1. Номенклатура дел

ТЕМА. Систематизация документов, номенклатура для их
формирования и хранения
1. Номенклатура дел
2. Формирование и текущее хранение дел
3. Экспертиза ценности документов организации
4. Архивное хранение документов и дел
1. Номенклатура дел
В деятельности любой организации (учреждения) оформляется
большое количество документов, в которых закреплены решения
руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и
другими организациями.
После того как в управленческой деятельности была использована
информация, содержащаяся в документах, она становится памятью
организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь
через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро
найти необходимый документ среди множества других, их необходимо
правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения
их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным
справочником, определяющим порядок распределения документов в дела
является номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков
дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в
определённой последовательности, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке
Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов
в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел, служит
основным учётным документом в делопроизводстве.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел:
 типовая; типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел,
заводимых в делопроизводстве, единую индексацию этих дел и является
нормативным документом
 примерная; примерная устанавливает примерный состав дел, заводимых
в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, с
указанием их индексов и носит рекомендательный характер
 конкретная – конкретная номенклатура устанавливает состав дел
организации.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая
организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру
дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для
обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении),
является основным учетным документов в делопроизводстве. Одним из
первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение
состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе
деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав
или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных
подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации
(учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и
ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях.
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение
документов. В номенклатуру дел включаются все документы предприятия,
составляемые в нем и поступившие в него из других организаций.
Важнейшим элементом номенклатуры дел является заголовок дела.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании
документов в деле.
В номенклатуру дел включаются:
- заголовки дел документов, составляемые в данной организации
(учреждении);
- заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение)
из других организаций;
- заголовки дел документов общественных организаций, подразделений
действующих на общественных началах;
- заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного
пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и
изданий с грифом "ДСП";
- дела временно действующих органов, документы которых служат
правовым основанием для подтверждения полномочий организаций
(учреждения) или прекращения ее деятельности;
- заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел
ликвидированной организации, правопреемником которой является
организация (учреждение).
Составляют номенклатуру по форме, содержащей в себе пять граф:
1 - индекс дела;
2 - заголовок дела (тома, части);
3 - количество дел (томов, частей);
4 - срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
5 - примечание.
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________№_______
УТВЕРЖДЕНО
Наименование
должности
руководителя
организации
Подпись
Расшифровка
подписи
на ____________год
Кол-во
Индекс Заголовок дела
(томов,
дела
(тома, части)
частей)
1
2
3
Дата
дел Срок хранения дела
(тома, части) и № Примечание
статей по перечню
4
5
Наименование
должности
руководителя службы
делопроизводства
Расшифровка
Подпись
подписи
Дата
Виза заведующего архивом
2. Формирование и текущее хранение дел
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть
определен на основании действующих нормативных актов и изложен в
инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с
заголовками дел;
- запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры
документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;
- документы постоянного и временного хранения группировать
отдельно;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов";
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение
составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела.
- группировать в дело документы в зависимости от специфики
деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных
заведений, которые формируются на учебный год, документы театров,
характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона
и др.);
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4
см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением " т.1, т.2 " и т.д. Количество
томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
В
дело
помещаются
документы,
по
своему содержанию
соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся
по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел
должны
руководители
структурных
подразделения
организации
(учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. В целях
оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с
номенклатурой дел.
Оперативное хранение документации в структурных подразделениях
организации подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранение
исполненных документов.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в
специальных папках с надписями «Срочно» «На исполнении» и т.д.
Оформление дел начинают после уточнения сроков хранения документов. На
дела с истёкшими сроками хранения, отобранные к уничтожению,
составляют акт. Использование документации в текущей деятельности
организации – одна из конечных задач организации работы с документами,
ее цель – повышение эффективности и качества принимаемых
управленческих решений с помощью качественной и правильно
организованной системы документации и её оборота.
3. Экспертиза ценности документов организации
Экспертиза ценности документов – это процедура по изучению состава и
содержания документов организации на основании принятых критериев
ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора
документов на их дальнейшее хранение.
В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или
длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность
документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений
организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности
документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в организации проводится для
решения следующих задач:
рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных
подразделений;
организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и
уничтожение;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок
хранения которых истек
Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации
приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная
комиссия. В организациях, имеющих подведомственную филиальную сеть,
создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии.
