doc

2. Практическое занятие 2.
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В
ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL
2.1. Цель практической работы
 отработка навыков по созданию таблиц;
 использование абсолютной и относительной адресации в ссылках;
 практическое освоение расчетов в таблицах;
 получение практических навыков по вопросам создания и использования списков как средства для упорядоченного хранения, ускоренного поиска и обработки
информации;
 получение навыков графического отображения информации на экране.
2.2. Основные сведения
Основные сведения по обработке информации в списках. Под списком
понимается упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. В
Excel списки – это специальные таблицы, для которых предусмотрены дополнительные операции обработки, такие как упорядочение записей, подведение промежуточных итогов и т.д. Списки по сути дела являются внутренними базами
данных Excel. Записями здесь являются строки таблицы, а полями – столбцы.
На список накладываются более строгие ограничения, чем на обычную таблицу Excel. Основными из них являются:
 первая строка списка рассматривается как заголовок таблицы;
 столбец списка должен содержать однотипную информацию;
 данные в строке должны быть взаимосвязаны и характеризовать отдельный
объект;
 от других данных список отделяется пустыми строками и столбцами;
 ссылки на ячейки вне списка могут быть только абсолютными.
В меню Данные содержаться команды, выполнение которых обеспечивает
следующие операции над списками:
1
 ввод и удаление записей;
 изменение порядка строк в списке (сортировка);
 подведение промежуточных итогов;
 выборочное отображение данных на экране по условию, заданному пользователем (фильтрация);
 форматирование фрагментов списка;
 создание отчетной ведомости в виде сводной таблицы.
Рекомендации по созданию списка:
 каждый новый список следует создавать на отдельном листе книги Excel;
 заголовку списка желательно присвоить текстовый формат, отличный от формата строк данных;
 для отделения заголовка от данных рекомендуется использовать границы ячеек;
 не допускать пробелов в начале и конце ячеек;
 в одном столбце размещать только однотипные данные;
 не допускать пустых строк и столбцов внутри списка;
 важные данные располагать сверху или снизу списка;
 при изменении списка убедиться, что все скрытые строки и столбцы отображены;
 чтобы применить существующие форматы и формулы к новым строкам, добавляемым в конец списка, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь тот же
формат или ту же формулу.
Способы работы со списками. Ввод и удаление строк списка можно выполнять как в обычном режиме таблицы, так и с помощью Формы в меню Данные. Второй способ более предпочтителен, т.к. он позволяет избежать ряда ошибок.
Другие действия над списком осуществляются путем установки указателя
на любую ячейку списка и выполнения одной из команд в меню Данные.
Форма – это диалоговое окно для ввода и отображения одной строки списка. Она может также использоваться для поиска и удаления записей.
2
Чтобы использовать Форму нужно установить указатель на любую ячейку
списка и дать команду Данные/Форма. Вверху каждого столбца списка должен
быть заголовок. Форма может одновременно отображать до 32 полей (столбцов)
списка.
Фильтрация записей. Часто требуется выделить и отдельно отобразить на
экране ту часть информации списка, которая удовлетворяет определенным требованиям пользователя. Для этой цели может быть использована команда Автофильтр или Расширенный фильтр в меню Данные/Фильтр.
Фильтрация записей в списке с помощью автофильтра. Использование
автофильтра не требует особых пояснений. Достаточно установить указатель на
любую ячейку списка и дать команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Выполнение
этой команды приведет к появлению пиктограмм со стрелками рядом с названиями столбцов списка. Щелчок на пиктограмме позволяет высветить перечень значений соответствующего столбца списка. Если теперь выбрать одно из этих значений, то в списке останутся только те элементы, значения которых совпадают с
выбранным. Пиктограмма и номера элементов списка при этом меняют цвет. По
этому признаку можно определить, что список был профильтрован по данному
полю. Слева в столбце номеров строк Excel будут отображены те номера элементов списка, которые они имели в исходном списке. Для высвечивания всех данных столбца нужно выбрать в списке значений элемент ВСЕ. Элемент Первые
10… позволяет показать задаваемое количество наибольших или наименьших
данных. Элемент Условие… позволяет отобразить только те данные списка, которые удовлетворяют заданным условиям. Для отмены фильтра требуется повторно выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр.
Фильтрация записей в списке с помощью расширенного фильтра. Для
фильтрации по критериям
не предусмотренным в Автофильтре, применяется
Расширенный фильтр. До использования Расширенного фильтра нужно над или
под списком задать диапазон критериев, отделив его от списка пустой строкой.
