Современная Гуманитарная Академия Дистанционное образование ______________________________________________________ 2030.01.01;МУ.06;2 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ «РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ MICROSOFT WORD 2000/2003» ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ MS WORD 2003 МОСКВА 2011 Разработано И.Ю. Сурыгиной, сертифицированным специалистом Microsoft (Microsoft Office Specialist) Под ред. Н.В. Евтюхина, канд. физ.-мат. наук; Н.В. Беляниной, канд. тех. наук, доц. Рекомендовано Учебно-методическим советом в качестве методических указаний для слушателей ДПО СГА МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ «РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ MICROSOFT WORD 2000/2003» ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ MS WORD 2003 Предназначены как для преподавателей, так и для слушателей курсов ДПО по офисным продуктам Microsoft. Для слушателей ДПО Современной Гуманитарной Академии _____________________________________________________________________________________ © СОВРЕМЕННАЯ ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ, 2011 2 ОГЛАВЛЕНИЕ Стр. 1 РАБОТА С ГРАФИКОЙ ......................................................................................................................... 4 1.1 Вставка рисунка из файла ................................................................................................................ 4 1.2 Вставка рисунка из коллекции клипов............................................................................................ 5 1.3 Изменение размера рисунка ............................................................................................................. 6 1.4 Создание диаграмм ........................................................................................................................... 8 1.5 Создание организационной диаграммы .......................................................................................... 9 1.6 Изменение размера и положения элементов ................................................................................ 11 1.7 Автоформат диаграммы.................................................................................................................. 12 1.8 Создание и изменение диаграмм с помощью Microsoft Graph ................................................... 13 1.9 Изменение диаграмм ....................................................................................................................... 15 2 СОВМЕСТНАЯ РАБОТА ..................................................................................................................... 17 2.1 Отслеживание исправлений ........................................................................................................... 17 2.2 Сравнение и объединение документов ......................................................................................... 19 2.3 Просмотр и отклонение исправлений ........................................................................................... 21 2.4 Добавление примечаний ................................................................................................................. 22 3 ПРОСМОТР И ИЗМЕНЕНИЕ СВОЙСТВ ДОКУМЕНТА ................................................................ 23 3.1 Свойства файла ................................................................................................................................ 25 4 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОТЕКСТА ................................................................................................... 26 5 РАБОТА С КОМПЬЮТЕРНЫМ ТРЕНАЖЕРОМ MS WORD 2003: РЕЖИМ TRAINING ........... 27 3 1 РАБОТА С ГРАФИКОЙ Программа Word позволяет легко вставлять рисунки и другие графические элементы в текстовые документы. Рисунок (picture) – это любой графический образ, созданный в другой программе, полученный со сканера или цифровой камеры, или загруженный из Интернета. К рисункам также относят чертежи, фотографии или образцы клипарта из коллекции картинок. С помощью панели инструментов Рисование можно создавать рисунки из простых форм и других графических объектов. Простейшими графическими объектами являются прямые или кривые линии. К графическим объектам относятся автофигуры, объекты WordArt или сочетание любых графических элементов, которые можно сгруппировать воедино, чтобы манипулировать ими как единым целым. Автофигура (AutoShape) – это предопределенная форма, например, стрелка, флажок, вспышка или символ блочной диаграммы, которую можно выбрать из меню Автофигура панели инструментов Рисование. Объект WordArt – это декоративный текст, который можно вставить в документ Word. Кроме того, с помощью панели инструментов Рисование можно изменять объекты, манипулируя цветами, заливками, границами и другими элементами. 1.1 Вставка рисунка из файла Создавать и редактировать картинки можно с помощью самых разных программ, например, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Microsoft Paint и т.д. Эти и другие программы позволяют создавать, редактировать и сохранять картинки. Сканер и цифровая камера тоже могут пригодиться – если вы хотите получать изображения реальных объектов, сохранять их в файлах и на жестком диске. Если файлы рисунков есть на вашем жестком диске, на дискете или компакт-диске, их можно легко вставить в документ Word. Рисунок вставляется в то место документа, в котором находится точка вставки. Чтобы работать с рисунками, нужно переключиться в режимы Разметка страницы (Print Layout), Веб-документ (Web Layout) или Режим чтения (Reading Layout) – рисунки не видны в Обычном режиме (Normal)просмотра документа. Переключиться в режим Разметка страницы можно щелчком по кнопке Разметка страницы (Print Layout View) в строке состояния Word. Для вставки рисунка из файла в документ последовательно выполняют следующие действия. 1. В строке состояния Word нажимают кнопку Разметка страницы. 2. Помещают точку вставки в то место документа, куда хотят вставить рисунок. 