Управление архивами Свердловской области Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» (ГКУСО «ГААОСО») Памятка по составлению исторических справок к фондам Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» Составитель: Заведующая отделом комплектования архивными документами Е.Н. Колосова Екатеринбург 2012 2 Оглавление Введение 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2.СВЕДЕНИЯ ПО ИСТОРИИ ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЯ 2.1. Дата и причины образования учреждения 2.2. Наименование учреждения - предшественника 2.3. Задачи и функции учреждения, масштаб его деятельности 2.4. Изменения в наименовании и подчиненности учреждения 2.5. Структура учреждения и изменения в ней 2.6. Даты и причины реорганизации или ликвидации учреждения, наименование учреждения-правопреемника 3. СВЕДЕНИЯ ПО ИСТОРИИ ФОНДА УЧРЕЖДЕНИЯ 3.1. Крайние даты и объем документов в фонде 3.2. Даты поступления фонда (его частей) в архив 3.3. Наименование учреждения, передавшего документы на постоянное хранение в архив 3.4. Особенности формирования документов учреждения 4. АННОТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ФОНДА 4.1. Состав документов фонда 4.2. Наличие в фонде документов, выходящих за хронологические границы 4.3.Полнота, сохранность и физическое состояние документов 4.4. Наличие документов фондообразователя в других фондах архива 4.5. Состав научно-справочного аппарата к фонду 4.6. Наличие и место хранения документов по личному составу Заключение Приложения Список использованных источников и литературы Листы 3 4 5 7 8 9 10 11 13 13 13 13 14 15 16 16 17 17 18 19 23 3 ВВЕДЕНИЕ Основной целью данной памятки является разработка методики подготовки исторических справок к фондам учреждений — источников комплектования ГААОСО с учетом их специфики (правоохранительные и правоприменительные органы, органы финансового и таможенного контроля и т.д.) Вопросы составления исторических справок к документам личного происхождения в памятке не рассматриваются. Положения памятки соответствуют требованиям (пп. 5.4.1.2, 5.4.1.3) «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), а также требованиям «Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1986). Памятка составлена на основе обобщения опыта работы отдела комплектования архивными документами архива и предназначена для специалистов ГААОСО и работников ведомственных архивов учреждений источников комплектования ГААОСО в качестве пособия при работе над историческими справками. Памятка состоит из введения, четырех разделов, заключения, приложений и списка источников и литературы. Раздел 1 содержит общие рекомендации по составлению исторической справки. Раздел 2 содержит рекомендации по выявлению и изложению сведений об истории организаций при подготовке исторической справки. Раздел 3 содержит рекомендации по выявлению и изложению сведений об истории фонда при подготовке исторической справки. Раздел 4 содержит рекомендации по составлению аннотации состава и содержания архивного фонда при подготовке исторической справки. Приложения содержат списки переименований военкоматов, судов и прокуратур, типичные для этих организаций. 4 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Историческая справка1 — письменный документ, составленный в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему. 1.2. Историческая справка в архиве необходима для: определения и уточнения границ архивного фонда; определения и уточнения состава и полноты документов архивного фонда (или выявления недостающих документов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы систематизации документов, использования научно-справочного аппарата к фонду. 1.3. Методика составления исторической справки едина для всех фондов архива, но степень подробности исторической справки зависит от вида фонда и характера документов. 1.4. Историческая справка составляется на каждый фонд сотрудниками ведомственного архива или сотрудниками ГААОСО в том случае, если фонд поступил без исторической справки или фондирование осуществляется в архиве (при создании объединенных фондов, архивных коллекций, описании документов, переработке описей). 1.5. Основными источниками для написания исторической справки являются законодательные, правовые акты высших органов государственной власти и управления, юридические документы вышестоящей организации и учреждения, документы фонда и справочная литература. 1.6. Историческая справка составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. 1.7. Учреждение – фондообразователь (далее – фондообразователь) – это учреждение-источник комплектования архива, в деятельности которой образуется документальный фонд. 1.8. Историческая справка должна иметь заголовок, содержащий полное и официально принятое сокращенное наименование фондообразователя в именительном падеже. Например: Историческая справка к фонду № Р – 186 - Управление Федеральной регистрационной службы по Свердловской о бласти (УФРС)1999 - 2005 гг. 1 Далее – справка 5 или (если документы фонда на хранение в архив еще не поступали) Историческая справка к фонду – Межрегиональное управление Федеральной службы по финансовому мониторингу по Уральскому федеральному округу (МРУ Росфинмониторинга по УФО) 2002 – 2010 гг. 1.9. Справка должна содержать: - сведения по истории фондообразователя; - сведения по истории фонда; - аннотацию состава и содержания документов фонда; 1.10. Справка подписывается ее составителем и печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр справки помещается в наблюдательное дело, второй – в дело фонда, третий – хранится в организации – источнике комплектования ГААОСО. 