Использование информационных моделей в управлении бизнес

1
Финансовая газета.
Региональный выпуск.
№7, 2009, стр. 15.
Использование информационных моделей в управлении бизнеспроцессами
Обострение конкуренции на корпоративном рынке в условиях кризиса заставляет
руководство предприятий пересматривать существующую организацию бизнеса для
более
эффективного
использования
всех
имеющихся
ресурсов.
При
этом
информационные технологии (ИТ) становятся главным, если не решающим фактором,
позволяющим модернизировать управление бизнесом, начиная с оптимизации кадровой
структуры предприятия, и кончая совершенствованием логики бизнес-процессов.
Вместе с тем реализация этих мероприятий требуют всесторонней и тщательной
проработки, т.к. в противном случае даже самые передовые технологии могут не только
не повысить эффективность бизнеса, но и наоборот – обернуться значительными
потерями. Главной причиной большинства таких негативных результатов от внедрения
ИТ являлось простое переложение существующих схем решения управленческих задач
на более современные компьютерные технологии. Понимание этого послужило
стимулом к поиску принципиально новых способов управления, по аналогии с
появлением в 80-е годы прошлого столетия (в ходе борьбы за потребителя) поистине
революционного
принципа
организации
процессов
в
сфере
материального
производства, получившего название: "Гибкие производственные системы". Создание
гибких производств (от отдельных участков до целых заводов)
базировалось на
принципах синхронизации производства, исходя из текущих потребностей конкретных
потребителей, что естественно обеспечивало резкий скачек в эффективности работы
предприятия, максимально повышая его конкурентоспособность.
Перенесение принципов современной инженерии на организацию бизнеса
позволило превратить процесс проектирования и управления компанией из искусства в
инженерную дисциплину, предоставив непосредственно менеджерам технологию и
инструментальные средства для построения моделей деловых процессов и анализа
последствий их изменения. Это направление в проектировании и управлении
компанией (предприятием), получившее в 90-х годах прошлого века название: "Бизнеспроцесс реинжиниринг", стало неотъемлемой часть современного менеджмента.
2
Реинжиринг бизнес-процессов
В основе современного реинжиниринга бизнес-процессов деловых процессов для
достижения значительного, резкого улучшения деятельности компании) лежит
понимание того, что успешное функционирование компаний невозможно без гибкого
(т.е. быстрого и экономически эффективного) реагирования управленческих технологий
и структур на изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на результаты
деятельности компаний. Естественно, что такая реорганизация систем управления
невозможна
без
технологий.
А
использования
это
в
свою
возможностей
очередь
современных
подразумевает
информационных
тесное
взаимодействие
управленческого персонала (пользователей ИС) и IT-специалистов (разработчиков ИС)
на всех этапах преобразования и функционирования информационной системы
управления.
Вместе с тем, как свидетельствует мировая практика, наиболее критичными по
своим последствиям являются именно "коммуникационные" ошибки на начальных
этапах создание ИС. Реально решение этой проблемы может быть осуществлено только
при наличии простых и удобных средств, позволяющих формализовать описание
объекта внедрения ИС и спецификации требований к будущей ИС, однозначно
воспринимаемых обеими сторонами этого процесса. В свою очередь, наличие
формализованного
представление
исходных
компонентов,
необходимых
для
осуществления проектирования информационных систем управления, открывает
возможности компьютеризации элементов этого процесса, а это позволяет повысить
эффективность процессов создания и реорганизации ИС.
В этом плане инструментальным средством для осуществления такого описания,
более удобным с точки зрения решения коммуникационной проблемы между
специалистами управления и IT-специалистами, являются информационные модели
(ИМ).
Кроме
того,
благодаря
формализованному
представлению
исходных
компонентов ИС, ИМ могут подвергаться компьютерной обработке (для получения
различного рода дополнительной аналитической и проектной информации), а также
использоваться для моделирования на их основе отдельных компонентов ИС, что, в
конечном счете, повышает эффективность процессов создания ИС.
Эффективность использования методов моделирования обуславливается еще и
тем, что "каждая компания представляет собой сложный организм, изменяющийся во
времени"1, который может быть представлен с помощью системы более простых
1
Е.Г.Ойхман, Э.В.Попов. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные
технологии. – М.: Финансы и статистика, 1997, стр. 72.
3
компонентов (а значит и моделей), которые проще описывать, понимать, а значит и
исследовать.
Таким образом, становясь неотъемлемой частью современной управленческой
деятельности любой организации, процессы моделирования естественным образом
предполагают наличие у специалиста управления определенных знаний в области
организации этих процессов, начиная с момента подготовки исходных моделей,
принципов их "обработки" и кончая анализом результатов моделирования и выбором
лучшего решения.
