Методические инструкции &quot

Информационный источник http://www.wiki.vladimir.i-edu.ru/images/c/c7/Metod_mark.doc
Методических инструкций по работе в программе « МАРК-SQL»
1.
Создание библиографического описания статьи.
Для того, чтобы создать новую библиографическую запись, нужно выбрать П.меню
АРМы – Каталогизация. Открыть базу данных Список статей.
В меню Документ необходимо щелкнуть команду Создать, или щелкнуть кнопке
на
панели инструментов. На экране выведется диалоговое окно содержащее шаблон (список)
полей, которые следует заполнить. В данном случае это поля:
100а - Автор
700а - Другие авторы
245а - Заглавие
245b - Продолжение заглавия
245с - Ответственность ( заполняется, если информация отличается от полей 100а,700а)
773t - Название источника (выбирается из словаря Название источника)
773g - Объем
653а - Ключевые слова
900а - Имя макрообъекта ( заполняется позднее после формирования электронной версии
статьи)
Рис1 Режим Словари
При двойном щелчке мыши на редактируемом поле откроется диалоговое окно для
редактирования, в котором информация вводится вручную или выбирается из словарей
данной системы.
После заполнения всех необходимых полей необходимо в меню выполнить команду
м. Документ/Сохранить, или щелкнуть кнопку
на панели инструментов. Для
выхода из режима без сохранения документа щелкнуть левой кнопкой мыши кнопку
на панели инструментов.
2.
Макрообъекты ( для подключения к библиографическому
описанию статьи их электронных версий)
Для подключения к библиографическому описанию статей их электронных версий
необходимо выполнить команду м. Сервис/Макрообъекты. Открывается окно
«Макрообъекты»:
Рис. Режим Макрообъекты
После нажатия кнопки «Добавить » открывается окно «Добавление
макрообъекта».
В нем с помощью кнопки «Обзор» необходимо выбрать из папки
«Библиотека/Полнотекстовая база» - нужный файл и нажать кнопку «ОК». Файл
запоминится в качестве макрообъекта в базе данных.
Далее В АРМ Каталогизация находится библиографическое описание нужной
статьи и в режиме Правка - Дополнить из шаблона вносится имя макрообъекта в поле
900a. . В качестве имени макрообъекта предлагается имя файла. Например, если файл
имеет имя ОТ1.doc, то в поле 900a необходимо занести имя ОТ1. После чего его его надо
просмотреть, выделив нужное описание в списке документов и нажав <Alt-F1> или
выбрать пункт меню «Открыть макрообъект». ( Если этого не сделать, то файл не
попадает в папку html\tmp, содержимое которой архивируется после заполнения
очередной партии макрообъектов)
Рис. Добавление макрообъекта в АИБС «МАРК-SQL»
В дальнейшем для того, чтобы просмотреть макрообъект в режиме редактирования
той программой, которой он был создан, необходимо выделить строку, описывающую
макрообъект и нажать <Alt-F1> или выбрать пункт меню «Открыть макрообъект».
Сохранение папки tmp. После того, как занесена очередная «партия» макрообъектов,
необходимо найти папку tmp dв каталоге С:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL\html,
Отправить её с помощью zip-папки в архив и записать этот архив на CD- диск
«Полнотекстовая база».
3.
Режим Сохранение/Восстановление баз данных.
Для сохранения и восстановления баз данных в АИБС МАРК-SQL необходимо
выполнить
команду
в
АРМе
«Администратор»,
меню
«Сервис/
Сохранение/Восстановление баз данных». После выполнения команды на экран дисплея
будет выдано окно диалога.
Т.к. программа сохранения и восстановления баз данных является отдельной
самостоятельной программой, то после ее запуска АИБС МАРК-SQL можно закрыть.
Рис.1. Сохранение и восстановление баз данных
Это бывает необходимо, если вы запускаете программу сохранения и восстановления
баз данных через модуль «Администратор», и у вас открыта в системе МАРК-SQL база
данных, которую вы хотите сохранить.
ВНИМАНИЕ! Можно сохранять только те базы данных, которые на момент
сохранения никем не используются.
