Тема: Автоматизация создания однотипных

Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины
ДВНЗ «Мариупольский строительный колледж»
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
открытого практического занятия
«Автоматизация создания однотипных документов с разными
реквизитами. Слияние документов Word и Excel»
по дисциплине
«Информатика и компьютерная техника»
специальность
5.03050901 « Бухгалтерский учет»,
5.03050801 «Финансы».
2012
- 2-
Методическая разработка открытого занятия по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».
Подготовил Корюков И.В. – преподаватель Мариупольского строительного колледжа –
2012.
Изложена методика проведения практического занятия, направленного на то, чтобы
научить студентов создавать и редактировать сложные связанные документы, получить
практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью
механизма слияния документов Word.
Для преподавателей информатики и компьютерной техники высших учебных заведений 12 уровней аккредитации.
Рецензенты:
Преподаватель Мариупольского техникума Донецкого национального университета экономики и торговли имени Михаила Туган – Барановского, преподаватель высшей категории
_______________________ Ларина И.А.
Преподаватель ГВУЗ «Мариупольський строительный колледж», преподаватель
высшей категории
____________________ Коваленко С.И.
Рассмотрено и одобрено на заседании цикловой комиссии информационных дисциплин
(протокол № ___ от ___ ________ 2012 г.).
Председатель комиссии
_____________________ Кучерявая Е.А.
- 3-
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................................... 4
План открытого занятия ......................................................................................... 5
Ход занятия .............................................................................................................. 8
Практическая работа № 11, описание работы. ................................................... 15
Выводы. .................................................................................................................. 24
Литература ............................................................................................................. 24
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 25
- 4-
Не учите детей так, как
учили вас, - они родились в
другие времена...
Введение
Информатика (информатика и компьютерная техника) – одна из немногих
дисциплин, которые быстро развиваются, совершенствуются. Появляются
новые программы, дорабатываются существующие. Еще несколько лет тому
ученики старших классов едва были знакомы с компьютером, и в колледже
надо было учить студентов с «азов» информатики. Сейчас компьютер есть
почти в каждом доме, и редактировать текст, выполнять небольшие расчеты
может каждый. А перед преподавателем стоит более сложная задача – помочь студенту стать профессионалом. Научить его не просто пользоваться
компьютером, а уметь выполнять задачу простейшим, наилучшим способом,
используя все свои знания, умения и навыки.
Практическая работа, которая освещена в этой разработке, предназначена
помочь студентам вспомнить те знания и умения, которые они получили,
изучая информатику на первом курсе, подготовить их к изучению следующих тем (программирование в MS Office, использование Visual Basic for
Applications, базы данных, СУБД MS Access) и показать, как совершенное
знание современного офисного программного обеспечения может значительно облегчить выполнение рутинной работы, такой, например, как рассылки
похожих писем большому количеству адресатов, подготовка справок, грамот
и других документов, которые почти одинаковы по содержанию, но должны
будут выданы разным людям.
- 5-
План открытого занятия
Дисциплина: «Информатика и компьютерная техника»
Специальность: 5.03050801 – «Финансы и кредит»,
5.03050901 – « Бухгалтерский учет».
Группа: БФ-21
Курс: 2
Дата: 04.12.2012 г.
Вид занятия: практическое (комбинированный урок).
Тема:
Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel.
Цель занятия:
1. Методическая: усовершенствование методики организации и проведение практического занятия по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».
2. Дидактическая:
1) Учебная:
а) закрепить понятие:
- электронная таблица;
- рабочая книга, письмо, каморка, блок, адрес каморки, имя рабочего листа, строка, столбец, шаблон;
б) сформировать понятие:
- функция пользователя, VBA, слияние документов;
- автофильтр, пользовательский автофильтр, главный документ,
источник данных;
в) рассмотреть:
- основные команды для редактирования, форматирования, копирования ячеек электронной таблицы и данных в них;
- основные команды, которые организуют слияние документов;
- преобразование обычных данных в «таблицу», действия, которые можно выполнять над данными, организованными как
таблица (в Excel 2010).