2. СВЕДЕНИЯ ПО ИСТОРИИ ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЯ Сведения по истории фондообразователя излагаются в хронологической последовательности, сжато, точно, с обязательными ссылками на правовые акты, нормативные документы фонда, а также иные источники (справочники, книги, периодические издания и т. п.) Если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки) то это обязательно оговаривается. 2.1. Дата и причины образования учреждения 2.1.1. Датой создания организации, считается дата постановления высших органов государственной власти для центрального учреждения и приказа вышестоящего органа для местной организации: - для территориальных управлений федеральных органов исполнительной власти это дата приказа вышестоящей организации; - для прокуратур – дата закона Российской Федерации или приказа Прокуратуры Российской Федерации; - для судов – дата закона Российской Федерации или приказа Верховного суда Российской Федерации; - для военных комиссариатов – дата директивы Министерства обороны Российской Федерации. 2.1.2. Уточняя даты создания организации, необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и время действительного начала ее деятельности. 2.1.3. Дата фактического образования организации выявляется на основании изучения приказов, протоколов, распоряжений данной организации по основной деятельности и по личному составу, либо на основании воспоминаний сотрудников организации и других возможных источников. 6 Например: Решением Нижнетагильского городского Совета депутатов трудящихся № 545 от 03.11.1960 г. была утверждена сеть районных народных судов. В нее входили 4 суда: Ленинский, Тагилстроевский, Дзержинский, Пригородный. Источники, подтверждающие создание Артемовского городского суда не сохранились. Из имеющихся в распоряжении суда документов известно следующее: впервые на территории ныне существующего Артемовского района суд был образован в селе Шогриш и первым судьей был избран коммунист Кротов. 2.1.4. Дата организации судов и прокуратур может быть установлена по фондам других государственных архивов Свердловской области (ГАСО и его филиалов), которые по 1991 год комплектовались фондами судов и прокуратур. Например: Установить точную дату образования Верх-Исетского районного суда г. Екатеринбурга не представляется возможным. Однако в Государственном архиве Свердловской области имеется фонд № Р-132 судебных дел «5 района Свердловского округа, Верх-Исетского завода», самые ранние из которых датируются 1919 годом. (Краткий справочник по фондам Государственного архива Свердловской области.- Екатеринбург: Банк культурной информации, 1995.- С. 89.) СУДЕБНЫЙ ОТДЕЛ Туринского уездного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов организован в августе 1919 года после освобождения местности от белогвардейцев. Туринский уезд поделен на 5 судебных участков: 1 судебный участок - г. Туринск, 2 участок - с. Благовещенское, 3 участок - с. Таборинское,4 участок с. Гаринское, 5 участок - с. Липовское. (ОСНОВАНИЕ: ГУ «Государственный архив в г. Ирбите». Ф. Р-566. Оп . 1. Д.7. Л. 46). Следует отметить, что приказ об образовании прокуратуры г. Ревда в делах фонда "Свердловская областная прокуратура" Государственного архива Свердловской области не сохранился. Штатные расписания прокуратуры г. Ревда имеются в делах, начиная с 1936 г. Однако, датированные 1935 г. такие документы, как распоряжения прокурора Свердловской области, отправленные для руководства к действию на имя прокурора г.Ревда, позволяют утверждать, что прокуратура г. Ревда действовала с 1935 г .(Государственный архив Свердловской области.- ГАСО. Ф.Р-2259: Прокуратура Свердловской области. Оп.1. Д.76. Л.27. 2.1.5. При определении даты создания фондообразователя и выявлении постановлений о его создании, кроме документов ГААОСО и других государственных архивов рекомендуется использовать имеющийся в архиве справочник «Изменения в административно-территориальном делении Свердловской области. 1934 – 1991 гг.» (Екатеринбург, 2008). В справочнике содержатся сведения об административно-территориальном устройстве Свердловской области и изменениях, происходивших в нем в 1934 – 1991 годах. Данные изменения (создание и ликвидация районов, их слияние и разделение, преобразование городов районного подчинения в города областного подчинения), как правило, явились причиной создания районных (городских) военных комиссариатов, судов и прокуратур, для осуществления надзора за исполнением законов, для осуществления воинского учета и др. на 7 конкретных территориях. Они позволяют приблизительно определить даты постановлений о создании, а затем уточнить выявленные сведения по документам фонда или вышестоящих организаций. Например: 12 марта 1941 года Указом Президиума Верховного Совета РСФСР г. Кировград был отнесен к категории городов областного подчинения. В связи с выделением г. Кировграда в самостоятельный административный центр областного подчинения приказом прокурора Свердловской области от 27 июня 1941 года была организована прокуратура г. Кировграда. 2.1.6. Виду неполноценности источниковедческой базы по истории судов, прокуратур и военкоматов необходимо привлекать литературу из СИФ архива: монографии по истории судов и прокуратур, а также исторические формуляры военкоматов. Например: Избранного Исполнительным Комитетом Ленинского районного Совета депутатов трудящихся гор. Свердловска тов. Смоленцева Евгения Алексеевича, считать с 10-го сентября 1948 г. зачисленным на должность народного судьи 3-го участка Ленинского района гор. Свердловска. Начальник Управления Министерства юстиции РСФСР по Свердловской области — Анашкин. (Павлова Л.