Цели создания Портала

СОГЛАСОВАНО
УТВЕРЖДАЮ
Директор по ИТ
«
Генеральный директор ОАО «Воентелеком»
А.Л. Банкевич
Н.В. Тамодин
___________________
____________________
» _________________ 2011 г.
«
» _________________ 2011 г.
ИНТРАНЕТ-ПОРТАЛ версия 1.0
ОАО «Воентелеком»
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
2011
ПРАВА И РАСПРОСТРАНЕНИЕ
Все права интеллектуальной собственности принадлежат:
© Заказчик: ОАО «Воентелеком», 2011
Распространение копий
допускается по согласованию с разработчиками документа.
Оригиналы в электронном виде и в виде утвержденных печатных копий находятся под контролем
библиотек и архивов разработчиков документа. Передача копий третьим лицам допускается по
согласованию с Заказчиком.
ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТА
№ ОПИСАНИЕ
ВНЕСЕННЫХ
АВТОР
ДАТА
ВЕРСИЯ
29.07.2011
v. 1.0
ИЗМЕНЕНИЙ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Создание начального шаблона документа.
Банкевич А.Л.
Дата:
04.08.2011
Страница: 3
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
ОГЛАВЛЕНИЕ
ПРАВА И РАСПРОСТРАНЕНИЕ .............................................................................................................. 2
1
2
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ........................................................................................................................... 7
1.1
НАИМЕНОВАНИЕ ПРОЕКТА .............................................................................................................. 7
1.2
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ РАЗРАБОТЧИКА И ЗАКАЗЧИКА И ИХ РЕКВИЗИТЫ .......................... 7
1.3
ПЛАНОВЫЕ СРОКИ НАЧАЛА И ОКОНЧАНИЯ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ ПОРТАЛА ............................... 7
1.4
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ПРЕДЪЯВЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ РАБОТ.................................................... 7
НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ ПОРТАЛА ........................................................................ 8
2.1
НАЗНАЧЕНИЕ ПОРТАЛА ................................................................................................................... 8
2.2
ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ ПОРТАЛА .............................................................................................................. 8
2.3
ПРЕИМУЩЕСТВА, ДОСТИГАЕМЫЕ В ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ................................................ 10
3
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ ............................................................................................. 10
4
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ...................................................................................................... 12
5
ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ.............................................................. 14
6
5.1
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ.......................................................................................................................... 14
5.2
ФУНКЦИИ «ВОЕНТЕЛЕКОМ» .................................................................................................... 14
5.3
ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННОЙ СРЕДЫ ........................................ 14
ТРЕБОВАНИЯ К ПОРТАЛУ ........................................................................................................... 15
6.1
ТРЕБОВАНИЕ К ПОРТАЛУ В ЦЕЛОМ ................................................................................................ 15
6.1.1
Требования к модели и структуре Портала ............................................................................ 17
6.1.2
Требования к численности и квалификации персонала ........................................................ 18
6.1.3
Требования к показателям назначения .................................................................................... 18
6.1.4
Требования по надежности и непрерывности функционирования Портала ....................... 19
6.1.5
Требования к эргономике и технической эстетике ................................................................ 19
6.1.6
Требования к эксплуатации и обслуживанию Портала ......................................................... 20
6.1.7
Требования к защите информации от несанкционированного доступа ............................... 20
6.1.8
Дополнительные требования ................................................................................................... 20
6.1.9
Требования к организации поиска на Портале ....................................................................... 21
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 4
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ И ФУНКЦИОНАЛУ ПОРТАЛА ............................................................... 21
6.2
6.2.1
Главная страница Портала ....................................................................................................... 21
6.2.2
Интерфейс и информационные блоки Главной страницы Портала ..................................... 21
6.2.2.1
Новости ............................................................................................................................................... 23
6.2.2.2
Новые сотрудники .............................................................................................................................. 23
6.2.2.3
Дни рождения ..................................................................................................................................... 24
6.2.2.4
Информеры ......................................................................................................................................... 24
6.2.2.5
Важные телефоны .............................................................................................................................. 26
6.2.2.6
Доска почета ....................................................................................................................................... 26
6.2.2.7
Опросы ................................................................................................................................................ 26
6.2.2.8
Достижения Компании....................................................................................................................... 26
6.2.3
Модуль «Делопроизводство»» ................................................................................................. 26
6.2.3.1
Раздел «Контрагенты» ....................................................................................................................... 27
6.2.3.2
Раздел «Справочник номенклатуры»................................................. Error! Bookmark not defined.
6.2.3.3
Раздел «Заявка на сертификацию» ..................................................... Error! Bookmark not defined.
6.2.3.4
Раздел «Сертификация» ...................................................................... Error! Bookmark not defined.
6.2.3.5
Раздел «Входящие» ............................................................................................................................ 28
6.2.3.6
Раздел «Исходящие» .......................................................................................................................... 30
6.2.4
Модуль «Заявки» ....................................................................................................................... 32
6.2.4.1
Заявки в отдел информационных технологий.................................................................................. 33
6.2.4.2
Заявки в общий отдел......................................................................................................................... 35
6.2.4.3
Заявки на отпуск ................................................................................................................................. 37
6.2.4.4
Заявки на командировки .................................................................................................................... 37
6.2.4.5
Заявки на обучение ............................................................................................................................. 38
6.2.4.6
Заявки на выписку доверенностей .................................................................................................... 39
6.2.4.7
Заказ автомобиля, курьера, доставки почты .................................................................................... 39
6.2.5
Модуль «Сотрудники».............................................................................................................. 40
6.2.5.1
Список сотрудников ........................................................................................................................... 41
6.2.5.2
Карточка сотрудника .......................................................................................................................... 41
6.2.5.3
Список дней рождения сотрудников ................................................................................................ 42
6.2.6
Модуль «База документов» ...................................................................................................... 42
6.2.6.1
Архив ................................................................................................................................................... 42
6.2.6.2
НСД ..................................................................................................................................................... 43
6.2.6.3
ОРД ...................................................................................................................................................... 44
6.2.6.4
СМК ..................................................................................................................................................... 44
6.2.6.5
Бланки ................................................................................................................................................. 45
6.2.7
Модуль «ВОЕНТЕЛЕКОМ» .................................................................................................... 45
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 5
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.7.1
Руководство ........................................................................................................................................ 45
6.2.7.2
Наши проекты ..................................................................................................................................... 45
6.2.7.3
Новому сотруднику ............................................................................................................................ 46
6.2.7.4
Календарь событий Компании .......................................................................................................... 46
6.2.7.5
Структура Компании .......................................................................................................................... 46
6.2.7.6
Телефонный справочник .................................................................................................................... 47
6.2.8
6.2.8.1
Фотогалерея/фотоконкурс ................................................................................................................. 48
6.2.8.2
Часто задаваемые вопросы или FAQ ................................................................................................ 48
6.2.8.3
Глоссарий ............................................................................................................................................ 48
6.2.8.4
Вопросы-ответы руководству............................................................................................................ 48
6.2.8.5
Банк идей ............................................................................................................................................. 49
6.2.8.6
Доска объявлений ............................................................................................................................... 49
6.2.8.7
Корпоративный форум ....................................................................................................................... 50
6.2.9
Модуль «Уведомления» ........................................................................................................... 50
6.3
ТРЕБОВАНИЯ К МЕХАНИЗМАМ ИНТЕГРАЦИИ ПОРТАЛА С ВНЕШНИМИ СИСТЕМАМИ .................... 50
6.4
ТРЕБОВАНИЯ К МЕХАНИЗМУ ИНТЕГРАЦИИ ПОРТАЛА С ЭЦП ....................................................... 51
6.5
ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНАЛУ ПОИСКА НА ПОРТАЛЕ .................................................................. 51
6.6
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ .......................................................................................... 51
6.7
ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММНЫМ И ТЕХНИЧЕСКИМ СРЕДСТВАМ..................................................... 52
6.7.1
Требования к техническим средствам ..................................................................................... 52
6.7.1.1
Требования к серверному оборудованию ......................................................................................... 52
6.7.1.2
Требования к оборудованию клиентских рабочих мест ................................................................. 52
6.7.2
7
Модуль «Жизнь в Компании» .................................................................................................. 48
Требования к программным средствам ................................................................................... 52
6.7.2.1
Общие требования к программному обеспечению .......................................................................... 52
6.7.2.2
Требования к сетевым протоколам ................................................................................................... 52
6.7.2.3
Требования к настройкам клиентских рабочих мест....................................................................... 53
ТРЕБОВАНИЯ К РАЗГРАНИЧЕНИЮ ПРАВ ДОСТУПА К КОНТЕНТУ И
СИСТЕМНЫМ РОЛЯМ НА ПОРТАЛЕ .................................................................................................................. 53
8
7.1
СИСТЕМНЫЕ РОЛИ ......................................................................................................................... 53
7.2
СПЕЦИАЛЬНО СОЗДАННЫЕ РОЛИ ................................................................................................... 54
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ И ВНЕДРЕНИЮ ПОРТАЛА........ 55
8.1
ОБСЛЕДОВАНИЕ ТЕКУЩИХ ПРОЦЕССОВ .................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
8.2
ВНЕДРЕНИЕ ПИЛОТНОГО ПРОЕКТА ................................................................................................ 55
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 6
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
8.3
ТРЕБОВАНИЯ ПО ПЕРВОНАЧАЛЬНОМУ ЗАПОЛНЕНИЮ ПОРТАЛА ................................................... 56
8.4
ТРЕБОВАНИЯ К МОДИФИКАЦИИ СИСТЕМЫ .................................................................................... 57
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 7
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
1 Общие сведения
Настоящее Техническое задание определяет требования и порядок создания Информационной
системы управления Интранет-Порталом ОАО «Воентелеком» на базе ПО системы Microsoft
Windows SharePoint 2010 (далее MS Sharepoint).
1.1 Наименование проекта
Полное наименование системы: Информационная система управления Интранет-Порталом ОАО
«Воентелеком». Условное обозначение системы: ИСУ ИП «ВОЕНТЕЛЕКОМ» (далее – Портал).
1.2 Наименование и реквизиты предприятия заказчика
Заказчик: ОАО «Воентелеком»
Адрес: 107014, г. Москва, ул. Б. Оленья, д. 15а.
Телефон: (495) 609-5005, факс (495) 609-5005
Банковские реквизиты: ИНН 7718766718, КПП 7771801001
Р/с 40702810438290032680 в банке Стромынское ОСБ5281/1691 СБ РФ, г. Москва
БИК 044525225, корр/сч. 30101810400000000225
1.3 Плановые сроки начала и окончания работы по созданию Портала
Плановое начало выполнения работ: 15.08.2011
Плановое окончание работ: 15.11.2011
1.4 Порядок оформления и предъявления результатов работ
Порядок оформления и предъявления Заказчику результатов работ по созданию Портала
устанавливаются в Дополнениях к настоящему Техническому заданию и Календарных планах на
этапы работ.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 8
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
2 Назначение и цели создания Портала
2.1 Назначение Портала
Главным
назначением
Портала
является
внутренне
информационное
обеспечение
деятельности Компании. Оно предполагает построение эффективной среды размещения и поиска
актуальной информации для сотрудников «ВОЕНТЕЛЕКОМ». Слабые процессы взаимодействия
различных подразделений внутри Компании, а также низкий уровень их формализации приводят к
неоправданным
потерям
рабочего
времени на
поиск
различной информации,
снижению
эффективности и, как следствие, потере мотивации сотрудников «ВОЕНТЕЛЕКОМ». Эта проблема
должна решаться с помощью современных организационных методов и технологических
инструментов, применяющихся для управления коммуникациями и знаниями внутри Компании.
Создание внутренней информационно-коммуникационной среды (интранета) обеспечит связь
«сотрудников
с
информацией»
и
«людей
с
людьми»,
необходимую
для
повышения
производительности и обеспечения прозрачности организации.
Портал должен помогать «ВОЕНТЕЛЕКОМу» обеспечивать качество проводимых работ по
исполнению государственных контрактов и за счет быстрого и удобного доступа к проектной,
нормативно-справочной и организационно-распорядительной документации и поддержания высокой
информированности персонала, что позволит распространить качество предоставляемых услуг на все
виды
деятельности
«ВОЕНТЕЛЕКОМ»
и
обеспечить
управление
процессами
на
основе
документированных и доступных процедур.
2.2 Цели создания Портала
Формирование единого информационно-коммуникационного поля Компании на базе
Портального решения, что позволит обеспечить механизмы увеличения эффективности работы с
информацией и взаимодействия сотрудников.
Целями создания Портала являются:

