Порядок приема и обработки документов

Приложение № 1
к приказу Председателя Правления
ООО КБ «КОЛЬЦО УРАЛА»
от « 22 » апреля 2010 г.
№ 249
ПОРЯДОК ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ КЛИЕНТОВ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
«БАНК-КЛИЕНТ», «ИНТЕРНЕТ-КЛИЕНТ» В ООО КБ «КОЛЬЦО УРАЛА»,
СТРУКТУРНЫХ И ОБОСОБЛЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ БАНКА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Данное положение определяет порядок приема и обработки платежных документов клиентов
с использованием систем электронного документооборота «БАНК-КЛИЕНТ» и «ИНТЕРНЕТКЛИЕНТ» (далее по тексту – «Система», «СИСТЕМА ДБО»).
Положение является обязательным к применению операционными сотрудниками,
обслуживающими счета юридических лиц. Положение подлежит пересмотру при изменении
технологии обработки документов.
Клиент оформляет электронный документ (далее Документ) и направляет его в ООО КБ
«КОЛЬЦО УРАЛА» (далее Банк) по каналам связи. После получения Документа Банк проверяет
его и принимает к исполнению либо отклоняет. Клиенту передается служебное электронное
сообщение о принятии или отказе в принятии Документа. Статус Документов, переданных в Банк,
отслеживается подсистемой Клиента автоматически при проведении сеансов связи Клиентом.
Документ принимается Банком к исполнению, если он надлежащим образом оформлен,
заверен электронной цифровой подписью и передан Клиентом в Банк, а Банком получен и
проверен. Свидетельством того, что Документ принят к исполнению, является изменение статуса
Документа в Системе у Клиента.
2. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ
Передача и прием Документов с использованием Системы производится в следующем
порядке:
1. Клиент готовит Документ в форме электронного сообщения: создает в системе (статус
«Новый») или импортирует (статус «Импортирован») из бухгалтерской системы.
2. Клиент подписывает электронное сообщение (статус «Подписан») своей электронной
подписью. Электронная цифровая подпись подтверждает авторство отправленного по
Системе документа и гарантирует его целостность, т.к. любое изменение в Документе
после его подписания сделает электронную цифровую подпись недействительной.
3. Клиент отправляет электронное сообщение в Банк по каналам связи (статус
«Отправляется»).
4. Основанием для принятия Банком переданного Клиентом по Системе Документа является
наличие и корректность электронной цифровой подписи, а также соответствие
требованиям к оформлению Документов. При проверке подписи и реквизитов Документ
имеет статус «Доставлен».
5. После получения Документа и проверки корректности электронных подписей и
правильности оформления документ автоматически передается в автоматизированную
банковскую систему (АБС) (статус «Принят АБС»).
2
6. После выгрузки документа в АБС, документ обрабатывается в автоматическом режиме,
либо в ручном режиме ответственным сотрудником Банка.
7. Все документы, полученные по Системе с верной электронной цифровой подписью и
распечатанные на принтере, должны иметь строку: "Электронно-цифровая подпись
Клиента ВЕРНА".
8. Все документы должны содержать необходимые банковские реквизиты согласно
требованиям нормативных актов Банка России и описанию Системы.
9. Система автоматически отправляет Клиенту электронное служебное сообщение о
получении (статус «Принят»), исполнении (статус «Исполнен») или неисполнении
(статус «Отказан») документа, отражающееся в изменении статуса отправленных в Банк
документов при очередном сеансе связи. Ответственный сотрудник Банка осуществляет
контроль за своевременным изменением статуса Документов в Системе.
10. По документам, оформленным с нарушением требований, в том числе с неверными
электронными подписями (статус «Не принят», «Отказан», «Ошибка Реквизитов»,
«ЭЦП не верна») клиенту в день получения по Системе направляется электронное
служебное сообщение с указанием причины, по которой не принят Документ.
По отдельным Документам Банк может запросить дополнительное подтверждение или
разъяснение. Подтверждение запрашивается по Системе, либо иным образом в день получения
платежного документа. В этом случае документ принимается к исполнению после получения
подтверждения.
3. ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ПЛАТЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ПОСТУПИВШИХ ПО СИСТЕМЕ ДБО И ПОДЛЕЖАЩИХ ОБРАБОТКЕ В
«РУЧНОМ» РЕЖИМЕ.
Автоматическая обработка – это исполнение платежей по документам, поступившим по
Системе, без участия работников Банка, обслуживающих счет клиента.
Подключение производится контролером автообработки сразу после открытия расчетного
счета и подключения к обслуживанию по системам ДБО.
Документы, подлежащие обработке вручную:
1)
Все документы клиентов - юридических лиц, отказавшихся от автообработки.
Такие документы проводятся только сотрудником подразделения, в котором
обслуживается вышеупомянутый клиент.