Диапазон критериев должен содержать как минимум две строки, первая из которых должна содержать названия выбранных полей списка, а другая (или другие) –
3
критерии фильтрации. Критерии фильтрации подразделяются на текстовые, числовые и вычисляемые. Текстовые используют сравнение со строкой с помощью
операторов =, >, >=,<, <=, <>. Числовые, используют сравнение с числами в соответствующих столбцах таблицы с помощью перечисленных выше операторов.
Вычисляемые, основываются на одном или нескольких расчетах.
Для запуска Расширенного фильтра нужно задать критерии отбора данных,
затем установить указатель на один из элементов списка и выполнить команду
Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В появившемся диалоговом окне требуется
указать способ обработки – скрытие строк списка, не удовлетворяющих критериям, либо копирование строк удовлетворяющих критериям в другое место листа.
После этого необходимо указать требуемые диапазоны исходных данных, критериев и если необходимо результатов фильтрации. Указание диапазона можно
производить путем установки курсора в соотвествующее поле диалогового окна и
выделения диапазона ячеек списка, критериев или ячеек размещения результата.
Ключ Только уникальные записи в диалоговом окне позволяет при отсутствии
диапазона критериев убрать из списка повторяющиеся записи.
В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий,
накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых на несколько столбцов, а также условия, создаваемые как результат выполнения формулы.
При наличии для одного столбца двух и более условий отбора необходимо
ввести эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки.
Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному
условию отбора, необходимо ввести все условия отбора в одну строку диапазона
условий отбора.
Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий,
каждый из которых содержит условия для более чем одного столбца, необходимо
ввести эти условия отбора в отдельные строки.
В отличие от обычных приемов задания условий отбора, когда каждому
условию должен предшествовать заголовок столбца, в условии, создаваемом как
результат выполнения формулы название столбца вообще может отсутствовать,
4
либо быть отличным от названий столбцов. В качестве примера можно привести
формулу =G5>СРЗНАЧ($E$5:$E$14), результаты выполнения которой позволят
отобразить только те строки списка, которые содержат в столбце G значения,
большие чем среднее значение ячеек диапазона E5:E14. Здесь G5 – это относительная ссылка на название столбца, по которому будет произведена фильтрация.
При этом ячейка для заголовка условия отбора, расположенная над ячейкой содержащей формулу, может быть пустой. Следует подчеркнуть, что ссылка на
подпись столбца или на соответствующее поле в первой записи списка должна
быть относительной, а все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными. Формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
2.3. Задание к практической работе
1. Установить альбомную ориентацию листа и разместить на нем информацию в соответствии с данными табл. 1. Ячейки G6:H15 оставить незаполненными.
Для ускорения ввода данных в столбец «Наименование» следует применить
функцию «Выбрать из списка» контекстного меню заполняемой ячейки. Для заполнения столбца «№» использовать маркер заполнения. По окончании ввода
данных установить границы ячеек таблицы.
2. Установить форматы ячеек таблицы в соответствии с данными табл. 2.
3. Создать примечания к ячейкам в соответствии с данными табл. 3.
4. Добавить в конец таблицы копии строк 6-10 и уменьшить дату на 1 месяц,
а начальную и полную стоимость на 1000. После копирования и корректировки
добавленная информация должна соответствовать данным табл. 4.
5. Отступив одну строку от таблицы создать итоговую строку для подсчета
полной и начальной стоимости всего оборудования, среднего значения годовой
нормы амортизации. В ячейку, находящуюся на пересечении итоговой строки и
графы «Наименование» ввести слово «Итого:». Для подсчета итогов использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(N; K1:K2), где N – номер функции, применяемой при вычислении итогов, K1:K2 – диапазон ячеек по которым
5
подводятся итоги. Номера функций и операции им соответствующие показаны в
табл. 5.
Таблица 1. Исходные данные для заполнения ячеек таблицы
Адрес
ячейки
Вводимая
информация
Адрес
ячейки
Вводимая
информация
Адрес
ячейки
Вводимая
информация
Текущая
E2
=СЕГОДНЯ()
Опись оборудования
A2
A5
№
C5
Дата начала
E5
Н. стоим.
B5
Наименование
D5
Полная стоим.
F5
Норма
G5
Износ
H5
Ост. стоим.
