МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «МОСКОВСКИЙ АВИАЦИОННЫЙ ИНСТИТУТ (национальный исследовательский университет) (МАИ)» Кафедра 501 «Менеджмент и маркетинг высокотехнологичных отраслей промышленности» РЕФЕРАТ по дисциплине «Основы менеджмента» Тайм-менеджмент Студент Марзапанян Марк Мартиросович Группа Т11О-305Б 21 Фамилия Имя Отчество к.э.н., доцент каф 501 Михайлова Л.В. Руководитель подпись Оценка Дата защиты «____» _____________ 2021г. Москва, 2021 Оглавление ВВЕДЕНИЕ ........................................................................................................................................ 3 ГЛАВА 1. ЧТО ТАКОЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН ................................. 4 ГЛАВА 2. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.............................................................................................................................. 6 ГЛАВА 3. МЕТОДЫ И ТЕХНИКИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА .................................................... 8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................................................ 10 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ............................................................................................................... 11 2 ВВЕДЕНИЕ Одним из факторов достижения конкурентоспособности организаций является повышение эффективности работы команды менеджмента. Достичь этого можно с помощью повышения компетентности управленцев в вопросах использования ресурса времени – таймменеджмента. Внедрение технологии тайм-менеджмента руководством организации в работу команды менеджмента следует рассматривать как конструктивные шаги к организованной, насыщенной, продуктивной работе, ведущие к успешному взаимодействию управленцев с членами коллектива. Использование тайм-менеджмента на основе системы профессиональных знаний, умений, навыков в сочетании с целенаправленной мотиваций персонала к саморазвитию и самореализации обеспечивают четкость, согласованность, упорядоченность действий всех сотрудников, сохранность их профессионально-личностного здоровья и работоспособности. Такой подход содействует развитию положительного имиджа любой организации. Цель реферата - систематизировать знания о тайм-менеджменте, обосновать его важность и выявить практическую значимость для эффективного управления временем как на личном, так и на профессиональном уровне. В ходе работы над рефератом были поставлены следующие задачи: 1. Раскрыть понятие тайм-менеджмента и обосновать его актуальность в современном мире. 2. Проанализировать влияние эффективного тайм-менеджмента на процессы управления в организации. 3. Изучить основные методы и техники тайм-менеджмента и их применение для оптимизации использования временных ресурсов. 4. Представить практические рекомендации по внедрению принципов таймменеджмента в повседневную деятельность. 3 ГЛАВА 1. ЧТО ТАКОЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН Тайм-менеджмент – это техника управления временем, включающая в себя основы и принципы, которые позволяют человеку грамотно и рационально организовывать свое время для достижения максимальных результатов. Тайм-менеджмент предполагает набор технологий, которые осуществляют планирование задач сотрудника предприятия. Данные методы работник организации применяет самостоятельно с целью повысить продуктивность использования рабочего времени, повысить подконтрольность быстро растущего количества задач. [1] В двадцатые года двадцатого века впервые заговорили о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности конкретной единицы, то есть человека. Именно в этот период ряд европейских государств не без помощи появляющихся образований, выступающих за соблюдение прав трудящихся, пытаются вникнуть в этот процесс. Анализируя труд рабочих середины и конца девятнадцатого века, можно сделать вывод: производственная эффективность при постоянной загруженности была крайне низкой, увеличение продолжительности рабочего дня не дает ожидаемых экономических показателей. В семидесятых годах двадцатого века обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности. В две тысячи седьмом году в России впервые при финансово-промышленном институте открылась кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление в менеджменте стало очень востребованным и популярным. [2] Необходимо отметить, что в настоящее время все к большему числу организаций приходит осознание необходимости применения централизованного применения технологий тайм-менеджмента. С прогрессирующим ростом капитализма и капиталистических отношений выросла и конкуренция, в следствии чего появился спрос на грамотную организацию рабочего процесса и тайм-менеджмента в управлении. В связи с этим больше число организаций чувствуют потребность в обязательном использовании всех концепций и приемов тайм-менеджмента в организации своей работы. Потребность внедрять таймменеджмент объясняется следующими причинами [2]: 1) Возрастающие темпы изменений среды устанавливают необходимость в передаче работникам предприятия большого объема полномочий разного рода, принятии работниками самостоятельных решений и личной организации труда и планировании своей работы. [1] 4 2) Возрастание удельного веса нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компоненты» и продуктивность их работы лежат в основе фактора успеха все большего количества организаций. [1] 3) Беспрерывное значительное изменение деятельности предприятия - выпуск и дизайн новой продукции, сбыт на новых рынках, применение современных инструментов и системы управления – становится нормой. [1] Для современной организации характерны регулярные и значительные изменения основной и добавочной деятельности: создание новых продуктов, расширение на новые рынки сбыта, использование новых рычагов в системе управления. Топ-менеджеры и специалисты организаций регулярно увеличивают объемы задач и целей, изыскивают новые ресурсы и расширяют резервы времени для реализации новых планов. Описанные аспекты современной организации объясняют потребность внедрения инструментов тайм-менеджмента в систему управления для минимизации возможных потерь. [2] Неграмотная организация рабочего процесса со стороны руководящих составов приводит к тому, что сотрудники ощущают нехватку личного времени. Это сказывается на настроениях сотрудников и эффективности организации. Выявлено, что необходимость налаживания тайм-менеджмента работника предприятия сохраняется и в условиях гипотетически «идеального» действующего менеджмента компании при учете следующих критериев: работа сотрудников предполагает наличие элементов творчества, не носит механистический характер; работа напрямую с клиентами и другими контрагентами организации; получение работником задач сразу от нескольких руководителей. Данные условия обосновывают самостоятельность определения работников приоритета между текущими задачами, для которых нужно определить порядок их выполнения при ограниченности временного ресурса. [2] Тайм-менеджмент, как и любая другая дисциплина имеет задачи [2]: 1. Анализ необходимого времени на выполнение определенных задач. 