Организация стандартного электронного документооборота (обработка входящих,
исходящих, контроль исполнения поручений)
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 9
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Организация доступа к нормативной документации «Воентелеком», снижение трудозатрат на
ее поиск

Постоянное пополнение, актуализация фонда документов, используемых при проведении
проектных работ, включая средства публикации новых документов

Сохранение знаний, информации, ноу-хау в Компании независимо от ухода специалистов

Предоставление информации о Компании, её целях и задачах; об организационной структуре
Компании и её сотрудниках, включая контактную

Оперативное донесение новостей Компании до всех сотрудников

Обеспечение механизмов совместной работы над документами и информацией в Компании

Налаживание результативного делового общения и взаимодействия сотрудников между собой

Вовлечение сотрудников в корпоративную жизнь, развитие горизонтальных связей между
подразделениями и сотрудниками

Помощь в решении непосредственных трудовых задач сотрудников Компании

Развитие и распространение «лучших практик» среди различных подразделений

Создание сотрудникам «ВОЕНТЕЛЕКОМ» комфортных условий труда, снижение затрат
рабочего времени сотрудников за счет обеспечения автоматизации согласовательных бизнеспроцессов Компании

Поддержка общей культуры Компании, обеспечение доступа к информации о социальных
событиях и программах, поощрение неформального общения, развитие «горизонтальных»
связей между сотрудниками

Обеспечение эффективного двухстороннего взаимодействия между руководством
«ВОЕНТЕЛЕКОМ» и его сотрудниками

Создание индивидуального «рабочего пространства» каждого сотрудника, подразделения
Из вышеназванных целей складывается ряд насущных задач, которые должны быть решены в ходе
реализации проекта по созданию Портала:

Классификация и упорядочение всей базы созданных документов, ее стандартизация,
приведение в единую форму на единых носителях, устранение неувязок и дупликации

Создание электронного архива нормативно-справочной документации
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 10
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Создание структурированной базы сведений и документов внутри Компании и обеспечение
механизмов их удобного поиска по набору параметров для сокращения временных затрат на
их поиск и пересоздание

Актуализация данных о сотрудниках Компании, обеспечение механизмов их регулярного
обновления

Реализация механизмов автоматизированного выполнения служебных заявок на различные
виды хозяйственных и других внутрикорпоративных услуг

Обеспечение универсальности доступа к данным при одновременной их защите и
конфиденциальности

Создание набора стандартизированных отчетов по деятельности Компании в целом

Создание ряда ранее не существовавших нормализованных справочников
2.3 Преимущества, достигаемые в ходе реализации проекта

