1 Общие понятия жизненного цикла документа

УТВЕРЖДАЮ
Директор по информационным
технологиям НИУ-ВШЭ
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Тауэр-Сети и Технологии»
__________________ О.М. Щербаков
__________________ М.А. Ульянов
«___»________________2011 г.
МП
«___»________________2011 г.
МП
Национальный исследовательский университет
Высшая Школа Экономики
Реализация 4-го этапа модернизации
автоматизированной системы документационного
обеспечения управления НИУ-ВШЭ на платформе EMC
Documentum 6.5.
ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Том 2
Обработка документов
в Системе документационного обеспечения управления
НИУ-ВШЭ
на 86 листах
Москва 2011
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
СОГЛАСОВАНО ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ НИУ-ВШЭ
Должность
ФИО
Подпись
Дата
2
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................................. 10
1 ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА................................. 11
2 ОБЩИЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЗАДАЧАМИ ............................................................. 13
2.1 Интерфейс карточки задачи ........................................................................................ 13
2.2 Общие действия при работе с задачами ..................................................................... 15
2.3 Управляющие кнопки карточек задач ........................................................................ 16
2.4 Групповые задачи ......................................................................................................... 17
3 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАДАЧ.............................................. 19
3.1 Задача «На визирование»............................................................................................. 19
3.2 Задача «На выбор контролера» ................................................................................... 21
3.3 Задача «Выдача доверенности» .................................................................................. 22
3.4 Задача «На доработку»................................................................................................. 24
3.5 Задача «На исполнение» .............................................................................................. 29
3.6 Задача «На контроль» .................................................................................................. 31
3.7 Задача «На ознакомление» .......................................................................................... 35
3.7.1 Ознакомление с документом ........................................................................... 35
3.7.2 Ознакомление со списком документов .......................................................... 36
3.8 Задача «На ознакомление с выпиской» ...................................................................... 38
3.9 Задача «На определение маршрута» ........................................................................... 40
3.10 Задача «На подпись» .................................................................................................. 41
3.11 Задача «На прикрепление подлинника» ................................................................... 45
3.12 Задача «Принятие решения» ..................................................................................... 46
3.13 Задача «На проверку результатов исполнения» ...................................................... 48
3.14 Задача «На рассмотрение»......................................................................................... 50
3.15 Задача «На регистрацию» .......................................................................................... 53
3.16 Задача «На согласование» ......................................................................................... 58
3.17 Задача «На создание выписок» ................................................................................. 60
3.18 Задача «Создание поручений» .................................................................................. 61
3.19 Уведомления ............................................................................................................... 64
4 ПРИМЕНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ МЕХАНИЗМОВ В ЖЦ ДОКУМЕНТОВ66
4.1 Механизм «Руководитель-помощник» ....................................................................... 66
4.2 Механизм «Перепоручение» ....................................................................................... 68
3
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
4.3 Механизм «Экспертиза» .............................................................................................. 68
4.4 Механизм «Для исполнения» ...................................................................................... 71
5 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПРИ РЕЗЕРВИРОВАНИИ НОМЕРА / РЕГИСТРАЦИИ
ДОКУМЕНТА НА ЭТАПЕ ЕГО СОЗДАНИЯ .................................................................. 72
6 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПРИ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТА, ПОДПИСАННОГО ВНЕ
СИСТЕМЫ .............................................................................................................................. 74
7 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПРИ НАХОЖДЕНИИ ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЕ 75
7.1 Рассылка напоминаний ................................................................................................ 75
7.2 Ознакомление с напоминаниями ................................................................................ 76
7.3 Создание примечаний .................................................................................................. 76
7.4 Снятие документа с контроля ..................................................................................... 77
8 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ОТЗЫВУ ДОВЕРЕННОСТИ ....................................... 78
9
ТИПОВЫЕ
ДЕЙСТВИЯ
ПО
ОТПРАВКЕ
ДОКУМЕНТА
НА
ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ РАССЫЛКУ................................................................................. 79
10 ЖИЗНЕННЫЕ ЦИКЛЫ ДОКУМЕНТОВ.................................................................... 80
10.1 ЖЦ Приказа по личному составу, Трудового договора ......................................... 80
10.2 ЖЦ Приказа ОРД ........................................................................................................ 81
10.3 ЖЦ Исходящего документа ....................................................................................... 82
10.4 ЖЦ Входящего документа ......................................................................................... 83
10.5 ЖЦ Служебной записки ............................................................................................. 84
10.6 ЖЦ Движение работников ......................................................................................... 85
10.7 ЖЦ Доверенности....................................................................................................... 86
10.8 ЖЦ Поручения ............................................................................................................ 87
10.9 ЖЦ Документ ДПО .................................................................................................... 87
10.10 ЖЦ Протокола заседания ........................................................................................ 88
4
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
СПИСОК ИЛЛЮСТРАЦИЙ
Рисунок 1. Письмо о поступившей задаче ........................................................................... 12
Рисунок 2 СДОУ. Папка «Поступившие» ........................................................................... 13
Рисунок 3 СДОУ. Карточка задачи ...................................................................................... 14
Рисунок 4 СДОУ. Раздел «Замечания/Комментарии» карточки задачи. Развернутый вид
........................................................................................................................................................... 15
Рисунок 5 СДОУ. Раздел «Замечания/Комментарии» карточки задачи. Свернутый вид
........................................................................................................................................................... 15
Рисунок 6 СДОУ. Карточка групповой задачи не принятой к исполнению .................... 18
Рисунок 7 СДОУ. Карточка задачи «На визирование» ...................................................... 19
Рисунок 8 СДОУ. Карточка задачи «На выбор контролера» по поручению ................... 21
Рисунок 9 СДОУ. Карточка задачи «Выдача доверенности» ............................................ 23
Рисунок 10 СДОУ. Карточка задачи «На доработку» ........................................................ 25
Рисунок 11 СДОУ. Карточка задачи «На исполнение» ..................................................... 29
Рисунок 12 СДОУ. Карточка задачи «На контроль» по документу.................................. 33
Рисунок 13 СДОУ. Карточка задачи «На контроль» по поручению ................................ 33
Рисунок 14 СДОУ. Карточка задачи «На ознакомление» .................................................. 35
Рисунок 15 СДОУ. Ознакомление со списком документов. Формирование списка ...... 37
Рисунок 16 СДОУ. Окно «Задачи для ознакомления» ....................................................... 38
Рисунок 17 СДОУ. Карточка задачи «На ознакомление с выпиской» ............................. 39
Рисунок 18 СДОУ. Карточка задачи «На определение маршрута» .................................. 40
Рисунок 19 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» ........................................................... 42
Рисунок 20 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» для документа «Приказ ОРД» ....... 43
Рисунок 21 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» для исходящего документа ............ 44
Рисунок 22 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» для служебной записки .................. 44
Рисунок 23 СДОУ. Карточка задачи «На прикрепление подлинника» ............................ 46
Рисунок 24 СДОУ. Карточка задачи «Принятие решения» ............................................... 47
Рисунок 25 СДОУ. Карточка задачи «На проверку результатов исполнения» ............... 49
Рисунок 26 СДОУ. Карточка задачи «На рассмотрение». Вариант 1 ............................... 51
Рисунок 27 СДОУ. Карточка задачи «На рассмотрение». Вариант 2 ............................... 53
Рисунок 28 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» ................................................... 54
Рисунок 29 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» входящего документа ............. 55
Рисунок 30 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» приказа ОРД ............................ 56
5
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 31 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» исходящего документа ........... 57
Рисунок 32 СДОУ. Карточка задачи «На согласование» ................................................... 58
Рисунок 33 СДОУ. Карточка задачи «Создание выписок» ............................................... 61
Рисунок 34 СДОУ. Карточка задачи «Создание поручений». Решение «Создание
поручений» ....................................................................................................................................... 62
Рисунок 35 СДОУ Карточка задачи «Создание поручений». Решение «На контроль» . 62
Рисунок 36 Карточка задачи «Создание поручений» по документу «Движение
работника»........................................................................................................................................ 64
Рисунок 37 СДОУ Карточка уведомления .......................................................................... 65
Рисунок 38 СДОУ. Раздел «Экспертиза» ............................................................................ 68
Рисунок 39 СДОУ. Окно «Создать экспертизу» ................................................................. 69
Рисунок 40 СДОУ. Окно подтверждения отправки документа по процессу ................... 70
Рисунок 41 СДОУ. Карточка задачи «На экспертизу» ....................................................... 71
Рисунок 42 СДОУ. Окно «Регистрация документа» .......................................................... 72
Рисунок 43 СДОУ. Окно «Напоминание» ........................................................................... 75
Рисунок 44 СДОУ. Окно задачи «Снять документ с контроля» ....................................... 77
Рисунок 45 ЖЦ Приказа по личному составу, Трудового договора ................................. 80
Рисунок 46 ЖЦ Приказа ОРД ............................................................................................... 81
Рисунок 47 ЖЦ Исходящего документа .............................................................................. 82
Рисунок 48 ЖЦ Входящего документа ................................................................................ 83
Рисунок 49 ЖЦ Служебной записки .................................................................................... 84
Рисунок 50 ЖЦ Движения работника .................................................................................. 85
Рисунок 51 ЖЦ Доверенности .............................................................................................. 86
Рисунок 52 ЖЦ Поручения .................................................................................................. 87
Рисунок 53 ЖЦ Документа ДПО .......................................................................................... 87
Рисунок 54 ЖЦ Протокола заседания .................................................................................. 88
6
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
СПИСОК ОБЩЕПРИНЯТЫХ СОКРАЩЕНИЙ
Сокращение
Описание
НИУ-ВШЭ
Государственный Университет  Высшая школа экономики
ЖЦ
Жизненный цикл
РК
Регистрационная карточка
СДОУ
Система документационного обеспечения управления
ФИО
Фамилия Имя Отчество
7
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ГЛОССАРИЙ
№
Термин
Определение
1.
Архив
Единое хранилище документов, у которых закончен
жизненный цикл.
2.
Атрибут
Свойство регистрационной карточки документа в
Системе.
3.
Атрибут определенного
типа документа
4.
Входные данные
5.
Выходные данные
Атрибут, который присутствует на документах одного
или нескольких типов.
Значения, которые задаются до начала работы алгоритма
формирования отчета или определяются динамически во
время его работы. Входные данные берутся из полей
документа, значения в которые вводит пользователь.
Значения, которые являются результатом работы
алгоритма формирования отчета. Выходные данные
автоматически заносятся в поля отчета на основании
