Как оформить кадровые документы при смене реквизитов, сведений об организации (1)

Редакция утратила силу 1 июля 2018
Как оформить кадровые документы при смене
реквизитов, сведений об организации
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по
труду и занятости
Основные сведения об организации
Об изменении каких реквизитов организации необходимо уведомлять налоговую
инспекцию
В процессе деятельности организации могут измениться ее реквизиты (сведения). Все
основные сведения об организации фиксируются в Едином государственном реестре
юридических лиц. В частности, к ним относятся:

полное и сокращенное (при наличии) наименование организации;

организационно-правовая форма организации;

адрес (местонахождение) организации;

фамилия, имя, отчество и должность законного представителя организации, как
правило, ее руководителя, а также его паспортные данные и при наличии ИНН;

сведения об учредителях: участниках, акционерах организации, в частности, их
паспортные данные;

сведения о филиалах и представительствах организации.
Об этом говорится в пункте 1 статьи 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.
Об изменении указанных сведений необходимо сообщать в налоговую инспекцию по
местонахождению организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). После
проведения регистрационных действий организация получит из инспекции свидетельство
о внесении соответствующей записи в ЕГРЮЛ (ст. 11 Закона от 8 августа 2001 г. № 129ФЗ). Дата оформления свидетельства считается датой вступления изменений в законную
силу.
В отдельном порядке вступают в силу изменения, касающиеся банковских реквизитов
организации. Смена банковских реквизитов не требует регистрации в ЕГРЮЛ. Новые
реквизиты вступают в силу со дня подписания соответствующего договора банковского
счета или приложения к нему. Это следует из положений главы 45 Гражданского
кодекса РФ и статьи 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.
На основании свидетельства из инспекции (договора банковского счета) руководитель
организации издает приказ в произвольной форме о том, какие действия необходимо
провести всем подразделениям организации, в том числе кадровой службе, в связи с
изменением реквизитов (сведений) организации.
Порядок действий кадровой службы может отличаться в зависимости от того, какие
сведения об организации были изменены:

наименование;

организационно-правовая форма;

адрес;

банковские реквизиты;

данные о законном представителе работодателя.
Изменение наименования
Как оформить кадровые документы при изменении наименования организации
Если меняется наименование организации, то кадровой службе необходимо:

заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками.
Это объясняется тем, что наименование организации относится к сведениям,
которые отражаются в трудовом договоре, следовательно, при ее переименовании
соответствующие изменения должны быть внесены и в трудовые договоры (ч. 1, 3
ст. 57 ТК РФ). Подробнее о том, как это сделать, см. Как изменить трудовой
договор;

внести запись о переименовании организации в трудовые книжки и личные
карточки сотрудников (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением
Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 12 Правил, утвержденных
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225);

внести новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 4.7 ГОСТ
Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.
№ 65-ст);