г) сформировать умение:
- работать с текстовым и табличным процессорами, создавать
сложные документы Word, которые содержат ссылку на отдельные данные документов Excel;
- применять автофильтр, шаблоны документов Word и Excel,
слияние документов.
2) развивающая:
а) развитие привычек индивидуальной и групповой практической работы;
б) развитие умений применять теоретические знания для решения
разного рода практических задач;
в) развитие логического мышления студентов.
3. Воспитательная:
1) воспитывать у студентов познавательный интерес к дисциплине и выбранной специальности путем использования активных методов и приемов обучения. Формировать уверенность в своих силах.
2) воспитание творческого подхода к работе, желания экспериментировать.
3) профессиональная ориентация и подготовка к дальнейшему самообразованию, к будущей трудовой деятельности.
Методы и формы проведения занятия:
 фронтальный опрос (тестирование), объяснение нового материала, самостоятельная работа под контролем и с помощью преподавателя.
Междисциплинарные связи:
1) обеспечивающие: математика, информатика.
- 6-
2) обеспечиваемые: информационные системы и технологии в финансово-кредитных
учреждениях; экономика, бухгалтерский учет.
Материальное обеспечение:
1) Персональные компьютеры;
2) Мультимедийный проектор, экран;
3) Табличный процессор MS Excel 2010, текстовый процессор MS Word 2010;
4) Презентации, видеолекции, учебник (электронный) – материалы сайта преподавателя: http://msk.edu.ua/ivk , конспект лекций.
5) Программа MytestX и разработанный преподавателем тест для актуализации опорных знаний;
6) Методическая разработка – практическая работа № 11: «Автоматизация создания
однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и
Excel».
7) Программа Netop School – программное обеспечение, предназначенное для повышения эффективности обучения с помощью компьютера. Netop School основан на
передовых технологиях сетевого управления и дает возможность преподавателю
вести занятие, проводить демонстрации, помогать студентам при выполнении задач
на компьютерах, работая при этом на своем ПК.
ПЛАН ЗАНЯТИЯ
1. Организационная часть (2-3 мин)
- проверка отсутствующих и заполнение журнала;
- проверка готовности к занятию студентов, аудитории и оборудование;
- инструктаж по правилам техники безопасности.
2. Мотивация учебной деятельности (2-3 мин)
3. Актуализация опорных знаний и практического опыта студентов (8-10 мин)
- Фронтальное опрос (метод – «Гирлянда вопросов», студенты отвечают на вопросы устно).
- Тестовый контроль знаний (тест выполнен в программе MytestX, два варианта,
размещенные на сайте преподавателя:
http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-1.exe
http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-2.exe)
4. Сообщение темы, цели занятия (2 мин)
Тема занятия: «Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel.»
Цель:
− Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить
практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с
помощью механизма слияния документов Word.
5. Изложение нового материала (25 мин)
Изложение нового материала сопровождается презентацией, видеофильмами:
1) Презентация «Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010».
2) Видеолекция «Сортировка и фильтрация данных» (проф., д.п.н. Макарова Н.В.)
3) Видеолекция «Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel» - фильм, показывающий, как правильно выполнить работу (Корюков И.В.).
6. Первичное закрепление полученных знаний (5 мин)
Самостоятельная работа с видеолекцией и презентацией.
7. Обобщение и систематизация полученных знаний (25 мин)
Выполнение заданий студентами по вариантам и со своими индивидуальными исходными данными. Работа выполняется под руководством и с помощью преподавателя. В
- 7-
ходе работы формируются элементарные навыки на основе повторяющихся приёмов
работы. Студенты решают следующие задачи:
1) Создание документа Word на основе шаблона справки. Шаблон должен быть
подготовлен заранее в ходе выполнения задания на самостоятельную работу.
