(начальной эксплуатации) программных

Инструкции и рекомендации
по оптимизации формирования общешкольной информационной базы данных (начальной
эксплуатации) программных комплексов администрирования учебного процесса
«1С:ХроноГраф Школа 2.5» и «ХроноГраф 3.0 Мастер»
Одна из наиболее серьезных задач практической реализации внедрения информационных
систем, входящих в состав программных комплексов администрирования деятельности
образовательных учреждений – это задача формирования общешкольной информационной базы.
Данный процесс требует ввода значительного объема информации, жесткого соблюдения
синхронизации данных всех систем, входящих в состав комплексов, проверки достоверности
заполняемых данных и, как следствие - наибольших временных и трудозатрат.
Цель предлагаемой Вашему вниманию инструкций и рекомендаций – помочь Вам
оптимизировать процесс формирования общешкольной информационной базы, сократить время
на подготовку и проверку достоверности исходных данных и, тем самым, сократить время и
усилия, затрачиваемые на один из наиболее сложных этапов внедрения информационных систем в
практику управленческой деятельности школы.
В основу предлагаемой методики формирования общешкольной базы данных положены:
- использование «мотивационного» подхода, опирающегося на практическую значимость и
логическую последовательность решаемых на каждом этапе задач;
- технологическое применение функциональных возможностей только самих внедряемых
программных комплексов.
Оптимальная
последовательность
этапов
формирования
общешкольной
информационной базы с использованием программных комплексов администрирования
учебного процесса выглядит следующим образом:
1.
Формирование информационной базы данных программного комплекса
«ХроноГраф 3.0 Мастер» (далее «Мастер»), включая составление/отображение
действующего расписания учебных занятий.
2.
Заполнение базовой информации (общих и конкретизированных списков)
образовательного учреждения в шаблонах Excel-таблиц по сотрудникам, учащимся,
помещениям, материальным средствам и учебной литературе.
3.
Импорт (загрузка) информационной базы «Мастера», с учетом
необходимости редактирования передаваемых данных, в незаполненную общешкольную
информационную базу программного комплекса «1С:ХроноГраф Школа 2.5» (далее
«Школа 2.5»), при необходимости включая редактирование структуры образовательного
учреждения.
4.
Импорт (загрузка) данных заполненных шаблонов Excel-таблиц в базу
«Школы 2.5», частично заполненную информацией из «Мастера».
5.
Редактирование
(при
необходимости)
и
дозаполнение
базовой,
конкретизированной и детализированной информации общешкольной базы данных
непосредственно в «Школе 2.5». Завершение формирования общешкольной
информационной базы текущего учебного периода.
6.
Перенос общешкольной базы данных в новый учебный период
В приведенных ниже материалах основное внимание сосредоточено на особенностях
организации и реализации обмена данных между информационными системами.
1. Особенности организации импорта (загрузки) данных в общешкольную
информационную базу («1С:ХроноГраф Школа 2.5») из программного комплекса
планирования, организации и управления учебным процессом «ХроноГраф 3.0 Мастер»
Подготовительный этап
Подготовка данных для загрузки в общую информационную базу осуществляется
заместителем директора по УВР (завучем) непосредственно в программном комплексе
«ХроноГраф 3.0 Мастер».
Для работы Вам будет необходимо выбрать тот из Проектов, созданных и сохраненных в
«Мастере», который реально отображает планирование и организацию учебного процесса
(недельную сетку часов, распределение нагрузки и действующее расписание) и наиболее подходит
по совокупности переносимых данных.
Подготовительный этап включает в себя следующие действия:
- Проверка полноты и правильности заполнения общих данных об образовательном
учреждении, включая: титульные и адресные данные, данные по ЕГЭ, структуру классов и
сведения о количестве учащихся;
- Проверка полноты и правильности заполнения данных о преподавателях, включая
«необязательную» информацию о классном руководстве, табельных номерах и педагогических
разрядах;
- Проверка полноты и правильности заполнения данных об учебных кабинетах, включая
информацию о вместимости, этаже расположения и специализации;
- Проверка соответствия сетки расписания в Проекте действующему Расписанию школы;
- При необходимости – проверка полноты и правильности заполнения данных об учащихся
старших 10–11(12-х) классов и их планируемом участии в ЕГЭ.
Обратите внимание: Чем более «полно» и достоверно будут подготовлены перечисленные
исходные данные, тем больший объем информации будет сформирован в общей информационной
базе «Школы 2.5» после процедуры импорта данных.
Методический совет:
1. Рекомендуется переносить Проект «Мастера», содержащий структуру учреждения
(список параллелей и классов), максимально близкую реальной структуре учебных объединений
школы, вне зависимости от того, ведется ли Проект расписания для всех ступеней, или по
ступеням (начальная школа, средняя и старшая школа) отдельно!
2. При этом если Проект расписания в «Мастере» ведется раздельно, то рекомендуется до
осуществления процедуры импорта данных выбрать один из предложенных ниже вариантов
редактирования Проекта:
А. Создать в первом экране «Мастера» структуру параллелей и классов начальной школы,
что необходимо для оптимизации загрузки структуры учебных объединений;
Б. Внести в Проект следующие дополнения:
- создать структуру параллелей и классов начальной школы, указав численность классов
(мальчики/девочки);
-внести в список преподавателей только ФИО учителей, работающих в начальной школе
без детализации информации;
- внести в перечень учебных помещений кабинеты для занятий начальной школы, указав
вместимость и этаж расположения;
что необходимо и достаточно для оптимизации загрузки структуры учебных объединений,
списков сотрудников и кабинетов;
В. Создать полностью сформированный объединенный Проект «Мастера», что обеспечит
оптимальную передачу данных в общешкольную информационную базу.
Обратите внимание: Перенос данных списочных составов старших классов имеет
определенные особенности, которые будут рассмотрены в соответствующих разделах далее.
