Инструкция по заполнению файла «Заявочный лист»
После заполнения файла «Заявочный лист», необходимо его отослать по адресу –
«[email protected]», для загрузки в систему «ФХР/Реестр».
В случае возникновения проблем с заполнением файла, все вопросы так же
необходимо высылать в письменной форме по адресу «[email protected]»
Вместе с заявочным листом, в том же самом письме, необходимо вложить по одной
фотографии для каждого тренера и спортсмена, указанных в заявочном листе. Формат
фотографии только «JPEG».
Название файла должно начинаться с буквы «т» (или «t») для фотографии тренера,
или – с буквы «с» (или «s») для фотографии спортсмена (регистр не учитывается). Сразу
за буквой следует номер по порядку, под которым тренер или спортсмен указан в заявке
(соответственно имена файлов будут, например, «s1.jpg», «T2.JPEG» и т.д.).
Описание файла
Файл «Реестр ФХР - Заявочный лист.xlsx» представляет собой Excel-файл, который
используется как шаблон для заполнения заявочного листа. Данный Excel-файл частично
защищен от изменений в части наименований и общей структуры. Внесение и
редактирование данных, а также удаление лишних строк возможно в части данных о
школе, тренерах и занимающихся. Это необходимо, чтобы сохранить внешний вид
шаблона:
1. Левая часть шаблона содержит:
а. Верхнюю текстовую часть (Рисунок 1).
б. Таблицы спортсменов с основными полями (Рисунок 2).
в. Таблицы тренеров с основными полями (Рисунок 4).
г. Нижнюю текстовую часть (Рисунок 6).
2. Правая часть шаблона содержит:
а. Таблицы спортсменов с остальными полями (Рисунок 3).
б. Таблицы тренеров с остальными полями (Рисунок 5).
Примечание: Под основными полями подразумеваются поля для спортсменов,
тренеров и их документов из системы «ФХР/Реестр» (см. раздел на стр. 9), которые
полностью идентичны полям из исходного заявочного листа. Под остальными полями –
оставшиеся поля для спортсменов, тренеров и их документов из системы «ФХР/Реестр».
Заполнять необходимо как правую часть, так и левую часть шаблона. При этом на
печать будет отправлена только левая часть. Таким образом, один и тот же заполненный
шаблон можно отправить на печать для получения заявочного листа, после чего
необходимо переслать по адресу «[email protected]» для загрузки в систему
«ФХР/Реестр».
1
Последовательность заполнения шаблона
Заполнение шаблона осуществляется в следующей последовательности:
1. Заполнение верхней текстовой части шаблона.
2. Добавление спортсменов:
а. Заполнение таблицы спортсменов с основными полями.
б. Заполнение таблицы спортсменов с остальными полями.
в. Удаление лишних строк в таблицах.
3. Добавление тренеров:
а. Заполнение таблицы тренеров с основными полями.
б. Заполнение таблицы тренеров с остальными полями.
в. Удаление лишних строк в таблицах.
4. Заполнение нижней текстовой части шаблона.
Примечание: Перед каждым заполнением нужно делать копию Excel-файла, так как
шаблон рассчитан на 50 спортсменов и 8 тренеров, а после удаления лишних строк
добавить новые невозможно.
Заполнение верхней текстовой части
Незаполненный фрагмент верхней текстовой части изображен на рисунке ниже:
Рисунок 1
Оранжевым цветом выделены поля, которые обязательно нужно заполнить,
серым цветом – которые тоже можно заполнить, но это не обязательно.
Пример заполненного фрагмента верхней текстовой части:
Примечание: При заполнении поля «МКС» автоматически добавляются двойные
кавычки.
2
Заполнение таблицы спортсменов с основными полями
Фрагмент таблицы спортсменов с основными полями изображен на рисунке ниже.
Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей спортсмена и
его документов (см. таблицу на стр. 10).
Рисунок 2
Значение поля «Фамилия, имя, отчество» можно задать в две строки. Например, в
верхней строке поля задать фамилию спортсмена, а в нижней – его имя и отчество.