А. Творить суд по закону и чистой совести. Из истории судебной власти на Среднем Урале 1722—2004 г. — Екатеринбург: Банк культурной информации, 2004.) 21 декабря 1936 года приказом № 375 по Управлению Свердловской областной прокуратуры была ликвидирована прокуратура города Свердловска, которая являлась промежуточным звеном между областной прокуратурой и районными прокуратурами по городу Свердловску. (Шобухин В. Ю. История прокуратуры Свердловской области (1934 2009 гг.): Монография. - Екатеринбург: ООО «Издательство УМЦ УПИ», 2010.) 01 октября 1938 года сформирован военный комиссариат города Ревда Уральского военного округа – Приказ Военного Совета Уральского военного округа от 05.09.1938 г. № 0169. Приказ Свердловского областного военного комиссара от 14.09.1938 года № 04. (Исторический формуляр военного комиссариата г. Ревды). 2.2. Наименование учреждения - предшественника фондообразователя 2.2.1. Как правило, организации–предшественники среди фондообразователей ГААОСО существуют только у территориальных управлений федеральных органов исполнительной власти. Например: Министерство юстиции Российской Федерации Федеральное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Уральскому федеральному округу Учреждение юстиции по государственной регистрации прав граждан на недвижимое имущество и сделок с ним на территории Свердловской области (2000 – 2004 гг). Министерство юстиции Российской Федерации Федеральная регистрационная служба России (Росрегистрация) 8 Главное управление Федеральной регистрационной службы по Свердловской области (2005 – 2006 гг.) 2.2.2. Информацию о них можно найти в документах вышестоящих организаций – Федеральной службы судебных приставов России, Министерства юстиции Российской Федерации и др. 2.3. Задачи и функции учреждения, масштаб его деятельности 2.3.1. Сведения о компетенции и функциях фондообразователя берутся из учредительных документов (устава, положения) или постановлений вышестоящих организаций о его создании. Например: - прокуратуры осуществляют надзор за исполнением законов органами местного самоуправления, органами контроля, их должностными лицами, а также за соответствием законам издаваемых ими правовых актов; надзор за соблюдением прав и свобод человека и гражданина органами местного самоуправления, органами контроля, их должностными лицами, органами управления и руководителями коммерческих и некоммерческих организаций; надзор за исполнением законов органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность; уголовное преследование в соответствии с полномочиями, установленными уголовно-процессуальным законодательством РФ; координацию деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью; прокуроры участвуют в рассмотрении дел судами, обжалует противоречащие закону решения, приговоры. (Закон о прокуратуре – Свод законов Российской Федерации, 20.11.1995, № 47, ст. 4472). - суды осуществляют правосудие, деятельность по защите и охране прав и свобод человека и гражданина, по укреплению законности и правопорядка в обществе, по предупреждению преступлений и административных правонарушений, по защите основ конституционного строя Российской Федерации, по контролю за законностью и обоснованностью действий и решений государственных органов и должностных лиц, по изучению и обобщению судебной практики; по ведению и анализу судебной статистики. (Закон о судоустройстве РСФСР - Свод законов РСФСР. Т.8. С. 7 ). - военные комиссариаты осуществляют организацию и ведение воинского учета; организацию учета транспортных средств; разработку планов проведения мобилизации людских и транспортных ресурсов; организацию обеспечения в период мобилизации и в военное время мобилизационных потребностей Вооруженных Сил РФ; организацию призыва на военную службу граждан, не пребывающих в запасе, зачисленных в запас, с присвоением им воинского звания офицера; контроль за медицинским освидетельствованием граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет и призываемых на военную службу; организацию работы по подготовке граждан по военно-учетным специальностям в образовательных учреждениях; отбор кандидатов для поступления в военные образовательные учреждения; отбор граждан, пребывающих в запасе, на военные сборы, а также поступающих на военную службу по контракту; организацию учета граждан, уклоняющихся от призыва на военную службу; ведение учета граждан, пребывающих в запасе, являющихся ветеранами боевых действий, принимавших участие в ликвидации последствий катастроф, аварий в зонах чрезвычайных ситуаций; организацию работы по вручению гражданам государственных наград РФ; участие в работе по розыску и увековечению памяти погибших при защите Отечества; организацию и проведение работы по пенсионному и социальному обеспечению граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей. (Закон о воинской обязанности и военной службе в Российской Федерации - Свод законов 9 Российской Федерации, 30.03.1998, № 47, ст. 1475). 2.3.3. Масштаб деятельности фондообразователя определяется, как правило, границами территории, в пределах которой он проводит работу и организует исполнение директив вышестоящих органов. Сведения о масштабе деятельности фондообразователя вносятся в справку одновременно с изложением его задач и функций (см. п.