2) Редактирование документа (справки) для подготовки к созданию на её основе
серии однотипных документов.
3) Создание таблицы Excel на основе шаблона, подготовленного преподавателем.
4) Выбор из таблицы Excel данных, соответствующих заданным в варианте.
5) Подготовка таблицы – источника данных для слияния с документом Word.
6) Слияние документов Word и Excel
7) Создание документа, включающего справки для всех сотрудников предприятия,
отобранных согласно условию, указанному в варианте
8) Печать одной справки (первой страницы документа) на сетевом принтере.
8. Подведение итогов занятия (5 мин)
 анализ и оценка работы группы в целом, каждого студента отдельно (студенты
при этом заполняют карточки для самоанализа и дают свою оценку занятию);
 разъяснение отдельных задач, с которыми студенты не справились или совершили ошибки.
Резюме:
В будущей профессиональной деятельности важное значение имеет хорошее знание персонального компьютера и пакета офисных программ, ведь они применяются во всех сферах человеческой деятельности для оформления деловой документации, для создания отчётов, справок и т.д. Применение полученных знаний и практических навыков помогут решить эти задачи быстро и на высоком профессиональном уровне.
9.
Задание на дом (2 мин)
 Ответить на контрольные вопросы к практической работе;
 Подготовить отчет.
- 8-
Ход занятия
1. Организационная часть:
- проверка отсутствующих и заполнение журнала;
- проверка готовности к занятию студентов, аудитории и оборудование;
- инструктаж по правилам техники безопасности.
2. Мотивация учебной деятельности.
В практической деятельности довольно часто приходится встречаться с необходимостью создания документов, которые имеют общее содержание, но различаются
реквизитами адресата. Например, при необходимости провести рассылку документа нескольким адресатам по электронной почте или при заготовке наклеек на конверты с адресами получателей, или при выдачи однотипных справок сотрудникам
предприятия и т.д. Используя текстовый процессор Word, подобную задачу решают
путем слияния основного документа и источника данных. В роли источника данных может выступать таблица Excel.
Мы заканчиваем изучать Word, и ваша задача – показать все свои умения для решения тех задач, которые возникнут перед вами. Что касается Excel, то вы уже
умеете выполнять вычисления, строить диаграммы и графики, применять математические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции, пользоваться
подбором параметра для решения уравнений. На этом занятии мы разберем, как
выбирать из таблицы необходимые данные с помощью автофильтра, как может помочь при расчётах или подготовке результата программа, созданная встроенным в
Office языком программирования – Visual Basic for Applications. Нам еще предстоит
познакомиться более тесно с этим языком программирования, с базами данных и
системами управления базами данных, поэтому можно сказать, что сегодняшнее
занятие - это мостик между прошлым и будущим, который поможет закрепить то,
что вы уже знаете и подготовить почву для изучения новых тем.
3. Актуализация опорных знаний и практического опыта студентов:
- Фронтальное опрос (метод – «Гирлянда вопросов», студенты отвечают на вопросы устно).
Вопросы:
1) Для чего предназначен табличный процессор?
 создание электронных таблиц, их обработка, автоматическое вычисление,
корректирование, хранение и печать;
 построение диаграмм и графиков, их модификация;
 работа с электронными таблицами как с базами данных (сортировка, выборка по запросу);
 решение задач путем подбора параметров;
 статистическая обработка данных и прочее.
2) Для чего предназначен текстовый процессор?
 Текстовый процессор (англ. word processor) — компьютерная программаприложение, текстовый редактор с расширенными возможностями для компьютерной подготовки полноценных документов, от личных писем до официальных документов. Функции текстовых процессоров обычно включают редактирование и форматирование текста, широкие возможности работы с содержанием и страницами, расширенный набор доступных символов, проверку орфографии, внедрение в документ гиперссылок, графики, формул, таблиц и других
объектов. Некоторые текстовые процессоры имеют собственный встроенный
скриптовый язык для автоматизации операций по обработке документов.
