Практикум 7.2 Аналитические измерения в модуле Финансы системы MBS Navision Цель работы:

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Практикум 7.2
Аналитические измерения в модуле Финансы
системы MBS Navision
Цель работы:
1. Изучить принципы измерения в модуле Финансы.
2. Получить практические навыки измерения в модуле Финансы.
Теоретическая часть
Измерение — это данные, которые в операциях выполняют роль дополнительной
маркировки и существенно обогащают ее информационное наполнение. Благодаря
измерениям программа может осуществлять отбор и группировку операций
по самым
разнообразным
критериям
и параметрам,
формируя
гибкую
и насыщенную аналитику. Измерения широко используются в рамках всего
приложения, в частности в журналах, документах, бюджетах.
Термин «измерение», употребляемый применительно к программе, описывает
способ формирования аналитики. Например, двухмерный анализ в разрезе
продажи по регионам. Операции может быть присвоено значительно больше
измерений. В этом случае и аналитика будет богаче и сложнее, например,
продажи
по регионам
в рамках
маркетинговой
кампании,
проведенной
в установленный период времени.
Каждое измерение может содержать неограниченное число значений, которые
являются его суб-компонентами. Так, измерение Отдел включает в свой состав
несколько значений — коммерческий отдел, маркетинговый отдел, складской
комплекс и т. д. Это и есть значения измерения Отдел. Измерения, как
и их значения, определяются пользователем. Их количество неограниченно.
То есть вы можете создать измерения, отвечающие структуре и специфике
деятельности вашей компании.
Суммы, отраженные на финансовых счетах, являются результатом учета
множества операций и связаны с самыми разными аспектами деятельности фирмы.
Очень часто специалистам компании требуется создать специализированные
отчеты, получить аналитические или статистические обзоры, чтобы иметь ясное
представление о текущем состоянии дел и намечающихся тенденциях. Такие
информационные сводки формируются на основе комбинаций одного или
нескольких аналитических измерений.
Создав измерение Отдел, а затем, присвоив его и его значения различным
операциям, вы сможете впоследствии получить обзор информации, например,
об объемах продаж по конкретному отделу. Если при учете операции
вы манипулировали несколькими измерениями, пользователь сможет получить
более глубокий и разносторонний обзор деятельности компании. К примеру, одна
операция реализации может содержать сведения о том, на каком финансовом
счете были учтены товары, об их количестве, об объемах продаж и клиенте,
совершившем покупку.
Используя измерения и активно комбинируя их, можно выявить и отследить
существующие тенденции. Особенно эффективны для этих целей аналитические
отчеты, в которых представлено сразу несколько измерений-фильтров. Однако,
даже если в своей практике вы используете только два глобальных измерения,
1
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
вы по-прежнему можете устанавливать фильтры, генерировать аналитическую
и финансовую отчетность и формировать анализы по измерениям.
Внимание
Необходимо иметь в виду, что только два глобальных измерения являются
частью гранулы Базовые Измерения. Чтобы создавать неограниченное количество
измерений и проводить анализ по измерениям, отличным от глобальных,
необходимо приобрести гранулу Дополнительные Измерения.
Основные бизнес-правила
Бизнес-правила являются выражением политики или базовых принципов
организации. Автоматизируя все аспекты деятельности, вы тем самым повышаете
эффективность функционирования всех звеньев компании, делаете процессы
более прозрачными и управляемыми, упрощаете ввод и обработку информации.
Автоматизировать управление и методику программы можно, указав:
Стандартные измерения и значения измерений для отдельных финансовых
счетов, клиентов, товаров и т. д. Таким образом, повышается целостность данных
путем сокращения времени, необходимого для ввода информации по измерениям
в транзакции.
Правила учета значений для стандартных измерений. Эти правила определяют,
должны ли учитываться значения измерений или возможен учет информации
только по отдельному значению измерения. Таким образом, совершенствуется
целостность
исходящих
данных.
Информация,
которая
должна
быть
сгруппирована по измерениям, не может быть учтена до тех пор, пока измерения
не будут полностью введены.
Правила приоритезации определяют, каким образом в значениях стандартных
измерений должны разрешаться конфликты приоритетов.
Правила комбинирования измерений определяют порядок группировки
измерений и их значений при учете. Таким образом, поддерживается бизнесполитика, совершенствуется исходящая информация, а также предотвращается
учет по нелогичным или запрещенным комбинациям аналитических измерений.
Заблокированные измерения и значения измерений. Блокировка измерений,
например, по окончании коммерческой кампании, также помогает поддерживать
бизнес-политику, совершенствовать целостность исходящих данных, гарантируя
невозможность
учета
с использованием
заблокированных
измерений
и их значений.
Задание 1. Аналитические измерения и значения измерений
1. В меню модуля Финансы выберите Настройка, Измерения, Измерения для
перехода в окно Измерения.
2
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 1
В нем представлены все аналитические измерения, имеющиеся в системе
на текущий момент. Каждое измерение имеет следующие атрибуты:
Код — ссылка, идентифицирующая данное измерение в момент его выбора
в соответствующих полях в любой части приложения (в журналах или
документах).
Название и Описание — название измерения, которое будет фигурировать
в финансовой и аналитической отчетности. Описание используется исключительно
в информационных целях.
Блокировка — если поместить в это поле флажок, вы не сможете учитывать
журналы, содержащие это измерение.
Код Caption и Фильтр Caption — эти параметры будут выступать в роли
названий полей ключевых измерений в документах и журналах, в роли фильтров
ключевых измерений в отчетах, бюджетах, аналитической и финансовой
отчетности.
Подсказка
Измерения используют функциональность динамического заглавия поля. Это
обеспечивает автоматическое обновление названий полей на основе выбранных
измерений.
