Инструкция по делопроизводству 2011, утверждена приказом от

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
УТВЕРЖДЕНА
приказом ректора университета
от 28.06.2011 № 392
Инструкция по делопроизводству
федерального государственного автономного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
МИ 20-13.1.1
Экземпляр №_____
Архангельск
2011
3
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Общие положения
6
2. Основные понятия
10
3. Создание документов
13
3.1. Бланки документов
3.2. Оформление реквизитов документов
13
15
4. Подготовка и оформление отдельных видов документов
4.1. Состав документов
4.2. Приказ, распоряжение
4.3. Протокол заседания (совещания)
4.4. Записка (докладная, объяснительная, служебная)
4.5. Резолюция (поручение)
4.6. Акт
4.7. Служебная переписка
16
16
16
18
20
20
22
22
5. Работа исполнителя с документами
24
6. Организация документооборота
6.1. Организация доставки документов
6.2. Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов
6.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.4. Регистрация поступающих документов
6.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведение документов
до исполнителей
6.6. Учет и анализ объемов документооборота
25
27
27
28
29
7. Организация работы в системе «DocsVision»
32
8. Контроль исполнения документов
35
9. Документальный фонд университета (ведомственный архив)
9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
9.2. Формирование дел и текущее хранение
9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
9.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
9.5. Экспертиза ценности документов
9.6. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение
39
39
42
44
45
46
48
10. Изготовление, учет, использование, хранение печатей, штампов и
бланков документов
49
31
31
4
Приложения
Приложение № 1
Краткий справочник по оформлению документов
Приложение № 2
Утвержденные образцы бланков
образец бланка с угловым расположением реквизитов
образец бланка с продольным расположением реквизитов
образец бланка с угловым расположением реквизитов должностного лица
образец бланка с угловым расположением реквизитов структурного
подразделения
образец бланка с продольным расположением реквизитов учебного
структурного подразделения
образец бланка приказа
образец бланка распоряжения
образец бланка протокола
54
63
64
65
66
67
68
69
70
Приложение № 3
Правила оформления реквизитов при подготовке документов
Приложение № 4
71
Правила оформления отдельных видов документов
Распоряжение, приказ
Образец оформления приказа
Образец оформления распоряжения
Лист рассылки приказов, распоряжений
Лист согласования приказов, распоряжений
Протокол
Образец оформления протокола
Образец оформления краткого протокола
Образец оформления выписки из протокола
Акт
Образец оформления акта
Оформление записок (служебная, объяснительная, докладная)
Оформление согласований и резолюций
87
87
90
91
92
94
96
101
103
104
105
107
109
113
Приложение № 5
Правила оформления служебных писем
Образцы оформления служебных писем
Образцы форм регистрационных штампов
Перечень нерегистрируемых документов
Образец оформления телеграммы
Форма бланка заказ-наряда на размножение документов
Образец оформления и форма списка
для простой и заказной корреспонденции
117
122
127
128
129
130
Приложение № 6
131
5
Правила работы с электронными документами в системе «DocsVision»
133
Формы отчетов и справок
140
Приложение № 7
Документальный фонд (ведомственный архив)
Форма номенклатуры дел университета
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Форма листа-заверителя дела
Форма внутренней описи документов дела
Форма журнала учета печатей и штампов
Образец оформления акта на уничтожение печатей и/или штампов
Образец и форма заявки на изготовление бланка структурного
подразделения
Образец и форма служебной записки на изготовление печати и/штампа
142
144
146
148
150
151
152
153
154
155
156
6
Для внутреннего пользования
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая “Инструкция по делопроизводству федерального
государственного автономного образовательного учреждения высшего
профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»” (далее – Инструкция) разработана
в целях совершенствования делопроизводства и повышения его
эффективности, а также установления единых требований к подготовке,
обработке, хранению и использованию документов, создающихся в
процессе деятельности федерального государственного автономного
учреждения высшего профессионального образования «Северный
(Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» (далее
– Университет).
1.2. Инструкция по делопроизводству разрабатывается
управлением делопроизводства и контроля (далее – Управление).
1.3. Утвержденная Инструкция доводится до сведения всех
структурных подразделений Университета.
1.4. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется согласно
приказу ректора после согласования с Агентством по делам архивов
Архангельской области.
1.5. Настоящая Инструкция разработана на основании положений
законодательных и иных нормативных
правовых актов в сфере
информации, документации, архивного дела:
Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»;
Федерального закона от 02.05.2006
№ 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»;
Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных»;
постановления Правительства
Российской
Федерации от
15.06.2009
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти»;
постановления Правительства Российской Федерации от 22.09.2009
7
№ 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота»;
приказа
Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 «Об утверждении Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти»;
приказа
Федерального
архивного
агентства
от
23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти»;
приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010
№ 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения»;
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов.
1.6. Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с использованием
автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.7. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей
Инструкцией, распространяется на документы несекретного характера,
включая документы ограниченного распространения с грифом «Для
служебного пользования» (далее – ДСП).
1.8. Порядок работы с документами, содержащими сведения,
составляющие государственную тайну, документами с грифом «ДСП»,
заявлениями и жалобами граждан определяется специальными
инструкциями.
1.9. Особенности
работы
с
документами,
содержащими
конфиденциальную информацию (служебную и/или иную тайну,
персональные данные) регулируются специальными нормативными актами
(инструкция,
положение,
правила),
утвержденными
ректором
Университета.
1.10.Требования Инструкции по делопроизводству к работе с
бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией
распространяются лишь в части общих принципов работы с документами,
а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.11.Организация,
ведение
и
совершенствование
системы
документационного обеспечения управления на основе единой политики и
применения современных средств в работе с документами, методическое
руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с
документами
в
структурных
подразделениях
Университета
8
осуществляются управлением делопроизводства и контроля (далее –
Управление).
1.12. На Управление возлагаются следующие основные функции по
организации делопроизводства:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение документов;
учет и регистрация поступающих документов (корреспонденции);
передача документов на рассмотрение руководству, а после
получения соответствующих резолюций (поручений, указаний) –
исполнителю;
контроль за прохождением документов;
регистрация и контроль за прохождением внутренних документов
(приказы, распоряжения, служебные письма и др.);
учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности
их оформления и отправка в установленном порядке;
учет и анализ объема документооборота;
организация
справочно-информационной
работы
по
документообороту, подготовка сводок об исполненных и находящихся на
исполнении документах Университета;
составление номенклатуры дел;
формирование, оформление, учет, хранение, и обеспечение
использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных
делопроизводством, подготовка и передача дел в архив.
1.13. Управление осуществляет:
работу по организации и совершенствованию делопроизводства
в Университете и структурных подразделениях;
методическое руководство делопроизводством в структурных
подразделениях;
контроль за соблюдением установленного порядка работы
с документами в структурных подразделениях.
1.14. В Университете могут разрабатываться
методические
документы, конкретизирующие
отдельные
вопросы
организации
делопроизводства, не противоречащие настоящей Инструкции.
1.15. Делопроизводство
в
Университете
организуется
с
использованием системы автоматизированного делопроизводства и
электронного документооборота «DocsVision» (далее – система
«DocsVision»).
Внедрение и сопровождение единой системы «DocsVision» в
Университете осуществляется управлением информационных технологий.
1.16. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства
в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение
документов и их сохранность возлагается на руководителей структурных
подразделений.
9
Руководители структурных подразделений обязаны осуществлять
контроль за перепиской и рациональным использованием оргтехники,
расходованием служебных бланков.
1.17. Работники структурных подразделений несут персональную
ответственность за
сохранность находящихся у них служебных
документов. Об их утрате обязаны немедленно докладывать руководителю
подразделения, который должен провести служебную проверку.
Результаты проверки сообщаются помощнику ректора – руководителю
секретариата, курирующему
вопросы делопроизводства, а также в
управление делопроизводства и контроля.
1.18. Работать с документами вне служебных помещений
запрещается.
1.19. Передача документов или их копий сторонним организациям
допускается при наличии официального письменного запроса,
с
разрешения руководства Университета или руководителя структурного
подразделения.
1.20. Пункт 1.19 настоящей Инструкции не распространяется на
передачу документов в рамках судебных процессов, проверок
контролирующих и надзорных органов, отчетности, процедуры получения
лицензий и аккредитации Университета, а также регистрации изменений
учредительных документов.
1.21. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,
соблюдение
установленных
настоящей
Инструкцией
правил
возлагается:
- в Университете – на помощника ректора – руководителя
секретариата, курирующего вопросы делопроизводства, и начальника
Управления;
- в структурных подразделениях – на руководителей структурных
подразделений.
1.22. При уходе работников структурного подразделения в отпуск,
выезде в командировку (длительном отсутствии по другим причинам) все
неисполненные ими документы
по поручению руководителя
подразделения, передаются замещающим их работникам структурного
подразделения.
При уходе работника ответственного за делопроизводство
структурного подразделения, в отпуск или в его отсутствие руководитель
структурного подразделения возлагает ведение делопроизводства на
другого работника подразделения.
При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам
секретаря ректора его обязанности возлагаются на одного из работников
структурных подразделений, деятельность которых координирует
помощник ректора – руководитель секретариата, по согласованию с
руководителем структурного подразделения.
10
1.23. При увольнении или переводе на другую работу работника,
отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приемке дел и
документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения,
который согласовывается с начальником управления делопроизводства и
контроля.
2.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие основные
определения.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее
документ.
Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно
комиссией), подтверждающий установленные ею факты или события.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.
Вид документа – принадлежность документа к определенной группе
документов по признакам содержания и целевого назначения.
Виза официального документа – реквизит документа, выражающий
согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа,
выражающий согласие Университета или его органа, не являющего
автором документа, с его содержанием.
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание
официальных документов и организацию работы с ними.
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к
одному вопросу или участку деятельности Университета.
Документооборот – движение документов с момента их создания или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и/или отправки.
Документирование – фиксация информации на материальных
носителях в установленном порядке.
Документ – официальный документ, созданный и оформленный в
установленном
порядке
и
включенный
в
документооборот
Университета, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать,
предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного
использования и хранения (Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об
обязательном экземпляре документов").
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляются необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу.
11
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинника документа и его признаки, не имеющий
юридической силы.
Номенклатура дел – систематизированный по установленной
форме
перечень наименований дел, заводимых в Университете, с указанием
сроков их хранения.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в
Университет и созданных им за определенный период.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования.
Опись дел –
архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел, их учета.
Оттиск – изображение клише печати на бумаге.
Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения
оттисков на бумагу.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр
документа.
Подпись
–
реквизит
документа,
представляющий
собой
собственноручную подпись полномочного должностного лица (приказ
Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст).
Положение – локальный нормативный акт, регламентирующий
правовой статус структурного подразделения Университета, порядок его
создания,
задачи, функции, взаимоотношения и связи, а также
квалификационные требования, права, обязанности и ответственность
руководителя структурного подразделения; либо функции, компетенцию и
организацию работы комиссий, групп, а также совокупность
организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Приказ – правовой акт, издаваемый ректором Университета,
действующим на основе единоличного принятия решений относительно
основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом.
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях,
заседаниях коллегиальных органов, а также
в рамках договорных
отношений.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором
и/или проректорами в соответствии
делегированием отдельных
полномочий по вопросам информационно-методического характера, а
также по вопросам
оперативного управления деятельностью
Университета, носящим единовременный характер.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
12
Резолюция – указание руководителя по исполнению документа,
включающее фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей),
содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.
Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи
средствами телеграфной связи.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по
каналам телефонной связи.
Служебное письмо –
обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи
текста, пересылкой почтой.
Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк
документа (унифицированная форма документов), созданный в
электронной форме.
Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа
(письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам
факсимильной связи.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел.
Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
Указание – распорядительный служебный документ, содержащий
предписываемые действия конкретному исполнителю для решения
оперативных вопросов информационно-методического характера, а также
по вопросам, связанным с исполнением приказов, распоряжений,
инструкций и других документов.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
Электронное сообщение – информация, переданная или полученная
пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации
документооборота, средство доставки, отправки информации и ее
передачи как внутри Университета, так и между Университетом и
организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные
средства.
Электронная цифровая подпись – реквизит электронного
документа, предназначенный для защиты данного электронного
документа от подделки, полученный в результате криптографического
13
преобразования информации с использованием закрытого ключа
электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать
владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие
искажения в электронном документе.
Юридическая сила документа – свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1.Текстовые
документы,
создаваемые
в
Университете,
оформляются на бланках и/или на стандартных листах бумаги формата
A4 (210x297 мм), а чертежи и схемы – на листах формата А5–А0.
3.1.2. Бланки Университета разрабатываются на основе углового или
продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте
реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При
продольном варианте реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего
поля.
3.1.3. Устанавливаются следующие размеры полей для документов,
напечатанных как на бланках, так и на стандартных листах бумаги:
левое – 25 мм;
правое – 15 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
3.1.4. При подготовке документов применяется текстовый редактор:
шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 (при необходимости – 13, для
оформления таблиц допускается размер шрифта 12) через один-полтора
межстрочных интервала.
3.1.5. Для выделения заголовка, части текста документа может
использоваться полужирное начертание.
3.1.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля
страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков
препинания.
3.1.7. В Университете применяются следующие бланки:
- бланк письма со штампом синего цвета (с угловым и продольным
расположением реквизитов);
- бланк письма с указанием должности руководителя организации;
- бланк письма учебного структурного подразделения (с продольным
расположением реквизитов);
14
- бланк письма структурного подразделения (с угловым расположением
реквизитов;
- бланк распоряжения;
- бланк приказа;
- бланк резолюции (поручения, указания);
- бланк протокола.
3.1.8. Для бланков распорядительных документов (распоряжение,
приказ) устанавливается следующий состав реквизитов:
- наименование учредителя;
- наименование Университета в соответствии с Уставом;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- заголовок к тексту.
3.1.9. Для бланков писем Университета устанавливается следующий
состав реквизитов:
- наименование учредителя;
- наименование Университета в соответствии с Уставом;
- справочные данные (почтовый адрес, номера телефона и факса,
адрес электронной почты и др.);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- отметка для ссылки на номер и дату исходящего документа
адресанта.
3.1.10. Для бланков писем ректора Университета устанавливается тот
же состав реквизитов, что и для письма Университета, но дополнительно
включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для
бланков писем структурных подразделений – реквизит «Наименование
структурного подразделения».
3.1.11. В
бланках
наименование
Университета должно
соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе. Сокращенное
наименование (если оно закреплено в Уставе) помещают в скобках ниже
полного наименования.
3.1.12. Введение в обращение новых бланков осуществляется по
разрешению (поручению) помощника ректора – руководителя
секретариата, курирующего вопросы делопроизводства.
3.1.13. Образцы
бланков
утверждаются
приказом
ректора
Университета.
3.1.14. Не допускается самостоятельное изготовление бланков
Университета и структурных подразделений.
При переписке между структурными подразделениями бланки писем
Университета и структурных подразделений не используются.
Бланки документов используются строго по назначению и не
передаются другим организациям и лицам.
15
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Документы, создаваемые в Университете, имеют постоянный
состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2.2. Устанавливается следующий состав реквизитов документов:
1) наименование учредителя
2) наименование Университета (по Уставу);
3) должность лица, подписавшего документ;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об Университете;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование документа (заголовок);
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа (резолюция);
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности;
25) отметка о поступлении документа.
3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его
видом и назначением. При подготовке документов и в процессе работы с
ними могут использоваться другие реквизиты (отметки «Срочно»,
«Оперативно», «Подлежит возврату» и др.).
3.2.4. Правила оформления и образцы реквизитов документов
приведены в приложении № 2.
16
4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Состав документов
4.1.1. В деятельности Университета используются следующие
виды
организационно-распорядительных документов: распоряжение, приказ,
указание, решение, протокол, акт, договор (контракт, соглашение) и др.
Служебная переписка включает докладные, объяснительные и служебные
записки.
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним
решения фиксируются в протоколах заседаний ученого совета, ректората и
иных заседаний и совещаний.
4.1.3. Взаимные обязательства (их регулирование) Университета и
контрагентов оформляются в виде договора, соглашения, контракта,
протокола и др.
4.1.4. В зависимости от конкретных задач Университета создаются
другие виды документов: план, прогноз, программа, справка, отчет и др.
4.2. Приказ, распоряжение
4.2.1. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
- наименование учредителя;
- наименование Университета;
- наименование вида документа – приказ (распоряжение);
- дата и номер – располагаются по центру;
- заголовок к тексту (печатается по центру);
- дата приказа (распоряжения) – оформляется словесно-цифровым
способом; номер состоит из знака № и порядкового номера приказа
(распоряжения).
4.2.3. Проекты распоряжений, приказов по основной деятельности и
приложения к ним готовят структурные подразделения Университета на
основании поручений руководства либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление кадров
на основании соответствующих представлений.
Проекты приказов по личному составу студентов готовит управление
организационно-методического обеспечения образовательного процесса на
основании соответствующих представлений.
4.2.4. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и
распоряжений, а также их согласование с заинтересованными сторонами
возлагаются
на
руководителей
соответствующих
структурных
подразделений (см.п.4.2.3).
17
Обеспечение правильности оформления распоряжений и приказов по
основной деятельности возлагается на Управление.
Обеспечение правильности оформления приказов по личному составу
работников возлагается на управление кадров.
Обеспечение правильности оформления приказов по личному составу
студентов возлагается на управление организационно-методического
обеспечения образовательного процесса.
4.2.5. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним
визируются руководителем структурного подразделения, подготовившим
данный проект, помощником ректора – руководителем секретариата,
начальником правового управления, заинтересованными руководителями
структурных подразделений и проректорами в соответствии с
делегированием отдельных полномочий ректора Университета (далее –
делегирование отдельных полномочий).
Визы (согласование) проставляются на оборотной стороне последнего
листа проекта приказа (распоряжения). Возможно оформление виз на
подлиннике документа при условии оформления приказа (распоряжения) с
соблюдением установленных правил и требований.
4.2.6. При необходимости к проекту приказа (распоряжения)
прилагается служебная записка, содержащая краткое изложение сути
вопроса и обоснование предлагаемых решений.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при
согласовании,
излагаются
на
отдельных
листах
бумаги
и подписываются соответствующим руководителем.
Если в проект приказа (распоряжения) в ходе согласования вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению
и повторному визированию.
4.2.7. Приказы по основной деятельности и распоряжения после
процедуры визирования печатаются на бланках установленной формы
работниками управления делопроизводства и контроля.
Внесение изменений в подписанные приказы (распоряжения) не
допускается.
4.2.8. Приказы и распоряжения подписываются ректором и/или
проректорами, в соответствии с делегированием отдельных полномочий.
4.2.9. Приказы (распоряжения) регистрируются по порядку номеров в
пределах календарного года. К порядковому номеру при необходимости
добавляется буквенная индексация.
Регистрируются отдельно следующие внутренние документы:
- приказы и распоряжения по основной деятельности, а также
направление их в структурные подразделения, ведение учета и
обеспечение хранения в Управлении;
18
- приказы по личному составу работников, а также направление их в
структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в
управлении кадров;
- приказы по личному составу студентов, а также направление их в
структурные подразделения, ведение учета и обеспечение хранения в
управление организационно-методического обеспечения образовательного
процесса.
4.2.10. Размещение подписанных копий распоряжений и приказов по
основной деятельности
на сайте Университета осуществляется
управлением информационных технологий по согласованию с
помощником ректора – руководителем секретариата, курирующим
вопросы делопроизводства, и начальником управления делопроизводства и
контроля.
4.2.11. Управление делопроизводства и контроля обеспечивает
рассылку копий распоряжений и приказов по основной деятельности в
структурные подразделения университета в системе «DocsVision», в
правовое управление – дополнительно контрольный экземпляр
на
бумажном носителе.
4.2.12. Ответственность
за
подготовку
проектов
приказов,
распоряжений и их согласование несут руководители структурных
подразделений, которые подготовили данный проект.
Образцы оформления приказа и распоряжения, листа рассылки, листа
согласования приведены в приложении № 4.
4.3. Протокол заседания (совещания)
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.
