Выходные формы.

Автоматизированная подсистема
«Книгообеспеченность
учебного процесса».
Общие сведения.
Функциональные возможности системы.
Подсистема «Книгообеспеченность» разработана для автоматизации и
учета книгообеспеченности учебного процесса ВУЗов. Она отличается
удобством и простотой эксплуатации, обладает большой информационной
насыщенностью, поэтому, может широко используется в учебном процессе
преподавателями и студентами вуза.
Подсистема позволяет осуществлять ввод, хранение, коррекцию и
получение информации по обеспечению литературой учебного процесса.
Подсистема многофункциональна и с ее помощью решаются вопросы,
связанные с управлением фонда библиотеки в процессе его комплектования и
использования.
Подсистема функционально состоит из трех основных баз данных:

Каталог книг учебного фонда.

Дисциплины. Список читаемых в институте учебных дисциплин, с
указанием кафедры, на которой они читаются, даты визирования
информации, ответственного за книгообеспеченность на кафедре.

Учебные группы. Список названий всех групп (потоков) института с
количеством обучающихся в них студентов по каждой группе,
информация о специальностях и специализациях, семестрах и
факультетах.
Программа книгообеспеченности позволяет связывать между собой
книги и дисциплины, а также дисциплины и группы.
книги
дисциплины и кафедры
группы
Данные о дисциплинах, кафедрах, учебных группах, специальностях
вводятся в подсистему в ручном режиме. Учебники берутся из программы
«Библиотека» версий 4 или 5.
Учебники привязываются к дисциплинам на основе календарных планов,
получаемых из Учебного управления ВУЗа. На основании приказа ректора
календарные планы кафедр визируются в библиотеке каждый семестр с целью
заведения
их
в
подсистему
(дисциплины
с
перечнем
литературы,
рекомендуемой для изучения по группам). В результате выдаются сводки по
комплектованию
студенческих
дисциплинах, статистика и т.д.
групп,
информация
о
необеспеченных
Инструкция по эксплуатации.
Дисциплины.
Выберите пункт меню «Обеспеченность» -> «Дисциплины». На экран
выйдет окно обработки базы дисциплин.
Запрет очистки
полей
редактирования
Поля
редактирования
Кнопки
управления
Словарь для полей
редактирования
Список
выбранных
записей
В список выбранных записей выходят поля базы данных дисциплин
введенные ранее и отобранные оператором системы. Список служит для
просмотра информации. Список сортируется при нажатии мышкой на заголовок
любого поля.
При выборе строки списка, данные переносятся в поля редактирования,
где запись может быть изменена и после этого сохранена в базе данных.
Для облегчения работы оператора системы служат кнопки вызова
словарей (список всех значений введенных в поле базы данных) и окошко
запрета очистки полей редактирования.
Ввод новой дисциплины
Нажмите кнопку новой записи.
Поля ввода очистятся. Введите
дисциплину и все относящиеся к ней данные. Нажмите кнопку сохранения.
Запись
сохранится в базе данных. Для массового ввода записей с
повторяющейся информацией, в каком либо поле, воспользуйтесь окошком
запрета очистки полей редактирования. Поставьте там галочку, и тогда поле
редактирования не очистится после нажатия кнопки очистки полей ввода.
Поиск дисциплины.
Нажмите кнопку очистки полей ввода.
Введите
название
дисциплины
или
другое
Поля ввода очистятся.
поисковое
условие
в
соответствующее поле ввода. Можно воспользоваться словарями через кнопки
«…».
Нажмите
кнопку
поиска.
Список
в
нижней
части
окна
заполнится найденными записями.
Коррекция или удаление дисциплины.
Выберите дисциплину в списке найденных дисциплин. При этом поля
ввода и коррекции заполнятся данными этой дисциплины. Для удаления
выбранной дисциплины нажмите кнопку стирания.
Для коррекции выбранной дисциплины измените информацию в полях
коррекции и нажмите кнопку коррекции.
Откат коррекции.
Для отмены последней сделанной коррекции нажмите кнопку отмены.
Распечатка выбранных дисциплин.
Найдите дисциплины и нажмите кнопку распечатки.
Группы.
Выберите пункт меню «Обеспеченность» -> «Группы». На экран выйдет
окно обработки базы групп.
Запрет очистки
полей
редактирования
Поля
редактирования
Кнопки
редактирования
Словарь для
полей
редактирования
Список
выбранных
записей
В список выбранных записей выходят поля базы данных групп
введенные ранее и отобранные оператором системы. Список служит для
просмотра информации. Список сортируется при нажатии мышкой на заголовок
любого поля.
При выборе строки списка, данные переносятся в поля редактирования,
где запись может быть изменена и после этого сохранена в базе данных.
Для облегчения работы оператора системы служат кнопки вызова
словарей (список всех значений введенных в поле базы данных) и окошко
запрета очистки полей редактирования.
Ввод новой группы
Нажмите кнопку новой записи.
Поля ввода очистятся. Введите
группу и все относящиеся к ней данные. Нажмите кнопку сохранения. Запись
сохранится в базе данных. Для массового ввода записей с повторяющейся
информацией, в каком либо поле, воспользуйтесь окошком запрета очистки
полей редактирования. Поставьте там галочку, и тогда поле редактирования не
очистится после нажатия кнопки очистки полей ввода.
Поиск группы.
Нажмите кнопку очистки полей ввода.
Поля ввода очистятся.
Введите название группы или другое поисковое условие в соответствующее
поле
ввода.
Можно
воспользоваться
словарями
через
кнопки «…». Нажмите кнопку поиска. Список в нижней части окна заполнится
найденными записями.
Коррекция или удаление группы.
Выберите группу в списке найденных групп. При этом поля ввода и
коррекции заполнятся данными этой строки. Для удаления выбранной группы
нажмите кнопку стирания.
Для коррекции выбранной группы измените информацию в полях
коррекции и нажмите кнопку коррекции.
Откат коррекции.
Для отмены последней сделанной коррекции нажмите кнопку отмены.
Распечатка выбранных групп.
Найдите группы и нажмите кнопку распечатки.
Установка связей групп, дисциплин, книг.
Выберите пункт меню «Обеспеченность» -> «Обеспеченность».
На
экран выйдет окно книгообеспеченности.
Список
дисциплин
Список групп
Список
привязанных
групп
Вычисленная
обеспеченность
Список книг
Поисковые поля
Список
привязанных книг
и дисциплин
Места хранения
и количество
книги
Окно служит для связки ранее введенных групп с дисциплинами и
дисциплин с книгами. Желтый список предназначен для выбора дисциплин,
голубой для выбора групп, розовый для книг. При выборе записи в одном из
этих трех списков, в белом списке появляются связанные с этой строкой записи
из других двух списков, и высчитывается книгообеспеченность по осеннему и
весеннему семестру.
Поиск групп, дисциплин, книг.