Для создания новых значений измерения:
2. В окне Измерения поместите курсор на код измерения, для которого
создается значение. Например, выберите измерение РЕГИОН.
3. Нажмите Измерение, Значения
Измерения Значения.
3
Измерения,
чтобы
открыть
окно
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 2
Значение Измерения — это подраздел Измерения. Например, для Измерения
«РЕГИОН» пользователь может выбрать между значениями 20, 50, 85 и т. д.: все
они могут называться РЕГИОН. Каждое измерение имеет бесконечное множество
значений, хотя каждый код значения должен быть уникален для данного
измерения. Эти значения используются в журналах.
Измерение Тип Значения используется для создания иерархических
отношений между значениями в рамках данного аналитического измерения.
Он описывает способ использования значения измерения в процессе учета
и практически полностью соответствует полю Тип Счета в Плане Счетов. Как
и в плане счетов, здесь также можно обозначить иерархию значений измерений,
нажав Функции, Создать отступы.
В демонстрационной фирме иерархия была настроена для измерения РЕГИОН.
Поэтому 30, 85 и т. д. являются значениями измерения РЕГИОН. Это означает, что
пользователь может учесть запись со значением измерения 30, но анализ продаж
по 45 и 55 будет также включать запись 30.
Существуют следующие типы значений аналитических измерений:
Стандартное — используется для стандартного учета значений измерения;
Заголовок — заголовок группы значений измерения;
Сумма — используется для группировки серии балансов по значениям
измерения, которые не предшествуют непосредственно значению типа Сумма.
В поле Группировка необходимо указать диапазон для суммирования.
От-Сумма — обозначает начало серии значений измерения, которые подлежат
суммированию вплоть до типа измерения До-Сумма.
До-Сумма — обозначает окончание группы значений измерения, начинающихся
значением типа От-Сумма. В поле Группировка необходимо указать диапазон
для суммирования.
Автоматически значению измерения присваивается опция Стандартное. Учету
подлежат только операции со следующими типами значений: Стандартное и ОтСумма.
4
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Наряду с полной блокировкой измерения, существует возможность блокировать
учет журналов, содержащих отдельные значения измерения. В этом случае
должно быть промаркировано поле Блокировка конкретного значения
аналитического измерения.
Типы аналитических измерений
После настройки кодов и значений измерений у вас появляется возможность
присвоить некоторым измерениям дополнительную функциональность.
Глобальные измерения
Из списка уже созданных измерений можно выбрать два, которые в дальнейшем
будут играть роль глобальных. Глобальные измерения широко используются
в рамках всего системного приложения. То есть они могут служить фильтрами для
финансовых операций, всех отчетов, бюджетов и пакетных заданий. Программа
автоматически делает глобальные измерения доступными в строках операций
и заголовках документов в виде ссылок на измерения 1 и 2. Глобальные
измерения обычно являются самыми используемыми и важными в деятельности
компании. Именно поэтому они доступны во всем приложении.
Подсказка
Глобальные измерения имеют ту же функциональность, что и уже существующие
коды отделов и проектов, но открывают более широкие возможности гибкой
настройки аналитических измерений, которые должны появиться в отчетах
и фильтрах. Это позволяет минимизировать модификации уже существующих
настроек Navision Financials. Два глобальных измерения регистрируются в таблице
Фин.
Книга
Операций,
а вся
прочая
информация
по измерениям,
ассоциированная с операцией, заносится во вспомогательную таблицу. Это
упрощает процесс обновления версий для существующих клиентов, которые
захотят сохранить Отделы и Проекты в качестве глобальных измерений. Для
новых клиентов динамические заголовки позволяют легко создавать иные
глобальные измерения помимо измерений Отдел и Проект.
Ключевые измерения
Ключевые измерения позволяют быстро и просто вводить измерения
и их соответствующие значения напрямую в строки журналов и документов
покупки/продажи. Для этого следует выбрать Вид, Показать Столбец, а затем
выбрать наиболее часто используемое в текущем документе ключевое измерение.
После этого поле ключевого измерения будет выведено в форму документа
и на экран. В общем итоге можно указать до восьми ключевых измерений. Первые
два ключевые измерения программа автоматически формирует на основе данных
о выбранных
глобальных
измерениях.
То есть
глобальные
измерения
автоматически трансформируются в ключевые. Следовательно, в распоряжении
пользователей остается еще шесть. По мере необходимости они могут меняться
и модифицироваться. Настройка производится в окне Финансы Настройка. Для
ввода информации по измерениям, не являющимся ключевыми, необходимо
использовать отдельное окно аналитических измерений.
Бюджетные измерения
Помимо двух глобальных измерений, для каждого бюджета можно настроить еще
четыре. Эти измерения называются бюджетными. Они выбираются из перечня уже
созданных в системе измерений. Бюджетные измерения могут служить фильтром,
а также дополнять сведения, представленные в бюджетной операции.
Выбор глобальных измерений
5
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Настройка измерений легко доступна через меню Финансы Настройка.
Глобальное измерение может выступать в роли фильтра в любой части
приложения Navision. В качестве глобальных могут быть избраны любые два
измерения.
Выберите
два
наиболее
часто
используемых
в отчетности
аналитических измерения. Однако в аналитических отчетах в роли фильтра может
выступать абсолютно любое измерение.
Для выбора глобальных измерений:


Нажмите Финансы, Настройка, Финансы Настройка.
На закладке Измерения в поле Глобал. Измерение 1 Код с помощью
вспомогательной кнопки выберите аналитическое измерение РЕГИОН.
Нажмите ОК для копирования кода в поле.
3. Повторите процедуру для поля Глобал. Измерение 2 Код.
Выберите два глобальных измерения и результаты выбора (скрин-шот)
поместите в отчете.
