- ГКУ АО &quot

«Об основных направлениях деятельности ГКУАО «Государственный
архив современной документации Астраханской области» в 2013 году.
Государственное казенное учреждение Астраханской области
«Государственный архив современной документации Астраханской области»
обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда
Астраханской области, выполняет важные функции по сохранению
документальной памяти Астраханского края и общества, пополнению
информационных ресурсов, предоставлению государственных услуг
населению. Ежегодно услугами, в том числе и в режиме удаленного доступа,
пользуются тысячи российских граждан. Сохраняя и приумножая АФ АО,
ГКУАО «ГАСД АО» также служит и будущим поколениям россиян.
В 2013 году архивисты ГКУАО «Государственный архив современной
документации Астраханской области» обеспечили сохранение, пополнение и
использование документов Архивного фонда Астраханской области.
Архив комплектуется управленческой документацией, документами
личного
происхождения,
документами
по
личному
составу,
фотодокументами, в небольших объемах НТД, фонодокументами. Общее
количество ед.хр. приближается к 500 тыс.
Необходимо отметить, что 69% от общего объема, хранимых в архиве
документов составляют документы по личному составу. Объем документов
по личному составу можно разделить на категории. Первая категория
представлена документами партийных, комсомольских, общественнополитических организаций и насчитывает 179174 ед.хр., что составляет –
53%; 47% - 156678 ед.хр. это документы по личному составу, поступившие в
архив от ликвидированных организаций, в свою очередь их необходимо
разделить на документы государственной собственности - 43% (144599
ед.хр.) и муниципальной собственности - 4% более 12 тыс. ед.хр.
В 2009 г. было создано МУ «Астраханский городской архив», с марта
2012 г. городской архив начал прием документов. В настоящее время МКУ
г.Астрахани «Астраханский городской архив» осуществляет все функции
архивного учреждения – прием, хранение, учет, использование документов.
В этой связи считает, что настало время передачи документов по
личному составу муниципальной собственности в городской архив. ГКУАО
«ГАСД АО» обеспечил прием, сохранность и использование вышеназванных
документов.
Проведение архивом в 2013 г. мероприятий в сфере обеспечения
сохранности по укреплению и развитию инфраструктуры архива, созданию
условий для соблюдения нормативных режимов хранения архивных
документов позволили исключить случаи их утраты.
Последовательно решались вопросы обеспечения безопасности архива и
внедрения информационных технологий.
Важным событием отчетного года стали работы по ремонту кровли
здания архива, серьезно улучшившие условия хранения архивных
документов.
За счет средств, полученных в результате проводимых архивом
мероприятий по энергосбережению и энергетической эффективности,
согласно ФЗ-261, проведен ремонт читального зала и рабочего кабинета
отдела использования, ИПС и ААТ.
В помещении читального зала, произведена замена старых окон на
энергосберегающие стеклопакеты, смонтированы потолки с встроенными
энергосберегающими светильниками, стены окрашены в светлые тона.
Рабочие места сотрудников и пользователей читального зала оснащены
комфортной мебелью.
Помимо читального зала еще в 6 рабочих кабинетах установлены окна
из ПВХ, что значительно снизило теплопотери в зимний период и повысило
шумоизоляцию помещений, для архивохранилищ закуплены светодиодные
лампы.
Принимались меры по укреплению пожарной безопасности и усилению
технической укрепленности здания. Были закуплены первичные средства
пожаротушения – 10 огнетушителей; произведена перезарядка 6 и
переосвидетельствование – 14 огнетушителей. Заключался договор на
обслуживание пожарной сигнализации и речевого оповещения. Прошли
обучение программе ПТМ для руководителей и ответственных за пожарную
безопасность предприятия – 3 человека. Проводился текущий ремонт
инженерных систем здания.
В целях соблюдения охранного режима архива были заключены
договора с ОВО по г.Астрахани – Филиал ФГКУ «Управление
вневедомственной охраны УМВД РФ по Астраханской области» и Филиалом
ФГУП «Охрана» МВД РФ по Астраханской области по обслуживанию
тревожной сигнализации.
Лабораторией по созданию страхового фонда, реставрации и переплету
архивных документов была продолжена работа по созданию страхового
фонда на ОЦД. В 2013 г. смикрофильмированно 209 ед.хр. (29939 кадров).
В 2013 году была продолжена работа по оснащению оргтехникой
(приобретено 4 комплекта компьютерной техники и 1 ноутбук).
