rabota25

Исследовательская работа на тему:
Возможности и перспективы применения тайм-менеджмента в
государственной и муниципальной службе
1
В рамках федеральной программы «Реформирование и развитие системы
государственной службы Российской Федерации (2009-2013 годы)» поставлены
задачи по совершенствованию механизмов организации труда сотрудников
государственной службы. В текущий период времени, по ряду оценок,
эффективность данной сферы деятельности ниже, чем в других странах и в
других секторах экономики России.
Первая предпосылка к этому - недостаточная компетентность
государственных служащих: низкая степень быстрого реагирования на
возникающие запросы внешней среды, недостаток профильного образования,
навыков владения компьютерными технологиями, стрессоустойчивости,
особенно в условиях реформирования системы государственного управления.
При этом существующая система повышения квалификации, оказания
образовательных услуг для государственных и муниципальных служащих, по
мнению экспертов, не соответствует современным требованиям к развитию
кадрового потенциала. Вторая причина - проблема корпоративной культуры
государственной службы. Ценности, традиции и нормы делового поведения в
ряде ситуаций несовместимы с представлением об эффективной
государственной службе.
Третья причина низкой эффективности
государственных служащих скрываются в недостаточно детальной,
структурированной регламентации деятельности, обтекаемых формулировках
либо устаревших положениях нормативной базы, регулирующей работу
государственных служащих. Всю совокупность проблем, которые снижают
качество и производительность труда сотрудников государственной и
муниципальной службы можно охарактеризовать как отсутствие комплексной,
взаимосвязанной системы кадровой политики.
Актуальность данного исследования обусловлена необходимостью
повышения качества работы государственных служащих, что может быть
достигнуто путем применения новых технологий в управлении персоналом.
При этом степень научной разработанности указанной проблемы имеет
недостаточный характер.
Исходя из статистических данных, аппарат государственных и
муниципальных служащих за 2006-2011гг. возрос в 1,31 раза [3]. Чтобы
эффективно управлять сложной организационной структурой, необходимо
наладить горизонтальное и вертикальное взаимодействие между сотрудниками,
снизить время, потраченное на иррациональные обсуждения, ожидания,
нахождение документов на проверке и утверждении, ограничить сроки
принятия решений и объем низкопродуктивной деятельности. Круг этих
вопросов в данном исследовании предлагается разрешить с помощью
методологии тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент с одной стороны, самостоятельная область изысканий,
с другой стороны – направление в рамках общего менеджмента. Это
прикладная ветвь науки, направленная на выработку нового мышления,
соответствующего современным требованиям высокой производительности
труда и снижении издержек на выполнение различных действий.
2
Корпоративный тайм-менеджмент обеспечивает регламентацию тех процессов,
которые этого требуют, рост лояльности сотрудников и формирование
корпоративного духа, уменьшение длительности коммуникационных каналов, в
конечном итоге - рост персональной эффективности и отдачи от сотрудников,
особенно занятых при повременной системе оплаты труда, мотивация которых
не всегда высокая. Важным вопросом является и экономическая оценка
внедрения тайм-менеджмента и здесь, например, непосредственно видна
экономия на фонде оплаты труда при более грамотном использовании времени
уже имеющихся в организации сотрудников.
Административные регламенты могут управлять временем сотрудников
путем установки максимальных сроков, отражать, какие функции за кем
закреплены, но они не отражают, каким образом необходимо выполнять
возложенные обязанности. Вместе с этим рабочее время государственных и
муниципальных служащих имеет свою денежную оценку и не является личным
делом сотрудника. Важно максимально эффективно работать, не увеличивая
при этом продолжительности самой работы или рабочего дня.
Тайм-менеджмент – это комплексная технология по управлению
эффективностью использования времени и, как следствие, эффективностью
деятельности, которая включает в себя методы планирования, организации
рабочего дня, контроля. В рамках корпоративного тайм-менеджмента
предусмотрены и разработаны методики обучения, стандартизации, оценки и
аттестации сотрудников, которые вливаются естественным образом в культуру
организации.
