по применению индивидуального тайм

УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением
Губернатора области
от_______________№_____
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по применению индивидуального тайм-менеджмента в органах
исполнительной власти Ярославской области и аппарате
Правительства области
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации по применению индивидуального
тайм-менеджмента в органах исполнительной власти Ярославской области и
аппарате Правительства области (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с областной целевой программой «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы, утвержденной постановлением Правительства Ярославской области от 26.11.2008 № 615-п «Об областной целевой программе
«Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы».
Методические рекомендации предназначены для определения подходов к применению в индивидуальной работе государственных гражданских
служащих Ярославской области тайм-менеджмента – комплексной системы
управления индивидуальной деятельностью, включающей структурирование,
планирование, организацию выполнения задач и распределения ресурсов с
использованием программы MS Outlook 2007 (далее – MS Outlook 2007).
Применение данной системы направлено на повышение эффективности использования индивидуального рабочего времени, сокращение количества
сверхурочного времени работы с одновременным повышением качества результатов сотрудников органов исполнительной власти и структурных подразделений Правительства Ярославской области (далее – ОИВ и СППО).
Организация индивидуальной деятельности с помощью таймменеджмента направлена на устранение поглотителей времени, эффективное
планирование рабочей нагрузки и сокращение неэффективного расходования
времени в деятельности сотрудников ОИВ и СППО. Результатом оптимальной организации деятельности будет эффективная реализация сотрудниками
ОИВ и СППО планов на день.
1.2. Цель Методических рекомендаций - дать систематизированное
представление об оптимизации использования индивидуального рабочего
времени и повысить квалификацию госслужащих в области индивидуального
тайм-менеджмента.
1.3. Задачи Методических рекомендаций:

оказать помощь сотрудникам ОИВ и СППО в определении подходов к повышению эффективности использования рабочего времени;
2

определить порядок использования инструментов индивидуального тайм-менеджмента на базе MS Outlook 2007;

облегчить переход к новому способу организации индивидуального рабочего времени.
Разъяснения по практическому использованию инструментов MS
Outlook 2007 для организации индивидуального тайм-менеджмента даются в
Технической инструкции к Методическим рекомендациям по применению
индивидуального тайм-менеджмента в органах исполнительной власти Ярославской области и аппарате Правительства области, утверждаемой распоряжением Губернатора области.
1.4. Сфера применения: Методические рекомендации предназначены
для индивидуального управления временем сотрудниками ОИВ и СППО.
1.5. Основные определения:
встреча – вид жестких задач, связанных с привлечением других людей
и предполагающих предварительную договоренность с ними о присутствии:
совещания, встречи, планерки, переговоры и др.;
гибкие задачи – задачи, выполнение которых не привязано к определенному времени, могут быть выполнены в любое время рабочего дня;
гибкое планирование – планирование, в которое заложены механизмы
оперативного изменения планов в зависимости от обстоятельств;
делегирование – передача задач на выполнение подчиненным, коллегам либо внешним исполнителям (аутсорсинг);
жесткие задачи – задачи, выполнение которых жестко привязано к
определенному времени;
задача - конечный объем работ, требующий исполнения в рамках служебных обязанностей сотрудников ОИВ и СППО;
индивидуальный тайм-менеджмент - направление в рамках общего менеджмента, ориентированное на повышение эффективности использования
индивидуального рабочего времени сотрудниками ОИВ и СППО;
контекстное планирование – планирование, учитывающее не только
временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи;
контекст – совокупность условий, наиболее способствующая выполнению какой-либо задачи, удачное стечение обстоятельств времени и места;
контроль – создание обзора напоминаний и указателей на собственные
либо делегированные задачи, сопоставление фактического состояния дел и
планового, а также корректировка процессов управления деятельностью, если достигнутые результаты существенно отличаются от запланированных;
обзор – вариант представления информации о текущих задачах в MS
Outlook 2007, позволяющий легко видеть всю совокупность значимых элементов и их взаимосвязи;
планирование – создание модели будущих действий (как правило, в
форме их последовательности с привязкой к более или менее точному времени исполнения) и максимальное следование этой модели;
3
поглотители времени – обстоятельства (люди, задачи, особенности
внешней среды и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени; делятся
на виды:

внешние поглотители времени – обстоятельства, люди и пр., оказывающие воздействие из внешней среды на сотрудника и приводящие к неэффективному расходованию им рабочего времени;

