Контрольная работа на тему: «Применение автоматизированных способов

Контрольная работа
на тему: «Применение автоматизированных способов
документирования информации и работы с документами
в организации»
Выполнил:
студент группы
Проверил:
2005
2
Содержание
Введение ……………………………………………………………………
3
1. Автоматизация документооборота в организации ……………….
4
2. Использование компьютеров в делопроизводстве ………………
10
Заключение …………………………………………………………………
16
Список литературы ………………………………………………………..
17
3
Введение
Эффективная деятельность любого предприятия определяется
правильной организацией работы с документами. Практически ни одна
технологическая функция управления, связанная с информационными
источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.
С каждым документом проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению,
поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.), копированию, переносу сведений, транспортировке
внутри и вне предприятия, по получению и передаче различных данных
и т. д. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
На современном этапе делопроизводство превратилось в одну из
важнейших составляющих мирового хозяйства, без которой не обходится ни государственный аппарат, ни самое маленькое предприятие.
Переход России к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения предприятий. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в организации делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные
на создание высокоэффективных, использующих современные информационно-коммуникационные технологии, систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении
стратегических и оперативных целей управления в любых организациях.
Учитывая вышесказанное, я выбрала данную тему контрольной работы.
4
1. Автоматизация документооборота в организации
В связи с расширением применения в учреждениях и организациях
современных автоматизированных систем документооборота возникают новые задачи и подходы в делопроизводстве. С учетом специфики
организации разрабатывается конкретная классификация документов,
работа с которыми осуществляется в автоматизированной системе документооборота. При этом прежде всего следует исходить из таких характеристик документооборота, как: структура (состав), направленность,
объем.
Анализ структуры документооборота заключается в определении
признаков классификации документов (виды документов, носители). На
этой основе должен быть подготовлен классификатор групп или видов
документов для его ввода в систему автоматизации документооборота.
В соответствии с классификатором для определенных групп документов
устанавливаются самостоятельные номерообразование и индексация,
используемые при регистрации.1
Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и
внутренние документы. Эти группы документов являются основой для
разработки классификатора документов, используемого в системе автоматизации документооборота.
Входящие документы включают, как правило, корреспонденцию,
поступающую из вышестоящего органа управления, от органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ, прочие законодательные и нормативные акты и другую служебную корреспонденцию, а
также письма, заявления и обращения граждан.
К исходящим документам относятся письма в адрес вышестоящего
органа управления, письма в адрес иных организаций и граждан, а также
другие виды документов, издаваемых организацией в соответствии со
Бобылева М. П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота.// Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 54.
1
5
своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.
К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы
подготовившей его организации (протоколы коллегиальных органов,
служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых в процессе взаимодействия его подразделений и
должностных лиц).
Можно высказать ряд практических рекомендаций по разработке
классификатора групп или видов документов для его ввода в систему
автоматизации документооборота.
При ведении классификатора документов желательно выделять
группы документов по номинальному признаку, а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими классификаторами (справочниками), используемыми в большинстве современных систем автоматизации документооборота (например, классификаторы корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.). Это связано, в
частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный характер, в то время как классификатор
корреспондентов более подвижен вследствие создания, реорганизации
и ликвидации юридических лиц. Позиции в классификаторе документов
могут выделяться также с учетом особенностей технологии работы с отдельными категориями документов и необходимости разграничения
функций по их регистрации.
Существенное значение при анализе документооборота может
иметь классификация носителей информации и способов передачи документа. С учетом практикуемых в организации способов доставки
(почта, заказная почта, курьерская доставка, телеграф, факс, электронная почта и пр.) могут вноситься соответствующие позиции в классификатор документов, либо в классификатор видов доставки (при его наличии в автоматизированной системе).
6
Сейчас предлагается большое число оригинальных программных
продуктов, которые предусматривают возможность обращения непосредственно к электронному файлу документа. Если организация ориентируется на применение таких возможностей систем автоматизации
документооборота, то важно определить категории документов, подлежащих сканированию, а также документов, пересылаемых адресатам в
электронной форме.