обновить оттиск печати кадровой службы (при ее наличии).
При смене наименования организации вносить изменения в действующие в ней локальные
акты необязательно, поскольку при изменении наименования смены работодателя как
стороны трудовых отношений не происходит. Новое наименование появится в локальных
актах по мере их издания (принятия новых либо актуализации уже существующих
документов) в рамках текущей деятельности работодателя. Такие выводы следуют из
совокупности положений статей 2, 20 Трудового кодекса РФ. Вместе с тем, в целях
актуализации наименования во всей документации все же рекомендуется изменить
наименование организации в локальных актах путем зачеркивания старого и внесения
нового наименования или издания документов в новой редакции, то есть с уточненным
названием.
При смене наименования организации следует помнить, что преобразование типа
общества, например, из ЗАО в ОАО, в рамках одной организационно-правовой формы не
является реорганизацией по смыслу статьи 57 Гражданского кодекса РФ. Поэтому при
смене типа организации нужно внести изменения только в трудовые книжки сотрудников
в общем порядке, а вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Такие
разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 6 мая 2016 г. № ПГ/08727-6-1.
Ситуация
В какой срок необходимо внести запись об изменении наименования работодателя в
трудовые книжки сотрудников
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу,
квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем,
вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения)
работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и
должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Также
следует внести изменения и в личную карточку сотрудника. Поскольку с каждой записью,
которую работодатель вносит в трудовую книжку, нужно ознакомить сотрудника под
подпись в его личной карточке (п. 12 Правил, утвержденных постановлением
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Таким образом, сведения об изменении наименования работодателя нужно внести в
трудовую книжку сотрудника в течение недели с момента внесения соответствующей
записи в ЕГРЮЛ о госрегистрации юридического лица.
Ситуация
Нужно ли в разделе трудовой книжки «Сведения о награждениях» делать запись о
переименовании организации? В разделе уже есть запись о награждении, внесенная под
прежним наименованием работодателя
Нет, не нужно.
Сведения о переименовании работодателя указываются в разделе «Сведения о работе»
трудовой книжки, а не в разделе «Сведения о награждениях». Такой порядок
предусмотрен пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России
от 10 октября 2003 г. № 69. Дублировать эту запись не следует.
При необходимости уточнить, как именно называлась организация, наградившая
сотрудника, заинтересованное лицо может сравнить дату награждения в разделе трудовой
книжки «Сведения о награждениях» с датой переименования организации из раздела
«Сведения о работе».
Изменение адреса
Как оформить кадровые документы при изменении адреса организации
При изменении адреса организации кадровой службе необходимо:
– заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками.
Это касается тех случаев, когда адрес организации указан в трудовом договоре в качестве
уточнения места работы сотрудника или в реквизитах сторон (ст. 57 ТК РФ). Подробнее о
том, как это сделать, см. Как изменить трудовой договор;
– внести новый адрес в шаблоны (бланки) кадровых документов, которые содержат такой
реквизит (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России
от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Если смена адреса вызвана переездом работодателя в другой населенный пункт, то
дополнительно кадровой службе необходимо оформить перевод сотрудников на работу в
другую местность (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Изменение банковских реквизитов
Как оформить кадровые документы при изменении банковских реквизитов
организации
При изменении банковских реквизитов организации кадровая служба:

оформляет дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками,
если в договорах присутствуют такие реквизиты (ст. 57 ТК РФ);

при необходимости вносит новые банковские данные в шаблоны (бланки) кадровых
документов (п. 3.9 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта
России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Изменение сведений о законном представителе
Как оформить кадровые документы при изменении сведений о законном
представителе организации
В случае когда меняются сведения о законном представителе организации (при смене
руководителя или изменении фамилии руководителя), кадровая служба вносит новые
данные в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 3.2 ГОСТ Р 6.30-2003,
утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Никакие
дополнительные документы оформлять не требуется. В том числе отсутствует
необходимость заключать с сотрудниками новые трудовые договоры или дополнительные
соглашения к ранее заключенным договорам.
Ситуация
Нужно ли уведомлять налоговую инспекцию при изменении фамилии, имени, отчества
главного бухгалтера организации
Нет, не нужно.
В отличие от руководителя организации главный бухгалтер не является законным
представителем организации, имеющим право действовать от ее имени без доверенности
(ст. 53 ГК РФ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря
1995 г. № 208-ФЗ). Сведения о главном бухгалтере не требуется вносить в ЕГРЮЛ (п. 1
ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ).
Поэтому при изменении фамилии, имени, отчества главбуха, а равно при назначении
нового главного бухгалтера, уведомлять налоговую инспекцию не требуется.
В то же время смена главного бухгалтера, а также изменение его фамилии, имени,
отчества может повлечь необходимость замены банковской карточки организации с
образцами подписей (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И).
Пример
Пример оформления кадровых документов при изменении наименования коммерческой
организации
На общем собрании ЗАО «Альфа» принято решение о переименовании в ЗАО
«Производственная фирма "Мастер"». После получения соответствующего свидетельства
из налоговой инспекции на основании приказа руководителя организации сотрудники
кадровой службы:

оформили дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками;

внесли записи в трудовые книжки сотрудников;

изменили наименование организации в шаблонах (бланках) кадровых документов;

заказали новую печать для кадровой службы и уничтожили прежнюю.
© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на https://www.1kadry.ru
Дата копирования: 19.03.2021