Приказ - Министерство труда и социального развития

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ
ПРИКАЗ
г. Горно-Алтайск
от «12» марта 2013 г.
№ П/43
Об организации контроля за прохождением и
исполнением документов в Министерстве труда и социального
развития Республики Алтай
В целях повышения эффективности и качества документооборота, а также
обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и контрольных
документов, п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации контроля за
прохождением и исполнением документов в Министерстве труда и социального
развития Республики Алтай.
2. Начальникам отделов, руководителям подведомственных учреждений:
а) организовать изучение требований прилагаемого к настоящему приказу
Положения и других документов по делопроизводству в Министерстве;
б) принять действенные меры по повышению исполнительской дисциплины в
своих отделах, подведомственных учреждениях, исключающее несвоевременное и
некачественное выполнение поручений и документов.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
Г.П. Сумин
2
Утверждено приказом
Министерства труда и социального
развития Республики Алтай
от «12» марта 2013 года № П/43
Положение
об организации контроля за прохождением и исполнением
документов в Министерстве труда и социального
развития Республики Алтай
I. Общие положения
1. Настоящее Положение об организации контроля за прохождением и
исполнением документов в Министерстве труда и социального развития Республики
Алтай (далее – Положение) разработано в соответствии с постановлением
Правительства Республики Алтай от 21 декабря 2006 года № 305 «О Регламенте
Правительства Республики Алтай», постановлением Правительства Республики
Алтай от 19 мая 2011 года № 101 «О подготовке, принятии, опубликовании и
вступлении в силу нормативных правовых актов исполнительных органов
государственной власти Республики Алтай», а также Положением о Министерстве
труда и социального развития Республики Алтай, утвержденным постановлением
Правительства Республики Алтай от 17 августа 2005 года № 139, и регламентирует
организацию и порядок контроля за прохождением и исполнением документов в
Министерстве труда и социального развития Республики Алтай (далее –
Министерство).
2. Контроль за прохождением и исполнением документов в Министерстве
(далее – контроль исполнения) осуществляется в целях обеспечения своевременного
и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей
корреспонденции, резолюциях руководства Министерства, распорядительных
документах Министерства, а также обеспечения исполнительской дисциплины и
ответственности должностных лиц, и включает в себя постановку на контроль,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и
результатов исполнения документов, информирование руководителей.
3. Положения, не урегулированные настоящим Положением, применяются в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве труда и
социального развития Республики Алтай.
4. Координацию работы специалистов в структурных подразделениях,
приемной Министра по ведению делопроизводства и документооборота в
Министерстве осуществляет служба делопроизводства (далее – канцелярия).
5. Канцелярией оперативно проводится предварительное рассмотрение,
сортировка и регистрация поступившей корреспонденции.
3
6. Сразу после регистрации корреспонденция доставляется канцелярией
руководству Министерства, а срочные документы – незамедлительно.
7. По результатам рассмотрения руководством Министерства даются
соответствующие поручения, которые оформляются в виде резолюций.
8. Рассмотренная руководством Министерства входящая корреспонденция с
резолюцией возвращается в канцелярию для переноса резолюции в
регистрационную карточку в системе автоматизации делопроизводства и
документооборота «Дело» (далее – САДД «Дело»).
После заполнения регистрационной карточки в САДД «Дело» поручения и
документы не позднее следующего рабочего дня доводятся до ответственных
исполнителей для исполнения и организации контроля.
9. С момента постановки документов на контроль канцелярией
осуществляется систематический контроль за ходом исполнения данных документов
с применением форм опережающего контроля (еженедельное направление в
структурное подразделение справок-напоминаний по документам со сроком
исполнения на предстоящую неделю).
II. Порядок исполнения документов
10. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой
информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование,
представление на подписание (утверждение) руководством Министерства,
подготовку к пересылке адресату.
11. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель,
указанный в резолюции первым или обозначенный словом «свод», является
головным (ответственным) исполнителем по поручению, несет ответственность за
его исполнение и организует работу по его исполнению. Соисполнители
представляют
головному
исполнителю
предложения,
подписанные
соответствующим руководителем, в течение первой половины срока, отведенного на
исполнение поручения. Все соисполнители в равной степени ответственны за
своевременное и качественное исполнение документа и представление
ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов:
проектов, справок, сведений.
Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки
итоговой информации по исполнению поручения.
12. В случае необходимости получения информации (документов) от
специалистов подведомственных учреждений, исполнитель запрашивает данную
информацию письменно в форме запроса либо устно (по телефону).
Специалисты подведомственных учреждений должны предоставить
запрашиваемую информацию не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем
запроса.
