«Технологическая регламентация. Нормирование времени выполнения
операций, предусмотренных технологическими регламентами»
1. Определение нормативов и интервалов выполнения операций.
В первую очередь необходимо отметить, в чем заключается нормирование
времени
выполнения
операций,
предусмотренных
технологическими
регламентами (далее - ТР) в процессе технологической регламентации.
ТР представляют собой правила, регулирующие порядок деятельности
специалистов органов ФК в рамках выполнения ими функций с использованием
ППО.
Основными элементами правил и порядка деятельности сотрудников в ТР
являются операции.
В настоящее время операции в ТР представляются лишь как описание
процесса определенных действий сотрудников ОрФК. Также в ТР установлена
последовательность выполнения операций.
Однако в ТР не установлена продолжительность времени выполнения
каждой операции либо
интервал (рамки времени), в который должны
совершаться
и
операции,
отсутствует
закрепление
за
структурными
подразделениями (отделами ОрФК) той или иной операции.
Основным документом, на основании которого должна производиться
разработка нормативов, является Методика разработки Нормативов (далее МРН), разработанная в рамках создания автоматизированной Системы
поддержки технологического обеспечения (далее – СПТО).
Необходимо отметить, что Нормирование согласно МРН состоит из 2-х
видов параметров, которые должны быть учтены:
а).Норматив
времени
обработки
документа/операции
(норматив
выполнения операции).
б). Интервал времени выполнения операций (срок/период исполнения
операций).
Норматив
обработки
документа/операции
(продолжительность
выполнения каждой операции) представляет собой затраты времени на
выполнение сотрудником операции по обработке документа.
Установление нормативов обработки документа/операции осуществляется
исходя из 3-х факторов, определяющих значение нормативов:
- функциональности ППО,
- порядком выполнения операции согласно ТР,
- требованиями по выполнению операций, установленными НПА.
Например: одно платежное поручение при зачислении доходов от
внебюджетной деятельности исходя из ТР, ППО и проводимых процедур
контроля, предусмотренных НПА, зачисляется в срок - 2 мин.
Интервал времени выполнения операций (промежуток времени, в
рамках которого должна выполниться операция). То есть при выполнении
функций ОрФК, установление последовательности и временных периодов
осуществления всех операций исходя из ППО и предельных сроков выполнения
операций, установленных НПА.
Например: при учете и распределении доходов будут установлены
следующие Интервалы:
- получение выписки до 9-30,
- импорт выписки в ППО с 9-30 до 10-00,
- импорт документов администраторов с 10-00 до 10-30, и т.д.
Временной нтервал - это не точный срок, в течение которого должна
выполняться операция, а ограничительные рамки. То есть операция может на
практике выполняться гораздо в более сжатые сроки, чем установленный
Интервал.
Интервалы выполнения операции также должны быть разработаны исходя
из последовательности операций, установленной ТР, функциональностью ППО,
требованиями НПА.
Цель разработки временных интервалов состоит в организации типового
операционного
дня
органа
ФК,
который
обеспечит
единое
качество
технологических процессов
деятельности всех ОрФК РФ в части сроков
выполнения операций, что особо актуально при взаимодействии ОрФК с
участниками бюджетного процесса.
Временной интервал является параметром, необходимым для расчета
оптимальной численности при выполнении операций.
Например, все участники бюджетного процесса должны получать выписки
по своим лицевым счетам от ТОрФК в единый установленный интервал
времени, независимо от объема обрабатываемых ОрФК расчетно-платежных
документов (100 или 1000 штук), а уже инструмент выполнения заданных
единых интервалов – численность, которая определяется с использованием
СПТО.
При этом разработанные Исполнителем интервалы в рамках создания
СПТО должны обеспечивать равномерную загрузку сотрудников ОрФК в
течение всего операционного дня.
Например: можно установить Интервал передачи выписки по лицевым
счетам для получателей средств бюджетов до 10-00 в день получения выписки
банка, который будет обеспечен 30-ю сотрудниками отдела расходов, однако в
оставшееся
рабочее
время
данные
сотрудники
не
будут
обеспечены
необходимой нагрузкой.