4.
Сохранение баз данных
Для того, чтобы выйти в режим сохранения баз данных, необходимо В АРМе
Администратор нажать кнопку Сервис/Сохранение баз данных. На экран будет выдано
окно диалога:
Рис.2. Сохранение баз данных
В строке «Сохранить в папку» надо указать имя папки архива баз данных АИБС
МАРК-SQL. В данном случае необходимо с помощью кнопки обзор выбрать папку
сервера Библиотека\Архивирование Марк.
В середине окна диалога высвечивается список баз данных, подлежащих архивации.
Необходимо отметить галочкой те базы данных, которые будут сохраняться.
Сохранить базу данных можно только в том случае, если она имеет статус «Не
используется». Если база данных имеет статус «Занят», но ее требуется сохранить, то в
этом случае надо найти приложение, которое использует базу данных и закрыть его, после
чего надо нажать кнопку «Обновить». Программа архивации заново сформирует список
баз данных и определит статусы.
Для сохранения баз данных необходимо нажать кнопку «Сохранить». В случае
успешного выполнения операции система выдаст соответствующее сообщение.
5.
Восстановление баз данных
Для того, чтобы выйти в режим восстановления баз данных, необходимо в главном окне
диалога нажать кнопку «Восстановление баз данных». На экран будет выдано окно диалога:
Рис 3.Архив баз данных
С помощью кнопки «Обзор» надо определить папку, в которой расположен архив баз
данных АИБС МАРК-SQL.
В данном случае это папка сервера
Библиотека\Архивирование Марк. Каждая строка списка содержит дату и время,
когда выполнялась операция сохранения баз данных. Строки списка отсортированы по
убыванию даты. Для того, чтобы восстановить базы данных, необходимо выделить из
списка соответствующую строку и нажать кнопку OK. После этого на экран будет
выдано окно диалога (рис. 4). С помощью кнопки «Обзор» необходимо определить
папку, в которую будут восстанавливаться базы данных. По умолчанию она
определяется как подкаталог ‘db’ АИБС МАРК-SQL. Далее отметить галочкой базы
данных, которую необходимо восстановить из архивного файла и нажать кнопку
«OK». Программа восстановит базы данных в соответствующие файлы и выдаст отчет
о выполненной операции.
Рис. 4. Восстановление баз данных
6.
1.
2.
3.
4.
5.
Копирование информации из БД «Статьи рабочая» в БД
«Картотека статей»
Открыть БД «Статьи рабочая»
Нажав кнопку «ВСЕ» выбрать подмножество всех описаний
Команда Сервис -Копировать в другую БД.
В окне «Выберите базу данных» нажимаем левой кнопкой мыши на уголок
справа, выбираем строку «Картотека статей» - ОК
Выдается информация о копировании. По окончании копирования-ОК.
Внимание! Проверьте, какое количество записей вы копируете!!!
6. Открыть БД «Картотеку статей». Нажимаем кнопку «Все» (третья строка панели),
переходим в конец базы данных , куда помещена информация и проверяем ее
наличие.
7. Выполняем команду Сервис - Словари- Перестроить -Да. После информации о
завершении перестройки словарей-0 К.
8. После этого можно очистить базу данных «Статьи рабочая». Для этого выполняем
команду Документ/Удалить все документы, подтверждаем удаление «Да».
Информация удаляется. База данных пустая.
Аналогично копируется информация из БД «Книги рабочая» в «Книги».
7.
Сохранение баз данных на сервере.
Для сохранения и восстановления баз данных в АИБС МАРК-SQL на сервере (папка
«Библиотека на DC) необходимо выполнить команду в АРМе «Администратор», меню «Сервис
— Сохранение/Восстановление баз данных». После выполнения команды на экран дисплея
будет выдано окно диалога(Рис1).
Для того, чтобы выйти в режим сохранения баз данных, необходимо нажать кнопку
«Сохранение баз данных». На экран будет выдано окно диалога..