4.3.2. Ведение записи во время заседания и подготовка текста
возлагаются на секретарей совещания, заседания, комиссии и работников
подразделений, подготовивших вопросы к обсуждению. Оформление
протокола должно быть завершено не позднее, чем через три дня со дня
заседания.
Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В
краткой форме опускается ход обсуждения вопроса, фиксируется только
принятое по нему решение.
4.3.3. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в
протоколе совещания (заседания), осуществляется структурным
подразделением (лицом), ответственным за проведение совещания
(заседания), по согласованию с управлением делопроизводства и контроля.
19
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе
заседания ректората, ученого совета, осуществляется управлением
делопроизводства и контроля.
Копии протоколов при необходимости рассылаются структурным
подразделениям и должностным лицам в соответствии с листом рассылки,
который составляет
исполнитель подразделения, готовивший
рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые заверяются печатью структурного подразделения, а в
особых случаях гербовой печатью.
4.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной
и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали – список присутствующих или отсылка к
прилагаемому списку присутствующих
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается
сноска: «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в
тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся
итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время выступления,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании
и секретарем. Подписывается один экземпляр протокола. Датой протокола
является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала
календарного года.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие
порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера
протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, порядкового номера
постановления (решения) в пределах вопроса.
4.3.6. Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги
формата А4.
Образец оформления протокола приведен в приложении № 4.
20
4.4. Записка (докладная, объяснительная, служебная)
4.4.1. В Университете создаются следующие виды записок,
используемых для информационного обмена между структурными
подразделениями, должностными лицами, работниками:
докладная записка;
объяснительная записка;
служебная записка.
4.4.2. Докладная записка – документ, адресованный ректору
Университета, проректору в соответствии с делегированием отдельных
полномочий или руководителю структурного подразделения, содержащий
суть какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. По
содержанию докладные записки могут подразделяться на инициативные,
информационные и отчетные (аналитические).
Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В
первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания
документа, анализ возникшей ситуации. Во второй части содержатся
выводы и предложения автора записки.
4.4.3. Объяснительная
записка
–
письменное
сообщение
должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какоголибо факта, действия, обстоятельства.
4.4.4. Служебная записка – документ внутренней деловой переписки
между структурными подразделениями Университета или должностными
лицами, не находящимися в прямом подчинении.
4.4.5. Регистрация записок ведется (при необходимости) управлением
делопроизводства и контроля или должностными лицами, на которых
возложены указанные полномочия.
Образец оформления докладной, объяснительной и служебной
записок приведен в приложении № 4.
4.5. Резолюция (поручение)
4.5.1. Резолюция (поручение) составляется руководителем при
рассмотрении поступивших или внутренних документов.
К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому
распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость,
правильный выбор исполнителя.
4.5.2. По своему характеру текст резолюции может
содержать
решение вопроса ( «Подготовить», «Выделить», «Отказать») или указание
на порядок подготовки вопроса (кому поручается, что поручается, срок
исполнения).
21
4.5.3. В
резолюции
указываются: фамилия
исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись
руководителя и дата составления резолюции. Инициалы исполнителя
указываются обычно после фамилии.
При необходимости указывается наименование должности лица,
визирующего документ, например:
Начальник правового управления
подпись
И.О. Фамилия
дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела
Университета, визы проставляются на оборотной стороне последнего
листа (приказы, распоряжения и др.)
В служебных письмах визы проставляются на копии документа,
помещаемои в дело, или на оборотной стороне последнего листа
подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи
без досылки подлинника по почте.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
документа виза дополняется мнением должностного лица, например:
Имеются замечания
Согласен с учетом замечаний и др.
Начальник правового управления
подпись
И.О. Фамилия
дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном
листе и передаются исполнителю.
4.5.4. На резолюциях, не требующих указаний по исполнению и
имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются
исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
4.5.5. Если резолюция (поручение) дается двум или нескольким
лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей, координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций непосредственно подчиненным им лицам.
4.5.6. Резолюция переносится в регистрационную карточку и является
основанием для постановки документа на контроль. Срок исполнения
документа определяется в резолюции.
4.5.7. Резолюция может оформляться на самом документе (в правой
верхней части, между адресом и первой строкой текста письма) или на
22
бланке резолюции. Для этих целей используют обычно бланки формата
А5, на которых и составляется текст резолюции (поручения).
4.5.8. Проекты резолюций ректора, проректоров оформляются с
использованием соответствующих электронных шаблонов работниками
секретариатов или приемных.
4.5.9. На внутренних информационно-справочных документах
(докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) визы
проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под
подписью, ближе к нижнему полю.
Образцы оформления резолюций в виде отдельного документа
приведены в приложении № 4.
4.6. Акт
4.6.1. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) для
подтверждения установленного факта, события, действия.
4.6.2. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги
и
имеет
следующие
реквизиты:
наименование
структурного
подразделения, вид документа (акт), дату, регистрационный индекс, место
издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.
Правила оформления акта и образец оформления приведены в
приложении № 4.
4.7. Служебная переписка
4.7.1. Служебная переписка – различные виды официальных
документов информационно-справочного характера, используемые для
обмена информацией в деятельности Университета, организаций и
граждан.
4.7.2. Служебные письма имеют следующие разновидности:
- ответы о выполнении поручений по исполнению заданий Президента
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- ответы об исполнении поручений Министерства образования и
науки Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере
образования и науки;
- ответы на обращения федеральных органов исполнительной власти;
- ответы на запросы различных организаций и граждан;
- инициативные письма.
4.7.3. Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с
Правилами оформления служебных писем.
Служебные письма, подписываемые руководством Университета и
руководством сторонней организации, предприятия оформляются на
23
стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования авторов
документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
Письма финансового характера, а также письма, содержащие
обязательства, заверяются печатью Университета (гербовой печатью).
В
письмах,
содержащих
информацию
ограниченного
распространения,
проставляется
реквизит
«Отметка
о
конфиденциальности».
4.7.4. Служебные
письма
визируются
заинтересованными
должностными лицами структурных подразделений Университета, а
также проректором в соответствии с делегированием отдельных
полномочий.
4.7.5. Сроки подготовки инициативных писем определяются
руководством Университета. Сроки подготовки ответных писем
устанавливаются резолюцией ректора и/или проректора на основании
сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных
днях:
с даты подписания (утверждения) – документы, поступившие из
вышестоящих органов государственной власти, и внутренние документы;
с даты поступления – документы, поступившие из федеральных органов
исполнительной власти, Министерства образования и науки Российской
Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки,
организаций, предприятий, а также обращения граждан.
4.7.6. Датой письма является дата его подписания.
4.7.7. Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем,
отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем
(исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
4.7.8. Документы, направляемые в Министерство образования и
науки Российской Федерации, Федеральную службу по надзору в сфере
образования и науки, Правительство Архангельской области,
Архангельское
областное
Собрание
депутатов,
Прокуратуру
Архангельской области, УВД по Архангельской области, подписываются
ректором Университета.
Документы, направляемые в федеральные органы законодательной,
исполнительной, судебной власти, организации и подписываются, как
правило, ректором, в необходимых случаях проректорами Университета и
руководителями структурных подразделений (в пределах их компетенции).
Документы, направляемые гражданам, подписываются проректором и
руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
Письма на бланках Университета подписываются ректором, а
также проректорами в соответствии с делегированием отдельных
полномочий.
4.7.9. Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то
подписывается каждый экземпляр.
24
Правила оформления служебных писем и образцы приведены в
приложении № 5.
5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Работа с документами в Университете организуется:
в управлении делопроизводства и контроля – на основании указаний
(резолюций, поручений) ректора Университета, проректора в соответствии
с делегированием отдельных полномочий;
в структурном подразделении – на основании указаний (резолюций,
поручений) руководителя структурного подразделения.
5.2. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в
день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий
рабочий день), срочные документы передаются исполнителю
незамедлительно.
5.3. В случае исполнения документа несколькими работниками
подлинник документа направляется ответственному исполнителю,
остальные исполнители получают копии документа.
5.4. Специалисты структурных подразделений Университета в
процессе исполнения документа осуществляют:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с
соблюдением установленных правил документирования;
- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе
согласования;
- в необходимых случаях – подготовку листа рассылки;
- представление проекта документа на подпись (утверждение)
руководству;
- определение места хранения документа (копии документа),
проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в
которое должен быть помещен документ.
5.5. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь)
руководитель назначает другого исполнителя и определяет порядок
передачи документов, в случае увольнения работника или перехода на
другой участок работы – по акту приема-передачи руководителю
подразделения или вновь назначенному сотруднику.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших
документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними
могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их
исполнению.
25
5.6. Подготовка документов в Университете осуществляется с
использованием программно-технических средств и компьютерной
техники с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка,
а также требований настоящей Инструкции.
При подготовке документов особое внимание следует обращать на
четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов,
наименований организаций, иностранных слов и географических названий.
5.7. Тиражирование служебных документов
осуществляется на
копировально-множительной технике в издательстве Университета и
структурных подразделениях.
Необходимость копирования и размножения служебных документов
определяют руководители структурных подразделений Университета,
которые несут ответственность за содержание и качество подготовки
документов.
На копирование передаются только служебные документы, как
правило, первые экземпляры (подлинники) в несброшюрованном виде,
четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их
поступления.
Форма и образец оформления заявки приведены в приложении № 5.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Движение документов в Университете с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот Университета.
6.1.1. Организация документооборота в Университете основывается
на следующих принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
организации
предварительного
рассмотрения
поступивших
документов;
исключении необоснованных возвратных движений при прохождении
документа;
однократности
регистрации
поступивших
и
отправляемых
документов;
устранении необоснованных согласований проектов документов,
организации параллельного согласования, сокращении времени на
согласование;
регламентации операций по обработке, передаче, рассмотрению и
согласованию документов.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в Университете, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем
26
унифицированных форм документов, положениями о структурных
подразделениях и должностными инструкциями работников.
6.1.3. В документообороте в соответствии с особенностями
технологической обработки выделяются следующие документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
- внутренняя документация.
6.1.4. В составе входящей и исходящей документации выделяются
следующие группы документов:
документы, поступившие из Министерства образования и науки
Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере
образования и науки и других федеральных органов исполнительных и
законодательной власти Российской Федерации;
документы, поступившие из органов местного самоуправления,
территориальных федеральных органов исполнительной власти;
документы, поступившие из исполнительных и законодательных
органов государственной власти Архангельской области;
документы, поступившие из общественных организаций;
документы, поступившие из органов УВД, суда, прокуратуры;
документы, поступившие из научно-исследовательских учреждений;
документы, поступившие из государственных и негосударственных
организаций;
документы, поступившие из зарубежных организаций;
обращения и заявления граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета
Федерации, Архангельского областного Собрания депутатов и органов
местного самоуправления;
другие группы документов.
6.1.5.Организация документооборота включает следующие операции:
- прием и первичную обработку поступающих документов;
- предварительное рассмотрение;
- распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- регистрацию поступающих документов;
- рассмотрение документов руководством Университета и вынесение
резолюций;
- передачу документов исполнителям (доведение документов до
исполнителей);
- организацию обработки и передачи отправляемых документов;
- регистрацию и прохождение внутренних документов;
- учет и анализ объемов документооборота.
27
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в Университет осуществляется средствами
почтовой, электросвязи, электронной и курьерской связи.
С помощью
почтовой
связи
доставляется
письменная
корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых
карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания и
телеграммы.
6.2.2. По
каналам
электросвязи
поступают
факсограммы,
телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и предварительное рассмотрение
поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в Университет, проходят первичную
обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и передаются исполнителям.
6.3.2. Вся
корреспонденция,
поступающая
в
Университет,
принимается и регистрируется работниками Управления: с 8.00 до 16.00, в
предвыходные дни – с 8.00 до 15.30; в предпраздничные дни – с 8.00 до
14.30.
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов,
другой упаковки и правильность адресования, а также проставляется дата
поступления в Университет. Ошибочно доставленная корреспонденция
пересылается отправителю.
Вся корреспонденция, получаемая Управлением, в том числе из
вышестоящих органов (с нарочным, ценная, заказная и т.п.), записывается
в журнале регистрации входящей корреспонденции.
Передача корреспонденции
в структурные подразделения
Университета производится под подпись.
6.3.3. Документы
сортируются
на
регистрируемые
и
нерегистрируемые согласно перечню (см. приложение № 5).
6.3.4. Документы, поступающие в структурные подразделения,
принимаются, учитываются и регистрируются должностными лицами, на
которых возложены указанные функции в структурных подразделениях.
Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном
подразделении, утверждается руководителем структурного подразделения
по согласованию с Управлением.
6.3.5. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность
адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствии документа или
приложения к нему составляется акт по форме, приведенной
в
28
приложении № 4 в двух экземплярах, один из которых прилагается к
полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и
прилагаются к документам когда адрес отправителя указан только на
конверте, дата документа и дата его отправки (согласно почтовому
штемпелю) имеют большие расхождения во времени, конверт необходим
в качестве оправдательного, подтверждающего документа.
6.3.6. Корреспонденция и документы для структурных подразделений
забираются в Управлении два раза в день (с 9.00 до 11.00 и с 14.00 до
15.00) работниками, ответственными за делопроизводство в структурном
подразделении.
Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы
и другие срочные документы доставляются работниками Управления
адресатам немедленно с указанием даты и времени получения.
6.3.7. Вся корреспонденция (письма и бандероли), за исключением
писем и бандеролей с пометкой «Лично», вскрываются. Документы,
адресованные руководству Университета, а также документы без указания
конкретного лица или структурного подразделения предварительно
рассматриваются Управлением, затем направляются руководству или в
структурное подразделение.
Предварительный просмотр документов производится в целях
распределения поступивших документов, не требующих обязательного
рассмотрения
руководством
Университета,
и
направляются
непосредственно в структурные подразделения,
ответственным
исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.
Конверты с пометкой «Лично» передаются адресатам без вскрытия.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых
документов
6.4.1. Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется Управлением в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства
Российской Федерации от 15.04. 2005 № 221.
Документы для отправки передаются в Управление полностью
оформленные, зарегистрированные, с указанием почтового адреса.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
29
Для отправляемой корреспонденции (письма, бандероли и мелкие
пакеты) работниками Университета составляются списки отправления
простой корреспонденции, заказной и ценной корреспонденции (список ф. 103).
Форма и образец заполнения списка для простой и заказной
корреспонденции приведены в приложении № 5.
6.4.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача
информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных
сообщений.
6.4.3. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются
работниками Управления завизированными, подписанными и с отметкой
о категории и виде отправления. Тексты телеграмм печатаются по
установленной форме (приложение № 5).
Текст телеграммы не должен превышать одного листа формата А4.
Текст должен излагаться кратко, четко, по возможности, без предлогов,
союзов и местоимений. Знаки препинания обозначаются «ЗПТ», «ТЧК»,
«ДВТЧ», «КВЧ», «СКВ», « НР», «ТИРЕ» и употребляются только в тех
случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения.
Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских торговых знаках
и марках, в нумерации домов, индексах документов. Конец телеграммы
заканчивается «ТЧК». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Телеграмма печатается без переноса слов, абзацев, исправлений в двух
экземплярах, из которых первый передается на телеграф почтовой связи, а
второй подшивается в дело структурного подразделения. Подпись в
телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность,
инициалы и фамилия должностного лица. Проект телеграммы визируется
руководителем структурного подразделения, подготовившего телеграмму.
6.4.4. Отправка документов из Университета осуществляется
средствами почтовой, электросвязи и курьерской связи.
6.5. Регистрация поступающих документов
6.5.1. Регистрация документов, поступающих в Университет,
осуществляется в системе «DocsVision» путем заполнения электронной
регистрационной карточки (далее – ЭРК).
На всех входящих документах, как правило, в правом нижнем углу
свободного поля ставится штамп с указанием даты поступления и
регистрационного номера.
Образцы формы регистрационных штампов приведены в приложении № 5.
6.5.2. Адресованные структурным подразделениям документы и
письма регистрируются в обязательном порядке в структурных
подразделениях.
30
6.5.3. Правительственная
корреспонденция
принимается
и
регистрируется в Управлении.
6.5.4. Прием и оперативная передача текстов факсограмм
осуществляется в приемной ректора Университета.
Факсограммы, поступающие в приемную ректора, передаются для
регистрации в Управление и вручаются адресатам в день приема, срочные
– немедленно.
6.5.5. При
приеме
и
отправке
факсограмм
необходимо
руководствоваться следующими требованиями:
документ должен быть завизирован исполнителем, проректором в
соответствии с делегированием отдельных полномочий, помощником
ректора – руководителем секретариата и/или руководителем структурного
подразделения;
ответственность за содержание передаваемой информации несут
проректор в соответствии с делегированием отдельных полномочий,
помощник ректора – руководитель секретариата и/или руководитель
структурного подразделения;
факсограммы на иностранном языке отправляются при наличии
перевода, заверенного в установленном порядке;
запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для
служебного пользования»;
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
с отметкой о времени отправки;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа
направляется
исполнителю
без
повторной
регистрации
(в
регистрационной карточке делается соответствующая отметка с указанием
даты поступления подлинника).
6.5.6. Контроль за использованием факсимильной техники возлагается
на приемные и секретариаты должностных лиц, руководителей
структурных подразделений Университета.
6.5.7. Прием и регистрация заявлений, обращений и жалоб граждан,
поступающих в адрес Университета, производится в управлении
делопроизводства и контроля с использованием системы «DocsVision».
6.5.8. Прием и регистрация заявлений, обращений и жалоб граждан,
поступающих в адрес структурного подразделения, производится
ответственным за эту работу работником структурного подразделения.
6.5.9. Прием и регистрация входящих и исходящих документов,
содержащих
служебную
информацию
ограниченного
доступа,
осуществляется первым отделом.
31
6.6. Порядок рассмотрения документов руководством
и доведения их до исполнителей
6.6.1. Документы передаются руководству в день их регистрации,
документы, имеющие пометку «Срочно» или «Вручить немедленно» –
передаются немедленно.
6.6.2. Входящие документы,
адресованные ректору,
после
регистрации в Управлении направляются в секретариат.
Входящие документы, адресованные ректору, но относящиеся к
компетенции проректоров и не требующие доклада ректору, после
регистрации направляются Управлением проректорам.
6.6.3. Рассмотрение документов производится руководством в день
их поступления (документы, поступившие с 10:00 до 16:00,
рассматриваются, как правило, в тот же день, поступившие после 16:00 –
на следующий день до 10:00).
После наложения резолюции руководителя (подписания, поручения)
документы передаются в Управление для передачи исполнителям, в ЭРК
документа вносятся соответствующие отметки.
Документы, поступившие непосредственно в приемную ректора,
проректорам или в структурные подразделения Университета, не имеющие
права самостоятельной регистрации, подлежат обязательной передаче на
регистрацию в Управление.
6.7. Учет и анализ объемов документооборота
6.7.1. Под объемом документооборота понимается количество
документов, поступивших в Университет и созданных за определенный
период времени (месяц, год).
6.7.2. Учет количества документов проводится по регистрационным
данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр
документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр
документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования
или тиражирования документа, в объеме документооборота не
учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по
учетным данным издательства Университета для определения загрузки
технических средств, расчета потребности в новом оборудовании.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и
прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
6.7.3. Учет
объемов
документооборота
ведется
в
целях
совершенствования организации работы с документами и расчета
оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
32
6.7.4. Анализ
объемов
документооборота,
структуры
документопотоков и содержания документов, поступающих в Университет
и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения
документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и
эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются
Управлением и представляются руководству в установленном порядке в
виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического
характера.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ «DOCS VISION»
7.1. На базе компьютерной сети Университета функционирует
система «DocsVision», которая позволяет:
осуществлять регистрацию поступивших в Университет документов,
содержащих информацию открытого характера;
осуществлять регистрацию внутренних документов;
осуществлять автоматизированный поиск документов по различным
критериям;
организовать контроль за своевременным исполнением поручений,
получать статистические справки (отчеты) о документообороте.