2)
Документы клиентов, по счетам которых наложены какие-либо ограничения.
3)
Платежи в бюджет (сч по Кт 401,402,403,404).
Такие платежи необходимо проверить на соответствующее заполнение всех полей
документа.
При выгрузке в АБС документа с платежом в бюджет автоматическая обработка всех
документов по счету прекращается до того момента, пока «бюджетные» документы
не будут проведены ответственным сотрудником или операционистом. При этом на
экран выдается сообщение программы для ответственного по счету и для
сотрудника, ответственного за автоматическую обработку.
4)
Наличие ссылки на НДС.
По документу, не прошедшему контроль о наличии ссылки на НДС также выдается
сообщение, и эти документы не проводятся, но автообработка остальных документов
не прекращается. Операционист/ответственный сотрудник проверяет документ и
принимает решение о дальнейших действиях: провод документа или возврат
клиенту.
5)
Совпадение наименования получателя – клиента Банка с данными в базе АБС.
3
6)
7)
По документу, не прошедшему контроль на совпадение наименования получателя –
клиента Банка с данными в базе АБС, выдается сообщение и эти документы не
проводятся, но автообработка остальных документов не прекращается.
Операционист/ответственный сотрудник проверяет документ и принимает решение
о дальнейших действиях: провод документа или возврат клиенту.
Документы с очередностью МЕНЬШЕ «6». Операционист проверяет документ и
принимает решение о дальнейших действиях: провод документа или возврат
клиенту.
Документы,
не
прошедшие
контроль
в
системе
поиска
платежей
«злоумышленников».
Особому контролю должны подлежать платежи на большие суммы, в иногородние
банки, выгруженные вечером. Сотрудник банка обязан незамедлительно связаться с
клиентом для получения подтверждения правильности данного платежа. И после
этого принять решение о дальнейших действиях.
Информацию об отказе клиентов от автообработки в письменном виде (по электронной
почте) предоставляет сотрудник подразделения, в котором обслуживается клиент, в Операционное
управление Головного офиса контролеру автообработки.
При возникновении проблемных ситуаций взаимодействие с клиентами выполняют
сотрудники офиса, в котором обслуживается клиент.
При необходимости ответственный по счету может инициировать временное отключение
автоматической обработки, это возможно в следующих случаях:
1) Отзыв документа. При поступлении в подразделение заявление клиента на отзыв
документа, в случае, если документ еще не проведен (касается платежей в другие
банки), ответственный по счету сообщает контролеру автообработки о необходимости
временного отключения указанного счета. Контролер производит отключение. При
исполнении заявления клиента счет подключается контролером вновь после звонка
ответственного исполнителя.
2) Контроль соблюдения очередности провода документов. При обращении клиента с
просьбой провести документы в определенном порядке или при необходимости
проводить документы в определенном порядке по просьбе других подразделений банка
(например, кредитного отдела), ответственный по счету обращается к контролеру
автообработки с просьбой об отключении. После выполнения необходимых платежей в
ручном режиме ответственный по счету сообщает о необходимости подключения счета
к автоматической обработке документов.
3) Поступление платежных документов от взыскателей с очередностью платежа выше 6.
При поступлении документов на бумажном носителе по взысканию средств со счета
клиента, ответственный по счету обращается к контролеру автообработки с просьбой об
отключении. После выполнения необходимых платежей в ручном режиме
ответственный по счету сообщает о необходимости подключения счета к
автоматической обработке документов.
4. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕСЫЛАЕМЫХ ПОСРЕДСТВОМ СИСТЕМЫ
ДБО.
Стороны имеют право в электронной форме передавать или получать перечисленные ниже
виды Документов:
1. Электронные документы, направляемые Клиентом Банку:
1.1.Платежное поручение рублевое;
1.2.Запрос на отзыв платежного поручения;
4
1.3.Поручение на перевод валюты;
1.4. Поручение на покупку валюты;
1.5. Поручение на продажу валюты;
1.6. Распоряжение на обязательную продажу валюты;
1.7. Поручение на конверсию валют;
1.8. Справка о валютных операциях;
1.9. Справка о поступлении валюты;
1.10.Сообщение свободного формата.
Перечисленные в п.п. 1.1-1.10 документы заполняются в порядке, определенном в экранной
форме Системы и переданной Клиенту документацией. В связи с требованием Центра обработки
информации Главного Управления ЦБ РФ по Свердловской области платежные документы,
содержащие в номере документа три последние цифры 0, не проводятся.
2. Электронные документы, направляемые Банком Клиенту:
2.1.Выписка по счету за день;
2.2.Расшифровка кредитовых оборотов по счету (электронные документы выписки);
2.3.Справочная и прочая информация из Банка (сообщение свободного формата).