п. 2.3.2.) Например: МРУ Росфинмониторинга по УрФО является территориальным органом Федеральной службы по финансовому мониторингу и осуществляет контроль и надзор за выполнением юридическими и физическими лицами требований законодательства Российской Федерации о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, привлекает к ответственности лиц, допустивших нарушение этого законодательства. (Положение о территориальном органе Федеральной службы по финансовому мониторингу) Данные сведения, как правило, находятся в учредительных документах (уставе, положении) фондообразователя, а также в постановлениях вышестоящих органов о его создании. Сведения об изменении масштаба деятельности фондообразователя излагаются в справке в соответствии с п.п. 2.4.1. 2.4. Изменения в наименовании и подчиненности учреждения 2.4.1. При изложении в справке сведений об изменениях в наименовании фондообразователя сначала необходимо указать его название на момент создания и далее отразить все изменения, происходившие в названии фондообразователя, со ссылкой на решения вышестоящих организаций, принятых по данному поводу. Например: В 1960 году в соответствии с Постановлением Президиума Верховного Совета СССР «Об образовании районных народных судов г. Свердловска» участковая система была упразднена, и суды стали называться районными и городскими. С 1 января 1997 года вступил в действие Федеральный Конституционный закон № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», с принятием которого из наименования судов было исключено слово «народный». Управление судебного департамента в Свердловской области органи зовано на основании ст. 31 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» и Федерального закона от 08 января 1998 года № 7-ФЗ «О судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» 2.4.2. Для территориальных управлений федеральных органов исполнительной власти эти изменения будут индивидуальными, присущими только организациям данного профиля. Например: Государственный таможенный комитет Российской Федерации 10 Уральское таможенное управление (УТУ ГТК России) 1993 – 2004 гг. Федеральная таможенная служба России Уральское таможенное управление (УТУ ФТС России) С 2004 г.- 2.4.3. Для других фондообразователей архива следует отметить общие моменты в изменении наименований организаций, характерные для определенных категорий: - для военкоматов (приложение № 1) - для прокуратур (приложение № 2) - для судов (приложение № 3) Например: После ликвидации в 1956 году Министерства юстиции СССР судами первой инстанции стали управлять министерства юстиции союзных республик через свои местные органы – Управления Министерства юстиции РСФСР. На территории Свердловской области существовало Управление Министерства юстиции РСФСР при Свердловском областном Совете депутатов трудящихся. В августе 1956 года управления юстиции были упразднены, а их функции были переданы областным судам. В Свердловской области функции управления «низовыми» судами (районными и городскими) были возложены на Свердловский областной суд. До 25 декабря 1958 г. в стране существовало деление народных судов на участки. В связи с принятием «Основ законодательства о судоустройстве Союза ССР, союзных и автономных республик» участковые народные суды заменены едиными городскими (районными) судами. 2.5. Структура фондообразователя и ее изменения 2.5.1. Территориальные учреждения федеральных органов исполнительной власти, как правило, имеют сложную структуру, которая изменяется на основании штатного расписания или приказа вышестоящей организации об организационно-штатных мероприятиях. Например: Изменений в подчиненности Кольцовской таможни в 2008 году не произошло. В соответствии с приказом ФТС России от 18.10.2005 № 970 «Об утверждении Положения об организационно-штатной работе в таможенных органах Российской Федерации и в учреждениях, находящихся в ведении ФТС России, приказом Кольцовской таможни от 30.06.2008 № 215 «О создании кинологического отдела» в Кольцовской таможне создан кинологический отдел, которому присвоен индекс 26 по номенклатуре дел таможни. 2.5.2. Правоохранительные органы (суды и прокуратуры) структурных подразделений не имеют. 2.5.4 Отделы (муниципальные) Военного комиссариата Свердловской области (ранее – военные комиссариаты Свердловской области) имеют одинаковые структурные подразделения: 11 управление – начальник отдела (ранее – военный комиссар); секретная часть (начальник секретной части, заведующий делопроизводством); 1 отделение – мобилизационное (призыв, учет офицеров запаса и кадров, учет солдат, сержантов, прапорщиков запаса), 2 отделение – отбора кандидатов для прохождения военной службы по контракту, 3 отделение – социального и пенсионного обеспечения, 4 отделение – финансово-хозяйственное. 2.6. Даты и причины реорганизации или ликвидации учрежденияфондообразователя, наименование учреждения-преемника 2.6.1. Дата ликвидации территориальных управлений федеральных органов исполнительной власти устанавливается по дате исключения ее из реестра юридических лиц. Например: В соответствии с приказом Минюста России от 27 ноября 2008 года № 276 «О реорганизации территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации» Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Уральскому федеральному округу реорганизовано в форме присоединения к Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Свердловской области (копия приказа прилагается). Управление исключено из Единого государственного реестра юридических лиц с 10 февраля 2009 г. (копия выписки прилагается). 