АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ исполнения общей государственной функции исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
исполнения общей государственной функции исполнительных органов
государственной власти Санкт-Петербурга
«Представление по поручению Губернатора Санкт-Петербурга интересов
Санкт-Петербурга в органах государственной власти и неправительственных
организациях зарубежных стран, международных организациях по вопросам,
находящимся в компетенции исполнительного органа
государственной власти Санкт-Петербурга»
1. Общие положения
1.1. Наименование государственной функции: «Представление по поручению
Губернатора Санкт-Петербурга интересов Санкт-Петербурга в органах государственной
власти и неправительственных организациях зарубежных стран, международных
организациях по вопросам, находящимся в компетенции исполнительного органа
государственной власти Санкт-Петербурга» (далее – государственная функция).
1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 04.01.1999 № 4-ФЗ "О координации международных и
внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации" (Российская газета, № 8,
16.01.99, Собрание законодательства Российской Федерации № 2, 11.01.99, Ведомости
Федерального Собрания РФ № 2, 11.01.99);
Уставом
Санкт-Петербурга
("Вестник
Законодательного
Собрания
Санкт-Петербурга", № 2, 26.02.1998);
Законом Санкт-Петербурга от 18.06.2008 № 418-70 "О международном
сотрудничестве, международных и внешнеэкономических связях Санкт-Петербурга"
(Санкт-Петербургские ведомости, № 133, 22.07.2008, Вестник Законодательного собрания
Санкт-Петербурга, № 27, 15.09.2008);
Законом Санкт-Петербурга от 30.06.2005 № 399-39 «О государственной
гражданской службе Санкт-Петербурга» (Санкт-Петербургские ведомости, № 120,
05.07.2005, Новое в законодательстве Санкт-Петербурга. Прил.к Вестнику
Законодательного собрания СПб, № 18, 07.07.2005, Вестник Администрации
Санкт-Петербурга,
№
8,
29.08.2005,
Вестник
Законодательного
собрания
Санкт-Петербурга, № 10, 28.10.2005)
Законом Санкт-Петербурга от 14.03.2007 № 83-21 «О служебных командировках
лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга и должности
государственной гражданской службы Санкт-Петербурга» (Информационный бюллетень
Администрации Санкт-Петербурга, № 12, 26.03.2007, Вестник Законодательного собрания
Санкт-Петербурга, № 9, 26.03.2007, Вестник Администрации Санкт-Петербурга, № 4,
26.04.2007);
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 №100 «Об
утверждении Регламента Правительства Санкт-Петербурга» ("Информационный
бюллетень Администрации Санкт-Петербурга", №1, 05.01.2004);
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 14.04.2009 № 380 "О мерах
по реализации Закона Санкт-Петербурга "О международном сотрудничестве,
международных и внешнеэкономических связях Санкт-Петербурга" (Утро Петербурга, №
47-48, 14-17 мая 2009 года, Вестник Администрации Санкт-Петербурга, № 6, 26.06.2009);
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 17.12.2009 № 1446 "О
порядке направления в служебные командировки лиц, замещающих государственные
2
должности Санкт-Петербурга и должности государственной гражданской службы СанктПетербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга"
Положением об исполнительном органе государственной власти, утверждённым
постановлением Правительства Санкт-Петербурга1;
Регламентом и/или Инструкцией по делопроизводству2 в исполнительном органе
государственной власти Санкт-Петербурга (далее – ИОГВ)3
1.3. Государственная функция исполняется ИОГВ.
1.4.
Государственная функция исполняется в отношении неопределенного круга
органов власти, организаций, учреждений и предприятий.
2. Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции
2.1.1. Конечным результатом исполнения государственной функции является
участие должностных лиц ИОГВ в мероприятиях, организованных
органами
государственной власти, неправительственными организациями зарубежных стран,
международными организациями на территории иностранных государств.
2.1.2. Место нахождения и график работы ИОГВ, официальный сайт4.
2.1.3. Адреса официальных сайтов, электронные адреса и справочные телефоны
ИОГВ для получения информации, связанной с исполнением государственной функции, а
также для обращений заинтересованных лиц размещаются на официальном сайте
Администрации Санкт-Петербурга www.gov.spb.ru.
2.1.4. Информация по вопросам исполнения государственной функции, в том числе
о ходе ее исполнения, предоставляется в соответствии с письменными обращениями
заинтересованных лиц и устными обращениями по телефонам, а также при личном
приеме заинтересованного лица, либо его законного представителя.