входных данных и таблиц соответствия.
6.
Дело
Совокупность документов или документ, относящихся к
одному вопросу или участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку.
7.
Документ
Зафиксированная на материальном носителе информация,
включающая реквизиты документа, позволяющие ее
идентифицировать и использовать в документообороте. В
системе представляет собой двуединое целое состоящее
из регистрационной карточки документа, содержащей
структурированную информацию, и набора файлов,
составляющих текст документа.
8.
Жизненный цикл
Последовательность этапов, которые принимает документ
в процессе обработки.
9.
Задача
Уведомление пользователю Системы о необходимости
совершения определенного действия, содержащее ссылку
на документ и отображаемое с помощью специальных
элементов в интерфейсе пользователя: почтовом клиенте
или папке «Поступившие» Системы.
10.
Инициатор
Лицо, ответственное за: подготовку проекта документа,
создание карточки документа в СДОУ, запуска карточки
по ЖЦ.
11.
Лист согласования
Список пользователей Системы (работников НИУ-ВШЭ),
которым документ будет отправлен для согласования.
12.
Маршрут
Упорядоченный список пользователей, которых документ
должен обойти в течение своего жизненного цикла.
13.
Номенклатура дел
Систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.
8
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
№
Термин
Определение
14.
Общий атрибут
Атрибут, который присутствует в документах всех типов.
15.
Пользователь
Пользователь Системы.
16.
Помощник
Роль в Системе. Работник с ролью помощника может
подготавливать проект решения для своего руководителя.
17.
Поручение
Объект, создаваемый на основе текста документа,
резолюции документа или независимо создаваемый
объект (устное поручение).
18.
Регистрационная
карточка документа
Учетная форма, представленная в электронном виде или
на бумаге, содержащая информацию об учетных данных
документа.
19.
Регистрационный номер
Цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации.
20.
Роль
Набор функций для выполнения определённого круга
задач, назначаемых пользователю
21.
Система
Система документационного обеспечения управления
НИУ-ВШЭ.
22.
Состояние документа
Атрибут, позволяющий определить на каком этапе ЖЦ
находится документ.
23.
Служебная записка
Информационно-справочный документ внутренней
деловой переписки, принятый в компании.
24.
Список рассылки
Перечень пользователей (работников НИУ-ВШЭ),
которым документ будет отправлен для ознакомления.
25.
Функционал
пользователя
Набор действий, который пользователя может выполнить
над документом.
26.
Электронный документ
Документ, зафиксированный на носителях, читаемых
средствами вычислительной техники.
27.
Электронный образ
документа
Копия документа (результат сканирования), хранящаяся в
информационной системе.
28.
Этап ЖЦ
Стадия ЖЦ документа.
9
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ВВЕДЕНИЕ
Во втором томе Инструкции пользователя рассматриваются жизненные циклы
документов и процессы их обработки.
Последовательность этапов ЖЦ документов различных типов приведен в п. 7.
Перемещение документа с этапа на этап ЖЦ сопровождается задачей определенного
типа. Типовые действия по исполнению задач приведены в разделе 3, 5, 6.
Система обеспечивает работу следующих механизмов:
 механизма отправки уведомления на почтовый ящик пользователя о назначенной
задаче;
 механизма экспертизы, позволяющего направить запрос эксперту по выполняемой
задаче при сохранении ответственности за ее выполнение;
 механизма
«Руководитель-помощник»,
обеспечивающего
предварительную
работу с документом помощника руководителя;
 механизма перепоручения, позволяющего передать задачу другому пользователю
без сохранения ответственности за ее выполнение.
Типовые действия по исполнению задач при применении механизмов Системы
приведены в разделе 4.
10
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
1 ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА
Жизненный цикл документа – это последовательность этапов, которые проходит
документ в процессе обработки.
Каждому типу документов в Системе назначен уникальный алгоритм обработки.
Прохождение документа по этапам ЖЦ протоколируется Системой и отображается на
закладке История документа.
Каждому этапу ЖЦ документа соответствует определенное состояние.
Перечень состояний, установленных в Системе, для различных типов документов
представлен в таблице (см. Таблица 1).
Таблица 1 Состояния документа
1.
2.
Наименование
состояния
Новый
На согласовании
3.
На визировании
4.
На доработке
5.
На принятии
решения
6.
7.
На подписании
На подписании
секретарем
На подписании
председателем
На рассмотрении
На регистрации
Выдача
доверенности
На прикреплении
подлинника
На исполнении
Проверка
результатов
исполнения
В деле
Актуальный
Аннулирован
№
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Описание состояния
В документ внесены данные, но он не направлен по процессу
Документ находится на согласовании у лиц, входящий в
список согласующих
Документ находится на визировании у лиц, входящий в
список визирующих
Документ находится у инициатора на доработке по
замечаниям
Документ находится на принятии решения о направлении
документа на рассмотрение (только для входящих
документов)
Документ находится на подписании
Документ
находится
на
подписании
у секретаря
коллегиального органа (только для протокола заседания)
Документ находится на подписании у председателя
коллегиального органа (только для протокола заседания)
Документ находится на рассмотрении
Документ находится на регистрации
Документ находится на регистрации и прикреплении
подлинника документа (только для доверенностей)
Документ находится на прикреплении подлинника
Документ находится на исполнении
Документ находится на проверке результата исполнения
Жизненный цикл документа завершен.
Документ действующий (только для доверенностей)
Технологический процесс по документу завершен, принято
решение о нецелесообразности подписания документа.
11
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Перемещение документа с этапа на этап сопровождается задачей определенного типа.
Общие и типовые действия по исполнению задач описаны в п. 2, 3.
Одновременно на адрес корпоративной электронной почты пользователя поступает
письмо с описанием поступившей задачи и гиперссылкой на задачу в СДОУ (см. Рисунок 1).
Настройка включения/выключения отправки письма о поступлении задачи на электронный
адрес производится администратором.
Для перехода в карточку задачи из письма необходимо нажать ссылку Открыть
задание. Если СДОУ предварительно не была открыта, то Система сначала откроет окно
входа, на которой необходимо ввести Логин и Пароль, а затем карточку задачи.
Рисунок 1. Письмо о поступившей задаче
12
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
2 ОБЩИЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЗАДАЧАМИ
Все задачи по работе с документом поступают пользователю в папку Поступившие
(см. Рисунок 2).
Рисунок 2 СДОУ. Папка «Поступившие»
Для каждого типа задач предусмотрена отдельная подпапка. Наименование подпапки
совпадает с наименованием задачи. Если подпапка содержит неисполненные задачи, то ее
наименование выделяется полужирным шрифтом, в конце указывается количество
неисполненных задач.
2.1 Интерфейс карточки задачи
Карточка задачи состоит из следующих областей (см. Рисунок 3):
 Заголовок (1);
 Инструкция к задаче (2);
 Информация о документе (3);
 Рабочая область (4).
13
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 3 СДОУ. Карточка задачи
В области Заголовок указывается тип задачи. При применении дополнительных
механизмов (см. п. 4) и процесса делегирования после типа задачи указывается ФИО
работника, который направил или которому предназначалась задача.
В области Инструкция к задаче описывается порядок действий пользователя при
выполнении задачи.
В области Информация о документе отражаются реквизиты документа, по которому
необходимо выполнить задачу. Перечень полей области приведен в таблице (см. Таблица 2).
Таблица 2 Поля закладки «Связанные документы»
№
Наименование поля
Назначение поля
Поле отображает объект вызова документа.
1.
2.
Тип документа
Поле отображает тип документа ( в скобках указывается
подвид документа).
3.
Инициатор
Поле отображает ФИО и должность инициатора документа
4.
Подписывающее лицо
Поле отображает ФИО и должность подписывающего лица
документа.
5.
Комплект документов
В поле отображается файл документа и файлы приложений
к документу.
14
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
№
6.
Наименование поля
Версия
Назначение поля
Поле отображает версию документа.
В Рабочей области отражаются варианты решений по документу и поля для
заполнения, соответствующие выбранному решению. Состав полей рабочей области
карточки задачи зависит от типа задачи и подробно рассмотрен в разделе 3.
2.2 Общие действия при работе с задачами
При работе с задачами необходимо выполнить следующую последовательность
действий:
ШАГ 1. Установите курсор на необходимой подпапке папки Поступившие. Если
задача не была просмотрена, у нее будет состояние «Простаивает», если
задача была открыта ранее, у нее будет состояние «Принято к исполнению».
ШАГ 2. Откройте задачу по документу нажатием на гиперссылку с наименованием
задачи или на значок
.
ШАГ 3. Ознакомьтесь с документом. Для просмотра документа необходимо нажать на
гиперссылку или объект вызова регистрационной карточки (
). Для выхода
из документа нажмите кнопку Закрыть.
ШАГ 4. Выполните типовые действия по исполняемой задаче (см. п. 3).
ШАГ 5. Для
написания
замечаний
и/или
комментариев
на
карточке
задаче
предусмотрен раздел Замечания/Комментарии.
Если
написание
замечания/комментария
обязательное
действие
при
исполнении задачи Система отображает раздел в развернутом виде (см.
Рисунок 4), если необязательное, то в свернутом (см. Рисунок 5).
Рисунок 4 СДОУ. Раздел «Замечания/Комментарии» карточки задачи. Развернутый вид
Рисунок 5 СДОУ. Раздел «Замечания/Комментарии» карточки задачи. Свернутый вид
15
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Количество добавлений замечаний/комментариев в Системе не ограничено.
При необходимости добавить замечание/комментарий необходимо нажать
кнопку Добавить замечание и/или Добавить комментарий.
К замечанию / комментарию Система позволяет добавлять: файл документа,
ссылку на документ из номенклатуры дел.
2.3 Управляющие кнопки карточек задач
Перечень управляющих кнопок карточек задач приведен в таблице (см. Таблица 3).
Таблица 3 Управляющие кнопки карточки задачи
№
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Наименование
кнопки
Завершить задачу
Передать задачу
Назначение кнопки
Кнопка предназначена для завершения задачи.
Кнопка предназначена для передачи задачи другому
пользователю. При нажатии на кнопку Система откроет окно
выбора работника. После выбора работника задача пропадает у
текущего пользователя и поступает выбранному работнику.
Сохранить
Кнопка позволяет сохранить внесенные изменения на карточке
задачи без ее завершения.
Сохранить и закрыть Кнопка позволяет сохранить внесенные изменения на карточке
задачи и закрыть без ее завершения.
Закрыть
Кнопка позволяет закрыть карточку документа без сохранения
внесенных изменений и ее завершения.
Отклонить
Кнопка применяется только для групповых задач.
Кнопка позволяет отклонить выполнение поступившей задачи.
После отклонения задачи одним уз участников группы, данная
задача исчезает у него из соответствующей подпапки папки
Поступившие, в папках задач остальных лиц данная задача
остается.
Принять задачу
Кнопка применяется только для групповых задач.
Кнопка позволяет взять задачу себе на выполнение. После
принятия задачи, данная задача остается в соответствующей
папке задачи принявшего ее пользователя, из папки задач
остальных работников данная задача пропадает.
Вернуть задачу
Кнопка позволяет вернуть ошибочно перепорученную задачу.
После нажатия на кнопку задача у работника исчезнет и
поступает
работнику,
который
выполнил
процедуру
перепоручения.
Отправить на E-mail При нажатии на кнопку автоматически формируется текст
письма с указанием типа, вида, подвида документа,
подписывающего лица, а так же ссылки на задачу в Системе. К
письму прикрепляются файлы документа. Письмо отправляется
на электронную почту текущего пользователя.
16
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
2.4 Групповые задачи
В Системе Групповой задачей считается задача, выполнение которой допускается
любым работником, включенным в соответствующую группу. Создание и редактирование
групп осуществляется администратором Системы.
В Системе групповыми могут быть следующие виды задач:
−
На согласование.
−
На регистрацию.
−
Выдача доверенности.
−
На контроль.
−
На прикрепление подлинника
Групповая задача поступает одновременно всем работникам группы.
Работнику,
включенному
в
группу
необходимо
выполнить
следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
ШАГ 2. Примите решение по документу:
−
Принять задачу к исполнению
−
Отклонить задачу
Для принятия задачи к исполнению необходимо нажать кнопку Принять
задачу. После принятия задачи одним уз участников группы, данная задача
остается у него в соответствующей подпапке папки Поступившие, из папки
задач остальных лиц данная задача пропадает.
Для отклонения задачи необходимо нажать кнопку Отклонить. После
отклонения задачи одним уз участников группы, данная задача исчезает у
него из соответствующей подпапки папки Поступившие, в папках задач
остальных лиц данная задача остается.
17
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 6 СДОУ. Карточка групповой задачи не принятой к исполнению
18
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
3 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАДАЧ
3.1 Задача «На визирование»
Задача На визирование применяется только в ЖЦ документа Служебная записка.
Задача инициируется в случае необходимости дополнительного согласования документа
после его подписания автором и до рассмотрения адресатом.
Задача На визирование поступает пользователям, включенным в список визирующих
лиц. Для визирования документа необходимо выполнить следующую последовательность
действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На визирование представлена на рисунке (см. Рисунок 7).
Рисунок 7 СДОУ. Карточка задачи «На визирование»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a. Завизировать. См. ШАГ а.
b. Отправить на доработку. См. ШАГ b.
c. Завизировать с замечаниями. См. ШАГ c.
19
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ а. Если выбрано решение Завизировать:
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на Завизировать, а так же отобразит дату/время
завершения задачи.
Документ перейдет следующему визирующему лицу. Если визирующее лицо
является последним в списке визирования, то документ перейдет на этап
Принятие решения.
ШАГ b. Если указано решение Отправить на доработку.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на На доработку, а так же отобразит дату/время
завершения задачи. Замечания по документу отобразятся на закладке
Замечания.
Задача На доработку поступит Инициатору документа:

после завершения задачи, если визирование последовательное,

после завершения задачи всеми работниками, включенными в
параллельное визирование.
Состояние документа сменится на На доработке.
ШАГ c. Если указано решение Завизировать с замечаниями. Система отобразит поле
для написания замечания по документу.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на Завизировать с замечаниями, а так же отобразит
дату/время завершения задачи.
Документ перейдет следующему визирующему лицу. Если визирующее лицо
является последним в списке визирования, то документ перейдет на этап
Принятие решения.
В случае если срок визирования имеет значение Бессрочно и визирующее лицо в
20
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
течение длительного времени не выполняет задачу, то через определенный период времени
ему приходят уведомления в папку Поступившие/Уведомления. Период времени, через
который приходят уведомления, настраивается администратором Системы.
В случае если срок визирования имеет конкретное значение и визирующее лицо в
течение указанного срока не выполняет задачу, то она завершается автоматически с
результатом Просрочено-снято, документ отправляется на следующий этап ЖЦ.
3.2 Задача «На выбор контролера»
Задача На выбор контролера инициируется в случае отклонения контролером задачи
На контроль.
Для выполнения задачи На выбор контролера необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На выбор контролера представлена на рисунке (Рисунок 8).
Рисунок 8 СДОУ. Карточка задачи «На выбор контролера» по поручению
21
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ 2. При принятии решения имеется возможность выбрать одно из следующих
решений:
a.
Принять. См. ШАГ a.
b.
Назначить. См. ШАГ b.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ a. Если выбрано решение Принять:
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Принять, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Система
автоматически
установит
в
качестве
контролера
автора
поручения/
резолюции. Задача На контроль поступит автору поручения/ резолюции.
ШАГ b. Если выбрано решение Назначить:
−
Заполните раздел Контроль, выбрав в качестве контролирующего лица
работника или группу контроля.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Назначить, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Задача На
контроль поступит контролеру или работникам группы контроля.
3.3 Задача «Выдача доверенности»
Задача Выдача доверенности применяется только в ЖЦ документа Доверенность.
Для выполнения задачи Выдача доверенности необходимо осуществить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи Выдача доверенности представлена на рисунке (см.
Рисунок 9).
22
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 9 СДОУ. Карточка задачи «Выдача доверенности»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a. Выдать доверенность. См. ШАГ а.
b. Отправить на доработку. См. ШАГ b.
ШАГ а. Если выбрано решение Выдать доверенность и ранее был зарезервирован
номер доверенности, то Система отобразит поля регистрации, которые
автоматически
будут
заполнены
значениями,
указанными
на
этапе
Резервирование номера. Изменение значений данных полей не допускается.
Если выбрано решение Выдать доверенность и ранее резервирование номера
не осуществлялось, то Система открывает поля, которые необходимо
заполнить:
−
Регистрационный
номер.
По
умолчанию
Система
отображает
порядковый номер документа на текущую дату. Регистратор может
изменить порядковый номер. Если введенный номер не занят в Системе,
то документ будет сохранен под ним. Если будет занят, то Система
выдаст предупреждение, и нужно будет указать другой номер
регистрации.
−
Дата регистрации. По умолчанию Система отображает текущую дату.
23
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Работник может изменить дату на любую дату прошлого периода.
−
Подразделение.
Система
автоматически
формирует
список
подразделений, в которых заведено дело номенклатуры текущего
типа/вида/подвида документа.
−
Дело. Система автоматически формирует список наименований папок
дела,
в
которых
возможно
сохранение
документа
текущего
типа/вида/подвида.
Заполните поля: Дата проставления печати и Дополнение и нажмите
кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Выдать доверенность, а так же отобразит дату/время завершения задачи.
Документ отобразится в соответствующем деле номенклатуры дел и перейдет
на этап Действие доверенности. Состояние документа изменится на
Актуальный.
ШАГ b. Если указано решение Отправить на доработку. Система отобразит поле для
написания замечания по документу.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
На доработку, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Задача На
доработку поступит Инициатору документа. Состояние документа сменится
на На доработке.
3.4 Задача «На доработку»
Задача На доработку поступает инициатору документа. Для выполнения задачи На
доработку необходимо выполнить следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу (см. п. 2.2). Карточка задачи На доработку представлена на
рисунке (см. Рисунок 10).
24
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 10 СДОУ. Карточка задачи «На доработку»
ШАГ 2. Ознакомьтесь с замечаниями. Для внесения изменений откройте документ.
Инициатор имеет право:
−
изменить значения полей закладки Реквизиты документа, в том числе
файл документа, файлы приложений,
−
изменить
список
листа
согласования/визирования
(запрещается
редактировать список согласования/визирования, если он создавался с
применением шаблона, а так же удалять работника, который уже
участвовал в процессе согласования/визирования документа),
−
изменить список листа рассылки.
Для редактирования файла документа, файла приложений необходимо
выполнить следующую последовательность действий:
−
Выделите файл, требующий редактирования.
−
Нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт меню Редактировать.
Система откроет файл в соответствующем приложении.
−
Внесите необходимые изменения, сохраните и закройте документ.
25
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Система отобразит в документе измененный файл и присвоит новую
версию комплекту документа.
Для выхода из документа и сохранения внесенных изменений нажмите
кнопку Сохранить и закрыть.
ШАГ 3. Примите решение по документу. Варианты доступных решений зависят от
типа документа и этапа ЖЦ и представлены в таблице (см. Таблица 4).
ШАГ 4. На каждом из этапов, после принятия решения необходимо указать состояние
каждого замечания (устранено, не устранено), при необходимости написать
комментарий.
Для комментариев указание состояние не нужно, т.к. они
являются рекомендованными, а не обязательными для исполнения.
ШАГ 5. Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа
соответственно принятому решению, а так же отобразит дату/время
завершения задачи. Состояние, комментарии, а так же дата/время завершения
задачи отобразятся на закладке Замечания документа. Документ перейдет на
этап ЖЦ, соответствующий принятому решению.
26
Таблица 4 Варианты решений при выполнении задачи «На доработку»
Тип
документа
Приказ ОРД
Исходящий
документ
Входящий
документ
Согласование
На досогласование1
На согласование
Авторам замечаний2
На подпись
На досогласование
На согласование
Авторам замечаний
-
Варианты решений при выполнении задачи «На доработку», поступившей с этапа:
Подписание
Регистрация
Рассмотрение
Визирование
Определение
маршрута
На согласование
На согласование
На подпись
На подпись
Принятие
решения
-
На согласование
На подпись
На согласование
На подпись
-
-
-
-
-
На определение
маршрута
На рассмотрение
На принятие
решения
На визирование
На рассмотрение
-
На определение
маршрута
-
-
На визирование
На принятие
решения
На согласование
На подпись
На рассмотрение
-
На
довизирование
На визирование
Авторам
замечаний
На подпись
-
-
-
-
-
-
Служебная
записка
На досогласование
На согласование
Авторам замечаний
На согласование
На подпись
На регистрацию
На определение
маршрута
На согласование
На подпись
Движение
работника
На досогласование
На согласование
Авторам замечаний
На досогласование
На согласование
Авторам замечаний
На подпись
-
На согласование
На подпись
Выдача
доверенности
На согласование
На подпись
Протокол
заседания
На досогласование
На согласование
Авторам замечаний
-
-
-
-
-
Приказ по ЛС;
Трудовой
договор
На досогласование
На согласование
Авторам замечаний
Подписание
председателем:
На согласование;
На подпись
секретарю;
На подпись
председателю.
Подписание
секретарем:
На согласование;
На подпись
секретарю.
На согласование
На подпись
На согласование
На подпись
-
-
-
-
Доверенность
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
При принятии решения На досогласование/ На довизирование задача На согласование/На визирование будет направлена (согласно схеме согласования) только тем
пользователям списка согласования/списка визирования, кто не участвовал в процессе согласования/визирования документа.
2
При принятии решения Авторам замечаний задача На согласование/На визирование будет направлена (согласно схеме согласования) пользователям списка
согласования/списка визирования, кто отправил документ на доработку.
1
28
3.5 Задача «На исполнение»
Задача На исполнение поступает пользователям, включенным в поле Ответственный
исполнитель и Соисполнители на закладке Реквизиты документа документа Поручение
или на карточке задачи На рассмотрение.
Для пользователей являющихся исполнителями в дереве меню реализована папка На
исполнении, где отображаются все поручения, в которых текущий пользователь является
автором или исполнителем (см. п. 3.4.8. Руководства пользователя. Общие принципы
работы. Том 1.).
Для исполнения поручения необходимо выполнить следующую последовательность
действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На исполнение представлена на рисунке (см. Рисунок 11).
Рисунок 11 СДОУ. Карточка задачи «На исполнение»
ШАГ 2. Работник может выполнить следующие действия:
1) Принять решение по документу. См. ШАГ 3.
Имеется возможность выбрать одно из следующих решений:
a.
Отклонить.
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
b.
Просьба об отмене поручения (доступно в течение 2-х рабочих
дней (16часов) с момента поступления задачи).
c.
Просьба о переносе срока исполнения (не доступно в последние 2
дня до срока исполнения).
d.
Исполнено.
e.
Не исполнено.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень
значений принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
2) Исполнитель может создать дочерние поручения по поручению. См.
ШАГ 4.
3) Если пользователь является ответственным исполнителем, то он может
привлечь к исполнению других соисполнителей. См. ШАГ 5
4) Если пользователь является ответственным исполнителем, то он может
использовать результат исполнения исполнителя. См.ШАГ 6.
ШАГ 3. При выборе любого из вышеперечисленных решений.
−
Добавьте
комментарий.
Добавление
комментария
является
обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Решение, а так же дата/время завершения задачи отобразятся:

