1.7 Вычисления в электронных таблицах

1.1
Обработка данных с помощью электронных таблиц
В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы:
дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д.
Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за
счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде,
но и обрабатывать их. Класс программного обеспечения, используемый для
этой цели, называется табличными процессорами или электронными
таблицами. Основное назначение табличных процессоров – обработка
таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и
обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их
обработки в виде графиков, диаграмм.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и
позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по
заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого,
какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые
связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы
используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко
используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов. Их
можно эффективно использовать, например, для:






Автоматизации итоговых вычислений
Подготовки табличных документов
Ведения простых баз данных и их обработки
Построения диаграмм и графиков
Создания сводных таблиц
Совместной работы с экономическими
документами
и
бухгалтерскими
Среди
наиболее
известных
программных
приложений,
предназначенных для ведения электронных таблиц, могут быть названы
SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro. Программа Microsoft Excel, входящая в
состав офисного пакета Microsoft Office 2000, занимает лидирующее
положение среди электронных таблиц, совмещая в себе преимущества как
электронных таблиц со средствами финансового и статистического анализа,
так и средств визуального программирования посредством встроенного
языка программирования Visual Basic for Applications (VBA). VBA позволяет
автоматизировать весь комплекс работ от сбора информации, её обработки,
анализа до создания отчётной документации и её публикации как для
офисного пользования, так и на Web-узлах.
1.2 Основные понятия электронных таблиц
Документ, созданный в MS Excel, называется рабочей книгой. Рабочая
книга состоит из набора рабочих листов. Листов в книге Excel может быть до
255. Каждый рабочий лист имеет имя, по умолчанию Лист1, Лист2, Лист3.
Названия листов отображаются в нижней части листа. С помощью ярлычков,
на которых написаны имена листов, можно переключаться между рабочими
листами, входящими в рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист,
надо дважды щёлкнуть на его ярлычке, либо нажать правой кнопкой мыши
на ярлычке и выбрать пункт Переименовать. Листам можно давать
произвольные имена длиною до 31-го символа, исключая символы * : / \ ? [ ]
Заголовок книги
Панель форматирования
Главное меню
Текущая ячейка
Имена столбцов
Номера строк
Стандартная панель
Строка формул
Рисунок 1
Чтобы переместить рабочий лист в другую позицию в той же рабочей
книге, нужно мышью перетащить его ярлычок в соответствующее место.
Если пользователю необходимо добавить новый рабочий лист, он
может сделать это, выполнив команду Вставка / Лист. Для удаления листа
следует выполнить команду Правка / Удалить лист, при этом необходимо
помнить о том, что удалённый лист восстановить невозможно.
Пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. По
умолчанию каждый рабочий лист имеет 256 столбцов, (каждый столбец
имеет имя, озаглавленное латинской буквой) и 65536 строк (нумерация от 1
до 65536), таким образом, всего на листе имеется 16777216 ячеек.
На пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка
– это минимально адресуемый элемент рабочего листа. Имя ячейки (адрес)
состоит из имени столбца и номера строки, например, A10 или D23.
Адресация ячеек используется при записи формул. Одна из ячеек всегда
является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования.
Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая
через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах,
например: А5:C20.
Выделение ячеек с помощью мыши
Таблица 1
Чтобы выделить:
Лист
Столбец
Строку
Ячейку
Диапазон
несмежных ячеек
1.3
Действия пользователя
Щёлкнуть мышью на сером прямоугольнике,
расположенном на пересечении строки с номером 1 и
столбца с именем А
Щёлкнуть на заголовке столбца (на имени столбца)
Щёлкнуть на номере строки
Щёлкнуть на ячейке мышью
Выделить мышью первый диапазон. Удерживая
клавишу CTRL, выделить другой диапазон и т. д.
Ввод, редактирование и форматирование данных
Ввод текста и чисел
Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в
строку формул. Содержимое строки формул всегда соответствует
содержимому текущей ячейки, так что оба способа равнозначны.
Программа Excel может работать с тремя типами данных, которые
могут размещаться в ячейках электронной таблицы - это текст, число и
формула. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю ячейки, а
числа по правому.
Ввести данные в ячейку можно несколькими способами, например:
Сделать ячейку активной, то есть поместить курсор в нужную ячейку
и один раз щёлкнуть левой клавишей мыши.
Ввести данные с клавиатуры
Нажать клавишу Enter
или
Сделать двойной щелчок мышью на нужной ячейке
Ввести данные с клавиатуры
Нажать клавишу Enter
Редактировать
например:
данные
можно
также
несколькими
способами,
Для замены одних данных в ячейке другими следует сделать её
активной и ввести новые данные.