3. В меню Вставка (Insert) подводят указатель мыши к пункту Рисунок (Picture) и в открывшемся подменю выбирают пункт Из файла (From File). 4. В диалоговом окне Добавление рисунка (Insert Picture) открывают раскрывающийся список Папка (Look In) и переходят в папку с нужным рисунком. 5. Выбирают в списке файл рисунка, который хотят вставить в документ. 6. Нажимают кнопку Вставить (Insert). 4 1.2 Вставка рисунка из коллекции клипов В состав Microsoft Office входит большое количество специально созданных рисунков, доступных в коллекции клипов Microsoft Clip Gallery. В Word эти рисунки называются клипартом (Сlip art). Коллекция клипов содержит самые разные рисунки – от пейзажей, которые можно использовать в качестве фоновых рисунков, до изображений строений, людей и других объектов, которые можно вставить в любой документ Word. В зависимости от настроек, выбранных при установке Word на ваш компьютер, в вашей коллекции могут присутствовать от нескольких десятков до нескольких сотен рисунков. Их можно использовать для улучшения внешнего вида документа, для разбиения его на разделы или выделения важных частей текста. Многие картинки в коллекции клипов хранятся в формате WMF (Windows MetaFile – метафайл Windows). Это формат графических файлов, позволяющий разгруппировать элементы рисунков. Если разгруппировать картинку клипарта, каждый ее компонент независимо (или часть) станет самостоятельным, и его можно будет редактировать независимо от других частей. Предположим, что вы вставили в документ картинку, изображающую несколько воздушных шариков и лент. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на таком рисунке и выбрать в контекстном меню пункт Изменить рисунок (Edit Picture), то части такого рисунка, сохраненного в формате WMF, можно удалить или переместить ленту, или перекрасить шарик. Чтобы открыть область задач Коллекция клипов (рисунок 1), щелкните на кнопке Добавить картинку (Insert Clip Art) на панели инструментов Рисование или в меню Вставка подведите указатель мыши к пункту Рисунок и в открывшемся подменю выберите пункт Картинки. Прежде чем откроется область задач Коллекция клипов (Clip Art) может появиться окно с сообщением, спрашивающее, хотите ли вы упорядочить картинки. Если это окно появится, нажмите в нем кнопку Позже (Later). Рисунок 1. Область задач Коллекция клипов 5 В области задач откройте раскрывающийся список Искать объекты (Results should be) и сбросьте в этом списке все флажки, кроме флажка в строке Картинки (Clip Art). В текстовом поле Искать (Search For) введите имя искомой картинки и нажмите кнопку Начать (Go). Чтобы вставить картинку из коллекции клипов в документ, можно просто щелкнуть на ней или перетащить ее в окно документа из области задач. Ваш поиск в коллекции клипов может давать разные результаты в зависимости от того, в какой конфигурации Word устанавливался на ваш компьютер. Задание 1. 1. Откройте новый документ Word. 2. Найдите клип по ключевому слову «офис» и вставьте первый предлагаемый рисунок в открытый документ Word. 3. Сохраните его под названием Офис. 1.3 Изменение размера рисунка Вставив рисунок в документ Word, можно легко увеличивать или уменьшать его. Чтобы сделать это, нужно выбрать рисунок. Когда рисунок выбран, вокруг него отображаются восемь меток изменения размера (sizing handles), выглядящих как маленькие черные или белые квадраты. Чтобы изменить размер рисунка с помощью меток изменения размера, щелкают на рисунке левой кнопкой мыши. Затем, чтобы изменить ширину рисунка, перетаскивают левую или правую метки изменения размера. Чтобы изменить высоту, перетаскивают верхнюю или нижнюю метки, а чтобы одновременно изменять и высоту, и ширину рисунка, перетаскивают угловые метки. Простое изменение высоты или ширины рисунка может исказить его, поскольку будут изменяться пропорции. Чтобы избежать искажения рисунков, изменяют их размер, перетаскивая угловые метки. В этом случае пропорции останутся неизменными. Растянуть или сжать рисунок до нужного размера можно с помощью диалогового окна Формат рисунка (Format Picture). Чтобы задать размер рисунка с помощью этого окна, дважды щелкают на нужном рисунке и переходят на вкладку Размер. Затем задают нужные значения высоты и ширины рисунка (в процентах от исходных) в полях высота: и ширина: в разделе Масштаб (Scale) этой вкладки. Часто возникает ситуация, когда текст обтекает (или окружает) вставленный рисунок не так, как вам нужно. Изменить стиль обтекания рисунка текстом можно с помощью панелей Настройка изображения или Рисование. Панель инструментов Настройка изображения (рисунок 2) открывается, когда вы выделяете рисунок. Рисунок 2. Панель инструментов Настройка изображения Для открытия панели инструментов Рисование (Drawing), подводят указатель мыши к пункту Панели инструментов (Toolbars) в меню Вид (View) и выбирают в открывшемся подменю пункт 6 Рисование или нажимают кнопку Панель рисования на панели инструментов Стандартная. Чтобы задать стиль обтекания рисунка текстом, нажимают кнопку меню Обтекание текстом (Text Wrapping) и выбирают требуемый стиль в открывшемся меню (рисунок 3). Эффекты, которые достигаются при выборе различных стилей обтекания, представлены в таблице 1. Рисунок 3. Варианты обтекания рисунка текстом Таблица 1. Эффекты стилей обтекания рисунка текстом Стиль обтекания текстом Эффект В тексте (In Line With Text) Вставляет объект в точке ставки в строке текста документа Вокруг рамки (Square) Текст размещается вокруг объекта со всех четырех сторон По контуру (Tight) Текст обтекает сам рисунок, часто заходя за его пределы За текстом (Behind Text) Позволяет тексту располагаться поверх рисунка Перед текстом (In Front Of Text) Позволяет тексту располагаться поверх рисунка Текст располагается сверху и снизу рисунка, но не слева или справа от него Обтекание выполняется так же, как в режиме По контуру, Сквозное (Through) но текст располагается и в пустых областях рисунка Изменить контур обтекания (Edit Позволяет задавать отдельные точки контура обтекания Wrap Points) рисунка текстом Сверху и снизу (Top and Bottom) Изменить стиль обтекания рисунка текстом можно, сделав двойной щелчок на нужном рисунке и перейдя на вкладку Положение (Layout) в диалоговом окне Формат рисунка (Format Picture). Дополнительные стили обтекания в этом окне можно выбрать, нажав кнопку Дополнительно (Advance). Задание 2. 