2.6.2. Дата ликвидации муниципальных отделов Военного комиссариата Свердловской области (военных комиссариатов) устанавливается на основании директив Министерства обороны Российской Федерации и штатнодолжностных книг Военного комиссариата Свердловской области. Например: В соответствии с Директивой Министерства обороны Российской Федерации от 6 мая 2006 г. № Д-27 «Об организационных мероприятиях, проводимых в военных комиссариатах в 2006 году», были переформированы путем присоединения следующие военные комиссариаты г. Екатеринбурга и Свердловской области: 1. ВК Верх-Исетского района г. Екатеринбурга, 2. ВК Железнодорожного района г. Екатеринбурга, 3. ВК Ленинского района г. Екатеринбурга… 2.6.3. Дата ликвидации судов устанавливается соответствующих Законов Российской Федерации. на основании Например: Федеральный закон от 3 декабря 2008 г. N 243-ФЗ "О создании и упразднении некоторых районных судов Свердловской области» «…упразднить: Гаринский районный суд Свердловской области, передав относящиеся к его ведению вопросы осуществления правосудия в юрисдикцию созданного Серовского районного суда Свердловской области; Серовский городской суд Свердловской области, передав относящиеся к его ведению 12 вопросы осуществления правосудия в юрисдикцию созданного Серовского районного суда Свердловской области; Тавдинский городской суд Свердловской области, передав относящиеся к его ведению вопросы осуществления правосудия в юрисдикцию созданного Тавдинского районного суда Свердловской области; Таборинский районный суд Свердловской области, передав относящиеся к его ведению вопросы осуществления правосудия в юрисдикцию созданного Тавдинского районного суда Свердловской области. 2.6.4. Дата ликвидации прокуратур устанавливается на основании приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Прокуратуры Свердловской области. Например: 2 января 2001 года приказом N 2 Генерального прокурора РФ "Об изменении организации прокурорского надзора за исполнением законов на транспорте и в таможенных органах и реорганизации транспортных прокуратур" Уральская транспортная прокуратура была ликвидирована. Районные транспортные прокуратуры, которые находились в ее подчинении, перешли в подчинение прокурорам субъектов Российской Федерации. Уральская транспортная прокуратура вновь образована 01 июня 2007 г. на основании приказа Генерального прокурора РФ от 11.05.2007г. № 84 «Об образовании Уральской транспортной прокуратуры». Уральская транспортная прокуратура входит в систему прокуратуры Российской Федерации со статусом специализированной транспортной прокуратуры (на правах прокуратуры второго звена), приравненной к прокуратурам субъектов Российской Федерации. 2.6.5. Причины ликвидации фондообразователей архива связаны с их спецификой: происходит либо объединение организаций, либо их разукрупнение в соответствии с необходимостью в изменении административно-территориального устройства, либо ликвидация во избежание дублирования функций на сравнительно небольшой площади. Например: В соответствии с приказом Минюста России от 27 н оября 2008 г о д а № 2 7 6 « О р е о р г а н и з а ц и и т е р р и т о р и а л ь н ы х о р г а н о в Мин истерства ю стиции Российск ой Фед ерации» Управл ен ие Министерства юстиции Российской Федерации по Уральскому федеральному округу реорганизовано в форме присоединения к Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Свердловской области. 2.6.6 Причины ликвидации организаций и наименование организации – преемника фондообразователя, как правило, указываются в соответствующих документах (см. пп. 2.6.1 – 2.6.4). 13 3. СВЕДЕНИЯ ПО ИСТОРИИ ФОНДА УЧРЕЖДЕНИЯ 3.1. Крайние даты и объем документов в фонде 3.1.1. Сведения о количестве документов и их крайних датах, находящихся на хранении в архиве фондообразователя берутся на основании паспорта архива организации, ежегодно представляемого в ГААОСО по состоянию на 01 декабря текущего года, а дел находящихся на хранении в ГААОСО – на основании дел фондов и базы данных "Архивный фонд". 3.2. Даты поступления фонда (его частей) в архив 3.2.1. Для получения сведений о дате первого и последующих поступлений документов фонда в архив рекомендуется использовать базу данных «Архивный фонд», список фондов ГААОСО, а также дела фондов. Сведения о количестве дел в фонде, крайних датах дел фонда, степени их сохранности могут быть изложены в справке следующим образом: Документы Управления Минюста по УрФО ранее на постоянное хранение не передавались. Впервые документы постоянного хранения за 2000 -2007 годы в количестве 216 дел переданы на хранение в ГААОСО (акты приема – передачи от 21.01.2009 № 1-2). 3.3. Наименование учреждения, передавшего документы на постоянное хранение в архив 3.3.1. В связи с реорганизациями фондообразователей ГААОСО в результате изменения административно-территориального деления области, документы учреждений могут поступать в архив от их правопреемников. Например: В 2000 году Синарский районный военный комиссариат г. Каменск-Уральский Свердловской области (1989-1991) передал на хранение документы Объединенного городского военного комиссариата г. Каменск-Уральский (1971-1986). 