Автоматизация создания документов Формы и шаблоны документов Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организации создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников, документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т.п. Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые формы являются общими для всех организаций; эти формы разработаны и включены в специализированные офисные программы. Например, большой популярностью пользуется программа «1С Бухгалтерия», содержащая формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа. Шаблон – это форма документа, включающая средства для создания аналогично оформленных реальных документов. Шаблоны могут включать в себя: • текст или форматирование, одинаковые для всех однотипных документов; • стили; • меню; • панели инструментов. Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении определенной формы, создаваемой шаблоном. Форма – это заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски или поля для ввода переменной информации. Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге. Выбор и создание шаблонов Если вас не устраивает шаблон, вы можете создать свой шаблон на основе любого существующего шаблона Наряду с установленными шаблонами в разделе Шаблоны могут храниться и пользовательские шаблоны. Для этого предназначена папка Мои шаблоны При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office Online В качестве шаблона можно использовать уже существующий документ. При выборе соответствующего пункта меню в разделе Шаблоны открывается проводник, давая возможность выбрать необходимый документ. Для упрощения создания форм специфических документов, не входящих в перечень шаблонов Microsoft Word, удобно использовать таблицу в качестве средства для разметки документов. Таблица позволяет очень просто ввести текст в нужное место и легко его отформатировать. Чтобы в подготовленном документе не было видно разметки, границы таблицы убираются командой Нет границ диалогового окна Границы и заливка меню Главная – Абзац – Границы. Текстовые процессоры имеют специфические функции, предназначенные для облегчения ввода текста: предварительное задание параметров страницы, параметров абзаца, стилей, сносок и т.д.; автоматическая проверка орфографии; автоматическое составление оглавления; редактирование структуры документа и др. Все это дает возможность автоматизировать создание документа. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Что такое шаблон? 2. Что могут включать в себя шаблоны? 3. Что такое форма? 4. Шаблоны каких документов входят в пакет Microsoft Word? 5. Как можно использовать таблицу для создания документов?