В строке «Сохранить в папку» надо указать имя папки «Библиотека на DC» Для того,
чтобы указать название папки, необходимо воспользоваться кнопкой «Обзор». При
нажатии на кнопку «Обзор» на экран будет выдано стандартное дерево каталогов
системы, в котором надо выбрать нужную папку, затем нажать ОК. Наименование папки
появится в строке.
Для сохранения баз данных необходимо выбрать сохраняемые базы данных и пометить
их щелчком мышки. Должна появиться галочка около названия базы данных. Далее
нажать кнопку «Сохранить». В случае успешного выполнения операции система выдаст
соответствующее сообщение.
Операцию по сохранению баз данных на сервере нужно производить раз ЕЗ месяц
после пополнения информацией из рабочих баз данных «Статьи рабочая» и «Книги
рабочая».
8.
ОТЧЕТЫ. Создание списка новых поступлений статей (книг)
1.Одним из видов поиска отбирается подмножество описаний в БД
«Картотека статей» или «Статьи рабочая».
2 . После завершения поиска работаем с отобранным массивом описаний
документов.
Выполняем команду Отчеты - Стандартные выходные формы - Бюллетень новых
поступлений (Библиография).
3. В окне справа Е; строчке «Верхний заголовок» задаем «Бюллетень новых поступлений
за (месяц, год)». В нижней строчке можно указать дату окончания отбора документов и
фамилию составителя бюллетеня. Далее клавиша - ОК. Бюллетень создан и, если не
требуется дополнительная редакция, может быть распечатан и сохранен обычным
порядком. Для дополнительного редактирования созданный документ переносится в
текстовой редактор (Файл - Вызов редактора-Word).
Поиск по словарям.
Данный вид очень удобен при простом поиске, например, по авторам, названиям,
издательству, ключевым словам и т д., а также при создании и редактировании описаний
документов. Выход в режим поиска по словарям осуществляется выполнением команды
Документ- Поиск по словарям. ИЛИ нажатием кнопки «Бинокль с листками» на панели
инструментов. В правом верхнем углу экрана размещается список внутренних словарей,
построенных в базе данных. В нижнем правом углу находится список Отобранные термы. В
этот список пользователь отбирает термины из словарей, по которым он хочет осуществить
поиск.
В левой части экрана расположен список терминов текущего словаря. Чтобы сделать
словарь текущим, необходимо выбрать его из списков внутренних словарей . Для внутренних
словарей в окно списка термов выводится таблица из двух колонок. Первая колонка- это сами
термины, вторая колонка- это количество документов, содержащих данный термин.
Система позволяет осуществлять поиск по текущему словарю. Дня этого надо в строке
ввода, расположенной ниже окна списка термов, ввести начальные буквы термина, который
необходимо найти. В этом случае на экран будут выдаваться значения словаря, которые по
алфавиту больше или равны введенному. Если ввести первым символ '*', то будет
осуществляться контекстный поиск, т.е. будут выдаваться только те значения словаря,
которые содержат внутри себя введенный термин. Если, например, ввести данный символ, а
затем указать термин или его часть (заглавие - хими), то в окне списка термов будут
выбраны значения словарей, где в заглавии встречается указанная часть слова. Данная
операция позволяет ускорить отбор нужных терминов.
Для того, чтобы произвести поиск по словарям, необходимо отобрать нужные термины из
списка термов тек)1цего словаря в список отобранных термов. Отбирать термины можно из
разных словарей. Отобрать термин можно двумя способами: 1 . Дважды щелкнуть левой
кнопкой мыши на терм в окне списка термов. 2. Нажать левой кнопкой мыши на нужный
терм и, не отпуская кнопку, перетащить
его в список отобранных термов (операция Drag and Drop).
После того, как термы отобраны, нужно нажать кнопку Найти: (или ОК, если словари
используются при создании или редактировании документа).
Расширенный поиск
Выйти в расширенный поиск можно, выполнив команды Документ - Найти - Расширенный поиск или при помощи клавиши «бинокль».
Расширенный поиск позволяет задать несколько полей для поиска одновременно,
например, автора и название книги, несколько книг одного автора, книги разных авторов,
основную рубрику и ключевые слова, с помощью логических операций (И/ИЛИ).
