2. Цели и задачи.

«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Система
Электронного
Документооборота
«СЭД Корпорация»
Техническое
описание
1
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
Содержание
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
2.3
2.4
3
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
4
4.1
4.2
4.3
4.3.1
4.4
4.4.1
4.4.2
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.6
4.6.1
4.7
4.7.1
4.7.2
4.7.3
4.7.4
4.7.5
4.7.6
4.8
4.8.1
4.8.2
4.8.3
4.8.4
4.8.5
4.9
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.9.4
4.9.5
4.9.6
4.9.7
ТОО «ISS LAB»
стр.
Общие положения……................................................................................ 4
Введение …………………………………………………............................ .4
Общие положения концепции ...........................................…….. .…........ .4
Цели и задачи………………………………………………………………. 4
Экономический эффект от внедрения системы .......................................4
Решаемые задачи ...........................................................................................8
Принципы построения ..................................................................................8
Состав системы ..............................................................................................9
Базовые средства коммуникаций………………………………………... 9
Электронная почта NotesMail .....................................................................9
Почтовые шлюзы .........................................................................................10
Шлюзы в глобальные сети ........................................................................10
Lotus Notes — сервер Intranet…………………………………………… 10
Выход в WWW..............................................................................................10
Система электронного документооборота и делопроизводства……. 11
Назначение системы ..………………………………………………….. ...11
Основные решаемые задачи ......................................................................11
Архитектура СЭД.........................................................................................11
Общая архитектура .....................................................................................11
Структурная схема ......................................................................................15
Организация и «системная» организация ..............................................15
Корпоративные и внутренние базы данных ..........................................16
Информационные связи между модулями ..............................................16
Связи по справочным данным ..................................................................16
Сервисные связи ..........................................................................................17
Связи между документами .........................................................................17
Основные функции ......................................................................................18
Общие функции ............................................................................................18
Регистрация входящих документов .........................................................18
Основные функции ......................................................................................18
Состав базы «Общая корреспонденция».................................................19
Регистрация ..................................................................................................19
Передача архивариусу ................................................................................20
Хранение в делах ..........................................................................................20
Документооборот входящих документов ................................................20
Регистрация исходящих документов .......................................................22
Основные функции ......................................................................................22
Состав Исходящих документов .................................................................22
Регистрация ..................................................................................................23
Соотнесение с входящим документом .....................................................23
Использование списков рассылки ...........................................................23
Ведение библиотек рабочих документов .................................................23
Основные функции ......................................................................................23
Ввод и хранение ............................................................................................24
Категоризация документов ........................................................................24
Управление доступом ..................................................................................25
Ознакомление с документом .....................................................................25
Регистрация ..................................................................................................25
Корпоративный режим работы ................................................................26
2
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Архивирование устаревших документов ................................................26
Контроль исполнения документов ...........................................................26
Основные функции ......................................................................................26
Контроль исполнения .................................................................................26
Исполнение резолюций по документу .....................................................27
Исполнение документа................................................................................28
Уведомления .................................................................................................28
Получение справок ......................................................................................28
Справочник организаций...........................................................................28
Основные функции ......................................................................................28
Журнал событий ..........................................................................................29
Основные функции ......................................................................................29
Новый год ......................................................................................................29
Ознакомление (Рецензирование и визирование) ...................................29
Основные функции ......................................................................................29
Создание листа ознакомления...................................................................30
Фиксация ознакомления ............................................................................30
Ведение Нормативно- справочных классификаторов .........................31
Общие функции…………………………………………………………… 31
Номенклатура дел ........................................................................................32
Принципы управления системой .............................................................32
Объекты и субъекты управления .............................................................32
Управление СЭД ........................................................................................33
Список доступа Структуры Организации ..............................................34
Состав Структуры Организации ..............................................................34
Структура организаций и доступ к документам ..................................35
Порядок внедрения......................................................................................36
Подготовительные операции.....................................................................36
Установка СЭД .............................................................................................37
Этапы установки..........................................................................................37
Администрирование ....................................................................................38
Обучение персонала ....................................................................................38
Эксплуатационная документация ............................................................38
Стратегия внедрения системы электронного документооборота.. 39
Стадии проведения работ ...........................................................................40
Пилотный проект.........................................................................................41
Этап разработки архитектуры корпоративной Notes-сети .................41
Этап внедрения базовых средств коммуникаций .................................41
Этап внедрения средств электронного документооборота и
делопроизводства .........................................................................................42
5.3
Обучение ........................................................................................................42
5.3.1 Стратегия обучения.....................................................................................42
6
Организационные мероприятия………………………………………... 43
6.1
Мероприятия ................................................................................................43
7
План выполнения работ по пилотному проекту…………………...….43
7.1
Подготовка к внедрению системы ...........................................................44
8.
Приложение 1. Программа обучения для пользователей СЭД…….. 44
8.1
Содержание базового курса по СЭД .........................................................44
8.2
Содержание курса для делопроизводителей………………………….. 44
9.
Приложение2.Исходныетребованияксерверам………………………..45
4.9.8
4.10
4.10.1
4.10.2
4.10.3
4.10.4
4.10.5
4.10.6
4.11
4.11.1
4.12
4.12.1
4.13
4.14
4.14.1
4.14.2
4.14.3
4.15
4.15.1
4.15.2
4.16
4.16.1
4.16.2
4.16.3
4.16.4
4.16.5
4.17
4.17.1
4.18.
4.18.1
4.18.2
4.18.3
4.18.4
5.
5.1
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
3
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
1. Общие положения.
1.1. Введение.
В данном документе приводится общее описание корпоративной системы электронного
документооборота (далее СЭД), а также принципы и порядок проведения работ по ее
разработке и внедрению.
1.2. Общие положения концепции.
Основное назначение СЭД — создание единого информационного пространства, которое
будет связывать сотрудников учреждения, центров
и территориально-распределенных
подразделений.
СЭД реализована на базе технологии Lotus Notes, что обеспечивает открытый характер
СЭД и дает возможность решить следующие стратегические задачи:
 общекорпоративная электронная почта, обеспечивающая конфиденциальность
внутреннего обмена информацией и возможность выхода на внешние системы
электронной почты, глобальные компьютерные сети и такие средства
электронных коммуникаций, как факсы, пэйджинги и др.;
 электронный документооборот, позволяющий решить задачи «сквозного»
делопроизводства, коллективного ведения проектов, контроля исполнения
решений и др.;
 информационно-справочные услуги и БД коллективного доступа;
 специализированные системы поддержки деловых процессов.
Открытость клиент-серверной архитектуры Lotus/Notes выражена в возможности работать
с хранящейся в собственных базах данных информацией через клиентскую часть Lotus /Notes, а
также через механизм ODBC или с использованием API. Это позволяет решить задачи не
только сегодняшнего дня, но и перспективные задачи: построение единой корпоративной
коммуникационной системы для обеспечения информационного обеспечения и взаимодействия
всех сотрудников Компании, а также задачу интеграции разнородной отчетной информации
предприятий.
2. Цели и задачи.
Экономический эффект от внедрения СЭД.
Центральным вопросом внедрения любой информационной системы является вопрос
экономической эффективности и целесообразности внедрения ее в организации.
Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый
результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижения.
2.1.
Эфф.=Рез./Зт.,
где Эфф. - эффективность, Рез. - результаты, Зт. - затраты.
Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации
можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат.
Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта.
Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и
больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению
затрат:
4
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Фактор 1 - сокращение затрат на бумажные документы;
Фактор 2 - сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
Фактор 3 - ускорение информационных потоков;
Фактор 4 - изменение корпоративной культуры.
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного
документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на
выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам
западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего
рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ, знает, что
на это может уйти до 60 - 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких
затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив
соответствующие показатели.
Расчет 1. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления
документами.
С экономической точки зрения внедрение систем Электронного Документооборота может дать
два типа возврата от инвестиций:
 возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar);
 косвенные преимущества (soft dollars).
С практической точки зрения Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения
корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко
определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть
просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения
документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят
много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим преимуществам относятся
следующие типы:
 физическое освобождение места;
 уменьшение затрат на копирование;
 уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
 уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
 уменьшение затрат на бумагу;
 повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение
общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями
(документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых
типов работ.
Расчет 2. Расчет возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного
управления документами.
Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной
системы электронного документооборота, на этапе концептуальной проработки можно
получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, получение более точных цифр
требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы
электронного управления документами на одном из структурных подразделений.
Расчет эффективности на примере ЦА АО «Казахтелеком»:
Экономия времени.
5
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Каждый сотрудник экономит в среднем 30 минут рабочего времени за день. За счет
сокращения времени, потраченного на поиск документов, распечатки, хождения за
документами по организации, получение документов из других филиалов.
 30 минут * 261 рабочих дней в году = 16 дней в год.
 Средняя зарплата – 15 000 тенге.
 1 день стоит = 15 000 тенге / 22 раб. дня = 681 тенге.
 16 дней * 681 тенге = 10 896 тенге.
 В Компании 5 000 пользователей.
 5 000 пользователей * 10 896 тенге = 54 480 000 тенге.
Итого: 54 480 000 тенге в год.
Экономия материалов.
1 лист = 1 тенге.
Расходы на бумагу: 697 315 тенге в год.
3 000 страниц = 1 картридж (10 000 тенге).
Для печати 697 315 страниц требуется ~ 232 картриджа в год.
Расходы на картриджи: 232 * 10 000 тенге = 2 320 000 тенге.
В результате экономия составляет:
бумага: 697 315 тенге,
расходные материалы: 2 320 000 тенге.
Итого: 3 017 315 тенге.
Кроме того, снижение потребления электроэнергии, снижение
потребности в
принтерах, ксероксах и канцелярских принадлежностях.
Простые расчеты показывают, что при использовании сотрудниками имеющихся в СЭД
механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и
утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников.
Один из руководителей компании-партнера Lotus высказал интересную мысль, которая состоит
в том, что корпоративная система электронного управления документами является, на самом
деле, системой управления ВРЕМЕНЕМ: людей, ресурсов и т.д. Поэтому, все получаемые
преимущества напрямую могут транслироваться в увеличение оборота, уменьшение стоимости,
повышение эффективности и т.д.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с
улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если
речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений,
обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей
природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно
разделить на две большие группы.
Расчет 3. Средний уровень достигаемых преимуществ и средний уровень сложности.
К специфическим преимуществам данной категории относятся:






улучшения в доступе к информации;
улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования;
улучшения контролируемости процессов;
улучшения в результатах аудиторских проверок;
улучшения в процессе гарантийного обслуживания;
улучшение качества продуктов/услуг;
6
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»