на закладке История документа.

на закладке Ход исполнения документа Поручение (если
документ был поставлен на контроль).

на
карточке
задачи
На
исполнение
у
ответственного
исполнителя (если задача исполнялась соисполнителем).
Задача Проверка результатов исполнения поступит:

Рассматривающему
лицу
(при
написании
резолюции
по
документу без назначения контроля исполнения).

Контролеру (при
написании
резолюции
по
документу
с
назначением контроля исполнения и/или создания документа
Поручение).

Ответственному
исполнителю
(при
завершении
задачи
соисполнителем).
Система
дополнительно
отправит
уведомление
Автору
поручения,
Контролеру.
30
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ 4. Для создания дочернего поручения по поручению:
−
Нажмите кнопку Добавить в разделе Поручения
карточки задачи.
Система откроет документ Поручение.
−
Заполните поля документа Поручение и нажмите кнопку Сохранить и
закрыть. Созданное поручение отобразится на карточке задачи, а также
в личном ящике.
−
Для отправки поручения по процессу необходимо на карточке задачи (в
личном ящике) напротив поручения нажать на стрелку (
).
Для создания поручения по образцу:
−
В разделе Поручение карточки задачи выделите поручение, по образцу
которого необходимо создать новое поручение
−
Нажмите кнопку Добавить по образцу. Система откроет документ
Поручение, поля которого будут заполнены значениями порученияобразца.
−
Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить и
закрыть. Созданное поручение отобразится на карточке задачи, а также
в личном ящике.
−
Для отправки поручения по процессу необходимо на карточке задачи(в
личном ящике) напротив поручения нажать на стрелку (
).
ШАГ 5. Для добавления исполнителей по поручению:
−
Нажмите кнопку Добавить в разделе Соисполнители карточки задачи.
Выберите необходимых работников из организационной структуры.
−
Нажмите кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть. Добавленные
работники получат задачу На исполнение.
ШАГ 6. Для использования результата исполнения исполнителя:
−
напротив выбранного результата исполнения поставить
отметку
(галочку).
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Результатом исполнения задачи у ответственного исполнителя будет
выбранный результат исполнения поручения от исполнителя, а также файлы,
ссылки, в том случае если они были добавлены исполнителем.
3.6 Задача «На контроль»
В ЖЦ документов существует два вида контроля:
31
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
−
Контроль документа.
−
Контроль поручения.
Осуществление обоих видов контроля сопровождается выполнением задачи На
контроль. При контроле документа на контролера дополнительно возлагается обязанность
по созданию поручений для исполнителей.
Задача На контроль поступает:
−
пользователям группы контроля, если контроль документа поручен группе,
−
пользователю, указанному в качестве контролера.
Для работника, являющимся контролером, в Дереве меню реализована папка На
контроле. В данной папке отображаются все документы, по которым текущий пользователь
является контролером, до тех пор, пока документ не исполнен или снят с контроля (см.
п.3.4.9. Руководства пользователя. Общие принципы работы. Том 1). В случае если
контролер-группа, ссылки на документы в папке доступны всей группе
Для контроля необходимо выполнить следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На контроль по документу и по поручению представлена на
рисунках (см. Рисунок 12 и Рисунок 13 соответственно).
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a. Принять. См. ШАГ а.
b. Отклонить. См. ШАГ b.
32
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 12 СДОУ. Карточка задачи «На контроль» по документу
Рисунок 13 СДОУ. Карточка задачи «На контроль» по поручению
33
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ а. При выборе решения Принять:
−
Создайте поручения для исполнителей (при осуществлении контроля по
документу):

Нажмите кнопку Добавить в разделе Поручения карточки задачи.
Система откроет документ Поручение.

Заполните документ Поручение и нажмите кнопку Сохранить и
закрыть. Созданное поручение отобразится на карточке задачи, а
также в личном ящике.
−
Для создания поручения по образцу:

Выделите ранее созданное поручение и нажмите кнопку Добавить
по образцу. Система откроет новый документ Поручение, при этом
все поля карточки будут заполнены аналогично полям карточки
выделенного поручения и будут доступны для редактирования.

