Регламент «Управление корпоративным изданием

РЕГЛАМЕНТ
«Управление корпоративным изданием»
Область применения стандарта
Данный регламент определяет порядок взаимодействия должностных лиц и сотрудников
Компании, а также юридических лиц, в процессе создания корпоративного издания, а
именно порядок подготовки, предоставления и согласования информационных
материалов.
Данный регламент рекомендуется к исполнению всем профильным подразделениям
Компании, а также всем юридическим лицам, заключившим с Компанией договор
комплексной предпринимательской лицензии.
Задача регламента
Регламент является внутренним документом, определяющим и контролирующим порядок
взаимодействия каждого сотрудника Компании, а также юридических лиц, их роли в
процессе подготовки и создания корпоративного издания.
Структура документа
1. Описание функций, целей и задач корпоративного издания;
2. Концепция корпоративного издания, выходные данные;
3. Участники процесса, на которых распространяется действие регламента;
4. Общие требования к созданию корпоративного издания;
5. Порядок подготовки и инициирования информационных материалов;
6. Порядок согласования информационных материалов;
7. Порядок оформления и распространения корпоративного издания;
8. Контроль и ответственность за исполнением регламента.
Описание функций, цели и задач корпоративного издания
Корпоративное издание «….» – некоммерческое средство массовой информации
компании «…», выпускаемое для поддержания контакта с сотрудниками, партнерами,
клиентами и другими целевыми аудиториями.
Функции корпоративного издания:
- информационная: корпоративное издание - канал внутренней и внешней коммуникации,
созданный для информирования сотрудников, партнеров и клиентов о том, что
происходит в компании;
- организационная: корпоративное издание разрешают проблему удаленности
региональных отделений и дочерних компаний от головного предприятия, позволяют
достичь эффекта «обратной связи» сотрудников с руководством;
- имиджевая: корпоративное издание является инструментом поддержания имиджа
организации, а также непосредственными слагаемыми этого имиджа.
Цель корпоративного издания – обеспечение симметричного, полноправного диалога,
направленного на консолидацию сотрудников, установление и поддержание партнерских
отношений.
Концепция корпоративного издания, выходные данные
Концептуально корпоративное издание представляет собой журнал бизнес формата.
Название «…» проецирует на
издание высокий уровень
притязаний и
целеустремленность сотрудников компании.
Основа наполнения – аналитические публикации: статьи, обзоры, интервью,
фоторепортажи. Такой характер контента предполагает подведение итогов за
определенный период, а также позволяет формулировать и декларировать стратегию и
планирование.
Выходные данные:
Дата создания – январь 2012
Периодичность – ежеквартально
Тираж – 250 экземпляров
Перечень участников, создателей корпоративного издания
Главный редактор – Начальник Группы PR и продвижения, координирует процесс
создания корпоративного издания, осуществляет стратегическое планирование тематики
публикаций, продвижения корпоративного издания, анализирует обратную связь от
читателей.
Редакционный совет – Начальник отдела маркетинга, Исполнительный директор,
Генеральный директор, осуществляют согласование и редактирование информационных
материалов в точки зрения соответствия видению и миссии компании.
Авторы – сотрудники Группы PR и продвижения, осуществляют полный цикл создания
материала: сбор информации, написание текста и подбор сопроводительного материала,
внесение правок после согласования.
Лица, предоставляющие информацию – руководители и сотрудники профильных
подразделений, а также юридические лица, предоставляют необходимую информацию
для создания материала по запросу Группы PR и продвижения, инициируют тематику
публикаций.
Порядок взаимодействия подразделений компании при создании корпоративного
издания
Группа PR и продвижения является координатором информационно-коммуникационных
потоков в компании, в том числе в процессе создания корпоративного издания. Таким
образом профильные подразделения ответственны перед Группой PR и продвижения
предоставлять необходимую информацию.
Общие требования к созданию корпоративного издания
Каждый сотрудник компании должен уважительно относиться к процессу создания
корпоративного издания, а также соблюдать этические нормы и принципы в
коммуникации с Главным редактором и авторами, в случае, если они запрашивают
информацию для подготовки материалов издания.
