Тема 12. Кадровое планирование в организации 1. Понятие и

Тема 12. Кадровое планирование в организации
1. Понятие и структура кадрового планирования в организации
2. Определение потребности в персонале организации
3. Особенности планирования персонала в государственном и муниципальном
управлении
Кадровое планирование является одной из важных задач субъектов управления персоналом.
Это относится к организациям и предприятиям различных форм собственности. Актуальна эта
проблема и для государственной и муниципальной службы. Поэтому в данной теме излагаются
общие подходы к планированию и прогнозированию потребности в персонале организации, дается
понятийный аппарат, а также раскрывается технология планирования и содержание основных
методов определения потребности в персонале.
1. Понятие и структура кадрового планирования в организации
Понятие кадрового планирования
Обладание работниками теми или иными качественными характеристиками
определяет структуру персонала организации по категориям: руководители,
специалисты, служащие, рабочие.
В системе государственной и муниципальной службы такое разделение
осуществляется в соответствии с Реестром должностей государственной и
муниципальной службы. Категории персонала структурируются по профессиям,
должностям и квалификации. Структура персонала должна быть адекватна целям и задачам
организации. Это порождает необходимость планировать потребность в персонале (кадровое
планирование).
Кадровое планирование является важной составной частью управления
персоналом. Оно дает ответ на ряд важных вопросов:
—сколько сотрудников, какой квалификации, когда и где будут необходимы?
—каким образом можно привлечь нужный и сократить излишний персонал?
—как лучше использовать персонал в соответствии с его способностями?
—каким образом обеспечить развитие кадров для более эффективного
выполнения должностных обязанностей?
—какие затраты потребуются на запланированные кадровые мероприятия?
Кадровое планирование реализуется посредством комплекса взаимосвязанных
мероприятий, объединенных в стратегическом или оперативном плане работы с
персоналом. Так, оперативный план работы с персоналом в организации включает
планирование:
—потребности в персонале;
—найма работников;
—служебной карьеры;
—финансовых и материальных вложений в персонал.
Характерной чертой кадрового планирования является предварительная
разработка прогноза потребности в персонале и подготовка опережающих кадровых
решений. С прогнозированием потребности в кадрах связаны усилия по разработке
мероприятий и путей достижения желаемого будущего кадрового состава
организации. Поэтому под прогнозированием в организациях понимается такая
система комплексных решений, на основе которой можно строить прогноз развития
состава персонала с учетом развития самой организации.
При кадровом планировании разрабатываются комплексные планы,
1
позволяющие упрощать проблему в целом до уровня, по которому она поддается
решению соответствующим лицом (или группой лиц).
Исходным пунктом планирования является уточнение кадровых проблем и
формулирование конкретных решений. Конкретизация целей и их реализация
требуют необходимой информационной базы, а, следовательно, сбора и обработки
необходимой информации о персонале. Этот шаг можно отнести к началу процесса
планирования персонала.
Стратегическое планирование
Перспективное кадровое планирование осуществляют в форме стратегического
планирования, которое охватывает далеко идущие решения, которые касаются
различных вопросов деятельности организации. Планирование же краткосрочных
мероприятий структурируется в зависимости от круга конкретно поставленных задач.
Под стратегическим планированием понимаются действия направленные на то,
чтобы путем развития и использования имеющегося кадрового потенциала и
ликвидации негативных последствий сделать организацию устойчивой к изменениям
внешних требований и рыночных условий.
Стратегия в узком смысле слова рассматривается как результат процесса
планирования, определяющий основное направление будущих кадровых
мероприятий. В более широком смысле стратегия создает своеобразный образец,
черты которого в течение длительного времени активно проявляются в последних
решениях. Стратегия, как правило, требует долгосрочного предвидения и
систематического анализа взаимосвязи с персоналом и с организацией.
Следует отметить, что, если работа с персоналом в организации без стратегической
ориентации, ее можно охарактеризовать лишь как оперативно регулирующую функцию.
Оперативное планирование персонала состоит в разграничении отдельных составных частей.
На начальной стадии оперативное планирование в сфере персонала ограничивается качественным
аспектом, который затем дополняется рассмотрением различных групп работников.