3) Из каких объектов состоит Рабочая книга? (из листов)
- 9-
4) Что такое шаблон в Word и Excel? (Шаблон - это документ, на основе которого создаются другие документы, которые потом можно редактировать, не изменяя при
этом первичный).
5) С чего начинается ввод формул в ячейку электронной таблицы? (Со знака равенства)
6) Как ввести формулу в таблицу Word 2010? (выбрать ячейку таблицы, где будет формула, на ленте появится контекстный вкладыш «Работа с таблицами» с двумя другими вкладышами – «Конструктор» и «Макет». Нужно выбрать «Макет», а там, в группе команд «Данные» - нажать кнопку «Формула»)
7) Сколько строк и столбцов у электронной таблицы MS Excel 2010? (1048576 строк и
16384 столбцов, то есть 220 и 214 )
Тестовый контроль знаний
тест выполнен в программе MytestX, два варианта, размещенные на сайте преподавателя:
http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-1.exe
Профессиональная работа в Word и Excel.
Описание:
Тест предназначен для проверки базовых знаний студентов по темам "Текстовый процессор" и "Системы обработки табличной информации".
Задание #1
Вопрос:
Укажите операцию форматирования, которую можно выполнить при помощи кнопки
в среде текстового процессора Word.
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) Установить межстрочный интервал
2) Уменьшить отступ
3) Установить направление текста
4) Увеличить отступ
Задание #2
Вопрос:
Укажите тип диаграммы, изображённой на рисунке.
Изображение:
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) Круговая
2) Лепестковая
3) График
4) Гистограмма
Задание #3
Вопрос:
- 10-
Укажите правильное окончание утверждения: "Выравнивание средствами текстового процессора задаёт..."
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) положение начала первой строки абзаца относительно его левой границы.
2) способ размещения строк абзаца относительно его левой и правой границ.
3) расстояние между строками абзаца.
4) отступ всех строк абзаца от от границы левого и правого полей страницы.
Задание #4
Вопрос:
Укажите объекты, которые могут быть размещены в ячейке электронной таблицы:
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) Формулы
2) Диаграммы
3) Текстовые данные
4) Числовые данные
5) Изображения
Задание #5
Вопрос:
Укажите тип диаграммы, изображённой на рисунке:
Изображение:
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) круговая
2) гистограмма
3) лепестковая
4) график
Задание #6
Вопрос:
Укажите действия, которые можно выполнять над листами рабочей книги электронной
таблицы.
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) перемещать или копировать
2) изменять цвет ярлыка
3) создавать новые
4) удалять все листы
5) переименовывать
Задание #7
Вопрос:
- 11-
Укажите среди перечисленных программ те, которые относятся к программам обработки
текстов.
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) MS Word
2) Paint
3) WinRar
4) MS WordPad
5) Notepad
Задание #8
Вопрос:
Укажите объект текстового документа MS Word, который имеет такие параметры: стиль
начертания, размер, цвет текста.
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) абзац
2) страница
3) шрифт
4) список
Задание #9
Вопрос:
Укажите клавишу, которую нужно нажать и удерживать для выделения несмежных диапазонов ячеек электронной таблицы.
Выберите один из 5 вариантов ответа:
1) Alt
2) Scroll Lock
3) Tab
4) Ctrl
5) Shift
Задание #10
Вопрос:
Установите соответствие между режимами просмотра документа и их назначением в среде текстового процессора MS Word.
