Практическая работа №11 Excel 2007. Работа со списками В

Практическая работа №11
Excel 2007. Работа со списками
В Excel имеются средства для обработки данных, организованных по
принципу баз данных – функции списка, основные операции которых –
сортировка данных и поиск определенной информации.
Excel имеет даже некоторые преимущества по сравнению с другими
программами, предназначенными для работы с БД. Например, найденные
значения в списке можно включить в вычисления, построить на их основе
диаграмму.
Создание списка
Excel распознает списки автоматически при правильной их организации:
отдельные записи должны быть однородны по строкам и/или столбцам. При
автоматическом определении признаком конца области является пустая
строка. Обычно Excel принимает первую (верхнюю) строку в качестве
строки названий. Данные этой строки исключены из обрабатываемой
области списка.
Задание 1
На отдельном листе электронного журнала класса оформить таблицу,
содержащую данные об учениках класса «Сведения об учениках». Таблица
должна содержать: номер, фамилию, имя, дату рождения, город рождения,
домашний телефон (установите формат ячеек – текстовый), успеваемость
(отличник, хорошист, троечник). При создании таблицы должны быть
выполнены следующие требования:
1. Ввести в таблицу данные, при этом имена и город рождения с
использованием функции автозавершения значения ячеек, для чего
перед
заполнением
таблицы
выполнить:
Кнопка «Office»/Параметры
Excel/Дополнительно. При вводе
текста в ячейку электронная таблица Excel сначала будет проверять
содержимое других ячеек данного столбца. Если будет обнаружен
текст, первые символы которого совпадают с введенными символами,
то
ввод
данных
заканчивается
автоматически.
Можно
проигнорировать предложение Excel, если продолжить ввод. Для
подтверждения надо нажать ENTER.
2. Для получения формулы в столбце «успеваемость» необходимо
использовать логические функции ЕСЛИ, И. При добавлении
функции выдается информация по ее использованию, ознакомьтесь с
правилами использования этих функций. Формула будет аналогична
следующей:
=ЕСЛИ(И(матем!B3=5;био!B3=5;информ!B3=5);"отличник";ЕСЛИ(И(матем!
B3>=4;био!B3>=4;иформ!B3>=4);"хорошист";ЕСЛИ(И(матем!B3>=3;био!B3>
=3;информ!B3>=3);"троечник";"двоечник"))),
1
где матем, био, информ – имена листов. Для заполнения формулы лучше
всего использовать выбор подставляемых значений с помощью кнопки
мыши. Т.е. записали формулу, а вместо имен ячеек, на которые идет
ссылка, вставляете ячейку путем нажатия на ней кнопкой мыши.
Сортировка списков
После ввода данных Вам может потребоваться упорядочить их. Процесс
упорядочивания записей в базе данных называется сортировкой. При
сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или
таблице.
Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок: числа,
текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка
по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются
пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка. Текстовые
данные упорядочиваются в алфавитном порядке.
Можно задать три уровня сортировки одновременно за одну операцию,
можно выполнить сортировку сначала по первому уровню, потом в
полученном списке – по второму, а затем – по третьему уровню. Второй и
третий уровень позволяют определить порядок вторичной сортировки для
записей, в которых имеются совпадающие значения.
При использовании функций списка, выделения области списка происходит
автоматически. Однако пользователь может предварительно выделить
диапазон ячеек с записями, подлежащие сортировке.
Задание 2
Выполнить различные виды сортировок списка, открыв диалоговое окно,
сортировка диапазона: Данные/ Сортировка и фильтр. Сделать
сортировку по трем уровням: успеваемость, дата рождения, фамилия.
Познакомиться с видами установок различных параметров в диалоговом
окне «параметры сортировки».
Применение фильтров
Назначение фильтра: ввод, удаление записей в удобной для пользователя
форме, а также поиск информации. Преимущество использования по
сравнению с формой данных: результат запроса можно скопировать в
отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычислениях.
Результат операции: строки, не соответствующие данному критерию,
оказываются скрытыми. При использовании фильтра должны выполняться
следующие требования:
 записи должны быть однородны по строкам;
 указатель ячейки должен находиться внутри списка;
 в первой строке должны находиться метки столбцов.
2
В электронной таблице Excel для фильтрации данных используются
команды Фильтр и Расширенный фильтр(Дополнительно). Обе команды
вызываются в результате выбора на ленте Данные/ Сортировка и фильтр.
Для выбора данных можно задавать целый ряд различных критериев,
используя настраиваемый фильтр. При этом каждый следующий
критерий всегда относится к подмножеству списка, полученного в
результате применения предыдущего критерия. Можно задавать
комплексные критерии типа >=1-янв-70 И <=8 янв-70; «отл.» ИЛИ «хор.»
Задание 3
1. С помощью фильтра создать список отличников и скопировать его в
отдельное место рабочего листа.
2. В отдельном месте создать список все учеников, родившихся летом.
3. Создать список хорошистов и отличников, которые родились зимой (в
один и тот же год).
4. Создать список всех учеников, родившихся в одном городе.
5. Создать список, содержащий сведения об учениках, родившихся в
одном городе и имеющих телефон, начинающийся с первых двух
одинаковых цифр.
Индивидуальное задание
Показать выполнение Задание 1, Задание 2, Задание 3.
3