Разработанные Интервалы должны быть выполнимыми на стадии
внедрения СПТО для значительного большинства ОрФК исходя из имеющейся
у них в наличии фактической численности, а уже после получения
соответствующих результатов СПТО и их анализа - выполнимыми для всех
ТОрФК.
Таким образом, нормативы и интервалы имеют различное значение и
различным способом устанавливаются.
С одной стороны, их использование без СПТО неэффективно, с другой
стороны, СПТО без данных параметров не будет решать возложенные на нее
задачи.
То есть без интервалов и нормативов невозможно осуществить расчет
нагрузки сотрудников в СПТО, произвести расчет оптимальной численности,
себестоимости выполнения операции.
Разработанные, согласованные и утвержденные нормативы и интервалы на
выполнение операций должны вноситься в ТК ТР с целью дальнейшего
внесения всех данных по ТР в СПТО.
2. Разработка нормативов и интервалов.
Для создания корректных и обоснованных нормативов и интервалов они
согласно МРН разрабатываются в несколько этапов.
1-й этап. Замеры.
Замеры являются лишь одним из нескольких факторов, на основании
которого Исполнителем в рамках создания СПТО аналитическим путем
разрабатываются/ устанавливаются нормативы времени выполнения операций
и интервалы времени, в которые операции должны выполняться.
В дальнейшем при разработке норматива полученное в результате замера
среднее
время
обработки
одного
документа
выполняемой
операции
анализируется на соответствие выполняемой операции исходя из требований
НПА, ТР.
Необходимо
продолжительность
отметить,
что
временных
в
затрат,
СПТО
учитывается
необходимых
для
именно
выполнения
сотрудником операции, а не продолжительность самой операции.
Поэтому в части выполнения автоматизированных операций (например –
формирование отчетов) производится замер затрат времени сотрудника на
запуск операции, контроль
ее выполнения и завершения, а не на всю
продолжительность автоматизированных операций. То есть операция может
происходить 40 минут, а норматив будет 10 минут (затраты времени
сотрудника).
Соответственно и нормативы будут представлять именно затраты времени
сотрудника на выполнение операции.
Замеры не должны проводиться на такие операции, которые не
выполняются согласно действующим ТР, и, соответственно, для них не должны
разрабатываться интервалы и нормативы, например:
- поездка в банк для передачи документов;
- звонки в ОрФК по функциональным вопросам;
- переписка с взыскателями, судами, консультации по телефону;
- изучение нормативных документов и инструктивных материалов
Минфина России и Федерального казначейства ;
- консультирование клиентов по оформлению заявления на возврат
денежных чековых книжек.
Для вышеперечисленных и
задать временные интервалы,
других аналогичных операций невозможно
а, следовательно, учесть их при расчете
численности, необходимой для выполнения операции.
То есть, нецелесообразно пытаться включить в перечень операций,
учитываемых в СПТО, «любую деятельность» сотрудников ОрФК.
Естественно,
деятельность
функциональных
подразделений
ОрФК
заключается и в разъяснительной работе, в совещаниях, и в изучении
нормативной и методологической базы, и в поездках куда-либо.
И чем выше должность сотрудника, тем меньше он участвует в
протоколируемых ППО операциях. Например: основной задачей начальника
любого отдела является организация и распределение нагрузки на сотрудников
в течение всего рабочего дня, а также решение спорных или критических
вопросов, не говоря уже об изучении методологических документов и иной
деятельности, осуществляемой им в целях улучшения качества работы его
структурного подразделения. В связи с вышеуказанными
факторами, его
участие в обработке документов операционного дня в ППО приближено к
нулю.
Как бы мы не стремились, невозможно охватить и «занормировать» всю
рабочую деятельность сотрудников, иначе можно дойти до абсурда, например,
если нормировать такие операции как:
- «специалист дает поручение подчиненному»;
или «обучение работе принятого работника и т.д.».
При отражении основных операций, осуществляемых в ППО и
установленных ТР, мы добьемся главного – сопоставимости между всеми
ТОрФК, так как у всех есть «поездки в банк», «консультирование» и
«разговоры по телефону» и др..
