Положения о проведении конференции ДГМА

ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации и проведении конференций
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение устанавливает требования к целям, задачам, правилам
организации и проведения конференций Государственным образовательным учреждением
«Дагестанская государственная медицинская академия» (далее – Академия).
1.2. Положение относится к числу организационных документов Академии и является обязательным к применению во всех структурных подразделениях Академии.
1.3. Научные конференции являются одним из видов массовых мероприятий научной деятельности в Академии.
1.4. Научная конференция – собрание ученых, студентов, аспирантов с участием
ведущих преподавателей, видных специалистов для обсуждения и определения теоретических и практических проблем и вопросов.
1.5. Конференции организуются и проводятся в соответствии с приказом ректора
согласно плану научной работы вуза.
1.6. Со студентами конференции могут проводиться преподавателями, ведущими
занятия с группами или читающими лекции определенным потокам.
2. Цели и задачи
2.1. Участие в конференциях молодых ученых, аспирантов и студентов позволяет
приобрести навыки самостоятельной инициативной творческой работы, опыта выступлений перед различными аудиториями, публичного формулирования, обоснования и отстаивания собственных решений и взглядов.
2.2. Участие в конференциях сотрудников Академии позволяет доложить материалы выполняемого собственного научного исследования, ознакомиться с работами по тематике конференции в целях обмена информацией и опытом.
2.3. Для преподавателей, научных руководителей возникает возможность более
объективно оценить научный уровень доклада и способы донесения выступающих до
аудитории своей точки зрения на исследуемую проблему.
3. Организация и проведение конференции
3.1. Непосредственно к подготовке конференции в Академии приступают после издания соответствующего приказа ректора Академии одновременно с началом информационно-разъяснительной работы о проведении конференции. Подготовка проведения конференции по существу начинается с определения ее тематики, наименования, принципиальных решений об уровне и организации их проведения, завершающихся включением мероприятия в план работы Академии на очередной календарный год.
3.2. К подготовке конференции должны подключаться научные руководители студентов и аспирантов, которые помогают им при выборе темы и написании доклада или
сообщения, составлении тезисов. Если предполагается издание материалов, то тезисы
должны быть рассмотрены на кафедре и иметь рекомендацию научного руководителя, либо заведующего кафедрой. Ответственность за научный уровень рекомендуемых докладов
и сообщений полностью ложится на научных руководителей или - в случае их отсутствия
- на заведующих кафедрами.
3.3. Порядок подготовки научных конференций определяется приказом ректора
Академии, Положением о научной деятельности ДГМА.
2
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
3.4. Проект приказа ректора о подготовке и проведении научной конференции подготавливают председатель оргкомитета конференции и начальник научной части ДГМА;
при подготовке научной конференции молодых ученых, аспирантов и студентов Академии проект приказа составляют председатель совета молодых ученых (СМУ), помощник
проректора по научной работе под руководством проректора по научной работе ДГМА.
3.5. Подписанный приказ регистрируется и рассылается на кафедры, ответственным исполнителям и другим заинтересованным лицам.
3.6. В содержании приказа:
- указываются основание проведения и полное наименование конференции;
- кратко формулируются актуальность, значение и цели проведения конференции;
- назначается дата проведения мероприятия и устанавливаются его сроки;
- утверждается состав организационного комитета (оргкомитета), назначается рабочая группа по подготовке и проведению конференции;
- утверждается состав секций конференции и их руководители;
3.7. Определяются основные действия по подготовке и проведению конференции,
их сроки и ответственные за исполнение (по согласованию).
4. Информирование о проведении конференции
4.1. Для более подробного информирования о возможности и условиях участия в
конференции и для получения сведений обо всех желающих принять в ней участие рабочая группа оргкомитета подготавливает, тиражирует и рассылает информационное письмо
и форму заявки на участие в конференции.
4.2. Информационное письмо должно содержать: наименование вуза-организатора
мероприятия; полное наименование мероприятия и дату его проведения; состав секций,
которые будут работать на конференции; информацию о сроке отправления заявки на участие; требования к оформлению заявки, тезисов докладов или сообщений и другой необходимой документации, а также крайнюю дату их поступления; информацию о публикации тезисов докладов и сообщений; порядок рассмотрения и отбора тезисов докладов и
сообщений для представления на конференции; полный почтовый адрес вузаорганизатора конференции и идентификаторы (должность, фамилия, имя, отчество) получателя почты оргкомитета; контактный телефон рабочей группы оргкомитета, фамилии,
имена, отчества ответственных исполнителей.