ТОО «ISS LAB»
увеличение финансовых оборотов.
Расчет 4. Высокий уровень преимуществ и высокий уровень сложности.
К специфическим преимуществам данной категории относятся:






более быстрое и качественное принятие решений;
усиление степени контроля со стороны руководства;
обеспечение соответствия существующим правилам и законам;
более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг;
улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом;
более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.
Организации, которые были в первых рядах пользователей корпоративных систем
электронного управления документами, получили следующие результаты, которые могут быть
использованы в качестве ориентира:
- уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов минимум на 10%;
- уменьшение времени цикла разработки минимум на 20% ;
- уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге
минимум на 30%;
- уменьшение самих изменений в продуктах/услугах на 40%.
Если посмотреть практически на любую организацию с точки зрения управления
информацией и, в частности, "неструктурированной информации" в виде документов, то любой
новый или измененный продукт может потребовать создания сотен связанных с ним документов
(по оценкам от ста до тысячи новых документов в неделю). Для органов государственной власти
такими "новыми продуктами" являются сами документы. Многие из документов, связанных с
основным документом, сами по себе требуют контроля версий и доступа, или же требуют
совместной работы и координации действий многих подразделений.
После внедрения системы организация получает полную поддержку всех
делопроизводственных бизнес - процессов, а именно:
Канцелярия (общий отдел, административный отдел, или аналогичное ему
подразделение):
А) ведение сквозной нумерации в общих журналах входящей и исходящей
корреспонденции и хранение в электронных архивах всей внешней корреспонденции
предприятия;
Б) вся внешняя корреспонденция предприятия хранится в общих электронных архивах,
документы никогда не теряются и в любой момент могут быть доступны;
В) архивы надежно защищены, и доступ к документам определяется по
регламентированным правам;
Г) в рамках географически распределенного предприятия возможен «сквозной»
документооборот между канцеляриями: документы, отправляемые в филиал, автоматически
и гарантированно достигают адресата;
Д) Автоматически ведется отчетность, необходимая канцелярии;
Е) поддержка вертикального документооборота (Приказы, Протоколы, Поручения);
Ж) иерархическое представление структуры организации.
Секретариаты (или делопроизводительные подразделения):
А) создание по шаблонам Нормативно-Распорядительных документов, Служебных записок,
Актов и т.д.;
7
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Б) автоматизация механизмов согласования и визирования;
В) работы с документами в режиме «заместителей».
Отделы контроля и мониторинга:
А) ведение автоматического контроля над исполнением документов;
Б) автоматическая доставка документов исполнителям;
В) поддержка системы заместителей;
Г) автоматическое создание уведомлений о постановке документа на исполнение, о
передаче документов другим исполнителям, о приближении контрольных сроков
исполнения и т.д.
Д) создание журналов, содержащих ход работы с документом;
Е) ведение отчетов по исполнительской дисциплине.
Департаменты (подразделения, отделы, конечный пользователь):
А) коллективная работа с электронными документами;
Б) автоматическое уведомление;
В) коллективное и персональное Планирование времени, ресурсов и т.д.;
Г) развитые поисковые механизмы для работы с документами;
Д) надежное хранение документов в электронных архивах;
Е) ограничение доступа к различным типам документов;
Ж) поддержка горизонтального документооборота (Внутренние документы, Служебные
записки, Акты, и другие типы документов).
2.2.
Решаемые задачи.
СЭД призвана обеспечить решение следующих задач:
 обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля
выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
 поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
 поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого
сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
 протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные
расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в
деятельности);
 оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
 исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на
предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками
документов в организации;
 исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения
бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
2.3.
Принципы построения.
Построение СЭД соответствует следующим основополагающим принципам:
 способность
автоматизировать
работу
функционально
различных
подразделений, связанную с накоплением, передачей, распределением и
поиском информации;
8
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
 обеспечение управляемого доступа к общекорпоративным информационным ресурсам
сотрудников территориально удаленных подразделений;
 возможность полнофункциональной работы с информацией, как в локальной сети, так и в
режиме удаленного доступа, оперативного внесения изменений в структуру прикладных
систем (гибкость), централизованного администрирования СЭД.
2.4. Состав системы.
СЭД состоит из ряда подсистем, которые функционально подразделяются на 3 группы:
1) базовые средства коммуникаций;
2) системы электронного документооборота и делопроизводства;
3) средства автоматизации деловых процессов и БД коллективного доступа.
Сотрудники всех подразделений Компании могут работать одновременно с каждой из
подсистем.
Все подсистемы по уровню доступа дополнительно разделяются на 2 класса:
1) подсистемы корпоративного доступа;
2) прикладные подсистемы подразделений.
Данное деление не является жестким, а определяется функциональностью выполняемых
задач. При необходимости пользователи могут обмениваться информацией, хранящейся в этих
подсистемах. Кроме того, администратор системы может осуществить действия по переводу
прикладной подсистемы в режим общего доступа или обратно.
Основные преимущества Системы электронного документооборота
компании «ISS LAB»:

Соответствие требованиям и ГОСТ Республики Казахстан.

Наличие сертификатов соответствия.

Мультиязычность - поддержка государственного языка, русского, английского (любого
языка, в том числе иероглифов).

Быстрое переключение между русским и казахским интерфейсом.

Работа более 12 000 пользователей одновременно.

Адаптация СЭД под структуру конкретного предприятия или организации.

Гарантированное техническое сопровождение СЭД, реализуется местным центром
Технической Поддержки.
3. Базовые средства коммуникаций.
3.1. Электронная почта NotesMail.
9
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Основным компонентом базовых средств коммуникаций СЭД является общекорпоративная
электронная почта Lotus Notes — NotesMail. Эта подсистема обеспечивает выполнение
следующих почтовых задач:
 персональный и групповой почтовый обмен сообщениями и документами
непосредственно из интерфейса клиента Lotus Notes и из среды настольных приложений
(продукты из набора Microsoft Office или Lotus Smartsuite);
 идентификация пользователей системы, электронная подпись и шифрование
отправляемой корреспонденции;
 обмен по почте документами из БД в ручном и автоматическом режиме;
 полнотекстовый поиск в почтовой базе данных;
 гипертекстовые связи с другими письмами и документами из других баз данных;
 использование любых объектов (текст, файл, картинка, OLE-объект) в теле письма;
 автоматическая обработка принимаемой и отправляемой корреспонденции.
Для возможности интегрирования внутренней корпоративной почты с внешними
почтовыми системами необходимо использовать англоязычные имена пользователей.
3.1.1. Почтовые шлюзы.
Другой подсистемой является шлюзовая служба для связи NotesMail с внешними
почтовыми службами cc:Mail, X400, SMTP, SNA, Sprint. Эти шлюзы обеспечивают
полноценный обмен письмами. Для пользователей NotesMail прием и отправка писем из
других почтовых систем происходит в прозрачном режиме, не покидая привычного
интерфейса.
3.1.2. Шлюзы в глобальные сети.
К серверам Lotus Domino можно обращаться с помощью встроенных в продукт
драйверов по локальным сетям и через соединения типа «точка-точка» по модемам. Кроме
этого, при использовании дополнительных драйверов можно устанавливать dial-up или on-line
соединения посредством глобальных сетей X.25, TCP/IP.
Intranet и работа с WWW.
Использование Lotus Notes в качестве базовой программной платформы корпоративной
информационной среды позволяет решить задачу построения сети Intranet и выхода на
WWW.
3.1.3. Lotus Domino – сервер Intranet.
В настоящий момент технология Internet, в том числе и применительно к
внутрикорпоративным применениям (Intranet), быстрыми темпами распространяется в мире.
Эта технология решает задачи доступа к разнородной информации сотрудникам, независимо
от их местонахождения, позволяет строить системы поддержки деловых процессов, кроме
того, дает независимость от операционных систем.
В данных условиях сервер Lotus Notes может выступить в качестве корпоративного
сервера Intranet. Этому способствуют следующие его характеристики:
 поддержка протокола TCP/IP;
 поддержка SMTP/MIME;
 поддержка протоколов HTML, HTTP;
 поддержка Java.
Использование этих протоколов позволяет клиентам Lotus Notes через Internet получать
доступ к серверам Lotus Domino и передавать различные данные, в том числе графические и
мультимедийные.
10
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Выход в WWW.
Lotus Notes обеспечивает полнофункциональный сервис работы со своего клиентского
места с World Wide Web, позволяя сотрудникам Компании просматривать различные
страницы узлов WWW, а также публиковать свои страницы.
InterNotes Web Publisher транслирует документы, виды и формы из формата Notes в
формат HTML, и наоборот. Используя InterNotes Web Navigator можно транслировать
страницы из внешних Web серверов в документы Notes.
Сервер Domino реализует следующие возможности:
 возможность пользователей Web создавать, редактировать и удалять документы в
соответствии с заданными правами доступа;
 возможность легко создавать и изменять Web-документы и серверную логику
персоналу Компании не имеющему подготовку в области интернет технологии
(например, HTML);
 использование приложений дискуссионного типа, для которых идеально подходят такие
механизмы Notes, как раскрывающиеся виды;
 возможность доступа к приложениям Notes, автоматизирующим деловые процедуры;
 использование средств безопасности и разграничения доступа, распространяющиеся до
уровня отдельных полей и документов.
Примечательным отличием работы с WWW, используя интерфейс Lotus Notes, является
то, что при необходимости работы с какой-либо информацией из WWW достаточно только
ответственному за эту работу сотруднику найти нужную информацию на WEB-узле, а
остальные смогут прочитать ее в локальных базах данных Lotus Notes. Тем самым не тратится
лишнее время работы и не дублируются запросы в WWW.
3.1.4
4. Система электронного документооборота и делопроизводства.
4.1. Назначение системы.
Корпоративная система электронного документооборота и делопроизводства (далее
СЭД) предназначена для решения задач информационной поддержки и автоматизации работ
служб документационного обеспечения Компании. Кроме того, СЭД предоставит инструмент
для создания библиотек рабочих документов подразделений и организаций с обеспечением
электронного документооборота.
Целью реализации этих подсистем является введение единого стандарта работы с
электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность
документов в соответствии с международным стандартом качества управления
ISO 9001:2000.
Окончательный набор прикладных подсистем и баз данных, обеспечивающих данные
функции, должен быть уточнен на этапе подготовки технического задания.
4.2. Основные решаемые задачи.
Создание СЭД преследует достижение следующих целей:
1) создание единого информационного пространства, объединяющего территориально
распределенные подразделения Компании;
2) сокращение времени на получение информации, необходимой для принятия решений;
3) улучшение контроля исполнительской дисциплины;
11
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
4)
ТОО «ISS LAB»
повышение эффективности управления Компанией.
4.3. Архитектура «Системы».
4.3.1. Общая архитектура.
Основными особенностями системы являются:

Неограниченное количество рабочих мест.
Под рабочим местом понимается место любого из сотрудников организации,
работающего с документами.

