ВАРИАНТ №4 1. Виды документов и их классификация. Определения подлинника, копии, выписки и дубликата. 2. Определение доверенности. Реквизиты. Виды доверенностей. Определения каждого из них. 3. Составьте информационное письмо объединения «Омскавтодор» французской фирме «Бонуа» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена одного крана 5500 долларов США. Вопрос 1 Виды документов и их классификация. Определения подлинника, копии, выписки и дубликата В процессе жизнедеятельности человека, как в быту, так и на работе окружает огромное многообразие документов, которые фиксируют события и факты. Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм – все это суть документы. Их объединяет цель – сохранить информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить людям возможность ее использования по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач. Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям. По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются: - на организационно-распорядительные (управленческие); - отчетно-статистические; - учебно-методические; - плановые; - по личному составу; - научно-технические и т. д. По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые: - приказы, распоряжения, инструкции; - научные отчеты; - акты, протоколы; - анкеты, справки, стандарты и т. д. По способу фиксации информации: - письменные (рукописные, машинописные, на компьютере); - графические; - фото- и кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют: - на простые; - сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. По степени гласности различают документы: - открытые (несекретные); - документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»). По юридической силе документы подразделяют: - подлинные (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом); - копии (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица); - подложные документы. По срокам исполнения документы классифицируются: - на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»); - несрочные. По срокам хранения: - постоянного; - временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет). По степени обязательности: - директивно-обязательные - для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы; - информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации. По степени унификации: - индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа); - типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений); - трафаретные - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, который заполняется при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации; - унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица - постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении. Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов. Определения подлинника, копии, выписки и дубликата документа Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа. В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал», хотя по своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие «оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы могут быть: черновыми – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловыми рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Подлинный документ - необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ - подлинником официального документа. Нельзя также отождествлять два таких термина, как «личный документ» и ―документ личного происхождения. Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера. Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Копия документа - как указывает происхождение этого слова (от лат. сорiа — множество), связано с размножением документов, повторением документа любого вида. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Выписка – одна из разновидностей копии документа. Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки — это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуски — это копии отосланных документов. Первый экземпляр – оригинал (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры — копиями. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса. Закон об «Электронном документе». Виды копий: Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом. Официально заверенные копии — соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица). Простые заверенные копии — удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами. Незаверенные копии — не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику. Дипломатические «копии» — их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего вспомогательную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.). Дубликат - особый вид копий. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом). Вопрос 2 Определение доверенности. Определения каждого из них. Реквизиты. Виды доверенностей. Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом «Доверителем» другому лицу «Доверенному представителю» для представительства перед третьими лицами. Доверенность – односторонняя сделка, фиксирующая содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе Доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Ее совершение не требует согласия представителя. Принятие доверенности или отказ от ее принятия является правом представителя. Выдача доверенности осуществляется только дееспособным гражданам. Лицо, выдавшее доверенность, вправе в любое время отменить (отозвать), а представитель может отказаться в любое время от доверенности. Доверенность - документ, который может существовать только в письменной форме. Доверенность должна содержать обязательные реквизиты, установленные Гражданским кодексом Российской Федерации. Доверенность, составленная с нарушениями определенных правил и без обязательных реквизитов, является недействительной. Статьями 185, 186 ГК РФ установлено, что в любой доверенности должны быть указаны: - дата выдачи доверенности; - сведения о доверителе и представителе; - конкретные полномочия, для осуществления которых она выдана; - подпись лица, выдавшего доверенность, и печать организации. Кроме обязательных реквизитов, доверенность может содержать необязательные реквизиты, которые детализируют полномочия и права доверенного лица, а также период действия доверенности: - срок действия доверенности (в силу пункта 1 статьи 186 ГК РФ доверенность сохраняет силу в течении года со дня ее совершения (ранее срок действия доверенности не должен был превышать трех лет со дня ее выдачи, с 1 сентября 2013 года доверенность может быть выдана на любой срок). Исключение составляет удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей, которая при отсутствии срока ее действия сохраняет силу до отмены ее лицом, выдавшим доверенность; - право передоверия (делегирование полномочий другому лицу. При отсутствии в доверенности на указание таких полномочий, доверенность считается выданной без этого права); - образец подписи представителя (на практике часто встречается такой элемент, но в соответствии с законодательством это не относится к обязательному реквизиту, так как подпись представителя можно удостоверить по паспорту. Отсутствие подписи представителя не является основанием для признания доверенности не действительной, но на практике его часто включают, чтобы контрагенты, с которыми представитель будет заключать договор от имени организации, могли удостовериться в подлинности подписи); - номер доверенности (присваивается если порядок оформления и выдачи доверенностей регулируется локальным нормативным актом организации. Отсутствие номера в доверенности не влечет никаких последствий, в том числе не делает ее ничтожной). Доверенности бывают разными, поэтому для одних разработаны унифицированные формы, для других – нет. Примеру, для генеральной доверенности унифицированной формы нет, а для получения материальных ценностей унифицированные формы доверенностей утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а (ред. от 21 января 2003 года) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». (С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ10/2012). Доверенности классифицируются по следующим типам: - доверенность, выдаваемая от имени организации; - доверенность, выдаваемая от имени физического лица. По форме доверенности подразделяются: - простая; - нотариальная. Доверенности по объему полномочий, которыми наделяется представитель, следует различать три вида доверенностей: общую (генеральную), специальную и разовую. Общая (генеральная) доверенность дает представителю право на совершение в указанный срок любых по характеру сделок и иных юридических сделок перед любыми третьими лицами. Объем полномочий в данной доверенности не ограничен. К таким доверенностям, например, относят доверенность, выданную руководителю филиала юридического лица. Специальная доверенность уполномочивает представителя на юридические действия в определенной сфере или на заключения ряда однородных сделок. Например, доверенность на ведение дел в судах. Разовая доверенность предоставляет право представителю на заключение одной, строго определенной сделки. Например, получение товара в организации. Допускается выдача доверенности от имени нескольких лиц или нескольким лицам, т.е. на той и другой стороне может быть множественность лиц. В целом правила грамотного оформления доверенностей не так сложны, но их необходимо соблюдать, иначе последствия могут быть самыми плачевными. Подводя итог, доверенность: 1. Составляется в письменной форме, простой или нотариальной. Закон предъявляет требования лишь к содержанию доверенности, оставляя форму произвольной (унифицированные формы доверенностей утверждены только для отдельных случаев) 2. Фиксирует полномочия представителя (юридического или физического лица) на совершение сделок от имени такого лица. Поэтому доверенность от имени организации уполномочивает доверенное лицо совершать действия от имени организации, а не того руководителя, который ее подписал, что является основным аргументом действительности ранее выданной доверенности при смене руководителя организации. 3. Предназначена для удостоверения полномочий представителя перед третьими лицам и адресуется именно им. 4. Срок действия доверенности, выданной до 1 сентября 2013 года, ограничен. Вопрос 3 Составьте информационное письмо объединения «Омскавтодор» французской фирме «Бонуа» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена одного крана 5500 долларов США. «Мсье (….). Фирма «Бонуа» занимает лидирующие позиции в сфере грузовых перевозок на территории Франции. В связи с чем, объединение «Омскавтодор», являясь одним из крупнейших поставщиков гидравлических кранов на территории Российской Федерации с 1980 года, предлагает Вам рассмотреть предложение о заключении договора о поставках данного оборудования. Стоимость поставляемого оборудования составляет 5500 долларов США за единицу товара. Объединение «Омскавтодор» обеспечивает доставку оборудования заказчику по необходимому ему адресу. Надеемся на взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой «Бонуа».»