1. Откройте файл Word под названием Офис (см. задание 1). 2. Измените масштаб рисунка так, чтобы по высоте и ширине он составлял 120 %. 7 1.4 Создание диаграмм Диаграмма (diagram) – это способ графического представления информации. Пример диаграммы – блок-схема организации. Можно также создавать круговые диаграммы, столбчатые, циклические, пирамидальные, диаграммы Венна и др. Такие диаграммы не основаны на числовых данных и используются для более наглядной подачи материала. При вставке схематической диаграммы в документ она снабжается текстом-заместителем, который можно заменить другим. Блоки и линии такой диаграммы – это объекты, которые можно перемещать и редактировать. Перечислим основные типы диаграмм программы Word. Организационные диаграммы используют для графического описания иерархических отношений в организациях, например, между руководителями отделов и сотрудниками. Диаграмма Венна используется для отображения областей перекрывания элементов. Циклическая диаграмма используется для иллюстрации процессов, имеющих непрерывный цикл. Пирамидальная диаграмма используется для отображения базисно-надстроечных связей. Целевая диаграмма используется для отображения шагов, ведущих к намеченной цели. Радиальная диаграмма используется для отображения связей элементов с основным элементом. Для работы с организационными диаграммами используют команды меню Формат, команды контекстных меню, а также элементы панелей инструментов Организационная диаграмма, Настройка изображения, Рисование, Полотно (рисунок 4). Полотно – это область в рабочем окне Word, в которой можно рисовать фигуры. Поскольку фигуры содержатся в пределах полотна, их размеры и положение можно изменять одновременно. Рисунок 4. Панели инструментов, используемые для работы с организационными диаграммами 8 Задание 3. 1. Вызовите на экран панели инструментов Настройка изображения, Организационная диаграмма и Полотно. 1.5 Создание организационной диаграммы Для создания любой диаграммы нажимают кнопку Добавить диаграмму или организационную диаграмму (Insert Diagram or Organization Chart) панели инструментов Рисование или выполняют команду Вставка/Схематическая диаграмма. В диалоговом окне Библиотека диаграмм (рисунок 5) следует выбрать тип диаграммы и нажать кнопку ОК. Рисунок 5. Выбор типа организационной диаграммы в диалоговом окне Библиотека диаграмм Для иллюстрации иерархических отношений лучше выбрать тип Организационная диаграмма. Для создания только организационной диаграммы выполняют команду Вставка/Рисунок /Организационная диаграмма. После этого на листе появится рамка со штриховыми границами (Полотно) и заготовка (макет) диаграммы (рисунок 6), а также панель инструментов Организационная диаграмма. Рисунок 6. Окно Word при создании организационной диаграммы 9 Диаграмма формируется добавлением и/или удалением фигур, изменением их расположения, а также добавлением текста к фигурам и полям (слайдам) диаграммы. Работать можно только с выделенной фигурой диаграммы. Для ее выделения достаточно один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по рамке фигуры. Макет организационной диаграммы по умолчанию содержит четыре фигуры. Для добавления фигуры необходимо выделить фигуру диаграммы, к которой добавляется новая, щелкнуть на стрелке в правой части кнопки Добавить фигуру на панели инструментов Организационная диаграмма (см. рисунок 4) и в появившемся меню выбрать тип добавляемого элемента (Подчиненный, Коллега, Помощник). Для удаления любой фигуры диаграммы достаточно ее выделить и нажать клавишу клавиатуры Delete. Для ввода текста в фигуру диаграммы необходимо щелкнуть по словам Текст слайда и ввести необходимый текст. Ниже приведен пример организационной диаграммы (рисунок 7). Рисунок 7. Пример организационной диаграммы Для изменения расположения фигур диаграммы относительно элемента верхнего уровня следует нажать кнопку Макет на панели инструментов Организационная диаграмма (см. рисунок 6) и в появившемся меню выбрать необходимый макет диаграммы (Обычный, Двухсторонний, Левосторонний или Правосторонний). Пример организационной диаграммы с правосторонним расположением элементов приведен на рисунке 8. Рисунок 8. Организационная диаграмма с правосторонним расположением элементов 10 Следует иметь в виду, что по умолчанию диаграмма создается в режиме Автомакет. Это приводит к тому, что размер шрифта надписей фигур и размер самих фигур автоматически изменяется при изменении диаграммы. Причем, производится это не самым лучшим образом. Для удобства работы такой режим можно отключить, нажав кнопку Макет панели инструментов Организационная диаграмма и в появившемся меню выбрав команду Автомакет. 1.6 Изменение размера и положения элементов Произвольно изменять размер и положение элементов (фигур) организационной диаграммы можно только при отключенном режиме Автомакет. Размер элемента можно изменить вручную перетаскиванием маркеров положения рисунка (рисунок 9). Рисунок 9. Изменение положения и размера элементов организационной диаграммы перетаскиванием маркеров Для более точной установки размеров фигуры дважды щелкают левой кнопкой мыши на рамке или нажимают кнопку Формат автофигуры (рисунок 10) панели инструментов Настройка изображения. Рисунок 10. Вкладка Размер диалогового окна Формат автофигуры 11 Во вкладке Размер диалогового окна Формат автофигуры можно установить точный размер фигуры в сантиметрах или в процентах от исходного размера. Положение элемента диаграммы в пределах полотна можно изменить вручную перетаскиванием за любую часть его рамки, кроме маркеров выделения. 1.7 Автоформат диаграммы Для всех элементов диаграммы одновременно можно применить один из вариантов стилей, предлагаемых в Word. Для этого необходимо нажать кнопку Автоформат панели инструментов Организационная диаграмма и в диалоговом окне Библиотека стилей организационных диаграмм (рисунок 11) выбрать стиль диаграммы. Рисунок 11. Выбор стиля оформления организационной диаграммы в диалоговом окне Библиотека стилей организационных диаграмм Пример организационной диаграммы, оформленной в стиле Корешки книг, приведен на рисунке 12. Рисунок 12. Организационная диаграмма, оформленная в стиле Корешки книг 12 Задание 4. 