2.1.5. По справочному номеру телефона предоставляется следующая информация,
связанная с исполнением государственной функции:
об ИОГВ, учреждениях и организациях, участвующих в исполнении
государственной функции;
о порядке выполнения государственной функции;
о месте размещения справочных материалов по вопросам исполнения
государственной функции.
2.1.6. При ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения по
вопросам исполнения государственной функции работники ИОГВ подробно и в
корректной форме информируют обратившихся заявителей по вопросам выполнения
государственной функции.
Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании органа, в
который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста,
принявшего телефонный звонок.
Во время разговора специалисты четко произносят слова, избегают параллельных
разговоров с окружающими людьми и не прерывают разговор по причине поступления
звонка на другой аппарат.
Специалист, осуществляющий устное консультирование, принимает все
необходимые меры для ответа, в том числе и с привлечением других специалистов.
Указываются реквизиты соответствующего постановления.
Указываются реквизиты нормативного правового акта, утверждающего Регламент и Инструкцию по
делопроизводству.
3
Указывается наименование ИОГВ.
4
Указывается применительно к конкретному ИОГВ.
1
2
3
В случае если специалист, к которому обратился заявитель, не может ответить на
данный вопрос в настоящий момент, то он предлагает заявителю назначить другое
удобное для заявителя время для сообщения запрашиваемой информации.
2.1.7. Информация, указанная в пунктах 2.1.2.,2.1.3. настоящего регламента,
размещается на информационных стендах по месту нахождения ИОГВ, на официальном
сайте Администрации Санкт-Петербурга www.gov.spb.ru и на официальном сайте ИОГВ в
сети интернет. Актуализация информации производится по мере необходимости, но не
реже одного раза в полугодие.
Ответственным за поддержание информации в актуальном состоянии является
ИОГВ, о котором данная информация составлена.
2.2. Сроки исполнения государственной функции
2.2.1. Сроки исполнения государственной функции определяется Губернатором
Санкт-Петербурга, членами Правительства Санкт-Петербурга, руководителями ИОГВ и
их подразделений в соответствии с их компетенцией.
2.2.2. Сроки прохождения отдельных административных процедур:
Срок разработки программы участия представителей ИОГВ в международном
мероприятии, как правило, не должен превышать 14 дней, если в поручении не установлен
другой срок.
2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
2.3.1. Государственная функция не исполняется в случае, если:
2.3.2.1. Поручение по исполнению функции исходит от лиц, не
указанных в п. 2.2.1.
2.3.2.2.
Поручение по исполнению функции является неправомерным и
выполнение функции не представляется возможным без нарушения действующего
законодательства.
3. Административные процедуры (действия)
Представление интересов Санкт-Петербурга в органах государственной власти
неправительственных организациях зарубежных стран, международных организациях по
вопросам, находящимся в компетенции ИОГВ включает в себя следующие
административные процедуры:
- разработка программы участия представителей ИОГВ в международном
мероприятии;
- оформление необходимых документов;
- участие представителей ИОГВ в международном мероприятии;
- подготовка отчета по итогам участия в мероприятии.
3.1. Разработка программы участия в международном мероприятии
3.1.1. Основанием для начала административной процедуры является поручение
Губернатора Санкт-Петербурга.
3.1.2. Работу по разработке программы участия представителей ИОГВ
в
международном мероприятии (далее - программа) организуют руководители структурных
подразделений ИОГВ по предметам ведения. Руководитель структурного подразделения
ИОГВ Санкт-Петербурга назначает исполнителя (исполнителей), ответственных за
организацию участия представителей ИОГВ в международном мероприятии.
4
Исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом
«ответственный», является ответственным исполнителем по организации участия ИОГВ в
международном мероприятии.
Срок разработки программы, как правило, не должен превышать 14 дней, если в
поручении не установлен другой срок.
3.1.3. В процессе работы над проектом программы ответственный исполнитель:
- изучает программу мероприятия, предоставленную приглашающей стороной, при
необходимости запрашивает у приглашающей стороны дополнительную информацию;
- изучает относящиеся к теме мероприятия правовые акты Российской Федерации,
законодательство Санкт-Петербурга, и иные материалы по рассматриваемому вопросу;
- разрабатывает проект программы участия в мероприятии и согласовывает
программу с приглашающей стороной;
- осуществляет сбор предложений и согласовывает со всеми заинтересованными
структурными подразделениями и должностными лицами списочный состав группы,
направляемой ИОГВ для участия в мероприятии, кандидатуру руководителя группы;
- разрабатывает смету расходов на участие в международном мероприятии;
- организует подготовку проектов докладов, презентаций, сообщений;
- осуществляет подготовку информационных материалов, при необходимости
направляя запросы в иные ИОГВ и сторонние организации;
- направляет разработанный проект программы, смету расходов, список участников
мероприятия и другие материалы руководителю структурного подразделения ИОГВ для
согласования и визирования.