внутренние поглотители времени – особенности личного отношения сотрудников (например, интерес либо отсутствие интереса и др.) к задачам и мотивированности на их выполнение, приводящие к откладыванию
выполнения данных задач и расходу времени на менее приоритетные задачи;
приоритет – сравнительное преимущество одной задачи над другой при
наличии между ними «конфликта интересов», обусловленного ограниченностью ресурсов (определяется на основе критериев важности и срочности);
приоритизация – упорядочение задач в соответствии с их приоритетом;
проектный подход – способ структурирования деятельности, направленной на определенный результат, при котором она разбивается на более
мелкие взаимосвязанные завершенные единицы работ;
резервы (в планировании) – запасы по срокам и ресурсам, закладываемые при планировании (чем выше непредсказуемость ситуации и ниже вероятность осуществления первоначального плана, тем больше должны быть резервы, закладываемые в план);
события – задачи длительностью один день и более;
стандартизация - создание документов, в которых устанавливаются для
всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или
характеристики, касающиеся различных видов деятельности или результатов,
и которые направлены на достижение оптимальной степени упорядочения в
определенной области;
тайм-менеджмент – комплексная система управления индивидуальной
деятельностью, включающей структурирование, планирование, организацию
выполнения задач и распределения ресурсов с целью эффективного использования рабочего времени сотрудников ОИВ и СППО;
тайм-менеджмент диагностика (далее – ТМ-диагностика) - исследование и анализ состояния системы тайм-менеджмента в ОИВ и СППО на основе оценки значений утвержденных показателей ее развертывания;
чек-лист – проверочный список контрольных вопросов либо перечень
последовательности стандартных действий, необходимых для получения заранее определенного конечного результата деятельности; чек-лист является
простым и удобным воплощением стандарта, позволяющим не упускать значимых элементов осуществляемого действия.
1.6. Схема действий по развёртыванию системы тайм-менеджмента.
Организация процесса развёртывания системы тайм-менеджмента в
ОИВ и СППО и обеспечение эффективного взаимодействия его участников
проводится по схеме, представленной в приложении 1 к Методическим рекомендациям. После принятия решения о развертывании системы тайм-
4
менеджмента в ОИВ и СППО издаётся соответствующий приказ. Приказ о развёртывании системы тайм-менеджмента в ОИВ и СППО издаёт первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области, курирующий
соответствующее СППО, или директор соответствующего ОИВ. Приказ должен
содержать: дату начала развёртывания системы тайм-менеджмента в подразделении, Ф.И.О. сотрудника, ответственного за развертывание данной системы,
сроки проведения первичной ТМ-диагностики, разработки системы контроля,
срок утверждения плана развёртывания системы индивидуального таймменеджмента в ОИВ или СППО, мероприятия, выполнение которых необходимо для подготовки к развёртыванию системы.
После издания приказа руководитель ОИВ или СППО (далее – руководитель подразделения) организует установочное совещание в коллективе и лично
информирует о начале развёртывания системы тайм-менеджмента в ОИВ и
СППО. Решения совещания должны быть подтверждены протоколом. Перед
началом развертывания системы в ОИВ и СППО ответственным сотрудником
проводится первичная ТМ-диагностика. Оценочным показателем первичной
ТМ-диагностики является количество сотрудников ОИВ/СППО, занимающих
должности государственной гражданской службы, постоянно использующих
MS Outlook 2007 для планирования рабочего времени.
Для получения данных по указанным показателям все сотрудники подразделения делают скриншот (фотографию с экрана монитора, отображающую
информацию, видимую в данный момент времени на экране, включающую в себя все фрагменты, видимые глазу: курсор, панели задач, открытые диалоговые
окна) вкладки «Календарь» MS Outlook 2007 и направляют его по электронной
почте ответственному за развертывание
системы тайм-менеджмента
в
ОИВ/СППО. При первичной ТМ-диагностике делается скриншот раздела «Календарь» в разрезе месяца, предшествующего месяцу внедрения системы таймменеджмента. При повторной ТМ-диагностике делается скриншот раздела «Календарь» последнего месяца внедрения системы тайм-менеджмента, разбитого
на недели.
По окончании ТМ-диагностики ответственный за развертывание системы
тайм-менеджмента формирует отчёт и утверждает его у руководителя
ОИВ/СППО. Шаблон отчёта представлен в приложении 2 к Методическим рекомендациям.
Утвержденный отчет ответственный сотрудник ОИВ/СППО размещает на
сетевом ресурсе «ДИАрама» в соответствующем разделе. После проведения
первичной ТМ-диагностики проводится обучение сотрудников ОИВ/СППО.
Обучение проводится в виде семинаров, в том числе и с привлечением, при
необходимости, внешних консультантов. В зависимости от задач ОИВ/СППО,
зафиксированных в соответствующем положении об ОИВ/СППО, обучение
проводится для всех сотрудников, занимающих должности государственной
гражданской службы, либо для ключевых сотрудников, с последующим обучением ими остальных сотрудников в форме наставничества. После проведения
обучения в подразделении проводится внедрение инструментов таймменеджмента согласно утвержденному плану.
5
По истечении планового срока внедрения инструментов таймменеджмента, с целью оценки результатов внедрения системы в ОИВ/СППО
проводится повторная ТМ-диагностика. Внедрение системы в ОИВ/СППО
оценивается руководителем подразделения на основании проведённой повторной ТМ-диагностики. Показателем внедрения системы таймменеджмента является количество сотрудников ОИВ/СППО, занимающих
должности государственной гражданской службы, постоянно использующих
MS Outlook 2007 для планирования рабочего времени – не менее 75 процентов от списочного состава подразделения.
Под постоянным использованием MS Outlook 2007 для планирования
рабочего времени подразумевается ежедневное, в течение рабочей недели,
планирование сотрудником, занимающим должность государственной гражданской службы, не менее 60 процентов рабочего времени.
В случае достижения результатов внедрения инструментов таймменеджмента в ОИВ/СППО проводится подведение итогов внедрения; в случае, если результаты не достигнуты, то проводится дальнейшее внедрение
инструментов тайм-менеджмента.
2. Введение. Основные элементы планирования
2.1. Инструментальная база для создания системы индивидуального
планирования.
В качестве стандартной инструментальной базы для применения методов тайм-менеджмента в ОИВ и СППО используется MS Outlook 2007.
MS Outlook 2007 - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и системы коллективной работы, входящий в пакет
офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для
работы с электронной почтой, MS Outlook 2007 предоставляет функции календаря, планировщика задач, записной книжки и организатора контактов.
В рамках индивидуального тайм-менеджмента используются следующие разделы (папки) MS Outlook 2007:
 «Календарь»;
 «Задачи»;
 «Почта».
Указанные разделы технологически поддерживают взаимосвязанные
процессы, являющиеся составными частями индивидуального таймменеджмента, а именно:

анализ ситуации и определение задач - конечного объема работ,
требующего исполнения в рамках служебных обязанностей сотрудников
ОИВ и СППО;

анализ вариантов, планирование - создание модели будущих действий (как правило, в форме их последовательности с привязкой к более или
6
менее точному времени исполнения) и максимальное следование этой модели, а также принятие решений;

организация выполнения плана;

управление процессом выполнения плана;

