отправлений в пределах границ РФ, а также за ее
пределами, осуществляется в соответствии с правилами,
установленными внешними курьерскими компаниями.
3.3. Организация отправки в пределах границ РФ, а также за ее
пределами, производится
Курьерской службой в течение
рабочего дня с 10.00 до 19.00, с понедельника по пятницу
включительно.
Организация отправки в выходные и праздничные дни - не
осуществляется.
3.4.
Прием заказов на отправку
Курьерской службой
осуществляется в рабочие дни 5 (пять) дней в неделю: с
понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00. Суббота и воскресенье
– выходные.
Государственные праздники, объявленные
нерабочими выходными днями, также являются выходными.
3.5. На отправку поступают только те заявки, которые поступили в
Курьерскую службу в установленный срок ВМЕСТЕ с
отправлением.
3.6. Прием заявок на отправку
осуществляется путем
собственноручного оформления и отправки сотрудником заявки
на отправку на корпоративном портале. Форма заявки является
неотъемлемой частью настоящего Регламента и не подлежит
изменению (Приложение № 2).
После оформления заявки на отправку на корпоративном
портале Отправителю, перед ее отправкой в Курьерскую службу,
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
7
необходимо
распечатать и приложить
к отправлению для
передачи ее внешней курьерской службы с отправлением.
Далее Отправление с приложенной заявкой на отправку
необходимо передать в Курьерскую службу: специалисту по
курьерской и водительской доставке.
3.7. После оформления и отправки заявки на отправку на
корпоративном портале, заявка поступает в Курьерскую службу
на обработку, где ей присваивается статус «Принято в работу».
После определения исполнителя заявки
на отправку(в
данном случае Исполнителем будет являться внешняя курьерская
служба), специалист по курьерской доставке вызывает курьера
внешней курьерской службы и вносит всю информацию об
Исполнителе в заявку на корпоративном портале.
После передачи отправки во внешнюю курьерскую службу
специалист по курьерской и водительской доставке отслеживает
исполнение каждой отправки на сайте Исполнителя.
После выполнения заявки на отправку Исполнителем,
специалист по курьерской и водительской доставке меняет
статус заявки с «Принято в работу» на «Выполнено».
Информация о статусе заявки и ее состоянии доступна
Отправителю в режиме просмотра в «Истории моих заявок» на
корпоративном портале.
3.8. В случае организации срочной отправки в пределах границ РФ
и за ее пределами, Отправителю необходимо получить по
электронной почте согласие на это руководителя подразделения,
в связи с применением внешними курьерскими службами
значительно более высоких тарифов на отправку.
4 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Сотрудники Курьерской службы (специалист по курьерской и
водительской доставке, курьеры, водители-курьеры)
несут
персональную ответственность за соблюдение и выполнение
требований действующего Регламента.
4.2. Курьерская служба не несет ответственности за неисполнение
или ненадлежащее исполнение своих обязательств, если:
а) Отправитель указал неточную, неполную или неправильную
информацию в заявке на доставку;
б) Заказчик не известил или несвоевременно известил
специалиста по курьерской и водительской доставке Курьерской
службы об изменениях в заказе.
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
8
4.3. Курьерская служба Группы секретариата и административной
поддержки не несет ответственности за невозможность вручения
отправлений в связи с отсутствием Отправителей и Получателей
по предоставленным Заказчиком адресам.
4.4. Ответственность за доставку отправлений адресату, а также
доставку в указанное время, в пределах границ РФ, а также за
пределами границ РФ, несут внешние курьерские компании.
Генеральный директор
И.И.Иванов
Финансовый директор
А.А.Петров
Приложение 1
ЗАЯВКА НА КУРЬЕРСКУЮ ДОСТАВКУ
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
9
Дата подачи заявки :
_______
___________
время подачи заявки
Компания-отправитель:
Фамилия, имя отправителя:
Контактный телефон отправителя
Компания-получатель:
Адрес и телефон Компании-получателя:
Контактное лицо в Компании-получателя: _____________________
Телефон контактного лица в Компании-получателя
Цель поездки:
____________________________________________________
Срок исполнения:
___________________________________________________________
Вид доставки:
Курьером
Водителем-курьером
Отметка об исполнении:
Дата
Время
Фамилия
Должность
Приложение 2
ЗАЯВКА НА ПОЧТОВУЮ ОТПРАВКУ
В ПРЕДЕЛАХ ГРАНИЦ РФ И ЗА ПРЕДЕЛЫ ГРАНИЦ РФ
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
10
Дата подачи заявки :
___________
время подачи заявки _______
Компания-отправитель:
Фамилия, имя отправителя:
Контактный телефон отправителя
Компания-получатель:
Индекс, адрес и телефон Компании-получателя *:
*в случае отправки за пределы РФ необходимо адрес дополнительно прописать на
латинском языке
Контактное лицо в Компании-получателя: _____________________
Телефон контактного лица в Компании-получателя*
*в случае отправки за пределы РФ необходимо адрес дополнительно прописать на
латинском языке
Цель отправки:
____________________________________________________
Срок исполнения:
___________________________________________________________
Вид отправки:
Обыкновенная отправка
Срочна отправка*
* в случае срочной отправки необходимо получить по электронной почте
согласие руководителя подразделения
Отправка заказным письмом: с уведомление/без уведомления,
простое уведомление/заказное уведомление
Отправка ценным письмом с описью вложения
Отметка об исполнении:
Дата
Время
Компания исполнитель
Регламент по организации работы Курьерской службы Группы Секретариата и
административной поддержки
Версия 1 Апрель 2011
11