2. Постановка, формулирование и определение первостепенных целей. 3. Составление четкого плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов. 4. Помощь в реализации поставленной цели. 5. Фиксация времени при помощи хронометража 5 ГЛАВА 2. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ Для повышения продуктивности сотрудников и улучшения эффективности работы организации, следует рекомендовать подчиненным составлять план на весь рабочий день. При составления подобного плана необходимо: 60% от всего рабочего дня отвести на решение основных задач, 40% сохранить в резерве, из которых 20% – непредвиденные дела, другие 20% – спонтанные. [2] Тайм-менеджмент покажет свою результативность лишь в том случае, если сотрудники приобретут навык планирования, расставления приоритетов, контроля времени и грамотной поочередности. Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера организации, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Результативность использования данных методов и эффективность деятельности организации зависит во много от руководителя, от его навыков четко определять свои задачи, ставить цели и планировать работу всего коллектива. [2] Система дает желаемый результат, когда все ее составляющие реализуются в обязательной последовательности [2]: 1. Анализ временного резерва. 2. Наличие списка дел. 3. Определение временных рамок для реализации задач. 4. Сравнение предполагаемых временных затрат для достижения цели с личными возможностями. 5. Составление плана дел на перспективу. В функционировании любого процесса важную роль играет непосредственный лидер, руководитель. Для эффективной работы необходимо учитывать не только грамотный таймменеджмент подчиненных и участников низшего звена, но и непосредственных руководителей. [2] Основные методы рационализации личного труда руководителя [2]: 1. Тренировка памяти. 2. Работа над текстами. 3. Использование записной книжки. 4. Умение слушать собеседника. 5. Разговоры по телефону в рабочее время только по служебным вопросам. 6. Служебная командировка. 6 Исследования организации, показывают, компании и что эффективность некоммерческой работы организации любого завязана на предприятия, целом ряде взаимодополняющих факторов. Лишь взаимная работа следующих аспектов может показать положительную динамику развития и работы любой организации [2]: 1. Формальные взаимоотношения сотрудников между собой и с руководителем. 2. Четкое разделение обязанностей с указанием сроков к их выполнению. 3. Прозрачная система мотивации со стороны руководителей за успешное выполнение поставленных задач. 4. Планирование руководителем своего рабочего дня, процессов и сроков реализации задач. 5. Наличие тайм-менеджера или разработанной системы тайм-менеджмента, которые способны содействовать эффективности рабочих процессов. 7 ГЛАВА 3. МЕТОДЫ И ТЕХНИКИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА Тайм-менеджмент – противоречивое понятие. Невозможно «управлять временем», можно управлять только собой. Тайм-менеджмент – это управление собой. В управлении временем можно выделить следующие процессы [3]: 1. Анализ. Процесс, позволяющий выявить саму проблему нерационального использования временем, а также ее причины. 2. Моделирование стратегий с учетом проведенного анализа. 3. Целеполагание: постановка цели и определение ключевого направления развития. 4. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделения приоритетных задач для выполнения. 5. Реализация. Конкретные действия в соответствие с намеченным планом. 6. Контроль достижения цели, выполнение планов, подведение итогов по результатам. В настоящее время существует большое количество техник тайм-менеджмента, которые получили свое признание и внедрены во многих организациях. [3] Матрица Эйзенхауэра, или принцип Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности (Рис.1). [3] Рис. 1. Матрица Эйзенхауэра [3] – Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. – Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. 8 – Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т. п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. – Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни. Принцип Парето, или принцип 20/80 – эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». В приложении к таймменеджменту это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них. [3] Хронометраж – метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5–10 минут в течение хотя бы 2 недель. [3] Идеальных технологий тайм-менеджмента, которые бы подходили всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем – грамотное сочетание различных технологий и методик таймменеджмента. [3] 9 ЗАКЛЮЧЕНИЕ В заключении следует подчеркнуть, что тайм-менеджмент играет решающую роль в достижении успеха как на личном, так и на корпоративном уровне. Эффективное управление временем позволяет повысить производительность, снизить стресс, улучшить качество работы и достигать поставленных целей с большей эффективностью. В рамках данного реферата были рассмотрены основные аспекты тайм-менеджмента, его значимость для управления организацией, а также представлены ключевые методы и техники для оптимизации использования времени. Практическое применение принципов тайм-менеджмента может принести значительные выгоды как для индивидуального профессионального роста, так и для успеха организации в целом. Внедрение эффективных стратегий управления временем требует осознанности, практики и постоянного самосовершенствования. Однако усилия, вложенные в развитие навыков тайм-менеджмента, оправдывают себя в виде повышенной производительности, эффективности и удовлетворения как на работе, так и в личной жизни. 10 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Эсенов И.Т. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. – Институт экономики, управления и социальных технологий КНИТУ-КАИ им. А.Н. Туполева Россия, г. Казань. 2. А.В. Сапунов. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. - Академия маркетинга и социально-информационных технологий, Россия, г. Краснодар 3. О.А. Ханжина, Д.Р. Гайфуллина. ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ: ОТ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ К РАЗВИТИЮ ФИРМЫ 11
