МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР ГОУ ВПО ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Учетно-финансовый факультет Кафедра «Коммерция и таможенное дело» РЕФЕРАТ на тему: «Коммерческая переписка: классификация, особенности оформления, композиционное построение текста» Автор Студентка Алимова Валерия Александровна Предмет «Документооборот в таможенных органах» Донецк 2020 2 Оглавление Введение ....................................................................................................................... 3 1. Классификация коммерческих писем ................................................................... 5 2. Правильное оформление коммерческих писем .................................................... 9 2.1 Типовые формы коммерческих писем ............................................................. 9 2.2 Оформление коммерческих писем ................................................................. 11 Заключение................................................................................................................. 14 Список использованных источников ...................................................................... 15 3 Введение Деловая переписка – один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем. Письма – одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых отношений. Они составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной карточкой» организации. Грамотно составленное и оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует организацию с лучшей стороны. Особенности сферой, в деловой переписки которой она определяются действует, а также официально-деловой ее функциональной направленностью. Особый колорит деловой переписки заключается что в ней употребляется стилистически нейтральная в том, лексика, широко используются стандартные выражения и фразы, т.к. точность и лаконичность – основные требования к содержанию деловых писем. В конфликтных ситуациях письма выполняют функцию, первоначально присущую документу, т.е. они рассматриваются как доказательство. Между тем доказательным письмом может быть только при условии его безупречного с точки зрения юридической силы оформления. Деловую переписку отличает видовое многообразие. В практике используется достаточно много различных видов деловых писем. Это документы, направляемые за пределы организации (письма, телеграммы, телексы), но и внутренние документы, при помощи которых осуществляются служебные связи внутри различных структур (например, докладные записки). Современные способы передачи информации породили новые виды переписки. Это документы, пересылаемые с помощью факсимильной связи (телефаксы) и электронной почты. Между тем общие требования к деловой переписке, безусловно, распространяются на все ее виды. 4 Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности. В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня. Актуальность данной работы определяется необходимостью обладать умением правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. Цель реферата - рассмотреть особенности стиля написания коммерческих писем; изучить определения и области применения каждого коммерческого письма. Данная цель конкретизируется решением следующих задач: - рассмотрением понятия коммерческого письма; - рассмотрение классификации деловых писем; - проведением анализа языка и композиции деловых писем; - проведением анализа этапов создания таких писем. 5 1. Классификация коммерческих писем Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Это самый распространенный способ обмена информацией. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей. Коммерческое письмо – это документ, относящийся к деловой переписке организации, составляющийся, преимущественно, в процессе заключения соглашений, а также последующего выполнения их условий [2, С. 221]. Коммерческое письмо относится к разряду информационных писем. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п. Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: Письмо-запрос; Ответ на запрос; Письмо-извещение; Письмо-предложение (оферта); Письмо-ответ на предложение; Письмо-подтверждение заказа; Письмо-отказ от поставки товара, от оплаты; Письмо-рекламация; Письмо-ответ на рекламацию. 6 1. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Составляется письмозапрос с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, наличие товара, сроки поставки, получить прайс-лист, образцы товара и т.п. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения вопроса. Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма: Реквизиты получателя и отправителя; Дата документа и исходящий номер (если это письмо-ответ, необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают); Заголовок письма-запроса (должен отражать суть вопроса); Обращение; Цель письма; Суть вопроса; Выражение надежды на сотрудничество; Благодарность; Подпись отправителя (должность, ФИО, подпись). Оформление письма-запроса осуществляется на фирменном бланке организации. Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. 2. Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях). Письмаизвещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письмаизвещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об 7 условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. Письмо-извещение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе. 3. Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении 8 обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа. Письма-предложения (оферты) — письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателям (экспортерам), с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. 4. Претензионное письмо (претензия) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд. В претензии указываются: наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения - доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись. Таким образом, коммерческое письмо - это документ деловой переписки, содержащий конкретное предложение о взаимодействии [4, С. 157 - 164]. 9 2. Правильное оформление коммерческих писем 2.1 Типовые формы коммерческих писем Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на последовательности: документ указываются наименование вида его данные в документа, следующей автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть 10 текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы: 1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной; 2. Степень знакомства, характер отношений; 3. Официальность/неофициальность ситуации общения; 4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе. При печатании обращение выравнивается по центру. Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества. Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий. Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается. 11 В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Типовые формы коммерческих писем: образцы запросов и ответов о финансовом положении клиента, статусе фирмы; определение условий исполнения заказов и услуг; исполнения контрактов о кредитных операциях, о выставлении счетов, об осуществлении платежей, об акцентировании предложений, отказов, аннулировании заказов, о расторжении контрактов [3]. 2.2 Оформление коммерческих писем Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму. Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц. 12 Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование [1]. Коммерческие письма должны включать в себя следующую информацию: - указание адресанта и получателя; - тему и цель письма; - функцию документа и количество вопросов, которые будут обсуждаться. Структура коммерческих писем выглядит следующим образом: - реквизиты адресанта и получателя; - резолюция руководителя; - заголовок и вводная часть; - основной текст; - подписи адресантов. Методические рекомендации ВНИИДАД по внедрению ГОСТа Р 6.302003 устанавливают следующие межстрочные интервалы и отступы: - Текст письма рекомендуется печатать на бланках формата А4 (210 * 297мм) через 1,5–2 межстрочных интервала на бланках формата А5 (148 * 210 мм) и менее – через один межстрочный интервал. - Остальные реквизиты письма, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов, например, «Адресат» и «Визы согласования документа», – отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. - Реквизиты письма отделяют друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Однако при этом необходимо помнить, что реквизиты «Отметка об исполнителе», «Визы согласования документа», 13 «Идентификатор электронной копии документа» размещаются в нижней части листа документа. - Рекомендуется, чтобы максимальная длина строки многострочных реквизитов, за исключением «Текста документа» и «Заголовка к тексту документа», составляла не более 7,5 см. - Рекомендуется при печатании писем соблюдать следующие положения табулятора от левой границы текстового поля: - 0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе»; наименования должности в реквизите «Подпись»; - 1,25 – для начала абзаца в тексте; - 9 – для реквизита «Адресат»; - 9 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись». - Ограничительная отметка на бланк письма для реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» наносится всегда, а сам реквизит заполняется только в письмах-ответах или письмах-подтверждениях. Таким образом, при создании коммерческого письма необходимо пользоваться такими Методическими нормативными рекомендациями актами ВНИИДАД как и ГОСТ Р 6.30-2003, локальными актами организации – Инструкцией по делопроизводству, Альбомом форм документов организации и утвержденными бланками писем [5]. 14 Заключение Таким образом, можно сделать вывод, что коммерческое письмо является важным документом, при правильном составлении которого можно достичь больших результатов. В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого коммерческого письма; рассмотрено понятие коммерческого письма и проанализированы этапы создания таких писем, поэтому можно сделать заключение, что поставленная цель достигнута. Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности. В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня. 15 Список использованных источников 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. Издательство стандартов, 2003. 2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, издво Проспект, 2012. – 456 с. 3. Кожанова Е.Н Общие требования к текстам документов и их унификация / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. - №2. – С.43-47. 4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н.Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012. – 576 с. 5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2011. – 90 с.