Что касается непосредственно современных способов реализации механизма
моделирования, то в самом общем случае, он может быть представлен в виде
следующей схемы (рис. 1.), отражающей активную роль "человеческого" фактора и
принцип диалектического пути познания истины: "от живого созерцания к
абстрактному мышлению и от него к практике …".
Человек
Модель
объекта
Реальн
ый
объект
Компьютерная
"обработка"
модели
Оценка
возможных
результатов
Выбор
лучшего
решения
Реализаци
я решения
в рамках
реального
объекта
ЭВМ
Рис. 1. Принципиальная схема реализации процесса моделирования
управленческих решений
Таким образом, первым шагом на пути использования модельного подхода к
выработке проектных решений является определение объекта моделирования и
выделение
существенные и несущественных факторов, определяющих поведение
объекта.
Далее, отбросив второстепенные факторы, выбирается
способ отображения
объекта моделирования (т.е. вид модели), наиболее соответствующий характеру
исследуемого объекта и отобранным критериям. После этого определяются параметры
модели, отражающие выделенные факторы, а также диапазон их изменения и характер
взаимосвязей.
4
При выборе объекта моделирования управленческих процессов следует иметь в
виду, что деятельность любого предприятия (компании) в укрупненном виде может
быть представлена с помощью моделей, отражающих динамику материальных,
финансовых
и
информационных
процессов,
обеспечивающих
достижение
поставленной цели организации.
При этом существенным моментом, оказывающим влияние на выбор и
реализацию методов моделирования, является то, что:
материальные,
финансовые
и
информационные
потоки
(а
значит
и
соответствующие им модели) тесно взаимосвязаны между собой, кроме того,
все
эти
модели
нельзя
рассматривать
в
отрыве
от
реальной
среды,
обеспечивающей и регламентирующей деятельность предприятия (компании). А такая
среда характеризуется, прежде всего: организационной структурой предприятия, его
нормативно-правовой базой, технологической оснасткой, средствами программноаппаратными обеспечения и т.п., для описания и анализа воздействия которых также
могут быть использованы методы моделирования.
Причем из перечисленных выше компонентов главенствующую роль
играют
модели информационных процессов, т.к.
- с одной стороны, с их помощью обеспечивается отражение и регламентация как
материальных, так и финансовых потоков;
- а с другой стороны, они увязаны с организационно-управленческой структурой
объекта, отражая и всесторонне характеризуя его деятельность.
Следовательно, общая структурная модель информационной системы компании
может быть представлена как совокупность моделей, раскрывающих отдельные
аспекты организации ее деятельности, центральное место в которой занимает модель,
характеризующая информационные процессы, отражающие и регламентирующие эту
деятельность (рис. 2.).
5
Архитектура
материальных и
финансовых
процессов
Организациионная
архитектура
Архитектура
информационных процессов
Технологическая
архитектура
Архитектура
программного
обеспечения
Рис.2. Место и роль архитектуры информационных процессов
в общей структурной модели информационной системы компании
Таким образом, под информационной моделью предприятия понимается
формализованное представление элементов системы управления, характеризующих
различные аспекты его деятельности с помощью информации, отражающей процессы
сбора, передачи и обработки соответствующих данных (как правило, на уровне
документов и реже отдельных показателей), характеризующих их состав и структуру,
маршруты их перемещения и связи между ними, а также процедуры их формирования в
разрезе функций управления и аппарата, реализующего эти функции.
(Окончание следует)
Л.ЕРЕМИН, доцент кафедры
информационные технологии
Финансовой академии при Правительстве
Российской Федерации
6
Финансовая газета.
Региональный выпуск.
№8, 2009, стр. 14-15.
Использование информационных моделей в управлении бизнеспроцессами
(Окончание. Начало см. в №7)
Формы и методы моделирования
Широкий спектр возможных направлений использования информационных моделей
(ИМ) в условиях создания и функционирования информационных систем обуславливает
необходимость выбора конкретных форм их представления в зависимости от объекта
моделирования и характера поставленной задачи. Таким образом, определив объект
моделирования
и
общее
направление
его
исследования
как
информационное
моделирование; необходимо осуществить выбор конкретного типа информационной
модели и ее настройку ("привязку") к конкретным условиям моделируемого объекта. Все
это необходимо осуществлять, учитывая последующий выбор инструментальных методов
моделирования, т.к. выбор вида модели и ее параметров в значительной мере определяют
характер возможных методов моделирования.
Вместе с тем, выбирая конкретные формы ИМ и методы моделирования,
необходимо максимально учитывать, так называемый, "человеческий фактор", исходя, с
одной стороны, из ограничений на возможности человека, а с другой стороны, из
необходимости максимального использования его интеллектуального потенциала.
Наиболее полно всем перечисленным выше требованиям, как показывает практика,
отвечают две формы ИМ: матричная форма и форма ориентированных графов.