контроль - создание обзора напоминаний и указателей на собственные либо делегированные задачи, сопоставление фактического состояния дел и планового, корректировка процессов управления деятельностью,
если достигнутые результаты существенно отличаются от запланированных,
а также анализ эффективности использования рабочего времени.
Раздел (папка) «Задачи» включает в себя 2 подраздела: «Список дел» и
«Задачи», которые взаимосвязаны друг с другом. При фиксации задачи в одном из них она автоматически отображается в другом. Задачи, назначенные
другим исполнителям и полученные в качестве поручений от руководителя,
также будут видны из каждого подраздела.
2.2. Объекты планирования: встречи, задачи. Виды и категории задач.
2.2.1. Объектами планирования являются все дела и мероприятия, выполняемые сотрудниками ОИВ и СППО в рамках служебных обязанностей и
в данных Методических рекомендациях определенные как задачи.
2.2.2. Виды и категории задач.
Задачи делятся по своим характеристикам на несколько видов.
Жесткие задачи (встречи) – вид задач, исполнение которых назначено
на заранее определенное точное время дня: «пятница, с 15.00 до 17.00», «понедельник, 10.00», «вторник, среда, пятница, с 9:00 до 16:00» Как правило,
подразумевается договоренность о точном времени с кем-либо.
Регулярные жесткие задачи (жесткие встречи) - жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность: «планерка с подчиненными:
каждый понедельник с 11.00 до 12.00».
Регулярные жесткие задачи фиксируются в MS Outlook 2007 один раз, а
затем автоматически подставляются программой в соответствующий день в
нужное время. «Жесткие задачи/встречи» и «регулярные жесткие встречи»
фиксируются в папке «Календарь» MS Outlook 2007, отмечаются синим цветом.
Многодневные задачи (события) – вид задач, продолжающихся несколько дней, при этом требующих неких действий и относящихся к задачам
для исполнения. Например: «выставка: следует посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время». Многодневные события отмечаются на
сетке календаря оранжевым цветом.
Гибкие задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента
выполнения. Например: «уточнить место проведения совещания: сегодня;
проконтролировать достижение целевых показателей: к 15 мая; изучить
регламент: до конца месяца». При этом «гибкие» не означает «не имеющие
срока исполнения» или «неважные». Гибкая задача может иметь срок исполнения, также она может быть горящей, неотложной. Гибкие задачи фиксируются в подразеделе «Задачи» либо в подразделе «Список дел» папки «Зада-
7
чи». Из гибких задач цветом помечаются только те задачи, на выполнение
которых требуется более 1 часа или так называемые бюджетируемые задачи.
Бюджетируемые («плавающие») задачи — задачи, не имеющие жесткого срока выполнения (т.е. изначально относящиеся к разряду гибких), но требующие выделения некоторого бюджета времени (более 1 часа). Например:
«подготовить отчет - потребуется 2-3 часа; подготовить повестку совещания - потребуется около часа; написать текст к заседанию Правительства - необходимо 2 часа». При поступлении в качестве входящих и планировании недели данный вид задач фиксируется в подразделе «Список дел»
папки «Задачи». При планировании дня бюджетируемые задачи, являющиеся достаточно срочными, заносятся в папку «Календарь» MS Outlook 2007
как жесткие, где на их выполнение выделяется время в течение дня. На сетке
календаря такого рода задачи выделяются зелёным цветом.
2.3. Источники планирования.
Источниками содержания оперативных планов деятельности сотрудника ОИВ и СППО являются годовой и квартальный план работы ОИВ/СППО,
поручения от вышестоящего руководства (задачи), планы проектов, в реализации которых данный сотрудник принимает участие, а также задачи, поставленные себе сотрудником самостоятельно.
Основанием для возникновения задачи в виде поручений от руководителя подразделения могут стать:

поступившие в ОИВ на согласование проекты нормативных правовых актов;

письма и запросы со сроком ответа;

протоколы оперативных совещаний, проводимых Губернатором
области, заместителями Губернатора области;

поручения Губернатора области, заместителей Губернатора области;

протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем
подразделения;

нормативные правовые акты, в которых содержатся поручения
либо мероприятия для конкретного ОИВ (СППО) со сроком исполнения;

мероприятия из плана проекта, оперативного плана деятельности
ОИВ (СППО).
Задачи, сформулированные сотрудником самостоятельно:

вопросы, решаемые в рамках многодневных бюджетируемых и
гибких задач;

телефонные звонки, встречи;

сбор и обобщение данных, поиск информации в Интернете, анализ данных;

посещение различных организаций (вышестоящих, курируемых,
других ОИВ и т.п.);

участие в оперативных и рабочих совещаниях, проводимых руководителем подразделения, участие в деятельности рабочих групп и комиссий;
8

прочее.
2.4. Порядок актуализации планов (периодичность индивидуального
планирования).
Квартальное планирование – процесс создания плана будущих действий на предстоящий квартал (три месяца). Квартальный план составляется
в последнюю неделю последнего месяца квартала, предшествующего планируемому. На основе него в MS Outlook 2007 попадают регулярные жесткие
задачи (например, участие в еженедельных оперативных совещаниях у руководителя подразделения, участие в деятельности рабочих групп и т.д.), мероприятия из квартального плана работы подразделения и мероприятия из планов проектов, в реализации которых участвует сотрудник. Актуализируется в
последнюю неделю месяца, предыдущего планируемому, одновременно с
ежемесячным планированием.
Ежемесячное планирование – процесс создания плана будущих действий на предстоящий месяц. Месячный план составляется в последнюю неделю месяца, предшествующего планируемому. На основе него в MS Outlook
2007 попадают регулярные жесткие задачи на месяц (в том числе внесенные
при квартальном планировании), мероприятия из планов проектов и гибкие
задачи, известные на момент планирования. Актуализируется еженедельно в
течение следующего рабочего дня после еженедельного оперативного совещания у непосредственного руководителя сотрудника.
Недельное планирование – процесс создания в MS Outlook
2007 плана будущих действий на предстоящую неделю. Недельный план составляется не позднее следующего рабочего дня после еженедельного оперативного совещания у непосредственного руководителя сотрудника. В данный
план вносятся жесткие и гибкие задачи, полученные на оперативном совещании. Актуализируется ежедневно непосредственно после поступления данных о задаче или встрече.
Ежедневное планирование – процесс создания плана будущих действий
на предстоящий день. План на день составляется в конце предыдущего рабочего дня или в начале рабочего дня. В него добавляются вновь поступившие жесткие, бюджетируемые и гибкие задачи. Актуализируется в течение
рабочего дня, по мере необходимости.
3. Порядок работ по планированию и организации рабочего времени
3.1. Управление поступающей информацией и задачами.
Управление поступающей информацией и задачами требуется для фиксации и структурирования всей входящей информации, принятия решений по
каждой конкретной проблеме и определения последующих действий при текущем планировании. Эффективный подход к управлению задачами базируется на нескольких принципах:

отделение задач от информации;

письменная фиксация задач;
9

фиксация всех задач в едином хранилище (MS Outlook 2007);

делегирование неприоритетных задач (аутсорсинг);

разграничение во времени фиксации задач, планирования действий и выполнения запланированных действий.
Алгоритм управления поступающей информацией и задачами включает
в себя пять последовательных шагов:

сбор воедино всей входящей информации;

обработка информации: определение категории информации и
определение дальнейших связанных с ней действий (задач);

упорядочение и создание системы организации категорий задач;