Неограниченное количество организаций (или территориально-удаленных крупных
подразделений).
Все организации работают со своими базами данных документов, но используются
общие механизмы информационного взаимодействия с другими организациями.

Полное отсутствие в системе почтовых механизмов.
Вся передача информации, за исключением уведомлений, выполняется на основе
репликационных возможностей Lotus Notes и разграничения прав доступа к документам.
Таким образом, система обеспечивает 100% гарантию доставки информации.

Автоматическое отслеживание в базах данных изменений справочных данных —
реквизитов организаций, данных о сотрудниках, реквизитов документов.
Серверные программные агенты баз данных отслеживают изменения
справочников и корректируют документы прикладных баз данных и
обеспечивают бесконфликтные обновления документов.

Корпоративность работы пользователя.
Каждая из организаций ведет базу данных «Структура Организации», которая через
репликации распространяется во все другие организации. Все пользователи могут
выбирать в качестве адресатов или исполнителей любого сотрудника Компании.

Механизмы замещения при работе с документами.
Возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам,
относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации
(«замещающих»). Причем этот доступ может вводиться или отменяться как
администратором системы, так и самим сотрудником, кто указывает себе замещающего.
Механизм «замещающих» распространен не только на доступ к документам, но и может
быть использован при выдаче уведомлений.

Сочетание централизованного и децентрализованного способа управления системой.
Система имеет как центральных администраторов, так и региональных — для каждой
из организаций. Главные администраторы ведут общекорпоративные базы данных,
региональные — внутренние БД своих организаций. Региональный администратор
может делегировать некоторые свои полномочия, связанные с настройками рабочих
мест, в подразделения.