Матричная модель представляющая собой прямоугольную таблицу, элементы
которой отражают взаимосвязи экономических объектов и обладают определенным
экономическим смыслом, значения которого вычисляется по установленным в теории
матриц правилам. Информационные матричные модели используются для отражения
взаимосвязи, движения и переработки информации (на уровне документов и показателей),
участвующей в системе управления.
Особенностью этих моделей является то, что они, как правило, бывают
комбинаторными, т.е. показатели, стоящие на пересечении строк и колонок, показывают
лишь наличие или отсутствие связей между элементами информационной системы
(отраженные в заголовках соответствующих строк и столбцов).
7
Матричные модели удобны для проведения экономического анализа, поскольку
позволяют в простой и наглядной формой отображать свойства объектов различной
природы, а, кроме того,
могут
быть
использованы как средство
интеграции
(дезинтеграции) информации по различным аналитическим разрезам.
Существенным
преимуществом
матричной
модели
является
простота
ее
внутримашинной интерпретации для ее последующей компьютерной обработки.
В
обобщенном
виде
матричная
информационная
модель
для
описания
информационных процессов на каком-либо участке (уровне) управления может быть
представлена в виде четырех квадрантов, каждый из которых имеет свое специфическое
содержание и назначение (см. таблицу)
1
2
…
Наименование
подразделений
(организаций)
поставщиков
q
Наименование
подразделений
(организаций)-потребителей
Наименование документов
Наименование
показателей
Наименование
показателей
Наименование
документов
Обобщенная схема построения матричной
информационной модели
для описания информационных процессов
в i-подразделении организации
1
2
...
q
Наименование показателей
1
2
…
1
2
…
...
1
2
…
1
2
. . .
1
2
…
1
2
…
…
I квадрант
II квадрант
1
2
…
1
2
3
…
III квадрант
IV квадрант
z
l
В квадранте I информационной модели отражают все документы и показатели,
которые разрабатываются в данном подразделении. Он имеет шахматную структуру, т.е.
одинаковое наименование документов и показателей по строкам и столбцам. Данный
квадрант характеризует процессы формирования документов (показателей) и их
8
использование для подготовки других документов (показателей). В столбцах квадранта I
содержатся сведения о документах (и их показателях), на основании которых
осуществляется формирование других документов (показателей). А в строках этого
квадранта отражаются сведения о документах (и показателях), которые формируются в
данном подразделении.
В квадранте II информационной модели отражается передача документов,
разработанных в данном подразделении, в другие подразделения и внешние организации.
Т.е. этот квадрант предназначен для отражения всех исходящих связей данного
подразделения.
В квадранте III информационной модели отражаются все документы, поступающие в
данное подразделение извне и используемые для формирования всей необходимой
документации в этом подразделении. Т.е. в этом квадранте характеризуется все входные
связи данного подразделения с другими подразделениями и организациями в плане
получения всей исходной информации.
Квадрант I V отражает все входящие документы, которые используются в данном
подразделении и затем передаются в другие подразделения и организации. Следовательно,
квадрант IV характеризует все "проходящие" через данное подразделение документы.
Таким образом, данная матричная модель (табл. 1), являясь с одной стороны,
"прозрачной" с точки зрения ее формирования для специалиста управления, с другой
стороны, обеспечивает адекватное формализованное представление IT-специалисту
исходной информации для последующей обработки и анализа в целях совершенствования
системы управления.
Другой распространенной формой ИМ является отображение информационных
процессов в виде ориентированных графов представляют собой некое множество
элементов ("вершин" графа), наличие и характер взаимосвязей между которыми
отображаются с помощью направленных линий ("дуг" и "петель"). Обычно с помощью
вершин графа характеризуют: отдельные информационные единицы (на уровне
документов и показателей) или отдельных исполнителей информационного процесса (на
уровне подразделений и непосредственно работников аппарата управления), при этом
соединяющие их дуги соответственно могут отражать информационно-алгоритмические и
технологические связи между ними. Причем оба этих вида граф-моделей, архитектурно
не являясь идентичными друг другу, тем не менее, могут быть "спроецированы" друг на
друга. Такая консолидация этих граф-моделей позволяет конкретизировать характер
обработки информации с точки зрения его "привязки" к месту в структуре аппарата
управления и конкретному исполнителю-специалисту управления.
9
По сравнению с матричными моделями граф-модели наиболее удобны для
отображения и анализа: динамики информационных процессов и их связи с
организационными структурами управления. Однако, в случае необходимости обработки
с помощью широкого спектра программных средств реализации матричных методов,
информационные граф-модели могут быть легко преобразованы в адекватные по смыслу
матричные модели (рис. 3).