регулярный обзор и пересмотр всех имеющихся задач в рамках
текущего периода, описанный в пунктах 3.2 и 3.3 настоящих Методических
рекомендаций;

выбор модели планирования и реализации поставленных задач,
описанный в пунктах 3.2, 3.3, 3.4 и 3.5 данного раздела Методических рекомендаций.
3.1.1. Определение последующих действий с входящей информацией.
При поступлении новой информации в электронной форме, на бумажных носителях, в ходе телефонных звонков, личных контактов или совещаний необходимо определить, чем является данная информация. В случае, если эта информация не требует от сотрудника последующих действий (не является задачей для исполнения), важно оценить, потребуется ли она в будущем.
Если информация потенциально полезна для работы, то она помещается в индивидуальный архив на компьютере пользователя в качестве справочной. Информация, не требующаяся для работы, удаляется.
В ситуации, если это задача и требуется ее исполнение, следующим
действием будет определение длительности ее реализации. Если на ее исполнение требуется менее 2 минут, следует выполнить данную задачу сразу. В
ином случае (если на выполнение требуется более 2 минут), данная задача
должна быть письменно зафиксирована в MS Outlook 2007. Чтобы определить раздел MS Outlook 2007 в который будет занесена задача, требуется
оценить вид задачи.
3.1.2. Определение вида задачи.
Если задача имеет привязку к определенному времени и трактуется, как
жесткая, то она вносится в раздел «Календарь» MS Outlook 2007 и планируется в соответствии с выделенным на нее временем, при необходимости в
окне задачи заполняется поле «Место». Если задача является регулярной, то
задается частота ее повторения и данная задача автоматически заносится в
соответствующие дни «Календаря». Также вносятся в «Календарь» задачи,
являющиеся многодневными событиями.
Если задача является гибкой, не привязанной к определенному времени
выполнения, то ее следует занести в подраздел «Задачи» или в подраздел
«Список дел» MS Outlook 2007.
10
Все задачи должны вноситься в MS Outlook 2007 соответствии с правилами фиксации задач.
3.1.3. Правила фиксации задач, требующих исполнения.
Задачи, требующие исполнения, фиксируются в открытом окне задачи
MS Outlook 2007 в поле «Тема» с помощью формулировок, определяющих
результат выполнения задачи. Все формулировки должны начинаться с ключевого слова, всегда в именительном падеже. В качестве ключевого слова
может использоваться название проекта, направление деятельности, человек.
Ключевое слово определяется самостоятельно сотрудником ОИВ. При написании ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с выполнением задачи. При этом фиксируется
не действие, а результат. Например: «Портал: Петров: утвердить структуру».
Такая система формулировок нужна для реализации возможности поиска по ключевым словам. Двоеточие в ключевых словах требуется, чтобы
поиск выдавал только те встречи/задачи, где слово «Портал:» использовано
как ключевое.
Пример: если требуется узнать, сколько времени было потрачено сотрудником на все действия, связанные с проектом «Портал государственных
услуг», то в окне поиска MS Outlook 2007 вводится ключевое слово «Портал:» и формируется выборка всех задач, которые были с этим проектом связаны.
3.1.4. Определение исполнителя (делегирование, самостоятельное выполнение).
В случае наличия у сотрудника полномочий делегирования, при фиксации задачи требуется принять решение, будет ли задача исполняться лично
или она будет делегирована. Если задача делегируется, то она назначается
исполнителю и в дальнейшем контролируется как поручение. Делегированию по общему правилу подлежат: рутинная работа, специализированная
деятельность, частные вопросы, подготовительная работа (по проектам, по
организации мероприятий, по составлению чернового варианта документации и т.п.), а также важные средне- и долгосрочные задачи, способные повысить заинтересованность сотрудника, которому делегируются такие задачи, и
содействовать росту его профессионального уровня.
По общему правилу не подлежат делегированию следующие виды работ: установление целей, принятие решений, контроль результатов, мотивация, задачи особой важности, задачи высокой степени риска, исключительные дела, актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки, задачи, связанные с конфиденциальной информацией.
3.1.5. Определение сроков начала и окончания выполнения задачи.
Чтобы иметь возможность в дальнейшем осуществлять недельное и
дневное планирование, формировать реальные планы и соблюдать их, учитывать потребности во времени, своевременно распознавать факторы, веду-
11
щие к возникновению проблем, и принимать соответствующие контрмеры,
для каждой задачи определяется срок начала и окончания исполнения.
Срок выполнения задачи устанавливается в соответствии с конкретной
датой исполнения, указанной в документе. В случае, если конкретная дата
исполнения не указана, то поручения, имеющие пометку «Срочно», должны
быть выполнены в 3-дневный срок, имеющие пометку «Оперативно» - в срок
не более 10 дней, остальные – в срок не более 30 дней. Также срок исполнения задачи может быть установлен непосредственно руководителем или, если задача поставлена самостоятельно, самим сотрудником. На выполнение
задачи сотрудником должно отводиться минимальное, но достаточное время.
3.1.6. Определение категории/ контекста задачи.
После определения сроков задачам необходимо присвоить соответствующую категорию либо контекст. Категория/контекст задачи визуально
отображаются цветовыми метками в соответствии с подпунктом 2.2.2 пункта
2.2 раздела 2 Методических рекомендаций.
Задачи, которые заносятся в подраздел «Список дел» или в подраздел
«Задачи», являются гибкими, и их требуется отнести к соответствующим
контекстам, для чего следует применить технику контекстного планирования.
Преимущества контекстного планирования:

позволяет видеть те действия, которые удобно выполнить именно
в данный момент (стечение обстоятельств);

позволяет выбрать следующее активное действие;

позволяет оптимально использовать небольшие промежутки времени, возникающие в течение дня;