«Сквозное» делопроизводство.
Если документы отправлены из одной организации Компании в другую, то ручные
операции при регистрации такого входящего документа сводятся только к выбору
номера документа, все остальные реквизиты заполняются автоматически. На стороне,
отправляющей документ, будет возможность видеть сводку о ходе исполнения
документа в организации-получателе.
Другая сторона «сквозного» делопроизводства заключается в том, что если
подразделения организации территориально отдалены друг от друга, то это никак не мешает
вести общее делопроизводство всех подразделений этой организации, позволяя не выполнять
12
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
множественную регистрацию документов и иметь единый контроль исполнительской
дисциплины. В системе предусмотрены несколько схем «сквозного» делопроизводства, а
именно:
А) «сквозной» документооборот внутри компании и ее филиалов;
Б) «сквозной» документооборот между различными министерствами и компаниями.
Состав СЭД.
СЭД состоит из различных модулей. Модулем называется программное приложение,
решающее определенную прикладную задачу. Это может быть просто база данных или база
данных вместе с внешними программными средствами:
 регистрация входящей и исходящей корреспонденции — “Общая корреспонденция”
(ОбК);
 хранение текста и образов входящих, исходящих документов и обращений граждан –
“Архив” (А);
 комплексный контроль исполнения документов — “Контроль и Мониторинг” (КиМ);
 регистрация обращений граждан – «Заявления-Жалобы» (ЗЖ);
 подготовка, хранение и групповая работа с документами— “Библиотека рабочих
документов” (БРД);
 контроль согласования документов — “Ознакомление”;
 регистрация организационно-распорядительных документов уровня Компании
— “Приказы” (П);
 структура организации и ее персонал — «Структура организации» (СО);
 ведение справочников корреспондентов, номенклатуры дел - «Справочник»;
 протокольные решения;
 протоколирование рассылаемых уведомлений, удалений – «Журнал событий»;
 формирование отчетов - «Отчеты»;
 хранение графических образов подписей для использования как факсимиле –
«Подписи»;
 для перевода системы на новый календарный год – «Новый год».
Модули системы для большей ясности их назначения группируются в несколько блоков. На
рисунке 1 показано, из каких модулей состоят блоки СЭД. Функциональность модулей
«Делопроизводство», «Сервис» и «Справочники» описана в Части 3 «Основные функции»
данного документа.
Комплект «Архивы» состоит из БД «Архив рабочих документов» — АрхРД, Архивы
Входящей корреспонденции, Архивы Исходящей корреспонденции, Архивы Жалоб и
обращений, а также архивные БД Библиотек Рабочих Документов, функциональность
которых описана в главе «Библиотека рабочих документов», а также в описании каждого
модуля.
13
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Делопроизводство
Сервис
Исходящие
документы
Входящие
документы
Контроль и
Мониторинг
Приказы
Подготовка внутренних
документов, приказов,
Исходящей корреспонденции и
т.д.
Приказы,
Исходящие,
Отчеты
БРД
Архивы
Архивы
Ознакомление
Лист ознакомления,
лист рассылки,
версии документов.
Подписи
Рассылка
Ссылки на рабочие
документы, приказы,
распоряжения, протокольные
решения, передача закладок
на документы, управление
доступом к частным
документам
Коллектор
для обмена
документами в
сквозном
документообороте
(перевалочная).
Администрирование и
Справочники
(настройки параметров системы,
ведение заместителей, параметров
рассылок и т.д.)
Управление
Информационными
потоками
Структура
организации
Структура
Системы
Номенклатура
Дел
Справочник
Организаций
Рис. 1
14
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
4.4. Структурная схема.
Под структурной схемой СЭД понимается распределение БД системы по организациям и по
серверам Компании и указание информационных связей между этими базами данных.
4.4.1. Организация и «системная» организация.
В рамках СЭД реализуется электронный документооборот как внутри организации, так и
между организациями, входящими в Компанию. Под организацией здесь понимается
юридическое лицо, имеющее собственное название и организационную структуру. Внедрение
СЭД производится в главном филиале Компании и всех его филиалах (включается схема
внутреннего «сквозного» документооборота, в случае необходимости происходит
подсоединение к внешнему «сквозному» документообороту).
Центральный
офис
Филиал
Филиал
Филиал
Транспортная
сеть
Филиал
Филиал
Филиал
Рис. 2
Для построения структурной схемы СЭД, показывающей, какие базы данных будут
установлены в каких организациях и на каких серверах, в первую очередь необходимо
определить, что конкретно в СЭД будет называться организацией, сотрудники которой будут
совместно работать с БД, т.е. определить границы «системных» организаций. «Системная»
15
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
организация может однозначно отражать состав обычной организации (юридическое лицо), а
может состоять из части организации или содержать несколько обычных организаций.
Этот выбор задает общую конфигурацию СЭД в Компании и от правильности этого
выбора зависит эффективность работы с СЭД и объем доступной информации.
Критериями выбора, что назвать «системной» организацией и какой состав подразделений
образует «системную» организацию, являются:
 существование отдельной канцелярии — ведение централизованной регистрации
входящей корреспонденции и отправки (или контроля отправки) всей исходящей
корреспонденции для определенного состава подразделений;
 наличие между любыми подразделениями «системной» организации внутренней
служебной переписки, не оформляемой как исходящая и входящая корреспонденция с
регистрацией последней в канцелярии и отправляемой в виде почтового отправления или
факсом;
 граница подконтрольной зоны — возможность составления сводок по исполнительской
дисциплине по различным исполнителям и подразделениям в рамках «системной
организации»;
 возможность оперативного предоставления или ограничения доступа к информации для
различных сотрудников «системной» организации.
4.4.2 Корпоративные и внутренние базы данных.
Все БД СЭД делятся на два основных класса:
 корпоративные БД;
 внутренние БД.
Корпоративные БД характерны тем, что в виде реплики присутствуют во всех орган
изациях Компании. Внутренние БД хранятся только в своей организации.
Именно наличие корпоративных БД, через которые осуществляется обмен информацией
(с использованием механизма репликаций) и позволяет говорить о СЭД, как о корпоративной
информационной системе.
4.5. Информационные связи между модулями.
4.5.1. Связи по справочным данным.
Как уже говорилось, программные модули логически объединяются в комплекты, среди
которых есть комплект «Справочники». Данные, которые хранятся в этом комплекте,
используются практически во всех модулях СЭД и автоматически обновляются при их
изменении.
Рисунок 3 показывает, какие данные из БД комплекта «Справочники» образуют связи по
справочным данным с другими БД СЭД.
16
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Справочники
Подразделения
Организация
СпО
СО
рг
ки
ац
ни
из
ан
ии
и
из ац и
и)
Орган в рассы лк
о
с пи с к
д н ики
С отру еления
аз д
П од р ч ики
С чет
О
(для
С
д
ру
от
Серв ис
НД
Номенкл. индекс
Со
тр
у
дн
ик
и
Подготов ка
документ ов
Делопроизв одст в о
Рисунок 3. Связи по справочным данным
4.5.2. Сервисные связи.
Возможностями комплекта «Сервис» пользуются почти все остальные БД СЭД. Связи с
комплектом «Сервис» показывает рисунок 4.
Справочники
Подготовка
документов
Списки рассылки
л ен и я
знаком
Лист о
сс
ыл
к
ра
я
ни
ле
Сп
ис
ки
ком
Рассылка
а
озн
Уведомления
ст
Ли
ов
нт
е
м й
ку ци ах
до лю рок
я
о
н и ез о с
ле а р ие
п
ч
н
у
ст да на
По вы оми
п
на
и
Делопроизводство
СпО
Ознакомление
Уведомление об ознакомлении
Сервис
Рисунок 4.Сервисные связи
4.5.3. Связи между документами.
Другой вид образующихся связей в СЭД это связи между БД комплекта «Делопроизводство».
Это связано с тем, что многие документы, регистрируемые в БД этого комплекта, являются
17
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
ответными по отношению к другим, ранее зарегистрированным документам. Эти связи
двусторонние, а именно: когда в одном документе фиксируется, что он был создан, как
ответный («В ответ на...»), то в документе-инициаторе отмечается факт исполнения в форме
данных о регистрируемом документе.
4.6.
Основные функции.
4.6.1. Общие функции.
В каждом из программных модулей СЭД есть возможность при необходимости хранить
электронный оригинал документа посредством сканирования и сохранения результата в виде
электронного образа. Если, кроме того, необходимо искать документы по их контексту, будет
предусмотрена возможность осуществления процедуры распознавания образа и сохранения
содержания документа в виде текста. Предусмотрена возможность корректировки
распознанного текста оператором с целью устранения ошибок программ распознавания.
Во всех модулях поддерживается импорт текстовых и графических файлов из любых
редакторов, работающих в MS DOS и MS WINDOWS.
В модулях обеспечен вывод на печать документов или регистрационно-контрольных
карточек.
В каждом модуле обеспечены жесткие правила ограничения доступа к информации,
обусловленные функциональностью этого модуля. Например, в делопроизводственных
модулях, доступ определяется списком сотрудников, указанных в документах, в некоторых
других модулях этот доступ будет определяться пользователем посредством выбора
сотрудников из общего списка всех сотрудников. В каждом из модулей будут предложены
удобные способы сортировки и группирования всех документов по различным полям или
комбинации полей.
Вследствие того, в делопроизводственных модулях, где используются регистрационные
номера документов, эти номера будут рассчитаны на один год. Таким образом, в начале
каждого года необходимо создавать новую базу данных.
4.7. Регистрация входящих документов.
4.7.1. Основные функции.
Модуль “Общая корреспонденция”
обеспечивает регистрацию всей входящей
корреспонденции, поступившей
из других организаций, на основе требований,
предъявляемых инструкцией по делопроизводству в РК к регистрационно-контрольной
карточке (РКК) входящего документа.
Модуль позволяет создавать регистрационно-контрольную карточку (РКК) входящего
документа, куда будет заноситься такая информация, как: дата документа и исходящий
номер, корреспондент, дата регистрации и входящий номер, и т.д.
После регистрации документа, поступившего из организации, где также установлена СЭД,
специальная программа на сервере организации-адресата будет переносить информацию о
регистрации и исполнении этого входящего документа из модуля “ Общая корреспонденция”
в модуль “ Общая корреспонденция - Исходящие документы”, где хранятся РегистрационноКонтрольные Карточки исходящих документов. Тем самым сотрудники организации,
18
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
отправившей документ, смогут контролировать исполнение своего документа в организацииадресате.
Предусмотрена возможность постановки на контроль документов, требующих исполнения,
контроль результатов и сроков исполнения документов.
Основными функциями модуля “ Общая корреспонденция” являются:
 регистрация;
 передача архивариусу для сканирования и распознавания текста;
 выдача резолюций (точнее заведение карточки задания);
 отметка о доставке-передаче бумажного документа;
 контроль исполнения;
 составление отчетов;
 хранение в делах.
4.7.2. Состав базы «Общая корреспонденция».
«Общая корреспонденция», как база данных Lotus Notes, состоит из документов,
составляемых по следующим формам (Таблица 1)
Форма
Назначение
РегистрационноРегистрация документа, внесение в
контрольные карточки
карточку основных реквизитов
Входящих, Исходящих
документов.
Бегунок
Фиксация
приема-передачи
документа адресатам, исполнителям
Записка
архиватору
Таблица 1
Форма
Регистрацион
ноконтрольная
карточка
Карточка
Резолюции
(Карточка
Переметки)
4.7.3.
Назначение
Регистрация документа, внесение в
карточку основных реквизитов
Фиксация
в
БД
наложенных
резолюций
и
переметок
(последующих
резолюций
нижестоящими
сотрудниками),
постановка и снятие с контроля
Регистрация.
Регистрация входящего документа выполняется в общем отделе организации (отдел,
входящий в Управление делами, или в Канцелярии) или, в исключительных случаях,
например при поступлении факса, в секретариатах подразделений, куда непосредственно был
доставлен этот документ.
19
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Регистрация входящего документа осуществляется посредством внесения информации о
документе в Регистрационно-контрольной карточке. Это может быть выполнено двумя
способами:
 “ручное” создание Регистрационно-контрольной карточки и заполнение данных о
документе;
 автоматическое заполнение данных СЭД Регистрационно-контрольной карточки из
исходящего документа, если этот документ поступил из другой организации Компании, также
работающей с системой.
В случае поступления документа из другой «системной» организации адресат и
делопроизводители подразделения адресата с помощью Уведомления получат сообщение о
поступившем документе из другой организации Компании. Реквизиты этого документа будут
автоматически получены из модуля “Общая корреспонденция” (из Регистрационноконтрольной карточки исходящего документа). При этом в Регистрационно-контрольной
карточке входящего документа будет скопировано и содержание документа, представленное
в виде файла, образа или текста.
Право на редактирование Регистрационно-контрольной карточки входящего документа
имеет только тот сотрудник, кто регистрировал документ, т.е. создавал Регистрационноконтрольную карточку. Читать Регистрационно-контрольную карточку
могут все те
сотрудники, кто работает с документом, а именно: адресаты, получатели корреспонденции и
их заместители.
При вводе информации «Док. пришел в ответ на №» будет возможность найти документ
по списку, сортированному по Исх. № (ранее отправленному из данной организации). В этом
списке этот же документ можно будет найти по названию организации.
4.7.4. Передача архивариусу.
После регистрации документа он передается архивариусу на сканирование и
распознавание. Архивариус получает письмо с закладкой данного документа и бланк
архивного документа с частично заполненными атрибутами из Регистрационно-контрольной
карточки. Ему необходимо только отсканировать исходный бумажный документ, распознать
его и вставить в бланк архива. При этом архиватором указываются:
 уровень доступа документа;
 при необходимости определяется список лиц имеющих доступ к документу;
 архивный номер (если необходимо).
4.7.5. Хранение в делах.
После исполнения документа документ сдается в дело в подразделениях исполнителей.
Индекс дела, заголовок дела выбираются при этом из модуля “Номенклатура дел”.
При этом информация о сдаче документа в дело в подразделении автора регистрации
документа вносится непосредственно в РКК, а в подразделениях исполнителей в карточке
исполнения.
При открытии РКК в ней будет отражена информация о месте хранения документа и его
копий.
20
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
4.7.6. Документооборот входящих документов.
Рисунок ниже показывает документооборот входящего документа, обусловленный с его
исполнением.
21
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Рис.5
22
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
4.8.Регистрация исходящих документов.
4.8.1. Основные функции.
Модуль “Общая корреспонденция“ - “Исходящие документы” будет
обеспечивать возможность регистрации Регистрационно-контрольной карточки
исходящих документов, отправляемых в другие организации. Кроме того, будет
возможность выполнить установку связи с входящим или внутренним
документами.
Если исходящий документ передается в другую организацию Компании, где
установлена СЭД, то модуль будет автоматически организовывать доставку
Регистрационно-контрольной карточки исходящего документа в организацию адресат.
Модуль позволит создавать регистрационно-контрольную карточку (РКК)
исходящего документа, куда будет заноситься такая информация, как: дата
документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок
(краткое содержание документа), содержание документа и т.д.
В модуле “Общая корреспонденция - Исходящие документы” реализованы
следующие функции:
 формирование проектов исходящих Регистрационно-контрольных карточек из
Библиотеки Рабочих Документов;
 передача на регистрацию в подразделение подписывающего лица;
 регистрация исходящих документов (присвоение исходящего номера);
 соотнесение исходящей корреспонденции с ранее поступившей входящей
корреспонденцией или с внутренним документом, в связи с которыми
отправляется исходящая корреспонденция;
 возможность распечатки исходящего документа с факсимиле подписывающего
лица;
 возможность передачи документа для отправки в другое подразделение
организации и фиксация доставки документа.
4.8.2. Состав Исходящих Документов.
Исходящие Документы
следующим формам:
состоят
из
документов,
составляемых
Таблица 0-1
Форма
Регистрационоконтрольная карточка
Карточка Резолюции
Запрос
Назначение
Регистрация исходящего документа,
внесение в карточку основных
реквизитов
Сводка о ходе исполнения документа
в
«системной»
организацииполучателе (по форме резолюции из
Входящих Документов)
Запрос
на
получение
хода
исполнения документа в другой
«системной» организации
23
по
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
Отчет
ТОО «ISS LAB»
Отчет о ходе исполнения документа
в другой «системной» организации
4.8.3. Регистрация.
Сотрудник, отвечающий за регистрацию исходящей корреспонденции,
имеет возможность зарегистрировать проект Регистрационно-контрольной
карточки, т.е. присвоить исходящий номер. Кроме того, такой сотрудник может
самостоятельно заполнить Регистрационно-контрольную карточку исходящего
документа и сразу или позже присвоить ему номер.
4.8.4.
Соотнесение с входящим документом.
Если исходящий документ является документом-ответом, то появляется
возможность установить ссылочную связь с входящим документом-инициатором,
хранящемся в модуле “Входящие документы”. При этом в модуле “Входящие
документы” будет установлена обратная ссылка на данную Регистрационноконтрольную карточку исходящего документа.
Если исходящий документ отправляется по исполнении внутреннего
документа, то возможно установить ссылочную связь с внутренним документом,
хранящемся в модуле “Внутренние документы”. При этом в модуле “Внутренние
документы” будет установлена обратная ссылка на данную Регистрационноконтрольную карточку исходящего документа.
Если в ответ на данный исходящий документ из организации-адресата
поступает ответный входящий документ, то при регистрации входящей
Регистрационно-контрольной карточки
будет установлена двухсторонняя
ссылка: входящий документ — на исходящий документ (инициатор), а в
исходящей Регистрационно-контрольной карточки — на входящий документ
(исполнение).
4.8.5. Использование списков рассылки.
Если исходящий документ необходимо отправить в несколько организаций,
то это будет осуществляться либо через перечисление организаций и конкретных
получателей, либо через выбор списка рассылки.
4.9. Ведение библиотек рабочих документов.
4.9.1. Основные функции.
Модуль “Библиотека рабочих документов” (БРД) предназначен для
подготовки и долговременного хранения различных документов подразделений,
а также хранения файлов любого формата и структуры.
24
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Основными функциями модуля являются:
 возможность подготовки документов по шаблонам;
 указание для каждого электронного документа его вида (например, “ТЗ”,
“Письмо”, “Презентация” и т.д.) для удобной группировки всех документов;
 хранение в иерархических папках;
 индивидуальная установка прав к документу на чтение, на корректировку;
 установка режима ознакомления с документом и фиксация этого
ознакомления;
 уведомление сотрудников о необходимости ознакомления;
 возможность создания замечаний для комментирования документа
сотрудниками, не являющимися редакторами документа;
 возможность создания замечания на замечание и т.д., образуя тем самым
процесс обсуждения документа заинтересованными сотрудниками;
 связь с модулями «Внутренние документы», «Исходящие документы»,
«Организационно-распорядительные документы» для регистрации проектов
документов;
 использование модуля как библиотеки документов организации или даже
Компании (корпоративное приложение) с сохранением всех функциональных
возможностей;
 долговременное хранение ненужных в оперативной работе или устаревших
документов в отдельных архивах.
4.9.2. Ввод и хранение.
Модуль позволяет ввести и сохранить в документе любой тип информации
следующими способами:
 набор текста с клавиатуры с использованием буфера обмена;
 ввод графики из буфера обмена;
 импорт из файлов различных стандартных форматов, в том числе WinWord;
 создание объектов (OLE2) из существующих файлов или создание новых, при
этом возможна корректировка;
 подсоединение файлов с режимом дальнейшего просмотра через настольное
приложение или встроенное в Notes средство просмотра (не требует установки
настольного приложения);
 подготовка и печать на бланках документов по шаблонам, отображающим эти
бланки;
 ввод образов документов с использованием сканирования;
 сохранение распознанных образов документов вместе или отдельно от образа.
4.9.3. Категоризация документов.
Все сохраняемые документы должны получить определенные атрибуты для
удобства быстрого поиска группы документов или конкретного документа. В
модуле предусмотрено для этого присвоение каждому электронному документу
его вида и принадлежность этого документа какой-либо папке. Причем, дается
возможность выбрать эти значения из ранее введенных или добавить новое.
25
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»