Поле «Гражданство» уже заполнено значением «РФ», которое является значением
по умолчанию, в случае необходимости заменяется на наименование страны гражданства
спортсмена, которое мы при загрузке закодируем по справочнику.
Заполнение таблицы спортсменов с остальными полями
Фрагмент таблицы спортсменов с остальными полями изображен на рисунке
ниже. Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей
спортсмена и его документов (см. таблицу на стр. 10).
Рисунок 3
Поле «Пол» уже заполнено значением «Мужской», которое является значением по
умолчанию, в случае необходимости заменяется на «Женский».
3
Поля «Серия и номер», «Дата выдачи» и «Кем выдан» желательно заполнять для
каждого типа документов спортсмена. Если поле «Серия и номер» оставить пустым для
некоторого документа, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение
будет установлено как «Заявочный лист», а остальные поля для этого документа останутся
пустыми.
4
Заполнение таблицы тренеров с основными полями
Фрагмент таблицы тренеров с основными полями изображен на рисунке ниже.
Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей тренера и его
документов (см. таблицу на стр. 16).
Рисунок 4
Значение поля «Фамилия, имя, отчество» можно задать в две строки. Например, в
верхней строке поля задать фамилию тренера, а в нижней – его имя и отчество.
Поле «Спорт. звание» относится к документу тренера с типом «Спортивное
звание». Поля «Занимаемая должность в клубе» и «С какого года в клубе» относятся к
документу тренера с типом «Трудовая книжка». Поле «Образование» относится к
документу тренера с типом «Образование» (см. таблицу на стр. 15). Остальные поля этих
документов можно заполнить в таблице тренеров с остальными полями (Рисунок 5).
Заполнение таблицы тренеров с остальными полями
Фрагмент таблицы тренеров с остальными полями изображен на рисунке ниже.
Заполнение этой таблицы осуществляется в соответствии с описанием полей тренера и его
документов (см. таблицу на стр. 16).
Рисунок 5
Поле «Пол» уже заполнено значением «Мужской», которое является значением по
умолчанию, в случае необходимости заменяется на «Женский».
5
Поля «Серия и номер», «Дата выдачи» и «Кем выдан» желательно заполнять для
каждого типа документов тренера. Если поле «Серия и номер» оставить пустым для
некоторого документа, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его значение
будет установлено как «Заявочный лист», а остальные поля для этого документа останутся
пустыми.
Заполнение нижней текстовой части
Незаполненный фрагмент нижней текстовой части изображен на рисунке ниже:
Рисунок 6
Оранжевым цветом выделены поля обязательные для заполнения.
Пример заполненного фрагмента нижней текстовой части:
Примечание: При заполнении полей «Основная» и «Запасная» автоматически
добавляется длинное тире.
6
Удаление лишних строк в таблицах
После заполнения полей для спортсменов и тренеров в таблицах могут остаться
лишние строки. Для их удаления нужно выполнить следующие действия:
1. Выделить необходимое количество строк с конца таблицы в Excel-файле.
2. В выделенной области нажать правую кнопку мыши.
3. В появившемся контекстном меню выбрать пункт «Удалить» (Рисунок 7).
Рисунок 7
7
Загрузка шаблона в систему «ФХР/Реестр»
Первичная загрузка осуществляется администратором системы «ФХР/Реестр».
Поэтому, после заполнения шаблона, полученный Excel-файл нужно отправить на почту
«[email protected]». Название файла произвольное, с расширением «.xlsx».
Если необходимо загрузить несколько заполненных шаблонов, то для каждого из
них отправляется по одному письму.
В этом же письме можно вложить по одной фотографии для каждого тренера и
спортсмена, указанных в заявочном листе. Формат фотографии только «JPEG». Название
файла должно начинаться с буквы «т» (или «t») для фотографии тренера, или – с буквы
«с» (или «s») для фотографии спортсмена (регистр не учитывается). Сразу за буквой
следует номер по порядку, под которым тренер или спортсмен указан в заявке
(соответственно имена файлов будут, например, «s1.jpg», «T2.JPEG» и т.д.).
Если почтовый клиент не позволяет отправить большой объем фотографий, тогда
их нужно загрузить через систему «ФХР/Реестр» самостоятельно, а в письме отправить
только один Excel-файл.