1. Создайте организационную диаграмму, аналогичную диаграмме на рисунке 7. 2. Примените к ней автоформат Двойной контур. 3. Сохраняя пропорции диаграммы, увеличьте ее размер на 130 %. 1.8 Создание и изменение диаграмм с помощью Microsoft Graph Диаграммы, создаваемые с помощью Microsoft Graph, встраиваются в документы Word как объекты. При запуске Microsoft Graph по команде Вставка/Объект/Диаграмма Microsoft Graph появляется пример диаграммы и таблица данных. Таблица данных – это таблица, числовые данные из которой отображаются в диаграмме. Если внести изменения в таблицу данных, диаграмма изменится в соответствии с этими изменениями. С помощью Microsoft Graph можно создавать диаграммы разных типов (рисунок 13). Рисунок 13. Доступные типы диаграмм В таблице 2 приведено краткое описание доступных типов диаграмм. Таблица 2. Типы диаграмм и их описание Тип Гистограмма (Column) Линейчатая (Bar) График (Line) Круговая (Pie) Точечная(XY Scatter) С областями (Area) Кольцевая (Doughnut) Описание Обычная гистограмма, отображающая значения различных категорий Линейчатая диаграмма, отображающая значения различных категорий График с маркерами, помечающими точки данных Диаграмма, отображающая вклад каждого значения в общую сумму Точечная диаграмма позволяет сравнить пары значений Хорошо отображает изменение значений ряда с течением времени Эта диаграмма похожа на круговую, но может отображать несколько рядов данных 13 Тип Лепестковая (Radar) Поверхность (Surface) Пузырьковая (Bubble) Биржевая Цилиндрическая (Cylinder) Коническая (Cone) Пирамидальная (Pyramid) Продолжение таблицы 2 Описание Аналог графика в полярной системе координат, отображает распределение значений относительно начала координат Отображает изменение значений в зависимости от двух переменных Отображает на плоскости наборы из трех значений. Похожа на точечную диаграмму, но третья величина определяет размеры пузырьков Отображает наборы из нескольких значений Гистограмма со столбцами в виде цилиндров Гистограмма со столбцами в виде конусов Гистограмма со столбцами в виде пирамид При создании диаграммы появляется таблица данных (рисунок 14). Таблица данных похожа на обычную таблицу в документе. Как и в обычной таблице, в ней есть столбцы и строки. Столбцы (Columns) обозначаются буквами, а строки (Rows) – цифрами. Ячейка (cell) – это пересечение столбца и строки. В ячейках находятся данные, на основании которых строится диаграмма. Одна строка и один столбец таблицы данных зарезервированы для заголовков диаграммы. Рисунок 14. Пример таблицы данных и диаграмм Заголовок строки (row heading) – это серая область с номером слева от соответствующей строки. Заголовок столбца (column heading) – это серая область с буквой или номером над соответствующим столбцом. Чтобы выделить весь столбец, щелкают на заголовке столбца. Чтобы выделить всю таблицу данных, нажимают кнопку Выделить все в верхнем углу таблицы данных. Чтобы скрыть таблицу данных и отобразить только диаграмму, достаточно щелкнуть на пустом месте в документе Word. Чтобы открыть таблицу данных и изменить данные, отображаемые на диаграмме, дважды щелкают на диаграмме. Итак, для создания диаграммы Microsoft Graph необходимо: 1. Щелкнуть мышью на том месте документа, куда будет помещена диаграмма. 14 2. В меню Вставка (Insert) выбрать пункт Объект (Object), чтобы открыть диалоговое окно Объект (Object). 3. Прокрутить список Тип объекта (Object Type) и найти в нем пункт Диаграмма Microsoft Graph (Microsoft Graph Chart). 4. Нажать кнопку OK. 5. Нажать кнопку Выделить все на таблице данных и затем нажать кнопку Delete, чтобы удалить данные образца. 6. Щелкнуть на ячейке таблицы данных, в которую вы хотите ввести текст. 7. Закончив заполнять таблицу данных, щелкните на пустом месте в документе, чтобы закрыть ее. Диаграмма останется в документе Word. 1.9 Изменение диаграмм Вставив в документ Word диаграмму, можно в дальнейшем изменить как ее тип, так и предложенное по умолчанию оформление. Можно выбрать более подходящий для выбранных целей тип диаграммы и изменить элементы ее оформления, включая цвета и текстуры заливок, шрифты и размеры шрифтов и так далее. Для изменения диаграммы, щелкают на элементе диаграммы, который хотят изменить. Затем вносят необходимые изменения, пользуясь кнопками на панели инструментов Стандартная (рисунок 15) и выбирая соответствующие команды в раскрывающихся меню. Описание кнопок панели инструментов Стандартная представлено в таблице 3. Рисунок 15. Инструменты для работы с диаграммами на панели инструментов Стандартная Таблица 3. Описание кнопок панели инструментов Стандартная Название кнопок Импорт (Import File) Режим таблицы (View Datasheet) По строкам (By Row) По столбцам (By Column) Назначение кнопок Импортирование данных из текстовых файлов в другие программы Скрывает или отображает таблицу данных Строит диаграмму, используя в качестве последовательностей строки таблицы данных (этот метод используется по умолчанию) Строит диаграмму, используя в качестве последовательностей столбцы таблицы данных 15 Название кнопок Таблица данных (Data Table) Тип диаграммы (Chart Type) Линии сетки оси категорий (Category Axis Gridline) Линии сетки оси значений (Value Axis Gridline) Легенда (Legend) Цвет заливки (Fill Color) Продолжение таблицы 3 Назначение кнопок Вызывает таблицу с данными, используемыми для построения диаграммы Позволяет выбрать тип диаграммы, например гистограмму или круговую диаграмму Отображает или скрывает вертикальные линии сетки для оси категорий Отображает или скрывает горизонтальные линии сетки для оси значений Включает или выключает вывод легенды для диаграммы Позволяет изменять цвет заливки элемента диаграммы, например, фона или одного их столбцов гистограммы Представим основные действия по изменению диаграмм в алгоритмическом виде. Для изменения типа диаграмм следует: 1. Дважды щелкнуть на диаграмме, чтобы активировать ее. 2. На панели инструментов Стандартная щелкнуть на стрелке вниз справа от кнопки Тип диаграммы (Сhart Type). 