3.1.4. Руководитель структурного подразделения ИОГВ направляет проект
программы, смету расходов, список участников мероприятия и другие материалы
руководителю ИОГВ на утверждение.
3.1.5. Ответственный исполнитель организует перевод информационных
материалов и докладов на рабочие языки мероприятия.
3.1.6. Ответственность за заключение договоров о предоставлении услуг по
организации мероприятия с приглашающей стороной (при необходимости) возлагается на
финансовый отдел ИОГВ.
3.2. Оформление необходимых документов
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является утверждение
программы участия в мероприятии руководителем ИОГВ
3.2.2. Ответственный исполнитель готовит служебную записку - предложение о
командировании государственных служащих.
В служебной записке указываются фамилия, имя, отчество, должность каждого
командируемого лица, цель, сроки командировки, маршрут, источник и условия
финансирования поездки, а также обоснование ее целесообразности. В случае
командирования нескольких лиц в служебной записке указывается руководитель
делегации (группы).
3.2.3. К служебной записке прилагаются приглашение принимающей стороны и
его перевод на русский язык. В приглашении должны быть указаны сроки, маршрут и
условия финансирования поездки, краткие сведения о принимающей стороне (название,
адрес места нахождения, телефон). К служебной записке также прилагается копия
международного
договора
(соглашения,
протокола)
подтверждающего,
что
командирование за границу осуществляется в соответствии с этим международным
договором (соглашением, протоколом). При отсутствии указанных документов к
служебной записке прилагаются иные документы, подтверждающие, что командирование
за границу осуществляется на взаимной основе по договоренности федеральных органов
государственной власти или органов государственной власти Санкт-Петербурга или иных
5
субъектов Российской Федерации с государственными органами иностранного
государства, международными или зарубежными организациями.
3.2.4. Руководитель ИОГВ утверждает предложение о командировании.
3.2.5. Ответственный исполнитель направляет предложение о командировании на
согласование в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга, Финансово-бухгалтерское
управление Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также вице-губернатору
Санкт-Петербурга, отвечающему за решение вопросов законности, правопорядка и
безопасности, внешних связей Санкт-Петербурга, развития туризма, информатизации и
связи в целях обеспечения законности и безопасности.
3.2.6. Согласованное предложение о командировании представляется для
утверждения вице-губернатору Санкт-Петербурга, непосредственно координирующему и
контролирующему деятельность данного ИОГВ.
3.2.7. Ответственный
исполнитель
разрабатывает
проект
приказа
о
командировании государственных служащих для участия в международном мероприятии.
Проект приказа согласовывается и визируется руководителем структурного
подразделения и направляется руководителю ИОГВ для утверждения.
3.2.8.
Руководитель
ИОГВ
утверждает
приказ
о
командировании
государственных служащих для участия в международном мероприятии
3.2.9.
Копия приказа о командировании государственных служащих
направляется в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга и в Управление кадров и
государственной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в день издания
приказа.
3.2.10. В случае изменений в составе группы командируемых лиц, отмены
командировки или изменения ее срока лицо, ответственное за оформление командировки,
должно сообщить об этом в тот же день в Управление кадров и государственной службы
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и Комитет по внешним связям СанктПетербурга для внесения изменений в правовой акт о командировании государственного
служащего.
3.2.11. Согласие на продление срока командировки или изменение условий
пребывания на территории иностранного государства дается вице-губернатором СанктПетербурга, непосредственно координирующим и контролирующим деятельность ИОГВ.
3.2.12. Продление срока командировки и изменение условий пребывания за
границей лиц, указанных в пункте 2.1.2 Положения, оформляется путем внесения
изменений и дополнений в правовой акт о командировании государственного служащего.
3.2.13. Ответственный исполнитель организует оформление всех необходимых для
выезда участников группы документов.