Подготовленный таким образом для осуществления импорта (загрузки) данных файл
Проекта «Мастера» следует записать и разместить в удобной и доступной для Вас директории (см.
документацию к программе «ХроноГраф 3.0 Мастер»).
Организация импорта данных из «Мастера»
Импорт (загрузка) данных из программного комплекса «ХроноГраф 3.0 Мастер» в
общешкольную информационную базу того же учебного периода может быть реализован в
нескольких вариантах:
- в полностью пустую базу данных «Школы 2.5»;
- в частично заполненную базу данных «Школы 2.5» того же учебного периода;
Организация импорта в полностью пустую общешкольную базу данных
Перед выполнением операции импорта (загрузки) данных из «Мастера» в базу данных
(БД) «Школы 2.5» необходимо:
- создать в базе данных «Школы 2.5» учебный год и учебный период;
- выбрать текущий учебный период, нажав на кнопку «Выбрать».
Организация загрузки данных из программного комплекса «ХроноГраф 3.0 Мастер»
осуществляется при помощи команды «Импорт данных из ХроноГрафа 3.0» раздела главного
меню «Регламенты».
Для того чтобы запустить процедуру, щелкните по данной команде. В открывшейся на
экране форме «Импорт из ХроноГрафа» выберите параметры загрузки, то есть установите флажки
в окнах рядом с соответствующими Вашим задачам командами.
Вам предоставляются следующие возможности дополнительной подготовки данных
Проекта расписания, перед их загрузкой непосредственно в общешкольную базу:
1. Редактирование названий предметов, то есть адаптация рабочих наименований и отбор
предметов из недельной сетки часов «Мастера» под официальный перечень учебных предметов
Вашего образовательного учреждения.
Обратите внимание: Вы можете:
- отредактировать название любого учебного предмета в соответствии с официальным
Учебным планом вашего образовательного учреждения;
- отменить перенос любого предмета рабочей недельной сетки часов в общешкольную базу,
тем самым предотвратив его попадание в официальный Учебный план;
- перенести перечень учебных предметов полностью в соответствии с Проектом «Мастера»,
отказавшись от каких-либо изменений.
2. Импорт списков учащихся старших 10–11(12-х) классов.
Следует учесть: Импорт данных об учащихся старших классов в полностью пустую БД
«Школы 2.5»:
- может быть осуществлен только при наличии целиком или частично заполненных в
Проекте «Мастера» данных;
- не вызовет каких-либо противоречий при формировании списков учащихся в
общешкольной информационной базе.
После установки выбранных параметров щелкните по кнопке «Выполнить». На экране
откроется стандартное для OS Windows окно «Открыть». В нем Вам необходимо указать и
открыть файл с записью подготовленного для процедуры импорта данных Проекта «Мастера».
После открытия файла начнется процедура импорта. Функция проверки загружаемых из
«Мастера» данных будет включена программой автоматически. Информация о выполняемых
действиях динамически отображается в окне сообщений и строке состояния
По завершении процедуры импорта программа выдаст соответствующее сообщение.
При осуществлении импорта (загрузки) данных в полностью пустую БД «Школы 2.5» в ней
произойдут следующие изменения:
Таблица 1. Изменения в БД «Школа 2.5» после импорта из «Мастера» в полностью
пустую общешкольную информационную базу
Блок (раздел)/экранная
форма программы
1. Общие данные
Изменения в базе данных
Примечание
1.1. Учебные годы и
периоды
Изменений не произойдет
Сохранятся введенные
первоначально данные
1.2. Данные об ОУ
Заполняются титульные и адресные
данные учреждения и данные о ЕГЭ
Не заполняются данные
о номере и количестве
смен,
Не заполняются данные
о лицензировании и
реквизиты ОУ,
Указывается только
юридичекий адрес
1.3. Учебные объединения
Заполняется перечень классов, которые
отражены в Проекте «Мастера»
Не изменяются данные о
ступенях обучения
Не заполняются данные
о ГВПД
1.4. Общий список
предметов и дисциплин
Перечень учебных предметов «Школы
2.5» дополняется наименованиями
предметов из недельной сетки часов
«Мастера», в соответствии с
выбранными параметрами при
редактировании
Не заполняется
информация о списке
дисциплин
1.5. Помещения
Заполняются данные об учебных
кабинетах с информацией о
нумерации, вместимости и этаже
расположения.