4.3. Заявка на участие в работе конференции должна содержать основные реквизиты заявляющего, быть подписанной им и руководителем учреждения (подразделения),
направляющего его на конференцию.
5. Подготовка к проведению конференции
5.1. Проведению конференции предшествует отбор представленных тезисов докладов и сообщений, их распределение по секциям, что выполняют руководители секций и
члены рабочей группы оргкомитета. Тезисы принятых докладов и сообщений передаются
на редактирование в редакционно-издательский отдел Академии или иного журнала (по
решению оргкомитета) и издаются в виде сборника материалов конференции. Возможна
публикация тезисов в спецвыпусках журналов медицинского профиля.
5.2. Поступление сборника из печати предпочтительно до дня начала конференции,
что обеспечивает распространение сборника последнего при регистрации участников и
гостей мероприятия.
5.3. Рекомендуется заранее, исходя из заявок, оформлять документы для бронирования проживания в гостинице иногородних участников и гостей конференции.
5.4. Для награждения и поощрения отличившихся участников конференции, их
3
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
научных руководителей или консультантов, активных участников и организаторов подготовки и проведения конференции необходимо заранее приготовить в требуемом количестве желательные формы грамот или дипломов. Ценные подарки в желательном ассортименте приобретают в случае включения соответствующей статьи в смету расходов на проведение конференции, либо ценные подарки предоставляются спонсорами.
5.5. Рабочая группа оргкомитета размещает подготовленные объявления о проведении мероприятия и порядке его работы, указатели к помещениям регистрации, пленарных и секционных заседаний, организует регистрацию прибывающих на мероприятие
участников и дежурство во время его проведения.
5.6. Руководителям секций следует заблаговременно ознакомиться с составом и содержанием тезисов предполагаемых докладов и сообщений, обдумать возможные обобщения и выводы по результатам работы секций, а также уточнить время и место работы
своих секций, подготовленность помещений к заседаниям.
5.7. В дни проведения конференции в Академии рекомендуется организовывать
проведение выставок научных работ; круглых столов; обсуждений; диспутов по смежным
с тематикой мероприятия проблемам и вопросам, имеющим наибольшее значение и вызывающим широкий интерес.
6. Определение порядка проведения конференции
6.1. Порядок проведения научной конференции в Академии определяется исходя из
их программы, количества секций, ожидаемого числа участников и аудиторных возможностей. Проведение указанных мероприятий складывается из нескольких различных по
своему назначению и содержанию стадий: сбор и регистрация участников и гостей конференции; открытие и принятие регламента мероприятия; заслушивание и обсуждение докладов на пленарном заседании; заслушивание и обсуждение докладов и сообщений на
секционных заседаниях; подведение итогов, закрытие мероприятия.
6.2. Начало регистрации участников и гостей назначается за час до открытия конференции. Залы и аудитории, отведенные для регистрации и для пленарных и секционных
заседаний, указываются в объявлениях. К началу сбора участников и гостей ответственные члены рабочей группы оргкомитета и привлеченные к регистрации лица должны занять указанные им заранее подготовленные места. По мере сбора участников и гостей регистрирующие информируют о числе и составе прибывших ответственного члена оргкомитета.
6.3. Одновременно с регистрацией рекомендуется организовать распространение
материалов проводимой конференции, если они будут выпущены до их начала, изданий
по тематике конференции и другой литературы.
6.4. Состав президиума конференции и его секретариат формируются в рабочем
порядке. В президиум, как правило, включаются члены оргкомитета и руководители секций, а также приглашенные специалисты-докладчики на пленарном заседании.
6.5. Открывает конференцию вступительным словом председатель оргкомитета, в
случае его вынужденного отсутствия по поручению президиума - один из членов оргкомитета. Во вступительном слове излагаются значение, цели, особенности мероприятия,
сообщается об участниках мероприятия, представляются ведущие специалисты, принявшие приглашение на конференцию.
6.6. Пленарные заседания ведет председатель или по его поручению один из членов
оргкомитета конференции. Ведущий первого пленарного заседания предлагает участникам на утверждение порядок и регламент работы: продолжительность докладов и выступлений в дискуссиях, порядок вопросов и ответов, длительность заседаний, время переры4
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
вов и т.п. Утверждается состав редакционной комиссии по выработке рекомендаций конференции. До сведения присутствующих непременно доводятся все изменения, произошедшие в программе после ее тиражирования: перемена помещений и времени заседаний,
состав и последовательность выступлений и др.