С помощью словарей. Нажмите кнопку словаря «…» у поискового
поля. Возможные варианты поиска: по кафедре, дисциплине, по
названию группы, по автору и заглавию книги. В открывшемся
словаре выберите искомую запись.

Вводом в поисковые поля. Наберите поисковые условия в поля
«кафедра», «дисциплина», «группа», «автор», «заглавие» и нажмите
кнопку «Enter» на клавиатуре.

Вывод всех записей. Нажмите кнопку «В» у соответствующего
списка. Список заполнится всеми записями из базы. Нажмите на
заголовок поля в списке, по которому хотите искать запись. Поля
сортируются, и Вы можете пролистать список до искомой записи. В
список книг выходят только книги, привязанные к дисциплинам.
Связка групп с дисциплинами и дисциплин с книгами.
Найдите пару записей, которые Вы хотите связать между собой.
Перетащите мышкой одну на другую.
В нашем примере выведена на экран дисциплина «Физика защиты» на
первой кафедре которую надо привязать к книге «Анализ хозяйственной
деятельности…» Фудиной А. Мышкой перетаскиваем строку из желтого поля в
розовое (или наоборот из розового в желтое). Нажмите кнопку «Да» на запрос
подтверждения связки. Две записи свяжутся, и после этого при выборе одной из
них в белом поле появляется другая.
Аналогично связываются группы и дисциплины.
Вместо перетаскивания записи можно воспользоваться следующим
способом. Выберите, как и ранее, две связываемые записи в разных списках.
Нажмите правой кнопкой на одной из этих записей. В выпадающем меню
нажмите на строку «Связать с дисциплиной» (группой, книгой). На запрос
подтверждения связки нажмите кнопку «да».
Разрыв связей.
Для разрыва какой либо связи, перетащите ее мышкой на корзину в
правом верхнем углу экрана.
Другой способ разрыва связок. Нажмите правую кнопку мышки на
записи, которую Вы хотите освободить. В выпадающем меню нажмите на
строку «снять связки». На запрос разрыва связи нажмите кнопку «Да».
Администратор.
Выберите пункт меню «Разное» - «Администратор». На экран выйдет
окно работы с каталогом литературы.
Назначение различных элементов окна:

Закладка «Каталоги» – в данной версии не задействована.

Закладка «Словари» – позволяет редактировать содержимое словарей
системы: список специальностей, список специализаций и т.д.

Закладка
«Реквизиты»
–
позволяет
настраивать
реквизиты
организации и параметры работы программы.

Закладка «Данные» – в данной версии не задействована.

