Методические указания по ведению учета начислений

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ОГБУ «Медицинский информационно-аналитический центр»
Согласовано:
Начальник управления исполнения бюджета и
бюджетной отчетности,
главный бухгалтер
министерства
здравоохранения
Иркутской
области
__________________/Д.В. Кочнева/
«_21__»_____мая__________ 2013г.
Методические рекомендации по ведению учета начислений
заработной платы в программе 1С:
Иркутск, 2013
Оглавление
Пояснительная записка .......................................................................................................................... - 3 Первый этап реализации изменений на стороне базы – приемника (1С: Бухгалтерия
государственного учреждения)............................................................................................................. - 4 Второй этап. Выполнение первоначальной синхронизации данных между программами ведения
учета 1С: (Медицина). Зарплата и кадры бюджетного учреждения и 1С: Бухгалтерия
государственного учреждения .............................................................................................................. - 7 Третий этап. Настройка отражения в бухгалтерском учете начислений по сотрудникам в
программе 1С: (Медицина). Зарплата и кадры бюджетного учреждения ....................................... - 9 Заключение ........................................................................................................................................... - 18 -
-2-
Пояснительная записка
В целях выполнения требований указанных в письме министерства финансов Иркутской
области «О согласовании структуры отраслевого кода» от 17 декабря 2012 года № 52/8/3-20/95,
медицинским информационно-аналитическим центром, разработаны следующие рекомендации
по организации ведения учета в программных продуктах 1С: Бухгалтерия государственного
учреждения и 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения.
С 1 января 2013 года в связи с переходом на новый функционал по учету бюджетных и
автономных учреждений, в автоматизированной системе «АЦК-Финансы» используется новый
аналитический классификационный код учета, далее – отраслевой код. Отраслевой код
используется для учета операций только по расходам бюджетных и автономных учреждений в
плановых и фактических показателях.
Реализацию вышеизложенных изменений в программных продуктах 1С: рекомендуем
выполнить при помощи следующих типовых механизмов 1С:.
-3-
Первый этап реализации изменений на стороне базы – приемника
(1С: Бухгалтерия государственного учреждения)
Операции бухгалтерского учета по начислению /удержанию заработной платы и
начислений по страховым взносам в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения
заполняются в документе «Отражение зарплаты в учете».(Расчеты-Отражение зарплаты в учете).
Документ «Отражение зарплаты в учете», заполняется во время выполнения обмена
данными с базой – источником 1С: (Медицина) Зарплата и кадры бюджетного учреждения.
Перед настройкой обмена данными, необходимо на стороне приемника (1С:
Бухгалтерский учет государственного учреждения) заполнить элементы справочников, которые
используются в операции бухгалтерского учета по отражению зарплаты. Данные хранящиеся в
указанных справочниках, должны соответствовать данным справочников в информационной базе
– источнике (1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения)
Примечание: Сопоставление данных, хранящихся
в справочниках, должно быть
установлено при первом обмене данными между базами источник и приемник.
Справочники, значения которых выгружается из 1С:Бухгалтерский учет в государственных
учреждения в 1С: (Медицина)Зарплата и кадры бюджетного учреждения:
Наименование объекта
Виды затрат
Виды субконто бюджет
Виды целевых средств
ЕПСБУ
КБК
Направления деятельности
Номенклатура
Организации
Основные средства
Прочие доходы и расходы
Расходы будущих периодов
Субконто
Среди указанных справочников, особое внимание следует уделить справочнику
Классификационные признаки счета (КПС)(в наименовании представлен как КБК)
-
Заполнение справочника «Классификационные признаки счета (КПС)»
Важно! Обновление данных в справочниках, используемых в составе КПС, производится при
помощи обработки в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения: Главное меню
команда Сервис-Прочие обмены данными –Обновление бюджетной классификации. Файл
-4-
обновления хранится в каталоге шаблонов обновления данной конфигурации . Имя файла
обновлений – federal.clax.
Классификаторы:
Для всех учреждений единая структура кода классификации расходов
1
2
КВСР
3
4
5
6
КФСР
7
8
9
10
11
12
13
14
15
КЦСР
16
17
КВР
Обязательные позиции для заполнения всеми учреждениями код КВСР и код КФСР.