3.4. Особенности формирования документов учреждения 3.4.1. При составлении справки следует учесть, что основной особенностью формирования дел в военкоматах, судах и прокуратурах является формирование приказов по основной деятельности и личному составу в одном деле, т. к. приказы ранее были рукописными и велись в одном журнале на протяжении нескольких лет. Например: Дела военного комиссариата Байкаловского района № 1, 2, 4, 48, 62, 63, 69, 76, 77, 81, 85, 89, 95, 102, 110, 115, 120, 123, 127, 129, 131, 136, 138, содержащие приказы по основной деятельности сформированы вместе с приказами по личному составу в одной книге и разделению не подлежат, поэтому передаются на государственное хранение. или: Д. № 1, 2, 3, 5, 16, 18, 24, 26 – представляют собой рукописные книги приказов, которые 14 велись на протяжении нескольких лет. В опись помещены по дате заведения. 4. АННОТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ФОНДА 4.1. Состав документов фонда 4.1.1. Аннотация состава и содержания архивных документов включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и содержанию, отражающим направления деятельности организации. Например: Для фондов военных комиссариатов Свердловской области характерно наличие следующей документации: - Приказы военного комиссара по основной деятельности и личному составу - Списки военнообязанных, призванных в ряды Красной армии в годы Великой Отечественной войны - Учетно-призывные карты - Извещения на военнослужащих, погибших и пропавших без вести в годы войны - Свидетельства о болезни - Документы (переписка, именные списки) по розыску военнослужащих, пропавших без вести - Опросные листы военнослужащих, находившихся в плену - Алфавитные книги учета призывников - Документы (извещения, справки, выписки из протоколов) на военнослужащих, погибших при исполнении служебных обязанностей. Для фондов городских, районных и специальных прокуратур Свердловской области характерно наличие следующей документации: - Приказы прокурора по основной деятельности - Протоколы оперативных совещаний при прокуроре - Планы работы прокуратуры - Статистические отчеты о работе прокуратуры - Справки о проверках работы прокуратуры вышестоящими прокуратурами - Справки, докладные записки о работе прокуратуры - Справки о проверках соблюдения законов и других нормативных актов предприятиями, учреждениями, организациями - Протесты, представления, предостережения - Переписка с представительными и исполнительными органами власти по основной деятельности. - Переписка с прокуратурой области по ее запросам и поручениям. Для фондов городских и районных судов Свердловской области характерно наличие следующей документации: - Приказы председателя суда по основной деятельности и личному составу - Планы работы суда - Обобщения и обзоры судебной практики суда - Отчеты о работе суда - Статистические отчеты о работе суда - Приговоры суда и определения Свердловского областного суда, извлеченные из уголовных дел с истекшим сроком хранения - Уголовные дела постоянного хранения - Учетно-статистические карточки уголовных дел суда 15 - Алфавитный указатель уголовных дел суда - Решения суда и определения Свердловского областного суда, извлеченные из гражданских дел с истекшим сроком хранения - Гражданские дела постоянного хранения - Учетно-статистические карточки гражданских дел суда - Алфавитный указатель гражданских дел суда. 4.2. Наличие в фонде документов, выходящих за хронологические границы 4.2.1. Наличие в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда, а также других организаций (фондовые включения) устанавливается путем изучения описей дел и документов фонда и использования базы данных «Архивный фонд», в которой содержится информация о хронологических границах фондов. 4.2.2. Следует отметить, что в фондах территориальных управлений федеральных органов исполнительной власти содержится определенное количество документов организаций-предшественников, а также могут находиться документы учреждений, находящихся на данной территории. Например: В фонде Р - 186 Управление Федеральной службы государственной регистрации по Свердловской области (2005 – 2008 гг.) находятся документы предшественника Учреждения юстиции по государственной регистрации прав граждан на недвижимое имущество и сделок с ним на территории Свердловской области (1999 – 2004 гг.). 4.2.2. Наличие документов других организаций в архиве объясняется изменениями в административно-территориальном устройстве и как следствие объединением организаций – фондообразователей. Например: Тавдинский районный и Таборинский районный суды были объединены в 2009 г., в результате документы Таборинского суда были переданы на хранение в архив Тавдинского городского суда. 4.2.4. В фондах объединенных военных комиссариатов, как правило, содержатся документы сельских районных ВК или районных и городских ВК. Например: Объединенный городской военный комиссариат г. Каменск-Уральский был образован в 1971 году в результате объединения Каменского районного военного комиссариата (1942 – 1955) и Городского военного комиссариата г. КаменскУральский (1942 – 1971). или 25 февраля 1958 года на основании директивы Свердловского областного военного комиссариата от 14 февраля 1958 г. № 3/791 расформированы Еланский и Краснополянский райвоенкоматы и сформирован Байкаловский районный военный комиссариат. 16 4.3. Полнота, сохранность и физическое состояние документов фонда 4.3.1. Отсутствие в фонде документов фондообразователя за определенный период устанавливается составителем справки в процессе работы путем изучения описей дел и документов фонда. 4.3.2. Отсутствие документов за определенный период может быть обусловлено прекращением деятельности данной организации в этот период времени. Например: В фонде № Р-41 Уральская транспортная прокуратура отсутствуют дела за 1960 – 1979 и 2001-2006 годы, т.