На практике это дифференцирование отдельных функций и задач работы с персоналом. В
качестве примера можно привести разделение задач кадрового планирования (рис. 1). При этом
исходными позициями в процессе кадрового планирования являются стоящие перед организацией
задачи, а также требования к количественному и качественному составу персонала. Несоответствие
двух этих величин свидетельствует о наличии потребности в персонале, которая покрывается
количественно путем привлечения персонала, а качественно - путем развития персонала.
Планирование
потребности в
персонале
Планирование
затрат на
персонал
Планирование
использования
персонала
Планирование
развития
персонала
Планирование
сохранения
персонала
Планирование
оптимального состава
персонала
Планирование
сокращения и
перемещения персонала
Планирование набора
персонала
Планирование отбора
персонала
Рисунок 1 - Составные части кадрового планирования
При необходимости возможно и сокращение избыточного персонала. Следует заметить, что
планирование стабилизации (сохранения) персонала нацелено на удержание работников
организации, например, посредством поддержания соответствующего уровня заработной платы,
2
социальных льгот и др.
2. Определение потребности в персонале организации
Потребность организации в персонале — это установление необходимых
количественных и качественных характеристик персонала, соответствующих
выбранной стратегии развития организации.
Виды потребности
В теории и практике различают следующие виды потребности в персонале:
1) потребность в обучении персонала, которая определяется различием в уровне
квалификации и профессиональных знаний, необходимом для выполнения
должностных обязанностей, и тем, которым обладает выполняющий их работник;
2) потребность в персонале качественная - это совокупность работников
различной квалификации с точки зрения задач, подлежащих выполнению в
конкретный период, и требований, предъявляемых конкретной должностью;
3) потребность в персонале количественная — это численность работников
определенной квалификации, необходимых организации для реализации стоящих
перед нею задач;
4) потребность отдельного работника — это осознание отсутствия (дефицита)
чего-либо, вызывающего у сотрудника побуждение к действию.
Конечная цель определения потребности в персонале состоит в установлении
его количества, необходимого для надежного выполнения работниками должностных
и профессиональных обязанностей. В этом случае принимаются решения о
потребности в них — количестве и качестве, времени и продолжительности, а также
месте.
Количественная потребность в персонале подразумевает число работников
определенного возраста и пола, необходимых для исполнения возложенных на них
функций. Если учитывается квалификация персонала, то в этом случае говорят об
определении качественной потребности в персонале.
Задача состоит в определении требований, обусловленных конкретной
должностью или профессией, для того чтобы можно было согласовать с этими
требованиями профессиональные возможности имеющихся работников и работ,
подлежащих отбору, и добиться их равномерного соответствия.
Определение качественной и количественной потребности в персонале на практике
неразделимо и поэтому осуществляется одновременно. Однако данные о потребности в персонале
бесполезны, если нет данных о времени и продолжительности потребности в них. Временной
аспект является критерием, позволяющим определить потребность в персонале. Обучение
персонала также требует соответствующих расчетов во времени. В целом потребность в персонале
устанавливается на определенное время или к определенному сроку. Кроме того, должно быть
запланировано время, необходимое для отбора работников, потребность в которых должна быть
спланирована.
Переход от краткосрочного к среднесрочному планированию потребности в
персонале осуществляется постоянно. Однако определение среднесрочной и
долгосрочной потребности в персонале требует корректировки общего плана. В
целом потребность в персонале определяется в соответствии с плановым штатным
составом конкретной организации.
Сравнение планового штатного состава с имеющимся наличным персоналом
позволяет выявить либо нормальное удовлетворение потребности, либо недостаток
3
или излишек персонала организации.
В случае превышения потребности в персонале по качественным,
количественным, временным или локальным показателям, принимаются
корректирующие меры, которые выражаются в высвобождении персонала.
Целесообразно определить потребность персонала с учетом двух
взаимосвязанных фаз: в данное время и на будущее.
Перед определением потребности в персонале целесообразно сначала
проанализировать имеющийся в организации кадровый состав с количественной и
качественной стороны и на этой основе оценить будущий кадровый состав с
помощью имеющихся инструментов — информационной техники и методик оценки
персонала в количественном и качественном отношении.