ТОО «ISS LAB»
В документ, кроме самого содержимого, вносятся следующие значения:
автор;
дата создания;
дата последней модификации;
автор последней модификации;
вид документа;
папка, в которую входит документ (может быть несколько);
краткое содержание (заголовок).
классификатор номенклатуры этого документа
Папка и вид документа образуют соответствующие категории, и модуль
будет показывать все документы, сгруппированные по папкам и далее по видам
или по видам и далее по папкам. Модуль дает возможность давать иерархические
имена папкам и видам, что позволяет выстроить некое подобие шкафов,
стеллажей.
Кроме того, в модуле можно просмотреть на документы, сортированные по
авторам или датам создания.
4.9.4.
Управление доступом.
Каждый документ при его создании будет иметь определенный уровень
доступа:
 корректировать может только автор документа;
 читать могут все, кто имеет доступ к базе данных.
Автор документа может ограничить доступ на чтение, выбрав для этого
соответствующих сотрудников из предлагаемого списка. После этого только
автор и выбранные сотрудники организации смогут видеть этот документ в базе
данных. Все эти сотрудники называются “читателями” документа.
4.9.5. Ознакомление с документом.
Редактор документа может определить круг лиц, факт ознакомления
которых с данным документом ему важен. Этот круг лиц определяется из общего
списка сотрудников организаций, где установлена данная библиотека
документов.
Для выполнения процедуры ознакомления используется механизм передачи
закладкой или модуль “Ознакомление”. В нем формируется лист ознакомления и
фиксируется факт ознакомления. Тем сотрудникам, у которых установлена СЭД
о необходимости ознакомления придет соответствующее уведомление по почте.
Только автор листа ознакомления и указанные сотрудники будут видеть этот лист
в модуле “Ознакомление”.
После окончания процесса ознакомления в библиотеке документов остается
информация о факте ознакомления — кто и когда ознакомился с документом.
26
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
4.9.6. Регистрация.
Модуль позволяет осуществить создание из документов библиотеки
проекты РКК исходящих, внутренних документов и ОРД. Для этого достаточно
указать необходимое действие и в соответствующих модулях будут созданы
проекты РКК. В эти проекты РКК будут перенесены вид документа, дата
документа, автор (как «исполнитель документа») и краткое содержание.
4.9.7. Корпоративный режим работы.
Модуль дает возможность работать с модулем БРД и осуществлять
процедуры ввода документов, разграничения доступа и ознакомления с
документами не только сотрудникам одного подразделения или организации, но
сотрудникам нескольких организаций Компании.
При этом модуль БРД может иметь копию (реплику) во всех этих организациях и
те документы, права, на чтение которых установлены только для конкретных
сотрудников конкретных организаций, не будут доступны никому другому.
4.9.8. Архивирование устаревших документов.
Каждая Библиотека Рабочих Документов может иметь свой архив в виде БД
«Архив рабочих документов», в которую переносятся те документы, которые
помечены, как устаревшие или срок хранения которых истек. Этот срок хранения
устанавливается в номенклатуре дел отдела, использующих данную Библиотеку
Рабочих
Документов, и перенос документов в архив производится
автоматически.
4.10. Контроль исполнения документов.
4.10.1. Основные функции.
Модуль автоматизированного контроля исполнения документов «Контроль
и Мониторинг» предназначен для автоматического сбора информации обо всех
документах организации, поставленных на контроль, а также поручений по
документам, также поставленных на контроль.
Любая постановка на контроль документа или поручения в определенном
программном модуле создает в модуле “Контроль и Мониторинг” универсальную
контрольную карточку задания (КЗ), хранящую все основные атрибуты
“родительского документа”.
Каждая КЗ хранит ссылку на документ или поручение, которое было
поставлено на контроль в соответствующем программном модуле. Это даст
возможность открывать модуль и нужную КЗ, увидеть поручение или рабочий
документ в том модуле, где они ставились на контроль.
В модуле реализован режим простого просмотра списка всех документов и
поручений, иерархического списка, а также сортированного по различным
27
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
атрибутам. При этом будет сохранен режим ограничения доступа, аналогично
установленному в программном модуле.
Для непрерывного контроля за исполнением документов и поручений
модуль будет автоматически отправлять уведомления о приближении и
наступлении сроков исполнения.
4.10.2. Контроль исполнения.
Информация о поставленных на контроль документах и поручениях по
документам будет содержать информацию следующего содержания:
 автор постановки на контроль;
 подразделение автора, установившего на контроль;
 исполнитель;
 подразделение исполнителя;
 дата начала работ;
 срок исполнения;
 вид документа;
 дата документа;
 откуда поступил (кто подписал документ);
 входящий номер документа (если есть);
 дата регистрации;
 краткое содержание документа или поручения.
В модуле имеется возможность из хранящегося там информационного
документа открыть сам документ или поручение в программном модуле, где они
были поставлены на контроль.
Для удобного анализа исполнительской дисциплины в модуле будет
возможность просмотра в сгруппированном
виде всех документов или
поручений по подразделениям в их иерархии. Кроме того, можно будет получать
текущие отчеты по конкретным сотрудникам, по временным интервалам и по
подразделениям.
Также как в программном модуле к информационным документам будут
иметь полный доступ автор постановки на контроль и исполнитель.
Если ход исполнения документа конкретным исполнителем необходимо
держать под особым контролем, то в карточке резолюции или переметки
устанавливается отметка об установке на личный контроль. Важно отметить, что
есть два механизма снять документ с контроля:
А) снять может только тот сотрудник, кто создавал карточку резолюции или
переметки (тот, кто имеет право редактировать карточку);
Б) автоматические закрытие всех поручений при выполнении одним из
исполнителей работы с этим документом.
При снятии с контроля конкретной резолюции или переметки указывается
дата снятия с контроля, тем самым заполняется история постановок на контроль.
Имеется возможность устанавливать «периодический» контроль на
исполняемый документ, например, контрольный срок по исполнению документа
ежеквартальный.
4.10.3. Исполнение резолюций по документу.
28
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
После исполнения резолюции или поручения каждый из исполнителей
вносит в модуль информацию об исполнении, заполняя свою карточку
исполнения (резолюции или поручения). При этом можно указать не только
текст, но и данные о месте хранения документа в подразделении исполнителя.
Внесение данных об исполнении не влияет на снятие резолюции или
переметки с контроля, если установлен флаг «Не закрывать Задание (резолюцию,
поручение) без личной отметки». Решение о том, исполнена резолюция или
переметка или нет, в этом случае принимает тот, кто выдавал резолюцию.
Соответственно сотрудник, имеющий право на редактирование карточки
резолюции или поручения, может в любой момент времени указать в этой
карточке, что данная резолюция или поручения «полностью исполнена».
4.10.4. Исполнение документа.
При закрытии (исполнении) соответствующей карточки задания входящий
документ также будет через некоторое время считаться исполненным, причем за
этим следит сама система.
Модуль позволяет получить при открытии Регистрационно-контрольной
карточки сводную информацию о выданных резолюциях и о результатах
исполнения. Исполнение входящего документа часто проявляется в создании
ответного документа — исходящего или внутреннего документа. Для того чтобы
образовалась связь с входящим документом, при регистрации документа-ответа в
“Исходящих документах” необходимо будет выбрать, что они созданы «в ответ
на» данный входящий документ.
4.10.5. Уведомления.
При приближении срока исполнения, а именно через каждые 7 дней, за 2
дня исполнителю будет отправлено почтой письмо о приближении срока
исполнения документа или поручения по документу.
4.10.6. Получение справок.
Модуль даст возможность вывести на печать Справку по документам, срок
исполнения которых истек и к которым сотрудник имеет доступ.
Для этого в справку будут внесены следующие данные:
 дата справки;
 таблица с колонками:
- исходящий номер;
- дата документа;
- откуда поступил;
- входящий номер;
- дата регистрации;
- краткое содержание документа;
- срок исполнения;
29
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
- ответственные.
4.11. Справочник организаций.
4.11.1 Основные функции.
Модуль
“Справочник
организаций”
(СпО)
предназначен
для
централизованного (в рамках СЭД) хранения информации об организациях, как
входящих в Компанию, так и внешних.
Модуль позволяет хранить информацию о различных атрибутах
организации, вводить новую информацию, корректировать существующую
информацию, причем эти операции могут выполнять любые пользователи СЭД.
Каждый из программных модулей, который при создании документа должен
указать название или другие атрибуты организации, должен пользоваться
информацией из “Справочника организаций”. Причем, из-за того, что атрибуты
организации могут изменяться, серверные агенты программных модулей должны
периодически обновлять хранящиеся в документах данные об организации по
содержимому описания этой организации из “Справочника организаций”.
Модуль будет иметь два режима работы сотрудников с ним (не считая
работу администратора):
 сотрудники, которые могут создавать новые описания организаций,
корректировать описания организаций, объединять описания организаций, но
модуль оформляет эти действия в виде заявок в целях исключения дублирования
ввода описания одной и той же организации («обычные» сотрудники);
 сотрудники, которые смогут рассматривать заявки от «обычных» сотрудников
и утверждать их или отвергать, а также создавать сразу «утвержденные» новые
описания организаций, корректировать существующие описания, объединять
описания организаций («редакторы организаций»).
4.12. Журнал событий.
4.12.1.Основные функции.
Модуль “Журнал событий” предназначен для хранения записей об уведомления
сотрудников о поступивших к ним документах, хранящихся в различных
программных модулях. Фиксации фактов попыток удаления документов в
различных модулях. Ведения журнала архивирования контрольных документов в
базе «Контроль и Мониторинг».
4.13. Новый год.
Модуль «Новый год» предназначен для перевода системы на новый
календарный год. В модуле есть документ настроек, где указывается
расположение переводимых баз и агенты позволяющие выполнить необходимые
процедуры.
30
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
4.14. Ознакомление (Рецензирование и визирование).
4.14.1. Основные функции.
Модуль “Ознакомление” предназначен для формирования списка
сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.