Внесите необходимые изменения в документ Поручение и нажмите
кнопку Сохранить и закрыть. Поручение отобразится на карточке
задачи, а также в личном ящике.
−
Для отправки поручения по процессу необходимо на карточке задачи(в
личном ящике) напротив поручения нажать на стрелку (
). Задача На
контроль поступит контролеру или работникам, включенным в группу
контроля.
Задача
На
исполнение
поступит
ответственному
исполнителю/соисполнителям.
−
Завершите задачу, нажав кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История
документа на Принять, а так же отобразит дату/время завершения
задачи.
Дальнейшие
действия
по
контролю
документа
будут
осуществляться в папке дерева меню На контроле (см. п. 7).
ШАГ b. При выборе решения Отклонить завершите задачу, нажав кнопку
Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Отклонить, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Задача На
выбор контролера поступит автору поручения/резолюции.
34
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
3.7 Задача «На ознакомление»
3.7.1 Ознакомление с документом
Для
ознакомления
с
документом
необходимо
выполнить
следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На ознакомление представлена на рисунке (см. Рисунок 14).
Рисунок 14 СДОУ. Карточка задачи «На ознакомление»
ШАГ 2. При необходимости организовать дополнительную рассылку:
−
Откройте документ, нажав на гиперссылку или на объект вызова
регистрационной карточки (
).
−
Перейдите на закладку Лист рассылки.
−
Заполните таблицу Список работников для дополнительной рассылки.
При наличии работника в организационной структуре примените
следующие способы:
35
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
 Выбор или удаление работников (см. п. 4.4 Инструкция пользователя.
Том 1);
 Выбор предустановленных или пользовательских списков (см. п. 4.6
Инструкция пользователя. Том 1);
При отсутствии работника в организационной структуре нажмите кнопку
Добавить E-mail и в зоне свободного ввода текста заполните поля ФИО,
Должность, E-mail.
−
Нажмите кнопку Отправить. Задача На ознакомление поступит
работникам,
включенным
в
список
дополнительной
рассылки.
Информация о дате и времени отправки документа на дополнительную
рассылку отобразиться на закладке Лист рассылки документа.
−
Для перехода в карточку задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
ШАГ 3. Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Ознакомлен, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Информация
о дате и времени ознакомления отобразиться на закладке Лист рассылки
документа. По истечении 30 дней незавершенная задача На ознакомление
будет завершена автоматически с результатом Просрочено-снято.
3.7.2 Ознакомление со списком документов
Для ознакомления со списком документов необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Установите курсор на подпапке Для ознакомления папки Поступившие.
ШАГ 2. Выделите (путем проставления галочек в checkbox) задачи, документы
которых необходимо включить в список (см. Рисунок 15).
36
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 15 СДОУ. Ознакомление со списком документов. Формирование списка
ШАГ 3. Выберите пункт Главного меню Действие подменю Открыть задачи для
ознакомления. Система откроет окно Задачи для ознакомления со списком документов
подлежащих ознакомлению (см. Рисунок 16).
37
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 16 СДОУ. Окно «Задачи для ознакомления»
ШАГ 4. Ознакомьтесь с документами, открыв их регистрационные карточки и/или
файлы документов по соответствующим гиперссылкам.
ШАГ 5. После ознакомления со всеми документами, включенными в список, нажмите
кнопку Завершить.
Во всех документах, включенных в список, Система установит значение о
дате и времени ознакомления.
3.8 Задача «На ознакомление с выпиской»
Задача На ознакомление с выпиской применяется только в ЖЦ документа Протокол
заседания.
Задача На ознакомление с выпиской поступает в папку Поступившие/На
ознакомление.
Для ознакомления с выпиской необходимо выполнить следующую последовательность
38
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
действий:
ШАГ 1. Откройте задачу (см. п. 2.2). Карточка задачи На ознакомление с выпиской
представлена на рисунке (см. Рисунок 17).
Рисунок 17 СДОУ. Карточка задачи «На ознакомление с выпиской»
ШАГ 2. Ознакомьтесь с выпиской. Для этого необходимо нажать на прикрепленный
файл выписки. Система откроет файл для просмотра. Те работники, у
которых есть право чтения протокола заседания (доступ определяет
инициатор на этапе создания выписок) могут ознакомиться с протоколом
заседания, нажав на гиперссылку или объект вызова регистрационной
карточки протокола заседания
. Система откроет протокол заседания. В
случае если у работника нет права чтения Система выдаст соответствующее
сообщение. Дополнительная рассылка при ознакомлении с выпиской не
предусматривается.
ШАГ 3. Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Ознакомлен, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Информация
39
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
о дате и времени ознакомления с выпиской отобразиться на закладке Лист
рассылки документа.
3.9 Задача «На определение маршрута»
Задача На определение маршрута поступает пользователю, указанному в поле
Маршрутизатор документа Входящий документ.
Для выполнения задачи На определение маршрута необходимо выполнить
следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На определение маршрута представлена на рисунке (см.
Рисунок 18).
Рисунок 18 СДОУ. Карточка задачи «На определение маршрута»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
На доработку. См. ШАГ а.
b.
На рассмотрение. См. ШАГ b.
ШАГ a. Если указано решение На доработку.
40
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
На доработку, а так же отобразит дату/время завершения задачи., Задача На
доработку поступит Инициатору документа. Состояние документа сменится
на На доработке.
ШАГ b. Если выбрано решение На рассмотрение:
−
В поле Адресат укажите ФИО работника, который будет принимать
решение по документу. При необходимости добавьте комментарии.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу. Система установит значение поля
Результат
закладки
История
документа
на
Отправить
на
рассмотрение, а так же отобразит дату/время завершения задачи.
Заполненное
значение
Реквизиты
документа.
поля
Адресат
Задача
На
отобразятся
на
рассмотрение
закладке
поступит
пользователю, указанному в поле Адресат.
3.10 Задача «На подпись»
Для
выполнения
задачи
На
подпись
необходимо
выполнить
следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На подпись представлена на рисунке (см. Рисунок 19).
41
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 19 СДОУ. Карточка задачи «На подпись»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
Подписать. См. ШАГ а.
b.
Отправить на доработку. См. ШАГ b.
c.
Подписание нецелесообразно. См. ШАГ c.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ а. Если выбрано решение Подписать:
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
При подписании Приказа ОРД существует возможность указать тип
контроля, ответственного за контроль, дату подписания подлинника (см.
Рисунок 20).
−
При подписании Исходящего документа необходимо указать дату
подписания. В случае подготовки исходящего документа на гербовом
42
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
бланке дополнительно необходимо указать номер бланка (см. Рисунок
21).
−
При подписании Служебной записки существует возможность указать
визирующих лиц и установить схему визирования (см. Рисунок 22).
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на Подписать, а так же отобразит дату/время завершения
задачи. Документ перейдет на следующий этап ЖЦ. Состояние документа
будет соответствовать этапу ЖЦ.
Рисунок 20 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» для документа «Приказ ОРД»
43
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 21 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» для исходящего документа
Рисунок 22 СДОУ. Карточка задачи «На подпись» для служебной записки
44
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ b. Если указано решение Отправить на доработку. Система отобразит поле для
написания замечания по документу.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на На доработку, а так же отобразит дату/время
завершения задачи. Замечания по документу отобразятся на закладке
Замечания. Задача На доработку поступит Инициатору документа.
Состояние документа сменится на На доработке.
ШАГ c. Если указано решение Подписание нецелесообразно. Система отобразит поле
для написания замечания по документу.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на Подписание нецелесообразно, а так же отобразит
дату/время завершения задачи. ЖЦ документа прекращается, состояние
документа изменяется на Аннулирован. Документ отобразится в папке
Неподписанные документы Номенклатуры дел. Задача На ознакомление
поступит инициатору документа.
В случае если подписывающее лицо в течение длительного времени не выполняет
задачу, через определенный период времени ему приходят уведомления в папку
«Поступившие/Уведомления». Период, через который приходят уведомления после
поступления задачи, настраивается администратором Системы.
3.11 Задача «На прикрепление подлинника»
Прикрепление сканированного подлинника к документу Приказ ОРД доступно
пользователю, которому в Системе назначена роль Администратор УД.
Для прикрепления сканированного подлинника необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На прикрепление подлинника представлена на рисунке
(см. Рисунок 23).
45
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 23 СДОУ. Карточка задачи «На прикрепление подлинника»
ШАГ 2. Нажмите кнопку Добавить. Откроется форма выбора файла. Выберите файл с
отсканированным оригиналом документа и нажмите кнопку ОК.
ШАГ 3. Нажмите кнопку Завершить задачу. Файл будет добавлен в поле
Дополнения документа. Система установит значение поля Результат
закладки История документа на Документ прикреплен, а так же отобразит
дату/время завершения задачи.
3.12 Задача «Принятие решения»
Задача Принятие решения применяется только в ЖЦ документа Служебная записка.
Для выполнения задачи Принятие решения необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
46
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Карточка задачи Принятие решения представлена на рисунке (см. Рисунок
24).
Рисунок 24 СДОУ. Карточка задачи «Принятие решения»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
Отправить на доработку. См. ШАГ а.
b.
Рассмотрение нецелесообразно. См. ШАГ b.
c.
Отправить на рассмотрение. См. ШАГ c.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ а. Если указано решение Отправить на доработку.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
На доработку, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Задача На
47
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
доработку поступит Инициатору документа. Состояние документа сменится
на На доработке.
ШАГ b. Если указано решение Рассмотрение нецелесообразно:
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Рассмотрение нецелесообразно, а так же отобразит дату/время завершения
задачи. Состояние документа изменяется на Аннулирован.
ШАГ c. Если выбрано решение Отправить на рассмотрение:
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
Отправить на рассмотрение, а так же отобразит дату/время завершения
задачи. Документ перейдет на этап Рассмотрение.
3.13 Задача «На проверку результатов исполнения»
При
завершении
исполнения
документ
отправляется
для
принятия
решения
Рассматривающему лицу (если документ исполнялся без контроля) или Контролеру (если
документ исполнялся с контролем).
Если для исполнения документа были назначены Ответственный исполнитель и
исполнители, то задача На проверку результатов исполнения от исполнителей
направляется Ответственному исполнителю. Если Ответственный исполнитель завершает
задачу На исполнение ранее исполнителей, то у исполнителей задача На исполнение
завершается автоматически.
Для
проверки
результатов
исполнения
необходимо
выполнить
следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На проверку результатов исполнения представлена на
рисунке (см. Рисунок 25).
48
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 25 СДОУ. Карточка задачи «На проверку результатов исполнения»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
Снять как выполненное. См. ШАГ а.
b.
Отправить на доработку См. ШАГ b.
c.
Выполнить в тот же срок. См. ШАГ b.
d.
Продлить срок. См. ШАГ b.
e.
Отменить как нецелесообразное. См. ШАГ c.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ а. Если выбрано решение Снять как выполненное:
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Решение, а так же дата/время завершения задачи отобразятся:

на закладке История документа.

на закладке Ход исполнения документа Поручение (если документ
49
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
был поставлен на контроль).
Комментарий,
файл
(ссылка
на
файл)
результата
исполнения
отобразится на закладке Исполнение документа.
Документ перейдет на следующий этап ЖЦ. Уведомление о принятом
решении получат: Исполнитель и Автор поручения (если документ был
поставлен на контроль). Если решение принимается Ответственным
исполнителем, то уведомление получит только Соисполнитель.
ШАГ b. Если выбрано одно из решений: Выполнить в тот же срок, Продлить срок,
Отправить на доработку:
−
Напишите
комментарий.
Добавление
комментария
является
обязательным для отправки документа на исполнение.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Решение, а так же дата/время завершения задачи отобразятся:

на закладке История документа.

на закладке Ход исполнения документа Поручение (если документ
был поставлен на контроль).
Исполнителю поступит задача На исполнение.
ШАГ c. Если выбрано решение Отменить как нецелесообразное:
−
Напишите
комментарий.
Добавление
комментария
является
обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Решение, а так же дата/время завершения задачи отобразятся:

на закладке История документа.

на закладке Ход исполнения документа Поручение.
Состояние документа изменяется на «Аннулирован». Документ перейдет на
этап Архивное хранение. Уведомление о принятом решении получат:
Исполнитель и Автор поручения (если документ был поставлен на контроль).
Если решение принимается Ответственным исполнителем, то уведомление
получит только Исполнитель.
3.14 Задача «На рассмотрение»
Указанные в данном разделе шаги выполняются пользователем, указанным в поле
Адресат документа при поступлении задачи На рассмотрение.
50
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Для выполнения задачи На рассмотрение необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На рассмотрение представлена на рисунке (см. Рисунок 26).
Рисунок 26 СДОУ. Карточка задачи «На рассмотрение». Вариант 1
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
На доработку. См. ШАГ а.
b.
На исполнение. См. ШАГ b.
c.
В дело (принято к сведению). См. ШАГ c.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ а. Если указано решение На доработку.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
На доработку, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Замечания
51
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
по документу отобразятся на закладке Замечания. Задача На доработку
поступит Инициатору документа. Состояние документа сменится на На
доработке.
ШАГ b. Если выбрано решение На исполнение:
−
Введите
текст
резолюции,
срок
исполнения,
ответственного
исполнителя, ФИО исполнителей, при необходимости укажите группу
контроля или ФИО контролера.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Заполненные поля отобразятся на закладке Резолюция документа. Система
установит значение поля Результат закладки История документа на На
исполнение, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Документ
перейдет на этап Исполнение, контроль исполнения.
ШАГ c. Если указано решение В дело (принято к сведению).
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на
В дело, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Документ перейдет
на этап Архивное хранение. Если заполнен лист рассылки, то документ
поступит на этап Ознакомление.
При выполнении задачи На рассмотрение (см. Рисунок 27) для пользователей,
указанных в поле Адресаты (документ Служебная записка) отсутствует возможность
отправить документ на доработку, при этом имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
На исполнение.
b.
Принять к сведению.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
Если выбрано решение На исполнение необходимо выполнить следующие действия:
−
Введите текст резолюции и исполнителей.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки История документа на На
исполнение, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Документ перейдет на
этап Исполнение, контроль исполнения.
52
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Действия при выборе решения Принять к сведению аналогичны действиям
пользователя, внесенного в поле Адресат, при выборе решения В деле (принято к
сведению).
Рисунок 27 СДОУ. Карточка задачи «На рассмотрение». Вариант 2
В случае если пользователь в течение длительного времени не выполняет задачу,
через
определенный
период
времени
ему
приходят
уведомления
в
папку
«Поступившие/Уведомления». Период, через который приходят уведомления после
поступления задачи, настраивается администратором Системы.
3.15 Задача «На регистрацию»
Регистрация документов в Системе осуществляется пользователями с ролью
Регистратор. Для каждого типа документов существует своя группа регистраторов.
В зависимости от ЖЦ регистрация документа может осуществляться:
−
при создании документа,
−
при выполнении задачи На регистрацию.
Регистратор при необходимости может заполнить закладку Связанные документы
документа.
53
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Для выполнения задачи На регистрацию необходимо осуществить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На регистрацию представлена на рисунке (см. Рисунок 28).
Рисунок 28 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a. Зарегистрировать. См. ШАГ а.
b. Отправить на доработку. См. ШАГ b.
Для Входящего документа возможны следующие варианты решений (см.
Рисунок 29):
a. На определение маршрута. См. ШАГ а.
b. На рассмотрение. См. ШАГ а.
c. На доработку. См. ШАГ b.
54
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 29 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» входящего документа
ШАГ а. Если выбрано решение Зарегистрировать (На определение маршрута, На
рассмотрение – для входящего документа):
−
Заполните поля регистрации:

Регистрационный номер. По умолчанию Система отображает
порядковый номер документа внутри дела. Регистратор может
изменить порядковый номер. Если введенный номер не занят в
Системе, то документ будет сохранен под ним. Если будет занят, то
Система выдаст предупреждение, и нужно будет указать другой
номер регистрации. В документах Приказ ОРД, Исходящий
документ, Доверенность регистрационный номер отображает
порядковый номер в пределах календарной даты.
55
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2

Дата регистрации. По умолчанию Система отображает текущую
дату. Работник может изменить дату на любую дату прошлого
периода.