6.7. Главным содержанием работы пленарных заседаний является заслушивание и
обсуждение основополагающих докладов программы конференции. Привлекать к выступлениям с такими докладами рекомендуется ведущих специалистов Академии и видных
ученых в сфере проблем и вопросов тематики конференции. По возможности предоставляется слово для выступлений сверх объявленной программы приглашенным ученым и
специалистам.
6.8. Вопросы докладчикам и выступающим на пленарном заседании задаются, как
правило, в письменном виде. Определенное время отводится согласно регламенту для ответов и дискуссий по затронутым проблемам и вопросам.
6.9. Работа секций проводится по их программам. Заседание открывает кратким
вступительным словом руководитель секции. В начале заседания устанавливается регламент для докладчиков и выступающих.
6.10. Секционные заседания ведет руководитель секции или замещающий его в
случае необходимости авторитетный участник конференции. Важной задачей руководителя является придание работе секции дискуссионного характера по существу представленных докладов и выступлений. При этом первостепенную роль в дискуссиях должны играть глубина анализа, аргументация выводов, теоретическое обоснование решений, возможность эффектной реализации предложений.
6.11. Секретарь секции в обязательном порядке ведет протокол заседаний. В протоколе фиксируется состав участников секции, отражаются все выступления, вопросы и ответы на заседаниях, отмечаются поступившие предложения и замечания по работе секции,
конференции в целом.
6.12. По окончании выступлений и дискуссий руководитель секции резюмирует результаты и подводит итоги работы. Секция принимает предложения по рекомендациям
конференции. Руководитель секции объявляет об окончании работы секции и приглашает
участников на заключительное пленарное заседание.
6.13. Работа конференции завершается на заключительном пленарном заседании.
На нем заслушиваются сообщения руководителей секций о результатах и итогах их работы. Участникам заседания предлагается подготовленный оргкомитетом с учетом поступивших предложений проект рекомендаций конференции, которые после обсуждения
принимаются.
6.14. С заключительным словом выступает председатель оргкомитета. Он подводит
итоги, обобщает результаты, благодарит участников и объявляет об окончании работы
конференции.
7. Подведение итогов работы секций конференции
7.1. Непосредственно по завершению работы каждой секции конференции председатели секций представляют в оргкомитет краткий отчет об итогах ее работы и предложения секции по проекту рекомендаций.
7.2. В отчет об итогах работы секции включаются: информация о числе участников
работы секции, в том числе молодых ученых, студентов, преподавателей Академии и других вузов; перечисление специалистов, принявших участие в работе секции; количество
выступивших, в том числе с докладами, в дискуссиях, с предложениями; наименования
докладов, сообщений, выступлений наиболее высокого научного уровня с указанием ав5
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
торов, наименования вуза и кафедры, года обучения для аспирантов, курса и учебной
группы для студентов; фамилии научных руководителей; резюме докладов, выступлений,
дискуссий на секции, их оценка; рекомендации авторам наиболее актуальных и оригинальных докладов и выступлений о возможностях углубления избранной темы в курсовых
работах и дипломном проекте, подготовки реферата для поступления в аспирантуру,
написания и публикации научной статьи и т.д.; рекомендации оргкомитету кандидатур
ученых, доклады и выступления которых заслуживают представления на мероприятиях
более высокого уровня; предложения кандидатур отличившихся докладчиков и выступавших, их научных руководителей для награждения и поощрения; предложения по
улучшению или изменению порядка подготовки и проведения подобных мероприятий в
Академии. Отчет об итогах работы каждой секции подписывают председатель секции и
секретарь. Председатели секций передают отчеты для обобщения в оргкомитет конференции.
8. Подведение итогов работы конференции
8.1. Председатель оргкомитета в заключительном слове обобщает результаты работы конференции и подводит итоги. Кроме того, оргкомитетом на основе отчетов секций
составляется обобщенный отчет об итогах мероприятия.