Глава по БК (КВСР) для областных учреждений здравоохранения - 803
Раздел, подраздел (КФСР)
Код
Наименование
0901
0902
0903
0904
0905
0906
Стационарная медицинская помощь
Амбулаторная помощь
Медицинская помощь в дневных стационарах всех типов
Скорая медицинская помощь
Санаторно-оздоровительная помощь
Заготовка, переработка, хранение и обеспечение безопасности донорской крови
и ее компонентов
Санитарно-эпидемиологическое благополучие
Прикладные научные исследования в области здравоохранения
Другие вопросы в области здравоохранения
0907
0908
0909
Открытие справочника Главное меню – Бухгалтерский учет – План счетов – Классификационные
признаки счета (КПС) (рис. 1):
Рис. 1
-5-
Классификационные признаки деляться по виду : КРБ, КДБ, гКБК, КИФ и произвольный.
На рис. 1 показаны элементы справочника с отбором Вид КПС = КРБ
В бюджетных и автономных учреждениях допустимо использование любого вида признака счета ,
в том числе и произвольного.
В случае если используется вид классификации признака счета - КРБ (классификация расходов
бюджета), то код формируется автоматически, на основании данных указанных при
формировании элемента (рис. 2)
Рис. 2
Состав КПС заполняется путем выбора значений из соответствующих справочников, заполненных
на основании классификаторов.
При загрузке сведений о заработной плате из базы 1С: Медицина. Зарплата и кадры бюджетного
учреждения будет использоваться код бюджетной классификации, так как он задан в программе
1С: Бухгалтерия государственного учреждения.
-6-
Второй этап. Выполнение первоначальной синхронизации данных
между программами ведения учета 1С: (Медицина). Зарплата и
кадры бюджетного учреждения и 1С: Бухгалтерия государственного
учреждения
Для передачи данных из программы 1С: Бухгалтерия государственного учреждения в программу
1С: (Медицина). Зарплата и кадры бюджетного учреждения, необходимо воспользоваться
типовым механизмом обмена данными в программе 1С:Бухгалтерия государственного
учреждения (Сервис - Прочие обмены данными – Универсальный обмен данными в формате xml)
рис. 3
Важно! Файл правил данных для выполнения обмена необходимо выбрать из каталога текущего
обновлений \...\1C\1Cv82\tmplts\1c\StateAccounting\1_0_18_3\BudgetHRMExchange\
ПравилаОбмена_БГУ_ЗБУ.xml
По кнопке «Выгрузить данные» будет сформирован файл данных из 1С: Бухгалтерия
государственного учреждения, данные из которого нужно загрузить в 1С: (Медицина)Зарплата и
кадры бюджетного учреждения.
В программе 1С: (Медицина).Зарплата и кадры бюджетного учреждения необходимо выполнить
загрузку данных из сформированного файла , для этого необходимо воспользоваться типовой
обработкой Сервис – Обмен данными – Универсальный обмен данными (рис.4)
-7-
Рис. 4
На закладке «Загрузка данных», в поле имя файла для загрузки, указать файл , сформированный в
результате выгрузки из программы 1С: Бухгалтерия государственного учреждения и нажать на
кнопку «Загрузить данные».
После выполнения выше указанных действий в программе 1С: (Медицина). Зарплата и кадры
бюджетного учреждения будет выполнено заполнение данных справочников: «Номенклатура»,
«Виды затрат», «Субконто», «КБК» и т. д.
Важно! При выполнении операции по загрузке данных из файла обмена, необходимо сделать
резервную копию информационной базы, в которой ведется учет по заработной плате. (В режиме
конфигуратора : Администрирование – Выгрузить информационную базу…). В случае
некорректного переноса данных можно восстановить информацию из резервной копии (В
режиме конфигуратора : Администрирование – Загрузить информационную базу…)
-8-
Третий этап. Настройка отражения в бухгалтерском учете
начислений по сотрудникам в программе 1С: (Медицина). Зарплата
и кадры бюджетного учреждения
Заполнение справочника «Классификационные признаки счета (КБК)»
Первоначальное заполнение справочника осуществляется при первом обмене данными с
информационной базой «1С: Бухгалтерия государственного учреждения». рис. 5.