к. транспортные прокуратуры упразднялись указом Президиума Верховного Совета СССР от 3 марта 1960 года «Об упразднении транспортных прокуратур» и приказом Генерального прокурора РСФСР от 22 января 2001года. 01 июня 2007 года согласно приказу Генерального прокурора РСФСР от 11 мая 2007 № 84 Уральская транспортная прокуратура вновь образована. 4.3.3. Причины отсутствия документов отражаются в исторической справке с указанием причины утери дел на основании соответствующей справки, заверенной подписью руководителя и печатью учреждения. Например: Документы суда постоянного хранения за 1953-1970 гг. не сохранились в архиве организации, т.к. были утеряны при переезде в 1992 г. Справка председателя суда от 20 марта 1995 года прилагается. 4.3.4. Сохранность и физическое состояние документов определяется во время приема-передачи дел в архив от фондообразователя и указываются в справке. 4.4. Наличие документов фондообразователя в составе других фондов 4.4.1. Документы судов и прокуратур помимо их фондов, как правило, откладываются в фондах вышестоящих органов, в непосредственном подчинении которых они находятся: в фондах Управления Судебного Департамента в Свердловской области и Прокуратуры Свердловской области. Например: Годовые статистические отчеты о работе городских и районных прокуроров (ф. П) находятся в фонде Прокуратуры Свердловской области или Годовые статистические отчеты городских и районных судов о работе по рассмотрению уголовных, гражданских и административных дел (ф. № 1, № 1-АП, № 2) находятся в фонде Управления Судебного департамента в Свердловской области 4.4.2. Документы Прокуратуры Свердловской области, Свердловского областного суда по 1991 года включительно, городских районных и специализированных прокуратур находятся на хранении в ГАСО. 17 Например: Решением ЭПК Управления архивами Свердловской области от 3 августа 1995 г. (протокол № 10) прокуратура Свердловской области исключена из источников комплектования Государственного архива Свердловской области и отнесена к источникам комплектования Государственного архива административных органов Свердловской области с передачей документов в данный архив, начиная с 1991 г. 4.5. Состав научно-справочного аппарата к фонду 4.6.1. На документы постоянного хранения фондообразователи ГААОСО составляют описи дел постоянного хранения: на управленческую документацию, а также на документы, отражающие особенности деятельности данной организации. Например: Суды составляют описи на гражданские и уголовные дела постоянного хранения, а так же на дела включающие приговоры (решения) суда и определения Свердловского областного суда, изъятые из дел временного хранения. 4.6.1. В справке необходимо указать на все особенности описи: систематизация дел, особенности формирования дел, наличие НСА к описи. 4.6.2. При составлении аннотации НСА необходимо использовать описи дел постоянного хранения. Аннотация может быть составлена следующим образом: Например: К фону № 41 Уральская транспортная прокуратура составлены описи: 1. Опись № 1 дел постоянного хранения включает управленческую документацию Уральской транспортной прокуратуры за 1981 - 2000 годы в количестве 69 дел с № 1 по № 69. 2. Опись № 2 дел постоянного хранения включает приказы по основной деятельности и личному составу транспортных прокуратур Уральского региона – предшественниц Уральской транспортной прокуратуры за 1931 - 1960 годы в количестве 31 ед. хр. 3.Опись № 3 дел постоянного хранения включает личные дела оперативных сотрудников транспортных прокуратур Уральского региона (прокуроров, помощников прокуроров и следователей) за 1937 - 1945 годы в количестве 43 ед. хр. 4. Опись № 4 дел постоянного хранения включает планово-финансовые документы транспортных прокуратур Уральского региона и Уральской транспортной прокуратуры за 1947 - 2000 годы в количестве 24 ед. хр. 4.6. Наличие и место хранения документов по личному составу 4.6.1. В справке необходимо отметить наличие описей дел по личному составу учреждения и место хранения этих документов. 4.6.2. Документы по личному составу ликвидированной организации, как правило, хранятся либо в организации-преемнике, либо в вышестоящей организации. В отдельных случаях они могут быть переданы в государственные архивы по личному составу. 18 Например: Документы по личному составу Главного у правления гражданской защиты и пожарной безопасности Свердловской области описи № 2л – 5-л за 1979 – 2010 годы в количестве 1082 ед. хр. переданы на хранение в Государственный архив по личному составу Свердловской области (акт приема-передачи от 23 января 2011 г.) ЗАКЛЮЧЕНИЕ Включение в начале 1990-х годов документов военкоматов, судов и прокуратур в состав Архивного фонда Российской Федерации вызвало необходимость совершенствования имевшихся у них элементов научносправочного аппарата к документам и создания нового. Одним из важнейших направлений деятельности по совершенствованию и созданию элементов научно-справочного аппарата в ГАООСО должна стать подготовка исторических справок к фондам, т. к. от этого зависит качество работы по определению и уточнению границ фондов архива, состава и полноты содержащихся в них документов, использование имеющегося к ним научно-справочного аппарата, составление путеводителя по фондам архива. Применение предлагаемой методики составления исторических справок к фондам правоохранительных, правоприменительных органов и органов финансового и таможенного контроля Свердловской области позволит унифицировать их