ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 9

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 9.
Электронный документооборот на базе офисного приложения Outlook
2007.
УТВЕРЖДАЮ:
Глава Администрации
_________В.Е. Рачков
Порядок формирования простой подписи средствами Outlook 2007
Подпись электронной почты ставится в конце сообщения, как и подпись
в обычном письме. Самый привычный элемент подписи — заключительная
фраза: «С уважением», «Всего доброго», «Спасибо» и так далее. Ее выбор
зависит от тона сообщения. Поскольку даже самая простая подпись
(например, «Спасибо» плюс ваше имя или одни инициалы) может
автоматически применяться к сообщениям, это позволит сэкономить какое-то
время за счет сокращения объема вводимого текста.
Помимо завершающей фразы, подпись может содержать сведения об
отправителе. Многие профессионалы включают в подпись свои рабочие
координаты, чтобы клиенты и партнеры могли легко связаться с ними. В
подпись можно также включить маркетинговый лозунг или просто любимое
изречение, отражающее ваше настроение или мировоззрение.
Простая электронная подпись может включать следующие сведения:
1. Ваше имя
2. Ученое звание или должность
3. Физический рабочий адрес и телефон
Эти элементы можно добавить в подпись путем непосредственного ввода.
Создание подписи не занимает много времени. Для этого используется
диалоговое окно Подписи и бланки, которое можно быстро открыть из окна
нового сообщения, щелкнув стрелку под кнопкой Подпись и затем
выбрав Подписи.
Первое, что следует сделать при создании подписи, — присвоить ей
имя. Нажмите кнопку Создать и введите имя в окне Новая подпись.
Вы можете присвоить подписи свое имя, назвать ее «Моя рабочая
подпись» или выбрать любое другое имя. Если вы собираетесь создавать
несколько подписей, имеет смысл использовать для них описательные имена,
чтобы было легче выбирать нужную подпись. Легко понять, что означают
подписи с именами «Служебная (простая)», «Служебная (все контактные
данные)», «Личная (футбольная команда)» и т. п. Подробнее о создании
нескольких подписей рассказывается в последнем уроке курса.
Задав имя для подписи, переходите к созданию самой подписи. Чтобы
создать простую подпись, выполните следующие действия:
1. Введите нужный текст в текстовом поле.
2. Укажите некоторые простейшие элементы оформления подписи, например
шрифт и размер шрифта.
3. Выберите цвет, если это необходимо.
Чтобы придать немного своеобразия, можно использовать разные
форматы для разных строк подписи. Здесь мы выделили имя Pia Lund (Пиа
Лунд) цветом, отличным от цвета остального текста.
Закончив настройку подписи, нажмите кнопку Сохранить. Теперь
подпись готова к использованию. Данные процесс представлена на рисунке
1.
Перейти в диалоговое окно
«Подписи и бланки»
Открыть окно
«Новое сообщение»
Нажать команду «Сохранить»
СОЗДАНИЕ
ПРОСТОЙ
ПОДПИСИ
Нажмите кнопку «Создать» и
введите имя в окне «Новая
подпись»
Перейти к созданию самой
подписи
1. Введите нужный текст в
текстовом поле
2. Укажите некоторые
простейшие элементы
оформления подписи,
например шрифт и размер
шрифта.
3. Выберите цвет, если это
необходимо.
Рисунок 1 - Порядок формирования простой подписи средствами Outlook
2007
Чтобы ваша подпись для электронной почты стала действительно
личной, включите в нее изображение собственноручной подписи. Для этого
можно использовать планшетный ПК или создать рисунок с подписью
(подробнее об этом чуть позже). Помните, что если вы решили так
поступить, лучше не использовать подпись, которой вы подписываете
официальные документы. Для электронной почты будет достаточно просто
имени или инициалов.
Использование планшетного ПК
Если у вас есть планшетный ПК или другое устройство перьевого ввода,
можете написать свою подпись от руки. Подпись в данном примере была
создана именно на планшетном ПК. Сначала мы написали подпись в
сообщении, выделили ее и скопировали. Затем мы вставили ее в
областьИзменить подпись диалогового окна Подписи и бланки.
Создание изображения подписи
Если у вас нет устройства перьевого ввода, создать эффект рукописной
подписи можно и другими несложными методами. Например, если есть
сканер, можно написать подпись обычной ручкой на бумаге, отсканировать
ее и использовать это изображение в качестве рисунка в электронной
подписи. Или если вы можете принимать факсы на своем компьютере,
пошлите себе факс со своей подписью. Таким образом можно создать
изображение рукописной подписи.
Получив изображение, измените его размеры, если это необходимо, и
нажмите
кнопку Рисунок в
области Изменить
подпись диалогового
окнаПодписи и бланки, чтобы вставить изображение в подпись.
Руководитель отдела:
Полянская Е.В.