Примечание: Почтовый адрес отправителя может использоваться для обратной
связи.
8
Описание полей шаблона
Типы документов спортсмена и их описание
Для каждого спортсмена в шаблоне можно указать (заполнить) следующие типы документов:
№
Тип
1
Паспорт
2
Свидетельство
3
Зачисление
4
ИНН
5
СНИЛС
6
ОМС
7
Страховка
Признак
обязательного
заполнения
+
8
9
10
Спортивное
звание
Заграничный
паспорт
+
Описание
Свидетельство о рождении.
Комментарий
1. Наличие одного из двух документов
обязательно.
2. Если есть и свидетельство, и паспорт –
желательно указать оба документа.
Зачисление спортсмена в школу.
Идентификационный номер налогоплательщика.
Страховой номер индивидуального лицевого счета.
Полис обязательного медицинского страхования.
Документ о присуждении спортивного звания.
Виза
Примечание: Если у спортсмена несколько однотипных документов, то нужно выбрать только один из них – наиболее новый (по
дате).
9
Описание полей спортсмена и его документов
Поля спортсмена и его документов заполняются в соответствии с их описанием в таблице ниже:
№
Название
Тип
Размер
Признак
обязательного
заполнения
Формат
Комментарий
Спортсмен (заявочный лист):
1
Фамилия, имя,
отчество
Текст
96
2
Гражданство
Текст
2
3
4
5
6
7
8
Число, месяц и
год рождения
Воспитанник
спортивной
школы
Первый тренер
Тренер в
настоящее время
С какого года в
клубе
№
удостоверения
хоккеиста
Дата
+
Любые буквы русского алфавита,
дефис и пробел (регистр не
учитывается).
1. Значение поля можно задать в
две строки.
2. Длина фамилии, имени и
отчества, по отдельности, не
может превышать 32 символа.
Значение по умолчанию – «РФ».
+
ДД.ММ.ГГГГ
Любые печатные символы.
Текст
128
Текст
128
Любые буквы русского алфавита, дефис, точка и пробел.
Текст
Число
4
+
Число
5
+
9
Игр. номер
Число
3
10
Амплуа
Текст
3
Допустимые значения: «НАП», «ЗАЩ» или «ВР».
10
11
Хват клюшки
Текст
1
12
Рост
Число
3
13
Вес
Число
3
14
Домашний адрес
Текст
128
Допустимые значения: «П» или «Л».
Любые печатные символы.
Спортсмен (остальные поля):
15
Контактный
телефон
Текст
19
16
Место рождения
Текст
128
17
Пол
Текст
7
18
E-Mail
Текст
64
32
Номер телефона должен начинаться с
«8» и содержать еще 10 цифр. Код
города выделяется «-» с двух сторон.
Добавочный номер задается через
двоеточие и не может превышать 5
цифр.
Примеры:
 8-123-1234567
 8-1234-123456
 8-12345-12345
 8-123-1234567:12
Любые печатные символы.
+
Допустимые значения «Мужской» или «Женский».
Паспорт спортсмена:
19
Серия и номер
Текст
20
Дата выдачи
Дата
21
Кем выдан
Текст
+
+
256
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
+
Свидетельство спортсмена:
11
22
Серия и номер
Текст
23
Дата выдачи
Дата
24
Кем выдан
Текст
32
+
+
256
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
+
Зачисление спортсмена:
25
Номер приказа
Текст
26
Дата приказа
Дата
27
Дата зачисления
Дата
28
29
Дата
исключения
ФИО
представителя
32
ДД.ММ.ГГГГ
ДД.ММ.ГГГГ
Дата
Текст
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
96
30
Телефон
представителя
Текст
19
31
Наименование и
номер
общеобразовате
льной школы
Текст
64
Текст
12
Любые буквы русского алфавита, дефис и пробел (регистр не учитывается).
Номер телефона должен начинаться с
«8» и содержать еще 10 цифр. Код
города выделяется «-» с двух сторон.
Добавочный номер задается через
двоеточие и не может превышать 5
цифр.
Любые печатные символы.