содержание. Вследствие этого сократятся временные затраты на подготовку исторических справок и повысится их уровень, что, несомненно, положительно повлияет на качество остальных элементов научносправочного аппарата ГАООСО. ОДОБРЕНО решением методической комиссии Управления архивами Свердловской области 19 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 Список переименований военного комиссариата Народный комиссариат Обороны СССР Уральский военный округ Свердловский областной военный комиссариат Орджоникидзевский районный военный комиссариат г. Свердловска 1938-1946 гг. Министерство вооруженных сил СССР Уральский военный округ Свердловский областной военный комиссариат Орджоникидзевский районный военный комиссариат г. Свердловска 1946 –1950 гг. Военное министерство СССР Уральский военный округ Свердловский областной военный комиссариат Орджоникидзевский районный военный комиссариат г. Свердловска 1950 – 1953 гг. Министерство Обороны СССР Уральский военный округ Свердловский областной военный комиссариат Орджоникидзевский районный военный комиссариат г. Свердловска 1953 – 1989 гг. Министерство Обороны СССР Приволжско-Уральский военный округ Свердловский областной военный комиссариат Орджоникидзевский районный военный комиссариат г. Свердловска 1989-1991 гг. Министерство Обороны Российской Федерации Уральский военный округ Свердловский областной военный комиссариат Орджоникидзевский районный военный комиссариат г. Екатеринбурга 1992 – 1994 гг. Министерство Обороны Российской Федерации Уральский военный округ Свердловский областной военкомат Военный комиссариат Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга 1994 – 2001 гг. Министерство Обороны Российской Федерации Приволжско-Уральский военный округ Военный комиссариат Свердловской области Военный комиссариат Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга 2001– 2010 гг. 20 Министерство Обороны Российской Федерации Приволжско-Уральский военный округ Военный комиссариат Свердловской области Отдел военного комиссариата Свердловской области по Орджоникидзевскому району города Екатеринбурга 2010 – 2011 гг. Министерство Обороны Российской Федерации Центральный военный округ Военный комиссариат Свердловской области Отдел военного комиссариата Свердловской области по Орджоникидзевскому району г. Екатеринбурга 2011 г. – 21 ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 Список переименований суда Верховный Суд СССР Народный Комиссариат юстиции РСФСР Уральский областной суд Народный суд Егоршинского района 1924 г. – 1930 г. Народный Комиссариат юстиции РСФСР Уральский областной суд Народный суд 4 района Ирбитского округа февраль 1930 г. – декабрь 1932 г. Народный Комиссариат юстиции РСФСР Уральский областной суд Народный суд Егоршинского района январь 1933 г. – декабрь 1933 г. Народный Комиссариат юстиции РСФСР Свердловский областной суд Народный суд Егоршинского района январь 1935 г. – ноябрь 1936 г. Верховный суд СССР Управление Наркомата юстиции РСФСР при Свердловском облисполкоме Народный суд 1 и 2 участков (ранее 44 участок) Егоршинского района май 1939 г. – декабрь 1960 г. Верховный суд СССР Министерство юстиции РСФСР Свердловский областной суд Артемовский городской народный суд январь 1961 г. – 1998 г. Судебный департамент при Верховном суде РФ Управление Судебного департамента при Верховном суде РФ в Свердловской области Артемовский городской суд 1998 г. – 22 ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 Список переименований прокуратуры Прокуратура СССР Прокуратура РСФСР Прокуратура Уральской области Прокуратура Егоршинского района 1933 – 1934 Прокуратура СССР Прокуратура РСФСР Прокуратура Свердловской области Прокуратура Егоршинского района 1934 –1946 Генеральная Прокуратура СССР Прокуратура РСФСР Прокуратура Свердловской области Прокуратура Егоршинского района 1946 – 1956 Генеральная Прокуратура СССР Прокуратура РСФСР Прокуратура Свердловской области Егоршинская межрайонная прокуратура 1956 –1960 Генеральная Прокуратура СССР Прокуратура РСФСР Прокуратура Свердловской области Прокуратура города Артемовский 1960 – 1965 Генеральная Прокуратура СССР Прокуратура РСФСР Прокуратура Свердловской области Артемовская городская прокуратура 1965 –1991 Генеральная Прокуратура Российской Федерации Прокуратура Свердловской области Артемовская городская прокуратура 1991– 23 Список использованных источников и литературы 1. Основные правила работы ведомственных архивов / Росархив. – М., 1986. 2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" / Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. - М., 2007. 3. Составление исторической справки к архивному фонду: Рабочая инструкция / ГАУ при Совете министров СССР. ВНИИДАД – М., 1989. 4. Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД – М., 2005. 5. Составление исторических справок к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза, действовавших на территории Свердловской области: Методические рекомендации/ Управление архивами Свердловской области. ЦДООСО. Екатеринбург, 2010. 6. Изменения в административно-территориальном делении Свердловской области: 1934-1991 // Государственный архив Свердловской области. — Екатеринбург: Сред.-Урал. кн. изд-во, 2008 г. 7. Павлова Л.А. Творить суд по закону и чистой совести. Из истории судебной власти на Среднем Урале 1722—2004 г. — Екатеринбург: Банк культурной информации, 2004. 8. Шобухин В. Ю. История прокуратуры Свердловской области (1934 - 2009 гг.): Монография. - Екатеринбург: ООО «Издательство УМЦ УПИ», 2010.