Внимание
В дальнейшем, если вы вдруг решите заменить одно глобальное измерение
другим, это повлечет за собой необходимость обновления и модификации всех
операций, учтенных в системе с данным измерением. Из-за большого объема
операций этот процесс может занять длительное время. Во избежание подобных
ситуаций желательно, чтобы еще на этапе настройки вы корректно определили
базовые аналитические измерения.
Задание 2. Ввод измерений в документы и журналы
Ключевые измерения
При регистрации информации по измерениям важно, чтобы не возникало помех
для процесса ввода в целом. Чтобы максимально ускорить и упростить данную
процедуру, в качестве ключевых можно выбрать восемь измерений. Ключевые
измерения — это измерения, которые для облегчения ввода данных представлены
в журнале и строках документа в виде полей. Обратите внимание, что для
дальнейшей работы пользователей эти поля должны быть выведены в форму
окна.
Для просмотра регистрации измерений в документах программы давайте изучим
заказ 101017.
Если такого заказа нет, необходимо его создать в модуле Продажа & Клиенты,
предварительно создав соответствующего клиента.
1. В меню модуля Продажа & Клиенты нажмите Заказы и откройте заказ
101017.
6
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 3
Измерения из заказа продажи могут быть просмотрены в окне Документ
Измерения нажатием Заказ, Измерения.
Рис. 4
При необходимости измерения и их значения могут быть изменены для
отдельного документа в окне Документ Измерения. Вы также можете изменить
значения измерений для ключевых измерений, добавляя поля Ярлык Измерение
в заголовок документа.
7
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
2. Аналогично, для просмотра измерений по первой строке заказа следует
установить на нее курсор, а затем нажать Строка, Измерения.
Рис. 5
В этом случае измерения для текущей строки такие же, как и для заголовка
заказа.
Стандартно измерения заголовка копируются во все строки заказа. Измерения
и значения измерений для каждой строки могут быть изменены в окне Документ
Измерение. Вы также можете изменить значения ключевых измерений, добавляя
поля Ярлык Измерение в строки документа.
Стандартные измерения
Даже посредством ключевых измерений ручной ввод информации, связанной
с аналитическими измерениями, может оказаться трудоемкой и длительной
задачей. Особенно при наличии большого числа кодов аналитики. Альтернативой
ручного заполнения каждого документа или журнала выступает настройка
стандартных измерений для определенных счетов, клиентов, поставщиков
и товаров. Каждый раз, когда такой финансовый счет фигурирует в журнале или
документе, стандартные измерения, присвоенные ему, автоматически копируются
в этот журнал или документ. В случае с нашим заказом продажи аналитические
измерения были добавлены автоматически на основании сведений и настроек
клиента, для которого готовился счет, и товаров, содержащихся в строках.
3. Откройте карточку клиента, нажав Shift + F5.
4. Нажмите Клиент, Измерения.
8
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 6
В открывшемся окне представлены измерения РЕГИОН, КЛИЕНТГРУППА и ОТДЕЛ,
связанные с клиентом, в карточке которого мы находимся, и соответственно,
с заказом данного клиента.
5. Закройте окно, чтобы вернуться в заказ продажи.
6. На закладке Общее карточки клиента щелкните Код Продавца.
7. В окне Менеджеры нажмите Менеджер, Измерения, для одного.
Оставшееся измерение,
в заказе продажи.
Рис. 7
МЕНЕДЖЕР, относится
к менеджеру,
8. Скопировать скрин-шот окна Менеджер ПС в отчет.
Если такого менеджера нет, необходимо его предварительно создать.
9
указанному
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Важно понимать, что в заказе используются стандартные измерения.
В отсутствии специальных ограничений в отношении комбинаций измерений при
желании вы без проблем сможете вручную изменить их в документе.
Журналы и разделы
Финансовые журналы позволяют регистрировать и учитывать транзакции
на финансовых
и прочих
счетах,
например,
счетах
расчетов
с клиентами/поставщиками и т. д. Система ввода данных в журналы имеет три
уровня: шаблоны, разделы и строки журнала.
Шаблоны журналов
Как правило, журналы предназначены для ввода и учета каких-либо
однотипных операций, например покупок, продажи, расчетов с клиентами или
поставщиками. Каждый тип журнала настроен со своим собственным шаблоном.
Шаблоны формируют базовую структуру журнала, в нем задаются стандартные
настройки и информация для всех разделов, созданных в текущем шаблоне.
Разделы
Разделы формируются на основе шаблонов журнала. Все разделы журнала,
базирующиеся на едином шаблоне, будут иметь одну структуру, стандартные
настройки и информацию, заданную в текущем шаблоне. Однако эти настройки
заданы по умолчанию, и при желании пользователя могут быть изменены
и модифицированы для отдельных разделов журналов. Обычно разделы
предназначены для отделения операций одного пользователя от операций другого
пользователя. Например, Александр и Екатерина оба имеют дело с финансовыми
операциями. Обычно Александр формирует и учитывает операции несколько
позже своей коллеги — только после их проверки и одобрения руководства. Для
того чтобы отделить операции Александра от операций Екатерины, необходимы
два раздела одного и того же финансового журнала.
Строки журнала
В строках журнала регистрируются операции, подлежащие дальнейшему учету.
Эта информация, введенная в строки журнала, содержит номер финансового
счета, дату учета и сумму операции.
В меню Финансы выберите Настройка, Журнал Шаблоны.
10
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 8
В приложении всегда присутствуют все три уровня, однако визуально
отображаются только раздел и строки журнала. В отсутствии множества
дополнительных шаблонов и разделов, по умолчанию используется СТАНДАРТНЫЙ
шаблон и его раздел. Однако если вы решите добавить новые шаблоны/разделы,
вы всегда сможете сделать это, а затем работать, переключаясь с одного
на другой.