3. Выбрать в открывшемся меню нужный тип диаграммы. 4. Перетаскивая метки изменения размера, придать диаграмме такой размер, чтобы было удобно читать все надписи и числа. Для изменения цвета фона диаграммы следует: 1. Дважды щелкнуть на диаграмме, чтобы активировать ее. 2. Щелкнуть мышью на фоне диаграммы. 3. На панели инструментов Стандартная щелкнуть на стрелке вниз справа от кнопки Цвет заливки (Fill Color). 4. Выбирать в палитре нужный цвет фона. Чтобы изменить цвет столбца диаграммы нужно: 1. Дважды щелкнуть на диаграмме, чтобы активировать ее. 2. Щелкнуть на том столбце диаграммы, цвет которого надо изменить. 3. На панели инструментов Стандартная щелкните на стрелке вниз справа от кнопки Цвет заливки (Fill Color). 4. Выбрать в палитре нужный цвет. Задание 5. Постройте цилиндрическую диаграмму на основе следующих данных: Производитель машин Количество проданных машин (шт.) 2002 г. 2003 г. 2004 г. Mersedes 418 426 386 BMW 464 433 266 Audi 583 498 377 16 Используйте в качестве последовательностей столбцы таблицы данных. Сделайте цвет столбцов диаграммы оранжевым. 2 СОВМЕСТНАЯ РАБОТА Вместе с вами над объемным документом – например, большим докладом или проектом могут работать и другие авторы. Каждый будет вносить в него свои изменения, стараясь сделать его как можно более полным и точным. Кому-то захочется внести исправления в текст документа, а кто-то ограничится комментариями и предложениями. Программа Word имеет возможность отслеживать исправления, различать и просматривать изменения, внесенные в один и тот же документ разными пользователями. Кроме того, когда вы передадите документ кому-то другому, то у него должна быть возможность сообщить вам свое мнение о нем. Word позволяет добавлять к документу примечания. Это дает возможность делать предложения и замечания к документу, не изменяя его текста. Возможность сравнения и объединения исправлений позволяет сравнить исходную и измененную версию документа и принять или отклонить исправления, внесенные другим пользователем. Рассмотрим ниже панель инструментов Рецензирование, которая предназначена для совместной работы. Чтобы отобразить панель инструментов Рецензирование в меню Вид (View), подводят указатель мыши к пункту Панели инструментов (Toolbars) и в открывшемся подменю выбирают пункт Рецензирование (Reviewing) (рисунок 16). Рисунок 16. Панель инструментов Рецензирование 2.1 Отслеживание исправлений Если включить режим отслеживания исправлений, Word будет сохранять информацию об исправлениях, внесенных в документ разными пользователями. Такое отслеживание позволяет пользователю, просматривающему документ последним, определить, кто является автором каждого исправления. Отслеживая исправления, программа выводит измененный текст другим цветом и использует другие пометки исправлений (revision marks), например, подчеркивание, чтобы измененный текст было легко отличить от исходного. Чтобы сохранить неизменным оформление документа, Word обозначает исправления и их тип, например, удаление в выносках на 17 полях документов. Вставленный текст отображается подчеркнутым и выделяется цветом. Если документ редактировался несколькими пользователями, удаленный и подчеркнутый текст может сделать его трудночитаемым. Чтобы облегчить чтение отредактированного документа, можно временно скрыть пометки исправлений, чтобы подчеркнутый текст выводился, как обычный, а перечеркнутый текст не выводился вообще. Внесенные исправления останутся в документе, и их можно снова отобразить, сделав несколько щелчков мышью. Кроме того, можно скрыть или отобразить исправления при печати документа, в котором использовалось отслеживание исправлений. Если вы включили отслеживание исправлений в документ и просматриваете исправления, вы заметите, что программа обозначает разными цветами исправления, внесенные разными пользователями. Текст, не подвергавшийся изменению, остается черным. Кроме того, отображаются на полях вертикальные линии напротив строк, текст в которых изменялся. Эти линии позволяют быстрее замечать изменения. На рисунке 17 показаны пометки исправлений в документе. Если подвести указатель мыши к какому-нибудь исправлению, Word отобразит на экране всплывающую подсказку с датой, временем и именем автора этого исправления. Кроме того, можно открыть область Окно просмотра (Reviewing pane), в которой для каждого исправления будет показываться его текст, имя автора, дата и время внесения. Имена, которые будут отображаться во всплывающих подсказках к исправлениям, задавались при установке Word. Рисунок 17. Пример редактированного текста Параметры отображения для проверки. Список Отобразить для проверки (Display for Review) на панели инструментов Рецензирования позволяет выбрать режим отображения исправлений: 18 Исходный документ - отображение исходного неизмененного документа, если все сделанные изменения отклонены. Измененный документ - отображение исходного документа, если все сделанные изменения приняты. Исправления в исходном документе - отображение вставленного текста и изменений форматирования в выносках, – в режиме предварительного просмотра или режиме веб-документа. Выноски исправлений отображают элементы исправлений, такие как комментарии и исправления на полях документа. Такие выноски позволяют упростить просмотр и ответить на комментарии и исправления рецензентов. При этом удаленный текст отображается на данной строке. Исправления в измененном документе - отображение удаленного текста в выносках. При этом вставленный текст и изменения форматирования отображаются на данной строке. Кнопка Показать (Show) справа от списка Отобразить для проверки позволяет выбрать типы исправлений, которые вы хотите отобразить в окне документа. Просматривая отслеженные изменения, можно принимать или отклонять их по одному, а можно и принять или отклонить все изменения сразу. Когда вы принимаете изменения, Word удаляет соответствующие им пометки изменений. Если это исправление – удаление текста, удаленный текст также удаляется из документа. Если исправление было вставкой текста, вставленный текст остается в документе. Когда вы отклоняете изменения, Word восстанавливает исходный текст. Включить режим отслеживания исправлений можно, нажав кнопку Исправления (Track Changes) на панели инструментов Рецензирование, или сделав двойной щелчок на кнопке ИСПР (TRK) в строке состояния Word, или выбрав команду Исправления (Track Change) в меню Сервис (Tools). Когда отслеживание исправлений включено, буквы ИСПР (TRK) в строке состояния становятся черными. 