3.2.14. Для оформления заграничного паспорта государственного служащего (если
заграничный паспорт отсутствует) в Комитет по внешним связям и туризму СанктПетербурга направляются следующие документы:
- копия правового акта о командировании государственного служащего (служебная
записка о командировании государственного служащего);
- два экземпляра заявления командируемого лица по установленной форме,
заверенные кадровой службой исполнительного органа государственной власти СанктПетербурга, в котором командируемое лицо занимает должность государственной службы
Санкт-Петербурга;
- паспорт гражданина Российской Федерации и военный билет (для
военнообязанных);
- три фотографии установленного образца;
- документ, подтверждающий оплату государственной пошлины и иных
установленных платежей.
6
3.2.15. Для получения въездной визы иностранного государства в отдел
обеспечения международных мероприятий Комитета по внешним связям и туризму
Санкт-Петербурга направляются следующие документы:
- копия правового акта о командировании государственного служащего (служебная
записка о командировании государственного служащего);
- приглашение принимающей стороны в оригинале с переводом на русский язык;
- заграничный паспорт;
- посольские анкеты (заполняются по требованию иностранных государств);
- документ, подтверждающий уплату консульского сбора;
- фотографии установленного образца;
- документ, подтверждающий оплату медицинской страховки;
- иные документы в соответствии с требованиями, установленными
законодательством иностранного государства.
3.2.16. Сотрудник организационного отдела ИОГВ разрабатывает оптимальный
маршрут следования группы
к месту проведения мероприятия и осуществляет
бронирование и получение проездных документов для участников мероприятия.
3.2.17. Для расчета связанных с командировкой расходов участников группы, в
бухгалтерскую службу ИОГВ не менее чем за пять рабочих дней до отъезда в
командировку направляются следующие документы:
- копия приказа о командировании с положительной резолюцией вице-губернатора
Санкт-Петербурга;
- копия приглашения принимающей стороны с заверенным переводом на русский
язык;
- заграничные паспорта.
3.2.18. Бухгалтерская служба ИОГВ производит:
- расчет расходов, связанных с командировкой, в соответствии с нормами
возмещения расходов при командировании на территории иностранных государств,
предусмотренными действующим законодательством, в иностранной валюте и в рублях в
случае, если маршрут командировки включает в себя перемещение по территории
Российской Федерации;
- оформление банковских документов по установленной форме на получение
наличной иностранной валюты;
- оплату проездных документов;
- оплату консульского сбора;
- оплату иных расходов, предусмотренных приказом о командировании
государственных служащих.
3.2.19. Участники группы получают иностранную валюту в -бухгалтерской службе
ИОГВ.
3.2.20. Вместе с выездными документами готовится служебное задание на
командировку
государственного
служащего,
которое
является
документом,
определяющим задачи командировки.
3.2.21. задание разрабатывается ответственным исполнителем, визируется
руководителем структурного подразделения ИОГВ и утверждается руководителем ИОГВ.
3.2.22. Служебное задание должно содержать следующие положения:
наименование страны командирования, сроки и цель командировки, состав делегации
(группы), перечень вопросов, подлежащих решению или изучению делегацией (группой) в
целом и при необходимости каждым членом делегации (группы) в отдельности.
3.2.23. Кадровая служба ИОГВ делает необходимые записи в журнале регистрации
государственных служащих, убывающих в командировку.
3.2.24. Кадровая служба ИОГВ выдает командировочные удостоверения согласно
приложению к Положению о порядке направления в служебные командировки в пределах
Российской Федерации лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга
7
и должности государственной службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга, в случаях если отметки в заграничном
паспорте о пересечении государственной границы Российской Федерации на пунктах
пропуска через государственную границу Российской Федерации не ставятся.
3.3.
Участие в мероприятии
3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является оформление
документов, указанных в п.3.2. и выезд группы для участии в мероприятии.
3.3.2. Участие в мероприятии осуществляется в соответствии с программой
мероприятия и служебным заданием
3.4. Подготовка отчета по итогам участия в мероприятии
3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является
возвращение участников мероприятия из командировки.
3.4.2. Участники группы в течение трех служебных дней после возвращения из
служебной командировки на территорию иностранного государства обязано представить в
бухгалтерскую службу ИОГВ авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной
командировкой на территорию иностранного государства суммах по установленной
форме и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в
служебную командировку денежному авансу на командировочные расходы.
3.4.3. К авансовому отчету прилагаются:
- чек об оплате виз;
- квитанция об оплате медицинской страховки;
- копия заграничного паспорта (копии заграничных паспортов) с отметками
пунктов пропуска через Государственную границу Российской Федерации;
- документы, подтверждающие фактические расходы на проезд;
- документы, подтверждающие фактические расходы, связанные с наймом жилого
помещения;
- документы, подтверждающие расходы, произведенные с разрешения
руководителя ИОГВ или уполномоченного им лица.