Создание шаблонов журналов
Окно Фин. Журнал Шаблоны содержит список стандартных шаблонов
журналов, которые настроены для этой фирмы. Шаблоны журналов настраиваются
для отражения типа транзакции, на которую ссылается данный журнал.
В шаблоне ОБЩИЙ имеются следующие поля.
Название
журнала.
и Описание —
код
и описание,
идентифицирующие
шаблон
Тип — определяет структуру окна журнала и набор представленных полей.
Можно выбрать Покупка, Клиенты, Поставщики, ОС, Зачет НДС, Будущие Расходы,
Банк, Касса.
Типовой — определяет, используется ли шаблон журнала для создания
типовых журналов. При наличии флажка в поле Типовой, поле Серия Номеров
должно быть пустым.
Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. — стандартный балансирующий счет может
быть настроен для всех строк журналов во всех разделах данного шаблона. Этот
балансирующий счет, заданный по умолчанию, при необходимости всегда может
быть заменен в отдельном разделе или строке журнала.
Серия номеров — выбор стандартной серии номеров, которая будет
использована для нумерации документов в строках раздела, созданного в текущем
11
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
шаблоне. Если оставить поле пустым, придется вручную вводить номера
документов в строки журнала. Помните, что поле Ручная Нумерация в окне
Серия Номеров не имеет влияния на журналы.
Учетная Серия Номеров — выбор серии номеров для нумерации учтенных
операций, которые учитываются из этого раздела журнала. Номера документов
могут присваиваться только в момент учета журнала. Для этого не следует
заполнять поле Серия Номеров и, напротив, нужно заполнить поле Учетная
Серия Номеров. В иной ситуации может потребоваться использовать две
принципиально различные серии для нумерации строк журнала и учтенных
журнальных операций. В этом случае в полях Серия Номеров и Учетная Серия
Номеров указываются разные коды серий номеров. При учете журнала
программа заменит Документ Но в строке журнала следующим порядковым
номером из учетной серии номеров.
Код Источника — выбор кода источника, который будет присвоен всем
разделам, созданным в текущем шаблоне журнала.
Код Причины — выбор стандартного кода причины, который будет присвоен
всем разделам, созданным в текущем шаблоне журнала. Значение, заданное
по умолчанию, всегда может быть изменено для отдельного раздела или строки
журнала.
Проверять Баланс по Документу — здесь можно указать, должен ли
в текущем шаблоне журнала проверяться баланс по номеру и типу документа.
Если не заполнить это поле, программа будет проверять баланс журнала только
по дате.
Коп. Настройку НДС в Строки — установите в этом поле флажок, чтобы
программа автоматически заполняла Тип Учета и НДС Учетные Группы для
финансовых и балансирующих счетов в строках текущего шаблона журнала. Это
будет стандартная настройка для всех разделов, созданных на основании данного
шаблона. Однако при желании настройка каждого отдельного раздела журнала
может быть изменена в индивидуальном порядке. При вставке/удалении флажка
в этом поле программа спросит о необходимости обновления всех разделов
выбранного шаблона.
Разрешить Разницу НДС — поместите флажок в это поле, чтобы разрешить
ручную корректировку сумм НДС в журналах. Это будет стандартная настройка
для всех разделов, созданных на основании данного шаблона. Однако при
желании настройка каждого отдельного раздела журнала может быть изменена
в индивидуальном порядке. При вставке/удалении флажка в этом поле программа
спросит о необходимости обновления всех разделов выбранного шаблона.
Задание 3. Создание раздела журнала
Допустим, вы хотите создать два новых раздела журнала для каждого студента
из группы, выполняющей это задание.
1. Для открытия разделов журнала зайдите в Финансы, Финансовые Журналы.
2. В окне Финансовый Журнал нажмите кнопку просмотра в поле Код
Раздела.
12
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 9
Открывается список текущих разделов журнала, основанных на шаблоне
ОБЩИЙ. Другой способ обзора существующих разделов — выбрать шаблон
журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны и нажать Шаблон, Разделы.
3. Создайте разделы для пользователей (по именам студентов),
клавиши F3 и Enter и введя соответствующую информацию.
нажав
Например:
Название АЛЕКСАНДР ЕКАТЕРИНА
Описание Раздел Журнала АЛЕКСАНДР Раздел Журнала ЕКАТЕРИНА
Рис. 10
Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. — разделы журнала основаны на шаблоне
журнала ОБЩИЙ, у которого нет балансирующего счета. В результате разделы
также не имеют балансирующих счетов. Для этого примера балансирующего счета
не будет, поэтому оставьте эти поля как есть.
13
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Серия Номеров и Учетная Серия Номеров — эти разделы в нашем примере
основаны на шаблоне журнала ОБЩИЙ. В итоге, поле Серия Номеров будет
автоматически заполняться сериями номеров, определенных в шаблоне журнала.
Мы хотим сохранить серии номеров, присвоенные на основании шаблона. Таким
образом, оставьте код в поле Серия Номеров как есть и оставьте поле Учетная
Серия Номеров пустым.
Код Причины, Копировать Настройку НДС в Строки и Разрешить Разницу
НДС — оставьте эти поля со стандартными настройками, которые копируются
из шаблона журнала ОБЩИЙ.
4. По окончании работы разделы журнала должны выглядеть следующим
образом.
Рис. 11
Скопируйте в отчет скрин-шот данного окна для каждого студента.
5. Закройте окно.
6. Нажмите ESC для возврата в меню модуля Финансы.
Автоматическая нумерация в журналах
Для того чтобы иметь возможность использовать функцию автоматической
нумерации в журналах, необходимо определить коды серий номеров и их строки,
как описывалось выше. После этого нужно указать код серии номеров в поле
Серия Номеров шаблона или раздела журнала. Если код серии номеров задан
в шаблоне
журнала,
он автоматически
будет
копироваться
в разделы,
создаваемые в данном шаблоне, но при необходимости в некоторых разделах этот
код может быть заменен или удален. Если вы не определили код в шаблоне
журнала, для автоматической нумерации документов нужно указать код в каждом
отдельном разделе текущего шаблона.