7.2. В системе «DocsVision» разрешается регистрировать документы
ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой
ДСП) и обращения граждан. Ввод текстов таких документов и обращений
граждан, их сканирование и распечатка в системе «Docs Vision»
запрещены.
7.3. Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку
документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
7.4. Отдел технической поддержки пользователей управления
информационных технологий осуществляет установку программного
обеспечения на рабочие места пользователей.
7.5. Для организации работы в системе «DocsVision» назначается
администратор системы, который: выполняет работы по настройке
системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре
Университета;
осуществляет актуализацию и проверку общих справочников системы,
консультирует пользователей системы «DocsVision»; обеспечивает
регистрацию пользователей в системе.
7.6. Организационно-методическое руководство по использованию
системы «DocsVision» осуществляет Управление.
33
7.7. В число пользователей системы «DocsVision» после прохождения
обучения включаются руководители структурных подразделений и
работники Университета, назначенные приказом ректора ответственными
за делопроизводство в структурном подразделении.
7.8. Пользователям системы «DocsVision» запрещается передавать
свои идентификаторы и пароли другим лицам.
7.9. Ответственность за организацию использования системы
«DocsVision» в Университете возлагается на начальника Управления, а
также на руководителей структурных подразделений.
7.10. Основной единицей хранения информации в системе
«DocsVision»
является регистрационная карточка документа (далее - РК документа).
Существует три типа РК документов:
РК входящих документов;
РК исходящих;
РК внутренних документов.
Каждая РК документа содержит заранее определенный набор
реквизитов.
7.11. Совокупность РК документов образует картотеку. В системе
«DocsVision» созданы основная картотека документов Управления и
картотеки документов каждого структурного подразделения.
7.12. Документы регистрируются в единой базе данных системы
«DocsVision» только один раз. При этом РК документа одновременно
доступна для работы пользователей, наделенных правом выполнять
конкретные функции как в папке, где документ был зарегистрирован, так и
в тех папках, куда он был направлен для исполнения или ознакомления.
7.13. Регистрация входящих документов,
поступивших в
Университет, осуществляется в основной картотеке управления
делопроизводства и контроля.
Входящие документы, адресованные структурным подразделениям,
регистрируются в структурных подразделениях.
7.14. Во время регистрации производится прикрепление к РК
документа соответствующего электронного образа (файла), а также, при
необходимости, заверение его электронной цифровой подписью (далее –
ЭЦП).
7.15. В системе «DocsVision» регистрация осуществляется:
- в управлении делопроизводства и контроля:
нормативных документов (положения, инструкции и др.)
приказов по основной деятельности;
распоряжений, подписанных ректором и/или проректором в
соответствии с делегированием отдельных полномочий;
информационных сообщений;
34
служебных, докладных записок, адресованных на имя ректора и
проректоров;
исходящей корреспонденции (письма), подписанной ректором,
проректорами и помощниками ректора;
входящей корреспонденции;
- в управлении кадров – приказов по личному составу работников;
- в управление
организационно-методического
обеспечения
образовательного процесса – приказов по личному составу студентов;
- в учебных структурных подразделениях (институты, колледжи,
отделения, филиалы):
распоряжений, подписанных директором института, колледжа,
отделения, филиала;
входящей корреспонденции;
исходящей корреспонденции;
- в структурных подразделениях (кафедры, департаменты, управления,
отделы):
- входящей и исходящей корреспонденции.
7.16. Снятие с контроля документов осуществляется работником
Управления после исполнения контрольного поручения ответственным
исполнителем путем проставления в поручении РК документа фактической
даты исполнения и заполнения поля «Решение».
7.17. В системе «DocsVision» обеспечивается сканирование документа
на бумажном носителе для получения его электронного образа (файла) и
размещения его в базе данных системы. Сканирование осуществляется при
регистрации документа на любом рабочем месте, оснащенном сканером.
Файл, содержащий электронный образ документа, прикрепляется к РК
соответствующего зарегистрированного документа.
7.18. Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов
центральной картотеки осуществляется в Управлении при регистрации в
системе «DocsVision».
7.19. При наличии электронного образа документа в базе данных
системы «DocsVision» вариант документа на бумажном носителе
исполнителям
не
рассылается,
за
исключением
случаев,
предусмотренных п.4.2.11. настоящей Инструкции.
7.20. Резолюции (поручения) ректора, проректора в соответствии с
делегированием отдельных полномочий, вводятся в РК документа
основной
картотеки работниками управления делопроизводства и
контроля.
7.21. Документ с поручением, поставленный на контроль
(контрольный документ), оформляется в системе «DocsVision» при вводе
резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле
«дата контроля»
его исполнителя и контролёра. РК контрольного
документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К».
35
7.22. В
системе
«DocsVision»
реализуется
процедура
предварительного согласования проектов документов
(приказы,
распоряжения).
7.23. Регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД)
создается работником Управления и/или работником структурного
подразделения с последующей передачей на «регистрацию». К РКПД
обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл).
Срок согласования (визирования) проставляется исполнителем с
учетом выходных дней (например, если исполнитель создал РКПД в
пятницу и определил срок согласования 3 рабочих дня, то в РКПД
необходимо указать 5 календарных дней). РКПД отправляется на
предварительное согласование сразу всем должностным лицам по списку,
введенному при регистрации. При наличии замечаний в ходе
предварительного согласования к РКПД прикрепляется соответствующий
файл (замечания оформляются в электронном виде).
Ответственный работник Управления готовит итоговые документы, а
при необходимости отправляет документ на повторное согласование.
После согласования проекта, документ (приказ, распоряжение)
визируется на бумажном носителе в установленном порядке.
7.24. Справочники
системы
«DocsVision»
обеспечивают
функционирование системы в соответствии с организационной структурой
и правилами делопроизводства. Справочники облегчают поиск
информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных.
«Справочник пользователей» задает набор функций и устанавливает
ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.
Структуру справочников определяет администратор системы
«DocsVision». Администратор осуществляет ведение всех справочников
системы «DocsVision» и проверяет правильность их заполнения.
Дополнение записей в «Справочник контрагентов» выполняется при
регистрации документа или редактировании реквизита РК документа, если
указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.
7.25. Ответственные работники управления кадров обязаны
предоставлять
информацию
о
кадровых
изменениях
для
корректировки справочников администратору системы «DocsVision».
7.27. Правила работы с электронными документами в системе
«DocsVision» приведены в приложении № 6.
8. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Контроль
исполнения документов устанавливается в целях
обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения
36
уровня организаторской и исполнительской дисциплины; осуществляется
на базе компьютерной сети в системе «DocsVision».
8.2. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с
контроля на основании предоставляемого отчета, направление
исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода
результатов исполнения документов, информирование руководителей в
целях своевременного и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах.
8.3. Все поступающие на имя ректора и в адрес Университета
документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат
контролю.
8.4. Контроль
исполнения
документов
строится
на
базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, исполнителям, группам документов, исполнению приказов,
распоряжений и поручений руководства Университета.
8.5. При постановке документа на контроль управлением
делопроизводства и контроля в правом верхнем углу документа
проставляется штамп «Контроль».
8.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних – с даты подписания (утверждения), а поступивших из других
федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений
граждан – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководством
Университета исходя из срока, установленного организацией,
направившей документ, или сроков, установленных нормативными
документами.
8.7. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку
«срочно» – исполняются в трехдневный срок;
имеющие пометку «оперативно» – в десятидневный срок;
без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок;
по парламентским запросам, запросам государственного органа,
органа
местного
самоуправления
или
должностного
лица,
рассматривающих обращения граждан, – не позднее чем через 15 дней со
дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы, Архангельского областного Собрания депутатов (депутатские
запросы) – в течение месяца со дня получения;
37
парламентские запросы Архангельского областного Собрания
депутатов – в течение пятнадцати дней со дня получения;
органов УВД, прокуратуры – в течение 10 дней со дня получения;
заявления, обращения граждан – до 30 дней со дня регистрации
письменного обращения;
по вопросам, связанным с защитой прав потребителей – до 10 дней с
регистрации письменного обращения.
Если последний день срока исполнения документов приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня,
предшествующему нерабочему.
Дата исполнения указывается в резолюции руководства Университета
и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ).
8.8. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководства
Университета, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее чем за три дня до истечения этого срока.
Продление
срока
исполнения
поручения
руководителей
Архангельской области, Правительства Архангельской области,
Архангельского областного Собрания депутатов, Министерства
образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по
надзору в сфере образования и науки допускается в исключительных
случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в
указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководство
Университета
представляет
автору
поручения
мотивированные
предложения о продлении срока с указанием планируемой даты
исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в
десятидневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения
срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель информирует управление делопроизводства и
контроля для внесения изменений и РКФ (новый срок, дата изменения,
подпись).
8.9. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:
управление делопроизводства и контроля – за выполнением
документов, поступивших в Университет, поручений руководства
Университета;
руководящие работники Университета, на которых возложен контроль
за исполнением поручений. Они несут личную ответственность за
своевременное выполнение поручений;
секретари руководства Университета – за исполнением поручений,
данных в протоколах совещаний руководства Университета;
38
ученый секретарь – за исполнением поручений, внесенных в
протоколы ученого совета;
ответственные за делопроизводство в структурном подразделении –
за исполнением документов, поступивших в структурное подразделение.
8.10. Руководители структурных подразделений обязаны ежедневно
рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской
дисциплины в отношении работы с документами:
поручениями
руководства Университета, а также документами, поступившими в адрес
структурного подразделения, требующими исполнения и подготовки
ответа.
8.11. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни,
увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль
исполнения документов, обязан передать другому работнику по
согласованию с непосредственным начальником все контролируемые
документы.
8.13. При передаче документов в структурные подразделения и
филиалы Университета после регистрации и письменного вынесения
резолюции ответственного руководителя оформляется регистрационная
карточка с указанием исполнителя, даты исполнения и личной
подписи.
Документ, поставленный на контроль, имеет особую отметку в
регистрационной
карточке.
Регистрационная
карточка
является
внутренним документом и хранится по месту регистрации документа в
течение пяти лет.
8.14. Проверка хода исполнения документа осуществляется до
истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем
порядке:
задания последующих лет – не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в
месяц;
задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до
истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них
фиксируются в РКФ.
8.15. Снятие документа с контроля осуществляется Управлением.
Делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело:
краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер),
свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в
котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
39
8.16. Снятие с контроля документа в структурном подразделении
осуществляется ответственным за эту работу в данном подразделении.
Делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело:
краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер),
свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в
котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.17. Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения поручений.
На документе и РКФ проставляется отметка об исполнении,
подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный
исполнитель), дата.
8.18. Управление еженедельно готовит сводные данные о состоянии
исполнительской дисциплины в Университете, на основании которых в
установленные сроки формируются оперативные и аналитические отчеты
для информирования руководства Университета.
Отчеты докладываются вместе с докладными записками
руководителей структурных подразделений, допустивших нарушение
сроков исполнения документов.
Форма отчетов и форма справок приведена в приложении № 6.
9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕНТА
(ведомственный архив)
9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
9.1.1. В Университете разрабатывается номенклатура дел –
оформленный в установленном порядке систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения, предназначена для
формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета
дел, определения сроков их хранения, является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и учета
временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При
составлении
номенклатуры
дел
структурного
подразделения следует руководствоваться Положением о структурном
подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурой дел за предшествующие годы.
9.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается
40
с архивным отделом, подписывается руководителем подразделения и
представляется в управление делопроизводства и контроля.
Руководитель вновь созданного структурного подразделения обязан
организовать работу по разработке номенклатуры дел подразделения и
представить в управление делопроизводства и контроля в месячный срок.
9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется Управлением
на
основании
номенклатуры
дел
структурных
подразделений,
согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) Университета, с
экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК) Агентства по делам
архивов Архангельской области и утверждается ректором Университета.
Сводная номенклатура дел согласовывается с Агентством по делам
архивов Архангельской области не реже одного раза в 5 лет.
В случае коренных изменений функций и структуры Университета
сводная номенклатура дел составляется и согласовывается ежегодно.
9.1.5. Сводная номенклатура дел Университета в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего
календарного года.
9.1.6. Сводная номенклатура дел Университета печатается в четырех
экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является
документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел
управления делопроизводства и контроля, второй используется в работе
управления делопроизводства и контроля,
третий в архиве
Университета, четвертый – в Агентстве по делам архивов Архангельской
области.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Университета
структурные подразделения получают выписки соответствующих её
разделов для использования в работе.
9.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел
являются
наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел
разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Университета.
9.1.9. В номенклатуру дел Университета включаются заголовки дел,
отражающие все документированные участки работы Университета.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляется индекс каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс обозначается арабскими цифрами и состоит из
цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового
номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения
(например:
12-06, где 12- обозначение структурного подразделения, 06 – порядковый
номер заголовка дела по номенклатуре). Для переходящих дел индекс
сохраняется.
41
В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для
однородных дел в разных структурных подразделениях, например:
«Приказы, распоряжения ректора. Копии» (01.2-01, 02.1-01,03.1-01).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры
дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их
взаимосвязь.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме, отражать
основное содержание и состав документов. Не допускается употребление в
заголовке дела
неконкретных формулировок («разные материалы»,
«общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных
синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела
употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о
проведении тематических выставок (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел,
содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например:
«Документы к протоколам заседания ученого совета Университета».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года
являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел структурного
подразделения следующего года с тем же индексом.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она велась.
В заголовках дел, содержащих переписку c однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями
Архивного
фонда
Российской
Федерации
научно-технической
документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются (например: «Переписка
об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования
управленческой деятельности»).
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним (например: «Переписка с ВНИИДАД по
вопросам научно-методической работы».
42
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены отчеты (планы), (например: «Годовой отчет о научноисследовательской работе за 2005 год»).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она
заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
Перечню.
В графе 5 «Примечание» указываются
названия перечней
документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, переходящих делах,
выделении дел к
уничтожению и др.
9.1.11. Если в течение года в структурных подразделениях возникают
новые документированные участки, они вносятся в номенклатуру. Для
вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные три номера.
9.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и
временного хранения.
9.2.Формирование дел и текущее хранение
9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов
внутри дел.
Дела в Университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных
подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.
Методическое
руководство и
контроль за правильным
формированием дел осуществляется управлением делопроизводства и
контроля.
При формировании дел должны соблюдаться следующие основные
правила:
дела постоянного и временного сроков хранения формируются
раздельно;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса,
формируются в одно дело;
в дело группируются документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
документы в делах систематизируются в хронологическом порядке,
документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом
43
(входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они
относятся.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле
нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе
с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т.д.
Распорядительные документы группируются в дела по видам в
хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными
документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного
документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях
и др.) формируются в отдельное дело.
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки и другие
документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и
отчествам.
9.2.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты:
наименование Университета, наименование структурного подразделения,
индекс дела, заголовок, начальная и конечная даты, количество листов в
деле, срок хранения.
Заголовок дела должен отражать основное содержание документов.
Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных
наименований Университета, структурных подразделений.
Заголовком дела переписки является формулировка, данная в
номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в
отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том
документа.
Начальной датой дела является дата самого раннего документа,
внесенного в дело, конечной датой – дата самого позднего документа.
9.2.3. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом
верхнем углу листа.
9.2.4. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела
хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела должны хранится в вертикальном положении, корешками
наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
44
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
9.2.5. Выдача дел подразделениям из архивного отдела производится
с разрешения управления делопроизводства и контроля под расписку. На
выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается
структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело
выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на
срок не более одного месяца.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения руководства Университета.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в
исключительных случаях с разрешения руководства Университета. В деле
остается заверенная копия документа и акт о выдаче подлинника.
9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
9.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения.
9.3.2. Для определения ценности документов, сроков их хранения и
отбора для включения на государственное хранение проводится
экспертиза.
С этой целью в Университете создается постоянно
действующая экспертная комиссия (далее – ЭК), состав и положение о
которой утверждаются приказом ректора Университета.
9.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в
структурных подразделениях совместно с ЭК Университета под
методическим руководством архива.
9.3.4. При
проведении
экспертизы
ценности
документов
осуществляется отбор:
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по
личному составу для передачи в архив;
дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) и дел с
пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях;
45
дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли,
подлежащих уничтожению.
9.3.5. Отбор документов для постоянного хранения производится на
основании законодательных и иных нормативных правовых актов
Российской Федерации и Архангельской области, перечней документов с
указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.
9.3.6. Заголовки дел в описи должны соответствовать видам
документов, находящихся в деле, с учетом заголовков дел в номенклатуре.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в
опись дел.
9.3.7. По завершении делопроизводственного года и результатам
экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в
установленном порядке. Оформление дел производится работниками,
ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при
методической помощи и под контролем архивного отдела.
9.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.
9.3.9. Полное оформление дела (см. приложение № 7) предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.3.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного
свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
9.3.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
допускается
хранить
в
скоросшивателях,
не
проводить
пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
9.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
9.4.1. После отбора документов к уничтожению, сроки хранения
которых истекли,
оформляются акты о выделении документов к
уничтожению (приложение № 7).
9.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок
хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например,
законченные в 2009 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть
включены в акт, составленный не ранее 01 января 2013 года).
46
9.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, как правило, составляется на дела структурных подразделений.
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении
документов к уничтожению производится после составления сводных
описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК Университета).
Согласованные
с экспертной комиссией акты утверждаются
руководством только после утверждения архивным отделом описей дел
постоянного хранения.
9.4.4. После утверждения руководством Университета акта о
выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку
(утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются
дата передачи, количество сдаваемых дел и масса макулатуры. После
уничтожения дел в акте проставляется соответствующая отметка.
9.5. Экспертиза ценности документов
9.5.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
9.5.2. Экспертиза ценности документов в Университете на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Университета.
9.5.3. Функции и права ЭК, а также организация работы определяется
положением, которое утверждается ректором Университета. Положение об
ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Агентством по делам
архивов администрации Архангельской области.
9.5.4. При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор
документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для
передачи в архивный отдел, отбор документов с временным сроком
хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих
дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.
9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения производится на
основании Перечней типовых документов с указанием сроков их хранения
и номенклатуры дел Университета путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов
принимает ЭК Университета.
47
9.5.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по
личному составу работников и студентов, а также акты о выделении к
уничтожению (приложение № 7).
9.5.7. Опись
дела
–
архивный
справочник,
содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и
предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись
представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)
нумерацией.
9.5.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу
работников; дела по личному составу студентов; на дела временного (до 10
лет) хранения описи не составляются.
9.5.9. В каждом структурном подразделении Университета описи на
дела постоянного срока хранения составляются ежегодно при
методическом руководстве архива. По этим описям документы сдаются в
архив Университета.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки архивным отделом сводной описи дел
Университета, по которой он сдает дела на государственное хранение в
Агентство по делам архивов Архангельской области.
9.5.10. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (приложение № 7) и представляются в архивный
отдел через три года после завершения дел в делопроизводстве.
9.5.11. Описательная статья описи включает следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс (тома, части);
заголовок; дату; количество листов; срок хранения.
9.5.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом,
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям (со ссылкой на необходимый акт), о наличии
копий и т.п.
48
9.5.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
9.5.14. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом и
утверждается руководителем подразделения.
9.5.15. Описи дел структурных подразделений Университета
составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с
делами в архив Университета, а второй остается в качестве контрольного
экземпляра в структурном подразделении.
9.5.16. Отбор документов к уничтожению и составление акта о
выделении их к уничтожению производятся после составления архивным
отделом сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Университета
одновременно. Согласованные с ЭК Университета акты утверждаются
начальником Управления
только после утверждения описей дел
постоянного хранения ЭПК Агентства по делам архивов Архангельской
области. После этого включенные в данные акты дела уничтожаются в
установленном порядке.
9.6. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение
9.6.1. В архивный отдел передаются дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов
производится по утвержденным описям дел.