а2
а+1 а+2 а+3 а+4
а4
а-1
1
1
1
а-2
1
а1
а-3
а3
а-4
1
1
1
Рис. 3. Иллюстрация взаимосвязи между матричными моделями и граф-моделями
Вместе с тем в последние годы все более популярными становятся методы
компьютерного моделирования, (например, SADT (Structured Analysis and Design
Technique) и т.п.), непосредственно базирующиеся на графической интерпретации
различных аспектов реализации управленческих процессов. Эти изобразительные
средства по своей сути представляют не что иное, как специфические граф-модели,
имеющие заранее определенную (регламентированную) смысловую нагрузку и правила
изображения узлов и дуг графа. Например, при описании функциональной структуры
объекта в SADT-диаграммах все функции информационной системы и интерфейсы
представляются в виде блоков и дуг (рис. 4). Места соединения дуги с блоком
специфицируют тип интерфейса по следующим правилам: управляющая информация
входит в блок сверху, информация, подвергаемая обработке – слева, механизм реализации
функции (человек, автоматизированная система и т.д.) – снизу, результаты реализации
функции выходят справа.
Одним из важнейших моментов при проектировании ИС с помощью технологии
SADT-моделирования является строгая согласованность типов связей между функциями
(блоками) по отношению к связывающим их данным. Все блоки диаграммы имеют свои
идентификационные номера и могут быть детализированы с помощью диаграмм более
низкого уровня, образуя тем самым иерархию диаграмм, что естественно облегчает
процесс их построения, анализа и преобразования.
10
Управление
Функция
Входы
Выходы
Механизм
Рис. 4. Схема представления основных конструктивных элементов,
используемых для построения SADT-моделей
Таким образом, на сегодня наиболее эффективным средством моделирования ИС
является информационные модели, представленные в матричной форме и форме
ориентированных графов. Это объясняется:
достаточно простыми способами их формирования (подготовки);
удобством и однозначностью восприятия этих моделей всеми субъектами процесса
создания ИС;
свойством универсальности и возможностью взаимного преобразования друг в
друга;
возможностью их аналитической обработки (в том числе и с помощью компьютеров)
благодаря наличию достаточно хорошо разработанного математического аппарата на
основе теории матриц и теории графов;
наконец, матричные модели и граф-модели обладают большой «гибкостью» (в плане
приспособления к новым целям и способам организации технологических процессов
обработки информации).
С учетом того, что жизненный цикл (ЖЦ) любого документа может быть
интерпретирован в виде последовательной цепочки его «прохождения» по рабочим
местам специалистов управления (в процессе его обработки, начиная с момента его
поступления извне или формирования внутри самой организации до момента передачи
внешнему потребителю и/или списания в архив), его информационная модель может
быть представлена в виде ориентированного графа типа «сеть». Причем такая сеть может
отражать,
как перемещение документа по рабочим местам исполнителей, так и его
информационно-алгоритмические взаимосвязи с другими документами, что эквивалентно
представлению соответствующих матричных информационных моделей: «ДОКУМЕНТИСПОЛНИТЕЛЬ», «ДОКУМЕНТ-ДОКУМЕНТ» и «ДОКУМЕНТ-ПОКАЗАТЕЛЬ». Если в
11
условиях традиционного бумажного документооборота эти модели могли использоваться
только
для
его
рационализации,
документооборота
то
при
внедрении
системы
электронного
привязка ИМ к жизненному циклу документов (показателей)
позволяет специфицировать информационные процессы на уровне полномочий каждого
исполнителя-специалиста управления в отношении документов и отдельных показателей.
Благодаря этому и возможности работать с виртуальным документом, в условиях
электронного документооборота можно осуществить настройку системы защиты
информации от любых попыток несанкционированных действий пользователей, управляя
и контролируя
реализацию различных функций исполнителей (чтения, записи,
редактирования, визирования и т.п.) даже в отношении отдельных частей электронных
документов.
Причем спецификация полномочий пользователей в отношении того или иного
документа или показателя (информационной единицы) может быть представлена с любой
степенью детализации условий доступа и характера работы с этой информационной
единицей. Например,
возможности работы пользователя с конкретной информации без конкретизации
каких-либо дополнительных условий;
с учетом значений календарного периода времени, в течение которого возможен
доступ к рассматриваемой информации;
с учетом этапа ЖЦ, на котором находится конкретный документа ;
с учетом конкретных значений отдельных показателей и реквизитов,
характеризующих документ; и т.п.
При этом в целях сокращения объемов вводимой информации при формировании
ИМ, регламентирующей права доступа, в каждой конкретной ситуации, она может быть
представлена: либо в виде прямого ограничения (по схеме: «имеет доступ к …»), либо
способом “от противного” (по схеме: «доступны все, кроме …»).
.
Л.ЕРЕМИН, доцент кафедры
информационные технологии
Финансовой академии при Правительстве
Российской Федерации