или
Сделать активной ячейку
Выполнить двойной щелчок на редактируемой ячейке
или
Сделать активной ячейку
Нажать клавишу F2
или
Сделать активной ячейку
Сделать щелчок в строке формул
Для удаления содержимого ячейки или диапазона ячеек необходимо
выделить очищаемую ячейку или диапазон и нажать клавишу Delete.
1.5 Выравнивание и изменение ориентации текста и чисел
Excel позволяет выравнивать текст и числа, как по горизонтали (влево,
вправо, по центру), так и по вертикали (по верхнему краю, посередине,
нижнему краю). Кроме того, пользователь может управлять углом поворота
текста и переносить слова в ячейке.
Рисунок 2
Чтобы выровнять содержимое ячейки или диапазона:
Выберите ячейку или диапазон
Выполните команду Формат / Ячейки. На экране отобразится
диалоговое окно Формат ячеек (рис.3)
Рисунок 3
Используя элементы управления вкладки Выравнивание этого
диалогового окна, можно установить то выравнивание, которое
необходимо.
1.5 Форматирование содержимого ячеек
Визуально человеку проще работать с теми данными, которые
представлены в отформатированном виде. Для того чтобы отформатировать
данные по любому формату, имеющемуся в Excel необходимо:
Выделить ячейку или диапазон ячеек, подлежащих форматированию.
Выполнить команду Формат / Ячейки. Откроется диалоговое окно
Формат ячеек (рис.4)
Выберите вкладку Число этого диалогового окна и установите тот тип
формата, который вам нужен
Рисунок 4
1.6
Основные типы форматов
Таблица 2
Формат
Общий
Числовой
Денежный
Финансовый
Дата
Время
Процентный
Дробный
Экспоненциальный
Описание
Этот формат принят по умолчанию
Число отображается с заданным количеством
десятичных знаков после запятой
После изображения числа может помещаться знак
валюты
Отличается от денежного вынесением знака минус
для отрицательных чисел в крайнюю левую
позицию ячейки
Эта категория позволяет вывести дату по одному из
пятнадцати форматов
Эта категория позволяет вывести время по одному
из восьми форматов
Этот формат позволяет выводить число в виде
процентов со знаком % и определять количество
выводимых знаков после десятичной точки
Дробный формат используется для представления
чисел в виде смешанного числа
В этом формате число представляется в виде mE±p,
где m – мантисса числа, Е – символ, обозначающий
Текстовый
Дополнительный
Все форматы
основание десятичной ССЧ, p – порядок числа,
например число 5,34´1025 записывается как
5.34Е+25
Применение этого формата к числовому значению
позволяет рассматривать его как текст
Дополнительный формат предназначен для работы
с почтовыми индексами, телефонными номерами,
адресами
Эта
категория
позволяет
создавать
пользовательские форматы
1.7
Вычисления в электронных таблицах
Вычисления в таблицах осуществляются при помощи формул. Формула
может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel,
соединённые знаками математических операций, операций сравнения,
операций конкатенации. Формула, введённая в ячейку, должна начинаться со
знака равенства.
Примеры формул
Таблица 3
Формула
=В1+В2
=А1^(1/3)
=СУММ(А1:А5)
Описание
Складывает содержимое ячеек В1 и В2
Возводит в степень (1/3) содержимое ячейки А1
Возвращает сумму значений из диапазона А1:А5
При вводе в формулу ссылки на ячейку или диапазон ячеек можно не
набирать эту ссылку с клавиатуры, а выбрать нужную ячейку или диапазон
ячеек мышью методом выделения.
1.8 Ошибки, возвращаемые формулами
Таблица 4
Ошибка
#Н/Д
#ЧИСЛО!
#ИМЯ?
#ССЫЛКА!
Описание
Н/Д – является сокращением термина Неопределённые
Данные. Помогает предотвратить использование ссылки
на пустую ячейку
Функция
с
числовым
аргументом
использует
неприемлемый аргумент
Ошибка в написании имени или используется
несуществующее имя
Используется ссылка на несуществующую ячейку
#ЗНАЧ!
#ДЕЛ/0!
#ПУСТО!
#############
Вместо числового или логического значения введён
текст, и Excel не может преобразовать его к нужному
типу данных
В качестве делителя используется ссылка на ячейку, в
которой содержится ненулевое или пустое значение
(если ссылкой является пустая ячейка, то её содержимое
интерпретируется как ноль)
Используется ошибочная ссылка на ячейку
Данные не помещаются в ячейку по ширине, следует
увеличить ширину столбца
1.9 Ссылки на ячейки
На рис.5 представлена формула для сложения двух чисел. Вместо чисел в
формуле используются имена ячеек или, как говорят, ссылки на ячейки.
Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в
вычислениях. Ссылку на ячейку можно задать несколькими способами:
Ввести адрес ячейки с клавиатуры
Выполнить щелчок на нужной ячейке или выделить мышью нужный
диапазон ячеек.
Рисунок 5
В Excel при работе с формулами используется два типа адресации
ячеек: относительная и абсолютная.
По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как
относительные. Это означает, что адреса ячеек при копировании формул из
одной ячейки в другую изменяются автоматически, то есть меняются
относительно исходной формулы. Как видно из примера на рис.6 при
копировании формулы, которая находится в ячейке С1, происходит
автоматическая переадресация ячеек.
Рисунок 6
При абсолютной адресации адреса ячеек при копировании формулы не
изменяются. На рис. 7 показан пример из которого видно, что если
копировать формулу =В2*В4, которая находится в ячейке С4 обычным
способом с помощью маркера автозаполнения, то результат будет неверным,
потому что адресация будет меняться относительно исходной формулы. А
нам нужно, чтобы адрес ячейки B2 не изменялся. Для того чтобы создать
абсолютную ссылку на ячейку, достаточно перед именем строки и столбца
поставит знак $. (рис.8)
Рисунок 7
Рисунок 8
Кроме абсолютной ссылки на ячейку, имеются ещё два типа абсолютных
ссылок:
Абсолютная ссылка на строку. В этом случае знак $ ставится только
перед номером строки. Например, С$4 – это абсолютная ссылка на
четвёртую строку.
Абсолютная ссылка на столбец. В этом случае знак $ ставится только
перед именем столбца. Например, $С4 – это абсолютная ссылка на
столбец С.
В качестве примера можно привести расчёт таблицы умножения (рис.
9). В ячейку В2 следует ввести формулу: =$A2*B$1 и растянуть её за
маркер заполнения на диапазон B2:J10.
Рисунок 9
1.10 Копирование содержимого ячеек
Копирование и перемещение ячеек в Excel можно осуществить
способом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим
числом ячеек удобно использовать способ перетаскивания, при работе с
большими диапазонами удобнее пользоваться буфером обмена.
Чтобы способом перетаскивания скопировать содержимое ячейки,
следует поставить указатель мыши на границу текущей ячейки (указатель
мыши примет вид белой стрелки) и, удерживая клавишу CTRL, перетащить в
нужное место рабочего листа содержимое ячейки. Чтобы способом
перетаскивания переместить содержимое ячейки, следует поставить
указатель мыши на границу текущей ячейки (указатель мыши примет вид
белой стрелки) и перетащить в нужное место рабочего листа содержимое
ячейки.
7 команды Правка / Копировать и Правка / Вставить (копирование) или
Правка / Вырезать и Правка / Вставить (перемещение).
Можно также использовать перетаскивание с помощью правой кнопки
мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется специальное меню,
из которого можно выбрать конкретную выполняемую команду (рис.10)
Рисунок 10
Действия по копированию и перемещению содержимого ячеек можно
выполнить, используя соответствующие кнопки на стандартной панели:
Копировать, Вырезать и Вставить.
Копирование и перемещение данных через буфер обмена нужно
выполнять следующим образом: необходимо выделить копируемый
(вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена:
Правка / Копировать или Правка / Вырезать. Место вставки определяется
путём указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона,
помещённого в буфер обмена. Вставка выполняется командой Правка /
Вставить.
1.11 Автоматизация процесса ввода
Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод
автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки повторяющихся данных.
Такая ситуация возникает при использовании рабочей книги Excel в качестве
базы данных. При вводе текста в очередную ячейку программа проверяет
соответствие введённых символов данным, имеющимся в этом столбце
выше. Если обнаружено совпадение, введённый текст автоматически
дополняется.
Нажатие
клавиши
Enter
подтверждает
операцию
автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая
внимания на предлагаемый вариант.
При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом
нижнем углу текущей ячейки имеется чёрный квадратик, если поставить на
него указатель мыши, то он превращается в чёрный крестик – это маркер
заполнения.
Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек следует
выполнить команду Правка / Заполнить / Прогрессия. В открывшемся
диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и
предельное значение. После щелчка на кнопке Ок Excel автоматически
заполняет ячейки в соответствии с заданными критериями.