Ручная нумерация в журналах
14
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Для того чтобы вручную нумеровать разделы журнала, не заполняйте поля
Серия Номеров и Учет Серия Номеров в разделе журнала. В разделах журнала
возможно комбинаторное использование ручной и автоматической нумерации.
Например, в разделах финансового журнала вы можете нумеровать документы
в разделе БАНК вручную, а в разделе СТАНДАРТ — автоматически. То есть
вы должны будете обнулить значение поля Серия Номеров в строке с названием
БАНК, но оставить код серии номеров в строке с названием СТАНДАРТ.
Задание 4. Создание записей в журнале
Теперь, когда вы знакомы
операцию, а затем учесть ее.
со структурой
журналов,
1. В меню Финансы выберите Финансовые Журналы.
2. В поле
Код
Раздела
нажмите
кнопку
раздел со своим именем.
попробуем
просмотра
создать
и выберите
Рис. 12
3. В поле Дата Учета введите сегодняшнюю дату.
Подсказка
Для того чтобы ввести в поле даты сегодняшнее число, укажите там t и нажмите
Enter — программа автоматически проставит сегодняшнюю дату. Для обозначения
дня недели укажите П, а для быстрого ввода рабочей даты — w.
4. Оставьте поле Тип Документа пустым.
5. В поле
Документ
Но. оставьте
номер,
проставленный
программой.
Этот
номер
был
указан
программой
на основании
Серии Номеров, введенной для раздела журнала АЛЕКСАНДР.
15
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
6. В поле Тип Счета с помощью вспомогательной
опцию Фин. Счет.
7. В поле Счет Но. укажите номер счета 26-930.
Обратите внимание, что описание было заполнено
совпадает с названием счета Обслужив. компьют. техники.
кнопки
выберите
автоматически.
Оно
Это помогает пользователю быстро понять, правильный ли счет он выбрал.
Теперь вы можете ввести вместо появившегося описания любой текст, например
комментарии к операции и т. д.
Для настоящего примера оставьте поле Описание без изменений.
8. В поле Сумма введите 60,00 и сделайте дебетовую проводку на этот счет.
9. В финансовом журнале положительные суммы представляют дебет по счету,
указанному в поле Счет Но., в то время как отрицательные — кредитовые
операции по счету.
10. В поле Бал. Счет Но. нажмите кнопку просмотра и выберите счет 50-100,
а затем нажмите ОК.
11. Перейдите в следующую строку журнала.
Вы только что создали новую строку. Заметьте, что новая строка имеет ту же
дату учета, а номер документа Ф00002. Это происходит из-за того, что
по предыдущей строке журнала был соблюден баланс. Следовательно, система
ожидает ввода новой операции.
Скопируйте в отчет скрин-шот данного окна для каждого студента.
Внимание
При нажатии клавиши
предыдущего поля/записи.
F8 программа
копирует
в новую
строку
значение
Каким образом мы приписываем транзакции к тому или иному отделу? Вы уже
знаете, что посредством полей ключевых измерений журналам могут быть
присвоены дополнительные коды аналитики. Для этого нам придется вывести поле
ключевого измерения Отдел в форму окна журнала.
Далеко не все из имеющихся в системе полей отображаются в форме окна.
Таких полей слишком много. Чтобы не загромождать экран лишней информацией,
каждая фирма сама решает вопрос о том, как должна выглядеть форма окна.
Многие окна в виде таблиц имеют встроенную функцию Скрыть/Показать
Столбец, позволяющую пользователям видоизменять форму в соответствии
со своими требованиями.
1. Щелкните кнопкой мыши по заголовку поля, а затем выберите пункт
Показать Столбец.
2. Установите флажок в окошко слева от поля Отдел Код.
16
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 13
3. Нажмите OK.
Вы увидите, что поле Отдел Код появилось на экране. В окне Показать
Столбец представлен список всех полей, которые по желанию пользователя могут
быть выведены на экран.
Сейчас мы можем завершить ввод операции, теперь уже с использованием кодов
отделов.
4. Вновь встаньте на первую журнальную строку.
5. В поле Отдел Код с помощью вспомогательной кнопки выберите код
ПРОДАЖА и нажмите ОК.
Рис. 14
Скопируйте в отчет скрин-шот данного окна для каждого студента.
Учет операций через журнал
Ввод операции завершен и ее можно учесть. Для предварительного просмотра
перед учетом тестового отчета, нажмите Учет, Тестовый Отчет. Также можно
увидеть результат влияния данного журнала на выверку счетов. Для этого нужно
нажать Учет, Выверить.
17
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Журнал может учитываться как сам по себе, так и с одновременной печатью
отчета, содержащего все операции данного журнала. В нашем примере мы только
учтем журнал.
6. Нажмите Учет, Учет.
7. Ответьте Да для подтверждения сообщения.
Будут учтены все строки, которые представлены в журнале и по которым
соблюден баланс. Если предварительно в журнале был установлен фильтр даты
учета или номера документа, будут учтены только те операции, которые остались
по результатам фильтрации. Записи, скрытые в результате применения фильтра,
учтены не будут, даже если они сбалансированы.
Возможен одновременный учет нескольких разделов. В окне Фин. Журнал
Разделы следует нажать Учет, Учет. В результате будут учтены все строки
во всех разделах, имеющихся в окне Фин. Журнал Разделы.
Результат учета журнала представлен последней записью
регистре. Зайдите в Регистр, чтобы увидеть созданные записи.