2.2 Сравнение и объединение документов Если вы хотите сравнить текущую версию документа с более ранней, то Word позволяет сделать это и объединить исправления в единый документ. Например, если вы попросили коллегу отредактировать документ, но он не включил режим отслеживания исправлений при редактировании, можно сравнить отредактированный им документ с вашей версией и определить, какие исправления он сделал. Выполняя сравнение и объединение документов, Word отображает различия между ними так же, как отслеживание исправления. Если несколько рецензентов вернут свои замечания и исправления в отдельных документах, можно объединить все их исправления в один документ и просмотреть их в полученном документе. Затем можно просмотреть по отдельности исправления, сделанные каждым рецензентом. Чтобы сравнить и объединить документы, необходимо: 1. В меню Сервис (Tools) выполнить команду Сравнить и объединить исправления (Compare and Merge Documents). Откроется диалоговое окно Сравнить и объединить документы (Compare and Merge Documents) (рисунок 18). 19 2. Щелкнуть на файле, который следует сравнить и объединить с уже открытым файлом. Нажать на стрелке вниз у правого края кнопки Объединить (Merge) и выбрать в открывшемся меню пункт Объединить в текущий документ (Merge Into Current Document). Рисунок 18. Диалоговое окно Сравнить и объединить документы Удаления, исправления и примечания из выбранного документа появятся на экране в текущем документе (рисунок 19). Рисунок 19. Объединенный документ Сравнивая версии документа, вы увидите внесенные рецензентами исправления, даже если рецензенты не включали отслеживание исправлений при работе над документом. Если над 20 документом работало несколько рецензентов, то исправления, внесенные разными рецензентами, будут обозначаться разными цветами. Для того, чтобы стали видимы исправления, сделанные любым из рецензентов, на панели инструментов Рецензирование нажимают кнопку Показать (Show), в открывшемся меню выбирают пункт Рецензенты (Reviewers) и щелкают на пункте Все рецензенты (All Reviewers). Переходить от одного исправления к другому можно с помощью кнопки Следующее исправление или примечание (Next). Для того, чтобы принять изменения, нажимают Принять выделенные исправления (Accept Change). Для отображения документа со всеми внесенными исправлениями, но без выносок и пометок исправлений, нужно на панели инструментов Рецензирование в раскрывающемся списке Отобразить для проверки (Display for Review) выбрать режим Измененный документ (Final). Задание 6. 1. Объедините Рабочий файл 6.0 и Рабочий файл 6.1 в новый документ. 2. Примите все исправления. 2.3 Просмотр и отклонение исправлений С помощью Word можно принимать или отклонять исправления, внесенные в документ. Также можно принять исправления выборочно (некоторые изменения принять, а некоторые – отклонить). Принятые исправления становятся частью документа. Если вы не согласны с какимито исправлениями, то можно отклонить их. Отклоненные исправления просто удаляются, а на их месте восстанавливается исходный текст - такой, каким он был до исправления. Принимать и отклонять исправления можно, нажимая соответствующие кнопки на панели инструментов Рецензирование. Можно просматривать исправления по очереди, а можно принять или отклонить все исправления сразу. Если вы не согласны ни с одним исправлением, можно отклонить все исправления. Если в открытом документе метки исправлений, комментарии, вставки, удаление и изменение форматирования текста не отображаются, то выполняют команду Вид/Разметка. При выборе в меню Вид команды Разметка в документе будут отображены или скрыты все пометки. При их отображении все они будут выделены в меню Показать. Для последовательного просмотра элементов исправления выполняют следующие действия: 1. На панели инструментов Рецензирование нажимают кнопку Далее 2. Нажимают кнопку Принять исправление удалении или Назад . или Отклонить примечание об изменении или . В случае принятия всех исправлений щелкают на значке со стрелкой на кнопке Принять исправление и выбирают команду Применить все изменения в документе. Одновременное отклонение всех исправлений и удаление всех комментариев достигается щелчком мыши на стрелке кнопки Отклонить примечание об изменении или удалении выполняют команду Отклонить все изменения в документе. 21 и далее 2.4 Добавление примечаний Если вы не хотите вставлять свои замечания прямо в текст, то можно добавить в документы поясняющие заметки, называемые примечаниями, не внося изменений в сам текст. Примечания вставляют в те места документа, к которому у вас есть замечания или комментарии. Чтобы вставить примечание, выделяют текст, к которому будут написаны примечания, и выбирают команду Примечание (Comment) в меню Вставка (Insert). Когда вставляют первое примечание, Word автоматически открывает область Окно просмотра (Reviewing pаne), если она не открыта. Далее вводят текст примечания в выноске или в области Окно просмотра. Word вставит цветные скобки вокруг текста, к которому добавлено примечание, и отобразит текст примечания в выноске на поле или в области Окно просмотра. Второй способ добавить примечание: открывают панель инструментов Рецензирование и щелкают на кнопке Добавить примечание (Insert Comment) (рисунок 20). Рисунок 20. Документ с выноской примечания и область просмотра Чтобы ознакомиться с примечаниями, читают текст в выносках. Для редактирования или изменения примечаний щелкают правой кнопкой на тексте, к которому относится это примечание, и выбирают в контекстном меню команды