Рисунок 11
1.12 Использование стандартных функций
Функции в Excel используются для выполнения стандартных
вычислений. При вводе формулы обращение к встроенной функции можно
осуществить с клавиатуры, либо вызвать Мастер функций. Для этого в Excel
есть соответствующая кнопка на стандартной панели: Вставка функции, а
также пункт меню Вставка / Функция. В появившемся окне Мастер функций
- шаг 1 из 2 пользователь может обратиться к более 400 встроенным
функциям, которые объединены в девять групп:
Финансовые
Дата и время
Математические
Статистические
Ссылки и массивы
Работа с базой данных
Текстовые
Логические
Проверка свойств и значений
Если пользователь не знает к какой категории относится функция,
можно выбрать Полный алфавитный перечень, а название категории 10
недавно использовавшихся говорит само за себя.
Рисунок 12
В таблице 5 приведён неполный список категории Математические.
Таблица 5
Функция
Назначение
ABS
ACOS
ASIN
ATAN
COS
EXP
LN
LOG
LOG10
SIN
TAN
КОРЕНЬ
МОБР
МОПРЕД
МУМНОЖ
НЕЧЁТ
ОСТАТ
ОТБР
ПИ()
ПРОИЗВЕД
РАДИАНЫ
СТЕПЕНЬ
СУММ
ФАКТР
ЧЁТН
Возвращает модуль (абсолютную величину) числа
Возвращает
арккосинус
числа.
Если
нужно
преобразовать результат из радиан в градусы, то
умножьте его на 180/ПИ()
Возвращает арксинус числа
Возвращает арктангенс числа
Возвращает косинус заданного угла
Возвращает число е, возведённое в указанную степень
Возвращает натуральный логарифм числа
Возвращает логарифм числа по заданному основанию.
Если основание опущено, то оно полагается равным 10
Возвращает десятичный логарифм числа
Возвращает синус заданного угла
Возвращает тангенс заданного угла
Возвращает положительное значение квадратного
корня из неотрицательного числа
Возвращает обратную матрицу
Возвращает определитель матрицы
Возвращает произведение матриц
Возвращает число, округлённое до ближайшего
нечётного целого
Возвращает остаток от деления
Усекает число до целого, отбрасывая дробную часть
числа так, что остаётся целое число
Возвращает значение числа p. У этой функции пустой
список аргументов
Возвращает произведение чисел, заданных в качестве
аргументов
Преобразует градусы в радианы
Возвращает результат возведения числа в степень
Возвращает сумму всех чисел, входящих в список
аргументов
Возвращает факториал числа
Возвращает число, округлённое до ближайшего чётного
целого
В таблице 6 приведён неполный список категории Дата и время.
Таблица 6
Функция
ГОД
ДАТА
ДЕНЬ
Назначение
Возвращает год, соответствующий указанной дате
Возвращает порядковый номер указанной даты
Возвращает день месяца указанной даты
ДЕНЬНЕД
ДНЕЙ360
МЕСЯЦ
МИНУТЫ
СЕГОДНЯ
СЕКУНДЫ
ТДАТА
ЧАС
Возвращает номер дня недели указанной даты
Возвращает количество дней между двумя датами на
основе 360-дневного года
Возвращает месяц, соответствующий указанной дате
Возвращает минуты, соответствующие указанной дате
Возвращает текущую дату в числовом формате
Возвращает секунды, соответствующие указанной дате
Возвращает текущую дату и время в числовом формате
Возвращает час, соответствующий указанной дате
В таблице 7 приведён список категории Логические функции.
Таблица 7
Функция
ЕСЛИ
И
ИЛИ
ИСТИНА
ЛОЖЬ
НЕ
Назначение
Возвращает первое значение, если логическое
выражение при вычислении даёт значение ИСТИНА, и
второе значение, если ЛОЖЬ
Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы
имеют значение ИСТИНА; возвращает значение
ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение
ЛОЖЬ
Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из
аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает
значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение
ЛОЖЬ
Возвращает логическое значение ИСТИНА
Возвращает логическое значение ЛОЖЬ
Меняет на противоположное логическое значение
аргумента
2.Применение электронных таблиц для экономических и бухгалтерских
расчётов
2.1 Построение диаграмм и графиков
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения
всех видов графического представления данных. Построение графического
изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу
ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. Для построения
диаграммы используют Мастер диаграмм, который запускается при щелчке
на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Удобно
заранее выделить область данных, на основе которых будет строиться
диаграмма, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера. На
первом шаге работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы
перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. На вкладке Вид имеется
несколько
вариантов
представления
данных.
На
вкладке
Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов
диаграмм с готовым форматированием.
http://sergun-2.narod.ru/metod_Ex.htm