Повышение технологической культуры и лояльности персонала

Систематизация внутреннего документооборота, упрощение бизнес-процессов

Повышение осведомленности руководства Компании о настроениях среди персонала

Устранение дупликации в функциях и введение ясных разграничений различных
подразделений, связанных с обработкой однотипной информации
3 Используемые сокращения
Сокращение
Полное наименование
БД
База данных
НСД
Нормативно-справочная документация
НД
Нормативные документы
ОРД
Организационно-распорядительная документация
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 11
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
ПО
Программное обеспечение
Портал
Информационная истема на базе ПО MS Sharepoint расположенная во
внутренней сети «ВОЕНТЕЛЕКОМ». Иначе «интранет».
РК
Регистрационная карта документа
СМК
Система менеджмента качества
СУБД
Система управления базами данных
ЭД
Электронный документ
СЭД
Система электронного документооборота
Типы НД:
Сокращение
Полное наименование
ГОСТ
«Международные и национальные стандарты»
П
«Правила»
ТР
«Требования»
НБ
«Нормы безопасности»
Типы ОРД:
Сокращение
Полное наименование
Пр
«Приказы»
Рс
«Распоряжения»
ПС
«Протоколы совещаний»
А
«Акты»
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 12
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
4 Термины и определения
e-mail или Адрес e-mail – адрес электронной почты, на который и с которого возможно
отсылать сообщения как из внутренней сети Компании так и извне.
GUI – (сокр. от англ. Graphic User Interface) графический интерфейс пользователя, то есть
дружественный интуитивный интерфейс ПО, позволяющий находить и использовать графические
изображения (иконки) для совершения определенных действий.
Microsoft SharePoint Server (далее MS SharePoint) – ПО для хранения больших объемов
структурированных данных, обеспечивающее одновременный многопользовательский доступ и
обмен этими данными, производства компании Microsoft.
WIKI – (от англ. “What I Know Is) тип динамического содержимого (контента) сайта,
наполнение
которого
пользователи
могут
сообща
изменять
с
помощью
инструментов,
предоставляемых самим сайтом
Администратор Портала – полномочное лицо, осуществляющее администрирование
доступа к ресурсам Портала.
Бизнес-процесс – законченная последовательность определенных действий по созданию,
обработке и архивированию ЭД, которая приводит к выполнению каких-либо задач в рамках
деятельности «ВОЕНТЕЛЕКОМ». Данные действия совершают участники Портала.
Браузер или веб-браузер – ПО, используемое для просмотра веб-страниц в формате HTML,
интранет- и интернет-сайтов, выполнения программ, расположенных на веб-страницах.
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу и участку деятельности. В
виде печатного документа помещается в отдельную папку.
Делопроизводство
–
отрасль
деятельности, обеспечивающая
документирование
и
организацию работы с официальными документами.
Диспетчер заявок – полномочное лицо, ответственное за прием и распределение заявок,
поступающих на Портал от его пользователей.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 13
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Информер – специализированное веб-приложение, направленное на информирование по
одной узкой тематике, например «Погода» или «Курс валют»
Коллективная работа – одновременная работа пользователей Портала с централизованной
базой документов.
Контент – (от англ. content — содержимое) содержимое Портала, его наполнение.
Модуль
(функциональность)
–
компонент
и
Портала,
встраиваемый
в
реализующий
пользовательский
определенную
интерфейс
бизнес-логику
Портала
в
качестве
самостоятельной единицы.
Несанкционированный
доступ
–
противоправное
преднамеренное
овладение
конфиденциальной информацией лицом, не имеющим права доступа к ней.
Оповещение – отдельное электронное сообщение, информирующее пользователя о
произошедшем событии.
Организация работы
с документами – организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности Компании.
Пользователь Портала – сотрудник, использующий Портал для выполнения своих
должностных обязанностей.
Профайл пользователя – информация, содержащая сведения об учетной записи и правах
пользователя на определенные разделы Портала.
Редактор Портала – полномочное лицо, осуществляющее редактирование содержимого
Портала, включая дробление нормативно-справочных документов.
Реквизит ЭД – учетная информация о документе. Такой информацией может быть,
например, регистрационный номер, краткое содержание документа, дата регистрации.
Файлы документа могут содержать текст, таблицы, изображение, звук и т.д. Файлы
документа располагаются в отдельном хранилище.
Шаблон документа – стандартизированный и унифицированный эталонный трафарет
документа, на основе которого пользователи системы создают ЭД.
Электронный графический образ документа – файл, полученный в результате
сканирования бумажного документа.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 14
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
5 Характеристика объекта автоматизации
Объектом
автоматизации
является
информационно-коммуникационная
среда
для
сотрудников «ВОЕНТЕЛЕКОМ».
5.1 Общие сведения
Открытое акционерное общество «ВОЕНТЕЛЕКОМ» образовано 4 июня 2009 г. приказом
Министерства обороны Российской Федерации из федерального государственного унитарного
предприятия «Воентелеком».
ОАО «Воентелеком» является многопрофильным телекоммуникационным холдингом, оказывающим
услуги связи и интеграционные услуги предприятиям государственной власти, предприятиям и
органам военного управления Минобороны РФ, операторам связи, юридическим и физическим лицам
на всей территории РФ.
Компания осуществляет коммерческую деятельность за счет собственных средств, привлекает
внебюджетные источники финансирования.
5.2 Функции «ВОЕНТЕЛЕКОМ»
Главными функциями «ВОЕНТЕЛЕКОМ» является строительство и эксплуатацию объектов
связи, операторская деятельность, исследования электромагнитной совместимости.
5.3
Характеристика информационно-коммуникационной среды
Информационно-коммуникационную
среду
Компании
«ВОЕНТЕЛЕКОМ»
характеризовать с помощью следующих параметров:
Параметр
Значение
Число сотрудников
800
Число в среднем командировок в месяц
200
Число в среднем заявок в месяц в службу ИТ
400
Число в среднем заявок в месяц в другие службы
200
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
можно
Дата:
04.08.2011
Страница: 15
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Число в среднем общих для Компании мероприятий в год
3
Число в среднем новых сотрудников в год
100
Число НС и ОР документов для размещения на Портале (вне
> 50000
специализированной системы документооборота)
6 Требования к Порталу
6.1 Требование к Порталу в целом
Портал должен включать в себя оптимальный набор инструментов, призванных эффективно
решить информационно-коммуникационных задачи, стоящие в Компании «ВОЕНТЕЛЕКОМ».
Функционал модулей и инструментов корпоративного Портала должен быть разработан на базе
возможностей MS SharePoint. Кроме функций Портала, как простого информационного ресурса,
необходимо использовать его потенциал, как инструмента сохранения оперативных знаний, развития
внутренних коммуникаций и деловой культуры сотрудников, их профессионального роста.
Модель Портала должна представлять собой сбалансированный комплекс модулей,
направленных на:
Создание структурированной, постоянно пополняемой базы сведений и документов,
включающей в себя библиотеки НСД, ОРД, СМК, регламентов, процедур, политик, бланков,
архивных документов, информацию о Компании, руководстве, о сотрудниках, контактные данные,
внутри Компании, а также лучшие методики, ноу-хау, конструктивные идеи и предложения
сотрудников;
Интеграцию механизма для создания общедоступного электронного словаря-глоссария, где
должны найти отражение профессиональные термины и сокращения, а также удобный механизм
создания WIKI-статей для публикаций ответов на наиболее часто задаваемые вопросы.
Неотъемлемым инструментом для эффективного использования Базы Знаний должен стать удобный
поиск, сокращающий в разы потерю рабочего времени и повышающий эффективность сотрудников;
Быструю адаптацию новых сотрудников, позволяющую сократить до минимума период с
момента прихода нового человека в Компания до того времени, когда он ознакомится со всеми
распорядками,
особенностями
работы,
познакомится
с
коллегами
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
и
начнет
Версия: 1.0
активно
Дата:
04.08.2011
Страница: 16
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
взаимодействовать с другими сотрудниками и эффективно выполнять собственные обязанности. В
результате внедрения Портала должно существенно экономиться время руководителей и
специалистов отдела кадров, затрачиваемое на введение новых сотрудников в курс дел;
Оптимизацию и ускорение внутренних процессов, через автоматизацию на Портале ряда
внутренних заявок (ИТ, хозяйственных) и устранения необходимости тратить рабочее время на
рутинные процессы, связанные с подачей и согласованием бумаг, обращением в службы, заказ
канцелярских товаров и расходных материалов. При этом заявки должны быть настроены под
существующие в Компании процессы и регламенты и, при необходимости, перенастроены без
помощи технических специалистов;
Развитие внутренних коммуникаций и деловой культуры сотрудников, являющихся
неотъемлемой частью современных эффективных коллективов. Возможность быстро получить
цельное представление о структуре Компании, найти контактные данные нужного специалиста, а
также заочно познакомится с новым сотрудником или коллегой из другого отдела, безусловно,
ускоряют взаимодействия внутри Компании и повышают эффективность коллектива. А поддержка
деловой культуры сотрудников на главном внутреннем информационном ресурсе Компании,
Портале, помогают повысить лояльность сотрудников и установить благоприятную атмосферу в
коллективе. Необходимо предусмотреть возможность публикаций фото-отчетов и проведения
фотоконкурсов, а также организовать «доску почета» для выделения заслуг сотрудников и
повышения их мотивации;
Oбеспечениe прозрачности работы организационных структур Компании и получение
обратной связи по их деятельности. Необходимо на базе Портала осуществлять оперативное
донесение новостей и нововведений до сотрудников, что помогает формировать сотрудниками
прочное знание и понимание текущей ситуации в отрасли и в Компании, в частности, устраняет
появление слухов и их негативное влияние в коллективе. Благодаря инструментам, внедренным в
Портал, должна появиться возможность донесения целей и ключевых достижений Компании до
сотрудников. Необходимы средства вовлечения сотрудников в деловые процессы Компании,
получения обратной связи с помощью опросов и «горячей линии» с руководством, что позволяет
оперативно реагировать и принимать более взвешенные решения с учетом текущей ситуации, а также
устанавливать доверительные отношения руководства с коллективом и укреплять мотивацию
сотрудников.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 17
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Необходимо, чтобы документальная информация, хранимая на Портале, была представлена
как в виде текстовых документов для внесения изменений, в соответствии с правами пользователя,
так и в виде образов документов в распространенных графических форматах .tiff, .jpg, .pdf для печати
и удобной пересылки.
Необходимо, чтобы на Портале был реализован удобный механизм создания сводных
отчетов по информации, хранимой в БД.
6.1.1 Требования к модели и структуре Портала
Портал должен поставляться с готовым дизайном и базовым контентом, что поможет
быстрее освоить механизмы наполнения Портала информацией.
Структура и функционирование Портала должны удовлетворять следующим требованиям:

централизованная структура хранения, обработки данных и документов;

модульная структура программной реализации;

многопользовательский режим работы;

открытый интерфейс прикладного программного обеспечения;

индивидуальный безопасный паролированный доступ к системе, синхронизированный с
системой хранения учетных записей Active Directory (AD)

интеграция с другими ИС, используемыми в «ВОЕНТЕЛЕКОМ», в частности с 1С v.8.2 и MS
CRM Dynamics;

обеспечение доступа к данным Портала с использованием в качестве клиента браузера
Internet Explorer версии не ниже 7;

масштабируемость (возможность увеличения производительности Портала путем
распределения вычислительной нагрузки между несколькими процессорами или серверами);

возможность функционального расширения системы путем разработки и включения
дополнительных модулей;

возможность общей настройки системы Администратором Портала при помощи механизма
параметров и конфигурационных файлов;
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 18
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

возможность настройки отображения функциональных компонентов на страницах,
поддерживающих индивидуальную пользовательскую настройку.
6.1.2 Требования к численности и квалификации персонала
Работа Портала должна осуществляться конечными пользователями при решении ими своих
профессиональных задач. Пользователи Портала должны обладать достаточной квалификацией для
работы в системе:

иметь навыки работы в Интернет с помощью браузера Internet Explorer;

обеспечить надежность и сохранность индивидуальных паролей;

