Маркетинговые исследования поставщиков как

Материал для разработки инструкции по повышению режима экономической безопасности в
закупочной деятельности компании.
Маркетинговые исследования поставщиков как
инструмент повышения рентабельности бизнеса и обеспечения
экономической безопасности в предприятия.
Пошаговая технология
В связи с тем, что_______________________(название предприятия) имеет
структуру затрат со значительной долей расходов на сырье, комплектующие и услуги
поставщиков, для повышения рентабельности бизнеса и обеспечения режима
экономической безопасности на предприятии необходимо решить следующие задачи:
- снижение издержек на закупки в абсолютном значении;
- контроль службы закупок;
Решение:
- проводить выборочные маркетинговые исследования рынка поставщиков по
позициям, наиболее весомым в общей статье затрат на ежемесячные закупки.
С помощью представленной пошаговой технологии исследования могут
проводиться силами штатных сотрудников, не имеющих опыта в маркетинге.
Технология проведения исследования рынка поставщиков
ШАГ 1. ВЫДЕЛЕНИЕ АССОРТИМЕНТНЫХ ЕДИНИЦ ДЛЯ АНАЛИЗА
Составление
матрицы закупок
сырья
Матрица
Планирование регулярности
анализа по каждой единице
Ранжирование
ассортимента
по объему затрат
Рейтинг
Планграфик
Определение наиболее
весомых позиций по
ежемесячным затратам
Список
1.1. Составить матрицу закупок по категориям сырья (объем закупок в кг, шт,
и т.д. затраты на закупку по каждому виду продуктов, тыс. руб.). Источник
информации: бухгалтерская отчетность по закупкам сырья за месяц.
Пример:
№ Закупки по категориям Количество
1.
Металл
Тыс. руб. % от общих
(кг, шт, л, и т.д). в месяц
затрат.
250 т.
28%
1250
затрат на категории
1.2. Определить наиболее весомые категорииСтруктура
и наименования
продуктов в
продуктов
матрице закупок (по стоимости).
1.3.
Составить
план-график
мониторинга
по
каждому
продукту,
входящему
в
выделенную «стратегическую»
группу
по
закупкам.
Регулярность
по
каждому
продукту: 1 – 2 раза в год
4%
4%
5%
28%
7%
7%
7%
12%
26%
мясо и мясопродукты
рыба и морепродукты
овощи, зелень
фрукты
алкоголь
деликатесы
крупа, бакалея
консервация
прочее
ШАГ 2. АНАЛИЗ ЗАКУПОЧНЫХ ЦЕН ПРОДУКТА ПО ПОСТАВЩИКАМ,
УДОВЛЕТВОРЯЮЩИМ ВСЕМ УСЛОВИЯМ ПОСТАВКИ
2.1. Отсортировать поставщиков по возрастающей цены поставки. Вывести
минимальную,
максимальную
и
среднюю
цену
поставки
(как
среднеарифметическую).
2.2. Сравнить цены альтернативных поставщиков с закупочными ценами
идущих поставок. Определить рейтинг используемых поставщиков в
отсортированном по цене списке.
2.3. Рассчитать величину упущенной выгоды от закупки товара по текущим
ценам по сравнению с минимальными и средними ценами альтернативных
поставщиков. Упущенная выгода в месяц будет равна произведению
среднемесячного объема закупки товара (в кг) на разницу текущей и
альтернативных цен (минимальной или средней).
ШАГ 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОБНЫХ ПОСТАВОК
Заказ пробной партии
продукта у
поставщиков с ценами
ниже средней
Заключение
по качеству
продукта:
технолог,
производство
Заключение по
условиям поставки
и оплаты: склад,
бухгалтерия
Составление
окончательного
рейтинга наиболее
выгодных
поставщиков
Сопоставление
заявленных и
реальных условий
поставки и качества
продукта
Рейтинг
наиболее
подходящих
поставщиков
ВЫВОДЫ:
 «Перетряхивание» поставщиков по основным видам закупок может дать
экономию расходов до 3-10%. При сохраняющейся структуре затрат,
рентабельность предприятия вырастает быстрее.
 Если упущенная выгода, рассчитанная по средней альтернативной цене,
будет составлять менее 1-3% от объема закупки, работа отдела снабжения
может быть признана удовлетворительной.