Пока еще не накоплен значительный опыт внедрения элементов
электронного документооборота, что во многом связано с необходимостью создания определенной нормативной базы. Тем не менее в настоящее время формируются два основных подхода к практическому решению вопросов использования электронных файлов в системе автоматизации документооборота (в расчете на обращение к ним в справочноинформационных целях пользователей из числа работников данной организации, а не для обмена информацией между учреждениями). Так,
возможно вводить файлы для всех категорий документов (сканировать
все документы или использовать файлы, полученные при компьютерной
подготовке документов). Этот подход позволяет довольно полно использовать технологические и информационные возможности системы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). К тому же востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть очень низкой. Поэтому, по-видимому, более перспективным на данном этапе является другой подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто. Прежде всего, это документы вышестоящих органов управления, нормативные акты, распорядительные документы, переписка по принципиальным вопросам и т.п.
Анализ структуры документооборота должен дополняться изучением содержания и функциональной принадлежности конкретных групп
7
документов. Именно на этой основе возможно подготовить тематические рубрикаторы документов, типовые тексты, используемые как для
составления самих документов, так и для их аннотирования в автоматизированной системе. Наличие таких возможностей в программном продукте, используемом для автоматизации документооборота, позволяет
существенно экономить трудозатраты на регистрацию документов и
справочно-информационную работу.
Анализ документооборота по названным критериям необходим
также для подготовки качественной номенклатуры дел организации, поскольку для ее разработки должна использоваться совокупность признаков классификации и систематизации документов. В частности, важно
отследить наличие в номенклатуре дел всех групп документов, регистрируемых в автоматизированной системе документооборота, обеспечить взаимоувязку индексов номенклатуры дел с индексами классификатора структурных подразделений, а также преемственность индексов
в делах с заголовками, сохраняющимися несколько лет, и др.
Важнейшей характеристикой документооборота организации является его объем. Под объемом документооборота понимается “ко-личество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период”. Данные об объеме документооборота имеют определяющее значение при расчете штатной численности и формировании
структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ),
обосновании потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности
учреждения, объем и характер его взаимосвязей с другими организациями. Поэтому можно считать, что объем документооборота показывает
загруженность всего управленческого аппарата (учреждения или подразделения) так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.
8
В условиях использования систем автоматизации документооборота статистические данные об объеме документооборота готовятся с
помощью компьютерных программ.2 При этом возможно использовать
как режимы поиска (наряду с перечнем документов система может сообщать сведения о числе документов, релевантных данному поисковому
запросу), так и специальные режимы формирования сводных статистических данных о документообороте. Эти сведения можно получать с требуемой периодичностью или по специальным запросам. Тем самым не
только снижаются трудозатраты на подготовку статистических данных,
но и появляются новые возможности выполнения аналитической работы.
В условиях использования систем автоматизации документооборота повышается возможность получения объективной и сопоставимой
информации по различным количественным параметрам документооборота учреждения на основе единой методики подсчета объема документооборота как по учреждению в целом, так и по его подразделениям.
Практика показывает, что можно выделить некоторые типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота. Учет типовых, а в ряде случаев и специфических, информационных потребностей и запросов относится к числу задач разработчиков систем автоматизации документооборота. Реализация этих задач
возможна на основе:
 использования режима поиска (за выбранный период по определенным реквизитам или сочетанию реквизитов электронной регистрационной карточки);
 использования специального режима подготовки сводок по документообороту по установленным формам;
 разработки и использования средств, позволяющих пользователю прикладному программисту осуществлять произвольную выборку
2
Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: Юнити, 1999. – С. 48.
9
данных из базы данных системы автоматизации документооборота и
на этой основе формировать новые формы сводок, справок и других
выходных документов; таким средством является API-интерфейс (интерфейс прикладного программирования).
Названные функциональные возможности получения статистических сведений и перечней зарегистрированных документов могут использоваться при выполнении работниками служб ДОУ достаточно трудоемких видов работ.
В условиях начала практического использования элементов электронного документооборота желательно иметь возможность получения
сведений о количестве файлов документов, введенных в систему автоматизации документооборота. При этом могут представлять интерес как
суммарные данные, так и в разрезе конкретных видов документов.
Таким образом, в условиях внедрения и применения систем автоматизации документооборота вопросы комплексного анализа документооборота организации требуют значительного внимания. От работников служб ДОУ требуются высокая квалификация и эффективное взаимодействие со специалистами подразделений информатизации и разработчиками систем автоматизации документооборота. Результаты
анализа объема и состава документооборота могут использоваться для
обоснования, планирования и проведения мероприятий по различным
направлениям совершенствования документационного обеспечения
управления, а также для стратегического и тактического планирования
деятельности организации и улучшения информационного менеджмента.