Заполняются справочники,
предназначенные для выбора данных о
специализации и ответственных за
кабинеты
Не заполняются поля
информации о
специализации и
ответственных за
кабинеты
Не заполняются данные
о материальных
средствах помещений
1.6. Материальные средства
Данные не заполняются
2. Кадры и контингент
2.1. Подразделения
Данные не заполняются
2.2. Список должностей
Данные не заполняются
2.3. Сотрудники
Переносятся следующие данные: ФИО
сотрудников, табельные номера,
педагогические разряды, данные о
преподаваемых предметах,
информация о совместительстве,
классном руководстве и заведовании
кабинетом
Данные о занимаемых
должностях, основной
должности, датах
классного руководства и
заведования кабинетами
следует детализировать
в личной карточке
сотрудника
2.4. Классы (выбранного
учебного периода)
Заполняются данные о перечне
классов и численности (общей и
мальчиков/девочек)
Данные о ступени
обучения заполняются
автоматически
Следует указать
специализацию классов и
смену обучения
2.5. ГВПД (группы второй
половины дня)
Данные не заполняются
2.6. Общий список учащихся
Заполняются данные об учащихся
старших (10 – 11,12-х) классов при
наличии заполненных данных в
Проекте «Мастера»: ФИО,
наименования классов
2.7. Распределение учащихся
по классам
Формируются списки старших классов
при наличии заполненных данных в
Проекте «Мастера»
В личных карточках учащихся
отображаются: ФИО, пол, паспортные
данные, информация о выбранных для
сдачи ЕГЭ предметах
2.8. Книга приказов
Данные не заполняются
2.9. Плановые мероприятия
Заполняется справочник для выбора
классов при формировании
мероприятий класса
3. Учебный процесс
3.1. Предметы учебного
плана
Заполняются данные о перечне
предметов учебного плана, включая
наименование предметов (полное и
сокращенное) и раздел (компонент)
учебного плана
3.2. Учебный план
Заполняются данные об учебном
планировании в соответствии с
перечнем классов, предметов
включенных в Проект «Мастера»
3.3. Распределение нагрузки
Заполняется весь объем информации о
распределении учебной нагрузки,
включая деление классов на группы по
предметам
3.4. Распределение нагрузки
в ГВПД
Данные не заполняются
3.5. Расписание
Заполняется в полном объеме
информация о расписании учебных
занятий
3.6. Классный журнал
Формируются шаблоны страниц
электронных классных журналов
Все предметы при
импорте
«приписываются» к
«федеральному» разделу
учебного плана, поэтому,
при необходимости,
следует
отредактировать
данный параметр,
указав другие или
добавив дополнительные
разделы При
необходимости следует
указать
образовательные
области
При необходимости
следует
скорректировать
данные о недельной
нагрузке по предметам,
разнеся их по разделам
(компонентам)
Следует указать
нормативы учебного
планирования
При необходимости
следует
скорректировать
данные в столбце
«Период»
3.7. Замечания по классным
журналам
Формируется перечень классов, для
выбора журналов
Данные о списках
учащихся формируются
только для старших
классов (10-11,12-х) при
наличии этих данных в
Проекте «Мастера»
4. Финансы
4.1. Тарифные сетки
Данные не заполняются
4.2. Тарифы
Данные не заполняются
4.3. Нормы рабочего времени
Данные не изменяются
4.4. Финансирование классов
Заполняются данные о перечне
классов, их численности и классных
руководителях.
Автоматически формируются данные
о ступенях обучения и способах
расчета
4.5. Финансирование ГВПД
Данные не заполняются
4.6. Финансирование
разделов Учебного плана
Данные не заполняются
4.7. Финансирование
предметов Учебного плана
4.8. Штатное расписание
Формируется перечень предметов с
полными и сокращенными
наименованиями
4.9. Начисления
Данные не заполняются
4.10.Тарифицирование
сотрудников
Данные не заполняются
Заполняются данные о классном
руководстве, заведовании кабинетами,
педагогической нагрузке и
педагогическим разрядам
Заполненные данные
нуждаются в
дальнейшем
редактировании и
дополнении с указанием
занимаемых
должностей, видов
начислений и др.
При дальнейшей работе Вам будет необходимо отредактировать полученную информацию
(см. раздел «Примечания» Таблицы 1) и дополнить недостающие данные.
Организация импорта в частично заполненную общешкольную базу
Как уже упоминалось выше, организация импорта данных из программного комплекса
«ХроноГраф 3.0 Мастер» возможна и при частично заполненной БД «Школы 2.5», однако, прежде
чем принимать подобное решение, Вам необходимо учесть следующее.
Подобная загрузка данных оптимальна в случае частичного или полного заполнения
общешкольной информационной базы только непериодизированной информацией общего
доступа:
- общей структуры учебных объединений;
- общего списка помещений;
- общего списка сотрудников;
- общего списка материальных средств,
и частично (целиком) сформированной периодизированной информацией, которая не
входит в информационную базу «Мастера»:
- любых данных по ГВПД;
- информацией, содержащейся в Книге приказов;
- финансовых нормативов.
Обратите внимание: общий список учащихся также может быть частично или целиком
предварительно заполнен, но при импорте данных нужно обратить внимание на списки учащихся
старших классов. При отсутствии таких списков в БД «Школы 2.5» их можно загружать из
«Мастера», при наличии – загрузка должна происходить при выключенном параметре
«Импортировать списки учащихся».
Основные изменения, которые произойдут при осуществлении процедуры импорта,
описаны в Таблице 2.
Таблица 2. Изменения в БД «Школа 2.5» после импорта из «Мастера» в частично
заполненную общешкольную информационную базу того же учебного периода
Блок (раздел)/экранная
форма программы
1. Общие данные
Изменения в базе данных
Примечание
1.1. Учебные годы и
периоды
Изменений не произойдет
Сохранятся введенные
первоначально данные
1.2. Данные об ОУ
Титульные и адресные данные
учреждения и данные о ЕГЭ
заполнятся так, как они введены в
Проекте «Мастера»
Заполненные вручную
данные о номере ОУ и
сменности, закладки
«Лицензия» и
«Реквизиты» не
изменятся
1.3. Учебные объединения
Данные дополняются перечнем классов Информация о
из Проекта «Мастера»
созданных вручную
Данные о ГВПД не дополняются
классах и ГВПД не
изменяется
Не изменяются данные о
ступенях обучения
1.4. Общий список
предметов и дисциплин
Перечень учебных предметов «Школы
2.5», созданный вручную, дополняется
наименованиями предметов из
недельной сетки часов «Мастера», в
соответствии с выбранными
параметрами при редактировании
Информация о списке
дисциплин,
Тематическом и
поурочном планировании,
созданная вручную, не
изменяется
1.5. Помещения
Перечень помещений (служебных и
учебных) дополняется данными об
учебных кабинетах с информацией о
нумерации, вместимости и этаже
расположения из Проекта «Мастера».