При расширенном поиске подзапросы, включающие поле для поиска, термин и условие
поиска попадают в запрос при нажатии кнопки Добавить. При наличии более, чем одного
подзапроса, между ними включается логическое условие объединения подзапросов (И/ИЛИ). В
программе предложено несколько условий поиска: равно/неравно по началу поля (начинается
с/не начинается с), включает/не включает, равно /не равно на полное совпадение, больше,
больше или равно, меньше, меньше или равно, на наличие или отсутствие информации в
поле. Чаще при поиске используются условия: Начинается с, Включает, Равно. Применение
двух первых рассмотрено выше, условие Равно можно применять наравне с условием
Включает.
Рассмотрим в качестве примера, как можно провести расширенный поиск в БД «Список
учебников». Допустим, что нам нужно отобрать статьи по рубрике «Иностранный язык» по
подрубрике «Английский язык» Воспользуемся расширенным поиском.
1. Выходим в окно «Поиск» (клавиша «бинокль»), выбираем закладку «Расширенный».
2. В окне «Поле для поиска» с помощью кнопки с треугольником справа выбираем
элемент для поиска «Осн.рубрика».
3. В окне «Условие поиска» для рубрики выбираем «Включает».
4. В окне «Терм поиска» набираем название рубрики - Иностранный язык.
5. Клавиша- Добавить, сведения попадают в окно ниже.
6. В окне «Поле для поиска» выбираем элемент «Осн. подрубрика», «Условие поиска» задаем «Включает».
7. В окне «Терм поиска» задаем усеченньй вариант слова - «Английск».
8. Клавишей слева задаем дополнительное условие «И» (поскольку мы ищем статьи из
данной подрубрики осн. рубрики)
и затем клавиша Добавить.
9. После создания запроса нажимаем клавишу Поиск, ждем результата. Если таковые стать
есть в БД, то список их появиться на экране. Далее можно сформировать отчет «Список статей
по теме» и выдать его на печать.
Простой поиск
Выйти в режим Простого поиска можно, выполнив команду Документ - Найти Простой поиск или с помощью значка «бинокль». Данный поиск может осуществляться только
по одному из полей, указанных в окне слева.
Для поиска поле необходимо отметить, щелкнув левой кнопкой мыши. В запросе могут быть
определены один или несколько терминов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ)
и разделенных знаками (пробел/запятая). Поиск с использованием операции И производится,
если в запросе, например, объединяются два или три автора одной книги или несколько ключевых слов, или несколько рубрик. В данном случае будет производиться отбор документов, в
библиографической записи которых присутствуют указанные авторы, ключевые слова, или
рубрики. Данная операция сокращает объем информации.
Если задать операцию ИЛИ, то можно производить, например, поиск нескольких книг
разных авторов или с разными названиями, по нескольким тематическим рубрикам, по
разным издательствам и т.д. Эта операция позволяет расширить объем информации.
Возможен вариант, когда для поиска указывается несколько терминов и внутри терминов
встречаются пробелы. Тогда между ними необходимо использовать разделители. В качестве
разделителя (Флажок Разделитель термов) используется пробел, если задаваемый термин
состоит из одного слова, и запятая, если термин состоит из нескольких слов.
Флажок «Условие поиска» указывает, как учитывать указанные термины для поиска.
Возможны два варианта:
-указанный термин стоит в начале поля для поиска (условие Начинается с). Лучше всего
использовать при поиске по авторам или когда точно известно название книги;
-указанный термин встречается в любом месте в поле для поиска (условие Включает).
Можно использовать при поиске по любым полям, но обязательно задавать, если точно
неизвестно название книги и поиск осуществляется по его части, а также при поиске по
ключевым словам.
Например: найдем в БД «Картотека статей» все статьи по рубрике «Психология»:
1. Отметить в окне слева поиск по полю «Основная рубрика»
2. Поставить флажок на условии Включает.
3. В строке термов указать Психология.
4. Нажать кнопку
Поиск