9.6.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
передаются в архивный отдел не ранее чем через год и не позднее чем
через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на
хранение.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архивный отдел, как
правило, не подлежат. (Они хранятся в структурных подразделениях и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном
порядке).
9.6.3. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику,
составленному работниками архивного отдела, согласованному с
руководителями структурных подразделений и утвержденному
начальником Управления.
9.6.4. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив работником архивного отдела проверяется правильность
их формирования, оформления и соответствие количества дел,
49
включенных в опись, количеству дел заведенных в соответствии с
номенклатурой дел Университета.
9.6.5. Прием
производится работником архивного отдела в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих
экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела, дата приема-передачи, ставятся
подписи
работника архивного отдела и лица, передавшего дела.
Дела и описи сдаваемых документов доставляются в архивный отдел
сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом,
в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.
(Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу
их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.)
9.6.6. При
ликвидации
или
реорганизации
Университета,
структурного
подразделения
лицо,
ответственное
за
ведение
делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в
архивный отдел независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям и номенклатуре дел.
10. Изготовление, учет, использование, хранение
печатей, штампов и бланков документов
10.1. Обязательному учету подлежат:
в управлении делопроизводства и контроля:
- все виды печатей и штампов;
- бланки Университета с угловым и продольным расположением
реквизитов;
- бланки
структурных
подразделений
с
продольным
расположением реквизитов;
- командировочные удостоверения;
в управлении кадров:
- удостоверения личности;
- трудовые книжки.
в учебно-методическом управлении:
- бланки документов об образовании (дипломы и приложения к ним,
академические справки, дипломы о неполном высшем образовании);
- зачетные книжки,
- студенческие билеты.
10.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам используются гербовая печать и печати
структурных подразделений, если это предусмотрено Уставом
Университета и/или положениями структурных подразделений.
50
Гербовая печать с изображением Государственного герба Российской
Федерации используется на основании абзаца второго статьи 4
Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ
«О Государственном гербе Российской Федерации».
10.3. Оттиск гербовой печати ставится, как правило, на актах,
доверенностях,
договорах
и
соглашениях,
реестрах,
сметах,
удостоверениях, штатных расписаниях и других документах,
фиксирующих получение (расходование) денежных средств и
материальных ценностей.
Гербовая печать на документах проставляется работниками
управления делопроизводства и контроля для заверения подписи ректора,
проректоров, главного бухгалтера, а также других должностных лиц,
которым
приказом ректора Университета или доверенностью
предоставлены соответствующие полномочия.
10.4. В Университете могут использоваться печати структурных
подразделений (управление делопроизводства и контроля, управление
кадров и т.д.), печати для отдельных категорий документов («Для
пакетов», «Для договоров», «Для копий» и т.д.), а также металлические
выжимные печати для опечатывания помещений.
Простые
круглые
мастичные
печати
(без
изображения
государственной символики) ставятся на документах, подписанных или
утвержденных руководством подразделений, на копиях документов, либо
выписках из них для удостоверения их соответствия подлинникам.
Использование штампа факсимильной подписи при оформлении
подлинников запрещается.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и
исполнении документов, других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы
(приложение № 5).
10.5. На копиях документов проставляется круглая печать управления
делопроизводства и контроля.
10.6. Пользование простыми печатями и штампами разрешается
работникам, на которых приказом руководителя возложены указанные
полномочия.
10.7. Заказы на изготовление печатей, штампов и обеспечение
структурных подразделений Университета всеми видами бланков
осуществляются Управлением. Печати изготавливаются в служебных
целях строго ограниченном количестве. Решение о необходимости
изготовления печатей и их количестве принимает помощник ректора –
руководитель секретариата по согласованию с начальником Управления.
Заявки на изготовление печатей и их эскизы оформляются в
соответствующих
структурных
подразделениях,
подписываются
помощником ректора – руководителем секретариата, курирующим
51
вопросы делопроизводства, и
передаются в Управление, которое
размещает заказ на изготовление печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководства
Университета допускается изготовление дополнительных экземпляров
печатей.
10.8. Учет печатей и штампов, имеющихся в Университете, ведется
Управлением в специальном журнале (приложение № 7).
10.9. Выдача печатей, штампов структурным подразделениям
производится под расписку в журнале учета печатей и штампов.
10.10. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их
нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10.11. Ответственность за законность использования и надежность
хранения печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации возлагается на начальника Управления, ответственность за
законность использования и надежность хранения печатей и штампов в
структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
При смене ректора Университета, руководителя структурного
подразделения печати и штампы передаются вновь назначенному лицу по
акту приема-передачи с отметками в журналах учета.
10.12. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие
значение, подлежат возврату в Управление, где они уничтожаются по акту
с соответствующей отметкой в журнале учета.
Образец оформления акта приведен в приложении № 7.
10.13. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из
помещений Университета и структурных подразделений не допускаются.
Об утере печати и штампа незамедлительно ставится в известность
помощник ректора – руководитель секретариата, курирующий вопросы
делопроизводства, и начальник Управления.
Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении
должности обязан сдать их или передать по акту приема-передачи вновь
назначенному ответственному лицу.
10.14. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах
(сейфах).
10.15. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их
использования в структурных подразделениях проверяется первым
отделом и Управлением, ответственным за учет печатей (таблица 1).
Таблица 1 – Правила хранения и применения печатей, штампов и бланков
организации и предприятия
52
Наименование
1
Хранится
2
Гербовая печать
В управлении
делопроизводства и
контроля
Печати структурных
подразделений
Бланки,
употребляемые в
Университете
У ответственных,
назначенных в
структурных
подразделениях
В управлении
делопроизводства и
контроля;
У ответственных за
делопроизводство в
структурных
подразделениях
Применяется
3
На документах,
подписанных или
утвержденных
руководством
Университета, а также
на копиях и выписках из
этих документов
На документах,
подписанных или
утвержденных
руководством этих
подразделений, а также
на копиях и выписках из
этих документов
Документы,
подписанные
руководством
Университета
Документы,
подписанные
руководителем
структурного
подразделения
10.16. Бланки
выдаются
работникам,
ответственным
за
делопроизводство в структурных подразделениях Университета под
подпись в журнале выдачи бланков. Бланки документов используются
строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
10.17. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их
использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях и руководители подразделений.
10.18. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
10.19. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в управление
делопроизводства и контроля. Испорченные бланки уничтожаются в установленном
порядке.
________________
53
ПРИЛОЖЕНИЯ
54
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК
по оформлению документов
1. При подготовке документов (приказов, распоряжений, служебных
писем, протоколов и т.д.) необходимо учитывать особенности официальноделового стиля русского языка. Ему присуще использование слов только в
тех значениях, которые являются традиционными именно для деловых
документов, не нарушают их стилистического единообразия,
соответствуют общей стандартизации делового языка и признаются
нормой русского языка.
Норма – образцовое, общепринятое употребление слов,
словосочетаний, предложений.
2. Текст документа должен отвечать таким требованиям, как
точность, определенность формулировок, единообразие понятий и
терминов, в необходимых случаях – краткость и компактность изложения
материала.
Употребляемые понятия и термины должны соответствовать
понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые
регулируют данные правоотношения, в Уставе Университета.
3. В документах рекомендуется избегать (по возможности)
употребления сокращенных слов. Допускается использование только
общепринятых сокращений, при этом надо помнить, что насыщенность
текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон
документа.
Не допускается использование неофициальных наименований
федеральных органов власти, исполнительных органов государственной
власти Архангельской области, Министерства образования и науки
Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере
образования и науки, муниципальных образований, организаций и
предприятий.
Следует придерживаться единообразия в написании имен,
географических названий, терминов, должностей, организаций и т.д.
В положениях, уставах, правилах, порядках и т.д. допускается
сокращение в написании организаций, терминов, которое оформляется
следующим образом:
«Комиссия по проведению инвентаризации (далее – Комиссия) образуется …».
55
В небольших по объему текстах (до 4-х страниц) не рекомендуется
применять сокращения в написании организаций, в том числе в написании
исполнительных органов государственной власти Архангельской области.
4. Употребление прописных и строчных букв:
c прописной буквы пишутся:
Президент Российской Федерации;
Правительство Российской Федерации;
Председатель Правительства Российской Федерации;
Губернатор Архангельской области;
Государственная Дума Федерального Собрания Российской
Федерации;
Комитет Государственной Думы по бюджету и налогам;
Государственный совет Российской Федерации;
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральная миграционная служба;
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
Устав Архангельской области;
Устав Северного (Арктического) федерального университета;
Устав университета;
Архангельское областное Собрание депутатов;
Управление Федерального казначейства по Архангельской области;
Правительство Архангельской области;
Положение об управлении делопроизводства и контроля Северного
(Арктического) федерального университета;
Правила оформления документов;
Правила внутреннего распорядка.
Со строчной буквы пишутся:
полномочный представитель Президента Российской Федерации в
Северо-Западном федеральном округе;
заместитель Губернатора Архангельской области по социальным
вопросам;
уполномоченный по правам человека в Архангельской области;
министерство
здравоохранения
и
социального
развития
Архангельской области;
министр финансов Архангельской области;
руководитель агентства по печати и массовой информации
Архангельской области;
директор
департамента
делопроизводства
администрации
Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской
области;
комиссия Архангельского областного Собрания депутатов;
фракция «Единая Россия»;
глава администрации муниципального образования;
56
областной закон;
приказ (распоряжение, протокол);
приложение;
согласительная (межведомственная, координационная) комиссия;
ректор университета;
первый проректор по учебной работе университета;
ученый совет;
ректорат.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы
пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год,
День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
5. Употребление дефиса и тире.
Дефис – небуквенный орфографический знак, который используется
при написании слов (из-за, индекс-дефлятор) и графическом сокращении
слов (гр-н, р-н, ф-т.).
Тире (от французского tirer – тянуть) – длинная горизонтальная
черта, отделяемая пробелом от предшествующего и последующего слов.
Тире следует отличать от короткой черточки, которая со словом пишется
слитно
(без пробелов) и называется дефисом
Тире – важный графический показатель неполноты, пропуска слов в
предложении, например:
Наша задача – разрабатывать проекты правовых актов в соответствии с нормами
русского языка.
На граждан налагается штраф в размере 10 минимальных размеров оплаты
труда, на должностных лиц – 20 минимальных размеров оплаты труда.
Разработать проект указанной программы в январе – марте 2007 года… (но если
предложение несет в себе приблизительную, предположительную информацию,
вместо тире используется дефис: указанные результаты будут достигнуты за
полтора-два года).
Знак номера употребляется только с цифрами и отделяется от них
пробелом (желательно «неразрывным»): № 13.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но
не ставится перед порядковыми номерами глав, разделов, пунктов,
подпунктов, страниц, например: приложение № 2, раздел 3, пункт 4,
подпункт 3, страница 5 (но: абзац второй).
При множественных числах знак номера не повторяется: согласно
приложениям № 1, 6 и 8 (№ 1–3) к настоящему приказу.
В документах не рекомендуется употреблять знак процента (%), его
следует
прописывать
словом:
3 процента, 12 процентов, 45,5
процента.
Допускается написание знака процента % при оформлении таблиц.
57
6. Дробные числительные обозначаются буквенным способом (две
трети от общего числа присутствующих на заседании комиссии, одна
четвертая часть населения).
7. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами,
пишутся с наращением: 18-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь
строительства.
Падежное окончание в порядковых числительных по закрепившейся
традиции может быть:
а) однобуквенным,
если
последней
букве
числительного
предшествует гласный звук, например: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), 5-е
(пятое, пятые),
5-м (пятым, пятом), 5-х (пятых); неправильно: 5-ый, 5-ой,
5-ые, 5-ым, 5-ом, 5-ых;
б) двухбуквенным,
если
последней
букве
числительного
предшествует согласный звук, например: 5-го, 5-му, 30-ми (неправильно:
5-ого, 5-ому,
30-ыми).
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных
арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,
падежное окончание наращивается у каждого, например:
… советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных,
обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание
наращивается только у последнего, например:
Референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими
цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается
только у второго, например:
50 – 60-е годы, в 20 – 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые
числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав,
страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово
предшествует числительным, например:
В пункте 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, согласно
приложению № 6.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по
традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера
58
конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей,
годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX – XX века, XX столетие;
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал;
X Международный астрономический съезд;
XII Олимпийские игры;
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
8. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем
составе числительные, пишутся следующим образом: 50-летие, 3месячный, 10-дневный, 5-летний, 25-процентный,
2-этажный, 12квартирный,
(с дефисом и без пробелов).
9. Названия единиц измерения следует писать с пробелами между
цифрами и словами: 20 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров,
60 куб. метров, 20 млн. тонн.
10. Не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых,
разрывать цифровые обозначения правовых актов, переносить их на
другую строку или страницу (следует печатать на одной строке №
131-ФЗ,
№ 25-05-ОЗ, 25 октября, 50 000 рублей, 20 кг).
Не рекомендуется также отрывать инициалы имени и отчества от
фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
11. В проектах правовых актов, в служебных письмах в словах,
содержащих буку «ё», печатается буква «е». Букву «ё» рекомендуется
употреблять в следующих случаях:
1) в собственных именах, фамилиях, в географических названиях
(Шевелёв, Артём, Фёдоров, Вёшенская, Олёкма);
2) для предупреждения неправильного опознания слова (всё в
отличие от все, совершённый в отличие от совершенный);
3) для указания правильного произношения слова (приведённый,
унесённый, новорождённый, осуждённый).
12. Употребление кавычек.
Если в начале или конце текста встречаются внутренние или
внешние кавычки, то они должны различаться между собой рисунком,
то есть
необходимо употреблять так называемые «елочки» и «лапки», например:
…рекомендовать ОГУ «Издательский дом “Двина”»…
В повестку дня включен вопрос «О ходе реализации программы “Развитие
дошкольного образования”»… .
59
13. Слова и словосочетания, не
кавычками:
звезда ('известный человек, артист')
золото ('награда высшей пробы')
изюминка ('прелесть, острота')
белая зарплата, серая зарплата
черное золото, зеленое золото
голубое топливо
горячая линия
класс люкс
круглый стол
под ключ
сильный пол, слабый пол
телефон доверия
час пик
черный ящик.
требующие
выделения
Не заключаются в кавычки слова, следующие за словосочетанием
так называемый. Исключение составляют случаи, когда эти слова
употреблены в необычном или ироническом значении.
14. Все сокращения слов и наименований должны быть
общепринятыми, а их написание – унифицировано, например:
а) названия единиц измерения (при цифрах, без точек):
метр – м
миллиметр – мм
тонна – т
гектар – га
килограмм – кг
грамм – г
центнер – ц
секунда – с
б) различные обозначения:
область – обл.
район – р-н (при названии)
город – г.
поселок – пос.
село – с. (при названии)
деревня – дер.
проспект – просп.
площадь – пл.
улица – ул.
проезд – пр.
дом – д.
60
корпус – корп.
подъезд – под.
этаж – эт.
кабинет – каб.
комната – к.
год, годы – г., гг. (при цифрах)
тысяча – тыс.
миллион – млн.
миллиард – млрд.
рубль – руб.
железнодорожный – ж.д.
страница – с. (при цифрах)
таблица – табл.
другой (другие) – др.
пункт – п.
то есть – т.е. (без пробела)
и так далее – и т.д. (без пробела)
Москва, Санкт-Петербург и города, в названии которых есть слово
«город» (Новгород, Волгоград) буква г. не ставится. При склонении
названий
городов изменяется окончание, например: «совещание
в
г. Северодвинске», «прибыл в г. Коряжму».
15. Отбор лексики для официально-делового стиля предполагает
употребление слов в соответствии с их лексическим значением.
Неправильно выбранное слово из ряда разных по значению однокоренных
слов может исказить смысл, например: необходимо различать слова
представить – в значениях «предъявить», «выдвинуть, предложить»,
«познакомить» (представить паспорт, отчет, документы, справку,
представить факты, представить к ордену, представить нового
сотрудника) и предоставить – в значении «дать право осуществить чтолибо или обладать чем-либо, а также отдать в чье-то пользование»
(предоставить отпуск, слово, льготы, субсидии,
транспортные
средства, материалы для работы).
Следует правильно употреблять слова вносить – выносить. Если
необходимо вводить куда-либо, дополнять, изменять содержание,
структуру, состав чего-либо, представлять что-либо на рассмотрение,
утверждение, ставить на обсуждение, употребляется слово вносить
(внести на заседание ректората, вносится на заседание ученого совета).
Слова подпись и роспись также различаются по значению.
Подпись – собственноручно написанная фамилия (поставить
подпись), подпись под чем-либо (подписи под документом).
61
Роспись – орнаментальная или сюжетная живопись (архитектурная
роспись, хохломская роспись, роспись по дереву), распределение чего-либо
(роспись расходов).
Правильно: поставьте подпись, ознакомить под подпись
(допускается: под расписку).
Не рекомендуется использовать слова, относящиеся к разговорной
лексике (договора вместо договоры, нехватка вместо дефицит, переделка
вместо преобразование, командировочный вместо командированный).
Не следует также злоупотреблять иноязычными словами, например:
вместо слова пролонгирован уместно использовать слово продлен; вместо
презентовать – представить.
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его
смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима
экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются
финансовые расходы.
Слово «лимит» означает «предельная норма», поэтому
лимитируются выделяемые средства, а не расходы.
Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных
более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы
прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными. Не
рекомендуется: Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение
об увольнении В.В. Иванова незаконное. Правильно: Выводы комиссии
обоснованны и справедливы. Решение об увольнении В.В. Иванова
незаконно.
Неправильно:
в апреле месяце (названия месяцев говорят сами за себя);
польза от использования;
совместное сотрудничество;
следует учитывать следующие факторы;
тематические материалы на тему;
спросить вопрос;
коррективы и поправки;
свободная вакансия;
хронометраж времени;
незаконное растаскивание имущества (законного растаскивания
также не может быть);
существующие расценки завышены (несуществующие расценки не
могут быть ни занижены, ни завышены) и т.д.
16. Порядок слов в русском языке свободный, однако следует
избегать порядка слов, который становится причиной для вариативного
понимания написанного.
Не рекомендуется: Для формирования отчетности в конце года
уточняются показатели по отраслям экономики (непонятно,
62
показатели уточняются в конце года или формирование отчетности
происходит в конце года).
Правильно: Для формирования отчетности показатели по
отраслям экономики уточняются в конце года.
17. Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать
фразу, например: Учитывая изложенное, просим..., Принимая во
внимание сложившуюся ситуацию, считаем целесообразным...,
Руководствуясь приказом Минфина России, предлагаем... и т.д.
Неправильно: Изучая проблемы организации допризывной
подготовки, были получены интересные результаты.
Правильно: При изучении проблем организации допризывной
подготовки были получены интересные результаты.
18. Предлоги
благодаря,
согласно,
вопреки,
навстречу
употребляются только с существительными в дательном падеже:
согласно протоколу, приказу, распоряжению.
Предлог о употребляется с зависимыми существительными в
предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах, соглашение о
сотрудничестве и т.д.
Неправильно: Министр отметил о важности поставленной
проблемы (отметил важность). Это показывает о том, что мы
терпимо относимся к недостаткам (это показывает то…). Нет
сомнений о том, что проводимая Правительством работа актуальна и
важна (нет сомнений в том…).
При
подготовке
документов
рекомендуется
пользоваться
орфографическими, толковыми словарями, сайтом gramota.ru и
следующими справочниками:
Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический
справочник под ред. В.В. Лопатина. – М.: Эксмо, 2006.
Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной
правке. – М.: Рольф, 1996.