Укажите соответствие для всех 5 вариантов ответа:
1) для форматирования документа
2) для работы над планом документа
3) для ввода текста и простого редактирования документа
4) для чтения документа с экрана
5) для просмотра документа
Ответы:
1) (1 б.) Верные ответы: 3;
2) (1 б.) Верные ответы: 4;
3) (1 б.) Верные ответы: 2;
4) (2 б.) Верные ответы: 1; 3; 4;
5) (1 б.) Верные ответы: 1;
6) (2 б.) Верные ответы: 1; 2; 3; 5;
7) (2 б.) Верные ответы: 1; 4; 5;
8) (1 б.) Верные ответы: 3;
9) (1 б.) Верные ответы: 4;
10) (3 б.) Верные ответы: 4;
5;
3;
1;
2;
__ режим чтения
__ веб-документ
__ обычный
__ разметка страниц
__ структура
- 12-
http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-2.exe
Профессиональная работа в Word и Excel, вариант 2
Задание #1
Вопрос:
Укажите, что необходимо указать для сохранения текстового документа в определенном
формате в среде текстового процессора MS Word.
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) параметры абзаца
2) тип файла
3) размер шрифта
4) параметры страницы
Задание #2
Вопрос:
Укажите абсолютные ссылки на ячейку электронной таблицы табличного процессора MS
Excel.
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) A1
2) $D7
3) C3
4) $B$5
Задание #3
Вопрос:
Укажите правильное окончание утверждения: "Межстрочный интервал задаёт ..."
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) расстояние между строками абзаца
2) способ размещения строк абзаца относительно его левой и правой границ
3) отступ всех строк абзаца от границы левого и правого полей страницы
4) положение начала первой строки абзаца относительно его левой границы
Задание #4
Вопрос:
Укажите правильное окончание утверждения: "Многоуровневый список - это список, в
котором ..."
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) каждый абзац сначала помечается некоторым специальным символом
2) каждый абзац начинается с новой строки
3) вначале каждого абзаца указан его номер
4) абзацы пронумерованы по их иерархической структуре
Задание #5
Вопрос:
Укажите тип диаграммы, которая изображена на рисунке.
Изображение:
- 13-
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1) с областями
2) график
3) гистограмма
4) круговая
Задание #6
Вопрос:
Укажите выражения, которые записаны правильно в среде табличного процессора MS Excel
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1)
2)
3)
4)
5)
Задание #7
Вопрос:
Укажите режимы просмотра документа в среде текстового процессора MS Word.
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) разметка страницы
2) веб-документ
3) сортировщик страниц
4) структура
5) обычный
Задание #8
Вопрос:
Укажите причины, по которым в среде текстового процессора MS Word слово отображается как ошибочное.
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1) слово написано без ошибки, но отсутствует в электронном словаре
2) слово написано без ошибок, но содержит апостроф (имеется в виду украинский язык)
3) слово написано без ошибок, но оно иноязычного происхождения
4) слово написано без ошибок, но было введено в другой раскладке клавиатуры
5) слово написано с ошибкой
Задание #9
- 14Вопрос:
Укажите формулы, при помощи которых можно вычислить сумму значений диапазона
ячеек от B2 до B4 в среде табличного процессора MS Excel.
Выберите несколько из 5 вариантов ответа:
1)
2)
3)
4)
5)
Задание #10
Вопрос:
Установите соответствие между названиями объектов окна табличного процессора и номерами, указанными на рисунке.
Изображение:
Укажите соответствие для всех 5 вариантов ответа:
1) поле имени
2) строка формул
3) параметры автозаполнения
4) вставка функции
5) автозаполнитель
__ 2
__ 3
__ 4
__ 1
__ 5
Ответы:
1) (1 б.) Верные ответы: 2;
2) (1 б.) Верные ответы: 4;
3) (1 б.) Верные ответы: 1;
4) (1 б.) Верные ответы: 4;
5) (1 б.) Верные ответы: 1;
6) (2 б.) Верные ответы: 2; 3; 5;
7) (2 б.) Верные ответы: 1; 2; 4; 5;
8) (2 б.) Верные ответы: 1; 3; 4; 5;
9) (2 б.) Верные ответы: 1; 3;
10) (3 б.) Верные ответы: 4;
2;
5;
1;
3;
- 15-
4. Сообщение темы, цели занятия.