Изменить примечание (Edit Comment) и Удалить примечание (Delete Comment) соответственно. Перемещаться между примечаниями в документе можно с помощью кнопок Следующее исправление или примечание (Next) или Предыдущее исправление или примечание (Previous). Чтобы написать ответ на чужое примечание, щелкают в выноске примечания или в тексте примечания в области Окно просмотра (Reviewing pane) и нажимают кнопку Добавить примечание (New Comment). Вводят текст ответа в появившейся новой выноске. В области Окно просмотра (Reviewing pane) появится новая строка с именем автора нового примечания, датой и временем его создания. Информацию о пользователе можно изменить, выбрав в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и перейдя на вкладку Пользователь (User Information) в появившемся диалоговом окне. Если Word не может полностью уместить текст примечания в выноске, то этот текст можно просмотреть в области Окно просмотра (Reviewing pane). 22 Выноски примечания можно отключить и работать с примечаниями только в области Окно просмотра (Reviewing pane). Чтобы включить или отключить отображение выносок, поступают следующим образом. 1. В меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры ( Options). 2. В этом диалоговом окне перейдите на вкладку Исправления (Track Changes) и выберите нужный режим в выпадающем списке Использовать в режимах разметки и веб-документа (Use Balloons in Print and Web Layout). 3. Отобразите или скройте область Окно просмотра (Reviewing Pane) с помощью кнопки Окно просмотра (Reviewing pane) на панели инструментов Рецензирование. Кроме предоставления информации о примечаниях в документе область Окно просмотра (Reviewing pane) отслеживает исправления в тексте документа, колонтитулах и сносках. Задание 7. 1. Откройте Рабочий файл 6.0. 2. К слову «компьютерофилия» добавьте примечание с текстом «название запатентовано автором». 3 ПРОСМОТР И ИЗМЕНЕНИЕ СВОЙСТВ ДОКУМЕНТА В Word можно выбирать различные режимы просмотра документов в зависимости от выполняемых задач. Для всех документов, просматриваемых с помощью Word, нельзя задать режим просмотра, установленный по умолчанию, поскольку параметр просмотра хранится с каждым отдельным документом как свойство документа. Можно сохранить документ в том режиме просмотра, в котором его затем требуется открыть. Документы, полученные от других пользователей, будут открыты в том режиме просмотра, в котором они были сохранены. В таблице 4 представлены характеристики всех пяти режимов просмотра документов, включенных в программу Word: Обычный режим (Normal), Режим Веб-документа (Web Layout), Режим Разметка страницы (Print Layout), Режим Чтение (Reading Layout) и Режим Структура (Outline). Таблица 4. Характеристики режимов просмотра документов в Word Название режима Обычный (Normal) Описание режима Обычный режим - режим, в котором отображается форматированный текст и упрощенная разметка страницы. Обычный режим подходит для выполнения большинства задач правки и форматирования. Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы - в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, фон, графические объекты и рисунки, для которых не определен стиль обтекания в тексте, в этом режиме не отображаются. Для перехода в обычный режим выполняют команду Вид/ Обычный 23 Продолжение таблицы 4 Название режима Описание режима Режим Веб-документа - представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в веб-обозревателе. Например, документ может отображаться как одна длинная страница без разрывов страниц, с переносом текста и таблиц в зависимости от размеров окна. Режим вебдокумента удобен для создания веб-страниц документов, предназначенных для просмотра на экране. Веб-документ (Web Layout) В этом режиме перенос текста выполняется по размерам окна, отображается фон, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне вебобозревателя. Для перехода в режим веб-документа выполняют команду Вид/Вебдокумент Режим разметка страницы - режим отображения документа или других объектов в рабочем окне Word в том виде, какой они будут иметь при печати их на бумаге. Этот режим используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а также для работы со столбцами и графическими объектами. В этом режиме при редактировании текста можно сэкономить место на экране, скрыв пустое пространство в верхней и нижней части страницы. Разметка страницы (Print Layout) Чтение (Reading Layout) Для перехода в режим Разметка страницы выполняют команду Вид/Разметка страницы Режим чтения - режим, предназначенный для чтения документа на экране. Размеры документа изменяются соответственно размерам экрана и удаляются многие панели инструментов. Однако доступными остаются команды для переходов, комментариев и поиска слов. Режим чтения предназначен для работы с документами с наименьшим напряжением для глаз и необходимыми для чтения инструментами. В этом режиме Word не отображает отвлекающие элементы экрана, например лишние панели инструментов. Word оптимизирует удобочитаемость документа, используя параметры разрешения экрана компьютера. В режиме чтения можно использовать Схему документа и Эскизы для перемещения в различные разделы документа. Схема документа – это вертикальная область вдоль левого края окна документа, в котором отображается структура заголовков документа. Схему документа можно использовать для быстрого перемещения по документу и для определения текущего положения в нем. В режиме чтения можно использовать область задач для выполнения связанных с чтением действий, например, перевод слов. Чтобы отредактировать документ, щелкают мышью там, где требуется внести изменения, и редактируют документ, не выходя из режима чтения. В режиме чтения документ отображается не в том виде, в котором он будет выведен на печать. Текст может быть большего размера, также могут не совпадать разрывы страниц. 