Подразделение.
Система
автоматически
формирует
список
подразделений, в которых заведено дело номенклатуры текущего
типа/вида/подвида документа.

Дело. Система автоматически формирует список наименований
папок дела, в которых возможно сохранение документа текущего
типа/вида/подвида.
−
При регистрации Приказа существует возможность изменить значения
полей, отражающих вид, подвид документа (см. Рисунок 30).
Рисунок 30 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» приказа ОРД
56
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
−
При регистрации Исходящего документа необходимо заполнить поле:
Дата подписания (см. Рисунок 31).
Рисунок 31 СДОУ. Карточка задачи «На регистрацию» исходящего документа
−
Нажмите кнопку Завершить задачу. Система установит значение поля
Результат закладки История документа соответственно принятому
решению, а так же отобразит дату/время завершения задачи. Документ
отобразится в соответствующем деле номенклатуры дел. Документ
перейдет на следующий этап ЖЦ.
ШАГ b. Если указано решение Отправить на доработку.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладок Замечания,
57
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
История документа на На доработку, а так же отобразит дату/время
завершения задачи. Замечания по документу отобразятся на закладке
Замечания. Задача На доработку поступит Инициатору документа.
Состояние документа сменится на На доработке.
3.16 Задача «На согласование»
Задача На согласование поступает пользователям, включенным в список листа
согласования документа.
Для согласования документа необходимо выполнить следующую последовательность
действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На согласование представлена на рисунке (см. Рисунок 32).
Рисунок 32 СДОУ. Карточка задачи «На согласование»
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
Согласовать. См. ШАГ а.
b.
Отправить на доработку. См. ШАГ b.
58
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
c.
Согласовать с замечаниями. См. ШАГ c.
При условии работы механизма Руководитель-помощник перечень значений
принимаемых решений изменяется (см. п. 4.1).
ШАГ а. Если выбрано решение Согласовать:
−
Добавьте при необходимости комментарий.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на Согласовать, а так же отобразит дату/время
завершения задачи.
Документ перейдет следующему согласующему лицу. Если согласующее
лицо является последним в списке согласования, то документ перейдет на
этап Подписание.
ШАГ b. Если указано решение Отправить на доработку.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладок Лист согласования,
История документа на На доработку, а так же отобразит дату/время
завершения задачи. Замечания по документу отобразятся на закладке
Замечания. Задача На доработку поступит Инициатору документа:

после завершения задачи, если согласование последовательное,

после завершения задачи всеми работниками, включенные в
параллельное согласование.
Состояние документа сменится на На доработке.
ШАГ c. Если указано решение Согласовать с замечаниями.
−
Напишите замечание. Добавление замечания является обязательным.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Система установит значение поля Результат закладки Лист согласования,
История документа на Согласовать с замечаниями, а так же отобразит
дату/время
завершения
задачи.
Документ
перейдет
следующему
согласующему лицу. Если согласующее лицо является последним в списке
согласования, то документ перейдет на этап Подписание.
В случае если срок согласования имеет значение Бессрочно и согласующее лицо в
течение длительного времени не выполняет задачу, то через определенный период времени
ему приходят уведомления в папку Поступившие/Уведомления. Период времени, через
59
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
который приходят уведомления, настраивается администратором Системы.
В случае если срок согласования имеет конкретное значение и согласующее лицо в
течение указанного срока не выполняет задачу, то она завершается автоматически с
результатом Просрочено-снято, документ отправляется на следующий этап ЖЦ.
3.17 Задача «На создание выписок»
Задача На создание выписок применяется только в ЖЦ документа Протокол
заседания.
Для создания выписок необходимо выполнить следующую последовательность
действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи Создание выписки представлена на рисунке (см. Рисунок
33).
ШАГ 2. Нажмите кнопку Добавить выписку. Система добавит строку в таблице
Выписки для заполнения. Далее необходимо выполнить следующие
действия:
− Создайте список получателей выписки, добавив работников путем
нажатия на кнопку Добавить. Откроется форма выбора работников из
справочника
организационной
структуры.
Можно
добавлять
неограниченное число работников.
− Установите доступ работников к протоколу заседания, поставив галочку
напротив тех работников, кому необходимо предоставить доступ к чтению
протокола заседания.
− Добавьте файлы выписок, путем нажатия кнопки Добавить. Откроется
окно выбора документа из файловой системы. Система позволяет
добавить неограниченное количество файлов.
Для добавления новой выписки по протоколу повторите действия шага 2.
Допускается создавать неограниченное количество выписок по протоколу
заседания.
ШАГ 3. Нажмите кнопку Завершить задачу. Система отобразит введенные значения
на закладке Выписки документа. Работникам, включенным в список
получателей выписок, поступит задача На ознакомление с выписками.
60
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 33 СДОУ. Карточка задачи «Создание выписок»
3.18 Задача «Создание поручений»
Задача Создание поручений применяется в ЖЦ документов: Протокол заседания,
Движения работника.
Для создания поручений по Протоколу заседания необходимо выполнить
следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a. Создание поручений. См. ШАГ а.
b. На контроль. См. ШАГ b.
Карточка задачи Создание поручений при выбранных решениях Создание
поручений и На контроль представлена на рисунках (см. Рисунок 34 и
Рисунок 35 соответственно).
61
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 34 СДОУ. Карточка задачи «Создание поручений». Решение «Создание поручений»
Рисунок 35 СДОУ Карточка задачи «Создание поручений». Решение «На контроль»
62
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ а. При выборе решения Создание поручений:
−
Создайте поручения для исполнителей:

Нажмите кнопку Добавить в разделе Поручения карточки задачи.
Система откроет документ Поручение.

Заполните
поля
документа
Поручение
и
нажмите
кнопку
Сохранить и закрыть. Созданное поручение отобразится на
карточке задачи, а также в личном ящике.
−
Для создания поручения по образцу:

Выделите ранее созданное поручение и нажмите кнопку Добавить
по образцу. Система откроет новый документ Поручения при этом
все поля карточки будут заполнены аналогично полям карточки
выделенного поручения и будут доступны для редактирования.

