порядок создания и движения входящих электронных документов

Приложение 1 к приказу
от _____________ №___
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В СИСТЕМЕ «ДЕЛО»
I.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
Порядок обмена электронными документами разработан в целях
совершенствования системы общего делопроизводства, повышения
эффективности работы с документами, ускорения процессов их регистрации,
передачи и исключения потери информации.
1.2.
Настоящий порядок устанавливает порядок деятельности
работников университета в рамках работы в системе электронного
документооборота «Дело» (далее - СЭД). Правила, изложенные в настоящем
порядке, обязательны для всех сотрудников университета.
1.3.
Правовой основой для разработки данного документа является
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации,
информационных технологиях и защите информации”, Федеральный закон
от 27.07.2006г., №152-ФЗ “О персональных данных”, Федеральный закон от
10.01.2002 № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”.
1.4.
Общий отдел осуществляет руководство и проверку по вопросам
организации обмена электронными документами, взаимодействует со всеми
структурными
подразделениями
университета,
оказывает
им
организационно-методическую помощь.
1.5.
Техническое обеспечение и сопровождение программы СЭД
возлагается на управление информатизации и технического обеспечения
университета.
1.6.
Движение электронных документов в университете с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки
осуществляется по локальной сети в системе СЭД.
При отсутствии доступа к локальной сети университета обмен
электронным документами между общим отделом и структурными
подразделениями (кафедрами) производится с использованием электронной
почты.
1.7.
В зависимости от вида входящих документов их можно разделить
на документы на бумажных носителях или в электронном виде (электронный
документ). Указанные документы проходят регистрацию в соответствии с
1
Порядком работы с документами, утвержденным Ученым советом
университета.
1.8.
Для всех документов, поступающих в университет или
создающихся структурными подразделениями, работником, ответственным
за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка.
1.9.
Руководители структурных подразделений университета несут
персональную ответственность за соблюдение требований настоящего
порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашения
содержащейся в них информации.
1.10. Структурные подразделения должны сохранять электронные
документы на электронных носителях информации. В случае невозможности
хранения электронных документов на электронных носителях информации
хранение осуществляется на бумажных носителях в соответствии с
номенклатурой дел.
1.11. При хранении электронных документов обязательно соблюдение
следующих требований:
1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна
быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления
электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен
или получен;
3) в случае наличия должна сохраняться информация, позволяющая
установить происхождение и назначение электронного документа, а также
дату и время его отправления или получения.
1.12. Электронный документ считается полученным адресатом со
времени поступления в СЭД сообщения в электронной форме от адресата о
получении этого электронного документа.
В случае непоступления в общий отдел подтверждения о факте
получения этого электронного документа считается, что электронный
документ не получен адресатом.
1.13. Функции контроля в СЭД осуществляются с помощью
подсистемы оповещения и уведомления, которая выдает напоминание о
новых поступающих, с истекающим сроком исполнения или просроченных
документах.
2
II.
ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1.
Электронные
документы,
поступающие
посредством
электронной почты на официальный почтовый адрес университета или в
СЭД на имя ректора, регистрируются в общем отделе.
Электронные документы, поступающие на официальный почтовый
адрес университета или в СЭД не на имя ректора, общим отделом
автоматически пересылаются адресату.
2.2.
Сотрудник общего отдела (работник, ответственный за
делопроизводство), при получении электронного документа распечатывает
его на бумажный носитель и оформляет регистрационную карточку.
2.3.
Бумажный вариант, поступившего электронного документа,
передается ректору (проректору или руководителю структурного
подразделения) на рассмотрение.
2.4.
После рассмотрения подлинник документа с резолюцией
возвращается в общий отдел или передается внутри структурного
подразделения соответственно.
2.5.
Сотрудник общего отдела (работник, ответственный за
делопроизводство) вносит в регистрационную карточку содержание
поручения (резолюцию) и рассылает электронный документ исполнителям.
Подлинник электронного документа вместе с оригиналом резолюции
остается в общем отделе (структурном подразделении).
III.
ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ С
ПОСЛЕДУЮЩИМ СОЗДАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТА
3.1.
Поступающая в университет документация на бумажных
носителях на имя ректора (обращения юридических и физических лиц)
регистрируется в общем отделе университета в СЭД.
3.2.
Сотрудник общего отдела перед созданием электронного вида
документа оформляет регистрационную карточку.
3.3.
Электронный вид документа, указанного в п. 3.1. создается
сотрудником общего отдела путем его сканирования в формате jpg. или pdf.,
содержащий текст самого документа и прикрепляется к регистрационной
карточке.
3
3.4.
Бумажный вариант документа (подлинник документа) передается
ректору на рассмотрение.
3.5.
После рассмотрения ректором подлинник документа с
резолюцией возвращается в общий отдел.
3.6.
Сотрудник общего отдела вносит в регистрационную карточку
содержание поручения (резолюцию) и рассылает электронный документ
исполнителям. Подлинник документа вместе с оригиналом резолюции
остается в общем отделе.
IV.
ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ
4.1.
Исходящий
электронный
документ
может
создаваться
посредством программ Office или форматах jpg или pdf.
4.2.
Исходящий документ, созданный на бумажном носителе,
посредством сканера переводится в электронный документ в форматах jpg
или pdf.
4.3.
Исходящий электронный документ создается исполнителем и
направляется адресату самостоятельно.
Если электронный документ создается непосредственно структурным
подразделением для внутренней переписки, перед его отправкой адресату,
работником,
ответственным за делопроизводство, оформляется
регистрационная карточка и прикрепляется электронный документ.
Если электронный документ создается непосредственно структурным
подразделением за подписью ректора (проректора) или ответа на входящий
документ, или требует регистрации в общем отделе, работником,
ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка
(делается соответствующая отметка в уже существующей карточке),
прикрепляется электронный образ документа и направляется в общий отдел.
Проект внес:
Начальник общего отдела
____________Д.Ф.Федяшова
Согласовано:
Начальник отдела правового обеспечения
____________О.А.Хачатурова
4