Закладка “Пользователи” – в данной версии не задействована.
Работа со словарями.
Выберите вторую страницу «словари» окна администратора.
Выберите из списка в правом верхнем углу словарь который вы хотите
редактировать. В списке слева вы увидите все его записи.
Для добавления новой записи в словарь введите код и расшифровку кода
в поля ввода. Нажмите кнопку «добавить». Набранная информация из полей
ввода перейдет в список.
Для изменения информации в словаре выберите в списке изменяемую
строку. Информация строки выйдет в поле редактирования. Измените код или
расшифровку. Нажмите кнопку «изменить». Данные в списке изменятся.
Для удаления строки из словаря выберите в списке удаляемую строку.
Информация строки выйдет в поле редактирования. Нажмите кнопку «удалить».
Строка исчезнет из списка.
Настройка системы.
Выберите третью страницу «реквизиты» окна администратора. Здесь Вы
можете изменить реквизиты своей организации. Реквизиты в данной версии не
используются.
Введите код абонемента учебной литературы, тот который Вы
используете для обозначения мест хранения учебной литературы в программе
ведения
каталогов.
Только
по
этому
коду
программа
вычисляет
книгообеспеченность, по нему выдаются выходные формы.
В поле «Путь к файлам каталога» введите полный путь к каталогу
программы «Библиотека 4(5)». Например c:\ec5_00\ec5_base\book\.
После всех сделанных изменений нажмите кнопку «Сохранить».
Информация сохранится в базе данных.
Выходные формы.
Перечень выходных форм.
Подсистема книгообеспеченности позволяет создавать выходные формы
по введенной информации.
Предусмотрено 11 стандартных форм:
1. Количество студентов на текущий семестр с указанием группы.
2. Список дисциплин текущего семестра с указанием кафедр.
3. Список дисциплин, читаемых на ___ курсе, группе, факультете.
4. Список новых дисциплин за ___ семестр.
5. Список литературы имеющейся в фонде в недостаточном количестве
по кафедре.
6. Список литературы на ___ семестр для ___ кафедры.
7. Список литературы для студентов группы ___ .
8. Список литературы для сдачи по окончании ___ семестра.
9. Какая литература рекомендуется по каждой дисциплине (с указанием
основной и дополнительной).
10. Сведения об издании.
11. Список литературы по специальности.
Кроме этих стандартных форм вы можете создавать и другие сводки.
Окно формирования сводок отключено в демо версии программы.
Инструкция по выходным формам.
Количество студентов на текущий семестр с указанием
группы.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном
ниже, появятся названия весеннего или осеннего семестров, коды
факультетов.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний
семестр» или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего
цвета.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Количество студентов». На экран
выйдет окно с выходной формой.
Список дисциплин текущего семестра с указанием кафедр.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном
ниже, появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды
факультетов.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний
семестр» или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего
цвета.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список дисциплин». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Список дисциплин, читаемых на ___ курсе, группе,
факультете.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «семестр, факультет» или список «группы». В списке
появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды факультетов
или названия групп.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
группы, курса, факультета. Выбранное поле станет синего цвета.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список дисциплин». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Список новых дисциплин за ___ семестр.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном
ниже, появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды
факультетов.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний
семестр» или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего
цвета.

Отметить галочкой поле «только новые дисциплины».

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список дисциплин». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Список литературы имеющейся в фонде в недостаточном
количестве по кафедре.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «кафедры». В списке, расположенном ниже,
появятся названия кафедр.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
кафедры. Выбранное поле станет синего цвета.

В блоке «пропорция», в поля «студенты» и «книги», введите числа,
отношение которых друг к другу равно коэффициенту использования
литературы.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Книгообеспеченность». На экран
выйдет окно с выходной формой.
Список литературы на ___ семестр для ___ кафедры.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «кафедры». В списке, расположенном ниже,
появятся названия кафедр.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
кафедры. Выбранное поле станет синего цвета.

Щелкнуть мышкой в квадратике рядом с названием нужного
семестра. В квадратике должна появиться галочка.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Список литературы для студентов группы ___ .

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «группы». В списке, расположенном ниже, появятся
групп.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
группы. Выбранное поле станет синего цвета.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Список литературы для сдачи по окончании ___ семестра.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном
ниже, появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды
факультетов.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний
семестр» или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего
цвета.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Литература для сдачи». На экран
выйдет окно с выходной формой.
Какая литература рекомендуется по каж дой дисциплине (с
указанием основной и дополнительной).

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «дисциплины». В списке, расположенном ниже,
появятся названия дисциплин.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
дисциплины. Выбранное поле станет синего цвета.

Щелкнуть
мышкой
в
квадратике
рядом
со
строкой
«для
сотрудников». В квадратике должна появиться галочка.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Сведения об издании.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Обеспеченность». Выйдет
окно «Книгообеспеченность».