Существует методика диагностики использования тайм-менеджмента. В
рамках данной методики можно оценить персональную, командную
эффективность и эффективность работы организации в целом по 10 признакам:
материализованность и обозримость задач и информации; системность,
согласованность, скоординированность работы; гибкость деятельности,
оперативность реагирования; целеориентированность, стратегическое видение;
измеримость результатов, времени и эффективности; приоритизированность;
инвестиционность, ориентация на развитие; своевременность исполнения;
контролируемость испонения; легкость работы - каждый по 10-балльной шкале
[1]. В результате диагностики можно выявить круг проблем, связанных с
управлением временем и организацией рабочего дня и выработать
рекомендации по приоритетным действиям решения этих проблем.
Проблема взаимопонимания в совместной деятельности актуальна для
любого коллектива. Поэтому внедрение тайм-менеджмента начинается с того,
что обучение проходит группа молодых целеустремленных людей, которые
станут использовать методику для повышения персональной эффективности и
распространять идеи. Обучающие курсы не только знакомят с инструментами
личной работы, но и помогают выработать общее понимание вопросов,
связанных с эффективностью использования времени, создают основы
самомотивации.
3
Технологии планирования основываются на принципах SMART-целей,
Парето-эффективности, Эйзенхауэра, ABC-методе, методе 60:40 и множестве
других. Планирование рабочего времени начинает рассматриваться в
оперативном, тактическом и стратегическом контексте с использованием
сетевого планирования, с учетом взаимосвязей с другими проектами,
сотрудниками и с учетом гибких задач, высокой вероятности событий. При
этом работник самостоятельно оптимизирует свой рабочий день.
Особенности работы на государственной службе таковы, что в ряде
подразделений на подчиненных возлагаются большие полномочия и
ответственность за принятие решений. Запросы, обращенные непосредственно
к сотруднику, требуют от него самостоятельного планирования своей работы,
расстановки приоритетов, без обращения к руководителю в условиях
ограниченности во времени. Особенно это актуально для мультипроектной
деятельности, когда, кроме выполнения основных функциональных
обязанностей, сотрудник вынужден распределять свое время между
различными, часто противоречащими друг другу запросами внешней и
внутренней среды. В обычной практике только половина проектов
заканчивается вовремя, а остальные проекты занимают в два раза больше
времени и в полтора раза больше средств [2]. Тайм-менеджмент способствует
проектному управлению как нельзя лучше.
При этом для руководителей тайм-менеджмент позволяет определять
оптимальные сроки выполнения задач благодаря данным о загрузке
подчиненных, дает уверенность в своевременном исполнении без
непосредственного контроля и создает прозрачность работы государственного
служащего для руководства, формализованность их личных целей и задач и,
следовательно, отсутствие «незаменимости от неорганизованности».
Внесение в административные регламенты принципов тайм-менеджмента
позволяет институционализировать набор техник и установить за неисполнение
правил
персональной
эффективности
применение
определенных
формализованных санкций («несоблюдение трудовых норм»).
Производительность работы группы сотрудников может существенно
повыситься, если установить единое значение определенным категориям,
например «встретиться в начале дня» равно «до 10 часов», либо «сдать к концу
недели» равно «до 16 часов пятницы». Формированию деловой этики,
поставленное в качестве одной из задач административной реформы, будет
способствовать
и
регламентация
отдельных
действий,
например,
необходимость отвечать в течение часа, до какого времени будет рассмотрена
заявка, принято решение.
Эффективное планирование невозможно без компьютеризации
управления. Ведение электронных ежедневников, связь электронной почты и
календаря, единое сетевое пространство для государственных и
муниципальных служащих, взаимодействующих между собой, позволяет
существенно экономить затраты времени на взаимодействие. Особенность
работы на государственной службе такова, что часто цели и планы ставятся
4
руководством без учета возможностей подчиненных, присутствия на местах
тех, с кем необходима координация в работе. В рамках тайм-менеджмента
предусмотрена система «открытого» календаря дел одного служащего для
других сотрудников для оптимального планирования встреч, совещаний,
поручений, командировок. Электронный ежедневник позволяет группировать
списки дел по срочности, важности, месту действия, отдельным лицам,
длительности, а так же отслеживать затраты времени на решение той или иной
задачи. Электронные системы хронометража дают возможность руководителю
проводить оценку производительности труда подчиненных, нормировать труд.
Система учета времени служащих так же способствует выявлению
поглотителей времени, дублирующих функций и организации оптимальной
модели штатного расписания. Экономия затрат времени может достичь 30-40%
рабочего дня. Такая эффективность методики дополнительно мотивирует
сотрудника, служащий имеет возможность не задерживаться на работе и
решает порученные вопросы в срок.