Рис. 5
Данные в справочнике 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения, полностью соответствуют
данным в базе 1С: Бухгалтерия государственногоу чржедения.
Для обязательного ведения учета в разрезе дополнительных отраслевых кодов дозаполнить
справочник с учетом группы (родителя) рис. 6
Рис. 6
-9-
Примечание. Для корректного заполнения кода , рекомендуем воспользоваться при создании
новых элементов механизмом копирования (F9), изменяя только реквизит «Родитель»
Справочником, в котором делается привязка к КПС(КБК) в программе 1С: Зарплата и кадры
бюджетного учреждения, является справочник «Статьи финансирования». Элементы именно этого
справочника участвуют в формировании проводок по операциям бухгалтерского учета.
Заполнение справочника «Статьи финансирования»
В наименовании статьи лучше всего использовать интуитивно понятное название по
возможности без сокращений, что в дальнейшем облегчит работу с документами и при
формировании отчетов рис. 7
Рис. 7
После заполнения всех статей финансирования, в справочнике должны быть определены статьи
со всем КПС в разрезе категорий медицинского персонала учреждения.
Использование статей финансирования
Важно! Использование новых статей финансирования «привязывать» к учреждению,
подразделению, сотруднику, разовому начислению(удержанию), платежному документу с
01.04.2013г. Новая статья финансирования – это новый элемент справочника с соответствующим
содержанием (Наименование, КФО, КПС, Источник финансового обеспечения, ИФО МЗИО).
Способ отражения начисления и выплаты заработной платы с использованием статей
финансирования может быть указан несколькими способами:
- 10 -
Для учреждения в целом (используется по умолчанию) Справочник: «Учреждения», вкладка Основная (рис. 8)
Рис. 8
Для подразделения учреждения . Справочник «Подразделения»
Рис. 9
Для сотрудника по его начислениям
В программе предусмотрен механизм задания способа отражения в бухгалтерском
(регламентированном) учете для сотрудника по всем начислениям или только по части плановых
начислений.
- 11 -
Документ «Постоянные сведения о бухучете зарплаты». Журнал документов (список) открывается
на рабочем столе закладка «Бухучет» или Главное меню – Бухгалтерский учет – Постоянные
сведения о бухучете.
Заполнение документа.
Документ предназначен для задания способов отражения начислений по сотрудникам
организаций.
В документе предусмотрено несколько способов заполнения (рис. 10):
1. Списком сотрудников (типовой механизм заполнения, в котором можно отобрать сотрудников
по должности, по подразделению и т.п.);
2. Заполнить по документу (Ввод сведений о плановых начислениях, Прием на работу , Кадровое
перемещение), т.е производится заполнение табличной части документа , данными указанными в
документе-основании
Рис. 10
В документе предусмотрены варианты отражения (рис. 11):
- по всем начислениям сотрудника (вся зарплата сотрудника будет отражаться в
бухгалтерском учете как указано в документе)
- по одному или нескольким начислениям (часть начислений сотрудника будет отражаться
в бухгалтерском учете, так как это задано в документе, не указанная часть начислений будет
отражаться способом установленным по умолчанию для учреждения в целом или для
подразделения в котором работает сотрудник)
Рис. 11
- 12 -
3. Заполнить при помощи кнопки «Заполнить плановые начисления» (рис. 12)
Рис. 12
После нажатия на кнопку «Выполнить», производится заполнение табличной части , в
соответствии с заданными условиями, т.е. у всех сотрудников работающих на должности с
категорией - Врачи, с 01.01.2013 г. будет установлена статья финансирования «Амбулатория
(бюджет) Врачи», статья расходов «Основная статья расходов»
Примечание. В данном документе указывается способ отражения в бухгалтерском учете
для основных(плановых) начислений по сотруднику, следовательно
выбор статьи
финансирования должен основываться на детальной информации по каждому конкретному
сотруднику.