В состав входят квалифицированные и опытные работники основных
структурных подразделений организации, знакомые с составом и
содержанием, а также значением и ценностью информации документов,
создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В
обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы
документационного обеспечения управления и архива организации. Если
организация передает свои документы на хранение в государственный или
муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его
представителя.
Часто председателем комиссии назначают заместителя руководителя
организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем
комиссии назначается заведующий архивом или ответственный за архив
предприятия.
В
процессе
проведения
экспертизы
ценности
документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для
передачи в архив организации. Отбор документов с временными сроками
хранения (менее 10 лет) и с пометкой «До минования надобности»,
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, с истекшими
сроками хранения.
Расчет срока хранения документов начинается с 1 января года,
следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело,
законченное делопроизводством в 2009 году, срок хранения которого
составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2014 году. Срок хранения
документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения
аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться
путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы
ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях
структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра
самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10
лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и
поглощения содержащейся информации в других документах, при этом
учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению
подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты,
выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную
роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по
архивным документам сведений социально-правового и имущественного
характера.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению производятся после
составления описей на дела постоянного и временного хранения. Описи и акт
рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования
государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении
документов к уничтожению после согласования ЭК организации
направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные
учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без
согласования с архивными органами при условии упорядочения документов
по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право
самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими
сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются
руководителем организации, и только после этого организация имеет право
уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или
муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов
проводится под методическим руководством того архивного учреждения,
источником комплектования которого оно является.
Хотя по логике, документы с истекшим сроком хранения могут быть
уничтожены без лишней волокиты, регламент требует выполнения все
процедуры. Это сопряжено с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному
или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов
утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных
документах, могут только те документы с временными сроками хранения,
которые были несвоевременно уничтожены.
4. Архивное хранение документов и дел
В традиционном понимании архив – это организация, осуществляющая
прием и хранение документов с целью ретроспективного их использования.
Юридическое закрепление архива как самостоятельного структурного
подразделения было оформлено Петром 1 в Генеральном регламенте 1720 г.
С тех пор, вот уже почти три столетия, архивы разных уровней накапливают
информацию, закрепленную в документах.
Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся
и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов,
отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение,
являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации и подлежащих постоянному (вечному) хранению.
Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из
символов российской государственности, отражают правовые и
организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по
политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры,
социального развития населяющих Россию народов и народностей.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся
на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные
документы независимо от источника их образования, времени создания, вида
носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие
на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные
документы
государственных
учреждений
Российской
Федерации,
находящиеся за границей.
Архивный фонд Российской Федерации состоит из государственной и
негосударственной частей.
Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации
составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся
федеральной собственностью, государственной собственностью субъектов
Российской Федерации и муниципальной собственностью.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации
составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в
собственности общественных объединений и организаций, а также с момента
отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений
и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или
находящиеся в частной собственности.
Структурная схема организации Архивного фонда Российской
Федерации определяется существующей сетью архивных учреждений,
составляющих систему Росархива, других учреждений, в законодательно
определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской
Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в
том числе негосударственных, документы которых отнесены к составу
Архивного фонда Российской Федерации.
Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным
органом исполнительной власти, осуществляющим государственное
регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью,
комплектованием и использованием документов Архивного фонда
Российской Федерации.
В систему Федеральной архивной службы России входят федеральные
государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные
непосредственно Федеральной архивной службе России, а также органы
управления архивным делом субъектов Федерации и подчиненные им
учреждения.
Федеральные государственные архивы:
Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)
Российский государственный архив древних актов (РГАДА)
Российский государственный исторический архив (РГИА)
Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)
Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ)
Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)
Российский государственный военный архив (РГВА)
Российский государственный исторический архив Дальнего Востока
(РГИАДВ)
Российский государственный архив научно-технической документации
(РГАНТД)
Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД)
Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)
Российский государственный архив соцально-политический истории
(РГАСПИ)
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)
Передача документов на хранение в ведомственный архив
осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется
архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта
работа должна проводится ежегодно. В ведомственный архив передаются
дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Передача производится по описям. Опись дел - это архивный
справочник, представляющий собой систематизированный перечень
заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел,
закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Дела временного
(до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в
структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии
работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах
описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема
всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная
надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел,
переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под
заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц,
осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При
приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.