в финансовом
Банковские счета
На каждый банковский счет, так же как и на счет кассы, в системе заводится
отдельная карточка. Для каждой транзакции, прошедшей в системе по счету банка
и кассы, программа учтет операцию банковского счета. Если вы делаете ручные
или компьютерные платежные документы, программа также учитывает
транзакцию в платежной книге операций, где отражен текущий статус платежного
документа. Учетная группа, присвоенная банковскому счету, позволяет программе
учитывать финансовые операции, связанные с транзакцией.
Рассмотрим существующий в программе банковский счет:
1. В меню модуля Финансы выберите Банковские Счета.
2. Нажмите клавишу F5, выберите из списка МБ-Расчет и нажмите OK.
Рис. 15
18
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Закладка Общее
Эта закладка содержит наиболее общие сведения о банке, в котором открыт
счет — название, адрес, контактные реквизиты банка и имя поиска. Кроме того,
закладка содержит следующие поля:
Но. — буквенно-цифровой код, используемый для обозначения банковского
счета в программе. Это НЕ должен быть номер счета, используемый в банке,
который заводится в поле Банк. Расчетный Счет Но.
Банк. Отделение Но.
— буквенно-цифровой код, используемый для
идентификации номера филиала банка. Все банки имеют серии номеров,
обозначающие отделения, в которых открыты счета.
Банк. Расчетный Счет Но. — номер расчетного счета в банке.
Баланс и Баланс (РУБ) — это вычисляемые поля, которые отражают текущий
баланс по банку на основе учтенных банковских операций.
Миним. Баланс — минимально допустимый баланс по банковскому счету. Это
значение указывается в валюте банковского счета и может быть положительной
или отрицательной.
Наш Код Контакта — контактное лицо в вашей компании, ответственное
за коммуникации с данным банком. Это должен быть один из сотрудников,
заведенных в окне Менеджеры.
Блокировка — поместите в это поле флажок для блокировки транзакций
по данному банковскому счету.
Закладка Контакты
Рис. 16
Эта закладка содержит номера телефона и факса, электронный адрес и вебстраницу банка.
Закладка Учет
19
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 17
Закладка Учет содержит следующие поля: Код Валюты — валюта банковского
счета.
Если в этом поле указан определенный код валюты, значит, данный банковский
счет будет предназначен только для платежей в выбранной валюте.
В отсутствии кода валюты вы сможете получать платежи в любой валюте, в том
числе в рублях. Любые разновидности оплат, не оформляемые платежными
поручениями, могут регистрироваться в любой валюте, включая рубли. Платежные
поручения оформляются только в рублях.
Платежные документы оформляются в валюте банковского счета. Если поле Код
Валюты банковского счета пусто, значит, платежные документы по текущему
банку могут быть оформлены только в рублях.
Посл. Платеж Но. — при печати платежных документов, можно указать
последний использованный номер платежного документа. Программа будет
обновлять этот номер каждый раз, когда создается новый платежный документ.
Банк. Корр. Счет Но. — буквенно-цифровой код, используемый для
обозначения банка, в котором заведен этот счет, например корреспондентский
счет или СВИФТ-код.
Посл. Выписка Но. — это поле содержит номер последней банковской
выписки, выверенной в программе.
Баланс Последней Выписки — это поле содержит конечный баланс последней
банковской выписки, выверенной в программе.
Банк. Счет Учетная Группа — учетная группа банковского счета, присвоенная
этому счету. Программа использует ее для учета связанных финансовых операций
для каждой транзакции, в которой задействован данный банковский счет.
20
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 18
Кнопка Банк. Счет
Список — список всех банковских счетов, зарегистрированных в системе.
Статистика — текущий баланс в валюте банковского счета и рублях, а также
сравнительные показатели предыдущих периодов.
Комментарии — любые подробные комментарии к этому банковскому счету —
заведение и просмотр.
Измерения — возможность просмотра и создания стандартных аналитических
измерений для текущего банковского счета.
Баланс — переход в окно Банк. Счет Баланс. Показывает баланс или обороты
по банковскому счету в валюте этого счета или рублях за установленный период.
Выписки — выверенные выписки по текущему банковскому счету.
Учтенные Операции — книга учтенных банковских операций по данному
банковскому счету.
Платеж. Книга Операций — книга учтенных платежных операций по данному
банковскому счету.
Контакт — создает карточку контакта для этого банка в модуле Управление
Отношениями.
Задание 5. Создание банковского счета
Мы только что открыли новый банковский счет в евро в одном из банков
Германии. Для создания банковского счета в программе:
21
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
1. В меню Финансы выберите Банковские Счета и нажмите F3.
2. В поле Но. введите COBA, в поле Название напишите Cronus Commerzbank. Введите адрес банка: Blankeneser Bahnhofstr. 1,
Hamburg. Выберите Индекс DE -20097 и Код Страны DE.
3. Банк Отделение Но.: 20080000 и Банк. Расчетный Счет Но. 12/11111.
4. Нажмите
закладку
учета
и выберите
Код
Валюты
EUR
в
соответствующим поле.
5. Выберите Банк. Счет Учетная Группа ВАЛЮТ- EUR в соответствующем
поле и закройте окно.
Скрин-шот данного счета поместите в отчет.
Операции по этому банковскому счету будут учитываться в евро. Однако
балансы всегда будут отражаться в рублях — нашей локальной валюте. Балансы
в обеих валютах можно увидеть в соответствующих полях закладки Общее окна
Банк. Счет Карточка. Баланс в плане счетов всегда представлен в рублях.
Подробнее
и банковских
менеджменту.
относительно
банковских
счетов,
платежных
документов
выверок
читайте
в учебных
материалах
по финансовому
Задание 6. Финансовые отчеты
В этом разделе представлен обзор отчетов, реализованных в стандартной
системе. Вы познакомитесь с формами запроса отчетов, узнаете об имеющихся
вариантах просмотра и печати отчетности, а также мы особо остановимся
на финансовых и аналитических отчетах.