В справочнике «Сотрудники», проверить способ отражения начислений заработной платы
в регламентированном учете, можно на закладке «Бухучет зарплаты» рис. 13
- 13 -
Рис. 13
В случае когда необходимо , что бы разовое начисление по сотруднику отображалось по
другой статье финансирования , тогда способ отражения начисления в бухгалтерсеком учете
задается в документе: Ввод разовых начислений (рис. 14)
Рис. 14
Результат использования
Отражение начисленных сумм по сотрудникам в регламентированном (бухгалтерском учете),
используется в документах :
1. Отражение заработной платы в регламентированном учете (для формирования сумм
начислений для последующей выгрузки в программу ведения бухгалтерского учета 1С: БГУ).
2. Зарплата к выплате учреждения (для формирования расчетных ведомостей)
Табличная часть документа заполняется на основании заполненных реквизитов : «Статья
финансирования» и «КОСГУ», таким образом будут сформированы суммы к выплате по
сотрудникам, у которых установлен данный способ отражения заработной платы в
регламентированном (бухгалтерском учете).
- 14 -
Результат использования настройки отражения заработной платы в
регламентированном учете в документах и формировании отчетности
Отражение начисленных сумм по сотрудникам в регламентированном (бухгалтерском учете),
используется в документах:
1. Отражение заработной платы в регламентированном учете (для формирования сумм
начислений для последующей выгрузки в программу ведения бухгалтерского учета 1С:
БГУ). Перенос проводок можно осуществлять при помощи обработки «МИАЦ Выгрузить
данные в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения» (Рабочий стол: закладка «Бух
учет») рис. 15
Рис. 15
По кнопке «Выполнить» будет сформирован файл данных в указанном каталоге, содержащий
данные об отражении начислений и удержаний в бухгалтерском учете. Загрузка
сформированного
файла
в программу 1С: Бухгалтерия государственного учреждения
осуществляется при помощи типовой обработки «Универсальный обмен данными в формате
xml» ( Главное меню : Сервис – Прочие обмены данными) (рис. 16)
- 15 -
Рис. 16
2. Зарплата к выплате учреждения (для формирования расчетных ведомостей)
Табличная часть документа заполняется на основании заполненных реквизитов : «Статья
финансирования» и «КОСГУ», таким образом будут сформированы суммы к выплате по
сотрудникам, у которых установлен данный способ отражения заработной платы в
регламентированном (бухгалтерском учете) (рис. 17).
Рис. 17
Для получения результатов начислений страховых взносов в разрезе отраслевых кодов
- 16 -
Отчет на закладке рабочего стола Бухгалтерский учет – Отчеты - Отражение зарплаты в
регламентированном учете (рис. 18)
Рис. 18
Вариант отчета представленный на рисунке 18, является не типовым, можно настроить
самостоятельно, или загрузить
в справочнике (Главное меню программы: Операции Справочники) «Сохраненные варианты отчетов» рис. 19 (файл настройки отчета можно получить
в ОГБУЗ «МИАЦИО»)
Рис. 19
- 17 -
Заключение
На текущий момент, ведение учета заработной платы в регламентированном отчете в разных
организациях здравоохранения настроено по-разному, в связи с этим , перед началом внесения
изменений в информационную базу, необходимо определить какой из ниже перечисленных
вариантов ведения учета реализован в вашей организации .
1. Организация ведет учет начислений в программном продукте 1С: (Медицина) Зарплата и
кадры бюджетного учета в разрезе дополнительных отраслевых кодов, т.е. элементы
справочника «Классификационные признаки счета (КБК)» сформированы с требованиями
и предоставляют собой структуру следующего вида:
1
2
3
КВСР
4
5
6
Доп. ОК
7
8
9
0
КФСР
1
12
13
14
15
16
17
КЦСР
Выгрузка проводок в программу 1С: Бухгалтерия государственного учреждения,
осуществляется типовыми механизмами, автоматически при помощи встроенного
механизма обмена данными (Рабочий стол, закладка Бухгалтерский учет – Выполнить
обмен данными с «1С: Бухгалтерия государственного учреждения»).