В перечень операций, отражаемых в СПТО, по которым устанавливаются
нормативы и интервалы выполнения операций, должны включаться операции в
ППО, установленные ТР, то есть которые выполняются и протоколируются в
ППО, также возможно внесение небольшого «связанного» с ними перечня
операций, который будет вводиться в универсальный конвертор СПТО
вручную.
2-й этап. Анализ замеров и разработка нормативов и интервалов
Результаты замеров, полученные в результате хронометража, подлежат
анализу на соответствие:
требованиям нормативно-правовых актов;
технологическим регламентам;
требованиям ППО.
На основании проведенного анализа и под влиянием вышеуказанных
факторов корректируются и изменяются результаты замеров.
3-й этап . Апробация нормативов.
После получения нормативов и интервалов обработки документов
происходит процесс их апробации на уровне пилотных ОрФК. В процессе
апробации возможно получения данных о занижении или завышении
норматива или интервала обработки документов исполнителем.
В данном случае будет производиться корректировка норматива и (или)
интервала, в случаях когда это обоснованно, а не происходит отклонение,
связанное с выполнением операции в пилотном ОрФК. (например: специалист
не имеет навыка обработки того или иного вида документа в ППО, либо
выполняет операцию не в соответствии с требованиями, установленными НПА
и ТР).
3. Функционирование СПТО
Разработанные нормативы являются параметрами, на основании которых
СПТО будет решать возложенные на нее задачи.
Для работы СПТО необходимо ввести в технологическую карту интервал
каждой операции, норматив операции;
После введения в СПТО нормативов и интервалов СПТО должна на
основании установленных формул расчета решать следующие задачи:
а). на основании фактических данных по количеству документов и
операциям, осуществленным сотрудниками структурных подразделений ОрФК,
производить расчет количества специалистов, необходимых для выполнения
каждой операции и по каждому подразделению;
Пример по расчету оптимальной численности. Допустим, что норматив
обработки одной заявки на кассовый расход (далее - ЗКР) равен 5 минутам,
количество ЗКР равно 400, подставляя значения в формулу расчёта
численности, получаем, что для обработки 400 ЗКР в интервале 100 минут нам
необходимо задействовать 20 человек.
Необходимо отметить, что в дальнейшем при оптимизации ТР, мы сможем
повысить эффективность СПТО.
В настоящее время в веденных в действие ТР существует значительное
количество операций, за которыми не закреплено ни одно структурное
подразделение УФК, а некоторые операции закреплены за подразделениями
исходя из УФК 2-го типа.
При отсутствии централизованного закрепления операций в ТР за
конкретным подразделением ОрФК, в СПТО будут получаться следующие
результаты расчётов по определению численности.
Например: при одинаковом количестве документов, обрабатываемых при
учете и распределении доходов у 2-х ТорФК, для
каждого ТорФК будет
рассчитываться «своя» оптимальная организационно-штатная структура по
отделам доходов с различным количеством специалистов этих отделов, так в
одном ТОрФК определенные операции выполняет отдел доходов, а в другом
отдел бухгалтерского учета (формирование отчетности для администраторов
поступлений).
В случае четкого закрепления операции за подразделениями (отделами)
исходя из УФК и ОФК, которых в настоящее время насчитывается 6-ть типов,
результаты расчетов численности отдела доходов УФК были бы идентичны.
б).
осуществлять
расчет
нагрузки
сотрудников
функциональных
подразделений по работе в ППО при выполнении ТР. Здесь опять же
необходимо
акцентировать
внимание
на
нагрузку
по
операциям,
предусмотренным ТР, а не в целом нагрузку сотрудника.
Пример расчёта нагрузки по работе в ППО.
Предположим, что некий сотрудник принимает участие в процессе
обработки 60 ЗКР, принятых от получателя бюджетных средств. Норматив
обработки 1-й ЗКР, исходя из МРН, установлен условно – 5 минут. Таким
образом, его загрузка в данной операции будет равна 300 минут или 5-ть часов.
Здесь необходимо отметить, что нагрузка берется от количества
обработанных документов/выполненных операций. То есть фактически,
каждый конкретный специалист может обрабатывать данные 60 ЗКР иное
количество времени, например 250 минут или 350, а не 300 минут – результат,
полученный СПТО.