2. Использование компьютеров в делопроизводстве
10
Использование информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения
эффективности работы предприятия. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, также существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой
документации.
В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые
редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.
Информационные технологии позволяют обеспечивать удобное
хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой
структуры папок на диске компьютера.3 В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.
Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных
редакторов.
Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими
документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДУ (Единая
Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему.// Рынок
ценных бумаг. – 1998. - № 16. - С. 80.
3
11
государственная система документационного обеспечения управления)
с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет об-рабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов,
баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства называют безбумажной технологией.
Документы, поступившие в организацию по каналам электронной
почты или созданные в "электронном офисе" уже существуют в форме,
доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему
представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического
распознавания символов OCR. В дальнейшем в работе с этими документами реализуются все преимущества информационных технологий их
обработки.
В настоящее время разработано много различных автоматизированных систем для управления документооборотом в организации. В качестве примера рассмотрим программу, предназначенную для автоматизации работы с персоналом. Данная программа должна осуществлять:
 Ведение структуры организации. Штатное расписание, отслеживание
и оперативное внесение всех изменений в структуре организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание.
 Полный учет информации о сотрудниках и их расстановке.
 Ведение кадровой документации. Полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу.
 Вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, распечатка других форм документов.
12
 Ведение отчетности в соответствии с требованиями КЗоТ и Госкомстата.
 Ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, так и о соискателях на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования.
 Регистрацию движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей.
 Учет аттестаций, управление мотивацией труда и прочее.
 Ведение архива кадровой службы.
 Учет фактически отработанного времени (Табельный учет).
 Точные расчеты с персоналом по оплате труда.
Одна из наиболее известных программ для автоматизации работы
с персоналом это «БОСС-Кадровик» (разработка департамента программных систем компании «АйТи»). Программа в первую очередь рассчитана на организации со штатной численностью от 300 человек, однако «коробочная» версия системы с типовыми настройками, не требующая дополнительных затрат на настройку и внедрение, может подойти
и для относительно небольших организаций.
Программа работает на двух наиболее распространенных промышленных базах данных: Oracle Server и Microsoft SQL Server. Система
состоит из ряда функциональных модулей: Штатное расписание, Учет
кадров, Табельный учет, Расчет заработной платы и Администратор системы.
Модуль "Штатное расписание" предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы. С
помощью модуля сотрудники отделов описывают организационную
структуру предприятия и ведут его штатное расписание. Структура предприятия представляется в виде иерархически организованного "дерева"
подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень
13
штатных единиц с соответствующими атрибутами. Модуль поддерживает
работу
с
несколькими
фирмами
(предприятиями).
Важным и необходимым элементом работы по ведению штатного
расписания является подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), закрепляющих изменения структуры предприятия и его
штатного расписания. Модуль "Штатное расписание" обеспечивает возможность формирования таких документов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие, а также позволяет готовить внутреннюю и внешнюю отчетность планово-экономического отдела предприятия.4
Модуль "Учет кадров" предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу. Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников
и кандидатов на работу. Движение кадров на предприятии сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируются в модуле при проведении соответствующих операций.
Кроме большого количества "стандартной" информации о сотруднике можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск. Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать
списки на основании произвольно сформированного запроса.
Модуль "Табельный учет" может использоваться как специально
выделенным сотрудником, так и специалистом-расчетчиком заработной
платы. С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени
или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков,
больничных, командировок и пр.) введенных в отделе кадров. Табель
4
Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Интел –Синтез, 2000. – С. 29.
14
может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по
каждому типу отработанного времени суммируется и передается в модуль "Заработная плата" в качестве исходных данных для начисления
заработной платы. С помощью модуля можно сформировать стандартный отчет по форме № Т-13 Госкомстата России.
Модуль "Расчет заработной платы" предназначен для автоматизации процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия,
формирования на основании проведенного расчета различных отчетных
документов, автоматического формирования проводок, отражающих на
бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.