G6:H15
A6
1
C6
11.01.2000
E6
16988
B6
Компьютер
D6
16988
F6
12,5%
A7
2
C7
23.05.2001
E7
9052
B7
Принтер
D7
9052
F7
10%
A8
3
C8
08.10.1999
E8
2000
B8
Сканер
D8
2976
F8
10%
A9
4
C9
23.11.2001
E9
3224
B9
Модем
D9
3224
F9
12,5%
A10
5
C10
18.10.2002
E10
9672
B10
Компьютер
D10
9672
F10
12,5%
A11
6
C11
14.02.2001
E11
25544
B11
Компьютер
D11
25544
F11
12,5%
A12
7
C12
20.07.2002
E12
1200
B12
Модем
D12
1674
F12
5%
A13
8
C13
26.11.2001
E13
8432
B13
Принтер
D13
8432
F13
12,5%
A14
9
C14
19.03.2002
E14
10000
B14
Принтер
D14
11935
F14
12,5%
A15
10
C15
11.10.2001
E15
16988
B15
Компьютер
D15
16988
F15
12,5%
A1
дата
6
Таблица 2. Исходные данные о форматах ячеек таблицы
Наименование
столбца
Формат ячеек столбца
Наименование
столбца
Формат ячеек
столбца
№
числовой
Н_стоим.
числовой
(0 дес. знаков)
(2 дес. знака)
текстовый
Наименование
процентный
Норма
(1 дес. знак)
дата
Дата нач.
числовой
Износ
(2 дес. знака)
числовой
П_стоим.
числовой
Ост_стоим.
(2 дес. знака)
(2 дес. знака)
Таблица 3. Исходные данные для заполнения примечаний к ячейкам
Адрес ячейки
Содержание примечания
Адрес ячейки
Содержание примечания
C5
Дата начала эксплуатации
F5
Годовая норма амортизации
D5
Полная стоимость
G5
Начисленный износ
E5
Стоимость на начало
эксплуатации
H5
Остаточная стоимость
Таблица 4. Исходные данные для добавленных строк таблицы
Адрес
ячейки
Вводимая
информация
A16
Адрес
ячейки
Вводимая
информация
ячейки
Вводимая
информация
1
C16
11.12.1999
E16
15988
B16
Компьютер
D16
15988
F16
12,5%
A17
2
C17
23.04.2001
E17
8052
B17
Принтер
D17
8052
F17
10%
A18
3
C18
08.09.1999
E18
1000
B18
Сканер
D18
1976
F18
10%
A19
4
C19
23.10.2001
E19
2224
B19
Модем
D19
2224
F19
12,5%
A20
5
C20
18.09.2002
E20
8672
B20
Компьютер
D20
8672
F20
12,5%
7
Адрес
Таблица 5. Номера функций и выполняемые ими операции
Номер функции
Операция
Номер функции
Операция
1
СРЗНАЧ
7
СТАНДОТКЛОН
2
СЧЁТ
8
СТАНДОТКЛОНП
3
СЧЁТЗ
9
СУММ
4
МАКС
10
ДИСП
5
МИН
11
ДИСПР
6
ПРОИЗВЕД
-
-
6. Заменить сокращенные имена столбцов в заголовке таблицы на полные,
взятые из табл. 3 (графа «Содержание примечания»). Установить перенос информации
в
ячейках.
Для
этих
целей
использовать
команду
Фор-
мат/Ячейки/Выравнивание/Переносить по словам. Удалить примечания.
7. Применить функцию Автоподбор ширины для всех столбцов таблицы.
8. С помощью предварительного просмотра убедиться, что отформатированная таблица умещается по ширине листа.
9. Справа от списка добавить два вспомогательных столбца для хранения
промежуточных результатов. В первом из этих столбцов отобразить количество
месяцев эксплуатации, во втором - месячную сумму амортизационных начислений. Следует учесть, что первый месяц эксплуатации оборудования засчитывается
в общий период, если дата начала эксплуатации приходится на первую половину
месяца, т.е. число месяцев эксплуатации оборудования в первом году можно
определить по формуле: =12-( МЕСЯЦ(C7)+ЕСЛИ(ДЕНЬ(C7)<15;1;0).
Число месяцев в последнем году определяется по номеру месяца: МЕСЯЦ(E2). Число месяцев, приходящихся на полные годы эксплуатации можно
определить по формуле: =((ГОД(E2)-ГОД(C7)-1)*12. Объединяя эти формулы
можно определить общее число месяцев эксплуатации оборудования. Месячную
сумму
амортизационных
начислений
можно
определить
по
формуле:
=(D7*F7/12). Для расчетов значений в столбце износ теперь можно использовать
ссылки на вспомогательные столбцы, а остаточную стоимость определить как
8
разницу значений ячеек D7-G7. Для расчетов можно и отказаться от использования вспомогательных столбцов, вводя полные расчетные формулы в столбец для
начисления износа. Следует учесть, что адреса С7, F7 и D7 указаны для примера,
в действительности это могут быть адреса любых ячеек из столбцов С, F или D,
содержащие необходимые данные.
