ИНСТРУКЦИЯ

ИНСТРУКЦИЯ
по заполнению электронных форм представления информации о результатах научноисследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, выполненных по
заказу федеральных и региональных органов государственной власти, российских и
иностранных юридических лиц, по грантам государственных фондов поддержки
научной, научно-технической и инновационной деятельности (далее - прикладные НИР),
на корпоративном портале (сайте) НИУ ВШЭ с учетом различного уровня их открытости.
Настоящая Инструкция определяет порядок работы с электронной формой представления
информации
о
результатах
научно-исследовательских,
опытно-конструкторских
и
технологических работ, выполненных по заказу федеральных и региональных органов
государственной власти, российских и иностранных юридических лиц, по грантам
государственных фондов поддержки научной, научно-технической и инновационной
деятельности (далее - прикладные НИР), на корпоративном портале (сайте) НИУ ВШЭ, с учетом
различного уровня их открытости (далее – электронная форма, форма).
На основании приказа от 03.07.2012 г. №6.18.1-06/0307-0303 «О размещении на корпоративном
портале НИУ ВШЭ информации о результатах прикладных научных исследований» разработано
три варианта электронных форм, в соответствии с уровнем открытости прикладных НИР.
Электронная форма содержит информацию о прикладном проекте, предназначенную к
публикации на портале НИУ ВШЭ.
Пользователи электронных форм
Дирекция научных исследований и разработок (далее ДНИР) - осуществляет проверку полноты
и правильности заполнения электронной формы.
Ответственный руководитель – руководитель (заместитель руководителя) научного
структурного подразделения или руководитель выполненной прикладной НИР, который
осуществляет организацию работы по заполнению электронной формы, а также несет
ответственность за достоверность информации, размещенной на портале.
Редактор - сотрудник структурного подразделения, который по поручению ответственного
руководителя заполняет электронную форму на портале НИУ ВШЭ.
Порядок действий при заполнении электронных форм
1. Ответственному руководителю по электронной почте направляется информационное
письмо, уведомляющее о том, что в его личном кабинете находятся электронные формы (форма),
предназначенные для заполнения с последующей публикацией на портале.
Ответственному руководителю необходимо войти в личный кабинет по ссылке
https://www.hse.ru/user/nprojects/pnir.html и ввести логин и пароль от своего личного кабинета на
корпоративном портале. В случае отсутствия личного кабинета, доступ к нему предоставляется
Дирекцией по порталам по ссылке http://www.hse.ru/org/hse/handbook/personal_page.
Войдя в личный кабинет, следует нажать кнопку «Редактировать».
От уровня открытости проекта зависит количество полей для заполнения формы и объём
вносимой в них информации.
2. Ответственный руководитель либо заполняет формы самостоятельно, либо поручает
заполнение Редактору проекта, которого назначает, нажав кнопку «Назначить Редактора», и
выбрав его из базы данных; далее Ответственный руководитель нажимает кнопку «Передать
Редактору», и тем самым направляет формы в личный кабинет Редактора.
В целях оперативной работы, целесообразно поставить в известность Редактора, о размещении в
его личном кабинете электронных форм.
3. Редактор проекта заполняет формы, направленные ему Ответственным руководителем,
пройдя по ссылке https://www.hse.ru/user/nprojects/pnir.html.
Для авторизации необходимо ввести логин и пароль от своего личного кабинета на
корпоративном портале. В случае отсутствия личного кабинета, доступ к нему предоставляется
Дирекцией по порталам по ссылке http://www.hse.ru/org/hse/handbook/personal_page.
4. Редактор, в соответствии с приложением к приказу от 03.07.2012 г. №6.18.1-06/0307-0303
«О размещении на корпоративном портале НИУ ВШЭ информации о результатах прикладных
научных исследований» (далее – приложение к приказу), заполняет поля электронной формы:
 Руководители - выбор из справочника персон на портале путём нажатия кнопки
«Добавить руководителя», затем кнопка «Выбрать».
 Ключевые исполнители - выбор из справочника персон на портале путём нажатия кнопки
«Добавить ключевого исполнителя», затем кнопка «Выбрать».
 Год - следует установить дату окончания проекта.
 Заказчик - выбрать заказчика из выпадающего списка, при отсутствии в нём такового,
выбрать категорию «Другие» и внести его вручную в текстовое поле.
 Ключевые слова - добавить ключевые слова путём нажатия кнопки «Добавить ключевое
слово» и используя поле «Поиск».
 Краткая аннотация проекта - внести информацию в соответствующие текстовые поля
 Полная версия отчёта – могут быть размещены либо аналитический доклад по
результатам НИР, либо препринт, либо полная версия отчета (по решению руководителя
проекта может быть размещена отредактированная версия, но не меньшего объема). Файл
загружается нажатием кнопки «Добавить файл». Размер файла не более 2 Гб, формат pdf.
 Публикации-публикации выбираются из Базы данных путём нажатия кнопки «Добавить
публикацию» (публикация предварительно должна быть внесена в Базу данных, согласно
Регламенту учёта сведений о публикациях работников и обучающихся НИУ ВШЭ).
 Перечень конференций и семинаров - перечень конференций и семинаров, связанных с
выступлениями по результатам НИР. Информация вносится вручную в текстовое поле.