Внесите необходимые изменения в документ Поручение и нажмите
кнопку Сохранить и закрыть. Поручение отобразится на карточке
задачи, а также в личном ящике.
−
Для отправки поручения по процессу необходимо на карточке задачи(в
личном ящике) напротив поручения нажать на стрелку (
). Задача На
контроль поступит контролеру или работникам, включенным в группу
контроля.
Задача
На
исполнение
поступит
ответственному
исполнителю/соисполнителям.
−
Завершите задачу, нажав кнопку Завершить задачу.
ШАГ b. При выборе решения На контроль:
−
Заполните поле Дата исполнения и раздел Контроль (выберите группу
контроля или укажите ФИО контролера).
−
Завершите задачу, нажав кнопку Завершить задачу. Задача На
контроль по документу поступит контролеру или работникам, включенным в
группу контроля.
При принятии решения На исполнение на этапе рассмотрения ЖЦ документа
Движение работника инициатору документа поступает задача Создание поручений, при
этом Система автоматически создает два поручения: Оформить приказ по личному
составу и Передать документы в УП. Карточки поручений одновременно отображаются в
Личном ящике Инициатора и в карточке задачи. Карточка задачи представлена на рисунке
(см. Рисунок 36).
63
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 36 Карточка задачи «Создание поручений» по документу «Движение работника»
Для подготовки поручений для отправки их по процессу необходимо выполнить
следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте карточку Поручения. Система автоматически заполнила поля:
Ответственный исполнитель, Текст поручения, Основание.
ШАГ 2. Заполните обязательные поля. При необходимости заполните необязательные
поля.
ШАГ 3. Нажмите кнопку Сохранить. На панели управляющих кнопок станет
доступной кнопка Зарегистрировать.
ШАГ 4. Зарегистрируйте Поручение (см. Том 1, п. 3.5) и отправьте его по процессу.
Отправка Поручения по процессу доступна как из карточки поручения, так и
из Личного ящика Инициатора.
3.19 Уведомления
Для ознакомления с текстом уведомления необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
64
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ 1. Войдите
в
папку
Поступившие/Уведомления.
Система
отобразит
содержимое папки.
ШАГ 2. Откройте уведомление и ознакомьтесь с текстом уведомления в рабочей
области карточки уведомления (см. Рисунок 37).
Рисунок 37 СДОУ Карточка уведомления
ШАГ 3. Нажмите
кнопку Закрыть.
Система
удалит
уведомление
из
папки
Поступившие/Уведомления.
65
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
4 ПРИМЕНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ МЕХАНИЗМОВ В ЖЦ
ДОКУМЕНТОВ
4.1 Механизм «Руководитель-помощник»
Механизм Руководитель-помощник применяется для задач: На согласование, На
визирование, На подпись, На рассмотрение, На принятие решения, На исполнение,
Проверка результатов исполнения, На выбор контролера.
Если у руководителя в Системе назначен помощник, то задача, предназначенная
руководителю, первоначально приходит помощнику в соответствующую типу задачи
подпапку папки Поступившие.
Время, указанное для исполнения задачи является общим для руководителя и
помощника. На закладках документа отображается дата/время поступления задачи
помощнику.
Помощнику необходимо выполнить следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
ШАГ 2. Примите решение по документу. Имеется возможность выбрать одно из
следующих решений:
a.
Отправить на доработку (кроме задач: На исполнение, Проверка
результатов исполнения, На выбор контролера). См. ШАГ 4.
b.
Отправить руководителю. См. ШАГ 5.
ШАГ 3. Если указано решение Отправить на доработку. Система отобразит поле для
написания замечания по документу.
−
Напишите замечание. При необходимости добавьте еще несколько
замечаний/комментариев (количество замечаний и комментариев не
ограничено). Добавление замечания является обязательным, добавление
комментария является не обязательным. К замечанию / комментарию
Система позволяет добавлять: файл документа, ссылку на документ из
номенклатуры дел.
−
Нажмите кнопку Завершить задачу. Задача исчезнет из
соответствующей подпапки папки Поступившие, задача На доработку
поступит Инициатору согласно ЖЦ документа. Состояние документа
смениться на «На доработке».
66
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ 4. Если выбрано решение Отправить руководителю. Система отобразит поле
для написания замечаний/комментариев по документу.
−
Напишите и обоснуйте проект решения по документу. Заполнение поля
является обязательным. К замечанию / комментарию Система позволяет
добавлять: файл документа, ссылку на документ из номенклатуры дел.
−
Нажмите
кнопку
Завершить
соответствующей
подпапки
соответствующего
вида
задачу.
папки
поступит
Задача
исчезнет
Поступившие.
руководителю,
из
Задача
в
поле
Замечания/Комментарии будут отражены комментарии внесенные
помощником.
Руководителю необходимо выполнить следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
ШАГ 2. Примите решение по документу. Перечень возможных решений указан в
описании соответствующих задач. Дополнительно в перечне будет указано
решение:
a.
Вернуть помощнику. См. ШАГ 4.
ШАГ 3. Если выбрано решение Вернуть помощнику. Система отобразит поле для
написания замечаний/комментариев по документу.
−
Напишите замечание. При необходимости добавьте еще несколько
замечаний/комментариев (количество замечаний и комментариев не
ограничено). Добавление замечания является обязательным,
т.к.
является руководством дальнейшего действия помощника, добавление
комментария является необязательным. К замечанию / комментарию
Система позволяет добавлять: файл документа, ссылку на документ из
номенклатуры дел.
−
Нажмите
кнопку
соответствующей
соответствующего
Завершить
подпапки
вида
задачу.
папки
поступит
Задача
исчезнет
Поступившие.
помощнику,
из
Задача
в
поле
Замечания/Комментарии будут отражены комментарии внесенные
руководителем.
67
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
4.2 Механизм «Перепоручение»
Механизм
Перепоручение
используется
для
задач:
На
согласование,
На
визирование, На подпись, На определение маршрута, На рассмотрение, На принятие
решения, На контроль, Проверка результатов исполнения, На прикрепление
подлинника, На выбор контролера.
Для перепоручения задачи другому работнику необходимо выполнить следующие
действия:
ШАГ 1. В карточке задачи нажмите кнопку Передать задачу. Система откроет окно
выбора работника.
ШАГ 2. Выберите работника и нажмите кнопку ОК. Задача пропадает у текущего
пользователя и поступает выбранному работнику. На закладках, отражающих
ЖЦ документа, перед фамилией работника указывается Перепоручено.
В случае если документ перепоручен ошибочно или лежит не в сфере компетенций
данного работника, то он может отклонить перепоручение, нажав на кнопку Вернуть задачу.
Задача у данного работника исчезнет, и вернется работнику, который выполнил процедуру
перепоручения.
4.3 Механизм «Экспертиза»
Механизм Экспертиза используется для задач: На согласование, На визирование, На
подпись, На рассмотрение.
При использовании механизма Экспертиза состояние документа не изменяется.
На карточках задач дополнительно размещается раздел Экспертиза (см. Рисунок 38).
Для направления задачи на экспертизу другому работнику необходимо выполнить
следующие действия:
ШАГ 1. В карточке задачи в разделе Экспертиза нажмите кнопку Добавить.
Откроется окно Создать экспертизу (см. Рисунок 39).
Рисунок 38 СДОУ. Раздел «Экспертиза»
68
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 39 СДОУ. Окно «Создать экспертизу»
ШАГ 2. Заполните поля формы. ФИО эксперта
добавляется путем
выбора
необходимого работника из организационной структуры. Задание эксперту
описывается в поле Задание на экспертизу.
ШАГ 3. Нажмите кнопку ОК. Окно формы закроется. На карточке задачи в разделе
Экспертиза и на закладке Экспертиза документа отобразится ФИО эксперта
и текст задания на экспертизу.
ШАГ 4. Для отправки задачи эксперту в разделе Экспертиза в строке с ФИО
эксперта нажмите кнопку
.
Система откроет окно подтверждения отправки документа по процессу
(см.Рисунок 40).
69
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
Рисунок 40 СДОУ. Окно подтверждения отправки документа по процессу
ШАГ 5. Нажмите кнопку ОК. Эксперту поступит задача На экспертизу в папку,
соответствующую типу задачи, с которой документ отправляется на
экспертизу. При этом задача у лица, отправившего документ на экспертизу,
остается.
При поступлении эксперту задачи На экспертизу, эксперт получает:
−
такие же права на документ, по которому пришла задача, как и лицо,
отправившее документ на экспертизу.
−
право выполнить точно такие же действия, как и лицо, отправившее документ на
экспертизу.
Для выполнение задачи
На экспертизу необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
ШАГ 1. Войдите в соответствующую типу задачи подпапку папки Поступившие.
ШАГ 2. Откройте задачу и ознакомьтесь с документом (см. п. 2.2).
Карточка задачи На экспертизу представлена на рисунке (см. Рисунок 41).
ШАГ 3. Примите решение по документу. Перечень возможных решений соответствует
типу задачи. Действия, которые необходимо выполнить при принятии
определенного решения описан в разделе Типовые действия по исполнению
задач (см. п. 3).
ШАГ 4. Нажмите кнопку Завершить задачу. Задача исчезнет из соответствующей
папки. Работнику, который отправил документ на экспертизу, приходит
уведомление с результатом экспертизы.
Замечания/комментарии, написанные экспертом, а так же принятое им
решение, дата и время завершения задачи отобразятся в документе на
закладке Экспертиза и в разделе Экспертиза карточки задачи работника,
отправившего документ на экспертизу.
Если задача На экспертизу не завершена, а работник, который отправил документ на
экспертизу, завершил свою задачу, то задача На экспертизу автоматически завершается. На
70
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
закладках Экспертиза и История записывается дата/время завершения задачи, поле
Решение остается не заполненным.
Рисунок 41 СДОУ. Карточка задачи «На экспертизу»
4.4 Механизм «Для исполнения»
Механизм Для исполнения используется для задачи На исполнении. Действие
механизма Для исполнения аналогично действию механизма Экспертиза (см. п. 4.3.).
Результаты выполнения задачи Для исполнения отображаются на закладке Ход
исполнения документа Поручение.
71
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
5 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПРИ РЕЗЕРВИРОВАНИИ НОМЕРА /
РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА НА ЭТАПЕ ЕГО СОЗДАНИЯ
Резервирование номера предусмотрено только в ЖЦ документа Доверенность и
доступно пользователю с ролью Регистратор доверенности.
Регистрация документа на этапе его создания доступна пользователю с ролью
Регистратора документа соответствующего типа и предусматривается в ЖЦ документов:
Входящий документ, Поручение, Протокол.
Для резервирования номера/регистрации документа на этапе создания необходимо
выполнить следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Заполните необходимые поля документа.
ШАГ 2. Нажмите кнопку Зарегистрировать. Система откроет окно Регистрация
документа (см. Рисунок 42).
Рисунок 42 СДОУ. Окно «Регистрация документа»
72
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ 3. Заполните поля регистрации:
−
Регистрационный номер. По умолчанию Система отображает порядковый
номер документа внутри дела. Регистратор может изменить порядковый
номер. Если введенный номер не занят в Системе, то документ будет
сохранен под ним. Если будет занят, то Система выдаст предупреждение,
и нужно будет указать другой номер регистрации.
−
Дата регистрации. По умолчанию Система отображает текущую дату.
Работник может изменить дату на любую дату прошлого периода.
−
Подразделение.
Система
автоматически
формирует
список
подразделений, в которых заведено дело номенклатуры текущего
типа/вида/подвида документа.
−
Дело. Система автоматически формирует список наименований папок
дела,
в
которых
возможно
сохранение
документа
текущего
типа/вида/подвида.
ШАГ 4. Нажмите кнопку ОК. Окно Регистрация документа закроется. Документ
зарегистрирован в Системе или ему зарезервирован номер. Значение
регистрационного
номера
и
даты
регистрации
отобразятся
в
соответствующих полях документа.
73
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
6 ТИПОВЫЕ
ДЕЙСТВИЯ
ПРИ
УЧЕТЕ
ДОКУМЕНТА,
ПОДПИСАННОГО ВНЕ СИСТЕМЫ
Регистрация документа, подписанного вне Системы доступна пользователю с ролью
Администратор УД.
Для регистрации документа, подписанного вне Системы, необходимо выполнить
следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Заполните необходимые поля документа.
ШАГ 2. Нажмите кнопку В дело. Система откроет окно Регистрации (см. Рисунок 42).
ШАГ 3. Заполните поля регистрации:
−
Регистрационный номер. По умолчанию Система отображает порядковый
номер документа внутри дела. Регистратор может изменить порядковый
номер. Если введенный номер не занят в Системе, то документ будет
сохранен под ним. Если будет занят, то Система выдаст предупреждение,
и нужно будет указать другой номер регистрации.
−
Дата регистрации. По умолчанию Система отображает текущую дату.
Работник может изменить дату на любую дату прошлого периода.
−
Подразделение.
Система
автоматически
формирует
список
подразделений, в которых заведено дело номенклатуры текущего
типа/вида/подвида документа.
−
Дело. Система автоматически формирует список наименований папок
дела,
в
которых
возможно
сохранение
документа
текущего
типа/вида/подвида.
ШАГ 4. Нажмите кнопку ОК. Окно Регистрация документа закроется. Документ