Примеры:
 8-123-1234567
 8-1234-123456
 8-12345-12345
 8-123-1234567:12
ИНН спортсмена:
32
ИНН
10 цифр - для юридических лиц и 12 - для физических лиц.
12
СНИЛС спортсмена:
33
СНИЛС
Текст
14
32
ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, где «Х» цифра.
ОМС спортсмена:
34
Серия и номер
Текст
35
Дата выдачи
Дата
36
Кем выдан
Текст
256
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Страховка спортсмена:
37
Серия и номер
Текст
38
Дата выдачи
Дата
39
Кем выдан
Текст
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
256
Спортивное звание спортсмена:
40
Серия и номер
Текст
41
Дата выдачи
Дата
42
Кем выдан
Текст
256
43
Спортивное
звание
Текст
4
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Допустимые значения: «3», «2», «1», «КМС», «МС», «МСМК» или «ЗМС».
Заграничный паспорт спортсмена:
13
44
ФИО
Текст
64
45
Серия и номер
Текст
32
46
Дата выдачи
Дата
47
Действует до
Дата
48
Кем выдан
Текст
256
Текст
3
Указывать точно, как в паспорте.
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
ДД.ММ.ГГГГ
Виза спортсмена:
49
Виза является
Шенгенской?
50
Страна выдачи
Текст
51
Действует с
Дата
52
Действует до
Дата
53
54
Кол-во поездок,
на которое
выдана виза
Кол-во дней
пребывания
3
Допустимые значения «Да» или «Нет».
Код страны по ОКСМ, возможные
варианты обозначения:
 цифровой код;
 2-ух буквенный код;
 3-ез буквенный код.
ДД.ММ.ГГГГ
1. Например, для России – это 643,
RU или RUS соответственно.
2. Регистр не учитывается.
ДД.ММ.ГГГГ
Допустимые значения: «1», «2» или «М», где «М» - Множественная.
Текст
1
Число
2
14
Типы документов тренера и их описание
Для каждого тренера в шаблоне можно указать (заполнить) следующие типы документов:
№
Тип
Признак
обязательного
заполнения
1
Паспорт
+
2
Трудовая
книжка
+
3
СНИЛС
4
Образование
5
Квалификация
6
Категория
7
8
9
Спортивное
звание
Почетное
звание
Научная
степень
10
Награда
11
Заграничный
паспорт
12
Виза
Описание
Комментарий
Выписка из трудовой.
Страховой номер индивидуального лицевого счета.
+
Документ, подтверждающий окончание учебного
заведения.
Документ, подтверждающий наличие определенной
квалификации.
Документ о присуждении категории.
Документ о присуждении спортивного звания.
Документ о присуждении почетного звания.
Документ о присуждении научной степени.
Документ о получении награды.
Примечание: Если у тренера несколько однотипных документов, то нужно выбрать только один из них – наиболее новый (по дате).
15
Описание полей тренера и его документов
Поля тренера и его документов заполняются в соответствии с их описанием в таблице ниже:
№
Название
Тип
Размер
Признак
обязательного
заполнения
Формат
Комментарий
Тренер (заявочный лист):
1
Фамилия, имя,
отчество
Текст
2
Число, месяц и
год рождения
Дата
3
Спорт. звание
Текст
4
Занимаемая
должность в
клубе
Текст
256
+
5
Образование
Текст
20
+
Число
2
Число
4
Текст
128
6
7
Стаж работы
(Общий)
С какого года в
клубе
8
9
Домашний адрес
и телефон
96
+
+
Любые буквы русского алфавита,
дефис и пробел (регистр не
учитывается).
1. Значение поля можно задать в
две строки.
2. Длина фамилии, имени и
отчества, по отдельности, не
может превышать 32 символа.
ДД.ММ.ГГГГ
Допустимые значения: «3», «2», «1», «КМС», «МС», «МСМК» или «ЗМС».
4
Любые печатные символы.
Текст
19
Допустимые значения: «Среднее», «Незаконченное высшее» или «Высшее».
+
Любые печатные символы.
Номер телефона должен начинаться с
«8» и содержать еще 10 цифр. Код
города выделяется «-» с двух сторон.