Заполняются справочники,
предназначенные для выбора данных о
специализации и ответственных за
кабинеты
Не заполняются поля
информации о
специализации и
ответственных за
кабинеты и не
заполняются данные о
материальных
средствах помещений,
перенесенных из
Проекта «Мастера»
1.6. Материальные средства
Данные о материальных средствах,
внесенные вручную, не изменяются
2. Кадры и контингент
2.1. Подразделения
Данные, созданные вручную, не
изменяются
2.2. Список должностей
Данные, созданные вручную, не
изменяются
2.3. Сотрудники
Созданный в БД «Школа 2.5» список
сотрудников дополняется списком
преподавателей из Проекта «Мастера»
Переносятся следующие данные: ФИО
педагогов, табельные номера,
педагогические разряды, данные о
преподаваемых предметах,
информация о совместительстве,
классном руководстве и заведовании
кабинетом
Данные о занимаемых
должностях, основной
должности, датах
классного руководства и
заведования кабинетами
следует детализировать
в личной карточке
сотрудника
2.4. Классы (выбранного
учебного периода)
Из перечня классов текущего периода
удаляется информация о классах,
созданных вручную и не
задействованных в Проекте «Мастера»
Заполняются данные о перечне
классов и их численности (общей и
мальчиков/девочек), содержащиеся в
Проекте «Мастера»
Придется
восстанавливать
информацию об
удаленных при импорте
классах
Для классов,
перенесенных из
Проекта «Мастера» данные о ступени
обучения заполняются
автоматически
Следует указать
специализацию классов и
смену обучения
2.5. ГВПД (группы второй
половины дня)
Данные, созданные вручную, не
изменяются
2.6. Общий список учащихся
Общий список учащихся, созданный в
БД «Школа 2.5» дополняется данными
об учащихся старших (10 – 11,12-х)
классов из Проекта «Мастера»: ФИО,
наименования классов
ВНИМАНИЕ!
Учащиеся, внесенные в
БД «Школы 2.5» в списки
классов,
отсутствующих в
Проекте «Мастера»,
после процедуры
импорта сохранятся в
общем списке, но
ПОТЕРЯЮТ указание на
принадлежность к
конкретному классу
2.7. Распределение учащихся
по классам
Информация об учащихся,
распределенных в БД «Школы 2.5» в
списки классов, отсутствующих в
Проекте «Мастера», после процедуры
импорта будет удалена
Созданные в БД «Школа 2.5» списки
дополняются списками старших
классов при наличии заполненных
данных в Проекте «Мастера»
В личных карточках перенесенных
учащихся отображаются: ФИО, пол,
паспортные данные, информация о
ВНИМАНИЕ!
Учащиеся, внесенные в
БД «Школы 2.5» в списки
классов,
отсутствующих в
Проекте «Мастера»,
после процедуры
импорта сохранятся
только в Общем списке и
ПОТЕРЯЮТ указание на
принадлежность к
конкретному классу, и их
выбранных для сдачи ЕГЭ предметах
2.8. Книга приказов
Данные, созданные вручную, не
изменяются
2.9. Плановые мероприятия
Данные, созданные вручную, не
изменяются
Заполняется справочник для выбора
классов при формировании
мероприятий класса
придется ЗАНОВО
распределять по классам
ВНИМАНИЕ!
Если введенные в БД
«Школы 2.5» списки
учащихся старших
классов абсолютно
точно совпадают со
списками
старшеклассников в
Проекте «Мастера» НЕ ВКЛЮЧАЙТЕ
параметр
«Импортировать списки
учащихся»
3. Учебный процесс
3.1. Предметы учебного
плана
Перечень предметов введенных
вручную будет полностью заменен
перечнем предметов из Проекта
«Мастера», включая наименование
предметов (полное и сокращенное).
Все предметы будут приписаны к
«федеральному» разделу (компоненту)
Учебного плана
3.2. Учебный план
Заполненные в БД «Школы 2.5»
данные об учебном планировании
будут полностью заменены в
соответствии с перечнем классов,
предметов и значений недельной
нагрузки, включенных в Проект
«Мастера»
3.3. Распределение нагрузки
Заполненные в БД «Школы 2.5»
данные будут полностью заменены на
весь объем информации о
распределении учебной нагрузки,
включая деление классов на группы по
предметам, содержащейся в Проекте
«Мастера»
3.4. Распределение нагрузки
в ГВПД
Данные, созданные вручную, не
изменяются
3.5. Расписание
Заполненные в БД «Школы 2.5»
данные будут полностью заменены
Т.к. все предметы при
импорте
«приписываются» к
«федеральному» разделу
учебного плана, следует
отредактировать
данный параметр,
указав другие или
добавив дополнительные
разделы При
необходимости следует
указать
образовательные
области
При необходимости
следует
скорректировать
данные о недельной
нагрузке по предметам,
разнеся их по разделам
(компонентам)
Следует указать
нормативы учебного
планирования
При необходимости
следует
скорректировать
данные в столбце
«Период»
информацией о расписании учебных
занятий из Проекта «Мастера»
3.6. Классный журнал
3.7. Замечания по классным
журналам
Сформированные шаблоны страниц
электронных классных журналов будут
заменены на новые с учетом перечня
классов и предметов, содержащихся в
Проекте «Мастера»
Перечень классов, для выбора
журналов, будет переформирован в
соответствии со списком из Проекта
«Мастера»
ВНИМАНИЕ!
Для классов, не
содержащихся в
Проекте «Мастера» и
удаленных из БД «Школы
2.5» в результате
процедуры импорта,
шаблоны, включая
списки учащихся, будут
сформированы заново,
после выполнения всех
операций по
восстановлению этих
классов в БД
4. Финансы
4.1. Тарифные сетки
Данные, созданные вручную, не
изменяются
4.2. Тарифы
Данные, созданные вручную, не
изменяются
4.3. Нормы рабочего времени
Данные, созданные вручную, не
изменяются
4.4. Финансирование классов
Данные о классах, не содержащихся в
Проекте «Мастера», включая их
численность, классных руководителей
и т.д. будут удалены.
