Аналитическая записка Изучение и анализ возможностей хранения информации и организации документооборота
advertisement
Аналитическая записка Изучение и анализ возможностей хранения информации и организации документооборота Цель проведенного анализа – повышение безопасности и эффективности деятельности системы ДО. Проанализировав все этапы организации и ведения процесса обучения с использованием дистанционных технологий в ОУ, можно определить следующие группы документов, необходимых для организации деятельности системы ДО в общеобразовательных учреждениях: документы, регламентирующие отношения ОУ и родителей, в том числе медицинские справки, представляемые родителями в ОУ, договор между родителями и ОУ, регулирующий организационные и технические аспекты обучения ребенка с использованием дистанционных технологий; документы, регламентирующие организацию учебной деятельности и сопровождения, в том числе индивидуальные учебные планы, графики, приказы о распределении нагрузки и закреплении за обучающимися педагогов, кураторов и специалистов службы сопровождения; документы, фиксирующие собственно учебный процесс, в том числе перечень учебных материалов с аннотациями, учебные курсы, учебно-тематическое планирование педагогов, журналы занятий, материалы текущего контроля знаний обучающихся (тексты заданий, варианты их выполнения учащимися, комментарии педагогов), статистика посещения сайта; документы, отражающие контроль и анализ результатов учебной деятельности, в том числе график промежуточного и итогового контроля, ведомости, отражающие результаты контроля, аналитические справки; документы, отражающие деятельность службы сопровождения, в том числе протоколы заседаний психолого-медико-педагогического консилиума с рекомендациями по обучению и сопровождению отдельных учащихся, журнал консультаций для учащихся, родителей и педагогов, психологовалеологические рекомендации для родителей. Сформированный перечень документов зафиксирован в Положении о структурном подразделении ДО в образовательном учреждении и в описании двух вариантов структурной модели организации обучения с использованием дистанционных технологий. Все документы перечня проанализированы с точки зрения степени конфиденциальности, целесообразности форматов хранения («бумажный» или электронный), а также размещения – для электронных версий (в базе данных, на сайте). Таблица 1. Формат хранения и возможности доступа к документам Документ Доступ Формат хранения Документы, регламентирующие отношения ОУ и родителей Медицинские справки Конфиденциальная Бумажный, в случае создания информация; руководитель БД – сканируются и хранятся подразделения специалист ДО, также в электронном виде службы сопровождения Договоры между Руководитель родителями и ОУ Бумажный, в случае создания подразделения ДО БД – сканируются и хранятся также в электронном виде Документы, регламентирующие организацию учебной деятельности и сопровождения Индивидуальные учебные Руководитель планы обучающихся подразделения Бумажный, в случае создания ДО, БД – сканируются и хранятся педагог-куратор, учителя, также в электронном виде специалисты сопровождения, согласуются с родителями и утверждаются руководителем структурного подразделения ДО Учебные графики изучения курсов) (сроки Руководитель подразделения Бумажный, в случае создания ДО, БД – сканируются и хранятся педагог-куратор, учителя, также в электронном виде специалисты сопровождения, согласуются с родителями и утверждаются руководителем структурного подразделения ДО Приказы о распределении Руководитель Бумажный, в случае создания нагрузки и закреплении за подразделения учащимися ДО, БД – сканируются и хранятся педагогов, педагог-куратор, учителя, также в электронном виде кураторов, специалистов специалисты службы сопровождения сопровождения Документы, отражающие собственно учебный процесс Перечень учебных Все материалов с аннотациями Учебные курсы учебные и участники Электронный – на сайте ДО образовательного процесса иные Все участники Электронный – на сайте ДО материалы образовательного процесса педагогов Учебно-тематическое Руководитель планирование педагогов подразделения Бумажный и электронный – ДО, на сайте ДО специалисты службы сопровождения Расписание занятий Все обучающихся и учителей Материалы участники Электронный – на сайте ДО образовательного процесса текущего Руководитель Электронный – на сайте ДО контроля знаний подразделения ДО, обучающихся (тексты обучающийся, его заданий, выполнения варианты их родители, педагоги учащимися, комментарии педагогов) Статистика посещения сайта Руководитель Электронный – на сайте ДО подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги Документы, отражающие контроль и анализ результатов учебной деятельности График (общешкольный) Все промежуточного участники Бумажный, в случае создания и образовательного процесса БД – сканируется и хранится итогового контроля также в электронном виде Ведомости, Бумажный, в случае создания отражающие Руководитель результаты контроля подразделения ДО, БД – сканируется и хранится обучающийся, его также в электронном виде родители, педагоги Аналитические справки Руководитель Бумажный, в случае создания подразделения ДО, БД – сканируется и хранится обучающийся, его также в электронном виде родители, педагоги Документы, отражающие деятельность службы сопровождения Протоколы заседаний Руководитель психолого-медико- подразделения педагогического обучающийся, консилиума с родители, рекомендациями по специалисты Бумажный, в случае создания ДО, БД – сканируется и хранится его также в электронном виде педагоги, службы обучению и сопровождению сопровождения отдельных учащихся Журнал консультаций для Руководитель учащихся, родителей и подразделения педагогов обучающийся, родители, специалисты Бумажный, в случае создания ДО, БД – сканируется и хранится его также в электронном виде педагоги, службы сопровождения Психолого-валеологические рекомендации родителей Руководитель для подразделения обучающийся, родители, специалисты Бумажный, в случае создания ДО, БД – сканируется и хранится его также в электронном виде педагоги, службы сопровождения Некоторые документы, такие как личные дела обучающихся, алфавитные книги, не рассматриваются в перечне, поскольку учащиеся, проходящие обучение с использованием дистанционных технологий, рассматриваются в составе общего контингента ОУ, следовательно, их личные дела хранятся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению и хранению личных дел учащихся, записи в алфавитных книгах также не отличаются от стандартных. Сведения о переводе таких учащихся из класса в класс фиксируются в классных журналах – в соответствии с тем, к какому классу прикреплен тот или иной учащийся. Данные передает классному руководителю закрепленный за обучающимся куратор (в некоторых случаях сам классный руководитель может таким куратором являться). На основании этих материалов проработана схема документооборота, учитывающая особенности организации обучения с использованием дистанционных технологий. Таблица 2. Этапы организации образовательного процесса и их фиксация в системе документооборота Этап (содержание Участники деятельности) Знакомство с Родители, директор ОУ, его Положение об организации возможностями ДО: заместитель, курирующий обучения с использованием родители обращаются в ОУ вопросы с целью обучения с дистанционных технологий, выяснения использованием возможностей обучения Документы и договор с родителями, условий дистанционных технологий памятки, разработанные в ребенка с и / или руководитель ОУ. использованием структурного подразделения дистанционных технологий. ДО в ОУ, службы специалисты Итог: заявление родителей. сопровождения, классный руководитель. Родители, Обращение вопросу об родителей по директора, организации вопросы заместитель Заявление курирующий случае, обучения обучения с использованием использованием дистанционных технологий родителей, в если ребенок с находится на надомном обучении, – справка, дистанционных технологий подтверждающая обучение и / или руководитель на дому, справка, структурного подразделения подтверждающая, ДО ОУ, что специалисты ребенку не противопоказано службы сопровождения. обучение с использованием компьютера. При наличии возможностей и необходимых документов с родителями заключается договор организации об обучения с использованием дистанционных технологий. Итог: договор с родителями, приказ директора зачислении ОУ ребенка о на обучение с использованием дистанционных технологий. Учебный план ОУ, журналы Планирование Заместитель директора, образовательного