Положение об АРХИВЕ

АНОО ВПО «Индустриальный институт»
Положение об архиве
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ
Курск 2012 г.
Экземпляр № 4
Лист 1
Всего
листов 4
АНОО ВПО «Индустриальный институт»
Положение об архиве
I.
Экземпляр № 4
Лист 2
Всего
листов 4
Общие положения.
Архив является самостоятельным структурным подразделением вуза
Архив создается и ликвидируется приказом ректора института.
Архив возглавляет заведующий архивом, назначаемый на должность и
освобождаемый от нее приказом ректора АНОО ВПО «Индустриальный институт».
1.4
Архив непосредственно подчиняется ректору АНОО ВПО «Индустриальный
институт» и отвечает за постановку работы с архивными документами.
1.5
На период отсутствия заведующего архивом его функции исполняет сотрудник,
назначаемый в соответствии с действующим трудовым законодательством по
приказу ректора института.
1.6
Архив создается в целях обеспечения приема, учета, хранения, использования
документов.
1.7
В своей работе архив руководствуется:
1.8.1.
Законодательством Российской Федерации, законодательными актами по
архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций,
руководства института, правилами и другими нормативно-методическими
документами Федерального архивного агентства (Росархива);
1.8.2.
Уставом АНОО ВПО «Индустриальный институт»;
1.8.3.
Настоящим Положением и номенклатурой дел АНОО ВПО
«Индустриальный институт»;
1.8.4.
Постановлениями, приказами, распоряжениями и иными нормативными
правовыми актами органов управления АНОО ВПО «Индустриальный
институт».
1.9. Положение изменяется и корректируется в соответствии с изменением целей,
функций, обязанностей, прав, ответственности и полномочий, возлагаемых на
подразделение, и по мере совершенствования системы управления институтом.
Изменения и дополнения в положение вносятся приказом ректора.
1.10. Контроль за деятельностью архива института осуществляет ректор АНОО ВПО
«Индустриальный институт».
1.1
1.2
1.3
II.
2.1.
2.2.
2.3.
Задачи и функции
Прием документов на хранение:
2.1.1. Документы в архив передаются структурными подразделениями АНОО
ВПО «Индустриальный институт»;
2.1.2. В архив принимаются документы, подлежащие сдаче в архив, по истечении
срока хранения в структурном подразделении, в соответствии с
номенклатурой дел АНОО ВПО «Индустриальный институт»;
2.1.3. Передача документации фиксируется актом, который составляется в 2-х
экземплярах, один из которых хранится в архиве, другой в
соответствующем структурном подразделении.
Регистрация, учет, систематизация документов, хранящихся в архиве.
Организация использования документов:
информирование руководителя и работников института о составе и
содержании документов архива;
выдача документов или их копий в целях служебного и научного
использования, для работы в помещении архива;
АНОО ВПО «Индустриальный институт»
Положение об архиве
Экземпляр № 4
Лист 3
Всего
листов 4
-
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
обеспечение выполнения запросов подразделений института и обращений
граждан по вопросам социально-правового характера, выдача копий
документов, выписок из документов и архивных справок;
ведение учета использования документов, хранящихся в архиве;
Обеспечение сохранности архивного фонда института. Контроль за соблюдением в
помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности
документов.
Инструктирование работников структурных подразделений АНОО ВПО
«Индустриальный институт» о порядке формирования, подготовки и сдачи
документов в архив.
Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы,
актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Работа по защите персональных данных, в соответствии с Положением об
обработке и защите персональных данных АНОО ВПО «Индустриальный
институт»
III.
Права и обязанности
Архив имеет право:
3.1
3.2
3.3
3.4
Давать указания структурным подразделениям АНОО ВПО «Индустриальный
институт» по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из
функций, которые перечислены в настоящем Положении.
Запрашивать от структурных подразделений АНОО ВПО «Индустриальный
институт» сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения
выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Не принимать документацию, подготовленную с нарушением установленных
правил.
Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов ведущих
специалистов структурных подразделений АНОО ВПО «Индустриальный
институт».
Архив обязан:
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Принимать меры по созданию условий для своевременного удовлетворения
запросов подразделений АНОО ВПО «Индустриальный институт» на обеспечение
архивным фондом.
Поддерживать постоянную связь с руководителями подразделений АНОО ВПО
«Индустриальный институт» и специалистами по вопросам, относящимся к сфере
их деятельности.
Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию
архива.
Обеспечивать составление справок по поступающим запросам.
Осуществлять учет, отбор и обеспечивать полную сохранность документов в
архиве в соответствии с законодательством РФ.
IV.
4.1
Взаимодействие с другими структурными подразделениями
Архив взаимодействует со всеми подразделениями АНОО ВПО «Индустриальный
институт» по вопросам:
АНОО ВПО «Индустриальный институт»
Положение об архиве
Экземпляр № 4
Лист 4
Всего
листов 4
предоставления по запросам:
документов или их копий в целях служебного и научного использования.
выписки из документов и архивные справки;
получения:
от структурных подразделений вуза документов по делопроизводству в
соответствии с номенклатурой дел, утвержденной ректором;
служебных записок на получение информации по запрашиваемому делу;
актов на передачу дел в архив.
V.
5.1
5.2
Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций,
предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.
Ответственность заведующего архивом и работников архива устанавливается
соответствующими должностными инструкциями
VI.
6.1
Ответственность
Прекращение деятельности архива
Деятельность архива может быть прекращена на основании решения ректора
АНОО ВПО «Индустриальный институт», оформленного его приказом.