 Если упущенная выгода, рассчитанная по минимальной альтернативной
цене, составит менее 1-3% от объема закупки, сотрудники отдела
снабжения заслуживают премирования.
 Регулярность аналогичных исследований по каждому «стратегическому»
виду закупки целесообразно устанавливать не реже, чем 2 раза в год.
Порядок осуществления закупок
Выбранный товар для предприятия может закупаться как непосредственно у
производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на
выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на
каких условиях осуществляется реализация. Так например, закупая товар у
производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного
формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для
производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую
номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у
посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и
поставках его потребителю является более выгодным.
Другим преимуществом закупки товара у посредника является возможность
приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими
партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается
объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.
Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у
посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.
Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:
для мелкооптовых покупателей — 100 руб. за ед.
для крупнооптовых покупателей — 80 руб. за ед.
Посредник, закупив крупную партию по 80 руб., разукрупняет ее и реализует
мелкооптовым покупателям с 15 процентной наценкой, т.е. по 92 руб. за ед.
Поскольку посредник специализируется на разукрупнении партии, то при установки
небольшой наценки на реализуемый товар посредник покрывает свои издержки и
имеет прибыль.
Установленная изготовителем маржа между ценой для мелкооптовых и
крупнооптовых покупателей в размере 25% направлена в первую очередь на
стимулирование продажи товара крупными партиями. Размер маржи зависит от того
на кого ориентируется изготовитель. Если изготовитель заинтересован в реализации
товара мелкооптовым покупателям, то маржа будет минимальна. В данном примере
она не превышает 15 %.
Немаловажным фактором, влияющим на принятие решения об осуществлении
закупок, является удаленность склада продавца от склада покупателя. При наличии
выше перечисленных факторов в пользу посредника может оказаться, что посредник
может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем
изготовитель товара. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут
превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.
Определение сроков и размеров закупок сводится к расчетам по какой-либо одной
формуле и считается формальной механической работой.
Нерационально уделять партиям, играющим незначительную роль в производстве, то
же внимание, что и материалам первостепенной важности (принцип Парето).
В зависимости от затрат, материалы делятся на 3 класса А, В, С.
А - немногочисленные но важные материалы, которые требуют больших вложений.
В - относительно второстепенные материалы, требующие меньшего внимания, чем А.
С - составляет значительную часть в номенклатуре, недорогие, на них приходятся
наименьшая часть вложений в запасы.
Методика поиска поставщиков
Эффективная работа по закупкам напрямую зависит от результатов деятельности
связанной с отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлению
потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не
разовый, а постоянный характер, так как производство имеет тенденцию к
расширению и на рынке появляются новые компании, а также материалы. Для поиска
поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:
1 этап — поиск потенциальных поставщиков.
Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм
действий:
проведение конкурсов (тендеров);
изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах
массовой информации и т.п.);
посещение ярмарок, выставок;
личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные обзвоны,
деловые встречи).
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных
поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье,
материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи.
Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает
точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает
проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего
поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:
формирование условий тендера;
разработка и публикация тендерной документации;
рекламная кампания;
проверка оценочной квалификации участников тендера;
проведение анализа тендерных предложений;
определение победителя тендера.
По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который
может постоянно дополняться.
2 этап — проверка поставщиков.
Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность,
финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать нашим
долгосрочным поставщиком, становиться нашим партнером. Именно на стадии
знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии
сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у предприятия
могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства, что может привести
к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до
заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена
информация из следующих источников:
личная встреча с руководством компании;
финансовая отчетность поставщика;
местные источники (действующие на данной территории юридические лица или
«осведомители» официальных органов);
банки и финансовые институты;
конкуренты потенциального поставщика;
торговые ассоциации;
информационные агентства;
государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие
открытой для ознакомления информацией).
Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.
3 этап — анализ потенциальных поставщиков.
Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо
провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный
перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев,
позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких
критериев может быть достаточно велико. Основные критерии, на которых
осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством
продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает
выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и
количеству поставляемой продукции.