Несомненно, что использование компьютерных технологий, новых
методов будет создавать нагрузку на сотрудников преклонного возраста,
однако обучение современным ИТ-технологиям стало обязательным
требованием к государственным служащим по инициативе президента Д.
Медведева, при этом средний возраст государственных служащих составляет
только 36 лет.
Формирование организационной культуры, разработка которой ставится
одной из
задач
административной реформы, в тайм-менеджменте
рассматривается через аспекты «культуры отношения ко времени». Она
включает в себя такие вопросы, как допустимое время опозданий на работу и на
совещания, значение категории «срочно», сложившиеся традиции приглашения
в свой кабинет подчиненного (словами «зайдите ко мне» либо заранее
запланированная встреча).
Использование методов тайм-менеджмента невозможно «навязать»,
поэтому важную роль помимо самомотивации должно играть стимулирование
сотрудников посредством установления ключевых показателей эффективности
деятельности (KPI). После того, как в административных регламентах
установлены максимальные сроки совершения тех или иных действий, сроков
принятия решений, эффективность работы повышается с помощью
«управления по ограничениям». Дальнейший ее рост возможен при
использовании «управления по структуре», вмешательства руководства в
процессы самоорганизации. При этом сотрудники стремятся таким образом
организовать свой рабочий день, чтобы содержание и производительность
соответствовали KPI. Показатели эффективности должны быть конкретными и
достижимыми с определенными стимулами к достижению целей. Технология
установления KPI в качестве метода мотивации показала свою эффективность в
управлении сотрудниками органов власти Великобритании, Германии,
Франции. Показатели эффективности применения навыков тайм-менеджмента
могут включать как количественные ограничения на длительность телефонных
5
разговоров, количество человек в очереди, время рассмотрения тех или иных
вопросов, так и показатели динамики числа неотвеченных запросов, времени
задержки на работе, формирования отчета и другие. При этом определенная
часть навыков тайм-менеджмента может подлежать аттестации для
государственных служащих.
Внедрению тайм-менеджмента способствует высокая формализованность
работы на государственной службе, возможность регламентации процессов,
традиции планирования, организации и администрирования, контроля. При
этом тайм-менеджмент предлагает гибкую систему технологий управления,
которая легко адаптируется к изменяющейся среде, возникающим трудно
формализуемым задачам и способствует повышению не только персональной
производительности сотрудников, но и эффективности вертикального и
горизонтального взаимодействия. Тайм-менеджмент позволяет не только
эффективно работать - эта система предусматривает разумное и оптимальное
распределение всего времени сотрудника.
Одной из проблем, которая может препятствовать внедрению таймменеджмента, является отсутствие специализированного департамента по
управлению персоналом в государственных и муниципальных органах, которые
бы занимались детализацией общей кадровой политики и работой с
сотрудниками на местах, а так же недостаточная компетентность работников
кадровых отделов. На государственной и муниципальной службе высокую роль
играет человеческий фактор, поэтому необходимо создание в каждом
ведомстве специализированного отдела по управлению персоналом в широком
понимании данного понятия.
Инновационная экономика должна строиться
на отличных от
предыдущего опыта методах управления. Поэтому предлагается внедрить в
качестве пилотного проекта систему планирования и взаимодействия
сотрудников по технологиям тайм-менеджмента в одном из органов местного
самоуправления на территории г. Кемерово или территориальном органе
государственной власти.
Библиографический список:
1.
Архангельский
Г.
А.
Корпоративный
тайм-менеджмент:
Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.:Альпина Бизнес Букс, 2008.
- 160 с.
2.
Клименко О. Метод критической цепи: эффективное управление
проектами с использованием буферов времени и ресурсов [Электронный
ресурс] : сайт консалтинговой компании «BSGA».- Режим доступа:
http://bsga.ru/library/pm/article10. Дата обращения: 15. 01. 2012.
3.
Численность и кадровый состав государственных органов и органов
местного самоуправления: сайт Федеральной службы государственной
статистики
[Электронный
ресурс].
Режим
доступа:
6
http://www.gks.ru/wps/wcm/connect/rosstat/rosstatsite/main/state/#.
обращения: 01. 02. 2012.
Дата
7