ВНЕДРЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМПЛЕКТОВАНИИ АРХИВА

ВНЕДРЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В КОМПЛЕКТОВАНИИ АРХИВА
Автоматизированные технологии на данном этапе информационного
общества занимают значимое место в сфере делопроизводства и архивного
дела. Их внедрение облегчило работу документоведов и архивистов, а именно
сократилось время выполнения отдельных видов работ, например, при
выполнении запросов пользователей, поиска по базе данных, хранения и
передачи необходимой информации и документации. Наиболее полно и
результативно информационные технологии используются в архивном деле в
сфере научно-справочного аппарата и государственного учета. Благодаря
информационным технологиям, началось активное развитие в области
комплектования архивов. Для более эффективной работы архива
разрабатывают новейшие информационные технологии, что способствует
улучшению обеспечения хранения архивных документов и их учета.
Актуальность научной статьи заключается в неотъемлемости
использовании информационных технологий, которые способствуют
эффективному комплектованию архива. Они создают сотрудникам архивного
дела более удобные, легкие и комфортные условия при работе с архивными
документами, что сказывается, в том числе и на эффективности работы архива.
Известно, что комплектование является трудоемкой работой, которая
включает в себя учет принятия-передачи ценных документов, их хранение в
государственном архиве и обработку.
Целью научной статьи является анализ эффективности и актуальности
использования информационных технологий при комплектовании архивов на
современном этапе.
Известно, что комплектование архивов является процессом
систематического пополнения архива важной и ценной документацией в
соответствии с его профилем.
Комплектование архива состоит из трех этапов, а именно []:
1)
определение источников комплектования архива;
2)
определение состава документов, подлежащих приему в архив;
3)
прием-передача документов в государственный архив.
Рассмотрим особенности комплектования архива электронными
документами.
При комплектовании архива электронными документами, экспертиза
ценности проводится по аналогии с «традиционными» документами, учитывая
подлинность, наличие цифровой подписи, возможность обработки и
воспроизведения без применения специализированного программного
обеспечения, возможность временного хранения (более 10 лет).
Для начала, архив производит конвертирование электронных
документов в необходимый формат, с включением в него дополнительных
файлов, таких как приложения, подписи, сертификаты. После чего создают
описи с указанием индекса дела в соответствии с номенклатурой дел,
заголовка, крайних дат и количества.
Основными проблемами при электронном комплектовании, являются:
недостаток квалифицированных сотрудников, которые адаптированы к
работе в технической сфере, а именно в программном обеспечении;
отсутствие нужного программного обеспечения и технического
оборудования;
устаревание программного обеспечения;
защита информации от несанкционированного доступа;
распространение информации без разрешения правообладателя.
В Донецкой Народной Республике приняты методические
рекомендации «О порядке отнесения организаций к источникам
формирования (комплектования) Государственного архивного фонда
Донецкой Народной Республики и составления списков источников». Однако,
в них не говорится о порядке комплектования архива электронными
документами. В данном случае следует придерживаться Методики приемапередачи электронных документов в государственные архивные учреждения,
принятой Укргосархивом. В России же, действуют рекомендации «По
комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных
документов в архивах организаций» принятых Всероссийским научноисследовательским институтом документоведения и архивного дела.
На современном этапе в архивах широко распространяется внедрение
информационных технологий и программного обеспечения, что приобретает
концепцию методов и проектных решений для эффективности
комплектования архивов. Активное применение технологий в архивном деле,
обеспечивает систематизированную структуру объединения всех баз данных
в единую архивную информационную сеть.
Техническая платформа несет ряд основных преимуществ
использования технологий при комплектовании:
взаимодействие с организациями-источниками комплектования и их
автоматизированными системами;
пополнение автоматизированного научно-справочного аппарата,
учетной информацией и БД;
пополнение фонда пользования копиями поступивших документов на
электронных носителях;
повышение качества учета источников комплектования;
наглядный контроль над документами;
учет утраченных документов;
выявление организаций-«должников»;
учет документов, переданных на рассмотрение экспертно-проверочной
методической комиссии.
Согласно отчетам, оснащенность отрасли архивного дела,
компьютерными технологиями увеличилась. Для наглядности приведем
статистику использования IT-технологий в архивном деле Российской
Федерации в сравнении за 2008 год и 2017 год (табл. 1).
Таблица 1. – Использование ИТ в архивах РФ
Уровень архивов
2008 год
2017 год
Федеральные архивы
845 шт.
1358 шт.
Государственные
архивы
5 068 шт.
7 230 шт.
регионов
Муниципальные архивы
3 652 шт.
4 661 шт.
Данные свидетельствуют об увеличении внедренных архивных ИТтехнологий за 9 лет.
Идеология внедрения информационных технологий в работу архивного
дела заключена в создании единой базы данных, а именно
многофункциональной базы, которая будет иметь учетно-статистические
возможности ведения электронных каталогов. Автоматизация обязательно
повысит эффективность работы архивных учреждений, и выведет статистику
работы специалистов на более высокий уровень.
Рассмотрим современные программы, которые активно используются
архивами при комплектовании:
1)
Программа «Организации – источники комплектования»
Данная программа направлена на учет и контроль за работой
ведомственных
архивов организации, которые являются источниками
комплектования архивных учреждений. Модуль для органа управления дает
возможность организовать координирующую работу с источниками
комплектования на региональном уровне.
Возможности данной программы:
систематическое обновление информации об организации-источнике и
о документах, что подлежат передаче на госхранение;
внесение в Excel результатов поиска или отбора;
формирование сводного отчета «Сведения о состоянии хранения
документов в организациях – источниках комплектования государственных,
районных, городских архивов на 1 декабря текущего года;
получение списков организаций-должников по описи, передаче
документов, наличию инструкции по делопроизводству, своевременному
обновлению номенклатуры дел.
Второй программой является программа «Комплектование архива».
Данное программное обеспечение направлено на повышение качества
учета источников комплектования, а также усовершенствование контроля над
работой с документами в организациях-источниках комплектования.
Возможности данной программы: учет организаций-источников
комплектования и их документов; учет объединенных ведомственных архивов
и их документов; учет коллекций документов; учет документов личного
происхождения.
В программе также учитывается деятельность кураторов и сотрудников,
ответственных за комплектование архива: проведение проверок в
организациях; проведение семинаров, курсов; исключение организаций из
списка; прием описанных документов на хранение; прием неописанных
документов на хранение; формирование фондов личного происхождения;
оказание консультаций.
На сегодня архивы располагают современным и удобным программным
обеспечением, которое позволяет архивам выйти на новый уровень работы.
Использование технологических инноваций ведет к прогрессу в сфере работы
архивного дела, что в свою очередь приводит к эффективному
взаимодействию архивов с организациями-источниками. Информационнокоммуникационные технологии продолжают активно развиваться, поэтому
переход государственных и муниципальных архивов на платформу
электронного хранения является важнейшей и основной задачей учреждений.
Список использованной литературы:
1.
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения
электронных архивных документов в архивах организаций, ВНИИДАД.
2.
Методические рекомендации о порядке отнесения организаций к
источникам формирования (комплектования) Государственного архивного
фонда Донецкой Народной Республики и составления списков.
3.
ГОСТ
Р
34.11-2012.
Информационная
технология.
Криптографическая защита информации.
4.
Электронные архивы. Обеспечение юридической значимости
документов сроком хранения более 5 лет. Часть 2. Технологии [https://ecmjournal.ru/docs/Ehlektronnye-arkhivy-Obespechenie-juridicheskojj-znachimostidokumentov-srokom-khranenija-bolee-5-let-Chast-2-Tekhnologii.aspx]