24 Продолжение таблицы 4 Название режима Описание режима Для переключения в режим чтения, на панели инструментов Стандарт- Чтение (Reading Layout) ная нажимают кнопку Чтение . Чтобы отключить режим чтения на панели инструментов Режим чтения нажимают кнопку Закрыть Режим Структура – это режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа. Режим Структура позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков. Структура (Outline) В режиме Структура можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст. Кроме того, в этом режиме удобно работать с главными документами. Главный документ – это документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа создаются и обрабатываются сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы. Использование главных документов упрощает создание и обновление документов большого объема, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются. Чтобы перейти в режим Структура, выбирают в меню Вид команду Структура Требуемый режим просмотра можно выбрать и с помощью кнопок в левом нижнем углу рабочего окна документа Word, показанных на рисунке 21. Рисунок 21. Кнопки режимов просмотра 3.1 Свойства файла Свойства документа (команда Файл/Свойства) — это подробные сведения о файле, помогающие отличать его от других (например, описательное название, имя автора, тема и ключевые слова). Свойства документа используются для просмотра сведений о файле, при упорядочении и поиске файлов документов. 25 Свойства документов делятся на следующие четыре типа. 1. Автоматически обновляемые свойства — статистические сведения, такие как размер файла и даты его создания и последнего изменения. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 марта 1999 года или измененные последний раз вчера. 2. Стандартные свойства (такие как автор, название и тема) задаются пользователем и сохраняются в уже существующих текстовых полях. Например, с помощью свойства Ключевые слова можно присвоить всем файлам со сведениями о работе с клиентами ключевое слово «клиенты», чтобы затем находить все такие файлы по этому ключевому слову. 3. Пользовательские свойства определяются пользователем. Пользовательским свойство документов можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения «да» или «нет». Имя для пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно. При желании пользовательские свойства документа можно связывать с конкретными объектами файла, такими как именованная ячейка в Excel, выделенный объект в PowerPoint или Закладка. Закладка - это отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем. Например, создав в Word форму договора, можно создать пользовательское свойство файла, связанное с полем формы, которое содержит дату окончания срока действия договора. Это позволит в дальнейшем выполнять поиск файлов с датами окончания срока действия, предшествующими заданной дате. 4. Свойства библиотеки документов предназначены для файлов, входящих в библиотеку документов, или расположенных на веб-узле или в общей папке. Библиотека документов - это папка, содержащая набор файлов для совместного доступа, которые как правило используют один и тот же шаблон. Каждый файл в библиотеке связан с заданными пользователем сведениями, которые отображаются в списке содержимого библиотеки. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет заполнить форму, присваивающую значения каждому из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений могут задаваться такие свойства как «От», «Дата», «Категория» и «Описание». Для просмотра свойств открытого документа используется команда Свойства меню Файл. 4 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОТЕКСТА Автотекст – текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например, стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Элементы автотекста создаются для часто используемого адреса, завершающей фразы в письме, имени или термина. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. Для создания элемента автотекста вводят нужный текст (или рисунок), например: «Центр компьютерного обучения». После этого введенный текст выделяют и выполняют команду Вставка(Insert/-Автотекст(AutoText)/Создать(New) или нажимают комбинацию клавиш клавиатуры Alt + F3. В раскрывшемся диалоговом окне Создание элемента автотекста (Create AutoText) (рисунок 22) вводят название создаваемого элемента и нажимают кнопку ОК. Название должно быть коротким и запоминающимся: буква, цифра или сочетание букв и цифр. 26 Рисунок 22. Диалоговое окно Создание элемента автотекста Теперь в документ достаточно ввести имя элемента автотекста и нажать клавишу клавиатуры F3, при этом автоматически введется весь текст элемента автотекста. Например, в нашем случае достаточно ввести букву Ц, нажать F3, и в документ введутся слова «Центр компьютерного обучения». Создав элемент автотекста, его можно вставить в любое место документа. Если вы знаете имя элемента, просто наберите его и нажмите Клавишу F3, а если не знаете имени элемента в точности, нужный элемент можно выбрать в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect). Для этого выполняют команду Сервис /Параметры автозамены. Чтобы найти команды автотекста, пользуются панелью инструментов Автотекст . На этой панели инструментов находятся кнопки, позволяющие создавать новые элементы автотекста, выбирать элементы из списка, разделенного на категории. Чтобы открыть панель инструментов Автотекст выполняют команду Вид (View)/Панели инструментов (Toolbars)/ Автотекст. Задание 8. 1. Откройте документ Word. 2. Создайте новый элемент автотекста так, чтобы при введении имени элемента автотекста «Ц» вставлялась завершающая фраза «Центр компьютерного обучения». 5 РАБОТА С КОМПЬЮТЕРНЫМ ТРЕНАЖЕРОМ MS WORD 2003: РЕЖИМ TRAINING Содержание разделов компьютерного тренажера и рекомендации по работе с ним приведены в методических указаниях курса: «Работа с компьютерным тренажером. Инструкция для преподавателя». 27 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ «РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ MICROSOFT WORD 2000/2003» ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ MS WORD 2003 Ответственный за выпуск Е.Д. Кожевникова Корректор М.А. Кошкина Оператор компьютерной верстки М.Н. Зайцева _____________________________________________________________________________________ НАЧОУ ВПО «Современная Гуманитарная Академия» 28