зарегистрирован в Системе, значение регистрационного номера и даты
регистрации отобразятся в соответствующих полях документа.
ШАГ 5. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Система закроет созданный документ
и отобразит его в личном ящике пользователя первой строкой.
ШАГ 6. Необходимо нажать на стрелку (
) в строке документа. Документ будет
учтен в номенклатуре дел. Если лист рассылки в документе был заполнен, то
документ рассылается на ознакомление.
74
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
7 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПРИ НАХОЖДЕНИИ ДОКУМЕНТА НА
КОНТРОЛЕ
7.1 Рассылка напоминаний
В Системе существует возможность регулировать ход исполнения документа, с
помощью рассылки напоминания исполнителям.
Напоминания могут создаваться двумя способами:
−
Вручную контролером.
−
В автоматическом режиме.
Для того чтобы создать и отправить напоминание вручную контролеру необходимо
выполнить следующую последовательность действий:
ШАГ 1. Установите курсор на папке На контроле.
ШАГ 2. Откройте документ Поручение. Документ открывается двойным кликом на
любом месте строки или одинарным кликом на значок (
).
ШАГ 3.
Перейдите на закладку Напоминание.
ШАГ 4.
Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно Напоминание (см. Рисунок
43),
Рисунок 43 СДОУ. Окно «Напоминание»
75
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
ШАГ 5.
Введите текст напоминания и заполните поле Адресат.
ШАГ 6.
Нажмите кнопку ОК. Адресату в папку Поступившие / Уведомления
поступит уведомление. На закладке Напоминания отразится дата и
время направления уведомления, текст, ФИО автора напоминания и
адресата.
В автоматическом режиме напоминания создаются и отправляются исполнителям
Системой. Автоматические напоминания отображаются на закладке Напоминания
документа Поручение вместе с напоминаниями созданными контролером. Текст, срок и
период напоминания настраиваются администратором или пользователем, которому дано
право настройки напоминаний.
7.2 Ознакомление с напоминаниями
Напоминание поступает в папку Поступившие/Уведомление в виде уведомления.
Порядок действий при ознакомлении с уведомлением описан в п. 3.19.
7.3 Создание примечаний
Примечание имеет право создавать пользователь, который является контролером
и/или автором поручения по документу.
Примечание в Системе можно создать двумя способами:
−
Через карточку задач: На контроль, Проверка результатов исполнения
(после открытия карточки задачи необходимо перейти на документ, нажав на
объект вызова
−
).
Через документ Поручение, ссылки на которые находятся в паках дерева меню
На контроле (для контролера) и На исполнении (для автора поручения).
Для создания примечания необходимо выполнить следующую последовательность
действий:
ШАГ 1. Откройте документ Поручение одним из способов описанных выше.
ШАГ 2. Перейдите на закладку Примечание и нажмите кнопку Добавить. В таблицу
примечания добавиться новая строка.
ШАГ 3. В поле Текст примечания введите необходимый текст.
ШАГ 4. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить текст, или кнопку Удалить,
чтобы удалить созданное примечание. Если примечание было сохранено,
кнопка Удалить становится не доступной для выбора.
76
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
7.4 Снятие документа с контроля
Снять документ с контроля имеет право контролер документа.
Для снятия документа с контроля необходимо выполнить следующие действия:
ШАГ 1. Установите курсор на папке На контроле.
ШАГ 2. В строке с документом, который необходимо снять с контроля нажмите
значок X. Система откроет окно задачи Снять документ с контроля (см.
Рисунок 44).
ШАГ 3. Заполните раздел Замечания/комментарии. Имеется возможность добавить
файл, добавить ссылку на файл.
ШАГ 4. Нажмите кнопку Завершить. Документ исчезнет из папки На контроле.
Рисунок 44 СДОУ. Окно задачи «Снять документ с контроля»
77
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
8 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ОТЗЫВУ ДОВЕРЕННОСТИ
Доверенность считается актуальной до даты окончания действия (включительно) или
до момента ее отзыва.
После даты окончания действия документ автоматически перейдет на этап Архивное
хранение. Всем пользователям, участникам ЖЦ документа, поступят уведомления об
окончании действия доверенности.
Отзыв доверенности возможен только до даты окончания действия и доступен
пользователям с ролью Инициатор доверенности.
Для отзыва доверенности необходимо выполнить следующие шаги:
ШАГ 1. Найдите в папке Номенклатура дел необходимый документ или примените
функцию Поиска документов (см. п. 6 Инструкции пользователя. Том 1).
ШАГ 2. Откройте документ нажатием на гиперссылку или на значок
.
ШАГ 3. Заполните поля Дата отзыва и Основание для отзыва закладки Реквизиты
документа (см. п. 5.8 Инструкции пользователя. Том 1).
ШАГ 4. Нажмите кнопку Отозвать. Система изменит состояние документа на В деле
и направит уведомление об отзыве документа всем участникам ЖЦ
доверенности.
78
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
9 ТИПОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ОТПРАВКЕ ДОКУМЕНТА НА
ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ РАССЫЛКУ
При необходимости отправки документа, завершившего жизненный цикл на
дополнительную рассылку, необходимо выполнить следующие шаги:
ШАГ 1. Найдите в папке Номенклатура дел необходимый документ или примените
функцию Поиска документов (см. п. 6 Инструкции пользователя. Том 1).
ШАГ 2. Откройте документ нажатием на гиперссылку или на значок
.
ШАГ 3. Перейдите на закладку Лист рассылки и заполните таблицу Список
работников для дополнительной рассылки.
При наличии работника в организационной структуре примените следующие
способы:
−
Выбор или удаление работников (см. п. 4.4 Инструкция пользователя.
Том 1);
−
Выбор общих
или личных
списков (см. п.
4.5 Инструкция
пользователя. Том 1);
При отсутствии работника в организационной структуре нажмите кнопку
Добавить E-mail и в зоне свободного ввода текста заполните поля ФИО,
Должность, E-mail.
ШАГ 4. Нажмите кнопку Отправить. Задача На ознакомление поступит работникам,
включенным в список дополнительной рассылки. Информация о дате и
времени отправки документа на дополнительную рассылку отобразиться на
закладке Лист рассылки документа.
79
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10 ЖИЗНЕННЫЕ ЦИКЛЫ ДОКУМЕНТОВ
10.1 ЖЦ Приказа по личному составу, Трудового договора
Графическое представление жизненного цикла Приказа ОРД представлено на рисунке
(см. Рисунок 45).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание документа
Инициатор
Согласование
документа
Согласующие
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Доработка документа
по замечаниям
Инициатор
0
Подписание
Подписывающее
лицо
[Подписание
нецелесообразно]
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Регистрация
Регистратор
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Архивное хранение
Ознакомление
Работник
включенный в лист
рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 45 ЖЦ Приказа по личному составу, Трудового договора
80
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.2 ЖЦ Приказа ОРД
Графическое представление жизненного цикла Приказа ОРД представлено на рисунке
(см. Рисунок 46).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание документа
Инициатор
Согласование
документа
Согласующие
лицо
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Доработка документа
по замечаниям
Инициатор
Подписание
Подписывающее
лицо
Есть замечания к
документу?
[Подписание
нецелесообразно]
[да]
[нет]
Регистрация
Регистратор
Есть замечания к
[да]
документу?
[нет]
Прикрепление
сканированного
подлинника
Администратор
УД
Исполнение,
контроль исполнения
Исполнитель
Контролер
Ознакомление
Архивное хранение
Работник
включенный в
лист рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 46 ЖЦ Приказа ОРД
81
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.3 ЖЦ Исходящего документа
Графическое представление жизненного цикла Исходящего документа представлено
на рисунке (см. Рисунок 47).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание документа
Инициатор
Согласование
документа
Согласующие
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Доработка документа
по замечаниям
Инициатор
0
Подписание
[Подписание
нецелесообразно]
Подписывающее
лицо
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Регистрация
Регистратор
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Архивное хранение
Ознакомление
Работник
включенный в лист
рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 47 ЖЦ Исходящего документа
82
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.4 ЖЦ Входящего документа
Графическое представление жизненного цикла Входящего документа представлено на
рисунке (см. Рисунок 48).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание
Инициатор
Регистрация
Инициатор
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Определение маршрута
Маршрутизатор
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Доработка
Инициатор
[нет]
Рассмотрение
Адресат
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Исполнение,
контроль исполнения
Исполнитель,
Контролер
Ознакомление
Архивное хранение
Работник
включенный в
лист рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 48 ЖЦ Входящего документа
83
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.5 ЖЦ Служебной записки
Графическое представление жизненного цикла Служебной записки представлено на
рисунке (см. Рисунок 49).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание документа
Инициатор
Согласование
[да]
Есть замечания к
документу?
Согласующие
[нет]
Подписание
Подписание
нецелесообразно.
Подписывающее
лицо
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Регистрация
Регистратор
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Визирование
Визирующие
Есть замечания к
документу?
[да]
Доработка документа
по замечаниям
Инициатор
[нет]
Принятие решения
Рассмотрение
нецелесообразно.
Подписывающее
лицо
Есть замечания к [да]
документу?
[нет]
Рассмотрение
Рассматривающее
лицо
[да]
Есть замечания к
документу?
[Замечаний нет,
поручений нет]
[Замечаний нет,
есть поручения]
Исполнение
[Замечаний нет,
есть поручения,
нужен контроль]
Исполнение и
контроль
Исполнитель,
Контролер
Архивное хранение
Ознакомление
Работники
добавленные в
лист рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 49 ЖЦ Служебной записки
84
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.6 ЖЦ Движение работников
Графическое представление жизненного цикла Движения работника представлено на
рисунке (см. Рисунок 50).
Роли
Действия
Начало
процесса
Создание и
регистрация документа
Инициатор
Подписание документа
Подписывающее
лицо
[Подписание
нецелесообразно]
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Доработка по
замечаниям
Инициатор
Согласование
документа
Согласующие
лица
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Рассмотрение
документа
Рассматривающее
лицо
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Берем
работника?
[да]
[нет]
Создание 2-х
поручений
Исполнение,
контроль
исполнения
Архивное хранение
Ознакомление
Автоматически
Исполнитель
Работник
включенный в
лист рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 50 ЖЦ Движения работника
85
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.7 ЖЦ Доверенности
Графическое представление жизненного цикла Доверенности представлено на рисунке
(см. Рисунок 51).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание
Инициатор
Резервирование
номера
Инициатор
Согласование
Согласующие
Есть замечания к
документу?
[нет]
[да]
Доработка
Инициатор
Подписание
Подписывающее
лицо
Есть замечания к
документу?
[Подписание
нецелесообразно]
[да]
[нет]
Выдача
доверенности
Регистратор
Есть замечания к
[да]
документу?
[нет]
Действие
доверенности
Ознакомление
Инициатор
Работник
включенный в
лист рассылки
Архивное хранение
Окончание
процесса
Рисунок 51 ЖЦ Доверенности
86
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.8 ЖЦ Поручения
Графическое представление ЖЦ Поручения представлено на рисунке (см. Рисунок 52).
Роли
Действия
Начало
процесса
Создание и
регистрация
документа
Инициатор
Исполнение
Контроль
Исполнитель
Контролер
Проверка результатов
исполнения
Контролер
Поручение
исполнено?
[нет]
Архивное хранение
Ознакомление
Работник
включенный в
лист рассылки
Окончание
процесса
Рисунок 52 ЖЦ Поручения
10.9 ЖЦ Документ ДПО
Графическое представление ЖЦ Документа ДПО представлено на рисунке (см.
Рисунок 53).
Действия
Роли
Начало
процесса
Создание
Инициатор
Архивное хранение
Ознакомление
Инициатор
Окончание
процесса
Рисунок 53 ЖЦ Документа ДПО
87
СДОУ. Версия 6.5 Инструкция пользователя. Обработка документов. Том 2
10.10 ЖЦ Протокола заседания
Графическое представление жизненного цикла Протокола заседания представлено на
рисунке (см. Рисунок 54).
Начало
процесса
Действия
Роли
Создание документа
Инициатор
Руководство
пользователя
Инициатор
Регистрация документа
Согласование документа
Есть замечания к
документу?
[да]
Согласующие
[нет]
Доработка документа
Инициатор
Подписание секретарем
Есть замечания к
документу?
[да]
Подписывающее
лицо
[нет]
Подписание председателем
Подписывающее
лицо
Есть замечания к
документу?
[да]
[нет]
Создание выписок
Создание поручений
Инициатор
Исполнение,
контроль
Инициатор,
Контролер
Ознакомление с
выписками
Работник включенный
в списки выписки
Архивное хранение
Ознакомление
Работник включенный
в списки рассылки
Окончание процесса
Рисунок 54 ЖЦ Протокола заседания
88