знать регламенты «ВОЕНТЕЛЕКОМ» в объеме, необходимом для выполнения своих
должностных обязанностей
Функционирование Портала должно обеспечиваться Администратором Портала, который
должен владеть базовыми навыками администрирования, настройки и внедрения Портала на базе MS
Sharepoint, навыками динамической публикации контента с помощью CMS.
Публикация нового содержания на Портале должно обеспечиваться Редактором Портала,
который должен владеть навыками динамической публикации контента с помощью CMS и навыками
работы в MS Sharepoint.
Гарантийное обслуживание работы Портала обеспечивается службой сопровождения
Исполнителя, к которой необходимо обращаться по вопросам устранения ошибок, обнаруженных в
Портале (совместно с администратором Портала) в течение 1 года после внедрения Портала. Служба
сопровождения должна обеспечить первичную реакцию на возникшую проблему в течение 6 часов
после обращения по телефону или электронной почте.
6.1.3 Требования к показателям назначения
Администраторы Портала должны иметь возможность производить административные
настройки Портала, Редакторы Портала – управлять содержимым Портала и Пользователи Портала –
использовать
Портал
в
рамках
функциональности
описанной
в
данном
документе
без
дополнительных разработок.
Правила работы с Порталом должны быть едины для всех структурных подразделений.
Работа в Портале по единым правилам должна обеспечиваться утвержденной инструкцией.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 19
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Настройка прав доступа к объектам и функциям Портала должна изначально строиться с
учетом организационной структуры «ВОЕНТЕЛЕКОМ» и обеспечивать гибкое управление
распределением прав, как для отдельных пользователей, так и для пользовательских групп.
Портал должен предоставлять актуальную информацию не только для Московского офиса
Компании, но и для региональных филиалов, у которых есть доступ во внутреннюю сеть
«ВОЕНТЕЛЕКОМ».
6.1.4 Требования по надежности и непрерывности функционирования
Портала
Режимы функционирования должны соответствовать графикам работ пользователей
Портала.
Технологические отключения Портала для выполнения регламентных работ допустимы по
предварительному согласованию с пользователями в период наименьшего использования, с 20:00 до
8:00 по местному времени. Выполнение регламентных работ в другое время суток не должно
превышать 60 минут.
Администратор Портала должен обеспечить ежедневное резервное копирование и, при
необходимости, восстановление сохраненных данных (БД и файлового хранилища) Портала.
Установка обновлений Портала и настройки Портала должны проходить тестирование на
Тестовом сервере и выполняться сотрудниками ИТ «ВОЕНТЕЛЕКОМ» в соответствии с
рекомендациями, предоставленными Исполнителем.
6.1.5 Требования к эргономике и технической эстетике
Программное обеспечение Портала должно иметь интуитивно понятный и дружественный
интерфейс пользователя (GUI). Интерфейс ПО Портала должен использовать русский язык. В
процессе работы пользователь должен иметь доступ к справочной информации в соответствии с его
правами доступа.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 20
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.1.6 Требования к эксплуатации и обслуживанию Портала
Эксплуатация Портала должна осуществляться сотрудниками отдела сопровождения ИТ
«ВОЕНТЕЛЕКОМ». Наполнение Портала информационным содержимым должно проводиться
Редакторами Портала из соответствующих подразделений.
6.1.7 Требования к защите информации от несанкционированного доступа
Доступ
сотрудников
к
работе
в
Портале
должен
осуществляться
на
строго
регламентированной основе в соответствии с их функциями и полномочиями.
При использовании Портала сотрудники должны строго соблюдать действующие
требования информационной безопасности по работе с ключевой информацией и паролями.
Портал должен иметь средства защиты информации от несанкционированного доступа с
возможностью задавать соответствующие правила и права доступа, как для отдельных
пользователей, так и для их групп.
Право удаления информации в Портале должны быть доступны только специально
выделенной группе пользователей с обязательной регистрацией операций удаления в журнале.
6.1.8 Дополнительные требования
Портал должен обеспечивать формирование отчетов из хранимой в Портале информации
при помощи генератора отчетов и иметь возможность экспортировать отчеты в Microsoft Word.
Поля Портала должны поддерживать следующие типы данных:
•
Однострочный текст
•
Многострочный текст
•
Выбор (меню)
•
Число (1; 1,0; 100)
•
Денежный ($, ¥, €)
•
Дата и время
•
Подстановка (данные, уже имеющиеся на этом узле)
•
Да/Нет (флажок)
•
Пользователь или группа
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 21
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
•
Гиперссылка или рисунок
•
Вычисляемый (вычисление по другим столбцам)
6.1.9 Требования к организации поиска на Портале
Поле поиска в любом из подразделов Портала должно обеспечивать посимвольную
обработку поисковых запросов в момент их ввода с мгновенным выведением результатов поиска в
виде списка значений, соответствующих уже введенным символам.
6.2 Требования к структуре и функционалу Портала
6.2.1 Главная страница Портала
Главная страница Портала – страница, на которой находятся элементы, являющиеся общими
для всех страниц Портала. Она включает в себя шапку, которая содержит логотип Компании, его
полное название, ссылку на меню с информацией о профайле пользователя, блок поиска информации
по Порталу, меню доступа к его разделам (Главное меню) и ряд информационных блоков.
Пункты в горизонтальном меню:

Главная страница

Заявки

Сотрудники

База документов

О Компании «ВОЕНТЕЛЕКОМ»

Жизнь в Компании

Помощь
6.2.2 Интерфейс и информационные блоки Главной страницы Портала
Главная страница Портала – это страница, с которой начинается работа в системе всех его
пользователей. Страница состоит из нескольких блоков, в которых размещаются модули, в которых
представляется информация из других частей системы.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 22
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
В левой колонке главной страницы расположен Модуль Делопроизводства со следующими блоками:

Контрагенты

Входящие

Исходящие
Далее следуют информеры, расположенные вертикально друг под другом:

Важные телефоны

Курсы валют

Погода

Время в разных городах: Москва, Екатеринбург, Хабаровск, город в Европе по выбору
Следующая колонка содержит следующие блоки, расположенные вертикально друг под другом:

Мои задачи

Новости

Текущий опрос.
В самой правой колонке расположены блоки:

Дни рождения сотрудников

Список новых сотрудников

Доска Почета

Собственный статус сотрудника (редактируемый)
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 23
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.2.1 Новости
Необходимо обеспечить возможность просмотра информационных поводов по категориям и
без категорий. Новости содержат информацию:

Дата

Заголовок

Текст новости

Категория новости
Необходимо реализовать возможность помещения новостей в архив после определенного
количества дней с даты публикации, которое будет определяться значением в настройках веб-части.
Доступ к редактированию новостей имеют Администраторы сайта и Редакторы. У
пользователей доступ только на просмотр новостей. Редактировать список новостей можно в
стандартной веб-части управления списком.
6.2.2.2 Новые сотрудники
В блоке должна отображаться краткая информация о новом сотруднике: фото, имя,
должность,
предыдущий
опыт,
который
импортируется
из
файла
резюме
сотрудника,
предоставленного в службу управления персоналом в ходе процесса оценки кандидатов и принятия
сотрудника на работу. Данный блок позволит коллективу быстрее знакомиться с новичками, что
облегчит адаптацию самих новичков и поможет им влиться в коллектив, ощутив себя частью
команды. В настройках веб части задаётся количество дней, в течение которых сотрудник считается
новым.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 24
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.2.3 Дни рождения
В блоке должны отображаться дни рождения сотрудников без указания года рожденья. Год
рожденья сотрудника может в виде исключения указываться в том случае, если дата круглая,
например 50 лет.
В этом случае текст публикуемого поздравления должен отличаться от
стандартного.
целом,
В
в
разделе
должно
содержаться
ненавязчивое
напоминание
о
приближающихся и недавно прошедших днях рождения сотрудников. Отображения информации о
сотрудниках задаётся интервалом, границы которого определяются параметрами

количество дней до дня рождения

количество дней после дня рождения,
В день рождения сотруднику высылается e-mail c поздравлением. В блоке также есть ссылка
на страницу, в которой отражены дни рождения всех сотрудников, отсортированные по дате.
6.2.2.4 Информеры
Помимо рабочих данных Портал должен включать разнообразные информационные
сервисы, такие как «Погода», «Курсы валют» и «Время в разных городах». Эти небольшие блоки
помогут сотрудникам легко ориентироваться в текущей ситуации, без обращения к внешним
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 25
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
ресурсам. Красивая визуализация сделает дизайн Портала привлекательным дополнением дизайна
страницы.
Целесообразно включить поисковик Грамота.ru, бесплатные переводчики.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 26
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.2.5 Важные телефоны
Необходимо включить в этот блок самые используемые в Компании номера телефонов,
например, номера приемных, основных отделов и служб. Пользователи Портала смогут моментально
находить нужный номер телефона без обращения к телефонному справочнику и поиску.
6.2.2.6 Доска почета
Этот блок должен служить для отражения наилучших результатов регулярной оценки
персонала в Компании на основе системы разработанных показателей, а также для поздравления
сотрудников, премированных или награжденных за особые достижения в работе, например в связи с
досрочным успешным завершением проекта. Блок должен сопровождаться развернутым описанием
того, за что сотрудник был назван лучшим.
6.2.2.7 Опросы
Этот модуль должен обеспечить обратную связь с сотрудниками. Голосования должны
касаться как определенного слоя знаний сотрудников, служить тестом, так и выявлять настрой
коллектива по тому или иному вопросу. С помощью голосований должно стать возможным
проведение своего рода внутренних референдумов, например, для демонстрации демократичного,
лояльного отношения руководства к сотрудникам. Возможными поводами для голосования могут
стать приближающиеся общекорпоративные мероприятия или оценка деятельности той или иной
службы Компании.
6.2.2.8 Достижения Компании
Блок должен отображать достижения Компании в части основной деятельности: например,
завершение строительства объектов по основному проекту. Этот модуль должен служить
дополнительным мотивационным инструментом коллектива, а также способствовать лучшему
информированию сотрудников о деятельности смежных подразделений.
6.2.3 Модуль «Делопроизводство»»
Модуль «Делопроизводство» относится к основным рабочим модулям Портала и содержит
доступ к документам, относящимся к основному рабочему процессу регистрации и прохождения
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 27
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
документов по госконтракту. Данный модуль является основным механизмом реализации СЭД в
ВОЕНТЕЛЕКОМ.
Модуль должен содержать следующие связанные между собой списки и
справочники:

Контрагенты

Входящие (письма и факсы)

Исходящие (письма и факсы)
6.2.3.1 Раздел «Контрагенты»
Основное назначение данного раздела - это регистрация всех данных о контрагентах, с
которыми ведется деловое общение, являющимися адресатами и получателями почтовых сообщений.
Данный раздел должен предусматривать возможность регистрации как новых контрагентов, так и
исправления или уточнения данных об уже существующих.
Данные о контрагенте должны иметь следующие поля для заполнения:

Краткое название контрагента

Полное название компании с указанием формы юридической организации

ИНН

КПП

Юридический адрес

Фактический адрес, в случае если он отличается от юридического

ФИО Генерального директора или руководителя

ФИО Гл. бухгалтера или другого контактного лица

Отметку (галочку), если контактное лицо совпадает с Генеральным директором
Кроме того данный раздел должен содержать возможность быстрого и удобного поиска
всего списка контрагентов по следующим полям:

По краткому имени компании контрагента

По ИНН/КПП

По местоположению контрагента
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 28
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Кроме того данный раздел в представлении по умолчанию должен предусматривать
следующую группировку всех контрагентов по следующим полям:

По местоположению контрагента

По имени компании контрагента
6.2.3.2 Раздел «Входящие»
Назначение данного раздела - это регистрация всех входящих сообщений, поступающих
через Портал, распределение их по исполнителям ответственными сотрудниками путем пересылки
на почтовый адрес сотрудника Компании с соответствующей резолюцией, и контроль исполнения
резолюции по срокам. Данный раздел должен предусматривать возможность регистрации входящих
сообщений
как
в
автоматическом
режиме,
с
присвоением
сгенерированных
системой
последовательных номеров, так и в ручном, с присвоением следующих номеров из выпадающего
списка.
Кроме
того,
должна
быть
предусмотрена
возможность
сохранения
вложенного
отсканированного документа, являющегося оригиналом почтового отправления.
Отдельная
функциональность Портала должна предусматривать обработку сообщений, приходящих по факсу, с
их автоматической регистрацией и последующей обработкой, аналогичной обработке входящих по
обычной почте.
Сообщения, полученные таким образом, должны иметь визуальный маркер
(например, цвет), чтобы отличаться от других в потоке сообщений.
Данный раздел должен иметь следующие поля для заполнения:

Дата поступления сообщения (автоматически присваивается системная дата)

От кого поступило сообщение (из списка известных контрагентов или уже зарегистрированных
пользователей) по названию компании без формы юридической организации

Номер входящего сообщения, присвоенный автоматически, либо сотрудником (5-знач. Номер,
пробел, 2-знач. Год)

Номер исходящего сообщения, присвоенный контрагентом

Местоположение контрагента (город, поселок), заполняемый автоматически при условии его
регистрации в системе

Дата регистрации сообщения, со ступенчатым делением дат по годам и месяцам
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 29
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Заголовок сообщения (краткое содержание)

Собственно сам документ в отсканированном виде, либо в виде присоединенного и отосланного
по почте документа

Область действия со следующими возможными значениями

Входящие ВТК

Входящие ЦЭМС

Первичные документы бухгалтерии

Инвентарные ведомости

Акты сдачи-приемки услуг

Акты проведения рабочих семинаров

Общая переписка

Письма граждан

Заявка на ЭМС
Далее, в дополнение к уже имеющимся полям, могут быть присоединены следующие:

Кто направил сообщение (из списка сотрудников Компании из AD) Ответственный

Кому направлено сообщение (из списка сотрудников Компании из AD) Исполнитель

Дата получения сообщения (тип Дата)

Дата ознакомления с сообщением после переадресации (тип Дата)

Резолюция исполнителя (тип Текст 255 символов)

Дата точки контроля после переадресации (тип Дата), например,
Кроме того данный раздел должен содержать возможность быстрого и удобного поиска всей
базы Входящих по следующим полям:

По дате регистрации сообщения

По имени компании контрагента

По номеру входящего сообщения

По номеру исходящего сообщения
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0

Дата:
04.08.2011
Страница: 30
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
По местоположению контрагента
Кроме того данный раздел в представлении по умолчанию должен предусматривать
следующую группировку всех входящих сообщений по следующим полям:

По местоположению контрагента

По имени компании контрагента

По году входящего сообщения

По месяцу входящего сообщения
Далее все поля необходимо расположить следующим образом:

Номер исходящего сообщения, присвоенный контрагентом

Номер входящего сообщения

Дата регистрации сообщения

Заголовок сообщения (краткое содержание)
Данный раздел должен
6.2.3.3 Раздел «Исходящие»
Назначение данного раздела - это регистрация всех исходящих сообщений, формируемых
внутри Компании и носящих официальный характер, с их последующей отправкой на простой
почтовый или электронный почтовый адрес контрагента, а также по факсу либо с нарочным, как
правило сотрудником Компании. Данный раздел должен предусматривать связь исходящих
сообщений с любым из уже имеющихся на Портале документов.
Кроме того должна быть
предусмотрена возможность сохранения вложенного отсканированного исходящего документа,
являющегося оригиналом, если он был создан вручную. Все необходимые реквизиты контрагентов
для отправки исходящих (например, почтовый адрес, адресат) должны подставляться автоматически
из справочника контрагентов после набора признака, являющегося ключом, например Названия
компании.
Данный раздел должен иметь следующие поля для заполнения:

Дата регистрации сообщения (автоматически присваивается системная дата)
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0

Дата:
04.08.2011
Страница: 31
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Номер исходящего сообщения, присвоенный автоматически, либо сотрудником (5-знач. Номер,
пробел, 2-знач. Год)

Кому направляется сообщение (должностное лицо компании из списка известных контрагентов
или уже зарегистрированных пользователей)

Название контрагента (полное, с формой юридической организации)

Адрес контрагента (город, поселок), заполняемый автоматически при условии его регистрации в
системе

Ссылка на Номер и Название заявки (поле необязательное)

Тип документа из следующего выпадающего списка

Письмо

Решение

Докладная записка

Заголовок сообщения (краткое содержание)

Статус (Отправлено/Не отправлено/Нарочный/Факс/Эл.почта/Конверт)

Собственно сам документ в отсканированном виде, либо в виде присоединенного и отосланного
по почте документа
Кроме того, данный раздел должен содержать возможность быстрого и удобного поиска
всей базы Исходящих по следующим полям:

По дате регистрации сообщения

По имени компании контрагента

По номеру исходящего сообщения

По номеру заявки на сертификацию

По местоположению контрагента
Кроме того данный раздел в представлении по умолчанию должен предусматривать
следующую группировку всех исходящих сообщений по следующим полям:

Область действия

По местоположению контрагента
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 32
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

По имени компании контрагента

По году исходящего сообщения

По месяцу исходящего сообщения
Далее все поля необходимо расположить следующим образом:

Номер исходящего сообщения, присвоенный контрагентом

Номер входящего сообщения

Дата регистрации сообщения

Тип документа

Заголовок сообщения (краткое содержание)

Статус
Данный раздел также должен предоставлять возможность печати конвертов для физической отправки
почтовых сообщений. Для этого из выбранных документов формируется список для почтовой
отправки, печатается сводный лист с адресами и после этого все адреса последовательно выводятся
на печать для печати конвертов.
Отдельная функциональность Портала должна предусматривать отсылку сообщений через факссервер. При этом регистрация исходящих по факсу и по обычной почте не должна отличаться.
6.2.4 Модуль «Заявки»
Необходимо реализовать в Портале возможность размещения, согласования и реализации
механизма заявок, поскольку текущий процесс происходит либо в бумажном виде, либо устно,
занимает много времени и малоэффективен в силу отсутствия стандартного и формализованного
процесса. Также велик риск, что заявки потеряются или забудутся, или будут согласованы не в срок.
Электронные формы заявок на Портале должны быть удобны, просты в заполнении и занимать
минимум рабочего времени, то есть эргономичны в целом.
Процесс обработки заявок
соответствующими подразделениями (ИТ, АХО, Общим отделом и отделом кадров) и генерации,
при необходимости, сопутствующих документов должен быть также автоматизирован в целях
достижения максимальной эффективности.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 33
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Необходимо реализовать заявки следующих типов:

Заявки на ж/д и авиабилеты

Заявки на автотранспорт

Заявки на пропуск на территорию воинской части

Заявки на курьера

Заявки на отпуск (руководителю, в отдел кадров и в общий календарь)

Заявки на командировку (руководителю, в отдел кадров и в общий календарь)

Подписки на периодические издания (заявки в PR)

Заявки на основные средства, хозяйственные/канцелярские товары (заявки в АХО)

Заявки на ремонт (заявки в АХО)

Заявки на оснащение техникой, расходные материалы, ремонт техники (в ИТ)

Заявки на выдачу доверенности
6.2.4.1 Заявки в отдел информационных технологий
Структура заявки (поля):

Номер заявки

Создана (Имя пользователя создавшего заявку)

Дата и время создания заявки

Дата и время принятия заявки в работу

Дата и время завершения заявки

Приоритет заявки

Категория заявки

Текст заявки

Статус заявки

Изменена (Имя пользователя, изменившего заявку)
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 34
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Исполнитель (Имя пользователя ответственного за выполнение заявки)

Комментарий
Категории заявки выбираются из отдельного списка или же значения задаются в поле типа «Меню»:

Ремонт техники

Расходные материалы

Оснащение техникой

Установка /настройка программного обеспечения
Приоритет заявки:

Нормальная

Высокая

Срочно
Статусы заявки:

Новая

Принята

Отложена

Отклонена

Выполнена
Жизненный процесс заявки:

Пользователь создаёт заявку, заполняя поля – категория, приоритет, и собственно текст
заявки. При создании заявки автоматически заполняются поля

Создана (Подставляется имя текущего пользователя из системы)

Дата создания заявки

Заявке устанавливается статус «новая»

по созданной пользователем заявке принимает решение диспетчером, который распределяет
заявки по специалистам. При распределении заявке устанавливается статус «принята» и в
поле «Изменена» ставится Имя диспетчера а так же дата принятия заявки в работу. Для
специалиста доступны к установке 3 статуса - «выполнена», «отложена», «отклонена». При
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 35
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
установке статуса «отложена» и «отклонена» специалист заполняет поле комментарий, где
указывает причину такого решения.
Модуль должен содержать интерфейсы для Создания и просмотра своих заявок для
пользователей, для диспетчеров этот интерфейс дополняется ещё блоком управления поступивших
на подтверждение заявок. Для исполнителей (Отдел IT и АХО) должен быть интерфейс, в котором
они могут работать с заявками направленными по их адресу.
6.2.4.2 Заявки в АХО
Структура заявки (поля):

Номер заявки

Создана (Имя пользователя создавшего заявку)

Дата и время создания заявки

Дата и время принятия заявки в работу

Дата и время завершения заявки

Приоритет заявки

Категория заявки

Текст заявки

Статус заявки

Изменена (Имя пользователя, изменившего заявку)

Исполнитель (Имя пользователя ответственного за выполнение заявки)

Комментарий
Категории заявки выбираются из меню 2го уровня:

Подписки на периодические издания

Заявки на хозяйственные товары

Заявки на основные средства

Заявки на ремонт

Заявки на канцелярию
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 36
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Заявки на автотранспорт

Заявки на ж/д и авиабилеты

Заявка на курьера
Приоритет заявки:

Нормальная

Высокая

Срочно
Статусы заявки:

Новая

Принята

Отложена

Отклонена

Выполнена

Жизненный процесс заявки:

Аналогично заявке в Отдел ИТ пользователь создаёт заявку, заполняя поля – категория,
приоритет, и собственно текст заявки. При создании заявки автоматически заполняются поля
Создана (Подставляется имя текущего пользователя из системы)

Дата создания заявки

Заявке устанавливается статус «новая»

по созданной пользователем заявке принимает решение диспетчером, который распределяет
заявки по специалистам. При распределении, заявке устанавливается статус «принята» и в
поле «Изменена» ставится Имя диспетчера, а также дата принятия заявки в работу

Специалисту доступны к установке 3 статуса - выполнена, отложена, отклонена. При
установке статуса «отложена» и «отклонена» специалист заполняет поле комментарий, где
указывает причину такого решения.