заданный контекст позволяет легче определить приоритетность
задачи.
Порядок действий при контекстном планировании:
3.1.6.1.
Выявить и сформулировать типовые индивидуальные контексты. Типовые контексты можно отнести к категориям: место, человек или
группа людей, обстоятельства внутренние, обстоятельства внешние, проекты
и пр. Группы контекстов формируются в списке категорий (кнопка «Выбрать
категорию»), каждой группе назначается соответствующее цветовое кодирование. В первую очередь создаются две ключевые группы: «1-Неделя», «1День». Категория «1-Неделя» требуется для того, чтобы в ней создавать обзор и осуществлять дальнейшее планирование задач на предстоящую неделю.
Категория «1-День» необходима для создания обзора и планирования задач
на предстоящий день. Все остальные группы контекстов формируются в соответствии со спецификой деятельности. Количество групп не должно превышать 7±2. Поскольку MS Outlook 2007 отображает категории в алфавитном порядке, целесообразно начинать их названия с цифр, упорядочивая по
степени частоты работы с ними. Так, следует начать названия контекстных
категорий с цифры 2, например «2-Руководитель», так как цифру 1 уже ис-
12
пользовали для обозначения категорий дня и недели. К каждой контекстной
категории выбирается цветовая метка, которая будет ее визуализировать.
3.1.6.2.
Создать соответствующие списки задач в MS Outlook
2007, привязанные к этим контекстам. Присвоить задаче определенную категорию (контекст) можно, нажав кнопку «Выбрать категорию» на панели инструментов справа и выбрав соответствующую цветовую метку. В подразделе «Список дел» следует создать группировку задач по категориям, чтобы
можно было видеть сразу все задачи, относящиеся к определенной категории
и оперировать ими. Одна и та же задача может быть отнесена к нескольким
категориям и в этом случае потребуется поставить несколько цветовых меток
в соответствии с выбранными категориями.
3.1.6.3.
При приближении событий, связанных с определенным
контекстом, необходимо просмотреть соответствующий список. В подразделе «Список дел», создав группировку задач по категориям, нажимая на
кнопку «+» слева от выбранной категории, можно данную категорию открывать и закрывать. Это позволяет в разные моменты рабочего дня работать
именно с теми задачами, которые в эти моменты нужны. Находясь в какомлибо контексте, можно видеть список относящихся к нему задач. Поскольку
одна и та же задача может находиться одновременно в нескольких контекстах, то, соответственно, она будет видна из каждого.
3.2. Планирование недели.
Порядок планирования недели следующий:

создать полную систему обзора задач на неделю – представить
информацию о текущих задачах в MS Outlook 2007 так, чтобы легко видеть
всю совокупность значимых элементов и их взаимосвязи;

определить степени важности имеющихся задач, расставить акценты;

применить проектный подход к объемным задачам - декомпозировать задачи на более мелкие единицы работы для удобства дальнейшего их
планирования и реализации.
3.2.1. Создание системы обзора планов на неделю.
Система обзора планов на неделю позволяет материализовать информацию, упорядочить задачи, оценить объем работ и наличие ресурсов с целью дальнейшей эффективной организации работы. Также она позволяет
оценить соотношение объема распланированного и незапланированного времени, провести сортировку задач. Включает в себя сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех имеющихся задач на предстоящую неделю, перенос
незавершенных действий с прошлой недели и последовательную фиксацию
вновь поступивших задач.
Система обзора планов представляет собой список жестких задач в календаре и список гибких задач в категории «1-Неделя». Чтобы создать систему обзора, позволяющую видеть одновременно и календарь, и список
гибких задач, требуется настроить МS Outlook 2007.
13
При планировании недели просматривается раздел «Календарь», весь
список входящих задач, зафиксированных в MS Outlook 2007, и выбираются
те, начало выполнения которых запланировано на предстоящую неделю.
Всем задачам дополнительно к имеющимся контекстам присваивается категория «1-Неделя». Кроме того, в категорию «1-Неделя» в подразделе «Список дел» вносятся новые, ранее не зафиксированные задачи, намеченные на
текущую неделю. Также в разделе «Календарь» фиксируются вновь поступившие жесткие задачи, заполняются поля «Тема», «Место», «Начало», «Конец» и, в зависимости от контекста, назначаются цветовые отметки для каждой задачи.
3.2.2. Определение степени важности задачи.
Для каждой запланированной на неделю задачи должна быть определена степень важности с целью структурирования внимания и создания условий для своевременного отслеживания и исполнения первоочередных задач с
помощью цветового кодирования.
Задача считается важной, если она является существенным вкладом в
реализацию целей ОИВ и СППО, стратегических целей Правительства области, необходима для дальнейшего выполнения работы или из-за ее невыполнения могут возникнуть серьезные проблемы, негативные последствия либо
её важность определена вышестоящим руководителем.
При установке задаче значения «Важная» она автоматически выделяется красным шрифтом. Для того чтобы MS Outlook 2007 поддерживал подобный формат, требуется настроить автоматическое выделение важных задач. Кроме того, на панели задач слева или справа появляется колонка с восклицательным знаком - поле «Важность», добавленное на панель задач. Если
важность задачи теряет актуальность, то данная метка снимается и задача
приобретает статус обычной.
3.2.3. Применение проектного подхода к объемным по времени задачам.
К объемной или трудновыполнимой задаче, на реализацию которой
требуется более одного активного шага, применяется проектный подход.
Проектный подход – способ структурирования деятельности, направленной на определенный результат, при котором она разбивается на более
мелкие завершенные единицы работ.
Порядок действий при реализации метода:

выделить задачи – проекты, создать соответствующий список в
MS Outlook 2007, присвоив каждой задаче-проекту категорию и цветовой индикатор;

разделить данные задачи на подзадачи – единицы работы, каждая из которых должна иметь свой срок завершения и определенный промежуточный результат;

определить длительность каждой подзадачи таким образом, чтобы она составляла не более 2-3 часов;
14

определить сроки и последовательность выполнения каждой подзадачи;

зарезервировать время в плане дня (недели) на данные единицы
работы.
Каждое мероприятие фиксируется как отдельная задача в MS Outlook
2007. Если данное мероприятие относится к категории жестких или регулярных жестких задач, то оно помещается в раздел «Календарь», где фиксируется точное время встречи или время выполнения данной задачи. Если мероприятие не привязано к точному времени выполнения, то оно фиксируется в
подразделе «Список дел», с заполнением всех необходимых полей.
Необходимо своевременно и регулярно выполнять одну единицу работы по реализации задач-проектов и контролировать продвижение к результату. Выполненные задачи помечать, как завершенные.
3.2.4. Принципы планирования деятельности на неделю.
Для обеспечения эффективности недельного планирования следует
придерживаться следующих правил:

среди входящих задач на неделю есть задачи, относящиеся к планам подразделения, текущим поручениям, а также непредвиденные незапланированные задачи, следовательно, при планировании недели важно учитывать принцип «60:40», где жестко планировать рекомендуется только 60 процентов рабочего времени, а 40 процентов времени оставлять незапланированным с целью обеспечения гибкости и выполнимости плана;

