Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как оформить личную карточку сотрудника
по форме № Т-2
Н.З. Ковязина
заместитель директора
департамента заработной
платы, охраны труда и
социального партнерства
Минздравсоцразвития России
Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационноправовых форм (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января
2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных
постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите
ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в
организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в
организации.
Ситуация: можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела
Нет, нельзя.
Личная карточка по форме № Т-2 – документ обязательный (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления
Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В ней нужно повторить все записи из трудовой
книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью нужно ознакомить
сотрудника под подпись в личной карточке. Об этом сказано в пункте 12 Правил, утвержденных
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Личные дела на сотрудников
организация оформлять не обязана. Подробнее об этом см. Как оформить личное дело сотрудника.
Основанием для заполнения личной карточки являются приказ о приеме сотрудника на работу и
его личные документы, а именно:
– трудовая книжка;
– паспорт;
– военный билет (для военнообязанных);
– документ об окончании учебного заведения;
– свидетельство государственного пенсионного страхования;
– свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
– другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы,
подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие
инвалидности и т. п.).
Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из
перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников,
уровень владения иностранными языками – всю эту информацию сотрудник должен сообщить о
себе сам.
Личная карточка по форме № Т-2 состоит из одиннадцати разделов:
I. Общие сведения.
II. Сведения о воинском учете.
III. Прием на работу и переводы на другую работу.
IV. Аттестация.
V. Повышение квалификации.
VI. Профессиональная переподготовка.
VII. Награды (поощрения) и почетные звания.
VIII. Отпуск.
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
X. Дополнительные сведения.
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом
разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для
заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:
– ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95, утвержден
постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412;
– ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003,
утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов ОК 016-94, утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря
1994 г. № 367;
– ОКАТО – Общероссийский классификатор объектов административно-территориального
деления ОК 019-95, утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.
Ситуация: обязана ли организация кодировать информацию в личной карточке
Нет, не обязана.
Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического
учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ. С
помощью компьютеров, которые считывали с документов коды, можно было посчитать
численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.).
Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если организации используют
специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной
карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение.
Однако имейте в виду, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если
организация не кодирует информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставьте их
незаполненными. Об этом сказано в Порядке, утвержденном постановлением Госкомстата России
от 24 марта 1999 г. № 20.
Вначале в личной карточке укажите наименование организации в соответствии с уставом и
другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по
ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2010.
Далее в форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:
– табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при
переводах и перемещениях внутри организации);
– идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Если сотруднику он не присваивался,
оставьте ячейку незаполненной;
– номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
– алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
– характер работы (постоянно или временно);
– вид работы (основная или по совместительству);
– пол (мужской, женский).
Раздел «Общие сведения» – самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке
укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.
Пункт 1 раздела «Общие сведения» – «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспорта
сотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для
будущих изменений анкетных данных.
Пункт 2 раздела «Общие сведения» – «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число
и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым
способом.
Пункт 3 раздела «Общие сведения» – «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в
соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для
заполнения пункта 3 необходим код ОКАТО.
Пункт 4 раздела «Общие сведения» – «Гражданство». Существуют стандартные формулировки
записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует
информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать
этому классификатору:
– код по ОКИН 1 – «Гражданин Российской Федерации»;
– код по ОКИН 2 – «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное
гражданство)»;
– код по ОКИН 3 – «Иностранный гражданин»;
– код по ОКИН 4 – «Лицо без гражданства».
Ситуация: как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки – «Гражданство»,
если сотрудник имеет двойное гражданство или является иностранным гражданином
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
В такой ситуации в скобках можно указать вторую страну, гражданином которой является
сотрудник. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства
(Франции)». В личной карточке иностранца также можно дать указание на страну, гражданином
которой он является: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».
Пункт 5 раздела «Общие сведения» – «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта
также придерживайтесь общепринятых формулировок ОКИН:
– код по ОКИН 1 – «Читает и переводит со словарем»;
– код по ОКИН 2 – «Читает и может объясняться»;
– код по ОКИН 3 – «Владеет свободно».
Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею
свободно», «Читаю и перевожу со словарем».
Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и
у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского – 213, у итальянского –
070, у немецкого – 135 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими
пробелами.
Пункт 6 раздела «Общие сведения» – «Образование». Существует несколько уровней образования
(образовательные цензы) по ОКИН. Уровни образования с пояснениями и кодами приведены в
таблице.
Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, заполните
соответствующий блок в пункте «Образование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре,
адъюнктуре соответствует код 02, а докторантуре – код 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО
оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
Ситуация: как заполнить пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения» личной карточки,
если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз
Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсах вуза, в пункте 6 сделайте запись о
неоконченном образовании. Таблицы пункта 6 заполните на основании документа (справка
учебного заведения, студенческий билет или зачетная книжка), предоставленного сотрудником в
подтверждение неоконченного высшего образования. В графах «Год окончания», «Квалификация
по документу об образовании» и «Направление или специальность по документу» поставьте
прочерки.