2. Организация ведет учет начислений в программном продукте 1С: (Медицина) Зарплата и
кадры бюджетного учета в разрезе дополнительных отраслевых кодов, т.е. элементы
справочника «Классификационные признаки счета (КБК)» сформированы с требованиями
и предоставляют собой структуру следующего вида:
1
2
3
КВСР
4
5
6
Доп. ОК
7
8
9
0
КФСР
1
12
13
14
15
16
17
КЦСР
Формирование проводок в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения,
осуществляется ручным заполнением .
3. Организация не ведет учет в разрезе дополнительных отраслевых кодов, т.е. элементы
справочника «Классификационные признаки счета (КБК)» сформированы с требованиями
и предоставляют собой структуру следующего вида:
1
2
3
КВСР
4
5
6
КФСР
7
8
9
10
11
12
13
КЦСР
14
15
16
17
КВР
Выгрузка проводок в программу 1С: Бухгалтерия государственного учреждения,
осуществляется типовыми механизмами, автоматически при помощи встроенного
механизма обмена данными (Рабочий стол, закладка Бухгалтерский учет – Выполнить
обмен данными с «1С: Бухгалтерия государственного учреждения»).
Для первого и второго варианта учета заработной платы
Необходимо выполнить следующие этапы реализации настройки ведения регламентированного
учета начислений заработной платы:
1. Произвести реструктуризацию справочника КПС по схеме 1
- 18 -
Схема 1
0
3
2
0
5
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
2
0
5
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
2
0
6
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
2
0
6
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
…
8
0
3
2
9
0
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
2
9
0
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
205
8
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
206
…
290
8
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
1С:БГУ
8
1С: (Медицина). Зарплата и кадры бюджетного учреждения
8
2. Сформировать/ переформировать документ «Отражение зарплаты в регламентированном
учете», начиная с периода - апрель 2013 г.
3. Сформировать файл выгрузки проводок в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения»
при помощи обработки «МИАЦ: Выгрузить данные в 1С: Бухгалтерия государственного
учреждения».
Важно! Для корректного переноса код элемента справочника «Классификационный признак
счета (КБК)» в программе 1С: (Медицина)Зарплата и кадры бюджетного учреждения, должен
соответствовать коду элемента справочника «Классификационные признаки счетов (КПС)» в
программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения (см. выше)
Для третьего варианта учета заработной платы
Необходимо выполнить следующие этапы реализации настройки ведения регламентированного
учета начислений заработной платы:
1. Привести в соответствие справочник «Классификационные признаки счета (КПС)» в
программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, согласно требованиям ведения
бюджетного и бухгалтерского учета министерства здравоохранения Иркутской области
- 19 -
(см. Заполнение справочника «Классификационные признаки счета (КПС) текущих
рекомендаций»)
2. Выполнить второй этап Методических рекомендаций.
3. Выполнить третий этап Методических рекомендаций с обязательной реструктуризацией
справочника «Классификационный признак счета (КБК)» , согласно схеме 2
Схема 2
8
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
206
…
290
8
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
0
3
0
9
0
1
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
8
0
3
0
9
0
2
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
1С:БГУ
8
1С: (Медицина). Зарплата и кадры
бюджетного учреждения
205
4. Сформировать/переформировать документы «Отражение заработной платы в
регламентированном учете», начиная с периода апрель 2013 г.
5. Сформировать файл выгрузки проводок в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения»
при помощи обработки «МИАЦ: Выгрузить данные в 1С: Бухгалтерия государственного
учреждения»
Примечание. Если в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения существуют коды
бюджетной классификации не соответствующие , выше указанным требованиям, то необходимо
внести изменения в коды элементов справочника «Классификационные признаки счета (КПС)». В
случае когда внести изменения не предоставляется возможным (например, уже существуют
нужные коды бюджетной классификации ), воспользоваться типовыми механизмами переноса
остатков по КПС, реализованных в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения
(Документ «Перенос остатков по КПС»). Более подробную информацию по закрытию КПС, можно
получить на дисках ИТС или на сайте http://its.1c.ru/
- 20 -