при планировании использовать формулировки, определяющие
результат выполнения задачи;

фиксировать в MS Outlook 2007 все поступающие задачи;

переносить невыполненные и незавершенные задачи в план следующей недели.
3.3. Планирование дня.
Планирование дня отличается от планирования недели, поскольку состоит из более мелких задач и практических шагов по их реализации. Конкретные действия могут быть с высокой точностью спрогнозированы по затратам времени. По результатам планирования дня на сетке календаря в MS
Outlook 2007 должны быть зафиксированы жесткие встречи, выделенные синим, бюджетируемые задачи, выделенные зеленым, и высокоприоритетные
задачи, выделенные красным цветом. Кроме того, можно видеть многодневные события, попадающие на данный день. В разделе «Список дел» остаются
гибкие и неприоритетные задачи.
По ходу реализации плана на день, выполненные задачи, поставленные
самостоятельно, отмечаются как завершенные. Для этого нужно либо в подменю «Состояние» выбрать пункт «Завершена» либо поставить галочку в
квадрате, расположенном слева от названия каждой задачи на панели задач.
Если задача была поставлена руководителем как поручение в MS Outlook
2007, то она отмечается как завершенная.
15
Составление плана осуществляется на основе технологии планирования дня и с учетом принципов планирования, описанных в подпункте
3.3.6 данного пункта настоящих Методических рекомендаций.
3.3.1. Технология планирования дня.
Технология планирования дня направлена на создание рабочего плана
на день в MS Outlook 2007.
Результатом применения технологии планирования дня являются:

учет всех имеющихся задач на день;

контроль результатов и возможность отслеживания незавершенных задач;

учет всех необходимых ресурсов и помех для выполнения задач;
Технология планирования дня состоит в последовательном выполнении
5 основных шагов:
1 шаг: создание обзора всех дел;
2 шаг: расстановка приоритетов - определение сравнительного преимущества одной задачи над другой при наличии между ними «конфликта
интересов», обусловленного ограниченностью ресурсов; определяется на основе критериев важности и срочности;
3 шаг: оценка и планирование продолжительности каждого дела;
4 шаг: внесение приоритетных дел в календарь;
5 шаг: планирование неприоритетных дел, перерывов, рутинной работы.
3.3.2. Создание системы обзора задач на день.
Система обзора задач является способом визуализации информации и
позволяет видеть все задачи, имеющиеся для выполнения на данный день.
Обзором является сгруппированный список задач на день, настроенный таким образом, что задачи располагаются в порядке убывания важности.
При получении сотрудником вновь поступившей задачи через систему
электронного документооборота «DIRECTUM», её необходимо зафиксировать (в зависимости от вида – жесткая или гибкая) в разделе «Календарь» либо в подразделе «Список дел» в MS Outlook 2007.
Чтобы создать обзор всех дел на день, необходимо просмотреть категорию «1-Неделя» и перенести в категорию «1-День» все задачи, которые
нужно выполнить в данный день. Присвоить категорию «1-День» можно,
нажав кнопку «Выбрать категорию» на панели инструментов справа и поставив соответствующую цветовую метку (дополнительно к существующим
контекстам). Обзор задач всегда фиксируется письменно и в нем представляются все задачи на данный день (включая неприоритетные, необязательные и т.д.).
3.3.3. Расстановка приоритетов.
Расстановка приоритетов позволяет определить очередность выполнения дел, сконцентрировать фокус внимания на наиболее существенных. Приоритет присваивается на основе технологии расстановки приоритетов.
16
Инструментом, для определения приоритетов является матрица управления временем, в которой по вертикали отмечается важность задачи, по горизонтали – срочность задачи:
СРОЧНЫЕ
НЕСРОЧНЫЕ
В
А
Ж
Н
Ы
Е
1.
2.
Н
Е
В
А
Ж
Н
Ы
Е
3.
4.
В зависимости от степени срочности и важности задачи могут быть отнесены к одной из четырех групп:
1)
срочные и важные дела – требуют немедленного выполнения;
2)
несрочные и важные дела – наиболее приоритетные - в плане дня
резервируется специальное время на их выполнение;
3)
срочные и неважные дела – не являются приоритетными, требуется найти способ сократить время на их выполнение (за счет делегирования,
стандартизации и т.д.); важно не путать их со срочными и важными;
4)
несрочные и неважные дела – реализуются по остаточному принципу.
Таким образом, формула расстановки приоритетов выглядит следующим образом:
приоритет = срочность х важность.
Чтобы облегчить восприятие относительной приоритетности различных задач, можно представить распределение приоритетов на следующей
шкале:
17
С
Низкий
приоритет
В
А
Средний
приоритет
Высокий
приоритет
где:
А - высокий приоритет – срочное и важное;
В - средний приоритет – или срочное или важное;
С - низкий приоритет – несрочное и неважное.
Если использовать для измерения срочности и важности 3-балльную
шкалу, то, следуя предложенной выше формуле, приоритетность любой задачи может составить от 1 до 9 баллов. Это наглядно представлено на следующей матрице:
Градация шкалы приоритетности в этом случае такова:
группа С – 1-3 балла (белое поле на матрице);
группа В – 4-6 баллов (серое поле на матрице);
группа А – 9 баллов (чёрное поле на матрице).
Чтобы установить приоритетность для задачи на практике, следует:

определить срочность и важность каждой задачи с использованием матрицы управления временем;

определить приоритет задачи по формуле;