Тема занятия: «Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel.»
Цель:
− Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить
практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с
помощью механизма слияния документов Word.
5. Изложение нового материала
Изложение нового материала сопровождается презентацией, видеофильмами:
1) Презентация «Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010» (см. приложение 2).
2) Видеолекция «Сортировка и фильтрация данных» (проф., д.п.н. Макарова Н.В.)
3) Видеолекция «Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel» - фильм, показывающий, как правильно выполнить работу (Корюков И.В., см. Приложение 3)
6. Первичное закрепление полученных знаний
Самостоятельная работа с видеолекцией и презентацией.
7. Обобщение и систематизация полученных знаний
Студенты выполняют работу, используя видеолекцию и методические указания к
проведению практической работы, разработанные преподавателем:
Практическая работа № 11.
Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными рек-
визитами. Слияние документов Word и Excel.
Цель:
Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью
механизма слияния документов Word.
Время:
80 мин.
Задание: Создайте шаблон по заданному образцу и документ на его основе. Подготовьте
данные в виде таблицы Excel для вставки в документ Word. Используя «Мастер
слияния», осуществите слияние документов Word и Excel. Сохраните полученные документы на файловом сервере и распечатайте их на сетевом принтере.
Литература:
1. конспект
2. http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/informatika_2k_1s.html
3. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Word 2010. Создание
и редактирование текстовых документов. – СПб.: Наука и Техника.,
2010.
Содержание отчёта:
- ответы на вопросы, поставленные в пунктах описания последовательности выполнения работы;
- краткое описание последовательности выполнения работы;
- выводы по работе.
Последовательность выполнения работы:
1. Включите компьютер, войдите в систему и запустите текстовый процессор Microsoft
Word.
 Запустить Word можно командой Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Microsoft Word.
- 16-
2. Подготовьте файл-источник исходных данных, это будет таблица Excel, содержащая
часть данных из заданной таблицы (table.xltm), подготовленной заранее и сохранённой
в виде шаблона.
 Загрузите с сайта (сервера) файл table.rar, откройте архив и выполните двойной
щелчок мышью по файлу table.xltm.
 Так как это учебная таблица, для заполнения её данными использовалась функция
«СЛУЧМЕЖДУ», которая возвращает случайное целое число, находящееся в диапазоне
между двумя заданными числами. При каждом вычислении листа возвращается новое
случайное целое число.
 Нажмите «F9» для пересчёта, потом выделите всю таблицу, выполните команду «Копировать», затем – Вставить → Вставить значения (см. рис. 1).
 Для того, чтобы выделить всю таблицу, установите курсор в ячейку A1 и нажмите
клавиши Shift + Ctrl + End.
 После вставки случайных чисел в таблице не будет, и её можно использовать для отбора значений.
 Для снятия выделения нажмите Esc.
 Сохраните полученную таблицу в своём каталоге на сервере и в папке «Мои документы»
Рис. 1
3. Выберите из таблицы сотрудников согласно своего варианта, условие отбора запишите в отчёт:
Вариант № 1
Вариант № 2
Вариант № 3
Вариант № 4
Вариант № 5
Выберите людей пенсионного возраста (тех, кому на сегодняшний
день исполнилось 60 лет)
Из заданного списка выберите тех, чья фамилия начинается с «Б»
или «Г»
Выберите людей в возрасте от 20 до 35 лет
Из заданного списка выберите мужчин
Из заданного списка выберите тех, чья средняя зарплата находится
в диапазоне от 3000 до 4000 грн.
 Для выбора заданных данных исходную таблицу нужно подготовить. Сначала её нужно преобразовать в «таблицу» - так в Excel 2010 называются данные, организованные
на листе таким образом, чтобы не было полностью пустых строк и столбцов, объединённых ячеек. «Таблицы» можно использовать для быстрой сортировки, отбора,
суммирования или публикации (экспорт в список SharePoint), при этом в каждый
столбец автоматически добавляется значок автофильтра.