Коротко о формировании Архивного фонда Астраханской области. Из
организаций – источников комплектования ГКУАО «ГАСД АО» в течение
года принято 130 дел постоянного хранения и 209 по личному составу.
Архивный фонд ГКУАО «ГАСД АО» пополнился документами личного
происхождения (фондообразователь Пиндрус Исай Исаакович (род.1938 г.) –
заслуженный деятель культуры РФ, музыкальный руководитель ТЮЗа (19801990 гг.)).
Продолжился прием документом по личному составу от
ликвидированных организаций. За отчетный период было принято 2444 дела
по личному составу. Наблюдается тенденция к снижению.
В отчетном году ЭПМК Агентства по делам архивов Астраханской
области:
 утверждены и согласованны описи дел организаций – источников
комплектования архива на 303 дела постоянного хранения, 761 дело
по личному составу;
 согласованно – 13 номенклатур дел;
 утверждены описи дел, подготовленные архивом 157 дел личного
происхождения (описание), 7369 дел постоянного хранения
(переработка).
Отделом комплектования документами АФ АО согласовано – 12
положений об ЭК; 3 положения об архиве; 12 инструкций по
делопроизводству; проведено – 11 совещаний в ведомствах.
На заседании ЭПМК Агентства по делам архивов Астраханской области
были заслушаны председатели ЭК 2 организаций – источников
комплектования:
 Астраханская
областная
общественная
организация
по
патриотическому, правовому и физическому развитию молодежи;
 Астраханское отделение №8625 ОАО «Сбербанк России».
Включено в Список организаций – источников комплектования ГКУАО
«ГАСД АО» - 6 организаций.
По объективным причинам, таким как ликвидация учреждения,
неисполнение архивных требований, либо отказа организации от
сотрудничества, из Списка организаций – источников комплектования
ГКУАО «ГАСД АО» в 2013 году было исключено – 10 организаций.
Своевременно проводилась работа по внесению изменений в Список в
связи с переименованием организаций.
Объемная работа проведена в сфере использования и пропаганды
архивных документов.
Сотрудниками архива исполнено более 11 тыс. запросов социальноправового характера и 20 тематических запросов.
Доступ граждан к архивным документам обеспечивается через
читальный зал архива, организацию историко-документальных выставок,
публикацию документальных сборников, а также путем предоставления
удаленного доступа к ним через сеть Интернет.
Организован ряд историко-документальных выставок, среди них:
 к 70-летию Сталинградской битвы – «Бессмертный подвиг»
(виртуальная выставка);
 к юбилею города Астрахани «Астраханские маршруты»
(виртуальная выставка);
 ко дню города «Город в лицах» (документальная выставка).
В плановом порядке сотрудниками архива были подготовлены и
опубликованы на сайте ГКУАО «ГАСД АО» статьи на основе архивных
документов, такие как:
 «Чтобы помнили про подвиг вечно» - к юбилею победы в
Сталинградской битве;
 «Из поколения победителей» - ко дню победы в Великой
Отечественной войне;
 «Активисты своего времени» - к юбилею первой конференции
ВЛКСМ;
 К юбилею первой губернской конференции РКП(б);
 К юбилею создания пл.Ленина;
 К 90-летию образования АГМА;
 Специфика работы по комплектованию ГКУАО «ГАСД АО»;
 «Я с книгой открываю мир» - посвящённой Дню книги.
Освещение мероприятий в Телепередачах.
Госархивом активно проводится работа по информационному
обеспечению. Так в 2013 году проведено 53 информационных мероприятия,
пользователями которых стали 1317 чел. Среди них такие как:
1. Проведение экскурсий:
 для студентов 2 курсов – исторического факультета АГУ и
факультета документационного обеспечения управления РГГУ;
2. Встречи с общественностью:
3. Лекции, доклады для студентов и учащихся школ:
 Участие в заседании Круглого стола по теме «Сталинград» для
студентов 2 курса Волго-Каспийского рыбопромышленного
колледжа;
 Участие в конференции «Особенности делопроизводства и
архивного
дела
в
учреждениях
Астраханской
области,
организованной юридическим факультетом АГУ;
 Участие в межрегиональной научно-практической конференции
«Книжные собрания региональных библиотек как часть культурного
наследия страны», организованной Астраханской областной научной
библиотекой им.Н.К. Крупской.
4. Конференции:
 «Профессия архивист» ко Дню архивов;
 «Город в лицах» к юбилею города.