К другим не маловажным критериям относятся следующие:
финансовое положение поставщика;
сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
наличие резервных мощностей;
повышение качества выпускаемой продукции;
удаленность поставщика от потребителя;
организация управления качеством у поставщика;
способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы
поставляемого оборудования;
профессиональный уровень персонала;
текучесть кадров и др.
В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется
перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению
договоров.
4 этап — оценка надежности поставщика.
По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по
уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки,
позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо
выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.
Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с
точки зрения целей производственного процесса. Отсутствие комплектующих,
требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса.
Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.
Алгоритм определения надежности поставок:
Сопоставление даты поставки плановой и фактической.
Определение времени опоздания.
Сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев
недопоставки продукции.
Определение объема недопоставки продукции
Определение условного опоздания в случае недопоставки
Определение общей величины опозданий
Определение количества случаев отказа.
Определение общей величины отказов где Т - общее число дней в периоде.
Определение интенсивности отказов
Определение коэффициента готовности поставок
Надежность снабжения чем выше этот коэффициент, тем надежнее снабжение.
Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения
производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным
критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.
Схема взаимодействия и контроля в финансово-закупочной деятельности
предприятия..
аналитические справки
тендеровые справки
Финансовая служба
запрос
контроль
Подразделение
Экономической безопасности
рекомендации по сотрудничеству
запрос на проверку надёжности поставщиков
Отделы снабжения
ФНПЦ ОАО «завод» имеет структуру затрат со значительной долей расходов на
сырье, комплектующие и услуги поставщиков, поэтому для повышения
рентабельности бизнеса и обеспечения режима экономической безопасности на
предприятии целесообразно решить следующие задачи:
- снижение издержек на закупки в абсолютном значении;
- контроль службы закупок;
Схема взаимодействия и контроля в финансово-закупочной
деятельности предприятия.
аналитические справки
тендеровые справки
Финансовая служба
запрос
контроль
Подразделение
Экономической безопасности
Управление МТО
и комплектации
рекомендации по сотрудничеству
запрос на проверку надёжности поставщиков
Методика поиска поставщиков
Эффективная работа по закупкам напрямую зависит от результатов деятельности
связанной с отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлению
потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не
разовый, а постоянный характер, так как производство имеет тенденцию к
расширению и на рынке появляются новые компании, а также материалы. Для поиска
поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:
1 этап — поиск потенциальных поставщиков.
Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм
действий:
проведение конкурсов (тендеров);
изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах
массовой информации и т.п.);
посещение ярмарок, выставок;
личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные обзвоны,
деловые встречи).
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных
поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье,
материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи.
Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает
точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает
проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего
поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:
формирование условий тендера;
разработка и публикация тендерной документации;
рекламная кампания;
проверка оценочной квалификации участников тендера;
проведение анализа тендерных предложений;
определение победителя тендера.
По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который
может постоянно дополняться.
2 этап — проверка поставщиков.
Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность,
финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать нашим
долгосрочным поставщиком, становиться нашим партнером. Именно на стадии
знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии
сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у предприятия
могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства, что может привести
к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до
заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена
информация из следующих источников:
личная встреча с руководством компании;
финансовая отчетность поставщика;
местные источники (действующие на данной территории юридические лица или
«осведомители» официальных органов);
банки и финансовые институты;
конкуренты потенциального поставщика;
торговые ассоциации;
информационные агентства;
государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие
открытой для ознакомления информацией).
Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.
3 этап — анализ потенциальных поставщиков.
Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо
провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный
перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев,
позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких
критериев может быть достаточно велико. Основные критерии, на которых
осуществляется анализ потенциальных поставщиков, является ценой и качеством
продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает
выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и
количеству поставляемой продукции.
К другим не маловажным критериям относятся следующие:
финансовое положение поставщика;
сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
наличие резервных мощностей;
повышение качества выпускаемой продукции;
удаленность поставщика от потребителя;
организация управления качеством у поставщика;
способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы
поставляемого оборудования;
профессиональный уровень персонала;
текучесть кадров и др.
В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется
перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению
договоров.
4 этап — оценка надежности поставщика.
По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по
уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки,
позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо
выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.
Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с
точки зрения целей производственного процесса. Отсутствие комплектующих,
требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса.
Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.