процесса. курирующий Формирование вопросы обучения с использованием индивидуального учебного дистанционных технологий плана учащегося и графика и / или руководитель обучения, подбор учителей, структурного подразделения согласование ИУП родителями с ДО ОУ, специалисты службы сопровождения. обучения. Итог: индивидуальный учебный план, согласованный с родителями и утвержденный директором ОУ (руководителем Центра ДО в ОУ), приказ директора ОУ о назначении учителей. Организация Заместитель директора, Результаты образовательного процесса. курирующий Диагностика вопросы обученности, диагностики информация уровня обучения с использованием службы сопровождения об обученности учащегося и дистанционных технологий индивидуальных его индивидуальных и особенностей определения обучения с или руководитель особенностях целью структурного подразделения обучающегося, курсов ДО и / в выработки службы ОУ, общие специалисты психолого-валеологические сопровождения, рекомендации. рекомендаций по обучению. учителя-предметники. Знакомство родителей с Итог: тематическое психолого- планирование валеологическими утвержденное заместителем рекомендациями по директора, педагогов, курирующим обучению с использованием вопросы обучения компьютера. использованием с дистанционных технологий и / или руководителем структурного подразделения ДО в ОУ, индивидуальные рекомендации по обучению учащегося, подписанные родителями психолого- валеологические рекомендации. Ведение занятий с фиксацией в журналах. Заместитель директора, курирующий Ведение процесса. занятий, вопросы образовательного обучения с использованием Проведение дистанционных технологий осуществление и / или руководитель текущего, промежуточного структурного подразделения и итогового контроля. ДО в службы ОУ, специалисты сопровождения, учителя-предметники. Выполнение заданий текущего контроля с фиксацией электронных вариантов, планирование промежуточного контроля, данные результатов промежуточного контроля. Итог: журналы обучения с отметками о выполнении программы и результатами контроля. Графически эта схема может быть представлена следующим образом (см. рисунок 1). Родители Сканер Докуметы Сервер Массив файлов отсканированных документов База данных Администрация ОУ Система управления обучением (MOODLE) Дети, родители Учителя, тьюторы Запись файлов на жесткий диск Взаимодействие администрации и родителей Передача запросов, получение ответов Взаимосвязь компонентов Рис. 1. Схема документооборота Кроме того, разработана структура базы данных для документации системы ДО. Основными объектами образовательного процесса, информация о которых заносится в базу данных, являются являются: ученики; учителя; специалисты службы сопровождения. Для отображения и хранения необходимой информации по всем участникам образовательного процесса целесообразно создать базу данных. Основной этой базы может быть совокупность следующих таблиц, образовательного процесса, так и сам процесс: 1) Таблица «Учителя» Имя поля Код Фамилия Имя Отчество Дата рождения Дата поступления на работу Образование Стаж до поступления на работу Разряд Паспорт Фотография Совместитель Примечания Тип Счетчик Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Дата/время Числовой Числовой Числовой Текстовый Поле OLE Логический Поле Мемо 1) Таблица «Специалисты службы сопровождения» Имя поля Код Фамилия Имя Отчество Дата рождения Дата поступления на работу Образование Стаж до поступления на работу Разряд Паспорт Фотография Совместитель Примечания Тип Счетчик Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Дата/время Числовой Числовой Числовой Текстовый Поле OLE Логический Поле Мемо описывающие как участников 3)Таблица «Ученики» Имя поля Код ученика Фамилия уч-ся Имя уч-ся Отчество уч-ся Дата рождения уч-ся Домашний адрес ученика Фамилия одного из родителей Имя родителя Отчество родителя Телефон родителя Номер класса ДатаПриема ДатаВыбытия Медицинские данные Тип Счетчик Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Дата/время Текстовый 4)Таблица «Успеваемость» Имя поля Код успеваемости Код ученика Предмет Вид отчетности Дата Оценка Тип Счетчик Числовой Текстовый Текстовый Дата/время Числовой Для повышения оперативности и безошибочности ввода данных в базу целесообразно предусмотреть справочные (вспомогательные) таблицы для ввода ряда полей, например, учебных предметов, класса и другие. 