Данные, заполненные вручную,
дополняются данными о перечне
классов, их численности и классных
руководителях из Проекта «Мастера»
Автоматически формируются данные
о ступенях обучения и способах
расчета
4.5. Финансирование ГВПД
Данные, созданные вручную, не
изменяются
4.6. Финансирование
разделов Учебного плана
4.7. Финансирование
Данные, созданные вручную, не
изменяются
ВНИМАНИЕ!
Для классов, не
содержащихся в
Проекте «Мастера» и
удаленных из БД «Школы
2.5» в результате
процедуры импорта,
данные, включая
наименования классов, их
численности и сведения
о классных
руководителях, будут
сформированы заново,
после выполнения всех
операций по
восстановлению этих
классов в БД
предметов Учебного плана
4.8. Штатное расписание
Сформированный в БД «Школа 2.5»
перечень предметов будет полностью
заменен на перечень предметов с их
полными и сокращенными
наименованиями из Проекта
«Мастера»
4.9. Начисления
Данные, созданные вручную, не
изменяются
4.10. Тарифицирование
сотрудников
Данные, созданные вручную, не
изменяются
Заполненные в БД «Школы 2.5» данные
о классном руководстве, заведовании
кабинетами, педагогической нагрузке и
педагогическим разрядам будут
дополнены данными, содержащимися в
Проекте «Мастера»
Для классов, не содержащихся в
Проекте «Мастера», перечисленные
выше данные будут удалены
Заполненные данные
нуждаются в
дальнейшем
редактировании и
дополнении с указанием
занимаемых
должностей, видов
начислений и др.
ВНИМАНИЕ!
Для классов, не
содержащихся в
Проекте «Мастера» и
удаленных из БД «Школы
2.5» в результате
процедуры импорта,
данные, для
тарифицирования
работающих в них
классных руководителей,
будут сформированы
заново, после выполнения
всех операций по
восстановлению этих
классов в БД
При дальнейшей работе Вам будет необходимо отредактировать полученную информацию
(см. раздел «Примечания» Таблицы 2), восстановить удаленные и дополнить недостающие
данные.
Методический совет:
1. Если Вами принято решение об организации импорта (загрузки) данных из Проекта
«Мастера» в частично заполненную БД «Школы 2.5», то рекомендуется:
- проверить на совпадение структуру учебных объединений (классов) Проекта и БД;
- при наличии расхождений в структуре классов провести подготовительные мероприятия в
Проекте, создав недостающие классы, вне зависимости от того, задействованы ли эти классы в
данном Проекте расписания;
- проверить на совпадение списков учащихся старших классов, на основании чего
осуществлять «включение/выключение» параметра «Импортировать списки учащихся».
2. При наличии в БД «Школа 2.5» заполненной периодизированной информации о
структуре учебных объединений (классов текущего периода), учебном планировании (Учебный
план, распределение нагрузки, расписание) организация импорта (загрузки) данных из Проекта
«Мастера» - НЕЦЕЛЕСООБРАЗНА, так как значительная часть данной информации будет
заменена, а часть информации (относящейся к отсутствующим в Проекте структурам классов)
будет потеряна (см. Таблицу 2), что потребует ее восстановления.
2. Особенности организации импорта (загрузки) данных в общешкольную
информационную базу («1С:ХроноГраф Школа 2.5») из шаблонов Excel-таблиц, начиная с
релиза 304
В целях оптимизации формирования общей информационной базы, в том числе для
экономии времени при вводе информации общего доступа, а также для создания возможности
непосредственного участия значительного числа руководителей и сотрудников в работе по
формированию общешкольной БД, в программе «1С:ХроноГраф Школа 2.5» изначально
предусмотрены возможности импорта данных в общие списки из специально подготовленных
Excel-таблиц.
Обратите внимание: порядок организации импорта данных из шаблонов Excel-таблиц в
релизах программы, предшествующих 304, достаточно подробно описан в документации
(Руководстве пользователя, Методическом пособии и специальном приложении к нему
«Инструкции по организации первоначального ввода данных и последующего ведения общей
информационной базы»).
Изменения, внесенные в 304 релиз программы, позволили не только увеличить перечень
импортируемых из шаблонов Excel-таблиц данных, но и значительно расширить объем самих
данных передаваемых в общешкольную информационную базу.
Доработанные и разработанные вновь шаблонные формы Excel-таблиц также
предоставляют возможность значительно упростить и облегчить процесс первоначального
заполнения БД, снизить риски, связанные с заполнением БД начинающими пользователями,
заранее готовить материал для заполнения (дополнения) БД Школы 2.5, расширять круг
пользователей, привлекаемых к работе по заполнению базы данных.
Также с помощью данных шаблонов, начиная с 304 релиза, можно осуществлять передачу
данных из общешкольной базы в программные пакеты для муниципальных органов управлений
образования: «1С:ХроноГраф Кадры и Контингент для Управлений образования».
Следует учесть! Новая редакция шаблонов предусматривает организацию работы
пользователей с макросами. Для полноценной работы шаблонных форм Excel-таблиц
рекомендуется в командной строке выбрать меню «Сервис» и команды «Макросы»,
«Безопасность», установить уровень безопасности – средний (низкий), и не отключать макросы
при открытии документа.
Начиная с 304 релиза программы, Вам предоставляются следующие таблицы MS Excel:
 - «Шаблон для заполнения БД по сотрудникам.xls»,
 - «Шаблон для заполнения БД по учащимся.xls»,
 - «Шаблон для заполнения БД по помещениям.xls»,
 - «Шаблон для заполнения БД по материальным средствам.xls»,
 - «Шаблон для заполнения БД по учебной литературе.xls».