В силу того, что операции учитываются, а суммы аккумулируются в модуле
Финансы, возникает необходимость всестороннего изучения и обработки
информации, представленной в этой области приложения.
Существует несколько способов подготовки
(на основе учтенных финансовых операций):
анализа
финансовых
счетов
Несложные вычисления могут быть произведены в Плане счетов при помощи
фильтров поля и/или фильтров таблиц.
В программе можно использовать стандартные отчеты.
Более сложные и комплексные отчеты и расчеты
посредством финансовых и аналитических отчетов.
могут
быть
созданы
Теперь в вашем распоряжении находятся средства анализа по измерениям
с использованием аналитических отчетов.
План счетов
Вкратце вопросы анализа
в разделе План Счетов.
сведений
в Плане
счетов
уже
затрагивались
Стандартные отчеты
Программа содержит несколько стандартных печатных отчетов. Они находятся
в меню Отчеты в каждой области приложения. Стандартные отчеты в модуле
Финансы включают:
проверочный баланс отчеты по выверке операций, отчеты по аналитическим
измерениям, отчеты по банковским счетам, отчеты по консолидации;
финансовые отчеты бюджеты;
22
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
отчетность по НДС Итрастат-отчетность.
Критерии, параметры и фильтры для конкретного отчета устанавливаются в его
форме запроса.
Формы запроса
После выбора отчета из списка появляется форма запроса. Она позволяет
определить параметры, которые будут использоваться при создании отчета. Отчет,
который мы рассмотрим в качестве примера, был выбран потому, что он содержит
все параметры, которые можно встретить в форме запроса. В формах запроса
также устанавливаются параметры импорта и пакетных заданий.
1. В меню Финансы выберите Отчеты.
2. В окне Фин. Отчеты-Печать выберите Бюджет.
3. Нажмите Печать.
Появится форма запроса.
Рис. 19
В системе может быть создано множество разнообразных отчетов. Фильтры
позволяют детализировать отчет таким образом, что он выведет только
ту информацию, которая необходима пользователю. Например, можно создать
отчет Бюджет для конкретного финансового счета или нескольких счетов,
нескольких дат, периодов или значений измерений. Для фильтров каждой
таблицы, участвующей в отчете, есть отдельная закладка.
Кроме того, может быть изменена сортировка отчета. Например, в нашем отчете
финансовые счета могут быть отсортированы по номеру, имени поиска, типу
(балансирующий или нет). Для этого используется кнопка Сортировка.
Мы не будем
менять
порядок
сортировки,
однако
вы должны
знать
о существовании такой функции.
Параметры
Большинство отчетов в Navision также содержат закладку Параметры для ввода
дополнительных
критериев
и условий.
Эти
опции
подробно
описаны
в интерактивной Справке к отчету.
Предварительный просмотр, печать отчетов и сохранение в HTML-файл
Любой отчет может быть распечатан на бумаге, перенесен на жесткий носитель
в виде HTML-файла или выведен в режиме предварительного просмотра на экран.
23
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
1. Допустим, нам требуется просмотреть отчет бюджета по всем счетам типа
Учетный.
Рис. 20
2. Для предварительного
Просмотр.
просмотра
отчета
на экране
нажмите
кнопку
Вставьте в отчет скрин-шот окна Просмотр.
При нажатии кнопки Печать появляется стандартное окно Windows, в котором
задаются параметры печати. Печать идет в соответствии с настройками
операционной системы.
Также отчет можно сохранить в файл формата HTML. Для этого заполните форму
запроса так же, как при печати на принтер.
В строке меню выберите Файл, Сохранить как HTML. Обратите внимание, этот
пункт меню будет доступен для выбора только при работе с отчетом. При выборе
этого пункта меню программа автоматически создаст отчет в формате HTML.
Введите имя HTML-файла,
сохранения файла.
содержащего отчет,
и нажмите Сохранить
для
Финансовые отчеты предназначены для выполнения расчетов, которые
невозможно произвести непосредственно в Плане счетов. Кроме того, финансовые
отчеты могут использоваться для подведения итогов по промежуточным группам
счетов. В свою очередь, эти подытоги могут включаться в расчет значений
по другим, более крупным группам финансовых счетов. Таким образом, без
применения Дизайнера Отчетов вы имеете возможность создавать отчеты,
полностью отвечающие вашим требованиям.
Система позволяет создать любое количество финансовых отчетов, каждый
со своим уникальным названием. При необходимости можно настроить различные
варианты раскладки отчетов, а затем печатать их с тем, чтобы иметь
представление о текущем состоянии дел.
Финансовые отчеты предназначены для анализа значений по финансовым
счетам или для сравнения плановых и фактических показателей по этим же
финансовым счетам. Например, вы можете просматривать фактические значения
финансовых операций в виде процента от плановых показателей, установленных
ранее. Финансовые отчеты настраиваются в окне Фин. Отчет.
24
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Говоря о финансовых отчетах, мы подразумеваем их раскладку. Благодаря
ей достигается простота форматирования и создания отчетов под требования
пользователя. Раскладка и внешний вид отчета определяются параметром,
выбранным в форме запроса отчета в момент его запуска.
Посредством легко модифицируемых столбцов и рядов вы можете очень гибко
оперировать значениями и показателями, подлежащими сравнению и анализу.
То есть практически это означает, что, не прибегая к помощи Дизайнера Отчетов,
вы можете создавать любые кастомизированные финансовые отчеты.
Кроме того, система поддерживает экспорт финансовых отчетов в MS Excel.
Благодаря этому отчеты становятся доступны широкому кругу специалистов.
Подсказка
По умолчанию в программе отсутствуют какие бы то ни было стандартные
финансовые отчеты, поэтому вам придется заводить их самостоятельно.