Порядок подготовки и инициирования информационных материалов
1. Планирование номера. Главный редактор совместно с Группой PR и продвижения
формирует план номера журнала. Внесение рубрик, тем, специальных приложений
и иные содержательные изменения осуществляются Главным редактором.
Приветствуется инициирование публикаций от руководителей и сотрудников
профильных подразделений, а также юридических лиц. План номера должен
включать в себя распределенные по рубрикам тематические публикации с
указанием количества знаков и страниц, а также упоминанием ответственного
лица, который может дать компетентную консультацию по написанию материала и
предоставить необходимую информацию.
2. Предварительная подготовка публикаций. Главный редактор и авторы отправляют
письменный запрос в адрес руководителя профильного подразделения,
назначенного ответственным за предоставление информации для конкретной
публикации.
Сотрудники компании, а также юридических лиц обязаны
беспрепятственно предоставлять доступ к запрашиваемой информации в срок,
указанный в запросе.
3. Написание текста. При создании информационных материалов авторы
корпоративного издания должны руководствоваться принципами достоверности,
полноты и ясности сообщений, а также этическими принципами журналистики.
4. Подбор иллюстраций к тексту, графических материалов и подписей к ним.
Профильные
подразделения
также
предоставляют
сопроводительную
информацию к материалу: иллюстрации, графические материалы.
5. Верстка макета осуществляется после согласования всех информационных
материалов с редакционным советом и должна быть произведена не позднее 3
дней до выхода в печать. Сверстанный макет должен быть вычитан и
отредактирован.
6. Логистика и продвижение корпоративного издания. Вышедший в печать тираж
корпоративного издания должен быть распределен между всеми подразделениями
компании, в частности лично доставлен представителям редакционного совета,
руководителям подразделений, руководителям юридических лиц, партнерам и
представителям государственных органов. Электронный вариант корпоративного
издания должен быть размещен на корпоративном сайте …. Выпуск каждого
нового издания должен сопровождаться новостным сообщением в интернет
пространстве, в частности на специализированных порталах о маркетинге, PR, HR,
торговле.
7. Анализ обратной связи от целевых аудиторий. После выхода корпоративного
издания необходимо провести мониторинг интернет-пространства, фокус-группу с
некоторыми из сотрудников касательно имиджа корпоративного издания, его
наполнения и внешнего вида.
Порядок согласования информационных материалов
1. Согласование текста и сопроводительных материалов с ответственными лицами –
Начальником отдела маркетинга, Исполнительным директором, Генеральным
директором. Подготовленный авторами текст передается главному редактору,
после чего отправляется на прочтение участникам Редакционного совета, которые
вносят корректировки в текстовой материал. Для более эффективного
2. Корректировка материалов, согласно внесенным правкам.
Контроль над выполнением регламента
1.
Факт ознакомления и согласия принять на себя ответственность за выполнение
требований настоящего документа подтверждается личной подписью ответственного
лица в Журнале выдачи копий ЛНПА.
2.
Назначение ответственных за обеспечение работы сайта, согласование
информации, контроль необходимо осуществлять в соответствии с должностными
обязанностями сотрудников и требованиями к компетенциям, закрепленным в
должностных инструкциях.
3.
Все участники процесса несут ответственность за правонарушения, совершенные
в процессе управления сайтом в пределах, определенных настоящим документом, а
также
действующим
трудовым,
административным,
гражданским,
уголовным
законодательством и локальными нормативными правовыми актами.
4.
Начальник группы PR и продвижения несет ответственность за координацию
взаимодействия с представителями СМИ, реагирование на обращения представителей
СМИ, информирования сотрудников Компании о возможности вносить предложения по
информационной работе.
5.
Начальник отдела маркетинга осуществляет контроль и несет ответственность за
соблюдением требований настоящего документа всеми участниками процесса.
6.
Нарушение ответственным лицом любого из положений настоящего документа
свидетельствует о ненадлежащем исполнении данным лицом своих должностных
обязанностей и влечет применение к нему мер дисциплинарной, материальной и иной
ответственности.