Модуль может выполнять следующие функции:
создание листа ознакомления;
фиксация каждого ознакомления;
фиксация окончания процесса ознакомления;
подпись на документах;
внесение аннотационных замечаний с сохранением версионности документов.
4.14.2. Создание листа ознакомления.
Если требуется, чтобы с определенным документом, хранящемся в одной из
БРД «Библиотека рабочих документов», были ознакомлены сотрудники данной
организации, есть возможность создания в модуле “Ознакомление” листа
ознакомления со списком сотрудников, которым следует ознакомиться с
документом, поставить подпись и (или) внести изменения в текст документа. При
этом «система» обеспечит однократное копирование содержания документа и
основных его реквизитов, как «вид документа» и «краткое содержание». Кроме
того, фиксируется инициатор процесса — автор документа (для БРД) или лицо,
подписывающее документ.
Лист ознакомления может составлять или редактировать сотрудник,
имеющий возможность редактирования документа в том программном модуле, из
которого создается этот лист.
Для каждого документа можно составлять неограниченное количество
листов ознакомления.
Сотрудник, составляющий лист ознакомления (автор листа), выбирает из
списка сотрудников данной организации (или другой организации) тех, факт
ознакомления которых необходимо зафиксировать.
При начале процесса ознакомления в листе будет отмечена дата начала
ознакомления, а перечисленным сотрудникам будет послано уведомление.
Читать в модуле “Ознакомление” лист ознакомления могут только автор листа и
сотрудники из списка ознакомления.
4.14.3. Фиксация ознакомления.
Каждый из сотрудников, перечисленный в списке листа ознакомления,
может, открыв лист ознакомления, указать, что он ознакомился с документом,
после чего для этого листа ознакомления будет создан документ-ответ, который
будет содержать сведения об ознакомлении.
В листе ознакомления, после того, как все ознакомятся, будет зафиксирована дата
завершения всех операций ознакомления.
Автор листа может прекратить процесс ознакомления по конкретному листу в
любой момент времени.
31
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
СЭД автоматически будет архивировать листы ознакомления и все ответы на
него из модуля “Ознакомления” через определенный промежуток времени.
Сотрудник, указанный в листе ознакомления может перепоручить данное
задание любым другим исполнителям.
При ознакомлении сотрудники могут ставить подписи под документами,
выражая свое согласие, несогласие или согласие с замечаниями.
Схема информационных потоков при работе с организационнораспорядительными документами (Приказы, распоряжения и т.д.).
4.15.
Ведение Нормативно- справочных классификаторов.
4.15.1. Общие функции.
Для хранения списков значений ключевых атрибутов документов, которыми
пользуются программные модули при своей работе, каждый из этих
программных модулей будет иметь свой специальный набор документов,
содержащих значения классификаторов. При этом создавать и корректировать
эти списки могут только специально назначенные для этого сотрудники,
имеющие специальный ролевой доступ к базе данных. Цель такого ограничения
— не давать возможности пользователям СЭД вводить значения ключевых
атрибутов произвольно. Это объясняется тем, что ключевые атрибуты являются
признаками, по которым выстраиваются отчеты и категории во взглядах баз
данных. Например, тип документа, вид доставки и т.д.
32
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Сотрудники организации, работающие с модулями “Входящие документы”
и “Исходящие документы” будут пользоваться единым классификатором,
располагаемым в модуле “Справочник”.







Справочники общего пользования:
корреспонденты;
должности;
резолюции;
типы документов;
виды резолюций;
причины обращений;
категория заявителя и т.д.
4.15.2. Номенклатура дел.
В СЭД в нескольких модулях используется информация из номенклатуры
дел организации (точнее при формировании исходящих номеров, при
формировании папок в Библиотеке документов Департаментов).
Это, по существу, перечень папок (дел), в которые должны складываться
документы, с которыми завершена текущая работа. Каждое подразделение имеет
свою систему нумерации этих дел. Система присвоения этих номеров (индексов)
утверждается в начале каждого года для всей организации.
База данных “Номенклатура дел” расположена в справочнике, доступна по
чтению всем сотрудникам организации, но заполнять и корректировать
документы в этой базе данных могут только сотрудники Управления делами,
Канцелярии или соответствующих служб других организаций. Каждый документ
базы данных отражает конкретный индекс для конкретного подразделения и
содержит следующие значения:
 подразделение или аппарат руководителя высшего звена;
 индекс дела;
 заголовок дела;
 количество дел (томов);
 срок хранения;
 примечание.
Когда при работе в том или ином модуле потребуется сдать документ в
дело, то из номенклатуры дел будет выбран тот список документов (индексов)
номенклатуры дел, который относится к данному подразделению.
Индексы номенклатуры дел, хранимые в Номенклатуре Дел, используются в
Исходящих Документах и Внутренних Документах при формировании
регистрационного номера документа в виде составной части этого номера.
Эти же индексы используется для автоматического перемещения
документов из БРД в долгосрочные архивы.
4.16. Принципы управления системой.
4.16.1. Объекты и субъекты управления.
Управление СЭД складывается из следующих работ:
1) Установка:
33
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»





2)







ТОО «ISS LAB»
начальная установка БД и их регистрация в СЭД;
настройка прав доступа к БД;
настройка запуска агентов БД;
инициализация БД комплекта «Справочники»;
настройка рабочих мест.
Сопровождение:
изменение конфигурации СЭД;
подключение серверов;
учет модификации организационных структур;
учет кадровых изменений;
перенастройка рабочих мест;
изменение процедуры запуска агентов;
подключение новых организаций.
Все эти работы выполняются на следующих БД:
1) Структура системы;
2) Структура организации;
3) Настройки Библиотек Департаментов;
4) Настройки основных баз.
Необходимо отметить, что в зависимости от выполненных настроек рабочих
мест, задаваемых в Структуре Организации, СЭД автоматически предоставляет
доступ к документам в рамках одной организации.
4.16.2. Управление СЭД.
Для управления СЭД в каждой из организаций Компании должны быть
образованы группы администраторов системы, при этом группа головного
Управления является центральной, а администраторы этой группы являются
Главными
администраторами.
Группы
администраторов
организаций,
расположенных в регионах, являются региональными администраторами.
Необходимость в нескольких группах администрирования обусловлена тем,
что СЭД построена по принципу сочетания централизованного и
децентрализованного управления, и Главные администраторы являются
координаторами СЭД и задают права доступа к корпоративным базам данных.
Главный администратор.
На Главного администратора возлагаются в СЭД следующие обязанности:
 контроль автоматического заполнения Структуры Организаций;
 корректировка Структуры Организаций, связанная с Notes-именами;
 передача реплик шаблонов БД и реплик корпоративных БД региональным
администраторам;
 получение и размещение реплик Структуры Организаций подключаемых
организаций;
 проверка правильной отработки ночных агентов в БД;
 проверка отработки резервного копирования БД «системы»;
34
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
 оказание помощи группе ведения Справочник Организаций.
Если Главный администратор является в то же время и администратором
Lotus Domino, то в его обязанности, связанные с сопровождением СЭД, входит
также:
 кросс-сертификация с новыми доменами;
 получение и размещение реплик адресных книг подключаемых доменов.
Главные администраторы могут обращаться за технической поддержкой в
фирму Исполнителя.
Региональный администратор.
Региональные администраторы должны быть назначены в каждой из
организаций, подключаемой к
СЭД. На регионального администратора
возлагаются в системе следующие обязанности:
 ведение Структуры Системы по документам, относящимся к данной
организации;
 получение и установка корпоративных баз данных;
 создание по полученным шаблонам баз данных организации, их регистрация в
Структуре Системы и сопровождение;
 контроль автоматического или ручного заполнения Структуры Организации;
 корректировка Структуры Организации, связанная с Notes-именами;
 передача реплик шаблонов БД и реплик корпоративных БД региональным
администраторам соседних подключаемых организаций с согласия или просьбы
Главных администраторов;
 проверка правильной отработки ночных агентов в БД на серверах
организации;
 проверка отработки резервного копирования БД системы.
Региональные администраторы могут
поддержкой к Главным администраторам.
обращаться
за
технической
Структура Организации (СО).
Структура Организации содержит информацию о подразделениях и
сотрудниках организации. Кроме того, здесь хранятся счетчики номеров
документов для Входящих Документов, Исходящих Документов, Внутренних
Документов.
Для каждой организации существует единственная Структура Организации.
Структуры Организаций реплицируются во все остальные организации. Для
удобства целесообразно реплики Структуры Организации всех организаций
располагать на серверах вместе одной группой (группа Структуры Организации).
Группа Структуры Организации обязательно должна находиться на тех серверах,
где установлена хотя бы одна БД системы.
35
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
4.16.3. Список доступа Структура Организации.
Список доступа СО (ACL) устанавливается Главным администратором СЭД
при создании Структуры Организации для конкретной организации. При этом
заранее в этой организации должен быть установлен как минимум один сервер
Lotus Domino и несколько рабочих станций Lotus Notes.
Региональный администратор, который будет администрировать Структуры
Организации, подключается Главным администратором.
4.16.4. Состав Структуры Организации.