мысленно расположить приоритет задачи на шкале приоритетов.
Приоритет присваивается каждой задаче в категории «1-День» и в разделе «Календарь». Для этого требуется открыть окно задачи и в поле «Тема»
перед формулировкой задачи проставить букву, определяющую уровень
приоритета с двоеточием. Например, имеется следующая формулировка за-
18
дачи «Портал: Петров: обсудить расписание мероприятий». После присвоения высокого приоритета формулировка будет выглядеть: «А: Портал:
Петров: согласовать расписание мероприятий». Подобное именование позволяет с первого взгляда понять, к какому приоритету относится данная задача.
3.3.4. Оценка продолжительности выполнения задачи.
Для каждой задачи определяется длительность ее реализации, что является основой для дальнейшего планирования и контроля. Подобная оценка
позволяет понять, насколько реально выполнение всего запланированного на
данный день объема работ, а также выделить крупные и мелкие задачи. Продолжительность определяется на основе прошлого опыта выполнения задач
подобного типа либо методом экспертной оценки. При определении длительности необходимо указывать минимальное, но достаточное время для
выполнения задачи. В подразделе «Список дел» в категории «1-День» продолжительность можно обозначить, нажав в окне выбранной задачи на панели инструментов кнопку «Подробно» и заполнив поле «Объем работ».
3.3.5. Формирование плана в календаре.
На основе приоритетов и длительности задач в календаре формируется
план на день. При формировании плана в разделе «Календарь» вносятся
жесткие задачи (встречи, совещания и т.п.) с учетом продолжительности и
отмечаются синим цветом. Также резервируется время на выполнение гибких
задач из категории «1-День» с высоким приоритетом. Резервы - запасы по
срокам и ресурсам, закладываемые при планировании. Чем выше непредсказуемость ситуации и ниже вероятность осуществления первоначального плана, тем больше должны быть резервы, закладываемые в план.
Задачу из подраздела «Список дел» в раздел «Календарь» можно переместить мышкой, тогда задача будет одновременно видна и там и там. В
разделе «Календарь» следует открыть окно данной задачи и установить время ее выполнения. Чтобы задача была видна только в разделе «Календарь»,
ее требуется скопировать. Если данная задача достаточно приоритетная и
требует на выполнение более 1 часа, то в календаре она отмечается как бюджетируемая – зеленым цветом.
После внесения в календарь жестких, приоритетных и бюджетируемых
задач следует оценить количество жестко спланированного времени и временных резервов. В случае, если количество жестко спланированного времени не превышает 60 процентов от всей длительности рабочего дня, на оставшиеся временные резервы (40 процентов) планируются менее приоритетные
дела, перерывы, выполнение рутинной работы. В ином случае неприоритетные дела оставляются в списке гибких задач, а в календаре формируются
временные резервы между крупными и приоритетными задачами.
Список задач в категории «1-День» просматривается в течение дня несколько раз по окончании выполнения каждого крупного дела с целью структурирования внимания и возможности выбора задачи при наличии резерва
19
времени. Также данная категория просматривается в случае отмены какойлибо из ранее запланированных жестких задач.
3.3.6. Принципы планирования дня.
3.3.6.1. Основное соотношение планирования – 60:40.
В случае, если непредвиденных задач не возникает, то данные резервы
времени заполняются более мелкими задачами из категории «Гибкие».
Подобная система планирования позволяет оперировать только крупными и приоритетными делами дневного масштаба, не отвлекаясь на множество мелких.
3.3.6.2. Регулярность планирования.
3.3.6.3.
Реалистичность – планирование такого объема задач, с которым реально возможно справиться.
3.3.6.4.
Гибкость – составление плана таким образом, чтобы в случае появления непредвиденного обстоятельства план можно было бы изменить. Наличие в плане альтернативных действий.
3.3.6.5.
Письменная форма: фиксация всех дневных планов в MS
Outlook 2007.
3.3.6.6.
Установление приоритетов: в плане должно обозначаться,
какие дела являются наиболее важными. Им необходимо отводить больше
времени.
3.3.6.7.
Нормирование работы. Для каждой задачи должно быть
выделено определенное количество часов, минут на основании личного опыта. Работа должна занимать столько времени, сколько на нее отведено.
3.3.6.8.
Определение критериев выполнения. Для каждой задачи
должен быть установлен критерий, по которому она будет считаться выполненной. Критерии могут устанавливаться самостоятельно, могут быть определены в планах работы подразделения или установлены руководителем.
3.3.6.9.
Ориентированность на результат: фиксация в планах результата вместо действий на основании определенных критериев выполнения.
3.3.6.10.
Последовательность. Задачи необходимо выполнять последовательно. Планы должны предусматривать начало новой работы только тогда, когда закончена предыдущая (или ее обособленный блок).
3.3.6.11.
Перенос несделанного. Невыполненные задачи, которые
нельзя вычеркнуть совсем, переносятся в план следующего дня.
3.3.6.12.
Согласование планов. Для того чтобы планы были более
выполнимыми, их нужно согласовывать с позициями и намерениями других
заинтересованных (вовлеченных) людей.
3.3.6.13.
Разнообразие: наличие в плане чередования разнообразной
деятельности.
3.4. Организация эффективного использования рабочего времени.
Эффективная организация деятельности включает в себя последовательное выполнение запланированных задач в соответствии со следующими
принципами:
20

начинать выполнение плана дня с задач, имеющих высокий приоритет (А);

выполнять задачи последовательно, по степени приоритетности;

отклонять или временно откладывать выполнение дополнительно
возникающих на линейном уровне неотложных срочных задач, не имеющих
высокой важности;

избегать незапланированных импульсивных действий;

своевременно делать перерывы; длительность перерывов должна
соответствовать требованиям трудового распорядка;

завершать начатые дела либо записывать те идеи, которые не
удалось довести до конца при переходе к другой деятельности; комментарии
относительно незавершенной деятельности записываются в свободном поле
открытого окна задачи под панелью инструментов;

контролировать время и планы с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов.
3.4.1. Факторы, препятствующие оптимальному использованию времени.
К факторам, препятствующим оптимальному использованию времени
(внешним и внутренним поглотителям времени), относятся стандартные ситуации, временно останавливающие основную работу и препятствующие ее
завершению либо вынуждающие отклониться от намеченного плана. Внешние поглотители времени (внешние факторы) - обстоятельства, люди и пр.,
оказывающие воздействие из внешней среды на сотрудника и приводящие к
неэффективному расходованию им рабочего времени. К ним относятся: телефонные звонки, большие объемы электронных сообщений (спам), визиты
случайных посетителей и пр. Внутренние поглотители времени (внутренние
факторы) - особенности личного отношения сотрудников к задачам и мотивированности на их выполнение, приводящие к откладыванию выполнения
данных задач и расходу времени на менее приоритетные задачи. К данным
факторам относятся: отсутствие продуманных планов действий, попытки
сделать много за один раз, откладывание, чрезмерное стремление к совершенству, нерешительность, спешка, неумение говорить «нет» и пр.
Для того чтобы успешно бороться с воздействием указанных факторов,
необходимо придерживаться следующего порядка:

определить факторы, в наибольшей степени препятствующие индивидуальной эффективности;

минимизировать время действия данных факторов, продумав по
каждому набор предотвращающих действий;

включить действия по минимизации факторов в план дня, а также
оставлять определенную долю времени в качестве резерва для неожиданных
посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки
продолжительности отдельных дел.
3.4.2. Меры, направленные на устранение воздействия внешних факторов.
21
Работа с внешними факторами, препятствующими оптимальному использованию рабочего времени, осуществляется за счет инструментов, позволяющих сократить непродуктивный расход времени на повторяющиеся
однотипные операции, отвлечения на внешние стимулы, сортировку электронных сообщений и др.
3.4.3. Меры, направленные на устранение воздействия внутренних факторов.
Работа с внутренними факторами, препятствующими оптимальному
использованию рабочего времени, осуществляется за счет инструментов,
позволяющих повысить мотивацию к работе и сознательного формирования
условий для выполнения сложных, неприятных, неинтересных задач.
3.5. Контроль и анализ использования рабочего времени.
Для оценки эффективности процесса на разных этапах реализации планов, для нормирования труда, создания стандартов выполнения работы применяется контроль и анализ использования служебного времени.
Результатом контроля использования времени является оптимизация
использования времени рабочего дня.
Контроль осуществляется сотрудником путем регулярной проверки
своих планов в течение дня, анализа своей деятельности и затрат времени, а
также проверки реализации планов в конце дня. Кроме того, в зависимости
от категории задач, контроль подразумевает также отчетность по выполненным задачам и их анализ по различным характеристикам.
Контроль осуществляется по ходу выполнения деятельности – по завершении каждой задачи, а также ежедневно, в конце рабочего дня. В течение дня выполненные задачи отмечаются как завершенные и регулярно просматриваются списки имеющихся к исполнению задач, контролируется первоочередное исполнение приоритетных задач. По завершении работы подводятся итоги. Для подведения итогов следует отводить не менее 15 минут в
конце текущего рабочего дня. В отведенное для этого время создается обзор
выполненных задач, оцениваются достигнутые результаты, проводится анализ эффективности использования времени. Невыполненные важные задачи
переносятся на следующий день с установлением им высокого приоритета,
потерявшие актуальность задачи вычеркиваются.
По окончании недели также проводится оценка достигнутых результатов: сопоставляется фактическое состояние дел с запланированным, проводится анализ эффективности использования рабочего времени. Для контроля
и оценки проделанной работы за неделю следует выделять 30-40 минут в
конце последнего рабочего дня текущей недели. Невыполненные задачи переносятся в план следующей недели, неактуальные задачи вычеркиваются.
3.5.1. Обзор выполненных задач.
Для осуществления эффективного контроля, самоанализа и отчетности
необходимо иметь наглядный обзор всех выполненных задач в MS Outlook
2007, а также иметь возможность четко отделять их от незавершенных так,
чтобы на панели задач в подразделе «Список дел» показывались только те
22
задачи, которые еще предстоит выполнить. Для этого следует настроить автоматическое перемещение выполненных задач и, как следствие, представление всех завершенных задач в одной папке. Чтобы увидеть весь список выполненных задач следует зайти в папку «Задачи» и справа в разделе «Текущее представление» выбрать пункт «Завершенные задачи». Для формирования отчета по выполненным задачам данный список можно распечатать или
представить как вложение.
Необходимо принимать во внимание, что жесткие задачи, зафиксированные в разделе «Календарь», не перемещаются в папку завершенных, поэтому их надо после исполнения перетаскивать мышкой в подраздел «Список дел» и там уже отмечать как выполненные. В таком случае задачи автоматически переместятся в папку завершенных.
3.5.2. Группировка выполненных задач.
В зависимости от требующегося анализа выполненные задачи группируются в MS Outlook 2007 по различным признакам, например, по дате начала, по сроку исполнения, по категориям и т.д. Чтобы произвести группировку
по определенному признаку, следует перетащить название столбца с нужным параметром на панель над списком задач. Можно произвести группировку по нескольким признакам одновременно, последовательно перетаскивая названия столбцов на панель.
Можно также сгруппировать выполненные задачи в хронологическом
порядке с целью более удобного их отслеживания и анализа. Для этого следует настроить группировку выполненных задач.
Чтобы отследить, какие задачи были выполнены по тому или иному
проекту или какие действия в рамках выполнения задач были связаны с тем
или иным человеком, можно использовать возможности поиска в папке «Задачи». Для этого следует с помощью кнопки «Найти» отобрать все выполненные задачи по данному проекту, направлению или человеку. Чтобы это
было возможно, нужно придерживаться тех же правил именования, что и при
создании встреч: в поле поиска вводится ключевое слово, характеризующее
нужную категорию задач.
3.5.3. Анализ эффективности использования времени.
По окончании рабочего дня необходимо выполнить следующие действия:

проконтролировать выполнение поставленных задач;

оценить наличие невыполненных мероприятий и причины возникновения отклонений от плана;

оценить соотношение затрат времени на приоритетные задачи и
текущую работу.
Если в течение дня количество текущей работы существенно превышает количество выполняемых приоритетных задач, следует пересмотреть систему определения приоритетов в соответствии с подпунктом 3.3.3 пункта
3.3 данного раздела Методических рекомендаций.
23
При осуществлении анализа использования времени следует придерживаться следующего порядка действий:
3.5.3.1.
Оценить результативность: сравнить намеченный в плане
объем работ с реально выполненным объемом. Отклонения от намеченного
плана являются информацией для анализа.
3.5.3.2.
Оценить личную мотивированность: каковы были личные
установки, настрой на выполнение тех или иных задач. В случае недостаточной мотивированности при организации дальнейшей деятельности применить инструменты работы с внутренними факторами, препятствующими эффективному использованию времени.
3.5.3.3.
Оценить возможности развития – определить, что прошло
успешно, что могло быть сделано лучше.
3.5.3.4.
Сформировать план на следующий день с четкой постановкой задач, приоритетов, делегированием, внести в план невыполненные и незавершенные задачи истекшего дня в случае наличия таковых.
Подобный контроль и анализ проводится также в отношении выполнения недельных планов. На основании результатов регулярного ежедневного и
недельного анализа выявляются основные тенденции по эффективности использования времени, формируются и включаются в план на следующий период основные задачи по повышению эффективности использования рабочего времени.