Подготовка публичных презентаций

Подготовка публичных презентаций
Современному руководителю часто приходится выступать на освещениях, обсуждениях,
дискуссиях, собраниях и конференциях. Умение хорошо представить свою деятельность –
одно из самых продуктивных средств привлечения внимания к вашей работе. Удачная и
качественная презентация сегодня – это визитная карточка руководителя любого
учреждения.
Надо понимать, что презентация – это не отчет о проделанной работе, к которому
руководители давно привыкли и научились составлять. Презентация включает в себя
элементы отчетности (статистические данные), анализ, экспертной оценки, а также
прогнозирования, перспективного планирования и многое другое, в зависимости от
конкретных целей и задач.
Что же такое компьютерная презентация?
Мультимедийная компьютерная презентация – это:






динамический синтез текста, изображения, звука;
яркие доходчивые образцы;
самые современные программные технологии интерфейса;
интерактивный контакт докладчика с демонстрационным материалом;
мобильность и компактность информационных носителей и оборудования;
способность к обновлению, дополнению и адаптации информации.
Подготовленную презентацию затем можно выпустить отдельным печатным изданием,
оформив его соответствующим образом, а можно предоставить в виде авторского
электронного издания. Если есть возможность, ее можно опубликовать на станицах
журналов и газет или выставить на сайт в интернет – пространстве.
В чем достоинство презентации?
Во-первых, при помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание
аудитории гораздо легче, чем при использование плакатов. В отличие от обычных
слайдов, пропускаемых через диапроектор, компьютерные позволяют быстро вернуться к
любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность
изложения.
Во-вторых, презентация – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки
для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. Эти заметки видны только
докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера.
В-третьих, слайд презентации – не просто изображение. В нем, как и в любом
компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты.
В-четвертых, копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не
отличаются от оригинала. При желании слушатели могут получить все показанные
материалы.
В-пятых, диски и флешнакопители с презентацией компактнее свертка плакатов и меньше
страдают от частых «путешествий» на разные мероприятия. Более того, файл презентации
можно переслать по электронной почте, а если есть необходимость и оборудование – и
вовсе перенести выступление в Интернет.
Готовится презентация чаще всего в программе PowerPoint, которую, конечно,
предварительно нужно освоить. Если весь процесс работы над презентацией выстроить
хронологически, то начинается он с приятия решения о проведении презентации и
планирования, затем идет отбор содержания и создание презентации, проведение и
заключительная работа – анализ.
В общем виде этапы первоначальной подготовки выглядят так:





Определение содержания презентации, тематики, целевого и зрительного
(читательского) назначения.
Определение условий, которые помогут обеспечить работу над презентацией.
Изучение теоретического материала по технологии компьютерной презентации,
уточнение возможности версии программы, имеющейся у вас.
Разработка моделей и структуры презентации.
Определение механизма работы над презентацией.
Работая над созданием презентации, следует помнить о возрастных особенностях и
интересах той категории пользователей, которой адресовано выступление. Определите,
какие цели вы ставите в процессе работы, не забывая, что презентация должна помочь в
решении профессиональных задач. В зависимости от этого вы будете выстраивать
зрительный ряд.
Сначала следует зафиксировать весь ход работы с помощью ручки и бумаги. Тщательно
обдумайте и распишите содержание презентации. Решите ее мультимедийную часть:
количество слайдов, графических изображений, диаграмм, сканированных изображений,
ссылок на интернет – ресурсы, звуковых файлов, видеороликов и т.д. обдумывая
содержание презентации, опишите структуру, в которую вы будете вносить дополнения в
процессе работы.
Пример пошаговой подготовки презентации
1-й шаг. Целеполагание. Итак, определяем, с какой целью мы проводим презентацию.
Например:



презентация как итоговая форма отчета о вашей деятельности;
презентация как средство информации и PR;
презентация как обучающая технология.
2-й шаг. Аудитория и задачи. В зависимости от того, кому адресована презентация,
определяем и ее задачи.
Например:

для структур управления – демонстрация участия Дома культуры в решении задач,
стоящих пред администрацией, показ «вклада» учреждения, представление
перспектив деятельности, лоббирование проектов Дома культуры;



для посетителей Дома культуры – привлечение внимания к событиям культурной
жизни, информирование о предоставляемых возможностях, поиск путей
сотрудничества;
для «влиятельных» людей – защита интересов Дома культуры, поиск источников
внебюджетного финансирования и обновления материально-технической базы;
для коллег – демонстрация опыта работы, показ плодотворности и взаимовыгодны
сотрудничества, обмен информацией.
3-й шаг. Предмет презентации (что презентуем?)
Если мы говорим о презентации деятельности Дома культуры, то здесь можно выделить
несколько ее составляющих:






общая деятельность Дома культуры за определенный период;
отдельное направление деятельности;
работа отделов, секторов, структур;
работа с посетителями;
материально-технические ресурсы (техническое, автоматизированное
оборудование);
услуги (традиционные, дополнительные платные, инновационные).
4-й шаг. Моделирование и структура. Как только вы решите, что именно будет
составлять содержание презентации, подготовленный материал надо систематизировать и
«упаковать» в отдельные блоки, которые состоят из текста (только небольшого по
объему!), схем, графиков, таблиц, фотографий и т.д. возможную структуру презентации
разберем на примере представления определенного модуля (направления) работы.
Пример структуры презентации
Введение. Включает в себя наименование представляемой модели, цель деятельности,
задачи, основные разделы (направления) работы, общие сведения о Доме культуры.
Основная часть. Наличие ресурсов, необходимых для внедрения модуля в практику;
формы, методы, технологии, применяемые для реализации модуля; новые услуги, данные
социологических исследований.
Заключение. Результаты деятельности, достижения, проблемы и перспективы.
5-й шаг. Элементы, дополняющие содержание презентации, тоже требуют
продумывание заранее.
Иллюстративный ряд. Иллюстрации типа «картинки», фотоиллюстрации, схемы,
картины, графики, таблицы, диаграммы, видеоролики. При подборе иллюстраций
желательно учитывать, что они должны быть содержательными, а не изображать общие
виды интерьеров и стандартные сцены работы Дома культуры.
Звуковой ряд. Музыкальное или речевое сопровождение, звуковые эффекты.
Анимационный ряд. Это, как правило, картинки с движением: фигурки, «ожившие»
схемы и «растущие» диаграммы.
Цветовая гамма. Общий тон и цветные заставки, иллюстрации, линии должны
сочетаться между собой и не противоречить смыслу и настроению презентации.
Шрифтовой ряд. Выбирать шрифты желательно не увлекаясь их затейливостью и
разнообразием. Чем больше разных шрифтов используется, тем труднее воспринимаются
ваши слайды. Однако надо продумать шрифтовые выделения, их подчиненность и логику.
Стиль основного шрифта тоже важны. В любом случае выбранные вами шрифты должны
легко восприниматься на первый взгляд.
Специальные эффекты. Возможность спецэффектов вы видите при знакомстве с
программой. Важно, чтобы в вашей презентации они не отвлекали внимание на себя, а
лишь усиливали главное.
Естественно, каждый специалист будет изменять элементы содержания презентации, чтото исключать или вносить свое, присущее только данной деятельности, модели, Дому
культуры.
Правила организации материала в презентации
Материал презентации следует организовать следующим образом:





главную информацию – в начало;
тезис слайда – в заголовок;
анимация – не развлечение, а метод передачи информации. Кроме того, это еще и
мощное средство привлечения и удержания внимания;
трансформация одного слайда в другой позволяет не терять логику визуального
рассказа. Если что-то устроено просто, рисовать надо еще проще;
на одном слайде должно располагаться не более пяти фраз, и каждая из них должна
состоять не более чем из пяти слов (в идеале – «три на один»).
И последнее: в презентации важны визуальная привлекательность и эмоциональность.
Хорошее исполнение – это ключ к вниманию и пониманию, уважение к аудитории,
приятные впечатления от просмотра. А это и есть составляющие бренда.
Обязательно просматривайте конечный результат. После того как презентация готова,
важно отрепетировать свое выступление, посмотреть, укладываетесь ли вы по времени,
интересен ли материал слушателям или нет. Ведь как бы ни была хороша презентация по
дизайну, подбору иллюстраций и т.д., общее впечатление у слушателя сложится именно
от того, как и что вы им рассказали.
Никакого актера не выпустят на сцену (да и сам он туда не пойдет), если роль не
отрепетирована. Докладчик – тот же актер. Правда, в отличие от театрального актера, он к
тому же еще и автор, и режиссер. Без репетиции ему тем более не обойтись! Все великие
ораторы прошлого репетировали свои речи. Импровизация в устном выступлении – штука
хорошая, но она возможна не до, а только после репетиции.
Репетировать надо многое: жесты, мимику, темп, интонацию, манеру держаться – и это
еще не все. Например, в дополнение к перечисленному можно репетировать перед
зеркалом. В виде подготовки можно устроить выступление перед привычной вам
микроаудиторией или сделать запись на магнитофон, еще лучше – на телекамеру.
Вариантов много, и невозможно дать советы на все случаи жизни. Поэтому в заключение
ограничимся некоторыми общими рекомендациями. Их будет не лишним иметь в виду, на
каком бы этапе подготовки к выступлению вы ни находились.
Чтобы научиться живо и интересно говорить перед аудиторией, надо много читать.
Причем читать следует не только специальные, но и периодические издания. Лектор
должен знать новости в день их появления на свет. Докладчику, не знающему того, что
известно всем, не воздадут должного даже за знание того, чего еще никто не знает.
К выступлению всегда надо иметь больше материала, чем вы в состоянии использовать.
Это вселяет уверенность и дает возможность приспособиться к обстановке, если лекция
примет неожиданный оборот.
Конспект обязателен. Его надо взять с собой, но обращаться к нему во время выступления
можно только в самых крайних случаях.
Первая фраза никогда не должна быть банальной. Начинать надо с положения, которое, не
будучи избитым, найдет живой отклик у слушателей. Они должны подумать: «Докладчик
умный человек, пусть продолжает».
Следует излагать факты, а не доказывать их. Стиль доказательств обычно возбуждает
чувство враждебности.
Во время выступления аудитория должна сидеть, а выступающий перед ней – стоять.
Стоящий человек имеет психологическое преимущество перед сидящим.
Если вы ставите перед аудиторией вопросы, не разрешайте отвечать на них одним и тем
же.
Докладчик должен извлечь максимум пользы из своего внешнего вида, а для этого он
должен быть подтянутым и стоять прямо. Излагая материал, он не должен ходить, иначе
аудитория сосредоточит внимание на его движениях, а не на словах.
Принято считать, что внешний вид женщины-лектора должен удовлетворять следующим
требованиям: не отвлекать (где она это взяла и сколько это стоит?), не раздражать (чего
это она так вырядилась?) и не действовать на инстинкты (тут у каждого свое, но у всех не
то, что бы работало на сверхзадачу).
Подготовка таких презентаций, как я уже убедилась на своем опыте, помогает
качественно анализировать и систематизировать свою работу и выгодно представлять ее
на различных мероприятиях.