5) Таблица «Учебный предмет» Имя поля Код предмета Наименование предмета Тип Счетчик Текстовый 6) 6) Таблица «Класс» Имя поля Код класса Класс Тип Счетчик Текстовый Точный состав и структура таблиц определяется на этапе проектирования базы данных. Для обеспечения оперативности получения администрацией (руководителями) дистанционного обучения всей необходимой информации представляется целесообразным предусмотреть перевод всех документов из бумажной формы в электронную. Часть документов при этом может быть выполнена непосредственно в текстовом редакторе или редакторе электронных таблиц, другая часть документов может быть отсканирована. Полученные файлы могут быть в систематизированном виде (например, совокупности папок) сохранены на жестком диске. Для связи между записями базы данных и этими файлами в таблицах базы данных надо предусмотреть соответствующие поля для каждого из типов документов и использовать гиперссылку. При размещении файла документа в папке в базе данных формируется корректная гиперссылка на этот документ. Как показал анализ организации дистанционного образовательного процесса, связи между документами и объектами процесса обучения можно представить следующей таблицей. Таблица 3. Связи между документами и объектами образовательного процесса Документ Ссылки из базы на Формат хранения объект Медицинские справки Договоры родителями и ОУ Учащиеся между Учащиеся Индивидуальные учебные Учащиеся, учителя планы обучающихся Учебные графики изучения курсов) (сроки Учащиеся, учителя Приказы о распределении Учащиеся, учителя нагрузки и закреплении за учащимися педагогов, кураторов, специалистов службы сопровождения График (общешкольный) Учащиеся, учителя промежуточного и итогового контроля Ведомости, отражающие Учащиеся, учителя результаты контроля Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде Аналитические справки Учащиеся, учителя Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде Протоколы заседаний Учащиеся, специалисты Бумажный, в случае создания психолого-медикопедагогического консилиума с рекомендациями по обучению и сопровождению отдельных учащихся Журнал консультаций для учащихся, родителей и педагогов Психолого-валеологические рекомендации для родителей службы сопровождения БД – сканируется и хранится также в электронном виде Учащиеся, специалисты Бумажный, в случае создания службы сопровождения БД – сканируется и хранится также в электронном виде Учащиеся, учителя Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде С учетом необходимости ввода полей для гиперссылок таблицы «Учителя», «Специалисты службы сопровождения» и «Ученики» следует дополнить поля в соответствующих таблицах. 1) Таблица «Учителя» Имя поля Код Фамилия Имя Отчество Дата рождения Дата поступления на работу Образование Стаж до поступления на работу Разряд Паспорт Фотография Совместитель Примечания Индивидуальные учебные планы обучающихся Учебные графики …… Тип Счетчик Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Дата/время Числовой Числовой Числовой Текстовый Поле OLE Логический Поле Мемо Гиперссыка Гиперссыка Гиперссыка 1) Таблица «Специалисты службы сопровождения» Имя поля Код Фамилия Имя Отчество Дата рождения Дата поступления на работу Образование Стаж до поступления на работу Тип Счетчик Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Дата/время Числовой Числовой Разряд Паспорт Фотография Совместитель Примечания Протоколы заседаний ПМК ….. Числовой Текстовый Поле OLE Логический Поле Мемо Гиперссыка Гиперссыка 3)Таблица «Ученики» Имя поля Код ученика Фамилия уч-ся Имя уч-ся Отчество уч-ся Дата рождения уч-ся Домашний адрес ученика Фамилия одного из родителей Имя родителя Отчество родителя Телефон родителя Номер класса ДатаПриема ДатаВыбытия Медицинские данные Медицинские справки Договор между родителями и ОУ Индивидуальные учебные планы обучающихся Учебные графики …… Тип Счетчик Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Дата/время Текстовый Гиперссыка Гиперссыка Гиперссыка Гиперссыка Гиперссыка Схема данных может быть представлена с помощью рисунка: Рис. 2. Схема данных При необходимости в таблицы базы данных могут быть добавлены новые поля, да и количество таблиц в базе может быть увеличено.