 Для преобразования выделите любую ячейку в диапазоне данных и выполните команду
Вставка → Таблица (рис. 2):
- 17-
Рис. 2
 Появится диалоговое окно «Создание таблицы» с автоматически определённым диапазоном, нажмите «ОК»:
Рис. 3
 Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор.
 Выберите стиль для оформления таблицы, для этого на вкладке «Конструктор» в
группе «Стили таблиц» распахните весь список кнопкой «Дополнительные параметры»:
Рис. 4
 Выберите стиль «Светлый 1» или «Нет»:
Рис. 5
 Для примера рассмотрим случай, аналогичный 3-му варианту, выберем сотрудников,
возраст которых в диапазоне от 20-и до 30-и лет. Сначала нужно рассчитать, в каком
диапазоне дат находятся дни рождения наших сотрудников. И поможет нам в этом,
конечно, Excel. Нажмите Ctrl+N для открытия новой книги, в ячейку A1 введите формулу: «=СЕГОДНЯ ()». В ячейки A2 и A3 «=A1-20*365» и «=A1-30*365» соответственно. Полученные значения запишите или скопируйте в другой редактор.
Рис. 6 показывает результат этих действий, выполненных 5 ноября 2012 года.
- 18-
Рис. 6
 Щёлкните по значку раскрывающегося списка столбца «Дата рождения» и выполните
команду Фильтр по дате → между и заполните пользовательский автофильтр по
образцу:
Рис. 7
Рис. 8
4. Выделите выбранные строки и скопируйте на новый лист. Сохраните книгу. Источник
исходных данных подготовлен. Теперь подготовьте для слияния документ Word.
 На основе ранее подговленного шаблона создайте новый документ, удалите ненужные
теперь поля и числа, приведите его к виду:
- 19-
Рис. 9
 Наименование предприятия – любое, по вашему усмотрению, фамилия и инициалы директора – ваши, телефон – любой. Остальные данные будут подставляться из таблицы Excel.
5. Выполните слияние документа Word и таблицы Excel.
 Выполните команду Рассылки → Начать слияние → Пошаговый мастер слияния:
Рис. 10
 Справа появится область задач с этапами процесса слияния.
 Первый этап – «Выбор типа документа», можно выбрать «Письмо»;
 Второй этап – «Выбор документа», выбираем
;
- 20 Третий этап – Выбор получателей, выбираем
«Обзор…»
, нажимаем ссылку
Рис. 11
и выбираем таблицу Excel с исходными данными:
Рис. 12
 После нажатия на кнопку «Открыть» появится диалоговое окно «Выделить таблицу»,
в котором нужно выбрать лист с данными – «Лист1» (туда вы должны были скопировать отфильтрованные значения):
Рис. 13
 В следующем окне, «Получатели слияния», ничего менять не нужно, нажмите «ОК».
 Теперь можно переходить к четвёртому этапу, «Создание письма».
 Установите курсор туда, куда нужно вставить поле из таблицы данных (сначала это
будет место после слов «видана особі » и нажмите ссылку «Другие элементы»:
- 21-
Рис. 14
 Выберите нужное поле и нажмите «Вставить», затем – «Закрыть»:
Рис. 15
 Повторите эти действия столько раз, сколько потребуется для вставки всех нужных
полей в документ. Должно получиться так:
Рис. 16
- 22 Переходим к 5-му этапу – «Просмотр писем». Нажимая на кнопки «>», «<», можно просмотреть сведения о всех отобранных сотрудниках:
Рис. 17
Рис. 18
 Заключительный, 6-й этап – «Завершение слияния». Выберите команду «Изменить
часть писем…», затем в следующем диалоговом окне -
. В результате будет создан новый документ, содержащий столько страниц, сколько было записей
(строк) в исходной таблице Excel.
- 23-
Рис. 19
6. Сохраните полученные файлы в своём каталоге на сервере, оформите отчёт о работе.