 Тексты и ссылки выступлений, интервью, презентаций и докладов, связанных с
результатами НИР - информация вносится путём нажатия кнопок «Добавить файл» и
«Добавить ссылку»
 Коды по классификатору Elibrary –выбрать код, используя классификатор и нажать
кнопку «Добавить»
 Комментарий - внести вручную в текстовое поле комментарий к заполненной форме.
Текстовое поле «Комментарий» используется для внесения в него информации по
доработке формы. Не относится к публикуемым полям и не отображается в открытом
доступе на портале.
5. После того, когда Редактор заполнит все поля электронной формы, он направляет её на
согласование Ответственному руководителю, нажав кнопку «Завершить редактирование».
Для согласованной работы, целесообразно сообщить Ответственному руководителю о
выполнении работы и появлении в его личном кабинете заполненной электронной формы.
6. Ответственный руководитель проверяет корректность информации, указанной в
электронной форме, и, либо утверждает её, путём нажатия кнопки «Утверждено ответственным
руководителем», либо возвращает на доработку Редактору. При возвращении формы на доработку,
Ответственный руководитель вносит комментарий в текстовое поле «Комментарий» и нажимает
кнопку «Вернуть на доработку Редактору».
Форма, возвращённая на доработку Редактору, появляется в его личном кабинете с заполненным
полем «Комментарий», в котором обозначены предложения по внесению необходимых изменений
(дополнений). Редактор корректирует информацию в соответствии с замечаниями
Ответственного руководителя и отправляет ему на согласование, нажав кнопку «Завершить
редактирование». После устранения всех замечаний, Ответственный руководитель присваивает
форме статус «Утверждено ответственным руководителем».
7. Утвержденная Ответственным руководителем электронная форма автоматически
переходит в ДНИР, которая осуществляет проверку полноты и правильности её заполнения. В том
случае, когда внесённая информация соответствует требованиям, установленным приложением к
приказу, ДНИР присваивает электронной форме статус «Согласовано ДНИР» и направляет её на
проверку в Дирекцию по порталам. В противном случае, ДНИР возвращает форму Ответственному
руководителю на доработку.
8. При возврате формы на доработку Ответственному руководителю, ДНИР обязательно
формулирует замечания в текстовом поле «Комментарий», возвращает электронную форму в
кабинет Ответственного руководителя и направляет ему электронное письмо, извещающее о том,
что в его личном кабинете находится электронная форма для внесения корректировок по
устранению выявленных несоответствий.
Ответственный руководитель либо сам устраняет замечания, либо поручает эту работу Редактору,
нажав кнопку «Передать редактору на доработку».
Редактор корректируют электронную форму, затем направляет её Ответственному руководителю
путем нажатия кнопки «Завершить редактирование».
Если информация дополнена (изменена) Редактором правильно, Ответственный руководитель
направляет электронную форму в ДНИР на согласование, нажав кнопку «Утверждено
ответственным руководителем».
Форма корректируется в личном кабинете Ответственного руководителя или Редактора до тех
пор, пока ДНИР не присвоит ей статус «Согласовано ДНИР» и затем, автоматически, направит её на
обработку в Дирекцию по порталам.
9. Согласованная ДНИР и Дирекцией по порталам форма возвращается к Ответственному
руководителю в его личный кабинет, для проведения согласования с Заказчиком.
С этой целью Ответственному руководителю направляется электронное письмо, извещающее о
том, что в его личном кабинете находятся электронная форма для согласования с Заказчиком.
10. Ответственный руководитель или по его поручению Редактор распечатывает, находясь в
личном кабинете, согласованную с ДНИР электронную форму (кнопка «Распечатать»), оформляет
официальное письмо к Заказчику, сканирует его и вносит скан в систему, нажав кнопку
«Разместить скан письма, направленного Заказчику», после чего электронная форма
автоматически получает статус «На согласовании у Заказчика».
С этого момента, никто не может редактировать электронную форму, находящуюся на
согласовании у Заказчика.
Письмо к Заказчику и прикреплённая к нему согласованная с ДНИР распечатанная электронная
форма,
направляются
к
Заказчику
любым
удобным
способом
доставки.
11. Получив от Заказчика ответ, Ответственный Руководитель или по его поручению Редактор
загружает в систему скан ответа Заказчика, с помощью кнопки «Загрузить ответ Заказчика».
Электронная форма автоматически получает статус «Ответ Заказчика получен» и направляется в
ДНИР и Дирекцию по порталам.
12. Если Заказчик не согласовал содержательную часть формы, то ДНИР возвращает её на
доработку Ответственному руководителю. Информация, ранее внесённая в электронную форму,
перезаполняется Ответственным руководителем или Редактором, руководствуясь пунктами 4-11
настоящей Инструкции и письмом Заказчика, а также замечаниями ДНИР, оставленными в поле
«Комментарий». Согласование с Заказчиком проводится повторно.
13. Если Заказчик согласовал форму с замечаниями, то ДНИР возвращает её на доработку
Ответственному руководителю. На основании письма Заказчика и замечаний, оставленных в поле
«Комментарий», в форму вносятся исправления (пункты 4-8). Повторное согласование с
Заказчиком не требуется.
Исправленную форму утверждает Ответственный руководитель и направляет в ДНИР, где ей
присваивается статус «Готово к публикации». В противном случае она возвращается на доработку
к Ответственному руководителю.
14. Если Заказчик согласовал форму без замечаний, она сразу получает статус «Готово к
публикации», который присваивает ДНИР.
15. Согласованная форма размещается на портале в открытом доступе.