5. Уроки для школьников проводились в рамках реализации
Государственной программы «Архивы школам» и программы
Патриотическое воспитание молодежи:
 «Письма с фронта»;
 «Я с книгой открываю мир», посвященный международному дню
книги (СОШ №10);
 «Нам подвиг Сталинграда не забыть»;
 «Семейные реликвии»;
 «По следам Великого мужества» - уроки памяти;
 «Не повторись, война!».
В читальном зале архива в отчетном году было обслужено 36
пользователей (211 посещений), выдано пользователям 3108 ед.хр.
Продолжалась подготовка документальных изданий, таких как:
 сборника документов «Письма с фронта», посвященного 70-летию
победы в ВОВ 1941-1945 гг.;
 справочника
«Руководители
промышленно-хозяйственных
учреждений, предприятий, организаций г. Астрахани и Астраханской
области (1918-1991 гг.).
В 2013 году Сборник документов «Астраханская область в годы
Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.», посвященный 65-летию
победы в ВОВ (1941-1945 гг.) победил в Конкурсе работ в области
архивоведения, документоведения и археографии за 2009–2011 годы в
номинации Сборники документов по истории Великой Отечественной
войны.
Дипломами третье степени были награждены составители сборника
документов: Соловьев Василий Алексеевич (Агентство по делам архивов
Астраханской области), Летуновская Ольга Владимировна, Уварова Наталья
Витальевна
(Государственный
архив
современной
документации
Астраханской области).
В сборник впервые был включен комплекс документов из фондов
Государственного архива современной документации Астраханской области
о годах Великой Отечественной войны, которые отражают деятельность
Астраханского городского комитета обороны и дают представление о роли
партийно-государственных организаций, действовавших на территории
области во время войны.
Сборник предназначен для широкого круга исследователей, историков,
краеведов, специалистов государственных, общественных организаций,
сотрудников архивов, музеев.
Научная-справочная библиотека пополнилась 100 экземплярами книг, в
БД АИБС (библиотечный фонд) внесена 4631 запись.
В части методической работы сотрудниками архива проведены
следующие виды работ:
 Разработка
методических
рекомендаций
по
электронному
копированию архивных документов (оцифровке) и разработке норм
времени и выработке в ГКУАО «ГАСД АО» (протокол ЭМК от
25.09.2013 №4);
 Разработка памятки о порядке выдачи архивных документов
различным категориям граждан (протокол ЭМК ГКУАО «ГАСД АО»
от 20.05.2013 №3);
 Рецензирование методического пособия «Организация приемапередачи архивных документов для создания страхового фонда и
фонда
пользования
в
лаборатории
микрофильмирования
документов», разработанной ГКУ КК «Архив документов по
личному составу Краснодарского края»;
 Рецензирование
проекта
«Правил
организации
хранения,
комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других
архивных документов в государственных органах, органах местного
самоуправления и организациях».
В плановом порядке проводилось внедрение отраслевых научнометодических разработок.
Работа с кадрами.
В ГКУАО «ГАСД АО» укомплектованность кадрами составляет 100 %.
Средний возраст руководителей – 44 года и составляет 56%, средний возраст
специалисты – 35 лет и составляет 44%, специалистов в возрасте до 30 лет –
5 человек – 19% основного состава.
Из 26 сотрудников основного состава архива 20 имеют высшее
профессиональное образование, 6 среднее профессиональное.
70% работающих имеют профильное образование по историкоархивоведению, истории и документоведению.
ГКУАО «ГАСД АО» активно сотрудничает с ВУЗами области, что
позволяет укрепить кадровый состав архива и привлекать молодые
перспективные кадры, прежде всего выпускников профильных учебных
заведений.
В 2013 году:
 2 сотрудника архива окончили заочные годичные курсы повышения
квалификации
по
«Архивоведению»
и
профессиональной
переподготовки по «Документоведению и документационному
обеспечению управления» при ОЦПК ВНИИДАД;
 8 сотрудников – ВУЗы, из них по специальности историкиархивисты – 5 человек, документоведы – 2, экономист – 1.
В отчетный период в архиве была проведена аттестация рабочих мест по
условиям труда – 32 рабочих мест.
Для создания комфортных и соответствующих санитарным нормам
условий труда приобретены и установлены 1 сплитсистема и 2
кондиционера. В настоящее время все рабочие кабинеты сотрудников
оснащены система кондиционирования воздуха.