Структура Организации состоит из документов следующих типов:
настройка;
организация;
подразделение;
сотрудник;
счетчик номеров.
4.16.5. Структура Организации, доступ к документам.
Информация, указываемая в секциях «Системные имена» документов Структуры
Организации, напрямую влияет на доступ ко всем документам БД системы.
Доступ к конкретному Notes-документу в любой БД СЭД для конкретного
сотрудника определяется следующими параметрами (не считая пользователей,
имеющих роль Supervisor в БД):
1. наличие реального Notes-имени сотрудника в полях типа «Читатели»
документа — право на чтение документа, его видимость в БД;
2. Наличие реального Notes-имени сотрудника в полях типа «Авторы» документа
— право на редактирование документа.
Notes-имя сотрудника (пользователя, работающего на компьютере с
установленным Lotus Notes под своим ID-файлом) может оказаться в полях
указанных типов в следующих случаях:
1. Данный сотрудник был выбран в качестве автора документа, исполнителя
резолюции, получателя документа и в других ситуациях, когда сотрудник
выбирался из списков сотрудников «системной» организации в диалогах СЭД.
2. Notes-имя данного сотрудника указано в поле «Замещающий» у сотрудника,
который был выбран из списков сотрудников «системной» организации в
диалогах СЭД.
3. Данный сотрудник входит в «системные» группы Входящие, Исходящие,
Внутренние и Общие Рабочие Документы подразделения, от имени которого
выполнялась регистрация документа.
4. Данный сотрудник входит в «системную» группу Канцелярия.
Все эти случаи происходят, когда выполняется работа в БД СЭД и в
диалогах выбирается тот или иной сотрудник. А «системные» группы
вычисляются по подразделению, где работает сотрудник. Таким образом,
источником информации являются любой из документов по формам
«Сотрудник», «Подразделение», «Руководитель высшего звена», «Организация».
36
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
И информация об этих документах Структуры Организации (ссылка на ID Notesдокументов) хранится в создаваемых документах баз данных.
Эти ссылки работают так, что если у сотрудника изменятся значения полей
«Notes-имя»,
«Замещающие», то СЭД обнаружит эти изменения и обновит
содержание полей «Читатели» и «Авторы» документов во всех БД системы, где
упоминался этот сотрудник. Аналогично, если поменяется состав «системных»
групп подразделений, организации или руководителей высшего звена, то новый
состав этих групп будет перезаписан в соответствующих документах БД.
Таким образом, с момента создания Notes-документа и до его удаления из
Структуры
Организации, ссылка на него из документов БД остается
неизменной.
4.17. Порядок внедрения.
4.17.1. Подготовительные операции.
Прежде чем начать установку СЭД в организации и проводить обучение
персонала, потребуется выполнить ряд подготовительных работ, связанных с
определением элементов настройки системы, таких как: индексы номенклатуры
дел подразделений, составление списков делопроизводителей, замещающих и
аудиторов.
Разработка индексов номенклатуры дел организаций.
СЭД в модуле НД требует обязательного указания номенклатурных
индексов
подразделений. Это позволяет однозначно находить этот индекс при
присвоении номера по сотруднику и его подразделению. Эти индексы составляют
часть номера документа.
Вследствие этого, индексы не должны повторяться в рамках одной
организации для разных подразделений.
Структура индексов в принципе может быть любая, но по правилам ведения
делопроизводства эта структура должна быть иерархическая. При этом каждый
следующий индекс наследует в своем коде индекс вышестоящего подразделения
и добавляет свои цифры или символы через знак «—» или «/».
Определение списка делопроизводителей.
Для каждого из подразделений, указываемых в счетчике номеров, т.е.
имеющих возможность вести регистрацию документов, в Структуре Организации
должны быть указаны сотрудники, имеющие право выполнять эту регистрацию.
Определение списков этих сотрудников — обязательное мероприятие,
позволяющее составить список рабочих мест, на которых будет выполняться
регистрация входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов
(служебных записок, листов ознакомления, задач и т.д.). Причем, сотрудник
37
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
может быть делопроизводителем любого подразделения, даже не обязательно
своего или одновременно нескольких подразделений.
Кроме того, для всей организации определяется группа сотрудников, которые
будут иметь доступ ко всей исходящей корреспонденции, отправленной из
данной организации (системная группа «Clerck»).
Определение замещающих.
Для каждого из сотрудников, кому адресуются документы или имени которого
передаются документы, можно определить списки тех сотрудников, кто будет
замещать их в системе. Обязательным является указание таких замещающих для
тех сотрудников, кто может участвовать в работе с документами, но не имеющих
рабочих мест СЭД.
Замещающие получат все те же права на работу с документами, как и те
сотрудники, которые выбирались в Программах из Структуры Организации.
Например, если какой-либо сотрудник был выбран в качестве адресата входящего
документа, то резолюцию по документу может создать в модуле либо сам
адресат, либо любой из замещающих этого адресата. Это же касается и режима
доступа на чтение — если в резолюции указан какой-либо сотрудник
организации, то документ и резолюцию по нему видят как сам этот сотрудник,
так и все его замещающие. Весь это список сотрудников может создать либо
отчет об исполнении резолюции, либо переметку по документу.
4.18. Установка системы.
4.18.1. Этапы установки.
Начальная установка СЭД в организации должна производиться
специалистами фирмы
«ISS LAB» совместно со специалистами
информационных служб организаций. В дальнейшем, ТОО «ISS LAB» выполняет
гарантийное обслуживание СЭД, оказывает консультационную поддержку
работы организации с системой.
Система в любой из организаций Компании устанавливается в следующем
порядке:
 Этап 1. Установка Lotus Domino и Lotus Notes;
 Этап 2. Подготовка БД для организации Главным администратором;
 Этап 3. Установка БД в организации;
 Этап 4. Заполнение Структуры Организации;
 Этап 5. Настройка БД (ACL);
 Этап 6. Настройка и активизация агентов в БД;
 Этап 7. Настройка рабочих мест.
Работы, выполняющиеся на данных фазах установки СЭД, будут изложены
в отдельном документе «Установка Системы».
Единообразие решений.
38
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Для того чтобы система обеспечила выполнение задачи корпоративного
документооборота, необходимо, чтобы все базы данных, которые могут быть
использованы как корпоративные, были созданы по шаблонам. Администрирует
эти шаблоны Главный администратор.
Во избежание дублирования элементов структур баз данных необходимо
применять следующую схему ведения шаблонов БД:
 корпоративные Программы:
шаблоны находятся только на одной территории в Корпоративном центре
(КЦ). По этим шаблонам создаются корпоративные БД, которые реплицируются
на все остальные территории Компании. В эту же категорию попадает и
Структура Организации.
 внутренние Программы:
шаблоны реплицируются в каждую организацию. По этим шаблонам создаются
БД, которые реплицируются во все остальные узлы «системной» организации.
Notes-имена пользователей и имена организационных единиц лучше
регистрировать по-английски, используя русские альтернативные имена. Имена
серверов и главных сертификатов необходимо регистрировать по-английски.
4.18.2. Администрирование.
СЭД по мере ее установки требует постоянного консультационного и
технического сопровождения. Это объясняется как сложностью самой СЭД, так и
сильной территориальной распределённостью Компании.
Для того чтобы Главные и региональные администраторы могли оперативно
решать вопросы установки и настройки серверов, установки и настройки рабочих
мест, настройки СЭД на местах, они должны пройти курс обучения
администрирования Lotus Domino и администрирования СЭД.
Обучение администрированию СЭД проводится в учебном классе в 2 дня по
4 академических часа плюс 1 час ответы на вопросы (всего 9 часов).
Для обеспечения непрерывной работы СЭД это обучение должны пройти
как минимум 2 сотрудника от каждой территории.
Серверы Lotus Domino администрируют назначенные для этого сотрудники
Управления информационных технологий (ИТ) Компании. А для обеспечения
текущего сопровождения баз данных СЭД должна быть сформирована «группа
сопровождения СЭД, сформированной из сотрудников Управления ИТ. Функции
этой группы аналогичны функциям Главного администратора, перечисленные в
Главе «Главный администратор».
4.18.3. Обучение персонала.
В каждой организации должно быть обучено работе в Lotus Notes и работе с
СЭД то количество сотрудников, которые реально будут с ней работать.
Пренебрежительное отношение к такому массовому обучению персонала может
привести к тому, что администраторы будут очень много времени проводить на
консультациях по работе с ПО и базами данных, не выполняя при этом
необходимую работу по администрированию.
39
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Обучение персонала необходимо выполнить по двум программам:
 обучение работе с Lotus Notes;
 обучение работе с базами данных СЭД.
Эти два курса обучения удобнее всего проводить на местах, в специально
выделенных помещениях для проведения презентаций. Обучение по первому
курсу выполняется группами по 12 человек в течение 16 академических часов.
Обучение работе с СЭД производится в тех же помещениях, но при этом
компьютер должен быть подключен к локальной сети организации для того,
чтобы можно было работать с сервером. Количество обучаемых может
составлять до 15 человек. Длительность обучения — 4 академических часа плюс
1 час для ответов на вопросы (всего 5 часов).
4.18.4. Эксплуатационная документация.
На этапе внедрения СЭД осуществляется поставка пользовательской и
административной документации на бумажных носителях и в виде базы данных
документации.
Общий список документации по СЭД следующий:
«СЭД». Установка системы
 Руководство администратора.
2) «Общая корреспонденция - Входящие документы»
 Краткая инструкция пользователя.
 Руководство пользователя.
3) " Общая корреспонденция - Исходящие документы"
 Краткая инструкция пользователя.
 Руководство пользователя.
4) "БРД"
 Краткая инструкция пользователя.
 Руководство пользователя.
5) "Библиотека рабочих документов"
 Краткая инструкция пользователя.
6) "ОРД и Приказы"
 Краткая инструкция пользователя.
7) "Ознакомление"
 Краткая инструкция пользователя.
8) "Мониторинг и Контроль"
 Краткая инструкция пользователя.
9) "Справочник и Номенклатура дел"
 Краткая инструкция пользователя.
10)"Структура организации"
 Краткая инструкция пользователя.
 Руководство администратора.
1)
40
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
5. Стратегия внедрения системы электронного документооборота.
В связи с тем, что СЭД может носить общекорпоративный характер и
учитывая высокие требования к её надежности и масштабируемости, ярко
выраженную территориально-распределенную структуру Компании, большое
количество планируемых к установке рабочих мест, разнообразные каналы связи,
разноплановый характер и сложность планируемых к разработке систем
поддержки деловых процессов - все работы по созданию системы электронного
документооборота требуют специально разработанной стратегии её разработки и
внедрения. Кроме того, предварительно должны быть проведены общие
мероприятия и процедуры. Написан регламент работы организации и проведены
соответствующие настройки и установки в системе.
Все работы по созданию системы выполняются на основании
специализированной методологии компании Lotus Development Corp. "Accelerated
Value Method" (AVM). Методология AVM широко применяется за рубежом
консалтинговыми службами компании Lotus при ведении корпоративных
проектов высокой сложности и предусматривает разбиение всего объема работ на
четкие этапы продолжительностью 1-3 месяца, которые завершаются
конкретными, значимыми для Заказчика результатами.
Работы в группах велись по методу RAD c дальнейшим итеративным
прогрессированием.
5.1. Стадии проведения работ.
Предлагается все работы по созданию и внедрению прикладных подсистем
корпоративной
системы
электронного
документооборота
проводить
последовательно по территориально-производственному принципу в две стадии:
1) стадия пилотного проекта подсистемы;
2) стадия полного проекта подсистемы.
Пилотный проект реализуется в тех подразделениях Компании, которые
наиболее подготовлены с точки зрения уровня подготовки персонала, наличия
персональных компьютеров на рабочих местах и установленных в зданиях
локальных вычислительных сетях.
Полный проект реализуется на остальных департаментах и территориях
Компании по мере оснащения их средствами вычислительной техники,
коммуникаций и готовности к подключению к подсистеме.
Работы по созданию
всех
подсистем системы электронного
документооборота планируется проводить совместно со специалистами Отдела
(Управления) информационных систем и специалистами территориальных
подразделений Компании. Все работы, связанные с разработкой баз данных, вне
зависимости от специфики создаваемых программных комплексов, проводятся по
следующим подэтапам работ:
41
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
ТОО «ISS LAB»
Информационный анализ предметной области. Разработка
постановки задачи по созданию подсистемы. Разработка
нормативной (ОСТ) и технологической базы для авторизации
электронных документов и защиты информации (Руководитель
проекта и специалисты Компании).
Программная реализация подсистемы в макетном исполнении.
Разработка
пользовательской
документации
(специалисты
компании).
Тестирование подсистемы и приемо-сдаточные испытания на
площадке заказчика (специалисты компании).
Обучение пилотной группы персонала Компании работе с
подсистемой (специалисты Компании).
Разработка перечня доработок и замечаний по макетному варианту
подсистемы (Руководитель проекта и специалисты Компании).
Программная реализация подсистемы с учетом доработок и
замечаний.
Подготовка
эксплуатационной
документации
(специалисты компании).
Тестирование и сдача подсистемы в промышленную эксплуатацию
(специалисты компании).
Обучение персонала Компании работе с подсистемой
Сопровождение подсистемы в ходе её эксплуатации (специалисты
компании ДИТ и сотрудники отделов IT).
Каждая из стадий выполняется одинаково в несколько этапов:
1)
2)
3)
этап внедрения базовых средств коммуникаций;
этап внедрения средств автоматизации деловых процессов;
этап внедрения информационно-справочных подсистем и БД
коллективного доступа.
5.2. Пилотный проект.
Работы по внедрению СЭД на стадии пилотного проекта являются наиболее
ответственными, т.к. на этой стадии осуществляется разработка архитектуры
Notes сети, поставка базового и прикладного программного обеспечения,
проводится обучение пилотных групп пользователей и администраторов СЭД,
происходит «привыкание» сотрудников Компании к новой технологии работы.
Поэтому работы производятся по принципу «от простого — к сложному».
Вначале внедряется электронная почта с обеспечением цифровой подписи и
защиты передаваемых сообщений, затем первые подсистемы автоматизации
деловых процессов подразделений, а затем, на завершающем этапе,
информационно-справочные подсистемы и БД коллективного доступа с
обеспечением защиты выделенных полей, требующие аналитического подхода
для работы с ними.
5.2.1. Этапы разработки архитектуры корпоративной Notes - сети.
42
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Архитектура Notes-сети
развертывания
Lotus
Notes
основополагающих аспектов:





должна описывать основные принципы
в
Компании, касающиеся
следующих
система иерархии доменов;
схема соединения доменов;
система присвоения имен серверов;
система присвоения имен Notes-сетей в доменах;
система присвоения имен пользователей.
В архитектуре должны быть описаны функциональные требования к
серверам системы, а также требования к аппаратным характеристикам и
предустановленному программному обеспечению (операционной системе и
драйверам локальных сетей).
В архитектуре должны быть представлены требования по таким аспектам
информационного взаимодействия доменов, как:
 ограничения на доступ;
 почтовая маршрутизация;
 настройки для репликации корпоративных баз данных.
В этих требованиях должны быть указаны конкретные параметры настроек
системных баз данных (адресной книги имен и адресов) разных доменов.
5.2.2. Этапы внедрения базовых средств коммуникаций.
На этом этапе осуществляется поставка базового программного обеспечения
«системы» для развертывания электронной почты в рамках пилотного проекта:
 ПО Lotus Domino Server,
 Lotus Notes Client ,
На этом же этапе проводится обучение персонала (см. главу обучение в
данной части).
Далее проводятся работы по установке и настройке корпоративной
системной БД «Книга имен и адресов», создание сертификатов и регистрация
пользователей СЭД, которыми на данном этапе работы будут администраторы и
сотрудники пилотных подразделений Компании.
После проведения этих работ, а также после проведения обучения пилотной
группы пользователей и администраторов производится установка серверов в
подразделениях Центрального аппарата Компании и настройка базовых средств
коммуникаций.
5.2.3 Этапы внедрения
делопроизводства.
средств
электронного
документооборота
и
Как уже упоминалось, в рамках пилотного проекта в Компании
производится
внедрение
корпоративной
системы
электронного
43
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
документооборота и делопроизводства СЭД в центральном учреждении
Компании.
5.3. Обучение.
5.3.1. Стратегия обучения.
В ходе проведения работ планируется организовать класс для обучения
персонала Компании базовому программному продукту Lotus Notes и
прикладным подсистемам, создаваемым в рамках системы.
Обучение персонала компании планируется проводить по трем базовым курсам,
соответствующим учебным планам:
 Администрирование СЭД;
 Обучение делопроизводителей;
 Обучение конечных пользователей.
Программы учебных курсов должны быть согласованы со специалистами
«Управления информационных технологий и систем» и носить прикладной
характер.
Учитывая территориальную распределённость подразделений заказчика и
значительную численность обучаемого персонала, предлагается организовать
обучение по «кустовому» принципу.
Формирование «кустов» целесообразно проводить по сложившейся в
Компании организационной структуре на базе проектируемых узлов
корпоративной электронной почты.
В качестве основной площадки для обучения будет выбираться территориальное
подразделение Компании с наиболее многочисленным контингентом
обучающихся.
Для повышения эффективности работ по развертыванию корпоративной
информационной системы предлагается осуществить обучение группы
делопроизводителей Компании по комбинированному курсу «Работа в СЭД
делопроизводителей и пользователей».
График обучения и последовательность задействованных территориальных
подразделений будет согласовываться с графиком развертывания электронной
почты в подразделениях Компании.
В дальнейшем существует возможность передачи учебных курсов и
учебных программ в специализированный обучающий центр Компании, по мере
подготовки и сертификации его специалистов.
6. Организационные мероприятия.
6.1. Мероприятия.
44
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Работы пилотного проекта являются наиболее ответственными и
определяющими с точки зрения успешного внедрения всей СЭД в Компании.
Работы по этому проекту затрагивают основные производственные предприятия
Компании, а, учитывая, что это новая информационная технология, требующая от
персонала изменения условий труда, необходимо провести определенный набор
организационно-административных мероприятий, опережающих внедрение СЭД.
В первую очередь выпускается Приказ по Компании о начале работ по
внедрению СЭД и утверждается план-график проведения работ по пилотному
проекту.
Назначается персональный состав администраторов системы, куда должны
входить как минимум по одному квалифицированному специалисту в области
программного обеспечения от каждого предприятия Компании.
Определяется состав пилотной группы обучения, в которую должны войти
администраторы системы, а также сотрудники предприятий Компании, которые
будут в дальнейшем сопровождать подсистемы на местах (разработчики).
После разработки и тестирования подсистем
организуется копирование
инструктивных материалов (Руководства пользователя) и раздаются эти
материалы пользователям СЭД.
Перед этапом установки серверов на предприятиях выделяются каналы
связи для монопольного использования в круглосуточном режиме.
Для осуществления технической поддержки и оказания консультаций по
использованию разработанных подсистем Исполнитель организует канал
информационного обмена между серверами Lotus Domino Исполнителя и
Заказчика.
7. План выполнения работ по пилотному проекту.
Весь комплекс работ подразделяется на следующие этапы (спецификации
поставок программного обеспечения приведены в Приложении 3, а подробный
сетевой график приведен в Приложении 4).
7.1. Подготовка к внедрению СЭД.
Перед началом внедрения СЭД необходимо выполнить следующие
предварительные работы:
1) планирование и проведение организационных мероприятий по
обеспечению создания и функционирования СЭД;
2) разработка проекта архитектуры корпоративной сети Notes,
обеспечивающей функционирование СЭД.
45
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
Приобретаются базовое и прикладное программное обеспечения в рамках
пилотного проекта.
Развертывание корпоративной сети в центральном офисе Компании и
региональных предприятиях, включенных в рамки пилотного проекта.
8. Приложение 1. Программа обучения для пользователей.
8.1. Содержание базового курса по СЭД.
БРД:
 обзор представлений;
 подготовка внутренних документов (Служебные записки, проекты
приказов, письма);
 использование заранее подготовленных шаблонов;
 определение доступа к документу;
 передача закладки;
 рецензирование, создание новых версий;
 подписание документа, сбор подписей.
Контроль и мониторинг:
 обзор представлений;
 поступление корреспонденции и поручений (папка "Новые");
 создание поручений (работа в паре);
 заполнение отчета об исполнении, закрытие поручений;
 папка "Избранные".
Согласование и визирование:
 задание списков согласования и рассылки;
 контроль согласования;
 визирование;
 история ознакомления;
 контроль подписания и регистрации распорядительных документов.
8.2. Содержание курса для делопроизводителей.
БРД:
 подготовка внутренних документов (Служебные записки, проекты
приказов, письма);
 использование заранее подготовленных шаблонов;
 постановка на личный контроль;
 рецензирование. Создание новых версий;
 подписание документа. Сбор подписей;
 поиск документов;
 упорядочивание документов по папкам;
 архивирование документов.

Контроль и мониторинг:
 поступление корреспонденции и поручений (папка "Новые");
 получение списка документов непосредственного руководителя;
46
«СЭД КОРПОРАЦИЯ»
ТОО «ISS LAB»
 контроль исполнения документов сотрудниками подразделения.

Подготовка исходящей корреспонденции:
 заполнение Регистрационной карточки исходящего документа;
 контроль регистрации и отправки документа;
 поиск исходящих документов в базе;
 запросы об исполнении по исходящим документам.

Согласование и визирование:
 подготовка проекта распорядительного документа. Задание списков
согласования и рассылки;
 мониторинг согласования;
 добавление в список согласования;
 завершение ознакомления. Аннулирование;
 отправка документа на подпись;
 контроль подписания и регистрации.
9. Приложение 2. Исходные требования к серверам.
Серверы Lotus Domino выполняют следующие базисные задачи:
 содержат БД и предоставляют их пользователям;
 обеспечивают репликации некоторого подмножества баз с другими серверами
- группа реплицируемых баз поддерживается в одинаковом состоянии на разных
серверах;
 занимаются передачей почты.
Используются серверы Domino версии 6 на платформе SUN и NT. Все
серверы Notes в сети в целях упрощения обслуживания и администрирования
должны быть однотипны.
В зависимости от основного назначения и имеющегося дополнительного
аппаратного обеспечения используемые серверы можно отнести к одному или
сразу нескольким из следующих классов:
 сервер Баз Данных (СБД);
 универсальный Сервер (УС);
 сервер Внешних Коммуникаций (СВК).
47