_____________
63
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
Утвержденные образцы бланков
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«СЕВЕРНЫЙ (АРКТИЧЕСКИЙ)
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ
М.В. ЛОМОНОСОВА»
(САФУ имени М.В. Ломоносова)
набережная Северной Двины, д.17,
г. Архангельск, Россия, 163002
E-mail: public@narfu.ru
http://www.narfu.ru
Тел./факс: 8(8182) 28-76-14
Телефон: 8(8182) 21-89-20
___________________№_______________
На №________________ от _____________
64
Образец бланка с продольным расположением реквизитов
Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
(САФУ имени М.В. Ломоносова)
Тел./факс: 8(8182) 28-76-14
Телефон: 8(8182) 21-89-20
E-mail: public@narfu.ru
_______________№_______
На №__________ от________
http://www.narfu.ru
наб. Северной Двины, д.17,
г. Архангельск, Россия, 163002
65
Образец бланка с угловым расположением реквизитов должностного лица
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»
(САФУ имени М.В. Ломоносова)
РЕКТОР
набережная Северной Двины, д.17,
г. Архангельск, Россия, 163002
E-mail: public@narfu.ru
http://www.narfu.ru
Тел./факс: 8(8182) 28-76-14
Телефон: 8(8182) 21-89-20
___________________№_______________
На №________________ от _____________
66
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
структурного подразделения
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»
(САФУ имени М.В. Ломоносова)
Управление бухгалтерского учета
набережная Северной Двины, д.17,
г. Архангельск, Россия, 163002
E-mail: public@narfu.ru
http://www.narfu.ru
Тел./факс: 8(8182) 28-75-67
Телефон: 8(8182) 21-89-61
ИНН/КПП 2901039102/290101001
ОГРН 1022900517793
_____________________№_______________
На №_______________ от _______________
67
Образец бланка с продольным расположением реквизитов
учебного структурного подразделения
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ
Тел./факс: 8(8182) 28-76-13
Телефон: 8(8182) 21-89-94
Е-mail: ie@narfu.ru
_______________№________
На №__________ от_________
http://www.narfu.ru
наб. Северной Двины, д.17,
г. Архангельск, Россия, 163002
68
Образец бланка приказа
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ПРИКАЗ
№_________
_________________
г. Архангельск
69
Образец бланка распоряжения
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№_________
_________________
г. Архангельск
70
Образец бланка протокола
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ПРОТОКОЛ
заседания ученого совета
№_______
___________________
г. Архангельск
Председатель
Секретарь
Присутствовали:
– И.О. Фамилия
– И. О. Фамилия
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации………
Докладчик – проректор по учебной работе……
2. О………
Докладчик ………..
1.СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – краткая запись выступления
И.О. Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 ……………
1.2 ……………
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ
Председатель ученого совета,
ректор
Ученый секретарь
Подпись
Подпись
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
71
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству
ПРАВИЛА
оформления реквизитов при подготовке документов
1. При подготовке организационно-распорядительных документов
реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»
с соблюдением
правил расположения на формате А4 углового и
продольного расположения реквизитов.
2. Логотип организации (03) помещается на бланке Университета в
соответствии с Уставом Университета.
3. Код организации (04) проставляется по Общероссийскому
классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а
также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица (05) проставляется в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6. Код формы документа (07) проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
7. Наименование организации (08) – должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
8. Справочные данные об организации (09) указываются в бланках
писем и включают индекс учреждения связи, почтовый адрес, номера
телефона и факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес
и другие сведения по усмотрению организации.
9. Наименование вида документа (10) проставляется на всех
документах (приказ, постановление, распоряжение, решение, акт и др.).
В письме наименование вида и разновидности документа не указывают.
Наименование вида документа включается в бланк соответствующего вида
документа или указывается составителем при подготовке документа.
10. Дата документа (11).
Датой документа является дата его подписания (приказы,
распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения
(инструкции, положение, правила, регламент, план, отчет и др.); для
72
протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события,
зафиксированного в документе.
Дата
документа
проставляется
должностным
лицом,
подписывающим или утверждающим документ, или управлением
делопроизводства и контроля при регистрации документа, или
непосредственно составителем при подготовке документа (докладная,
служебная записка, заявление и др.).
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой
документа является наиболее поздняя дата подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а
также
в документах, содержащих сведения финансового характера,
используется словесно цифровой способ оформления даты (29 сентября 2011
года), а в остальных случаях – цифровой способ написания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год –
четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 05 января 2010 года
следует писать: 05.01.2011 (неправильно: 05.01.11, 05.01.2011 г., 05.01.2011
года).
11. Регистрационный номер документа (12) состоит из его
порядкового номера, который можно дополнять, по усмотрению
организации, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер присваивается документу после его
подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии
с системой регистрации, принятой в Университете. Письма, подписанные
ректором, проректорами или помощниками ректора, регистрируются в
управлении делопроизводства и контроля.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в заголовочной части документа.
12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа
включается в состав реквизитов бланка письма,
проставляется
исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения о номере и дате
переносятся с поступившего документа.
13. Место составления (издания) документа (14) указывается с
учетом принятого административно-территориального деления, включает
только общепринятые сокращения.
73
14. Адресат (15) оформляется на письмах. В качестве адресата могут
быть организации, их структурные подразделения, должностные или
физические лица. При адресовании документа в органы власти, Министерство
образования и науки Российской Федерации, Федеральную службу по надзору
в сфере образования и науки, организацию или структурное подразделение
(без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном
падеже, например:
Министерство образования
и науки
Российской Федерации
или
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
или
ОАО «Архангельскоблгаз»
Бухгалтерия
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:
Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.Т. Петрову
При
адресовании
документа
руководителю
организации
наименование организации входит в состав наименования должности
адресата. Должность и фамилию лица, которому адресован документ,
указывают в дательном падеже.
При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией, например:
74
Ректору Санкт-Петербургского
государственного университета
Н.М. Кропачеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций
или
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать
обобщенно, например:
Ректорам (директорам) образовательных
учреждений, руководителям учреждений и
организаций, подведомственных
Минобрнауки России
или
Руководителям исполнительных органов
государственной власти
Архангельской области
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально
принятые сокращенные наименования органов государственной власти,
органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить
почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №
221.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в
федеральные органы государственной власти, территориальные органы
федеральных органов исполнительной власти Архангельской области,
Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральную
службу по надзору в сфере образования и науки, а также постоянным
корреспондентам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
«Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки
документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование,
затем почтовый адрес, например:
Учебно-методический центр
документирования и управления
2-й Смоленский пер., д. 1/4, стр. 1
Москва, 121099
75
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию,
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв.12
г. Котлас, Архангельская обл.,
165400
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, частному лицу – после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» предпочтительно центруются
относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
15. Гриф утверждения документа (16).
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности
лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
ректор университета
личная подпись
И.О. Фамилия
10.06.2010
или
УТВЕРЖДАЮ
первый проректор по учебной работе
личная подпись
И.О. Фамилия
10.06.2010
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При
утверждении
документа
специально
издаваемым
документом
(распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из
слова
УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ
или
УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего
документа в
творительном падеже, его даты, номера, например:
76
УТВЕРЖДЕН
приказом ректора университета
от 06.02.2011 № 5
16. Указания по исполнению документа (резолюция) (17) .
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются
непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или
на бланке резолюции соответствующим должностным лицом. В состав
резолюции входят следующие реквизиты: фамилия и инициалы
исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости),
срок исполнения, подпись, дата. Например:
Королёву Н.В., Федуловой Н.А.
Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2010
Подпись________ Дата __________
На документе не должно быть более четырех резолюций.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей,
ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым
в качестве соисполнителей. Первому лицу, указанному в резолюции,
предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.
17. Наименование документа (заголовок) (18) должен быть
кратким, точно передавать смысл текста и содержать ответ на вопрос, о
чем (о ком) издан документ, например: «О выделении…», «Об
изменении…» и т.д.
Заголовок
к тексту оформляется под реквизитами бланка,
составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих
текст небольшого объема (4–5 строк по 28–30 знаков в строке).
Заголовок
составляется
исполнителем,
готовящим проект
документа,
печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один
межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:
Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите прав
персональных данных работников университета
Приказ (о чём ?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего ?) внутреннего распорядка.
18. Отметка о контроле документа (19) проставляют на
документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа,
справа. Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или
штампом«Контроль».
К
контрольному
документу
обязательно
прикладывается контрольная карточка, где указываются исполнители,
сроки исполнения и задание.
77
19. Текст документа (20) должен быть кратким, ясным,
обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие
изложенной в нем информации. Текст документа излагается русским
литературным
языком
с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его
назначения в управленческой деятельности.
Текст печатается на расстоянии двух межстрочных интервалов
от заголовка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от
левой границы текстового поля.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части
указывают причины, основания, цели составления документа, во второй
(заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть, если
содержание документа не нуждается в пояснении, например: приказы –
только распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления –
просьбу, без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов,
выводы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и
строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается
более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих
граф.
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты, например:
В соответствии с Федеральным законом от 26.05.1997 № 6-ФЗ
«О повышении минимального размера оплаты труда » п р и к а з ы в а ю:
Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует
разбивать на разделы, подразделы, пункты.
В
распорядительных
документах
(приказ,
распоряжение),
действующих на принципах единоначалия, а также в документах,
адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого
лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу».
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил».
В совместных распорядительных документах текст излагают от
первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа:
«слушали», «выступили», «постановили».
78
В документах, устанавливающих права и обязанности Университета,
его структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица («отдел осуществляет функции»,
«комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,
«прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («университет не возражает»,
«университет считает возможным»).
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине
верхнего поля.
20. Отметка о наличии приложения (21).
Используется при оформлении сопроводительных писем и
приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам,
договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Приложения должны иметь все необходимые для документа
реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, количество листов и количество
экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:
Приложение: 1. Справка о …… на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ….. на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему,
всего на 30 л.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
79
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются
документы, содержащие информацию конфиденциального характера,
например служебную тайну, отметка о приложении оформляется
следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется
под текстом письма от границы левого поля.
На приложениях справочного характера к правовым актам,
правилам, инструкциям, положениям, планам программам, договорам и
другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе
приложения в правом верхнем углу с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение
к приказу ректора университета
от 06.02.2011 № 5
Если приложений несколько, они
нумеруются (приложение № 1,
приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
Если приложением к документу (например, к приказу) является
утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и
др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже
гриф утверждения документа, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом ректора университета
от 12.06.2011 № 125
Слово «Приложение» печатают без кавычек.
21. Подпись должностного лица (22).
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При использовании должностного бланка наименование должности
не указывается.
Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя
межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите
«Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один
80
межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной
строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией
(инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква
в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписывающего документ, например:
Исполняющий обязанности
ректора
личная подпись
И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего
(фиолетового) цвета.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой, в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Ректор
Главный бухгалтер
личная подпись
личная подпись
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами
равными по должности, но представляющими разные органы, подписи
располагают на одном уровне, например:
Заместитель Губернатора
Архангельской области
по инфраструктурному развитию
Заместитель Губернатора
Архангельской области
по социальным вопросам
личная подпись
личная подпись
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии,
например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
личная подпись
личная подпись
Н.В. Куликов
К.М. Артемова
В.И. Матвеев
В.К. Филатов
81
При подписании совместного документа руководителями разных
организаций первый лист оформляют не на бланке.
22. Гриф согласования документа (23).
Согласование проекта документа с другими государственными
органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются,
оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Гриф
согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты
согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись»
ближе к нижнему полю документа.
Проект документа может быть согласован непосредственно с
должностным лицом, например:
СОГЛАСОВАНО
проректор по строительству
Личная подпись
И.О. Фамилия
23.04.2010
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим
документом, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.03.2010 № 451-805
или
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания комиссии
по делам ветеранов при Губернаторе
Архангельской области
от 21.03.2010 № 12
Согласование
документа
осуществляется
со
следующими
организациями:
вышестоящими
органами
в
случаях,
предусмотренных
законодательством;
территориальными органами федеральных органов исполнительной
власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль
(надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);
Министерством образования и науки Российской Федерации;
Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки;
82
с подведомственными организациями;
с общественными организациями (при необходимости).
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для
расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования
прилагается».
Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования
(визирования).
23. Визы согласования документа (24).
Согласование документа предполагает визу, включающую в себя
подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
Начальник общего отдела
Личная подпись
А.С. Иванов
Дата
Наличие визы свидетельствует о том, что должностное лицо
ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются.
Начальник правового управления
Личная подпись
(расшифровка подписи)
дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают
к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Университете
(распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части
оборотной стороны последнего листа документа (допускается визы
проставлять на отдельном листе).
Для документа, подлинник которого отправляется из Университета,
визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.
На внутренних информационно-справочных документах (докладные,
служебные, аналитические записки, справки и др.) визы проставляются
на лицевой стороне последнего документа под подписью, ближе к
нижнему полю. Возможно оформление виз документа на отдельном листе
согласования. Допускается, по усмотрению руководителя структурного
подразделения, полистное визирование документа и его приложений.
83
24. Оттиск печати (25) является способом подтверждения
подлинности подписи должностного лица на документе.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и
исключительно в служебных целях. Решение о необходимости
изготовления печатей и их количестве принимает помощник ректора
–руководитель секретариата по согласованию с начальником
управления делопроизводства и контроля.
В случае служебной необходимости, по решению помощника
ректора –руководителя
секретариата,
допускается
изготовление
дополнительных экземпляров печатей.
Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных
законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Документы заверяют печатью Университета или структурного
подразделения.
Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба
Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства
Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
Технические
требования
к
печатям
с
воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р
51511-2001
«Печати
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Форма, размеры и технические требования».
Оттиск печати с изображением Государственного герба может
проставляться на следующих документах, требующих особого
удостоверения их подлинности:
- организационно-правового
характера
(положение,
штатное
расписание);
- содержащих разрешение заниматься определенным видом
деятельности (лицензия, свидетельство);
- удостоверяющих права отдельных лиц (доверенность);
- подтверждающих сведения персонального характера (справка);
- удостоверяющих соглашение двух или нескольких лиц (договор);
- определяющих
обязательства по выполнению определенных
действий (гарантийное письмо);
- фиксирующих факты приема-передачи денежных средств и
материальных ценностей (платежное поручение, акт).
Простые
круглые
мастичные
печати
(без
изображения
Государственного герба) ставятся на копиях документов для
удостоверения их соответствия подлинникам. Простой печатью заверяют
копии документов и выписки из документов, предназначенные для
представления в другие организации.
84
Печать ставится на свободном от текста месте, не должна
захватывать личную подпись должностного лица, может захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку
подлинности документа.
Порядок работы по учёту, использованию, хранению печатей и
штампов регулируется Положением, утвержденным ректором Университета.
25. Отметка о заверении копии (26).
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа)
подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа),
на свободном месте (ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит
«Отметка о заверении копии», включающий:
слово «Верно»;
наименование должности лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения;
печать (при представлении копии или выписки из документа в
другую организацию), например:
Верно
начальник общего отдела
Личная подпись
И.О. Фамилия
дата
М.П.
Реквизит «Отметка о заверении копии» может включать указание
о месте нахождения подлинника документа, например:
Подлинник документа находится в деле (наименование структурного подразделения)
№ _____ за ____ г.
Верно
ведущий специалист
И.О. Фамилия
дата
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются
и прошиваются (сброшюровываются), отметка о заверении копии
дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):
«Всего в копии ___л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый
лист многостраничной копии документа.
Копия документа заверяется печатью управления делопроизводства
и контроля.
85
Копии документов заверяются:
ректором, проректорами (в особых случаях гербовой печатью);
начальником управления делопроизводства и контроля (печать
структурного подразделения);
начальником управления кадров – документы, касающиеся кадровых
вопросов;
руководителем учебного структурного подразделения – документы,
касающиеся учебных вопросов;
ученым секретарем – документы, касающиеся научных вопросов
(научные труды и др.).
26. Отметка об исполнителе (27) включает инициалы и фамилию
(или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (при этом слово
«исполнитель» или «исп.» не печатается), например:
Петров Иван Васильевич
8(8182) 24-22-02
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке
об исполнителе указываются фамилия и номер телефона основного
исполнителя.
27. Отметка об исполнении документа (28) свидетельствует о том,
что работа над документом закончена.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит
из слов «В дело»; указания индекса дела, в которое помещается документ;
подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения;
даты,
например:
Ответ направлен
05.06.2010 № 01-13/184.
В дело 01.1-3.
Л.Д. Сомова
06.06.2010
или
Рассмотрено на заседании ректората.
Протокол от 02.06.2010 № 6.
В дело 06-12.
И.Н. Лапина
04.06.2010
Отметка об исполнении может быть дополнена ссылкой на дату
и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при
отсутствии такого документа – краткими сведениями об исполнении.
86
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его
в дело» проставляется на первом листе документа, ниже отметки
об исполнителе.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим
образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Учтено
при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.
28. Отметка о поступлении документа (29) содержит очередной
порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и
минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в
виде штампа в нижнем правом углу первого листа документа.
29. Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах,
содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному
виду конфиденциальной информации. (Виды конфиденциальной
информации установлены Указом Президента Российской Федерации
от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений
конфиденциального характера».) В соответствии с Положением о порядке
обращения со служебной информацией ограниченного распространения в
федеральных
органах
исполнительной
власти
(утверждено
Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994
года № 1233) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих
информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: «Для служебного
пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа
документа и может дополняться номером экземпляра документа.
87
Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
Правила
оформления отдельных видов документов
Приказ, распоряжение
1. Приказ (распоряжение) печатаются на бланках установленной
формы размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование учредительной организации.
Наименование университета по Уставу.
Вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ).
Дата – печатается от левой границы текстового поля, оформляется
словесно-цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита, как
правило, двумя межстрочными интервалами.
Регистрационный номер – оформляется на уровне написания даты,
состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, печатается от правой
границы тестового поля, например:
15 марта 2010 г.
№ 35
Место составления (издания) документа – отделяется от
предыдущего реквизита одним интервалом, допускается использование
размера шрифта
№ 12.
Заголовок к тексту (наименование документа) – должен кратко и
точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок
печатается полужирным шрифтом через один
межстрочный интервал, обычно отделяется одним-двумя интервалами,
выравнивается по центру, печатается размером шрифта № 12, например:
О порядке подготовки и оформления документов
в университете
Текст – отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и
печатается размером шрифта № 14 через 1-1,5 интервала от левой
границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от
левой границы текстового поля.
88
Текст обычно состоит из двух частей – констатирующей
(преамбулы) и распорядительной (в распоряжениях и приказах).
В констатирующей части кратко излагаются цель и задачи, факты и
события, послужившие основанием или причиной для издания документа.
Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во
исполнение», «в связи» и др.
Если документ издается на основании
другого документа, то в констатирующей части указывается его
наименование и наименование органа, издавшего документ, дата,
регистрационный номер и заголовок.
В приказах – слово «п р и к а з ы в а ю:»; в распоряжениях –
слова «п р е д п и с ы в а ю:», «п р е д л а г а ю:», «о б я з ы в а ю:»
печатаются строчными буквами в разрядку.
Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве
исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные
должностные лица.
Если документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то в нем должна быть ссылка на
отменяемый документ или пункт документа с указанием его даты, номера и
заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим
силу…».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится
приказ, включаются в указатель рассылки.
Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст
содержит только распорядительную часть;
визы – включают должности визирующих, личные подписи,
расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне
последнего листа распоряжения, приказа собственноручно должностным
лицом, должности и расшифровка подписей печатается размером шрифта
№ 12;
подпись должностного лица – состоит из наименования должности
лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи
(инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой
границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы
текстового поля. Руководитель подписывает только первый экземпляр
приказа,
распоряжения,
то
есть
подлинник,
оформленный
на соответствующем бланке. Подлинник после регистрации подшивается
в дело.
2. Подлинники приказов, распоряжений печатью не заверяются (т.к.
они являются внутренними документами). Копии
распоряжений,
приказов, отправляемые в соответствии с листом рассылки, заверяются
начальником отдела делопроизводства. Если копия документа выдается
89
для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии
должна быть оформлена соответствующим образом и обязательно заверена
печатью.
3. Приложения к распоряжениям (приказам) визируются теми же
лицами, что и проект постановления, распоряжения, приказа.
4. Внесение изменений в подписанные приказы, распоряжения не
допускается.
5. Совместные распоряжения, приказы печатаются на стандартных
листах бумаги формата А4. В этом случае:
наименования организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ)
располагается центрованным способом;
дата совместного документа – единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер состоит из регистрационных номеров,
присвоенных
документу
каждым
исполнительным
органом,
проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей располагаются ниже текста на одном
уровне.