Следует заметить, что качественное и количественное определение потребности в персонале
создает основу для планирования издержек организации, целью которого является снижение
расходов на оплату персонала.
Технология установления потребности в персонале
Исходным пунктом для определения будущей потребности в персонале
является установление необходимого кадрового состава в настоящее время. Для этого
в организации ведется учет вида работ;
—времени назначения на должность;
—увольнения в связи с достижением определенного возраста;
—намеченных перемещений или повышений по службе;
—краткой характеристики работника;
—должностного оклада;
—компенсаций и др.
Для указанного анализа могут быть учтены и другие данные, необходимые для планирования
персонала в организации.
Плановое количество персонала складывается из потребного количества
работников организации и его резерва. При этом потребное количество
задействованных работников соответствует общему расчетному количеству
персонала за вычетом того персонала, который отсутствует в связи с отпусками,
болезнью, несчастными случаями и др.
Потребность в восполнении персонала возникает в виде разницы между
количеством принятых на должность и количеством освобожденных (уволенных)
работников за плановый период плюс потребность в покрытии отставания (недобор)
за предыдущий период (потребность в восполнении = штатный состав на данный
момент) минус фактический состав на данный момент. Она возникает в результате
текучести и движения персонала в связи с уходом на пенсию, призывом в армию, инвалидностью,
повышением по службе, перемещением, увольнением и др. Кроме того, потребность в персонале
возникает в связи с расширением функциональных обязанностей должностных лиц, изменением
организационной структуры организации и др.
В целом численность и качество персонала должны быть рассчитаны так, чтобы
выполнялись долгосрочные задачи организации, так как нехватка персонала ставит
под угрозу выполнение задач, а переизбыток его вызывает излишние финансовые
расходы.
Исходным моментом, как было отмечено выше, является определение потребности
в персонале. При наличии необходимой информации руководство организации
4
предпринимает шаги по установлению контактов с будущими работниками. Сначала
рассматриваются возможности привлечения персонала, существующие внутри самой
организации. После установления контактов с требуемыми работниками
производится отбор соответствующих кандидатов. Предпосылкой для этого является
описание требований вакантных должностей и квалификации претендентов, включая
возможности повышения квалификации.
Итак, под потребностью в персонале понимают потребность в работниках,
нужных для будущего целенаправленного выполнения задач конкретной
организации, в количественном, качественном и пространственном отношении.
Другими словами, определение потребности в персонале представляет собой расчет
необходимого числа работников по их квалификации, времени занятости и
расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами организации.
Расчет производится на основе сравнения потребности в персонале и фактического
состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой
информационную основу для принятия управленческих решений в области
привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.
При планировании потребности в персонале следует различать:
—общую потребность, представляющую собой всю численность персонала,
необходимую организации для выполнения должностных функций;
—дополнительную потребность, представляющую количество работников,
которое необходимо в планируемом периоде дополнительно к имеющейся
численности базового года, обусловленной текущими нуждами организации.
При разработке штата на первом этапе с позиции целесообразности исходят из
имеющихся в организации (занятых и вакантных) должностей. С течением времени
штат может приблизиться к «должному» благодаря тому, что при любом расширении
и изменении штат рассматривается с позиции:
—необходима ли еще данная должность;
—соответствует ли ее организационное включение, прежде всего в отношении
выполнения должностных обязанностей, принципам целесообразности и
рационализации;
—оптимальным ли образом организована работа и др.
При планировании потребности в персонале следует учитывать также
возможности замены и переводов. В этих случаях в штате, наряду с признаками
деятельности, следует учитывать также группы должностей, на которых заняты
штатные единицы.
В каждом случае в определении потребности в персонале рекомендуется
участие руководителей структурных подразделений, а также работников, в
отношении которых принимаются решения.
Опыт показывает, что среди методов долгосрочного определения потребности в
персонале можно выделить ориентированные на прошлое и на будущее.
Методы, ориентированные на прошлый опыт, базируются на оценке
статистических данных и исходят из предположения, что их можно перенести на
будущее развитие. К таким методам относятся:
—экстраполяция главных тенденций;
—вывод по аналогии;
5
—регрессионные и корреляционные методы;
—экономические модели.