Студентам, успешно справившимся с заданием, предлагается дополнительное задание:
- в таблице Excel измените заработную плату сотрудников так, чтобы были начислены копейки, сделайте слияние документов. В документе Word справка окажется «испорченной», вместо 2-х знаков после запятой окажется 8… Предложите способ решения этой задачи (самый простой выход - перед слиянием документов все числа в ячейках Excel представить в текстовом формате).
8. Подведение итогов занятия.
 анализ и оценка работы группы в целом, каждого студента отдельно (студенты
при этом заполняют карточки для самоанализа и дают свою оценку занятию);
 разъяснение отдельных задач, с которыми студенты не справились или совершили ошибки.
Резюме:
В будущей профессиональной деятельности важное значение имеет хорошее знание персонального компьютера и пакета офисных программ, ведь они применяются во всех сферах человеческой деятельности для оформления деловой документации, для создания отчётов, справок и т.д. Применение полученных знаний и практических навыков помогут решить эти задачи быстро и на высоком профессиональном уровне.
9. Задание на дом
 Ответить на контрольные вопросы к практической работе;
 Подготовить отчет.
Контрольные вопросы
1. Какие функции возлагаются на главный документ?
2. Для чего формируют источник данных, когда организуют слияние документов?
3. Как в таблице Excel найти нужные данные (например, заданную фамилию в списке
сотрудников предприятия)?
4. Как в таблице Excel отобразить только те данные, которые удовлетворяют заданному условию, и скрыть остальные?
5. Как правильно использовать Пошаговый мастер слияния при подготовке к рассылке документов?
6. Как создаётся список рассылки во время формирования письма?
- 24-
7. Как откорректировать набор полей, которые предлагает программа слияния при
создании собственной базы данных?
8. Как создать письмо для рассылки на основе готового шаблона?
9. Какие действия следует осуществить с готовым шаблоном, чтобы добиться включения новых полей и удаление лишних полей из шаблона?
Выводы.
На этом практическом занятии студенты закрепили знания, полученные ранее при изучении текстового процессора Word и табличного процессора Excel и научились создавать
сложные комплексные документы, осуществлять слияние документов Word и Excel. Были
рассмотрены также такие вопросы, как преобразование диапазона ячеек Excel в «таблицу», применение автофильтра, выборка данных по заданному условию, использование
функций, созданных пользователем. Таблица Excel рассматривалась как «база данных»,
что должно было подготовить студентов к изучению в следующем семестре новой темы –
«системы управления базами данных».
Литература
1. Костриба О.В., Лещук Р.І. «Усі уроки інформатики. 10 клас. Академічний рівень».Х.: Вид. група «Основа», 2010. – 224с.
2. Костриба О.В., Лещук Р.І. «Усі уроки інформатики. 11 клас. Рівень стандарту». Х.: Вид. група «Основа», 2010. – 240с.
3. Свістунова Т.М. Інформатика. 11 клас. Академічний рівень. – Х.: Вид. група «Основа», 2011. – 152с. – (Серія «Мій конспект»).
4. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной
деятельности: Учеб. пособие для сред. проф. образования. – М.: Издательский
центр «Академия», 2005.- 256 с.
5. Угринович Н. Д. Практикум по информатике и информационным технологиям.
Учебное пособие для общеобразовательных учреждений. Изд. 2-е, испр./Н. Д.
Угринович, Л. Л. Босова, Н.И. Михайлова - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний,
2004. 394 с.: ил.
- 25-
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Из книги Туманцовой О.А. «Мастер-класс: Разработки уроков», издательство «Ранок»,
2010 год:
- 26-
- 27-
- 28-
- 29-
- 30-
Приложение 2.
Презентация «Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010»
- 31-
- 32-
- 33-
- 34-
- 35-
- 36-
Приложение 3
Фрагменты видеолекции к практической работе № 11
- 37-
- 38-
- 39-
- 40-