90
Образец оформления приказа
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ПРИКАЗ
№_________
_________________
г. Архангельск
Об Инструкции по делопроизводству
В целях упорядочения работы с управленческой документацией и
приведения ее в соответствие с действующими нормативными
актами
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Северном (Арктическом) федеральном университете имени М.В. Ломоносова и
ввести ее в действие с 01 декабря 2010 года.
2. Всем работникам университета руководствоваться Инструкцией
по делопроизводству при подготовке управленческих документов и
организации работы с ними. Ответственные – руководители структурных
подразделений, срок – постоянно.
3. Издательству
университета
(И.О.Фамилия)
обеспечить
тиражирование Инструкции по делопроизводству в срок до 20 ноября 2011
года.
4. Управлению делопроизводства и контроля (И.О. Фамилия)
обеспечить методическую помощь работникам университета в целях
своевременного и правильного применения положений Инструкции.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника
управления делопроизводства и контроля И. О. Фамилия.
Ректор
И.О. Фамилия
91
Образец оформления распоряжения
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№_________
_________________
г. Архангельск
О списании компьютерной и иной оргтехники
Для утилизации списанной компьютерной и иной оргтехники в
университете п р е д п и с ы в а ю:
1. Запретить
материально-ответственным
лицам
структурных
подразделений университета самостоятельную утилизацию компьютерной
и иной оргтехники.
2. Руководителям
структурных
подразделений
совместно
с
материально-ответственными лицами в срок до 30 сентября 2010 года
подготовить к сдаче списанную компьютерную и иную оргтехнику,
которая подлежит утилизации.
3. Материально-ответственным лицам обеспечить доставку и сдачу
списанной компьютерной и иной оргтехники.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на
начальника управления информационных технологий И.О. Фамилия.
Ректор
И.О. Фамилия
92
Форма листа рассылки
ЛИСТ РАССЫЛКИ
приказов, распоряжений
(дата и регистрационный индекс)
(наименование документа)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Наименование управления, отдела, куда направлен документ
Кол.
экз.
Дата
и расписка
в
получении
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Фамилия, имя, отчество
(полностью)_________________________________________
_______________________________, номер телефона исполнителя ___________
Дата ____________ 20____ г.
93
Образец заполнения листа рассылки
ЛИСТ РАССЫЛКИ
распоряжения
23.02.2011 № 23
(дата и регистрационный индекс)
О списании компьютерной и иной оргтехники
(наименование документа)
Наименование управления, отдела, куда направлен документ
1. Структурные подразделения
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Иванова Мария Петровна,
номер телефона исполнителя 6-60. Дата 31 января 2010 года.
Кол.
экз.
1
Дата
и расписка
в
получении
94
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
приказа о штатах учебно-вспомогательного персонала
Проект приказа вносит:
_______________________________________
(наименование структурного подразделения)
Исполнитель:
_______________________________________
(фамилия, инициалы)
Тел. ___________________(вн. ______)
Согласовано:
Первый проректор по учебной работе
И.О. Фамилия
Проректор по учебно-методической работе
И.О. Фамилия
Проректор по безопасности и кадрам
И.О. Фамилия
Проректор по экономическим и финансовым вопросам
И.О. Фамилия
Помощник ректора – руководитель секретариата
И.О. Фамилия
Начальник управления экономики
И.О. Фамилия
Начальник правового управления
И.О. Фамилия
95
Образец оформления виз (внутреннее согласование)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
приказа о штатах учебно-вспомогательного персонала
Проект приказа вносит:
Управление экономики
Исполнитель:
Фамилия И.О.
00-00-00 (0-00)
Согласовано:
Первый проректор по учебной работе
И.И. Иванов
Проректор по учебно-методической работе
А.О. Петров
Проректор по безопасности и кадрам
И.Л. Сидоров
96
Протокол
Протоколы оформляются на бланках установленной формы или на
листах бумаги А4.
Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме
(опускается ход обсуждения вопроса, фиксируется только принятое по
нему решение). Протокол имеет следующие реквизиты:
наименование учредителя;
наименование университета по Уставу;
наименование вида документа.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита
одним межстрочным интервалом и выравнивается по центру, например:
ПРОТОКОЛ
заседания ректората
или
ПРОТОКОЛ
совещания у проректора по экономике и финансам
И.О. Фамилия
Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через
2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака
«№» и порядкового номера протокола. Пишется на одной строке с датой.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного
года.
Место проведения заседания, совещания
печатается через
один межстрочный интервал после реквизитов «дата» , « номер» и выравнивается по
центру (печатается размер шрифта № 12), например:
ПРОТОКОЛ
заседания ученого совета лесотехнического института
02.10. 2011 г.
№ 1
г. Архангельск
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших
участие в заседании.
97
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут
прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой,
принятой в Университете.
Номер протокола совещания может состоять из знака «№», инициала
имени и фамилии председательствующего, индекса структурного
подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также
порядкового номера протокола в пределах календарного года, например:
№ СА–14пр или МЗ–12.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя,
секретаря, присутствовавших на заседании и приглашенных.
Вводная часть начинается сразу после заголовка через 2
межстрочных интервала от границы левого поля с прописной буквы
пишется слово «Председатель», после тире указываются фамилия и
инициалы председателя. Также оформляется слово «Секретарь».
С новой строки от границы левого поля печатается слово
«Присутствовали»
ставится двоеточие и перечисляются фамилии
(фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке).
Фамилии постоянных членов коллегиального органа перечисляются
в алфавитном порядке без указания должностей. Если количество
присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список
(является неотъемлемой частью протокола), например:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается).
Вводная
часть
заканчивается
повесткой
дня,
вопросы
перечисляются в порядке их значимости, с указанием докладчика по
каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской
цифрой, наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об») и
отвечает на вопрос «о чем?». Арабская цифра печатается от границы
левого поля. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» располагаются центровано, после
них ставится двоеточие.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого протокола строится по схеме:
СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый
к протоколу текст).
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер вопроса в
соответствии с повесткой дня.
Фамилии, инициалы докладчика и выступавших в прениях
указываются с новой строки, с абзаца (наименование должности
докладчика не указывается т.к. указано в повестке дня), а после фамилий
выступивших в прениях рекомендуется указывать должности. После
98
фамилии докладчика или выступившего через тире записывается
содержание вопроса или указывается: «Текст доклада (выступления,
сообщения) прилагается».
ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные
вопросы и ответы).
Каждую фамилию выступающих печатают с новой строки в
именительном падеже.
После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и
ответы в порядке поступления. Например:
Вопрос. Какие документы были подготовлены?
Ответ. Бухгалтерские и проект распоряжения.
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Решения, выработанные на совещании, формулируются согласно
модели для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок
исполнения.
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в
полном соответствии с формулировкой, принятой на заседании. Решение
может содержать один или несколько пунктов, которые располагают по
значимости, каждый из них нумеруются.
Если в протоколе фиксируется решение об утверждении какого-либо
документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот
документ, а сам документ должен быть приложен к протоколу.
Слова
«СЛУШАЛИ»,
ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)» печатают от границы левого поля прописными буквами,
каждое с новой строки и заканчивают двоеточием (таким образом, они
зрительно разбивают текст).
В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно,
в протоколах указываются результаты (итоги) голосования по каждому
пункту отдельно (количество голосов «за», «против», «воздержавшихся» и
не участвовавших в голосовании).
Подписи. Подписи отделяются от текста двумя-тремя межстрочными
интервалами, включают наименование должности, личную подпись,
расшифровку подписи. Наименование должности печатается от левой
границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной
строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией,
последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
99
Протокол оформляет секретарь заседания. Юридическую силу
протокол приобретает при наличии двух подписей: председателя и
секретаря (в отдельных случаях протоколы подписываются только
председателем
или
председательствующим
на
заседании).
Законодательством предусмотрены также случаи подписания протокола
всеми членами органа, принимающего решения.
Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается
секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным
номенклатурой дел.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной
части указываются
фамилии и инициалы председательствующего
(председателя), секретаря и присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после
слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии и инициалы
присутствующих, а справа от фамилий и инициалов – их должности.
Присутствовали:
Фамилия И.О.
–
проректор по учебно-методической работе
Фамилия И.О.
–
помощник ректора
В основной части протокола указывается номер вопроса в
соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, печатается центровано
и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не
более одного интервала. Под чертой указываются фамилии докладчика и
должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Первой
печатается фамилия основного докладчика, а фамилии выступавших – в
порядке их выступления. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. Протоколы заседаний ректората, оперативных и еженедельных
совещаний могут подписываться только председательствующим на них.
В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части
текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня,
по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты
бланка, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В
этом случае название документа будет оформлено как «ВЫПИСКА ИЗ
ПРОТОКОЛА».
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее
заверяет. Заверительная надпись состоит из слова «Верно», указания
100
должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки
подписи, даты.
Если выписка из протокола дается для представления в другую
организацию, то она подписывается председателем и секретарем,
заверяется печатью.
Образцы оформления протокола и выписки из протокола приведены
ниже.
________________
101
Образец оформления протокола
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ПРОТОКОЛ
заседания ученого совета университета
30.03.2011 г.
№3
г. Архангельск
Председатель
– Фамилия И.О.
Секретарь
– Фамилия И.О.
Присутствовали: 40 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Отчет о профориентационной работе за 2009/2010 учебный год.
Докладчик – должность и ФАМИЛИЯ И.О.
2. Об утверждении тем исследований аспирантов и тем
диссертационных соискателей и аспирантов (список прилагается)
Докладчик – должность и ФАМИЛИЯ И.О.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О., директор инновационного центра – сообщила о
проделанной работе (презентация доклада прилагается).
Ученый совет отмечает, что в 2009/2010 учебном году
профориентационная работа в университете являлась одним из
приоритетных направлений и велась в соответствии с утвержденным
планом. Вся профориентационная работа нацелена ………..
ВЫСТУПИЛИ:
ФАМИЛИЯ И.О. – должность.
ВОПРОСЫ:
1.1. Фамилия И.О., председатель: Как коррелируют две цифры 40%
желающих поступить в университет и 20 % желающих сдать физику?
Докладчик – В последнее время школы ……..
1.2. Фамилия И.О,. проректор по учебной работе – Какова причина
отъезда более 40 % будущих абитуриентов в другие города России? Может
что-то поменять в направлениях, специальностях институтов?
Докладчик – Недостаточная рекламная кампания работодателей.
102
1.3. Фамилия И.О., зам.директора института – Есть ли прогноз
притока абитуриентов из других регионов России?
Докладчик – Пока нет, но попробуем сделать в следующем году.
ПОСТАНОВИЛИ/РЕШИЛИ:
1.1. Информацию о профориентационной работе в университете
принять к сведению.
1.2. Обсудить
на
ученых
советах
институтов
планы
профориентационной работы на 2010/2011 учебный год. Планы
представить в центр дополнительного образования в срок до 30.09.2010.
1.3. Доработать и обновить информацию, размещенную на сайтах
факультетов и институтов в срок 11.06.2010.
1.4. Контроль за исполнением решения ученого совета возложить на
директора Фамилия И.О.
2. СЛУШАЛИ:
И.О., проректор по научной работе – информировал об утверждении
тем диссертаций соискателей и аспирантов (список прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить темы диссертаций соискателей и аспирантов.
Председатель ученого совета,
ректор
Ученый секретарь
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
103
Образец оформления краткого протокола
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ПРОТОКОЛ
совещания у проректора по строительству
(Фамилия И.О.)
25 сентября 2010 г.
№ ______
г. Архангельск
Присутствовали:
Фамилия И.О.
–
начальник строительного отдела
Фамилия И.О.
–
начальник проектного отдела
Фамилия И.О.
–
начальник эксплуатационного отдела
О реконструкции здания по ул.Северодвинской,14
______________________________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1. Принять к сведению информацию начальника строительного отдела
Фамилия И.О.
2. Поручить начальнику проектного отдела (Фамилия И.О.)
подготовить план реконструкции здания в срок (указывается срок).
Проректор по строительству
Фамилия
Подпись
И.О.
104
Образец оформления выписки из протокола
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
ученого совета университета
30 марта 2010 г.
№3
г. Архангельск
Председательствующий – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: 40 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. Об утверждении Положения……
Выступление (указывается должность и наименование подразделения)
Фамилия И.О. прокомментировал, что Положение обсуждалось на заседании….,
прошло все необходимые согласования в структурных подразделениях
университета. Замечания приняты и исправлены.
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – в своем выступлении прокомментировал, что Положение
обсуждалось на заседании…., прошло все необходимые согласования в
структурных подразделениях университета. Замечания приняты и исправлены.
ПОСТАНОВИЛИ:
2. Утвердить Положение о ………
Голосовали: единогласно.
Председательствующий
И.О. Фамилия
Секретарь
И.О. Фамилия
Верно
Секретарь
Подпись
И.О. Фамилия
105
Акт
Акт в большинстве случаев нуждается в утверждении, поэтому
предпочтительнее использовать бланк с угловым расположением
реквизитов.
Наименование
организации-автора
должно
соответствовать
государственной регистрации, учредительным документам, положению об
организации.
Наименование вида документа (АКТ) отделяется от предыдущего
текста 2–3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами,
(допускается печатать вразрядку), выделяется полужирным шрифтом и
выравнивается по центру.
Датой акта является дата его составления, а время события или
факта, отражаемого в документе, оговаривается в тексте. Акт вступает в
силу с даты утверждения.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера акта и
может дополняться сведениями, установленными в организации (индексом
дела по номенклатуре, буквенным обозначением и др.).
Место издания должно соответствовать месту актируемого события.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом
«акт» (например: акт проверки, акт списания), но иногда начинается
с предлога «О» («Об), например: акт о выделении к уничтожению
документов, о завершении работ.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита
двумя
межстрочными интервалами, печатается без абзаца от левого поля
документа через один
межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце
заголовка не ставится.
Текст акта отделяется от заголовка двумя межстрочными
интервалами, состоит из двух частей: вводной и основной
(констатирующей).
Вводная часть текста акта начинается словом «Основание», после
которого указывается наименование распорядительного документа,
послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и
заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже,
например:
Основание: приказ ректора университета от 25.03.2010 № 39
«О проведении инвентаризации вычислительной и организационной
техники».
С новой строки от левой границы текстового поля печатается слово
«Составлен», ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и
инициалы составителей или состав членов комиссии. При перечислении
106
лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования
должностей
с обозначением организаций, фамилий и инициалов в именительном
падеже.
Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов
комиссии располагаются в алфавитном порядке. Если кроме членов
комиссии присутствуют другие участники, их перечисляют в алфавитном
порядке с новой строки. Слова «Председатель», «Члены комиссии»,
«Присутствовали» печатаются
с прописной буквы от левой границы
текстового поля.
Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца.
В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной
составителями акта, установленные факты, а также выводы и заключения.
Текст основной части при необходимости может быть разбит на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных
экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они
направлены. Количество экземпляров акта определяется количеством
заинтересованных
сторон
или
нормативными
документами,
регламентирующими составление акта, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экземпляр – проректор по экономическим и финансовым
вопросам, 2-й экземпляр – управление бухгалтерского учета.
Подписи отделяются от текста двумя-тремя межстрочными
интервалами. Акт подписывается председателем комиссии и всеми
членами комиссии.
Подписи располагаются в той же последовательности, как и вводной
части, но без указания должности. Член комиссии, не согласный с
выводами комиссии, также должен подписать акт с пометкой «Замечания
прилагаются». Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном
листе и прилагается к акту.
С актами проверок, ревизий знакомят всех лиц, деятельность
которых они затрагивают. При этом в акте после подписей членов
комиссии ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи,
расшифровки подписей и даты».
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой
страницы акта и оформляется в соответствии с установленными
правилами. Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое
печатается прописными буквами, наименование должности лица,
утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату. Все составные части
реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Образцы оформления актов прилагаются.
107
Образец оформления актов
Общий отдел
УТВЕРЖДАЮ
ректор университета
АКТ
И.О. Фамилия
22.07.2010
12.07.2010 № 12
г. Архангельск
проверки сохранности документов
в архиве университета
Основание: приказ ректора университета от 01.07.2010 № 14 «О
проведении проверки сохранности документов в архиве университета».
Составлен комиссией:
Фамилия И.О.
- помощник ректора, курирующий вопросы
делопроизводства и документационного обеспечения
управления, председатель.
Фамилия И.О. - начальник отдела;
Фамилия И.О. - ведущий специалист.
Присутствовали: старший специалист 1 категории Селезнёва Е.В.
10 июля 2010 года комиссия провела проверку организации и условий хранения
документов в архиве университета. В ходе проверки было выявлено:
1. Документы в архиве хранятся на стеллажах, в делах,
сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
2. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов
не установлено.
Таким образом, фактов, свидетельствующих о нарушении действующих
нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления, не
выявлено.
Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива,
оборудовав его стеллажами.
Акт составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. – общий отдел;
2-й экз. – архив университета;
3-й экз. – в дело № 03-08.
Председатель комиссии:
Подпись
Н.В. Титов
Члены комиссии:
Подпись
Т.И. Смирнова
Подпись
Е.Л. Конева
С актом ознакомлены:
108
Управление делопроизводства и контроля
АКТ
05.06.2010
№2
Комиссия в составе начальника управления делопроизводства и
контроля И.О. Петровой, документоведа 1 категории И.И. Ивановой
05 июня 2010 года при вскрытии пакета (конверта)
________________________________________________________________
(наименование организации)
установила (обнаружила), что в нем не оказалось (отсутствуют листы
№ ____, приложения)
_______________________________________________.
Подпись
И.О. Фамилия
Подпись
И.О. Фамилия
Настоящий акт составлен в трех экземплярах:
1-й экз. – организации-отправителю;
2-й экз. – директору департамента;
3-й экз. – в дело.
_________________
109
Оформление записок (служебная, объяснительная, докладная)
Обязательными реквизитами записок (докладная, объяснительная,
пояснительная, служебная записки) являются: наименование структурного
подразделения – автора документа, вид документа, дата документа,
регистрационный номер (если в структурном подразделении ведется учет
внутренних информационно-справочных документов), название документа
(заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк, адресат, подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки
при необходимости визируются заинтересованными должностными
лицами.
Предпочтительнее при оформлении докладной записки пользоваться
угловым расположением реквизитов.
Наименование вида документа пишется прописными буквами
(ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА,
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА,
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через два-три межстрочных
интервала после наименования структурного подразделения.
Дата и регистрационный номер записки пишутся в одной строчке.
Дата оформляется арабскими цифрами, например: 24.03.2010 (регистрация
записок
ведется
отдельно
от
других
документов,
если
в структурном подразделении ведется учет внутренних информационносправочных документов).
Адресат оформляется в правом верхнем углу.
Заголовок к записке должен кратко отвечать на вопрос «О чем?».
Образцы оформления записок прилагаются.
110
Образец оформления докладной записки
Управление делопроизводства и
контроля
Ректору университета
И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Заголовок («О» или «Об»)
Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю
устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные
эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую
модель.
Должность
Подпись
И.О. Фамилия
111
Образец оформления служебной записки
Управление делопроизводства и
контроля
Ректору университета
И.О. Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Заголовок («О» или «Об»)
Текст (например, информирование об увеличении
документооборота, анализ причин, предложения по решению проблемы и
т.д.).
Должность
Подпись
И.О. Фамилия
112
Образец оформления объяснительной записки
Управление делопроизводства и
контроля
Ректору университета
И.О. Фамилия
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Заголовок («О» или «Об»)
Текст (объяснение причины невыполнения какого-либо
распоряжения, приказа, устного указания).