Данные шаблоны, как и ранее, расположены в папке Template, поставляемого CD-диска с
программой. Они могут быть легко переданы для их заполнения конкретным исполнителям,
например:
- секретарю – общий список сотрудников;
- классным руководителям – списки учащихся по классам;
- зам. директора по АХЧ (завхозу) – список материальных средств, список помещений;
- библиотекарю – список учебной литературы.
Перечень конкретных исполнителей и объем, заполняемой ими информации, определяется
непосредственно руководителями Проекта информатизации образовательного учреждения
(директором, заместителем директора по ИКТ, или администратором информационной системы).
Заполненные шаблоны Excel-таблиц устанавливаются на компьютере администратора,
сервере, или компьютере, где установлена общая БД «Школы 2.5» (в случае использования
локального режима работы) для проверки и организации процедуры импорта (загрузки) данных.
Общие принципы работы с шаблонами Excel-таблиц
1. Все шаблоны имеют строку для отражения титульной информации об образовательном
учреждении, с которой и следует начинать заполнение информации.
2. Все шаблоны имеют строку с образцом заполнения, на который следует ориентироваться
при их формировании.
3. В новой редакции шаблонов (начиная с 304 релиза программы) строки для заполнения
данных формируются с помощью кнопки «Добавить строку».
4. Во всех шаблонах существуют ячейки как обязательные, так и необязательные для
заполнения.
Следует учесть! Процедура добавления новой строки не будет выполнена до тех пор, пока
вся обязательная информация не будет отражена в соответствующих колонках. Каждый раз при
попытке добавить новую строку курсор позиционируется на очередной ячейке, заполнение
которой обязательно для заполнения.
5. Все шаблоны новой редакции содержат два листа, названные соответственно: «Шаблон»
и «Списки».
На листе «Шаблон» отражается информация, формирующаяся для загрузки в базе данных
«Школы 2.5».
На листе «Списки» отражается перечень параметров, относящихся к спискам двух
категорий:
 не пополняемые списки. Данные списки сформированы программно и включены
в состав шаблонов;
 произвольно пополняемые списки. Данные списки могут быть подготовлены как
во время работы с шаблонными формами, так и заранее. Для формирования информации в
этих списках используется кнопки «Добавить», «Редактировать» и «Удалить». После
заполнения информации в соответствующей ячейке нужно нажать кнопку «Enter».
6. Отображение данных в колонках новых шаблонов возможно тремя способами:
 простым набором данных;
 выбором из автоматически подгруженных, не пополняемых списков. В этом случае
рядом со строкой появляется символ ▼, указывающий на возможность выбора
необходимого параметра из «программно-сформированного» списка;
 формирование списков, содержащих произвольные значения и выбор нужных
параметров из них. В этом случае рядом со строкой появляется символ ▼, указывающий на
возможность выбора необходимого параметра из редактируемого списка
7. Работа с шаблонами позволяет пользователям в любой момент времени догружать в базу
данных «Школы 2.5» дополняемую в шаблонах информацию. При многократной загрузке данных
информация в БД Школы 2.5:
1. Проверяется на дублирование:
Проверка осуществляется по следующим полям:
 в шаблоне «Сотрудники» по полям, содержащим информацию о ФИО и
паспортных данных сотрудников;
 в шаблоне «Учащиеся» - ФИО и № личного дела;
 в шаблоне «Помещения» - наименование кабинетов;
 в шаблоне «Материальные средства» - наименование материального средства;
 в шаблоне «Литература» - название, автор, год издания.
2. Дополняется новыми сведениями, отраженными в шаблонах
8. В шаблоне «Сотрудники» для отображения совмещения (внутреннего совместительства)
должностей одним сотрудником в колонке «должности» предусмотрены 5 свободных строк.
Характеристика должности (наименование, разряд) должна быть отражена в отдельной строке для
каждой должности, занимаемой сотрудником. Остальная информация о сотрудниках отражается в
объединенных ячейках, изменять которые не следует.
Особенности загрузки данных из Excel-таблиц в «БД Школы 2.5».
Процедура загрузки данных из шаблонов Excel-таблиц может быть осуществлена в
полностью пустую базу данных «Школы 2.5», или же в частично заполненную, как вручную, так
и после импорта данных из Проекта «Мастера».
Методический совет:
1. Загрузку данных по сотрудникам, учащимся, помещениям рекомендуется осуществлять
после импорта данных из Проекта «Мастера», так как при подобном варианте Вы избежите
ситуации затирания данными Проекта данных уже полученных из шаблонов.
Загрузка данных в полностью пустую БД «Школы 2.5»
Последовательность выполнения операций по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц в
полностью пустую базу данных, выглядит следующим образом:
- предварительная подготовка данных в шаблонных формах;
- указание данных об учебном годе и периоде в экране «Учебные годы и периоды» «Школы
2.5»;
- формирование общего перечня учебных объединений и ввод данных о классах текущего
учебного периода;
- последовательная загрузка данных в общешкольную информационную базу из шаблонов
Excel-таблиц, при помощи соответствующих кнопок в экранных формах:
 в экранной форме «Сотрудники» - «Загрузить список сотрудников»
 в экранной форме «Общие списки учащихся» - «Загрузить списки учащихся»
 в экранной форме «Помещения» - «Загрузить список помещений»;
 в экранной форме «Материальные средства» - «Загрузить список материальных
средств»;
 в экранной форме «Цифровые объекты» («Каталогизатор цифровых объектов» для
каталога «Школьная библиотека» или в «Тематическом планировании») - «Загрузить
список литературы».
Обратите внимание:
Каталог «Школьная библиотека» в «Каталогизаторе цифровых объектов» создается в базе
данных «Школы 2.5» автоматически.
Следует учесть! Структура классов текущего учебного периода должна быть создана
обязательно до начала импорта сведений из шаблона Excel-таблицы по учащимся.