Интерфейсы у модуля заявок в общий отдел аналогичны модулю заявок в Отдел ИТ.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 37
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.4.3 Заявки на отпуск
Заявка на отпуск должна содержать следующие поля:

Начало

Окончание

Руководитель
Сотрудник составляет заявку на отпуск, заполняя форму, после этого она попадает к его
руководителю, после утверждения этой заявки руководителем она становится доступной для
просмотра и редактирования в интерфейсе заявок отдела кадров. После подтверждения сотрудником
отдела кадров заявки, информация о запланированном отпуске заносится в календарь.
6.2.4.4 Заявки на командировки
Модуль должен обеспечить возможность предоставления наиболее полной информации о
предстоящей поездке
в отдел кадров.
Модуль должен обеспечить сотруднику возможность
заполнить заявку и отправить её на утверждение. Затем заявка должна попасть к руководителю
сотрудника в соответствии со структурой Компании, отраженной на Портале. Уведомление о заявке
приходит руководителю по электронной почте и включает все параметры командировки и ссылку на
страницу, где руководитель утверждает или корректирует командировку.
После утверждения
руководителем заявка на командировку пересылается в виде задачи на обработку, и с уведомлением
по почте, в отдел кадров.
После утверждения в этом отделе заявка считается обработанной и
вызывается модуль сопряжения с 1С:Кадры, где должны формироваться приказ на командировку и
командировочное удостоверение на сотрудника, отправившего заявку.
Заявка обрабатывается
системной ролью «Редактор командировок».
Поля заявки на командировку:

Цель поездки

Название контрагента (из справочника контрагентов)

Номер договора (поле является обязательным)

Пункты назначения (например, Город, желательно подстановкой из поля адреса справочника
контрагентов)

Дата отъезда туда
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 38
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Дата отъезда обратно

Руководитель (по умолчанию руководитель сотрудника из структуры Компании)

Выезд в выходные дни (тип значения да/нет, тип поля чекбокс)
После создания командировки у сотрудника и его руководителя должна быть возможность
отменить командировку.
6.2.4.5 Заявки на обучение
Заявка на обучение содержать следующие поля:


Выбор направления обучения из выпадающего списка

Иностранные языки

Бухгалтерия

Делопроизводство

Менджемент
Место обучения из выпадающего списка аккредитованных учебных заведений, с которыми у
Компании имеются заключенные договора.

Поле также должно допускать введение места обучения не из заданного списка, с
автоматическим пополнением самого списка.

Желаемые даты обучения
Сотрудник составляет заявку на обучение, заполняя форму, после этого она попадает к его
руководителю, после утверждения этой заявки руководителем она становится доступной для
просмотра и редактирования в интерфейсе заявок отдела кадров. После подтверждения сотрудником
отдела кадров заявки, информация о запланированном обучении, если оно происходит с отрывом от
производства, заносится в календарь.
Также необходимо подтверждение наличия необходимого
бюджета с стороны планово-экономического отдела
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 39
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.4.6 Заявки на выписку доверенностей
Заявка на выписку доверенностей содержать стандартный текст доверенности и формироваться из
следующих полей:

КТО? Имя и паспортные данные И.о. руководителя Компании

КОМУ? Имя и паспортные данные сотрудника. Может быть использован список
сотрудников с их паспортными данными, но поле также должно допускать введение
информации о лицах, не являющихся сотрудниками Компании.

НА ЧТО?

Произвольный текст в теле доверенности

Срок действия доверенности, выбрать из выпадающего списка от 1го месяца до 2 лет.
6.2.4.7 Заказ автомобиля, курьера, доставки почты
Заказ на автомобиль или курьера должен содержать следующие поля:

Дата и время заказа

Наименование структурного подразделения

Цель (словесное описание)

На какую дату и время заказ

Автомобиль или курьер

Необходимость доверенности (да,нет)

Подтверждение начальника

Отметка водителя или курьера о времени возвращения

Отметка о качестве исполнения
Сотрудник составляет заявку на автомобиль, заполняя форму, после этого она попадает к
его руководителю, после утверждения этой заявки руководителем она становится доступной для
просмотра и редактирования в интерфейсе заявок в общий отдел. Сотрудник АХО редактирует
заявку, заполняя фамилию водителя или курьера, и таким образом ее подтверждает.
После
фактического выполнения заявки также необходимо сделать отметку о времени возвращения и таким
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 40
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
образом, заявка закрывается. Кроме того, сотрудник имеет право заполнить отметку о качестве
исполнения заявки.
6.2.5 Модуль «Сотрудники»
Сущность «сотрудник» можно описать следующими полями:

Имя

Фамилия (девичья фамилии по желанию, если сотрудница ее сменила в течение работы в
Компании)

Отчество

Дата рождения (без указания года рождения)

Номер рабочего помещения

Рабочий адрес электронной почты

Внутренний телефон

Внешний телефон (если есть)

Мобильный телефон

Подразделение (управление, отдел, обособленная структура)

Должность

Заместитель (назначается в случае отсутствия на раб. месте для обеспечения непрерывности
бизнес-процессов)

Статус
Статус сотрудника импортируется автоматически, но может быть скорректирован вручную
редактором или самим сотрудником:
o
На рабочем месте
o
На обеде
o
В командировке
o
В отпуске
o
Болен
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 41
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
o
Другой статус
Информация о статусе должна ежедневно импортироваться из 1С:Кадры в соответствии с
введенными первичными кадровыми документами, включая приказы на командировки, отпуск,
больничные листы итд. Также могут быть указаны другие причины отсутствия: по болезни, отпуск
за свой счёт или по невыясненной причине.
В случае отпуска или командировки должен быть указан его период. В случае если сотрудник
является руководителем, то обязательно должен быть указан сотрудник, его замещающий.
6.2.5.1 Список сотрудников
Информация о сотрудниках должна быть представлена в виде списка, с группировкой по
департаментам и отделам, с указанием текущего статуса (см. карточку сотрудника) Такой список
позволит быстро ознакомиться с составом конкретного отдела, увидеть имена, должности,
контактные данные сотрудников, а также установить статус их нахождения или отсутствия на
рабочем месте. В списке должна быть реализована возможность указать фото и отображать
должностные обязанности или сферу ответственности конкретных специалистов, чтобы коллеги
лучше ориентировались, какие вопросы кому адресовать в процессе совместной работы.
При заведении сотрудника возможно ввести данные вручную, либо импортировать данные
из 1C. Подразделение (отдел), к которому относится сотрудник, нужно выбирать из дерева
Структуры организации.
6.2.5.2 Карточка сотрудника
Блок должен содержать, но не обязательно выводить на экран, полную информацию о
сотруднике, названии подразделения, должности, его должностных обязанностях, контактные
данные, включая комнату расположения, рабочий телефон, рабочий мобильный телефон,
адрес
электронной почты. Профиль сотрудника должен включать его компетенции, навыки, возможно
некую персональную информацию, например о хобби и увлечениях, что в дальнейшем поможет
специалистам отдела кадров легче подбирать оптимальную кандидатуру для открывшейся вакансии
или для выполнения определенного проекта.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 42
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Адрес электронной почты и внутренний телефон сотрудника должны быть кликабельны. По клику
на электронном почтовом адресе должна запускаться программа электронной почты, а при клике на
внутреннем телефоне - программа IP телефонии. Необходимо предусмотреть возможность
исправлять неточности в отражении персональных данных самостоятельно самими сотрудниками.
Также необходимо предусмотреть поиск внутри данного раздела по любому из полей сотрудника.
Поиск должен быть индексированным с применением автозаполнения.
6.2.5.3 Список дней рождения сотрудников
Блок должен содержать список дней рождения сотрудников Компании за целый год с
разбивкой по месяцам.
6.2.6 Модуль «База документов»
Модуль должен являться структурированным хранилищем всех нормативно-справочных,
организационно-распорядительных документов Компании, а также документов по системе
менеджмента качества, различных бланков, форм и всех архивированных документов.
Данный
модуль должен обеспечивать:

возможность хранения больших объемов документов

распределение накопленных документов (знаний) между сотрудниками

сбор и систематизацию данных, накопленных в Компании за время работы

разграничение доступа к документации в зависимости от рабочей необходимости

постоянное обновление и циркуляцию в Компании только актуальных документов

быстрый и легкий поиск необходимых документов по любым атрибутам документа

Порядок сортировки (по дате принятия по убыванию или по возрастанию)
6.2.6.1 Архив
Подраздел должен быть предназначен для публикации всех имеющихся дел, хранящихся в
архиве Компании, переведенных в графический файл одного из распространенных форматов *.jpg,
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 43
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
*.tiff, *.pdf) . В данном разделе у администратора архива должна быть возможность создавать любое
количество новых документов.
Документ в архиве описывается следующими основными полями

Номер дела

Название контрагента

Количество страниц
По умолчанию все документы должны быть расположены по возрастанию номера дела, но должна
иметься возможность сортировки дел по названию контрагентов без указания юридической формы
организации, т.е. не «ООО “Воентелеком”», а просто «Воентелеком».
В форме поиска должны
задаваться условия такие как

Номер дела

Название контрагента (из справочника контрагентов)

Название изделия (из справочника номенклатуры)
6.2.6.2 НСД
Подраздел должен быть предназначен для публикации всей имеющейся нормативносправочной документации. В данном разделе у администратора Портала должна быть возможность
создавать любое количество новых документов.
Документ в хранилище описывается следующими основными полями

Вид документа

Номер документа

Дата подписания

Ключевые слова

Название документа
В форме поиска должны задаваться условия такие как

Вид документа (выбор из выпадающего списка)