Должность
Подпись
И.О. Фамилия
113
оформление согласований и резолюций виз (методом опроса)
Первый проректор по учебной работе
И.О. Фамилия
Проректор по учебно-методической работе
И.О. Фамилия
Проректор по научной работе
И.О. Фамилия
Проректор по безопасности и кадрам
И.О. Фамилия
Проректор по инновационному развитию
И.О. Фамилия
Проректор по экономическим и финансовым
вопросам
И.О. Фамилия
Проректор по инфраструктурному развитию
И.О. Фамилия
Проректор по социальным вопросам и
воспитательной работе
И.О. Фамилия
Проректор по международному сотрудничеству
И.О. Фамилия
Проректор по строительству
И.О. Фамилия
Помощник ректора - руководитель
секретариата
Помощник ректора
И.О. Фамилия
Помощник ректора
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
114
Образец оформления виз (внешнее и внутреннее согласование)
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления
внутренних дел по
Архангельской области
_____________ И.О. Фамилия
«____» ____________ 20___ г.
Первый проректор по учебной работе
И.О. Фамилия
Проректор по экономическим и
финансовым вопросам
И.О. Фамилия
Начальник правового управления
И.О. Фамилия
Начальник управления экономики
И.О. Фамилия
115
Образцы оформления резолюций
ПЕРВЫЙ ПРОРЕКТОР
ПО УЧЕБНОЙ РАБОТЕ
____________________________
Иванову И.И. (отв.)
Смирнову С.С.
Петрову П.П.
ПРОРЕКТОР ПО
ЭКОНОМИЧЕСКИМ И
ФИНАНСОВЫМ ВОПРОСАМ
____________________________
Ивановой И.И.
Прошу совместно проработать
вопрос и представить предложения
до 02.10.2010.
Прошу
рассмотреть
возможность финансирования.
Необходимые
расчеты
и
материалы
представить
до
15.09.2010.
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
00.00.0000
00.00.0000
ПРОРЕКТОР ПО
СТРОИТЕЛЬСТВУ
________________________________
ПРОРЕКТОР ПО НАУЧНОЙ
РАБОТЕ
____________________________
Иванову А.А. (отв.)
Смирнову С.С.
Доработать
и
внести
в
установленном порядке на заседание
ректората.
Разобраться по существу и
подготовить
ответ
в
установленные сроки.
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
00.00.0000
00.00.0000
116
ПРОРЕКТОР ПО
БЕЗОПАСНОСТИ И КАДРАМ
_______________________________
ПРОРЕКТОР ПО УЧЕБНОМЕТОДИЧЕСКОЙ РАБОТЕ
Иванову И.И. (отв.)
Смирнову С.С.
Петрову П.П.
Иванову И.И. (отв.)
Смирнову С.С.
Петрову П.П.
Николаеву Н.Н.
Прошу
организовать
совещание
по указанной в обращении проблематике.
Необходимые материалы представить до
01.09.2010.
Прошу срочно выехать в УОЛ,
разобраться по существу и провести
совещание с руководством лесхоза.
Согласованные предложения по
решению проблемы представить до
10.10.2010.
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
00.00.0000
00.00.0000
ПРОРЕКТОР ПО
СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ
И ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ
____________________________
ПРОРЕКТОР ПО
ИНФРАСТРУКТУРНОМУ
РАЗВИТИЮ
1. Директору ЛТИ (И.О. Фамилия).
1. И.И. Иванову
Прошу организовать встречу.
Прошу
подготовить
проект
приказа о проведении конкурсного
вечера.
2. С.С. Смирнову
Прошу
подготовить
необходимые расчеты.
2. Начальнику отдела по
воспитательной работе (И.О.
ФАМИЛИЯ)
3. П.П. Петрову
Подготовить и согласовать
проект
распоряжения
о
выделении
средств
на
завершение работ.
Прошу
подготовить
план
проведения мероприятий на октябрь
месяц.
И.О. Фамилия
00.00.0000
И.О. Фамилия
00.00.0000
117
Приложение № 5
к инструкции по делопроизводству
ПРАВИЛА
оформления служебных писем
1. Служебные письма нужно составляют тогда, когда не существует
других способов разрешения вопросов, кроме письменного.
К служебным письмам предъявляются следующие требования:
оформление должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 и правилам,
установленным настоящей Инструкцией;
письмо должно быть посвящено одному вопросу (в письме могут
рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти
вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение);
письмо не должно быть большим по объему, до одной страницы
текста и лишь (в исключительных случаях, требующих детального
описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы
текста);
письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений,
содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем
кратко и логически последовательно, содержать объективные сведения об
излагаемых событиях и фактах, аргументацию, точные и ясные
характеристики и выводы, в необходимых случаях иметь разъясняющие и
дополняющие материалы.
2. Служебное письмо оформляется на бланках установленных
образцов форматов А4 и А5.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая
и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа
арабскими цифрами.
3. Служебное письмо имеет определенный набор реквизитов.
Дата документа. Датой письма является дата его подписания,
оформляется словесно-цифровым или цифровым способом.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера
по единой нумерации с начала года и индекса подразделения.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется
исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат – печатается от центра текстового поля ниже границы
верхнего поля реквизитов бланка на три-четыре межстрочных интервала.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой
длинной строки, которая ограничивается правым полем документа или
выравниваются по левому краю.
118
Наименование
организации,
структурного
подразделения
организации, должности печатается через один межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности
через один межстрочный интервал.
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или
конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их
обращения.
Заголовок к тексту печатается от границы левого поля строчными
буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный
интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.
Заголовок, как правило, отвечает на вопрос «О чем?» и в краткой форме
отражант тему письма.
Текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными
интервалами. Текст излагается от первого лица множественного числа
(просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа
(«Учитывая изложенное, ректорат вносит…», «Исходя из сложившейся
ситуации, ученый совет университета
не считает возможным...»,
«Университет представляет...»).
Изложение текста письма от первого лица единственного числа
(прошу, предлагаю, и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на бланке должностного лица;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит
персональное обращение к адресату.
Текст письма может состоять из 2-х частей – вводной и основной.
В первой части излагаются факты, события, мотивы, побудившие
составить документ, здесь же даются ссылки на решения вышестоящих
органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части
– выводы, просьбы, предложения и т.п.
Можно начинать письмо и с существа вопроса, помещая
доказательства и доводы во вторую часть. Строгих и однозначных
требований к порядку расположения составных частей письма нет. Письма
по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной
основной части, без пояснений.
Предпочтительно начинать текст с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрованным способом без абзацного
отступа, например:
Уважаемый Иван Петрович!
Служебное письмо может заканчиваться также заключительной
этикетной фразой «С уважением», которая по сложившейся в настоящее
время практике заканчивается запятой, приписывается от руки лицом,
подписывающим письмо.
119
Текст письма не рекомендуется начинать с названия организации
(Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова …..),
поскольку деловые письма составляются на бланках, где уже обозначено
наименование организации.
Не следует также текст письма начинать со ссылки на поступившее
письмо-просьбу или запрос (На ваш запрос от 12.03.2010 № 08-12/87
сообщаем, что…), так как для этого есть реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа», куда и вносится дата и номер
поступившего письма.
Отметка о наличии приложений отделяется от текста одним
межстрочным интервалом.
Виза – служебные письма проходят процедуру визирования
заинтересованными должностными лицами структурных подразделений
университета, а также проректорами. Виза проставляется на втором
экземпляре письма.
Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита
двумя-тремя межстрочными интервалами
Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то
наименование должности в подписи не указывается.
При подписании письма несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного
ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются
соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровка
подписей располагается под наименованиями должностей и отделяются от
них дополнительным межстрочным интервалом 18 пт., например:
Проректор по научной работе
работе
И.О. Фамилия
Проректор
по
учебной
И.О. Фамилия
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Иванов Иван Иванович
8(8182) 24-24-24
Образцы оформления служебных писем прилагаются.
120
Рекомендуемые формулировки деловых писем
4. Местоимения Вы, Ваш, Вам пишутся с прописной буквы как
форма вежливого обращения к одному лицу.
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со
строчной буквы.
Местоимения Вам, Вас, Вами придают письмам смягченный тон,
снимают излишнюю категоричность:
Просим Вас рассмотреть …
Благодарим Вас за помощь…
Представляем Вам проект областного закона «О…»
Предложения, подготовленные Вами, приняты…
Фразы без местоимений Вас, Вам, Вами воспринимаются как более
жесткие, категоричные:
Просим рассмотреть и дать отзыв на…
Направляем замечания на проект…
Представляем предложения, разработанные…
5. Основные формулировки для писем-просьб, писем-запросов:
Просим Вас (представить до…, сообщить..., выслать ..., доложить
проректору по строительству…, срочно представить ректору ..., известить
руководство университета…).
Обращаемся к Вам с просьбой (об отправке в наш адрес…, о
направлении в мой адрес…, о высылке в адрес университета..., о
предоставлении информации..., о представлении отчета…).
Просим Вашего содействия (в предоставлении дополнительной
информации относительно..., в проведении...).
В связи с (обращением в наш адрес...), в соответствии с (ранее
достигнутой договоренностью ...), исходя из (результатов переговоров по
вопросу о...), принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество...),
учитывая (изложенное, долговременный характер наших деловых
связей...), согласно (действующему соглашению о...,).
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поступившим
запросам, данным поручениям, резолюциям руководства.
6. Основные формулировки для писем-сообщений:
Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …(о необходимости…, об имевшем
место..., об изменениях в ..., о фактах..., о предпринятых нами мерах по...,
о предварительных результатах..., о достижении окончательной
договоренности с ...).
Представляю (представляем) (сведения о..., проект плана, программы
…, предложения о..., перечень..., материалы..., отчет о...).
121
Направляем (распоряжение …, указания о..., выписку из приказа ...,
экземпляр соглашения ..., решение..., протокол..., резолюцию...).
Доводим до Вашего сведения, что...
Направляем для использования в работе...
Представляю (представляем) во исполнение Вашего поручения ...
7. Основные формулировки для писем-подтверждений:
Подтверждаем (получение..., участие..., прибытие..., отправку...,
необходимость в ...).
С благодарностью подтверждаем...
С удовлетворением подтверждаю...
Настоящим письмом подтверждается ...
Направляем вам подтверждение...
В подтверждение ... направляем в Ваш адрес...
Согласовываем участие (включение) в…..
8. Основные формулировки для информационных писем:
Информируем Вас о проведении… .
Сообщаем Вам, что…
Благодарим за интерес к нашему предложению ... .
Мы признательны за внимание, проявленное Вами к нашему
предложению, ....
Данное информационное письмо содержит в себе официальное
предложение о деловом партнерстве в сфере ... .
Мы готовы ответить на интересующие Вас вопросы по поводу
условий...
Мы незамедлительно предоставим иную интересующую Вас
информацию, касающуюся... .
9. Основные формулировки для гарантийных писем:
Своевременную и полную оплату гарантируем ...
Обучение и переподготовку гарантируем ...
10. Иные формулировки, используемые в деловых письмах:
Прошу руководствоваться в повседневной деятельности …
Прошу использовать в соответствии с прямым назначением …
Прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации …
Прошу уничтожить по истечении срока хранения …
Прошу передать для дальнейшего хранения в …
Прошу информировать в установленном порядке …
__________________
122
Образцы оформления служебных писем
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»
Министерство образования и науки
Российской Федерации
набережная Северной Двины., д. 17,
г. Архангельск, 163002
Тел. (8182) 21-89-20, тел./факс 28-76-14
E-mail: public@narfu.ru
http://www.narfu.ru
И.О. Фамилия
Руководителю
Департамента профессионального
образования
_________________№ _______________.
На № _____________ от________________
Уважаемый Имя Отчество!
Направляем информацию о выполнении поручения Министра
образования и науки Российской Федерации от 00 апреля 2010 года
№ 00-ПП.
Приложение: на 4 л. в 1 экз.
Ректор
Иванов Иван Иванович
(8182) 288-288
И.О. Фамилия
123
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
И.О. Фамилия
«Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»
РЕКТОР
набережная Северной Двины., д. 17,
г. Архангельск, 163002
Тел. (8182) 21-89-10, тел./факс 28-76-14
E-mail: public@narfu.ru
http://www.narfu.ru
№
.
На № _____________ от_________________
Обращаю Ваше внимание на несвоевременное рассмотрение проекта
«О ………….».
Предлагаю представить заключение по данному проекту
до 01 июня 2010 года.
Подпись
124
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»
Руководителю федерального
исполнительного органа власти
И.О. Фамилия
набережная Северной Двины., д. 17,
г. Архангельск, 163002
Тел. (8182) 21-89-20, тел./факс 28-76-14
E-mail: public@narfu.ru
http://www.narfu.ru
№
.
На № ______________ от________________.
Уважаемый Имя Отчество!
Информируем Вас о работе по подготовке университета к 2010/2011
учебному году.
Мероприятия по улучшению материально-технической базы С(А)ФУ
проводились в соответствии с долгосрочной целевой
программой
«Развитие образования и науки Архангельской области и Ненецкого
автономного округа на 2009–2012 годы». На проведение ремонта,
строительство и реконструкцию объектов Университета выделено 213,8
млн. рублей.
Вопросы подготовки Университета еженедельно рассматривались на
ректорате. Был создан постоянно действующий штаб по подготовке
Университета к началу нового учебного года и комиссия по проверке
готовности.
Ректор
Иванов Иван Иванович
(8182) 288-288
И.О. Фамилия
125
Министерство образования и науки
Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Руководителю
Федерального агентства
лесного хозяйства
«Северный (Арктический) федеральный
университет имени М.В. Ломоносова»
РЕКТОР
набережная Северной Двины., д. 17,
г. Архангельск, 163002
Тел. (8182) 21-89-10, тел./факс 28-76-14
E-mail: public@narfu.ru
И.О. Фамилия
http://www.narfu.ru
№
.
На № ______________ от_________________
О создании селекционного центра
в Архангельской области
Уважаемый Алексей Иванович!
В конце 2009 года было завершено проектирование участка под строительство лесного
селекционно-семеноводческого центра в Устьянском районе Архангельской области. Проектносметная документация представлена в Рослесхоз. К границе участка подведена дорога
круглогодового действия с твердым дорожным покрытием, получены технические условия
подключения к сетям электроснабжения и теплоснабжения. Право пользования участком
закреплено за ФГУ «Центрлес» (свидетельство государственной регистрации от 26.02.2010 №
29-29-21/007/2009-402).
В настоящее время в регионе разрабатывается программа по обеспечению посадочным
материалом с улучшенными наследственными свойствами, рассчитанная до 2020 года. Согласно
этой программе заготовка улучшенных семян предусмотрена к 2012 году. К сожалению, к этому
времени в соответствии с действующим законодательством проектно-сметная документация и
технические условия подключения объекта уже не смогут быть использованы при объявлении
торгов на строительство селекционного центра.
Учитывая изложенное, просим Вас рассмотреть вопрос о выделении
в 2010 году средств на строительство селекционного центра в Устьянском районе Архангельской
области, а также перераспределить часть улучшенных семян между субъектами СЗФО. Это
позволит уже с 2011 года увеличить объем выращивания посадочного материала с целью
кардинального улучшения характеристик лесного фонда.
С уважением,
И.О. Фамилия
(Слова «С уважением,» пишутся только от руки)
Иванов Иван Иванович
(8182) 288-288
Ф
126
Бланк университета
Полномочному представителю
Президента Российской Федерации
в Северо-Западном
федеральном округе
И.И. Клебанову
Уважаемый Илья Иосифович!
Направляем Вам документы, необходимые для включения в проект
«Образование».
Ректор
Иванов Иван Иванович
(8182) 288-288
И.О. Фамилия
127
Образцы форм штампов
Наименование организации
_________№ __________
САФУ
Правовое управление
___________ № ___________
САФУ
Первый отдел
«___» _________ 20 __ г.
Вх. № ________________
САФУ
Общий отдел
«___» ___________ 20 ___ г.
Вх. № __________________
128
ПЕРЕЧЕНЬ
нерегистрируемых документов
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы,
не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой
в справочных целях, например:
- пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты,
открытки;
- извещения, планы, программы семинаров, конференций,
симпозиумов и других подобных мероприятий;
- учебные планы, программы;
- статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;
- документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому
обеспечению;
- финансовые документы, поступающие без сопроводительного
письма;
- рекламные извещения, плакаты;
- прейскуранты, каталоги, проспекты с научно-технической
информацией;
- коммерческие предложения;
- печатные издания (периодические);
- унифицированные формы и бланки документов;
- книги;
- техническая литература;
- информационные сводки и прогнозы;
- сводки и информации, присланные для сведения;
- корреспонденция с пометкой «лично», адресованная работникам;
- документы без подписи.
_________________
129
Образец оформления телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
К У Д А:
163045 Архангельск проспект Обводный канал 101
(подробный адрес)
К О М У:
ОАО «Архангельская сбытовая компания»
Генеральному директору Кривцунову Н И
Уважаемый Николай Иванович
Примите самые искренние поздравления днем рождения
От всей души желаю Вам крепкого здоровья зпт благополучия зпт
успехов Вашей деятельности на благо Поморского края тчк
С уважением
ректор САФУ
Е.В. Кудряшова
________________________________________________________________
набережная Северной Двины, 17
г. Архангельск, 163002
Ректор
30.04.2011
Е.В. Кудряшова
130
Форма бланка наряд-заказа
Северный (Арктический) федеральный университет
имени М.В. Ломоносова
НАРЯД-ЗАКАЗ на размножение № _______
Наименование ________________________________________ _
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
Ф.И.О. заказчика ______________________________________
_________________________________ Телефон ____________
Количество страниц_________________ Объем_____________
Формат___________________ Тираж___________________экз.
Расход писчей бумаги ф А4 ___________________________пач.
Расход писчей бумаги ф А3 ___________________________пач.
Расход краски_________________________________________
Расход пленки_________________________________________
Расход ватмана________________________________________
Расход цветной бумаги__________________________________
Расход клея____________________проволоки_______________
Дата выполнения заказа__________________________________
Разрешено к печати тиражом___________________________экз.
Первый проректор
по учебной работе _________________________ Л.Н. Шестаков
Дата______________________
131
Образец оформления и форма списка для простой и заказной корреспонденции
СПИСОК № ____
внутренних почтовых отправлений
от «____»____________20____ г.
Вид и категория РПО ___Заказное письмо
Отправитель __правовое управление___________________________________
Наименование и индекс места приема: 2-ое ПОС 163002
Всего РПО _______________ всего листов ____________ стр. № ___________
№
п.п.
1
2
Адресат (ФИО,
почтовый адрес)
ШПИ
(штрих
почтовый
идентифи
-катор)
Вес,
(гр.)
Сумма
объявленной
ценности,
(руб.)
Сумма
наложенного
платежа
(руб.)
Сумма
платы за
пересылку,
(руб.)
Архангельская обл.
д. Корьково, 43
163205
Репницыну П.В.
Архангельская обл.
д. Занюхча
ул. Молодежная, 30
164639
Морозовой Н.М.
Общее количество__________________
____________________________________________
Общая сумма объявленной ценности
_____________________________________________
(сумма цифрами и прописью)
Общая сумма наложенного платежа
______________________________________________
(сумма цифрами и прописью)
Общая сумма платы за пересылку ____________________________________________
__________________________________________________________________________
(сумма цифрами и прописью)
В том числе:
Общая сумма платы за объявленную ценность
_____________________________________
(сумма цифрами и прописью)
НДС
_________________________________________________________________________
(сумма цифрами и прописью)
Сдал: ________________________
Принял ________________________
(должность)
(должность)
________________________
(подпись)
________________________
МП
(подпись)
132
СПИСОК № ______
простых отфранкированных почтовых отправлений
от «_____»______ 20 _____ г.
«Северный (Арктический) федеральный университет
имени М.В. Ломоносова»
правовое управление 01.2
(наименование структурного подразделения)
Место приема: 2-е ОПС 163002
п/п
1.
2.
Адрес получателя
г.Архангельск
ул. Тимме, 2, кв.4
г. Северодвинск
ул. Трухинова, 32б, кв.3
ФИО получателя
Иванову
Алексею Алексеевичу
Сидорову
Ивану Ивановичу
Общее количество _______________
Сдал __________________
__________________
(должность и подпись отправителя)
Принял
(должность и подпись работника общего отдела)
133
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству
ПРАВИЛА
работы с электронными документами в системе «DocsVision»
1. Пользователь работает с системой при помощи клиентского
приложения – Навигатора. Навигатор – основной инструмент,
предоставляющий пользователю интерфейс с клиентским приложением
системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор
обеспечивает возможность искать, просматривать, создавать и изменять
объекты, для работы с которыми у пользователя достаточно прав.