Найти издание. Для этого введите фамилию автора или заглавие
издания в поля «автор» или «заглавие» соответственно. В поле книг
выйдут все найденные книги.

Щелкнуть правой кнопкой мышки на нужном издании в таблице книг
или таблице связки книг-дисциплин. В раскрывающемся списке
выбрать пункт «карточка». На экран выйдет окно с выходной
формой.
Список литературы по специальности.

Выбрать пункт меню «Обеспеченность» – «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».

Выбрать список «специальности». В списке, расположенном ниже,
появятся названия специальностей.

Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
специальности. Выбранное поле станет синего цвета.

Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет
окно с выходной формой.
Окно формирования выходных форм.
Выберите пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». На экран выйдет
окно формирования выходных форм.
В левом верхнем углу окна панель выбора источника, для которого
необходимо выдать сводку. Так предусмотрены сводки для одной/нескольких
кафедр, дисциплин, групп, специальностей, семестров, факультетов.
Выбрав например группы, вы увидите в списке под панелью выбора
названия всех введенных групп. Выберите группу и нажмите на одну из кнопок
вывода формы с правой стороны от списка. Готовая сводка выводится в
текстовом виде во внешнюю программу просмотра которую Вы выбираете
кнопкой «вывод в». Возможен вывод информации в WordPad, Word, OutLook,
WebBrowser. В редакторе вы можете отформатировать полученный текст,
распечатать его, переслать по электронной почте и т.д.
Для получения сводки для нескольких групп (дисциплин, кафедр, …),
удерживая нажатой клавишу ‘CTRL’ на клавиатуре отметьте мышкой названия
нужных групп. Все выбранные группы выделяются синим цветом. Затем
отпускаете клавишу ‘CTRL’ и щелкаете мышкой на кнопке нужной сводки.
Можно
ограничить
диапазон
запроса
одним
или
несколькими
семестрами. Для этого в правом верхнем углу окна выберите запрашиваемый,
весенний или осенний, семестр и отметьте номер семестра в нем.
Для быстрого поиска необходимой записи в списке источников сводок,
существует поле “поиск”. Введите в него первые символы искомой записи и
программа найдет в списке первое, наиболее подходящее название.
Теперь о генерируемых сводках.
Кнопкой “список литературы” формируется форма в которой выводятся
библиографические
описания
литературы
закрепленной
за
указанным
источником. Дополнительно указывается кафедра и дисциплина за которыми
закреплено издание, тип литературы - основная или дополнительная. Если вы
отметили поле “для сотрудников”, то дополнительно будет выведена
информация об учебных группах за которыми закреплена литература и
обеспеченность каждого издания.
Кнопкой
“книгообеспеченность”
формируется
форма
в
которой
выводятся издания обеспеченность которых задается вручную в полях
“пропорция”. Введите отношение «студенты» : «книги». Например если в поле
«студенты» поставить 4, а в поле «книги» поставить 1, то в форме будут
выбраны книги обеспеченность которых меньше 0,25. То есть туда попадут
издания на каждый экземпляр которого претендуют 4, 5, 6 и более студентов.
Если задать число студентов в пропорции меньше числа книг, то вы
получите список излишков литературы.
Кроме библиографического описания в форме «книгообеспеченность»
указывается количество книг и численность закрепленных за ними студентов,
кафедра и дисциплина где они используются.
Кнопкой «информация о дисциплинах» формируется форма, в которой
выводятся дисциплины для заданного источника, необеспеченные дисциплины
с указанием факультетов и групп их изучающих, дисциплины содержащие
малообеспеченные
издания
с
указанием
библиографического
описания,
количества экземпляров и численности закрепленных за ними студентов.
Кнопкой «список дисциплин» формируется форма, в которой выводятся
названия дисциплины для выбранного источника с указанием кафедры, на
которой они читаются. Если отметить поле «только новые дисциплины»,
выводятся дисциплины, которые отмечены как новые.
Кнопкой «необеспеченные дисциплины» формируется форма, в которой
выводятся дисциплины, не привязанные к литературе и дисциплины,
привязанной литературы для которых, нет на учебном абонементе. В сводке
указываются кафедры, на которых читаются выбранные дисциплины, и
привязанные к ним группы.
Кнопкой «дисциплины без книг» формируется форма, в которой
выводится список дисциплин без учебников.
Кнопкой «литература для сдачи» формируется форма, в которой
выводятся карточки книг, которые необходимо вернуть после окончания
изучения дисциплины.
Кнопкой «количество студентов» формируется форма, в которой
выводятся группы сгруппированные по семестрам и факультетам с указанием
количества студентов.
Кнопкой «список специальностей» формируется форма, в которой
выводятся коды и названия специальностей, связанных с запрошенным
источником.