4
Визирование документов
13. Все подготовленные проекты документов до их представления на подпись
руководству Министерства должны быть согласованы непосредственными
начальниками
заинтересованных
отделов
Министерства,
заместителями
начальников, заместителем министра, курирующим соответствующее направление
работы, в соответствии с распределением обязанностей. Виза проставляется по
форме согласно приложению к настоящему Положению.
14. Срок согласования проекта документа каждым согласующим не должен
превышать 2 рабочих дней со дня получения проекта.
15. Прохождение процедуры согласования проекта документа осуществляется
его разработчиком.
16. Начальник отдела, представивший проект документа на подпись министру,
несет ответственность за содержание, ясность и четкость его изложения,
достоверность ссылки на нормативные документы, реальность сроков исполнения,
согласование с соответствующими отделами Министерства и заинтересованными
лицами.
17. Оформленные проекты документов, подготовленные специалистами
отделов, передаются на подпись руководству Министерства в соответствии с правом
подписи документов и распределением обязанностей, не позднее, чем за 3 дня до
окончания срока исполнения.
Установлен следующий порядок подписания документов Министерства:
а) документы, касающиеся исполнения поручений и указаний Президента
Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов
государственной власти и данных по их исполнению указаний Главы Республики
Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай (либо лица, исполняющего
обязанности Председателя Правительства Республики Алтай) подписываются
заместителем Председателя Правительства Республики Алтай;
б) документы (проекты ответа), направляемые в Министерство труда и
социальной защиты Российской Федерации, проекты заключений, официальных
отзывов на законопроекты – министром либо лицом, его замещающим;
в) документы отчетного характера – министром.
III. Организация контроля за исполнением служебных документов
18. Систему контроля исполнения Министерства составляют:
министр – осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью
Министерства, в том числе за своевременным и качественным исполнением
контрольных документов;
помощник министра – отвечает за организацию работы аппарата по
выполнению поручений руководства Министерства, осуществляет контроль за
соблюдением
исполнительской
дисциплины,
обеспечивает
эффективное
взаимодействие структурных подразделений Министерства в целях своевременного
исполнения контрольных документов, несет персональную ответственность перед
первым министром за организацию работы аппарата;
5
заместители министра – осуществляют контроль за исполнением в
курируемых ими структурных подразделениях Министерства;
начальники отделов Министерства, руководители государственных
учреждений, подведомственных Министерству, – осуществляют контроль за
полным, качественным и своевременным исполнением контрольных документов в
возглавляемых ими структурных подразделениях Министерства, государственных
учреждениях, подведомственных Министерству (далее – подведомственные
учреждения), вносят предложения по привлечению к дисциплинарной
ответственности своих сотрудников, допустивших нарушения сроков или
некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную
ответственность перед руководством Министерства за работу вверенных им
структурных подразделений Министерства, подведомственных учреждений;
канцелярия Министерства – осуществляет контроль за сроками исполнения и
прохождения документов, состоянием исполнительской дисциплины в
Министерстве, регистрацию, постановку документов на контроль, снятие с контроля
исполненных документов, подготовку перечней контрольных поручений и
направление напоминаний о сроках их исполнения руководству Министерства и
структурным подразделениям Министерства; несет ответственность за правильность
постановки документов на контроль и снятие их с контроля, установление и перенос
сроков исполнения контрольных документов.
19. Начальники отделов при осуществлении контроля за исполнением
документов обязаны:
обеспечивать оперативное рассмотрение поступивших документов дня и
доведение их до непосредственных исполнителей в течение рабочего дня.
При рассмотрении документов начальник отдела выделяет документы,
требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются для исполнения
немедленно;
организовать упреждающий контроль за исполнением документов в
подчиненных отделах;
обеспечивать систематический (не реже одного раза в неделю) контроль
исполнения находящихся в отделе контрольных документов;
осуществлять проверку поступающих от специалистов отдела на подпись
руководству Министерства проектов всех документов на качество и полноту
исполнения соответствующих поручений, в соответствии с установленными
требованиями, наличие всех необходимых виз и согласований, а также
собственноручно визировать указанные проекты документов.
6
Приложение к Положению
об организации контроля за
прохождением и исполнением
документов в Министерстве
труда и социального развития
Республики Алтай
форма
Лист визирования к____________________________________
(вид документа)
от _____________________№____________________________
Заместитель начальника отдела__________________________
(подпись, И.О. Фамилия, дата)
Начальник отдела______________________________________
(подпись, И.О. Фамилия, дата)
Заместитель министра__________________________________
(подпись, И.О. Фамилия, дата)