Так, при экстраполяции главных тенденций количественная потребность в
персонале рассматривается единовременно во временном масштабе, т.е. в рамках
единичного прогноза развития потребности ставится в зависимость только от
времени.
Регрессионные и корреляционные расчеты являются математическими
методами, которые анализируют отношение между переменными величинами.
Особое значение при прогнозировании потребности в персонале имеет
систематический учет мнения экспертов.
При определении потребности в персонале с помощью экономических моделей
делается попытка стимулировать будущую количественную потребность на основе
простых или более сложных регрессивных анализов и расчетов.
3. Особенности планирования персонала в государственном и муниципальном
управлении
Основная задача кадрового планирования состоит в обеспечении органов
государственной власти необходимым числом квалифицированных служащих с
минимальными затратами при отборе и решении вопросов профессионального
развития. Несовершенное планирование кадровых потребностей, а тем более его
отсутствие, являются причиной того, что отбор государственных служащих ведется
бессистемно, методом "латания дыр", срочного подбора претендентов на
освобождающие вакансии.
Особенность планирования персонала на государственную и муниципальную
службу заключается в том, что оно базируется на штатном расписании, плане
замещения вакантных государственных должностей, плане организационного
развития органа государственной власти. Наиболее приемлемым является
использование штатно-номенклатурного метода, который позволяет определить как
число государственных служащих на основе штатных расписаний, так и их
качественные характеристики.
Основой для планирования служат квалификационные требования по
государственным должностям государственной службы, а также порядок присвоения
и сохранения квалификационных разрядов государственным служащим, которые
определены соответствующими нормативно-правовыми документами.
От качества разработки штата, должностных инструкций зависит достоверность
расчетов, которые используются при формировании различных разделов кадрового
плана.
Порядок планирования потребности в государственных и муниципальных
служащих приведен рисунок 2.
6
Планы развития органов государственной власти
(организационный, финансовый)
Информация о персонале органа государственной
власти
Предварительный количественный расчет будущей
потребности в государственной служащих
Прогнозирование численности и качественного
состава государственных служащих на
планируемый период
Определение потребности в государственных служащих путем сравнения между будущей
потребностью в государственных служащих и их наличием по прогнозу
Планирование мероприятий по достижению или поддержанию количественного и качественного соответствия между
будущей потребностью в государственных служащих и их наличием по прогнозу
Организационно-штатные
мероприятия (изменение
организационной структуры
управления, организации труда)
Мероприятия по покрытию
потребности в персонале
(привлечение, перераспределение,
высвобождение, развитие персонала)
Прочие мероприятия (углубление
специализации и совершенствование
управления, улучшение социального
обслуживания)
Рисунок 2 - Планирование потребности в государственных и муниципальных
служащих
Выводы
Эффективная работа с персоналом в организации, как показывает теория и практика
управления, зависит от форм и методов планирования и прогнозирования потребности в персонале.
При этом кадровое планирование включает выявление необходимого количественного и
качественного состава работников организации, а также применение соответствующих форм их
найма, использования и развития. При этом важно определить основные факторы, оказывающие
значительное влияние на процессы планирования.
Наряду с планированием персонала в организации следует уделять внимание определению
потребности в персонале на ближайшую или долговременную перспективу. Потребность
организации в персонале во многом зависит от выбранной стратегии ее развития. Усвоение
процессов, связанных с планированием персонала и определением потребности в нем, создает
условия и возможности эффективного функционирования организации и дальнейшего развития с
учетом ее миссии и целей.
Контрольные вопросы
1. Для каких целей предназначено кадровое планирование?
2. Раскройте содержание оперативного плана работы с персоналом.
3. В чем заключаются стратегические цели планирования персонала?
4. Раскройте содержание количественного и качественного планирования персонала.
5. Дайте понятие «определение потребности в персонале» и раскройте его содержание.
6. Изложите виды потребности в персонале и раскройте их содержание.
7. Изложите схематически сущность планирования потребности в персонале.
8. Раскройте содержание методов определения потребности в персонале.
Определите разницу между планированием персонала и определением потребности в
персонале.
7