Загрузка данных в частично заполненную БД «Школы 2.5»
Последовательность работы по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц после импорта
данных из Проекта «Мастера»:
 импорт данных из Проекта «Мастера» в БД «Школы 2.5»;
 загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по сотрудникам и помещениям;
 загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по спискам материальных средств и
учебной литературы;
 загрузка данных из шаблона Excel-таблицы по учащимся;
 редактирование полученных данных при необходимости
Обратите внимание:
Загрузка данных по учащимся может быть осуществлена в любой произвольной
последовательности после процедуры импорта данных из Проекта «Мастера».
Следует учесть!
Структура классов в шаблоне Excel-таблицы по учащимся должна в обязательном
порядке совпадать со структурой классов, импортируемой из Проекта «Мастера», во избежание
расхождений в принадлежности списков учащихся к тому или иному классу. При необходимости
структура классов текущего периода в частично заполненной в результате импорта из Проекта
«Мастера» базе данных «Школы 2.5» должна быть отредактирована в соответствии с данными,
внесенными в шаблон по учащимся.
В случае загрузки информации о сотрудниках, учащихся и помещениях, расширяющей
объем сведений, сформированных при импорте данных из Проекта «Мастера», данные сведения
будут дополнены. Полностью дублирующаяся информация не загружается.
Загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц в частично заполненную базу данных
«Школы 2.5» в случае ручной работы
В зависимости от степени заполненности БД «Школы 2.5» первоначальной информацией
на момент организации импорта данных из шаблонов Excel-таблиц следует иметь в виду
следующее:
- последовательность заполнения данных из шаблонов Excel-таблиц в рамках выбранного
учебного периода в базе данных «Школы 2.5» может быть либо произвольной, либо
соответствовать рекомендациям, приведенным выше;
- структура классов текущего учебного периода должна быть приведена в соответствие с
загружаемыми данными перед загрузкой информации об учащихся. Если Вами осуществлена
процедура перевода года, то перед импортом данных об учащихся вновь набранных первых
(подготовительных) классов, структура также должна быть отредактирована.
Следует учесть!
При наличии в базе данных частично сформированных сведений о сотрудниках, учащихся,
помещениях, материальных средствах и учебной литературе, эти сведения, в случае загрузки
расширенных данных из шаблонов Excel-таблиц, будут дополнены.
При попытке загрузить информацию, полностью дублирующую уже имеющиеся в базе
данных сведения, программа выдаст соответствующее сообщение, и загрузка произведена не
будет.
Обратите внимание:
Начиная с 304 релиза программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5» Вы можете использовать не
только предлагаемые Вам на диске шаблоны, но и любые, самостоятельно заполненные таблицы
Excel, при условии обязательного совпадения наименований загружаемых колонок колонкам,
указанным в шаблонах, подготовленных разработчиками программы. При загрузке данных
последовательность колонок в таблице значения не имеет. Следите за корректностью отражения
данных в Excel – таблицах, ориентируясь на образцы заполнения в шаблонах.
3. Особенности работы с общешкольной информационной базой при подготовке
перевода БД «Школы 2.5» на новый учебный год
Остановимся на особенностях подготовки БД «Школы 2.5» к переводу учебного года.
Обратите внимание: задача корректного перевода текущей БД на новый учебный период
(год) требует осуществления ряда общих подготовительных процедур:
- подготовки и сохранения необходимой отчетной информации, включая сводные и
универсальные отчеты, в ходе которой осуществляется контроль достоверности заполненных
данных;
- подготовки и организации сохранности информации, требующей архивного хранения, как
в самой базе данных, так и в форматах MS Excel, HTML, TXT;
- создания и проверки правильности заполнения данных об устройстве выпускников 9-х и
11(12-х) классов и движении учащихся за летний период;
- создания и проверки правильности заполнения данных о движении кадров (сотрудников)
за летний период;
- формирования итоговой отчетности по учреждению (ОШ);
- создания резервных копий общешкольной информационной базы данных для архивного
хранения.
Кроме реализации перечисленных задач, для оптимизации переноса данных на новый
период также необходимо осуществить:
- подготовку информации и предварительных операций с данными о выпускниках 9-х
классов;
- подготовку информации и предварительных операций с данными об учащихся,
оставленных на «второй год».
Методический совет:
1. Рекомендуется перед процедурой перевода базы данных на новый учебный год
предварительно перевести в «архив выбывших учащихся» тех выпускников 9-х классов, которые
по любым причинам не будут продолжать обучение в 10-х классах «своей» школы. Для
корректного переноса данных рекомендуется осуществлять перевод в архив с 31 августа текущего
года (или последним днем текущего учебного периода).
При подобном переводе в списки учащихся 10-х классов нового учебного года (периода)
попадут только те учащиеся, которые реально продолжат обучение в 10-х классах.
2. Рекомендуется перед процедурой перевода базы данных на новый учебный год
предварительно перевести в список «Не распределенных» тех учеников, которые решением
Педагогического совета оставлены на повторное обучение («второй год). Для корректного
переноса данных рекомендуется осуществлять данный перевод с 31 августа текущего года (или
последним днем текущего учебного периода).
При подобном переводе учащиеся, оставленные решением Педагогического совета на
повторное обучение, будут числиться в «Не распределенных» до момента зачисления в тот класс,
в котором они будут продолжать обучение.
Рекомендуется производить распределение данных учащихся по классам в ходе нового
(текущего) периода до начала формирования списков новых учащихся (первоклассников,
прибывших и т.п.).
После реализации перевода общешкольной информационной базы на новый учебный год в
ней произойдут следующие изменения (см. Таблицу 3).
Таблица 3. Изменения в БД «Школа 2.5» нового (текущего) периода после процедуры
перевода учебного года
Блок
(раздел)/экранная
программы
1. Общие данные
Изменения в базе данных
Примечание
форма
1.1. Учебные годы и
периоды
Изменятся данные об учебном годе и
учебном периоде
1.2. Данные об ОУ
Данные не изменяются
1.3. Учебные объединения
Данные об общей структуре классов и
ГВПД не изменятся.