Если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную
карточку запишите то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу.
Например, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное
общее образование. Основанием для занесения записи в таблицы пункта 6 послужит аттестат об
основном общем образовании.
Такой вывод следует из пункта 6 раздела «Общие сведения» – «Образование» формы № Т-2 и
ОКИН, утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412. А также
подтвержден положениями пункта 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. № 69. Хотя в указанной инструкции приведены правила заполнения
трудовых книжек (в аналогичных ситуациях), их можно применить и в отношении заполнения
личных карточек сотрудников. Это не противоречит положениям, утвержденным постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Пункт 7 раздела «Общие сведения» – «Профессия». В этом пункте отразите информацию о том,
какой профессией владеет сотрудник. При этом впишите не только основную, но и другие
профессии (при их наличии). В качестве основной укажите либо профессию, представляющую
наибольший интерес для организации, либо профессию, по которой сотрудник приобрел самый
большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.
Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на
надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других
подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).
Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все
даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две
суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из
второй суммы вычтите первую.
Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите
следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное
количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12
уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то
на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30
дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.
При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте
к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.
Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в
месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.
Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления
Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.
Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается
положительное значение дней и месяцев
У Е.В. Ивановой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
– с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
– с 19 марта 2003 года по 31 января 2004 года – в ООО «Торговая фирма "Гермес"»;
– с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2006 года – в ОАО «Производственная фирма "Мастер"».
С 11 августа 2006 года Иванова поступила на работу в другую организацию.
Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.
Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013.
Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
48.12.6013 – 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).
К полученному числу дней нужно прибавить еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приемаувольнения.
Таким образом, общий трудовой стаж Ивановой составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.
Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается
отрицательное значение дней
У А.С. Глебовой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
– с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
– с 19 марта 2003 года по 29 января 2004 года – в ООО «Торговая фирма "Гермес"»;
– с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2010 года – в ОАО «Производственная фирма "Мастер"».
С 11 августа 2010 года Глебова поступила на работу в другую организацию.
Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.
Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 29.01.2004 + 04.08.2010 = 46.12.6017.
Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
46.12.6017 – 47.10.6003 = (-01).02.0014.
Поскольку количество дней получилось отрицательным, для определения стажа из количества месяцев вычитается
единица, а к количеству дней добавляется 30, из которых вычитается отрицательное значение (-01).
Полученная величина составит 29.01.14, то есть 14 лет 1 месяц и 29 дней.
К полученному числу дней прибавляется еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.
Таким образом, общий трудовой стаж Глебовой составляет 14 лет, 2 месяца и 2 дня.
Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не
используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на
основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие. Более подробно о
том, как рассчитать такой стаж, см. Какой процент от среднего заработка включить в расчет
больничного пособия.
Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается
соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например,
для сотрудников госархивов – постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34.
Пункт 9 раздела «Общие сведения» – «Состояние в браке». Заполните на основании паспорта, а
если в нем нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся
стандартные формулировки брачных статусов гражданина:
– код по ОКИН 1 – «Никогда не состоял (не состояла) в браке»;
– код по ОКИН 2 – «Состоит в зарегистрированном браке»;
– код по ОКИН 3 – «Состоит в незарегистрированном браке»;
– код по ОКИН 4 – «Вдовец (вдова)»;
– код по ОКИН 5 – «Разведен (разведена)»;
– код по ОКИН 6 – «Разошелся (разошлась)».
Пункт 10 раздела «Общие сведения» – «Состав семьи». К ближайшим родственникам, которых
указывают в этом пункте, относятся:
– родители;
– супруги;
– дети;
– родные братья и сестры;
– лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.
Пункт 11 раздела «Общие сведения» – «Паспорт». В этом пункте укажите паспортные данные
сотрудника.
Пункт 12 раздела «Общие сведения» – «Адрес места жительства». В этом пункте укажите адрес
места жительства сотрудника: фактический и по паспорту.
«Главбух» советует
При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» раздела «Общие
сведения» личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных
объектов. Они приведены в таблице.
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. На
военнообязанных лиц заполните раздел «Сведения о воинском учете». Порядок заполнения
раздела описан в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января
2004 г. № 1.
Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки являются
либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) либо
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Пункт 1 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория запаса». Данный пункт не заполняйте
на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставьте цифры 1 или 2 в
соответствии с данными военного билета.
Пункт 2 раздела «Сведения о воинском учете» – «Воинское звание». Заполняйте на всех
военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке запишите воинское звание согласно
военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву».