Ключевые слова
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 44
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Номер документа

Дата подписания (задаётся интервалом – от и до)
6.2.6.3 ОРД
Подраздел должен быть предназначен для публикации всей имеющейся организационнораспорядительной документации. В данном разделе у администратора Портала должна быть
возможность создавать любое количество новых документов.
Документ в хранилище описывается следующими основными полями

Вид документа (Приказ или Распоряжение)

Номер документа

Дата подписания

Ключевые слова

Название документа
В форме поиска должны задаваться условия такие как

Вид документа (выбор из выпадающего списка)

Имя контрагента

Ключевые слова

Номер документа

Дата подписания (задаётся интервалом – от и до)
6.2.6.4 СМК
Подраздел должен быть предназначен для публикации всех имеющихся документов по
системе менеджмента качества. В данном разделе у администратора Портала должна быть
возможность создавать любое количество новых документов.
Документ в хранилище описывается следующими основными полями

Вид документа (диаграмма процесса, регламент, политика, процедура, положение,
должностная инструкция)

Номер документа
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 45
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57

Дата подписания

Ключевые слова

Название документа
В форме поиска должны задаваться условия такие как

Вид документа (выбор из выпадающего списка)

Ключевые слова

Номер документа

Дата подписания (задаётся интервалом – от и до)
6.2.6.5 Бланки
Подраздел должен быть предназначен для публикации бланков, различных официальных
форм и шаблонов в различных форматах, доступных сотрудникам для скачивания. В данном разделе
у администратора Портала должна быть возможность создавать новые категории документов.
6.2.7 Модуль «ВОЕНТЕЛЕКОМ»
6.2.7.1 Руководство
Блок должен содержать информацию о руководителях Компании, включая полноразмерные
фото руководителей подразделений и краткую информацию (резюме) по каждому, справа от
фотографии.
6.2.7.2 Наши проекты
Блок должен содержать информацию об основных услугах, проектах и достижениях
Компании, где по каждому из блоков будут приведены фотографии, описания и визуализировано
текущее состояние процесса в виде диаграммы (процент выполнения).
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 46
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.7.3 Новому сотруднику
Блок с информацией для новых сотрудников, где в быстрой и доступной форме новички
смогут узнать о Компании, её политиках, процедурах, традициях, культуре и привычках. В данном
разделе должны быть выделены ключевые факты и документы, необходимые для начала работы
нового сотрудника, приведена последовательность действий нового сотрудника в первую неделю
работы, указаны ссылки на материалы для дальнейшего изучения и ссылки на полезные ресурсы
Портала и других информационных источников.
6.2.7.4 Календарь событий Компании
Блок должен отображать все общие события Компании для более эффективной координации
совместной работы и для поддержки активного участия сотрудников в жизни Компании. Календарь
позволит своевременно уведомлять сотрудников о намеченных мероприятиях и поможет планировать
график сотрудников.
6.2.7.5 Структура Компании
Портал должен обеспечивать хранение, представление и редактирование информации о
структуре Компании, его подразделениях и сотрудниках. Для этого в системе должен присутствовать
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 47
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
специальный справочник, способный обеспечить представление структуры организации в виде
иерархического дерева, представляющего подчиненность (вложенность) одних подразделений
другим.
В справочнике должна содержаться информация об организации в целом, о каждом
структурном подразделении, общедоступная информация о каждом сотруднике в соответствии с
федеральным законом N152 «О защите персональных данных».
Для каждого сотрудника должна быть предусмотрена персональная настройка прав доступа
к функциям и объектам Портала. Для каждого пользователя Портала должна быть предусмотрена
возможность назначать своих заместителей (пользователей, которые могут выполнять действия в
системе вместо замещаемого сотрудника).
Должна быть предусмотрена возможность присваивать любому сотруднику несколько
ролей, соответствующих основной должности и должностям, которые сотрудник занимает по
совместительству.
В каждом блоке с информацией о подразделении из иерархической структуры Компании
должна содержаться следующая информация:

Наименование подразделения

Руководитель подразделения

Количество сотрудников подразделения

Ссылка на адресную книгу
Правом на добавление и изменение информации о подразделениях должен обладать только
Администратор Портала.
6.2.7.6 Телефонный справочник
Блок должен быть удобным, выводя базу всех телефонов сотрудников с функциями поиска
по имени, фамилии, номеру телефона и другим параметрам. Необходимо добавить функцию
группировки по отделам.
Надпись «Внутренний телефон» должна быть кликабельной, при клике вызывается
программа IP телефонии.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 48
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.8
Модуль «Жизнь в Компании»
Модуль предназначен для хранения менее формальной информации с целью привлечения
сотрудников на Портал и для укрепления межличностных отношений в коллективе. Весь модуль
должен редактироваться одной системной ролью «Редактор «Жизнь в Компании»»
6.2.8.1 Фотогалерея/фотоконкурс
Блок должен обеспечивать возможность публикации фотоотчетов о проводимых событиях,
праздниках и официальных мероприятиях, а также включать фотографии объектов Компании
(здания, филиалы). Должна быть реализована возможность голосовать за понравившуюся
фотографию и оставить свой комментарий, что позволит проводить внутренние конкурсы, с целью
повышения корпоративной культуры.
6.2.8.2 Часто задаваемые вопросы или FAQ
На Портале должны собираться, храниться и обрабатываться наиболее часто задаваемые
вопросы и ответы на них для устранения пробелов в знаниях сотрудников, по вопросам, не
отраженным в документации, а также для экономии временных затрат руководителей и специалистов
отдела кадров на устные разъяснения. Вопросы должны группироваться по темам. Здесь должен быть
реализован механизм оценки статей с помощью рейтингов. Сотрудники будут оценивать полезность
и актуальность того или иного материала. Здесь же разумно разместить наиболее востребованные
инструкции в части использования орг.техники, компьютеров и телефонных аппаратов.
6.2.8.3 Глоссарий
Блок должен содержать словарь, содержащий термины и их описания. Данный функционал
может быть полезен для новых сотрудников, стремящихся овладеть необходимой терминологией.
6.2.8.4 Вопросы-ответы руководству
В Блоке должна быть реализована форма вопросов-ответов, поскольку многие аспекты
ведения дел и внутренних процессов Компании не отражаются в нормативной документации и
остаются «за кадром», что негативно сказывается на эффективности работы коллектива. Необходимо
предусмотреть возможность сотруднику задать свой вопрос и получить ответ, причем, если нужно, то
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 49
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
анонимно. Ответы на наиболее распространенные вопросы необходимо публиковать в виде
справочника с рубрикацией по тематике освещаемых тем. В результате, за счет данного раздела будет
экономиться время руководителей разных уровней, затрачиваемое на разъяснение однотипных
вопросов из раза в раз.
6.2.8.5 Банк идей
Блок призван поддержать инновационность в Компании и должен быть предназначен для
фиксирования и обсуждения идей от сотрудников по улучшению деловой практики Компании, а
также обсуждения новых продуктов, услуг. Банк идей позволит применить интересные идеи
сотрудников на практике, вовлечет персонал в жизнь Компании, повысит удовлетворенность
сотрудников,
их
мотивацию
и
в
результате
положительно
скажется
на
эффективности
труда
6.2.8.6 Доска объявлений
Блок должен предоставлять сотрудникам возможность без обращения к внешним Интернетресурсам решить некоторые личные вопросы внутри большого коллектива. Необходимо обеспечить
для Администратора возможность задавать время функционирования Доски объявления, чтобы при
необходимости Администратор мог задать время работы, например, только в нерабочие часы или
обеденное время, чтобы сотрудники не отвлекались на личные вопросы во время работы.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 50
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.2.8.7 Корпоративный форум
Блок должен обеспечивать сотрудников возможностью подискутировать по различным
служебным вопросам. В форуме должна быть возможность спросить экспертное мнение у смежного
специалиста, обсудить спорный вопрос, или же поговорить о корпоративном мероприятии. Форум
также должен выступать как вспомогательный инструмент «тим-билдинга» и стимулировать коллег к
повышению своего уровня знаний и взвешенности высказываний.
6.2.9
Модуль «Уведомления»
Для пользователей Портала необходимо реализовать интуитивный и простой механизм,
позволяющий подписываться на уведомления об изменениях на Портале, появлении новых
документов, статей, разделов и их удалении. Должна быть обеспечена возможность гибкой настройки
по типу изменения (появление/удаление), а также настройки частоты уведомлений (каждый раз/ раз в
день/ раз в неделю) и подписка на уведомления об изменениях на Портале.
6.3 Требования к механизмам интеграции Портала с внешними
системами
ПО Портала должно иметь открытую архитектуру, предоставлять механизм интеграции с
другими системами и возможность импорта/экспорта данных в форматах приложений MS Office
(Excel, Access), а также XML.
В частности, в рамках данного проекта необходима интеграция со следующими ИС:

Active Directory/LDAP каталог учетных записей пользователей

Система бухгалтерского учета 1С v8.2 в части кадровой информации

HelpDesk на базе ПО Altiris в части передачи заявок пользователей по ИТ

MS Exchange почтовый сервер в части отправки почтовых сообщений

Телефонной станции Asterisk в части набора коротких номеров

Факс-сервером на базе ПО ExtraFax
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 51
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.4 Требования к механизму интеграции Портала с ЭЦП
На Портале должен быть реализован механизм интеграции документооборота с
использованием электронно-цифровых сертификатов на базе ПО и удостоверяющего центра Crypto
Pro.
Включение цифровых сертификатов в шаблоны стандартных документов (договора,
доверенности, различные заявки) должно предусматривать использование графических файлов
подписей ответственных лиц Компании для визирования документов. Кроме того, должен быть
предусмотрен многоступенчатый механизм разработки (внесения поправок) документа и передачи
его на визирование согласно настраиваемой последовательности согласования в соответствии с
принятыми в «ВОЕНТЕЛЕКОМ» регламентами.
6.5 Требования к функционалу поиска на Портале
В Портале должен быть реализован механизм полнотекстового поиска по всему
содержимому Портала с учетом морфологии русского языка.
Необходимо реализовать специальные механизмы поиска в модулях «Сотрудники» и «База
документов».
6.6 Требования к документированию
ИСПОЛНИТЕЛЬ в рамках проекта должен предоставить стандартный комплект (в
электронной форме) пользовательской документации на Портал в составе:

Руководство пользователя Microsoft Sharepoint: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ;

Руководство администратора Microsoft Sharepoint: РЕДАКТОР;

Руководство пользователя Microsoft Sharepoint: АДМИНИСТРАТОР;

Руководство по установке и настройке Microsoft Sharepoint: ИНСТАЛЛЯТОР.
При предоставлении новых релизов ПО, сопровождение стандартного комплекта
пользовательской
документации,
входящего
в
комплект
поставки,
должно
выполняться
ИСПОЛНИТЕЛЕМ в рамках услуг по сопровождению системы.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 52
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
6.7 Требования к программным и техническим средствам
6.7.1 Требования к техническим средствам
6.7.1.1 Требования к серверному оборудованию
Для эксплуатации Портала необходим сервер с 64-разрядной ОС. Ниже представлены
требования к указанным серверам из расчета работы не более 250 пользователей.
Требования к рабочему серверу:

процессор не ниже Xeon 3 ГГц;

ОЗУ не менее 16 Гб;

свободное дисковое пространство не менее 500 Гб.
6.7.1.2 Требования к оборудованию клиентских рабочих мест
Ниже представлены оптимальные требования к оборудованию клиентских рабочих мест.
Требования к оборудованию клиентских рабочих станции:

процессор: не ниже Pentium4 1 ГГц;

ОЗУ не менее 1 Гб;

свободное дисковое пространство не менее 1 Гб.
6.7.2 Требования к программным средствам
6.7.2.1 Общие требования к программному обеспечению
Клиентское ПО Портала должно быть совместимо с Internet Explorer версии 7 и выше.
Серверное ПО Портала должно быть совместимо с ОС Windows Server 2003 и выше.
6.7.2.2 Требования к сетевым протоколам
Подключение рабочих мест пользователей к рабочему серверу должно осуществляться по
протоколу TCP/IP.
При конфигурировании протокола должно быть реализовано разрешение имен, например,
установлен сервер DNS или WINS.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 53
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Для компонентов MS Sharepoint: АДМИНИСТРАТОР и MS Sharepoint: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ
подключение клиентского ПК к рабочему серверу должно осуществляться по протоколу TCP/IP по
каналам с пропускной способностью не менее 10 Мбит/с (рекомендуемая скорость 100 Мбит/с).
6.7.2.3 Требования к настройкам клиентских рабочих мест
Все компьютеры, подключенные к Порталу, должны быть включены в домен rsfgt.ru.
На всех компьютерах, подключенных к Порталу, должен быть установлен протокол DCOM
(Microsoft’s Distributed Component Object Model).
7 Требования к разграничению прав доступа к контенту и
системным ролям на Портале
Для обеспечения целостности Портала и во избежание несанкционированного доступа к
персональным данным необходимо функционально разграничить права рядовых пользователей и
редакторов Портала в соответствии с модулями системы. При этом процедура раздачи прав доступа
к соответствующим модулям должна быть максимально упрощена и прозрачна.
7.1 Системные роли
1. Портал – участники – Группа для предоставления пользователям разрешений на размещение на
следующем веб-узле SharePoint. Данная роль должна позволять редактировать все данные
Портала и загружать любые документы. Эта роль лучше всего подходит редакторам Портала.
2. Портал – владельцы – Группа для предоставления пользователям разрешений на полный доступ
к следующему веб-узлу SharePoint.
3. Портал посетители – Группа для предоставления пользователям разрешений на чтение на
следующем веб-узле SharePoint . Все доступно только на чтение.
4. Читатели ресурсов стилей - Группа может изменять списки, библиотеки документов и
страницы в пределах узла. Разработчики могут создавать главные страницы и макеты страниц в
коллекции главных страниц, а также изменять поведение и внешний вид каждого узла в
семействе узлов с помощью главных страниц и CSS-файлов.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 54
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
5. Разработчики - Группа может изменять списки, библиотеки документов и страницы в пределах
узла. Разработчики могут создавать главные страницы и макеты страниц в коллекции главных
страниц, а также изменять поведение и внешний вид каждого узла в семействе узлов с помощью
главных страниц и CSS-файлов.
6. Управляющие иерархий - Группа может создавать узлы, списки, элементы списков и
документы.
7. Утверждающие - Группа может изменять и утверждать страницы, элементы списков и
документы.
8. Ограниченные читатели - Группа может просматривать страницы и документы, но не может
просматривать исторические версии и сведения о правах пользователей.
9. Пользователи быстрого развертывания - Группа может планировать задания быстрого
развертывания.
7.2 Специально созданные роли
1. Сотрудник – используется для рядового сотрудника. Отличается от группы Портал –
посетители тем, что пользователь может создавать сообщения в общих разделах: Доска
обсуждения, Голосование, Форум, Банк идей и т.д.
2. Отдел кадров – пользователи группы могут редактировать данные сотрудника, структуру
организации, утверждать заявки в отдел кадров
3. Руководство – пользователи группы могут отвечать на вопросы руководству
4. Редактор опросов – может создавать опросы и публиковать их на Главной странице
5. Редактор командировок – может редактировать и обрабатывать заявки на отпуск и
командировку
6. Редактор новостей – может редактировать новости и создавать новые категории новостей
7. Редактор текстов – редактирование текстов на страницах Руководство, Новому сотруднику,
Помощь.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 55
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
8. Редактор доски почета - эти пользователи могут добавлять, изменять и удалять записи в списке
– «Доска почёта»
9. Редактор проектов – может добавлять, изменять и удалять записи в списке «Наши проекты»
10. Редактор календаря событий – может добавлять, изменять и удалять записи в списке
«Календарь событий»
11. Редактор НСД – пользователи, входящие в эту группу, могут добавлять, изменять и удалять
документы в библиотеке НСД.
12. Редактор СМК - пользователи, входящие в эту группу, могут добавлять, изменять и удалять
документы в библиотеке СМК.
13. Редактор ОРД - пользователи, входящие в эту группу, могут добавлять, изменять и удалять
документы в библиотеке ОРД
14. Редактор бланков – может редактировать раздел «Бланки»
15. Модератор – отвечает за содержание всех разделов в модуле «Жизнь в Компании»
8 Требования к составу работ по созданию и внедрению
Портала
Создание и внедрение Портала должно быть выполнено в соответствии с утвержденным
Планом–графиком выполнения работ.
8.1 Внедрение пилотного проекта
Целью внедрения пилотного проекта является автоматизация первостепенно важных
процессов ЗАКАЗЧИКА на 10 рабочих местах в «ВОЕНТЕЛЕКОМ». Таким образом, приоритетная
задача - за короткий срок и без больших трудозатрат отработать новую технологию работы, выявить
возможные проблемы и найти пути их устранения.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 56
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
Внедрение пилотного проекта должно выполняться в соответствии с утвержденным
планом–графиком внедрения системы.
Перед началом выполнения этапа внедрения ЗАКАЗЧИК выполняет следующие задачи:
−
подготовить сервер в соответствии с требованиями к серверному оборудованию,
изложенными в разделе 6.7.1.1;
−
подготовить рабочие места сотрудников в соответствии с требованиями к клиентским
рабочим местам, изложенными в разделе 6.7.1.2;
−
настроить серверное и клиентское оборудование на работу в соответствии с требованиями к
программным средствам, изложенными в разделе 6.7.2;
−
подготовить учебный класс для обучения пользователей в группах по 10 человек;
−
обеспечить соединение всех компьютеров на рабочих местах пользователей (в том числе и в
учебном классе) с серверами по протоколу TCP/IP;
−
подготовить одного администратора Портала. Требования к функциональным обязанностям
администраторов изложены в разделе 6.1.2;
−
подготовить всех пользователей Портала для работы с браузером Internet Explorer в Windows.
В ходе выполнения пилотного проекта ИСПОЛНИТЕЛЬ должен:
−
разработать пользовательские справочники;
−
установить и настроить серверные компоненты Портала;
−
настроить Портал на специфику рабочих процессов;
−
провести обучение администраторов Портала;
−
установить 10 клиентских рабочих мест;
−
провести обучение 10 пользователей работе с Порталом (на площадке ЗАКАЗЧИКА).
8.2 Требования по первоначальному заполнению Портала
Первоначальное заполнение Портала будет выполнено сотрудниками ЗАКАЗЧИКА при
консультационной
поддержке,
ИСПОЛНИТЕЛЯ.
Дальнейшее
оказываемой
ведение
на
территории
справочников
будет
ЗАКАЗЧИКА,
сотрудниками
производиться
сотрудниками
ЗАКАЗЧИКА, обученными на этапе пилотного проекта, при консультационной поддержке
специалистов ИСПОЛНИТЕЛЯ.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0
Дата:
04.08.2011
Страница: 57
Проект:
Интранет-Портал
Всего страниц: 57
8.3 Требования к модификации системы
Все обновления ПО MS Sharepoint поставляются в виде релизов, включающих
пользовательскую документацию:
−
руководства пользователей на пользовательские модули ПО MS Sharepoint;
−
руководство администратора на модули (утилиты) администрирования ПО MS Sharepoint.
Дополнительная разработка или доработка системы (изменения в программе, выполняемые
путем изменения программных кодов или базы данных) возможна на основании отдельного
дополнительного соглашения и выполняется исключительно силами ИСПОЛНИТЕЛЯ.
Модификация утвержденных или разработка дополнительных типов регистрационных
карточек и шаблонов отчетов должна выполняться Администратором Порталa.
Вид документа: Техническое задание на Интранет-Портал
Версия: 1.0