10. С помощью Формы добавить в конец списка копии пяти первых строк
списка.
11. Установить защиту на ячейки списка, содержащие формулы. Перед
установкой защиты нужно выделить группу ячеек, значения в которых будут изменяться и выполнить команду Формат/Ячейки/Защита и снять флажок Защищаемая
ячейка.
После
этого
установить
защиту
листа
командой
Сер-
вис/Защита/Защитить лист. При установке защиты можно ввести пароль.
Ячейки, с которых снят флажок Защищаемая ячейка, будут доступны для
изменения. Все остальные будут заблокированы. Перемещение между разблокированными ячейками на защищенном листе можно осуществлять с помощью клавиши TAB. Снятие защиты осуществляется по команде Сервис/Защита/Снять защиту листа.
12. Сохранить полученный документ в файле lr2.xls. При сохранении установить пароль.
13. Упорядочить список по возрастанию дат.
14. Упорядочить список по возрастанию номеров.
15. Применить Автофильтр и с его помощью отобразить на экране данные
по компьютерам.
16. Подвести итоги по столбцам П_стоим., Н_стоим., Износ и Ост. стоим.
Итоги можно подвести используя автосуммирование или функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E6:E15), где E6:E15 – это пример ввода диапазона ячеек по
которым подводятся итоги. Следует иметь ввиду, что фильтрация не влияет на результаты автосуммирования, но влияет на результаты полученные с помощью
функции.
9
17. С помощью встроенной круговой диаграммы отобразить общую стоимость и долю каждого вида оборудования в общей совокупности данных.
18. С помощью встроенной столбиковой диаграммы отобразить среднюю
стоимость каждого вида оборудования.
2.4. Контрольные вопросы
1. Что такое маркер заполнения, как его включить и как с его помощью
обеспечить автозаполнение смежных ячеек?
2. Какие адреса ячеек называются относительными и какие абсолютными,
как они записываются? Как с помощью функциональных клавиш изменить относительный адрес на абсолютный?
3. Как можно изменить имя листа Excel и количество листов в книге? Как
задается имя книги? Что такое связывание листов и как оно обеспечивается?
4. Как включается и как отменяется сетка таблицы? Как включаются и отменяются колонтитулы? Как обеспечивается копирование форматов ячеек с помощью кнопки "Копирование форматов" и с помощью команды "Специальная
вставка"?
5. Как изменить цвет символов и цвет фона ячейки? Как выполнить окантовку ячеек и интервалов? Как выполнить форматирование по образцу?
6. Как включить отслеживание зависимостей и выполнить проверку зависимости формул? Как выполнить оценку зависимости с использованием таблицы
подстановки?
7. Как обеспечить работу с записями списка или базы данных с помощью
диалогового окна "Форма"? Что называется списком, какие операции могут быть
выполнены над данными списка?
8. Что называют сортировкой? Как она выполняется? Как можно задать нестандартный порядок сортировки?
9. Как выполняется подведение итогов? Какие итоги называются промежуточными? Какой итог называется общим? Как сворачиваются и разворачиваются
разделы списка после подведения итогов? Как отменить итоги?
10
10. Что такое фильтрация списка, как она обеспечивается с использованием
автофильтра? Какой фильтр называется расширенным, как им пользоваться?
11. Что называется сводной таблицей? Какие функции возлагаются на мастера сводных таблиц? Где по умолчанию располагается сводная таблица, в каких
случаях и как она обновляется?
12. Какие виды диаграмм используются в деловой графике? Чем отличается
график от точечной диаграммы? Для чего служит легенда? Как называются оси,
по которым упорядочены данные диаграммы?
2.5. Список литературы
1. Ковальски С. Excel 2000 без проблем. М.: БИНОМ, 1999. – 230с.
2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000. – СПб.:
Питер, 2001. – 1056с.: ил.
3. Штайнер Г. Excel 2000 – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2000. - 512с.
4. Рахмина Г.В. Excel 2000. Руководство пользователя с примерами – М.:
Лаборатория Базовых Знаний, 2001. – 592с.
5. Долженков В.А., Колесников Ю.В. Самоучитель Microsoft Excel 2000. –
СПб.: BHV, 1999. – 355с.
6. Гарнаев А.Ю. Microsoft Excel 2000: разработка приложений. - СПб.:
BXB, 2000. – 570с.
7. Символоков Л.В. Решение бизнес-задач в Microsoft Office – М.: БИНОМ,
2001. – 340с.
8. Бычков М.И. Обработка табличной информации: Учеб. Пособие. – Новосибирск: Издательство НГТУ, 2003.
11