Добавочный номер задается через
двоеточие и не может превышать 5
Примеры:
 8-123-1234567
 8-1234-123456
 8-12345-12345
16
цифр.

8-123-1234567:12
Тренер (остальные поля):
10
Тренер является
судьей?
Текст
3
11
Место рождения
Текст
128
12
Пол
Текст
7
13
E-Mail
Текст
64
14
Персональная
страница
Текст
64
32
Допустимые значения «Да» или «Нет».
Любые печатные символы.
+
Допустимые значения «Мужской» или «Женский».
Паспорт тренера:
15
Серия и номер
Текст
16
Дата выдачи
Дата
17
Кем выдан
Текст
18
Страна выдачи
Текст
+
+
256
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
+
3
Код страны по ОКСМ, возможные
варианты обозначения:
 цифровой код;
 2-ух буквенный код;
 3-ез буквенный код.
1. Например, для России – это 643,
RU или RUS соответственно.
2. Регистр не учитывается.
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Трудовая книжка тренера:
19
Серия и номер
Текст
20
Дата выдачи
Дата
17
21
Кем выдан
Текст
22
Дата приема
Дата
23
Дата увольнения
Дата
256
ДД.ММ.ГГГГ
ДД.ММ.ГГГГ
СНИЛС тренера:
24
СНИЛС
Текст
14
32
ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, где «Х» цифра.
Образование тренера:
25
Серия и номер
Текст
26
Дата выдачи
Дата
27
Кем выдан
Текст
256
28
Специальность
Текст
256
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Любые печатные символы.
Квалификация тренера:
29
Серия и номер
Текст
30
Дата выдачи
Дата
31
Кем выдан
Текст
256
32
Предмет
Текст
256
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Любые печатные символы.
Категория тренера:
18
33
Серия и номер
Текст
34
Дата выдачи
Дата
35
Кем выдан
Текст
256
36
Категория
Текст
6
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Допустимые значения: «Вторая», «Первая» или «Высшая».
Спортивное звание тренера:
37
Серия и номер
Текст
38
Дата выдачи
Дата
39
Кем выдан
Текст
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
256
Почетное звание тренера:
40
Серия и номер
Текст
41
Дата выдачи
Дата
42
Кем выдан
Текст
256
43
Почетное звание
Текст
4
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
Допустимые значения: «ЗТР», «ЗВР», «ЗРФК», «ЗТС» или «ЗВС».
Научная степень тренера:
44
Серия и номер
Текст
45
Дата выдачи
Дата
32
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
19
46
Кем выдан
Текст
256
47
Научная степень
Текст
18
Допустимые значения: «Кандидат наук», «Доктор наук», «Профессор»,
«Член-корреспондент» или «Академик».
Награда тренера:
48
Наименование
Текст
128
49
Серия и номер
Текст
32
50
Дата выдачи
Дата
51
Кем выдан
Текст
Любые печатные символы.
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
256
Заграничный паспорт тренера:
52
ФИО
Текст
64
53
Серия и номер
Текст
32
54
Дата выдачи
Дата
55
Действует до
Дата
56
Кем выдан
Текст
256
Текст
3
Указывать точно, как в паспорте.
Если поле не задано, то, при загрузке шаблона в систему «ФХР/Реестр», его
значение будет установлено как «Заявочный лист».
ДД.ММ.ГГГГ
ДД.ММ.ГГГГ
Виза тренера:
57
58
Виза является
Шенгенской?
Страна выдачи
Текст
3
Допустимые значения «Да» или «Нет».
Код страны по ОКСМ, возможные
варианты обозначения:
 цифровой код;
1. Например, для России – это 643,
RU или RUS соответственно.
2. Регистр не учитывается.
20
59
Действует с
Дата
60
Действует до
Дата
61
62
Кол-во поездок,
на которое
выдана виза
Кол-во дней
пребывания
 2-ух буквенный код;
 3-ез буквенный код.
ДД.ММ.ГГГГ
ДД.ММ.ГГГГ
Допустимые значения: «1», «2» или «М», где «М» - Множественная.
Текст
1
Число
2
21