8.2. В заключительном выступлении председателя оргкомитета и обобщенном отчете рекомендуется с различной степенью детализации представить: информацию о числе
участников мероприятия, в том числе аспирантов, студентов и преподавателей Академии
и других вузов, приглашенных специалистов в целом и по секциям; количество и перечень представленных на мероприятии вузов; число представленных докладов и количество выступивших; доклады и выступления наиболее высокого научного уровня, их авторов и научных руководителей; мнение о самых актуальных и оригинальных докладах, сообщениях и выступлениях; рекомендации кандидатур молодых ученых и студентов, доклады и выступления которых заслуживают представления на мероприятиях более высокого уровня; выводы из всей совокупности заслушанных докладов, сообщений и выступлений и дискуссий, наиболее важные и перспективные направления дальнейшего развития
научных исследований по тематике мероприятия; рекомендации кандидатур отличившихся докладчиков и выступавших, их научных руководителей, активных организаторов мероприятия для награждения и поощрения; предложения по улучшению или изменению
порядка подготовки и проведения подобных мероприятий в Академии.
8.3. Отчет об итогах конференции и ее рекомендации, подписанный председателем
и секретарем оргкомитета, передается проректору по научной и лечебной работе и на хранение - в архив Академии. Отчеты о конференциях более высокого уровня, проводимых в
Академии, направляются также в органы или организации, финансировавшие их проведение.
9. Награждение и поощрение участников и организаторов конференции
9.1. По завершению работы конференции большое стимулирующее значение для
дальнейшего развития научной деятельности, особенно - студентов, аспирантов и молодых ученых в Академии - приобретает широкое распространение информации об итогах
их проведения, награждении и поощрения отличившихся участников и активных организаторов. Информация доводится до сведения всех студентов, преподавателей и сотрудников Академии через кафедры, руководителей иных подразделений. Информация помещается на сайт Академии и публикуется в газете «Медицинская Академия», возможны публикации в иных средства массовой информации (СМИ).
9.2. Отличившиеся участники научной конференции награждаются по решению
6
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
оргкомитета грамотами или дипломами.
9.3. Научные руководители отличившихся участников, активные организаторы мероприятия также награждаются грамотами или дипломами оргкомитета, возможно объявление благодарностей ректората Академии.
9.4. Названные категории участников и организаторов конференции могут по представлению оргкомитета поощряться ректором Академии, спонсорами – денежными премиями и ценными подарками.
9.5. Награждение следует организовать с максимальной гласностью в торжественной обстановке. Его хорошо совершать на заключительном пленарном заседании конференции.
10. Финансирование проведения конференции
10.1. Финансирование подготовки и проведения конференции в Академии осуществляется за счет бюджетных или внебюджетных источников.
10.2. Смету расходов на проведение научной конференции в Академии составляется по приказу ректора. Смета составляется по видам расходов с указанием источников
средств, согласуется с бухгалтерией и по представлению проректора по научной работе
утверждается ректором Академии.
10.3. Контроль за целевым и правомерным расходованием средств, выделяемых на
финансирование подготовки и проведения конференции, стимулирование ее участников и
организаторов, осуществляется в общем порядке по представлению председателя оргкомитета.
Начальник отдела
учебно-методической работы, статистики,
контроля качества образования
______________ _______________
Начальник научной части
______________ _______________
Главный бухгалтер
______________ ______________
7
ГБОУ ВПО ДГМА
Минздрава России
ИСО 9001:2008
ДГМА-ПЛ-ОПК
ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Система менеджмента качества.
Положение об организации и проведении конференций
Приложение 1
Форма отчета о результатах проведения конференции
ОТЧЕТ
о результатах проведения
(наименование мероприятия)
Дата и место проведения _______________________________
Название секции
_____________________________________
Руководитель секции
_______________________________
Количество участников секции (присутствовало) в том числе:
Студентов ___________________________________________
Аспирантов ___________________________________________
Преподавателей
______________________________________
Кандидатов наук
______________________________________
Докторов наук
______________________________________
Количество участников из других вузов, организаций (с указанием наименования
вузов, организаций) _____________________________________________
Число представленных тезисов докладов ______________________
Количество участников, выступивших с докладами
__________
Наиболее интересные доклады
№
ФИО научного руНазвание доклада
ФИО докладчика
п/п
ководителя
Доклады и выступления наиболее высокого научного уровня
№
п/п
Название доклада
ФИО докладчика
ФИО научного руководителя
Рекомендации авторам наиболее актуальных и оригинальных докладов
_____________________________________________________________________
Выводы по всей совокупности заслушанных докладов
________________
______________________________________________________________________
Предложения по совершенствованию организации работы конференции _____
_______________________________________________________________________
Предложения о поощрении лучших докладчиков (с указанием ФИО, организации,
ФИО научного руководителя)
_________________________________
Другие предложения
_______________________________________
Приложения _________________
Руководитель секции (ФИО)
____________________ __________________
Секретарь секции (ФИО)
____________________ __________________
8