3.4.4. Руководитель группы в течение трех рабочих дней после возвращения из
служебной командировки на территорию иностранного государства обязан подготовить
отчет о проделанной (выполненной) работе за период пребывания в служебной
командировке на территории иностранного государства.
3.4.5. Отчет о проделанной (выполненной) работе за период пребывания в
служебной командировке на территории иностранного государства должен содержать
информацию о ходе выполнения служебного задания, выводы и предложения. В случае
невыполнения отдельных положений служебного задания указываются причины их
невыполнения. Если в период служебной командировки на территории иностранного
государства проводились переговоры по тем или иным аспектам развития
международного сотрудничества, необходимо подробно изложить их результаты с
приложением подготовленных, согласованных и подписанных документов (если таковые
имеются) и предложениями принимавшей стороны.
3.4.6. Руководитель группы направляет отчет по итогам мероприятия
руководителю структурного подразделения ИОГВ для согласования и визирования.
Согласованный руководителем структурного подразделения ИОГВ отчет направляется
руководителю ИОГВ для утверждения.
3.4.7. Утвержденный руководителем ИОГВ отчет направляется сектором
делопроизводства не позднее пяти рабочих дней после ее проведения в Комитет по
внешним связям и туризму Санкт-Петербурга.
8
4.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также
принимаемого им решения при исполнении государственной функции
4.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых)
в ходе исполнения государственной функции, производится в соответствии с
действующим законодательством. Заинтересованное лицо вправе обжаловать решения,
принятые в ходе исполнения государственной функции, действие (бездействие)
должностных лиц ИОГВ Санкт-Петербурга в досудебном (внесудебном) и судебном
порядке.
4.2. Заинтересованное лицо (его представитель) может сообщить о нарушении
своих прав и законных интересов, действиях или бездействиях должностных лиц ИОГВ
Санкт-Петербурга, нарушении положений настоящего Регламента, некорректном
поведении или нарушении служебной этики. Заинтересованное лицо может обратиться с
жалобой к руководителю ИОГВ Санкт-Петербурга, а также в Управление по обращениям
и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
4.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
является устное или письменное обращение Заинтересованного лица. Заинтересованное
лицо (его представитель) может сообщить о нарушении своих прав и законных интересов,
действиях или бездействиях должностных лиц ИОГВ Санкт-Петербурга через
официальный интернет-сайт Правительства Санкт-Петербурга, электронную почту или
письмом, а также на личном приеме.
4.4. При письменном обращении Заинтересованное лицо в своей жалобе в
обязательном порядке указывает:
- наименование ИОГВ Санкт-Петербурга, в который направляется жалоба;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к
письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
4.5. В случае, если в письменном обращении заинтересованного лица содержится
вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с
ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые
доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о
безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному
вопросу. О данном решении в адрес заинтересованного лица, направившего обращение,
направляется сообщение.
4.6. Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов в
ИОГВ Санкт-Петербурга, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
4.7. Заинтересованное лицо может обратиться с жалобой на решение или действие
(бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе исполнения государственной функции
на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), устно либо
письменно в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора СанктПетербурга.
Обращения заинтересованного лица, содержащие обжалование решений, действий
(бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным
лицам для рассмотрения и (или) ответа.
4.8. Жалоба заинтересованного лица должна быть рассмотрена не позднее 30 дней
с момента регистрации.
4.9. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) руководителем ИОГВ
Санкт-Петербурга, либо сотрудником
Управления по обращениям и жалобам
9
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, рассматривающим жалобу, принимается
решение об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований, изложенных в
обращении, о чем заинтересованное лицо информируется в письменной форме (дается
ответ по существу поставленных вопросов в обращении). О результатах рассмотрения
жалобы заинтересованное лицо должно быть уведомлено письменно.
4.10. Местонахождение Управления по обращениям и жалобам Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга:
191060, Санкт-Петербург, Смольный
График предоставления справочной информации:
Понедельник-четверг 9:00-18:00,
Пятница 9:00-17:00,
Выходные дни: суббота, воскресенье.
Телефоны для справок:
576-7051 информирование о правилах рассмотрения обращений (жалоб),
576-78-06 информирование о стадии рассмотрения обращения (жадобы),
576-6094 приемная граждан Правительства Санкт-Петербурга.
Адрес официального интернет-сайта Администрации Санкт-Петербурга:
http://gov.spb.ru,
Адреса электронной почты: adm@gov.spb.ru, ukog@gov.spb.ru