Но решение, принятое для порядка расчета нагрузки в СПТО = кол-во
документов х норматив, имеет обоснованные основания.
Другая особенность нормативов, а, следовательно, учета нагрузки для
СПТО, нормирование в операции именно участия/действий сотрудника.
Например: формирование отчётных форм или обработки выписки банка.
Для формирования каких-либо отчётных форм необходимо 2 часа, а нагрузка в
СПТО учитывается только то время которое сотруднику понадобилось для
проведения подготовительных этапов, например, настройка комплекса, если
она необходима при каждой выгрузке форм, выбор форм и так далее.
Время, необходимое вычислительной техники для формирования отчёта,
в нагрузку сотрудника не учитывается, а учитывается при расчёте нагрузки
технических средств.
Таким образом, путём сложения по вышеуказанным принципам нагрузки
сотрудника по операциям, находим процент загруженности от 8 часового
рабочего дня, допустим, нагрузка равна 25 %. Хочу обратить особое внимание
на то, что данные 25 % не показывает того, что сотрудник на 75 % не занят, а
показывает всего лишь его нагрузку при работе в ППО. В остальные 75 %
времени сотрудник может так же выполнять и другие задачи, которые не
учитываются при расчёте нагрузки в СПТО.
в). осуществлять расчёт затрат на выполнение операций. Это третий
показатель
СПТО,
который
рассчитывается
на
основании
введенных
нормативов и полученной статистики.
Правила расчета затрат.
Себестоимость операции прямая (только с учетом расходов по оплате
труда,
сотрудников
выполняющих
операции)
=
Количество
документов/операций х Норматив х Оплата труда в единицу времени.
Полная себестоимость операции (с учетом всех расходов на содержание
ОрФК) = Себестоимость операции прямая + (Косвенные расходы х
Себестоимость прямая / Расходы на оплату труда). То есть косвенные расходы
(все кроме оплаты труда распределяются пропорционально на каждую
операцию исходя).
Таким образом, в СПТО мы сможем сравнивать объем выполняемых
операций/обрабатываемых документов в соотношении расходов на их
выполнение как между ОрФК, так и между подразделениями внутри ОрФК.
СПТО рассчитывает себестоимость как выполняемых операций, так и
объединяя операции по различному принципу себестоимость ТР, а также
деятельности структурных подразделений.
По соблюдению рекомендуемых и введенных в СПТО интервалов
необходимо отметить, что в СПТО формируется значительное количество
отчетов по контролю соблюдения интервалов.
В случае отклонения заданных интервалов и фактических значений в
деятельности ОрФК, на основании данных отчетов можно будет выявить
причину отклонения, которые могут быть следующие:
- нарушение ОрФК, вызванные невыполнением нормативов или просто
организационное нарушение;
-
объективная
причина
–
объем
документов/операций,
который
численность ОрФК не позволяет обработать в установленный интервал.
На основании фактического количества операций/документов в ОрФК с
использованием
СПТО
должны
формироваться
предложения
по
перераспределению численности, которые обеспечат выполнение всеми ОрФК
рекомендуемых интервалов.
Численность является тем инструментом, который обеспечит выполнение
заданных интервалов.
По изменению нормативов и интервалов в процессе функционирования
СПТО.
Естественно их значения могут постоянно меняться, так как будут
появляться новые операции, а другие исключаться, также изменение
обусловлено постоянным изменением ППО, изменением методологии и
технологии выполнения функциональных задач.
Таким образом, в случае несоответствия «фактических» нормативов
утвержденным и введенным в СПТО, необходимо предусмотреть порядок их
корректировки. Может это будет вариант, при котором ТОФК должны будут
обращаться в службу сопровождения соответствующего разработчика ППО. В
этой связи,
разработанные в рамках проекта нормативы должны быть
подтверждены разработчиками соответствующего ППО. Но, наверное, это
должно быть четко установлено в ТР по сопровождению СПТО.
4. Заключение.
В заключение необходимо отметить, что без корректных, обоснованных
нормативов и интервалов внедрение и дальнейшее функционирование СПТО не
приведет к необходимым результатам и не решит возложенные на нее задачи.
А интервалы с нормативами без автоматизированной системы не могут
эффективно применяться.