Модуль "Администратор системы" предназначен для специалистов, занимающихся администрированием базы данных системы, и
обеспечивает разграничение прав доступа пользователей системы к
данным, программным модулям и функциональным возможностям
(пунктам меню) системы. Пользователи модуля могут производить общую настройку системы, настраивать права пользователей с указанием
их прав доступа к различным информационным объектам (права доступа могут назначаться группам пользователей).
При внедрении системы не следует забывать, что конфиденциальность личных данных персонала установлена законодательством и
ограничение доступа к базам данных с личными данными является обязательным условием использования любой автоматизированной системы по личному составу.
Стандартно при поставке системы крупным организациям проводится ее настройка и конфигурирование в соответствии с особенностями конкретной организации. При наличии квалифицированного персонала в службе информационного обеспечения настройка и конфигурирование системы могут производится этим персоналом после обуче-
15
ния на недельных курсах в «Академии АйТи». Для небольших организаций выпускается коробочная версия системы, с типовыми настройками,
а также сокращенная поставка, включающая только модули учета кадров и штатного расписания. Система позволяет легко переносить данные во внешние приложения и использоваться для ведения единого
учета территориально разнесенных филиалов или холдинга.
Наибольший интерес программа представляет в том случае, если
планируется автоматизация и других задач с помощью программы
БОСС-КОРПОРАЦИЯ (на платформе Oracle) или БОСС-КОМПАНИЯ (на
платформе Microsoft SQL Server).
Многие системы для автоматизации работы с документами строятся на платформе Lotus Notes. Преимущество решений на платформе
Lotus состоит в ее универсальности, возможности как легкой интеграции
с другими приложениями на этой платформе, а также, в случае необходимости, возможности перехода от одной программы и от одного поставщика программного решения, к другому.
Систему управления персоналом на платформе Lotus Notes предлагает Концерн Информационных Технологий. Система была разработана для компании МТС. Программа позволяет вести учет сотрудников
и автоматически формировать приказы по личному составу при проведении того или иного действия, легко учитывать отпуска сотрудников,
даже при использовании отпусков по частям, за прошедшие годы или
вперед, командировки, выводить любую необходимую статистику: по
стажу работы на предприятии, общему и непрерывному стажу, военнообязанным, имеющим детей в возрасте до 17 лет, общему количеству
сотрудников и по подразделениям и т.п.
Заключение
Целью перехода организации на систему электронного документооборота является повышение эффективности управления. Важный шаг
на пути достижения этой цели - оптимизация основных управленческих
16
процедур, в частности создание современных систем делопроизводства
и документооборота, снижение объема бумажного документооборота.
Это особенно актуально для государственных структур, где работа с документами является основной бизнес-процедурой.
Основные преимущества, которые получает организация от внедрения документооборота это:
 физическое освобождение рабочего места;
 уменьшение затрат на копирование;
 уменьшение затрат на бумагу;
 повышение продуктивности работы;
 унификация форматов документов;
 ускорение процесса согласования документов;
 улучшения в результатах аудиторских проверок, быстрое и качественное принятие решений, усиление степени контроля со стороны
руководства.
Следует отметить, что очень часто в компаниях недооценивают
возможности оптимизации и сокращения затрат на производство бумажных документов. Достаточно типичным является историческое развитие
парка копировально-принтерной техники. Классическим примером является перегрузка одного оборудования и недозагрузка другого, при этом
весьма редко принимается во внимание себестоимость отпечатка на
том или ином оборудовании. Автоматизация и в этом случае позволяет
более рационально распределить загрузку оборудования.
Список литературы
1. Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Интел –
Синтез, 2000.
17
2. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему.// Рынок ценных бумаг. – 1998.
- № 16.
3. Бобылева М. П. Вопросы нормативно-методического обеспечения
делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота.// Делопроизводство. – 1998. - № 2.
4. Бобылева М. П., Гуськов В. А. Вопросы ведения номенклатуры дел
в условиях автоматизации документооборота.// Делопроизводство.
– 1999. - № 1.
5. Бондырева Т. Н. Секретарское дело: Практическое пособие. – М.:
Высшая школа, 1989.
6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». - М.: Госстандарт России, 1998.
7. Делопроизводство./ Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: Юнити-Дана,
2000.
8. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. – М.: Инфра-М, 1997.
9. Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: Юнити, 1999.
10. Кузнецов С. Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства.// Делопроизводство. – 1999. - № 1.