1.4. Общий список
предметов и дисциплин
Данные не изменятся
При необходимости
следует
отредактировать
данные о сменности
занятий
При необходимости
следует
отредактировать
данные о ступенях
обучения
При необходимости
1.5. Помещения
1.6. Материальные средства
Данные не изменятся
Данные не изменятся
следует
отредактировать
данные в списке
предметов и можно
продолжить работу над
формированием списка
дисциплин,
Тематического и
поурочного планирования
При необходимости
следует
отредактировать
данные об
ответственных за
помещения и списки
материальных средств
кабинетов
При необходимости
нужно внести изменения
в список материальных
средств учреждения
2. Кадры и контингент
2.1. Подразделения
Данные не изменятся
2.2. Список должностей
Данные не изменятся
При необходимости
следует внести
изменения в список
должностей
2.3. Сотрудники
Данные не изменятся
При необходимости
следует
отредактировать
данные в личных
карточках сотрудников
2.4. Классы (выбранного
учебного периода)
Из перечня классов учебного периода
будет удалена информация о классах
первой параллели
Нумерация всех классов предыдущего
периода будет изменена на единицу
Данные о численности, специализации
и смене обучения переведенных
классов не изменятся
2.5. ГВПД (группы второй
половины дня)
Данные о группах второй половины
дня предыдущего учебного периода
будут удалены
2.6. Общий список учащихся
Нумерация классов для учащихся 110-х параллелей предыдущего периода
будет изменена на единицу.
Выпускники 11(12-х) классов
предыдущего периода будут
Следует создать
структуру классов
первой параллели
текущего учебного
периода
При необходимости
следует
отредактировать
буквенные индексы
классов, данные о
численности,
специализации и смене
обучения
Следует сформировать
данные о ГВПД
текущего учебного
периода
Следует создать списки
учащихся классов первой
параллели текущего
переведены в архив выбывших
учащихся
Информация об учащихся классов
первой параллели - отсутствует
2.7. Распределение учащихся
по классам
Информация об учащихся
переведенных из 1-10-х классов
предыдущего периода во 2-11-е
текущего – не изменится.
Будет дополнена информация о
периодах пребывания конкретных
учеников в классах
Информация о выпускниках 11(12-х)
классов и учащихся, выбывших в
течение предыдущего периода, будет
перенесена в архив
2.8. Книга приказов
Данные предыдущего периода будут
сохранены в Книге приказов
предыдущего периода.
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
2.9. Плановые мероприятия
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
учебного периода
См. Методический совет
перед Таблицей
Следует распределить
по классам учеников
первой параллели
текущего периода и
«второгодников»
Следует организовать
работу по
формированию Книги
приказов текущего
периода
Следует организовать
работу по
формированию
Плановых мероприятий
текущего периода
3. Учебный процесс
3.1. Предметы учебного
плана
Данные не изменятся
3.2. Учебный план
Перечень предметов будет сохранен в
соответствии с Учебным планом
предыдущего периода
Из сетки Учебного плана будут
удалены столбцы, содержащие
сведения о нагрузке классов первой
параллели
Будут «обнулены» данные в
нормативах Учебного плана
Будут «обнулены» данные о недельной
нагрузке по предметам Учебного плана
для всех классов, всех параллелей
3.3. Распределение нагрузки
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
При необходимости
следует
отредактировать
перечень предметов
Учебного плана
текущего периода
Следует организовать
работу по
формированию Учебного
плана текущего периода
Следует организовать
работу по
распределению нагрузки
в текущем периоде
3.4. Распределение нагрузки
в ГВПД
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
3.5. Расписание
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
3.6. Классный журнал
3.7. Замечания по классным
журналам
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
Следует организовать
работу по
распределению нагрузки
в ГВПД текущего
периода
Следует организовать
работу по
отображению
расписания занятий
текущего периода
Следует организовать
работу по
формированию
журналов текущего
периода
4. Финансы
4.1. Тарифные сетки
Данные не изменятся
При необходимости,
данные следует
отредактировать
4.2. Тарифы
Данные не изменятся
4.3. Нормы рабочего времени
Данные не изменятся
При необходимости,
данные следует
отредактировать
При необходимости,
данные следует
отредактировать
4.4. Финансирование классов
Данные для классов, переведенных из
предыдущего периода в новый
(текущий) не изменятся
Данные для классов первой параллели
текущего периода – отсутствуют.
При необходимости,
данные следует
отредактировать
Следует сформировать
данные для классов
первой параллели
Информация в новом (текущем)
периоде – отсутствует
Следует сформировать
данные для ГВПД
текущего периода
4.5. Финансирование ГВПД
4.6. Финансирование
разделов Учебного плана
Данные не изменятся
4.7. Финансирование
предметов Учебного плана
Данные не изменятся
При необходимости,
данные следует
отредактировать
Данные не изменятся
При необходимости,
данные следует
отредактировать
Данные не изменятся
При необходимости,
данные следует
отредактировать
Данные в закладках «Должности и
надбавки», «Тарификационная
При необходимости,
данные следует
4.8. Штатное расписание
4.9. Начисления
4.10. Тарифицирование
сотрудников
карточка» и «Экспорт данных в ЗиК»
не изменятся
Данные в закладке «Педагогическая
нагрузка» - «обнулятся».
отредактировать
Обратите внимание: основные изменения в БД «Школа 2.5» при переводе базы на новый
учебный год происходят в периодизированных данных структуры учебных объединений (классов
и ГВПД нового периода) и данных учебного планирования (Учебный процесс).
При дальнейшей работе Вам будет необходимо отредактировать полученную информацию
(см. раздел «Примечания» Таблицы 3) и дополнить недостающие данные.