Пункт 3 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состав (профиль)». На призывников не
заполняйте. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте запишите состав,
например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава укажите профиль –
«Командный», «Медицинский» и т. п.
Пункт 4 раздела «Сведения о воинском учете» – «Полное кодовое обозначение ВУС». Код военноучетной специальности возьмите из военного билета сотрудника. На будущих призывников этот
пункт не заполняйте.
Пункт 5 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория годности к военной службе». Ставьте
только букву, без расшифровки:
А – годные к военной службе;
Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями;
В – ограниченно годные к военной службе;
Г – временно не годные к военной службе;
Д – не годные к военной службе.
Пункт 6 раздела «Сведения о воинском учете» – «Наименование военного комиссариата по месту
жительства». В пункте укажите название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.
Пункт 7 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состоит на воинском учете». Заполняйте:
– строку а) – при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче и изъятии
мобилизационных предписаний;
– строку б) – если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время.
Все записи в пункте 7 делайте простым карандашом.
Пункт 8 раздела «Сведения о воинском учете» – «Отметка о снятии с воинского учета». Если
сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной
службе по состоянию здоровья, в пункте 8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по
возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в
организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в
соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.
В разделе укажите следующие сведения:
– дату приема (перевода);
– структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
– должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
– оклад или тарифную ставку, надбавку.
В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и
номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен
расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».
Раздел «Аттестация» заполняйте, если в организации проводится аттестация сотрудников. Сначала
укажите дату аттестации, затем кратко запишите решение аттестационной комиссии, а также дату
и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» напишите дату и номер приказа о
проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии
или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю рекомендации
(например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую
должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.
В раздел «Повышение квалификации» заносите данные о длительном (свыше 100 ч) и о
краткосрочном (от 72 до 100 часов) обучении в образовательном учреждении повышения
квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо
диплом установленного образца. Об этом сказано в пунктах 7 и 28 Положения, утвержденного
постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610.
Раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки заполняйте на основании диплома
или свидетельства о профессиональной переподготовке. При этом речь идет об обучении на базе
высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов (п. 28 Положения,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610).
В разделе «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки учтите как поощрения от
организации, так и государственные награды. В соответствующих графах укажите наименование
награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ
о присвоении государственного почетного звания). Также в этот раздел внесите сведения о
награждениях из трудовой книжки сотрудника. Перечень наград, сведения о которых нужно
внести в трудовую книжку, приведен в пункте 24 Правил, утвержденных постановлением
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без
сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно
указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает
либо график отпусков, либо приказ об отпуске.
«Главбух» советует
Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска»
сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за
данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.
Если сотрудники предъявят документы, в соответствии с которыми они имеют право на
социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, заполните раздел «Социальные
льготы» личной карточки. Этими документами могут быть справка об инвалидности, справка о
наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник
является донором, и т. п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон), который
дает сотруднику право на льготу.
Раздел «Дополнительные сведения» личной карточки предназначен для информации, не
вошедшей в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще
не окончено, загранпаспорт и т. п.
Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового
договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится,
впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса
РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.
Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.
Ситуация: как правильно внести исправления в личную карточку
Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка
обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно,
исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой
неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово
«исправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника.
Ниже укажите дату исправления. Такой порядок внесения исправлений в учетные документы
следует из положений пункта 5 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Ситуация: нужно ли заключить с сотрудницей дополнительное соглашение к трудовому договору,
чтобы изменить фамилию в личной карточке. Сотрудница сменила фамилию в связи с
вступлением в брак
Нет, не нужно.
Фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к
сведениям о сотруднике (ст. 57 ТК РФ). Поэтому ее изменение не влечет за собой обязанность
сторон заключать дополнительное соглашение.
В рассматриваемой ситуации в личной карточке сотрудницы измените фамилию на основании
свидетельства о заключении брака, выданном отделом ЗАГС. Изменения, внесенные в личную
карточку, должны быть заверены сотрудником кадровой службы. Об этом сказано в указаниях,
утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет (ст. 658 перечня,
утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В личных карточках
содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим
документам должен быть исключен.
Пример оформления личной карточки сотрудника по форме № Т-2
В апреле 2010 года А.С. Кондратьев принят на работу в организацию на должность экономиста. Кондратьев является
донором и на этом основании имеет право на социальные льготы.
За время работы в организации сотрудник был премирован за успехи в работе.
В октябре 2010 года в организации была проведена аттестация сотрудников. Аттестация проводилась в форме
собеседования. Кондратьев ответил на все вопросы. Комиссия пришла к выводу о его пригодности.
В ноябре 2010 года сотрудник уволился по собственному желанию.
Ответственным за ведение кадрового учета назначена Е.Э. Громова. Она заполнила личную карточку Кондратьева.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»