2. Право доступа и право выполнять
конкретные функции
(регистрация, редактирование, поиск, выдача резолюций, просмотр
отчетов и т.д.) предоставляется пользователю в процессе его регистрации в
системе «DocsVision».
3. Основными информационными объектами системы являются
Регистрационные карточки (далее – РК) документов, заданий и
сообщений. РК хранит подробную информацию о соответствующем
объекте и может содержать присоединенные файлы.
4. Вспомогательная
справочная
информация
хранится
в
Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и
в других служебных целях, например: «Справочник сотрудников»,
«Справочник контрагентов».
5. Для удобства работы РК группируются по Папкам, содержимое
каждой папки отображается в табличном виде.
6. Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет
Персональную папку – с фамилией, именем, отчеством. Персональная
папка может содержать такие папки, как: «В работе», «Отложенные», «На
контроле»,
«Завершенные»,
«Поручения».
Пользователь
может
самостоятельно добавлять и настраивать вид папок.
7. Регистрация
входящей,
исходящей
корреспонденции
и
распорядительных
документов
осуществляется
в
управлении
делопроизводства и контроля при помощи РК: входящие документы –
информационное письмо, инструктивное письмо, приказ, заявление;
исходящие документы – письмо; внутренние документы – приказ,
распоряжение, приказ по общежитиям, приказ по личному составу,
служебная записка, докладная записка, заявление, повестка дня, протокол,
решение.
8. Для
регистрации
используются
папки
подразделения,
сгруппированные по типу РК: «Входящие», «Внутренние», «Исходящие».
134
Группа «Входящие документы» предназначена для регистрации
документов, поступающих в администрацию университета.
Группа «Исходящие документы» предназначена для регистрации
документов, исходящих из администрации университета.
Группа «Внутренние документы» предназначена для регистрации
организационно-распорядительных документов по университету.
9. Система «DocsVision» допускает разбивку каждой группы папок
на произвольное количество подгрупп, объединяющих РК документов по
какому-либо признаку, например:
группа «Входящие документы» разбита на подгруппы: год
регистрации, месяц регистрации;
группа «Внутренние документы» разбита на подгруппы: год
регистрации, вид документа, квартал;
группа «Исходящие документы» разбита на подгруппы: год
регистрации, квартал.
10. Регистрационные номера формируются автоматически в
зависимости от вида документа и обязательно включают в себя дату,
порядковый номер в пределах календарного года, дополнительно –
буквенные или цифровые индексы вида документа, рубрики,
подразделения,
например:
«Входящий
документ»
№ 32-01.1-192/2010; «Исходящий
документ»
№ 01.1-126/2010; «Внутренний документ» № Вн.п.-192/2010.
11. Процедура регистрации документа включает следующие шаги:
выбор папки, создание карточки документа определенного типа,
заполнение полей карточки, прикрепление файла документа к карточке,
рассылку заданий работникам.
12. Работники
управления
делопроизводства
и
контроля
осуществляют регистрацию документов в соответствующих папках путем
создания РК документа и выполняют рассылку заданий работникам путем
создания карточки задачи, непосредственно из самой РК документа
(вкладка «Задачи») или из папки «Поручения», если требуется создание
отдельных задач.
Карточка «Задачи» позволяет подробно описать все детали
исполнения заданий по документу, указать участников исполнения и
сроки, добавить файлы документов. Каждому исполнителю на основании
одной задачи могут быть направлены особые по срокам и содержанию
задания.
В задаче может быть указан контролер, проверяющий правильность
и своевременность исполнения заданий и имеющий возможность вернуть
задание на доработку в случае ненадлежащего исполнения.
135
13. Работник управления делопроизводства и контроля может
рассылать работникам следующие виды заданий: на резолюцию, к
ознакомлению, к исполнению, на контроль.
14. При вводе резолюции соблюдается следующая подчиненность:
Ректор
Проректор
Руководитель структурного
подразделения
15. При вводе поручений с контрольным сроком исполнения
заполняются реквизиты «Контролер» и «Дата контроля».
16. При вводе поручений с несколькими исполнителями указывают
ответственного за исполнение, заполняя реквизит «Ответственный
исполнитель».
17. После ввода поручения указанным работникам будут
автоматически разосланы соответствующие задания в их персональные
папки. При получении задания работник получит также и всю
необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы.
18. Работник получает в свою персональную папку следующие виды
заданий: к ознакомлению, к исполнению, на резолюцию, на контроль, на
согласование, на консолидацию/редактирование.
19. Получив задание «К ознакомлению», работник должен открыть
карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с
названием задания; сроками исполнения; информацией об авторе задания,
регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости
отправить отчет; описанием задания. На второй вкладке «Файлы и
ссылки» в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы
документов и ознакомиться с их содержанием. На третьей вкладке «Отчет»
ввести текст отчета в произвольной форме и добавить файлы к отчету. Для
завершения задания нажать кнопку «Ознакомлен».
20. Получив задание «К исполнению», работник должен открыть
карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с
заданием; сроками исполнения; информацией об авторе задания,
регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости
отправить отчет; описанием задания. На второй вкладке «Файлы и
ссылки» в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы
документов и ознакомиться с их содержанием. Приступить к исполнению
136
задания, нажав кнопку «В работу», или отложить исполнение задания,
нажав кнопку «Отложить». После фактического исполнения задания
вернуться к соответствующей карточке и на третьей вкладке «Отчет»
ввести текст отчета в произвольной форме и добавить файлы к отчету. Для
завершения задания нажать кнопку «Завершить».
21. Получив задание «На резолюцию», работник должен открыть
карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с
заданием; сроками исполнения; информация об авторе задания,
регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости
отправить отчет; описанием задания. На второй вкладке «Файлы и
ссылки» в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы
документов и ознакомиться с их содержанием. На третьей вкладке «Отчет»
ввести текст резолюции в произвольной форме и добавить файлы. Для
завершения задания нажать кнопку «Завершить». Отложить исполнение
задания можно, нажав кнопку «Отложить».
22. Работник, назначенный контролером, получает задание
и
проверяет правильность и своевременность его исполнения. Работник
должен открыть карточку и на первой вкладке «Ход исполнения»
ознакомиться с заданием; сроками исполнения; информацией об авторе
задания, регистраторе и исполнителе; описанием задания, где указана
Ф.И.О работника, чье исполнение задания он должен проконтролировать.
На второй вкладке «Файлы и ссылки» в области «Файлы, присоединенные
к заданию» открыть файлы документов и ознакомиться с их содержанием.
На третьей вкладке «Контроль» в области «Содержание отчета»
ознакомиться с отчетом, который предоставил ему исполнитель, в области
«Файлы и ссылки отчета» открыть и познакомиться с файлами отчета, если
они были приложены.
Если не возникло никаких замечаний по
исполнению задания и отчету, который предоставил работник, нажать
кнопку «Принять» для завершения задания. Если необходимо вернуть
задание работнику на доработку (повторное исполнение), то на четвертой
вкладке «Решение» ввести все замечания и нажать кнопку «Отклонить».
23. Работник, назначенный ответственным исполнителем, получает
свое задание «ответственный исполнитель» и задания других
исполнителей «Ответственное исполнение задания», просматривает и
завершает их.
Работник должен открыть карточку своего задания «ответственный
исполнитель» и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с
названием задания; сроками исполнения; информацией об авторе задания,
регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости
отправить отчет; описанием задания. На второй вкладке «Файлы и
ссылки» в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы
документов и ознакомиться с их содержанием. Приступить к исполнению
задания, нажав кнопку «В работу», или отложить исполнение задания,
137
нажав кнопку «Отложить». После фактического исполнения задания
вернуться к соответствующей карточке и на третьей вкладке «Отчет»
ввести текст отчета в произвольной форме и добавить файлы к отчету. Для
завершения задания нажать кнопку «Завершить».
24. Получив задания, Исполнители создают дополнительные –
подчиненные задания для более детальной проработки.
25. Исполнители
своевременно предоставляют информацию
(вкладка «Отчет») о ходе и результатах выполнения поручений работникам
управления делопроизводства и контроля для внесения ее в РК
документов.
Введенный
отчет должен в произвольной форме содержать
следующую информацию: кому, когда, кем и что доложено (сообщено)
(кратко).
К отчету исполнителя должен быть прикреплен электронный образ
документа (файл).
Если поручение дано нескольким работникам и один из них назначен
ответственным, то итоговый отчет составляется ответственным
исполнителем.
26. При продлении срока исполнения документа, поставленного на
контроль, корректируется поле «Дата контроля» и вводится новое
поручение (резолюция).
27. При списании в дело исполненного документа в РК этого
документа проставляется отметка о списании (заполняются реквизиты
«Подшит в папку» и «Подшит в дело»).
28. Информация о выполнении заданий фиксируется в системе,
отображается в РК документа, становится доступной работникам
управления делопроизводства и контроля в отчетах об исполнении
заданий.
Работники управления делопроизводства и контроля систематически
просматривают контрольные задания, рассылают напоминания об
исполнении контрольных документов исполнителям и информируют
руководство о ходе исполнения поручений.
Работники управления делопроизводства и контроля осуществляют
итоговый контроль за исполнением заданий работниками посредством
просмотра отчетов на указанную дату, с детализацией по каждому
исполнителю и состоянию исполнения заданий (исполнено – в срок или с
нарушением срока; на исполнении – срок не наступил или просрочен).
29. Для работы с проектами распорядительных документов
работникам доступны папки «Проекты приказов по университету» и
«Проекты распоряжений по университету». Работник может создать
соответствующую РК проекта, заполнить поля карточки, прикрепить
файлы проекта документа к карточке. Чтобы передать проект работникам
управления делопроизводства и контроля на рассмотрение и регистрацию
138
в качестве распорядительного документа, требуется указать состояние РК
«На регистрацию».
30. Работник управления делопроизводства и контроля, получив
уведомление и доступ к карточке проекта, рассматривает файлы проекта,
редактирует, направляет на согласование должностным лицам и
регистрирует проект в качестве распорядительного документа.
31. Направление на согласование осуществляется путем создания
карточки согласования, непосредственно из самой РК документа (вкладка
«Согласования»).
При этом в карточке указываются согласуемые документы,
согласующие лица, а также ответственное лицо, которое подводит итоги
согласования, сводя воедино мнения согласующих лиц и принимая
решение о том, можно ли считать итоги удовлетворительными или
необходимо повторное согласование документов.
После активизации карточки система автоматически, в соответствии
с указанными параметрами, отправит участникам согласования их задания,
а именно: согласующим лицам – задание «На согласование»,
ответственному лицу – задание «На консолидацию/редактирование». Все
разосланные задания поступят в персональные папки работников.
32. Получив задание «На согласование», работник должен открыть
карточку и на вкладке «Согласование» ознакомиться с описанием задания,
сроками исполнения, информацией об авторе задания. Затем необходимо
рассмотреть каждый документ, поступивший на согласование, высказать
замечания в произвольной форме или добавить файл с замечаниями и
присвоить документу статус: согласован, согласован с замечаниями или не
согласован. Для завершения задания нажать кнопку «Завершить».
33. Получив задание «На консолидацию/редактирование», работник
должен открыть карточку и на вкладке «Согласование» ознакомиться с
описанием задания, сроками исполнения, информацией об авторе задания.
Затем следует рассмотреть каждый документ, поступивший на
согласование,
познакомиться
с
замечаниями,
добавленными
согласующими лицами и подготовить итоговые документы. Если
повторное согласование не требуется, необходимо завершить задание,
нажав кнопку «Завершить». Если необходимо согласовать документы с
внесенными в них изменениями повторно, нажать кнопку «Новый цикл».
34. Функция поиска предназначена для отбора РК документов и
заданий, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь
системы «DocsVision» осуществляет поиск в пределах карточек, к которым
ему разрешен доступ.
Результатом поиска является список РК документов или заданий,
удовлетворяющих заданным критериям запроса. Система «DocsVision»
предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных
139
документов и/или заданий, печати списка или его фрагментов, а также
просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.
35. Для поиска в системе имеются настроенные поисковые папки:
«Документы (поиск)», «Мои задания (поиск)».
Папка «Документы (поиск)» предназначена для поиска РК
документов. Она включает подпапки: «Входящие», «Заявления и
докладные», «Приказы и распоряжения», «Общие документы», с
настроенными поисковыми запросами по отдельным реквизитам РК
документов.
Папка «Мои задания (поиск)» предназначена для поиска заданий.
Она включает подпапки: «Я Автор» и «Я Исполнитель» с настроенными
поисковыми запросами по видам полученных заданий (на резолюцию, на
контроль, на исполнение, на ознакомление, на согласование) и по сроком
исполнения (просроченные, срок сегодня, срок завтра, срок послезавтра,
без срока).
36. Работники, на которых возложены обязанности по работе с системой
электронного документооборота, обязаны регулярно просматривать персональную
папку и подпапки, проверять наличие новых заданий и сообщений, исполнять текущие
задания, удалять не требующие хранения записи.
__________
140
Формы отчетов и справок
Сведения о документообороте
дата регистрации с ________ по ___________
Группа документов
Зарегистрировано
Переслано
Всего
Итого
Сведения о документообороте
в ____________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
Период с ____________ по _______________
Группа
документов
1
Зарегистрирован
Из них
Количество
Снято
о (поступило) поставлено документов с контроля
документов
на контроль на контроле за период
2
3
4
5
Количество
документов,
исполненных
с нарушением
срока
6
141
Справка-напоминание
об исполнении поручений по документам
со сроком исполнения до _____________
№
п/п
Рег.
номер/
дата
Корреспондент/
кто подписал
Краткое содержание Поручение
Плановая Исполнитель
дата
исполнения
Параметры справки:
Группы документов:
Авторы резолюций:
Справка
о поручениях, исполненных с нарушением срока
№
п/п
Рег. номер/дата
Краткое содержание
Исполнитель
Плановая дата
исполнения
Фактическая дата
исполнения
142
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
Форма номенклатуры дел университета
Наименование университета
УТВЕРЖДАЮ
наименование должности
руководителя университета
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________________ № ____________
_______________________________
(место составления)
Подпись
На ________________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
1
2
И.О. Фамилия
Дата
Кол-во
дел
(томов,
частей)
3
Название раздела
Срок хранения
дела (тома,
части) и
№ статей
по перечню
4
Примечание
5
Начальник управления делопроизводства
и контроля
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________ № _________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _____________ № ________________
143
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______
году в университете
По срокам хранения
Всего
1
2
В том числе
переходящих
с отметкой
«ЭПК»
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО
Начальник управления делопроизводства
и контроля
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
передавшего сведения
Дата
144
Форма номенклатуры дел
структурного подразделения
университета
Наименование структурного
подразделения
УТВЕРЖДАЮ
руководитель структурного
подразделения
И.О. Фамилия
«_____»___________20 г
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________________ № ____________
на ________________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
1
2
3
Название раздела
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления делопроизводства
и контроля
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Дата
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Срок
хранения
дела (тома,
части) и
№ статей
по перечню
4
Примечание
5
Подпись
Расшифровка
подписи
Подпись
Расшифровка
подписи
Подпись
Расшифровка
подписи
145
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______
году в структурном подразделении
По срокам хранения
Всего
1
2
В том числе:
переходящих
с отметкой
«ЭПК»
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО
Наименование должности ответственного
за делопроизводство
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в управление делопроизводства и контроля.
Наименование должности
передавшего сведения
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
146
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и дел по личному составу структурного подразделения
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование структурного
подразделения
Наименование должности
руководителя подразделения
ОПИСЬ № ___________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
за ______________ год
№ Индекс
п/п
дела
1
2
Заголовок дела
3
Крайние даты
Кол-во
листов
4
5
Название раздела
Срок
хранениях
6
Примечание
7
В данную опись внесено ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _________ по № _________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНОхх
Начальник управления делопроизводства
Протокол ЭПК архивного учреждения
и контроля
от _____________ № ________________
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Передал _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных карточек к документамххх.
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
147
Принял _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
_____________
х. Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
хх. При наличии ЭК структурного подразделения.
ххх. Передаются вместе с делами управления делопроизводства и контроля.
148
Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
Наименование структурного
подразделения
УТВЕРЖДАЮ
ректор
И.О. Фамилия
«_____»___________20
г.
АКТ
_________№ _________
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании
_________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда № _______________________________________
(название фонда)
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел
Дата
дела или
крайние
даты дел
Номера
описей
Индекс
дела по
номенклатуре
или № дела
по описи
1
2
3
4
Количество Сроки Примечание
дел
хранения
дела и
номера
статей по
перечню
5
6
7
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ____________________________________________________.
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________ № ____________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов
Подпись
Расшифровка подписи
149
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _______ № ____
Документы в количестве ________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ___________ кг сданы в
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № __________ .
Наименование должности работника
структурного подразделения,
сдавшего документы
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетный документ
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
150
Форма обложки дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование университета и структурного подразделения)
Ф. № _____________________
Оп. № _____________________
Д. № _____________________
ДЕЛО № _______ ТОМ № _______
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(заголовок дела)
________________________________________________________________
(крайние даты)
На ______ листах
Хранить _______
Ф. № _____________________
Оп. № _____________________
Д. № _____________________
151
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела № _________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
____________________________________________ ;
пропущенные номера листов
____________________________________________;
листы внутренней описи __________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера
листов
1
2
Наименование должности
работника
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
152
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________________
№
п/п
1
Индекс документа
2
Дата
документа
3
Заголовок
документа
4
Номера
листов дела
5
Примечание
6
Итого ________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
__________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Подпись
Дата
Расшифровка подписи
153
Форма журнала учета печатей и штампов
Форма журнала учета печатей и штампов
№
п/п
1
Оттиск Наименопечати
вание
(штампа)
печати
(штампа)
2
3
Дата
Предприятиеполучения изготовитель,
печати
дата и номер
(штампа)
сопроводиот изготовительного
теля
документа
4
5
Кому
выдана
(должность,
подразделение)
6
Подпись
Дата
Подпись Дата Дата,
работ- возврата работ- уничто- номер
ника
печати
ника
жения акта
(штампа)
печати
(штампа)
7
8
9
10
11
154
Образец оформления акта на
уничтожение печатей и/или штампов
Наименование университета
УТВЕРЖДАЮ
ректор
И.О. Фамилия
«___»__________2010 г.
АКТ
________________ №_________
г. Архангельск
Уничтожения печатей и штампов
_____________________________
(наименование структурного подразделения)
Основание: переименование структурного подразделения (дата номер
приказа ректора), положение о структурном подразделении.
Составлен комиссией:
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
– (должность), председатель комиссии;
– (должность);
– (должность).
Комиссия отобрала к уничтожению печати и/или штампы
________________________________________________________________,
(наименование структурного подразделения)
как утратившие практическое значение и не имеющие исторической
ценности:
№ п/п
Оттиск печати и/или штампа
Печати и/или штампы в количестве _________________________________
(цифрой и прописью)
Уничтожены путем измельчения.
Председатель:
Члены комиссии:
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
155
Образец и форма заявки на изготовление бланка структурного подразделения.
Наименование подразделения
Должность
И.О. Фамилия
ЗАЯВКА
00.00.0000 № 0
Прошу дать разрешения на изготовление бланков по наряд-заказу
для института экономики в кол-ве 000 шт.
Должность
Фамилия, имя, отчество
телефон
И.О. Фамилия
156
Образец и форма служебной записки
на изготовление печати и/ли штампа
Наименование
структурного подразделения
Помощнику ректора – руководителю
секретариата
И.О. Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
от ___________ №______
Об изготовлении печати (штампа)
Прошу дать разрешение на изготовление печати (штампа)
_______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Основание: переименование структурного подразделения (приказ дата и
номер) и/или положение о структурном подразделении.
Эскиз печати и/или штампа прилагается.
Руководитель структурного
подразделения
Ф.И.О. исполнителя
тел. 00-00-00
И.О. Фамилия