Архивный фонд» (версия 5.0.2) топографического указателя

Создание в ПК «Архивный фонд»
(версия 5.0.2) топографического указателя.
Функция топографирование в ПК «Архивный фонд» позволяет создавать пофондовый и
постеллажный указатели к документам архива. Раздел не должен вызвать особых трудностей
при наличии топографии на бумажных носителях, поэтому сначала необходимо четко
представлять общую картину топографии от хранилища до полки. Торопиться с его
заполнением не стоит до тех пор, когда все перемещения в хранилище завершены и серьезных
изменений не планируется.
Для создания топографического указателя необходимо заполнить справочник
Архивохранилище.
1. Данный справочник носит иерархическую структуру. Ниже приведены примерные
схемы построения топографического указателя.
В данном случае Архивохранилище № 1 – и есть верхний уровень. Дальше, когда мы
будем создавать в этом Архивохранилище №1: стеллажи, шкафы, полки – это будут более
низшие уровни, примерно так:
(1 вариант)
Уровень I
Уровень II
Уровень Ш
Архивохранилище № 1
Шкаф 1
Шкаф 2
Полка 1 Полка 2
Полка 3
(2 вариант)
Уровень I
Архивохранилище № 1
Уровень II
Стеллаж № 1
Уровень Ш
Шкаф 1
Шкаф 2
Уровень IV
Полка 1 Полка 2
Шкаф 3
Полка 3
2. Заполнение справочника Архивохранилище осуществляется
Администрирования по следующим шагам:
Главная → Администрирование → Документы → Архивохранилище.
2. В меню выбрать кнопку «Новый».
3. В открывшемся окне выбрать из справочника название Архивного отдела.
в
режиме
2
4. В поле «Сокращенное наименование» ввести название архивохранилища, например,
Архивохранилище №1.
5. В поле полное наименование ввести полное название, если оно существует: например,
Архивохранилище №1 документов постоянного хранения. Далее заполнить карточку и нажать
кнопку Сохранить.
6. Затем закрыть и еще раз Сохранить.
7. Значения кнопок для создания уровней и подуровней топографического указателя:
3
Кнопка
используется для создания значения указателя на одном уровне.
Кнопка
уровне (т.е. подуровня).
используется для создания значения указателя на низшем
8. После того, как создано наименование верхнего уровня, например, Архивохранилище
№ 1, следует создать низжие уровни топографического указателя. Далее приводится пример
создания второго варианта Топографического указателя.
9. Для этого в открытой сохраненной карточке Архивохранилище № 11 нажать кнопку
«Новый подуровень» и в поле «Сокращенное наименование» набрать значение следующего
подуровня, например, Стеллаж № 4. Нажать кнопку «Сохранить».
10. Для создания новых подуровней для уровня Стеллаж 4 уже в карточке стеллажа
снова нажать кнопку «Новый подуровень» и в поле «Сокращенное наименование» набрать
соответственно Шкаф № 1.
1
В случае, если она карточка Архивохранилища №1 была перед этим закрыта, нужно ее открыть, нажав в
карточке Список Архивохранилище кнопку
в открывшемся.
4
11. Ниже приведена условная структура топографического справочника для Стеллажа
№4 Архивохранилища №1. Информация по подуровням шкафа №2 скрыта. Чтобы ее открыть,
нужно нажать на кнопку зеленного крестика. Информация по подуровням шкафа № 3 и шкафа
№ 1 открыта.
5
После создания топографического указателя в справочнике «Архивохранилище»
необходимо прикрепить конкретные стеллажи, шкафы, полки к соответствующим фондам,
описям.
В ПК «Архивный фонд» осуществляется прикрепление к топографическому указателю
карточек Фонд и Опись. Единицы хранения к разделам топографического указателя не
привязываются.
12. Для этого необходимо сделать следующие шаги. Открыть карточку Фонда, который
нужно прикрепить к Топографическому указателю. Зайти во вкладку Особенности. Нажать
кнопку «Редактировать» и в разделе Топография выбрать из справочника соответствующую
привязку для данного фонда. Нажать кнопку Сохранить.
Далее сделать привязку к топографическому указателю описи. Для этого необходимо
сделать следующие шаги. Открыть карточку Описи, которую нужно прикрепить к
Топографическому указателю. Зайти во вкладку Акты и топографирование. Нажать кнопку
«Редактировать» и в разделе Топография выбрать из справочника соответствующую привязку
для данной описи. При этом необходимо указать диапазон единиц хранения данной описи,
относящихся к данному разделу топографического указателя. Нажать кнопку Сохранить.
6
При необходимости опись и фонд привязываются к нескольким
Топографического указателя. В карточке Фонд это выглядит таким образом.
разделам
7
В карточке Опись, в случае если документы одной описи находятся на нескольких
полках, это выглядит следующим образом.
8
Приложение
Архивный отдел
КАРТОЧКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Стеллаж № 4 п.с.
Архивохранилище № 1
Шкаф
№
Полка
№
Фонд
№
Опись
№
Ед. хр.
с № по №
Примечание
1
2
3
4
5
6
1
1-5
39
1
1-155
1
1
1
2
2
2
3
3
3
3
3
6
7
7
1-4
5
6
1-2
2
3
3
4
40
40
41
42
43
44
45
46
47
48
48
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1
2
1-177
1-18
17-42
1-298
1-38
1-65
1-64
1-6
1-64
1-79
1-25
Указано
наименование фонда
-/-/-/-/-/-/-/-/-/-/-/-
(договора)
3
3
3
4
5
6
49
50
50
1
1
1
2
1-75
1-151
152-156
1-14
-/-/-/-