Финансовые отчеты
Кастомизированный (адаптированный под требования конкретной организации)
отчет можно получить, используя стандартный шаблон финансового отчета
на основе финансовой информации за установленный период времени. Каждый
финансовый отчет состоит из двух элементов: Финансовый отчет (или раскладка
строк) и Раскладка столбцов. В меню модуля Финансы выберите Финансовые
Отчеты.
Рис. 21
Окно Фин. Отчет предназначено для создания строк отчета на основании
имеющейся финансовой информации. Помимо определения того, какие
финансовые счета будут включены в отчет, также можно использовать формулы
расчета показателей одних строк отчета на основании других строк. Критерии,
связанные с показателями столбцов, задаются в окне Раскладка Столбцов. Это
могут быть периоды времени, определяющие данную сумму, является ли сумма
25
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
балансом или оборотом, а также являются ли полученные величины плановыми
(бюджетными) или фактическими. То есть отчеты предназначены для целей:
сравнения реального и планового балансов по выбранным финансовым счетам
за месяц на текущую дату;
сравнения
балансов
текущего
по выбранным финансовым счетам.
года
с балансами
предыдущего
года
Независимое существование раскладок строк и столбцов помогает создавать
разнообразные отчеты путем комбинирования однотипной раскладки строк
и нескольких раскладок столбцов и наоборот. Итак, если при наличии
финансового отчета Выручка с раскладкой в два столбца, один из которых
отражает показатели по отделам, а другой — по месяцам, вы сможете распечатать
его, выбрав в качестве фильтра один из них. Вместо настройки и формирования
двух разных отчетов достаточно создать одну раскладку строк и две разные
раскладки столбцов.
В окне Фин. Отчет Названия настраивается стандартная раскладка столбцов
для определенного финансового отчета. Для того чтобы просмотреть финансовый
отчет, не печатая его, находясь в окне Фин. Отчет, нажмите Фин. Отчет,
Просмотр. Появится окно Фин. Отчет Просмотр.
Рис. 22
Вставьте в отчет скрин-шот окна Фин. Отчет Просмотр.
При печати отчета существует ограничение на шесть столбцов, представленных
в распечатке.
Однако
в режиме
предварительного
просмотра
на экране,
26
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
в матричном окне Фин. Отчет Просмотр вы видите все столбцы, присутствующие
в раскладке.
Задание 7. Анализ по измерениям
1. В меню Финансы выберите Анализ по измерениям.
Рис. 23
Вставьте в отчет скрин-шот окна Анализ по измерениям.
Как уже отмечалось ранее, измерения играют важную роль в процессе
аналитической обработки данных. Используя измерения, вы можете выявлять
и анализировать существующие тенденции, а также осуществлять сравнение
операций по целому ряду признаков и характеристик. Функция аналитических
отчетов представляется крайне полезной именно в этой связи. Однако наряду
с ней могут активно применяться разнообразные фильтры, финансовые отчеты
и прочая информативная отчетность.
Основная цель использования измерений в финансовых, бюджетных и прочих
операциях заключается в том, чтобы по прошествии времени иметь возможность
проанализировать учтенные данные в разрезе измерений. Аналитические отчеты
позволяют переносить информацию, связанную с измерениями, в соответствии
с установленными пользователем критериями. Таким образом, это поможет
выявить существующие тенденции и осмыслить полученные сведения на основе
ранее учтенных данных по измерениям.
Для каждого такого аналитического отчета задаются четыре измерения, а также
устанавливаются критерии для финансовых счетов, бюджетов и определяются
временные рамки. Кроме того, можно устанавливать фильтры измерений,
не включенных в аналитический отчет. Для этого в карточке аналитического
27
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
отчета необходимо нажать Анализ, Фильтр. Таким образом, аналитические
отчеты могут отвечать самым разным целям и задачам.
Внимание
Функция аналитических отчетов является интуитивно понятным инструментом,
который позволяет осуществлять мониторинг деятельности компании, быстро
и эффективно выявлять новые экономические возможности и перспективы.
Подробнее об анализе по измерениям читайте в учебном курсе «финансовый
менеджмент».
Задание 8. БЮДЖЕТЫ
В меню модуля Финансы выберите раздел Бюджеты.
Рис. 24
Вставьте в отчет скрин-шот окна Бюджет.
Окно Бюджет выглядит точно так же, как и любое другое матричное окно
системы.
То есть
фактически
бюджеты
создаются
в специальном
окне
с интуитивно понятным и простым интерфейсом.
Обобщенный перечень некоторых основных свойств и особенностей бюджетов:
1. За один и тот же период времени может существовать несколько бюджетов,
различающихся между собой названиями.
2. Бюджет формируется в матричном окне путем выбора комбинации
финансового счета, периода, двух глобальных аналитических измерений
и четырех
бюджетных
измерений.
Измерения
упрощают
процесс
бюджетирования, а также позволяют производить сравнение фактических
28
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
показателей с ранее установленными. Сравнение в окне Анализ по
Измерениям может осуществляться по измерению, финансовому счету
и за период.
3. В системе поддерживаются средства копирования бюджетов предыдущих
периодов, а также существует возможность коррекции бюджетных значений
при помощи соответствующего коэффициента. Любой операции бюджета
может быть присвоено неограниченное число аналитических измерений.
Копирование бюджета производится с использованием коэффициента. При
этом он относится и к финансовым, и к бюджетным операциям.
4. Бюджеты могут экспортироваться и импортироваться в/из Excel — это делает
процесс бюджетирования более гибким и эффективным. При экспорте
бюджетов в Excel существует возможность отбора информации при помощи
фильтров
аналитических
измерений.
В свою
очередь,
бюджеты,
импортированные из Excel, могут дополнять или заменять собой ранее
существовавшие в системе бюджетные операции.
29