Практикум 7.1 Функциональные возможности модуля Финансы в системе MBS Navision Цель работы:

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Практикум 7.1
Функциональные возможности модуля Финансы
в системе MBS Navision
Цель работы:
1. Изучить функциональные возможности модуля Финансы.
2. Получить навыки практической настройки модуля Финансы.
Задание 1. Знакомство с Планом счетов модуля Финансы
Главным элементом учетной политики фирмы является ее план счетов —
список бухгалтерских счетов, на которых учитываются финансовые операции.
Для ввода финансовых счетов и просмотра балансов по ним используется окно
План Счетов.
В учебной фирме создан подробный план счетов и субсчетов, соответствующий
по основным статьям требованиям Минфина по состоянию на 2004 г. Кроме того,
каждый счет имеет ряд субсчетов.
В соответствии с требованиями Минфина количество счетов и субсчетов,
участвующих в финансовых операциях, может устанавливаться непосредственно
предприятием.
В своей фирме вы должны оставить только те счета, по которым будут
выполняться транзакции.
3. Откройте План счетов в учебной фирме.
4. Просмотрите, какие столбцы отображены в плане счетов и как они
заполнены.
В последних
столбцах
приведены
Оборот
и Баланс
по каждому счету.
5. Посмотрите, какие таблицы подключаются при заполнении данных
в столбцах.
6. Скопируйте таблицу План счетов из учебной фирмы.
Список счетов
7. Просмотрите окно План счетов в учебной фирме, а потом в своей. Найдите
отличия.
8. В меню Финансы выберите План Счетов. Система позволяет просмотреть
финансовые счета в виде списка. Вы не можете изменить настройки счета
в этом режиме.
9. Просмотрите, какие столбцы отображены в плане счетов и как они
заполнены. Есть ли данные в последних столбцах Оборот и Баланс
по каждому счету.
10. Посмотрите, какие таблицы подключаются при заполнении данных
в столбцах и какие данные введены в этих столбцах (Ответ: никакие, так
как эти таблицы в вашей фирме еще не заполнены).
11. Найдите и выберите фин.счет номер 90-110, Выручка от прод. тов., Россия.
12. Нажмите Фин. Счет, Карточка для вызова карточки финансового счета.
В режиме просмотра счета в виде карточки вы можете изменить настройки
фин. счета, удалить фин. счет, создать новый фин. счет.
1
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Закладка Общее
Рис. 1
Ознакомьтесь с назначением полей закладки Общее.
Поле Но — служит для ввода финансового счета, который вы заводите. Можно
ввести не более 20 символов, как буквы, так и цифры. Номер идентифицирует
счет.
Поле Название — здесь
не превышающее 30 символов.
указывается
название
финансового
счета,
Поле Операционный/Балансовый — поле определяет, является ли
финансовый счет балансовым или операционным. Это поле играет важную роль
при реформации баланса в конце финансового года.
Поле Дебет/Кредит — позволяет определить стандартный тип транзакций,
учитываемых на данном финансовом счете. Это ни в коей мере не ограничивает
возможности учета транзакций различного типа, только усиливает функции
отчетности.
Поле Тип Счета — определяет назначение счета.
Учетный — используется для аккумулирования транзакций.
Заголовок — используется исключительно в описательных целях.
Сумма — используется для подведения итогов по группе счетов. Набор счетов,
включаемых в группу, определяется пользователем. Такие счета могут
пригодиться для обобщения итогов по группам счетов разной классификации
(валовый доход).
От-Сумма и До-Сумма — От-Сумма определяет начало диапазона счетов, ДоСумма — конец этого диапазона. Каждый счет До-Сумма имеет диапазон счетов
в поле Группировка. Группа может быть сформирована автоматически или
введена вручную. Если вы не определите диапазон вручную, первый счет этого
диапазона определяется полем Отступ. Последний счет диапазон всегда должен
быть счетом До-Сумма в диапазоне. Вы также можете создать многоуровневый
2
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
план счетов, где счета От-Сумма и До-Сумма находятся в других счетах От-Сумма
и До-Сумма.
Поле Группировка — используется для определения, какие счета будут
относиться к записям Сумма или До-Сумма.
Поля Число Пустых Строк, Новая Страница и Отступ определяют, как счета
выглядят в отчетах. В частности:
 количество пустых строк перед счетом в отчете;
 начинается ли после счета новая страница;
 отступ от стандартных рамок отчета.
Поле Выверять Счет предназначено для определения того, будет ли этот
финансовый счет включен в окно Выверка финансового журнала. Окно Выверка
открывается путем выбора Учет, Выверить. Окно Выверка используется после
того, как заполнен финансовый журнал (но перед учетом) для выверки счетов,
учитываемых в журнале. В демонстрационной фирме в счетах Кассы поле
Выверять счет отмечено. Таким образом, ликвидные активы могут быть
выверены с ежедневными входящими и исходящими платежами.
Поле Авто Вставка Расш. Текста — при наличии в этом поле флажка все
описания, добавленные к финансовому счету, будут представлены в документах
покупки/продажи в полях описания. Если вы не хотите автоматически добавлять
расширенные тексты, в документах имеется опция, позволяющая сделать это
вручную. Для создания расширенного текста щелкните мышью на Фин. Счет,
Расширенные тексты. Авто Вставка Расш. Текста может быть настроена для
счетов, товаров и ресурсов.
Поле Прямой учет показывает, разрешен ли для этого счета прямой учет
из строки журнала.
Поле Блокировка — установив здесь флажок, можно заблокировать учет
операций на данный финансовый счет. Для разблокирования счета удалите
из поля флажок. Иногда в силу разных причин вы можете временно блокировать
учет на отдельных счетах. Затем блокировка счета может быть отменена.
Закладка Учет
3
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 2
Закладка Учет содержит информацию, которую программа использует для
регистрации финансовых и налоговых транзакций.
Общий Тип Учета — этот код определяет, будет ли этот счет использован
исключительно в связи с транзакциями типа Продажа или Покупка или с обоими
типами транзакций. Поле Общий Тип Учета используется вместе с полями НДС
Бизнес Группа и НДС Товарная Группа для поиска счета, на который
программа учитывает НДС. Поле должно быть заполнено только для счетов
прибыли и убытков, связанных с начислением НДС. Для прочих счетов выберите
опцию Пробел.
Общая Бизнес Группа — стандартная бизнес-группа для определенного
счета. Код Общей бизнес группы идентифицирует продавца или покупателя
товара. Этот код используется вместе с кодами Общая товарная группа и Общая
группа учета для поиска финансовых счетов, на которые программа учитывает
продажи,
покупку,
скидки,
себестоимость
реализованных
товаров
и корректировку товарных запасов.
Общая товарная группа — стандартная бизнес-группа учета для
определенного счета. Код общей товарной группы показывает, какой именно
товар вы продаете или покупаете. Этот код используется вместе с кодами Общая
бизнес-группа и Общая группа учета для поиска финансовых счетов, на которые
программа учитывает продажи, покупку, скидки, себестоимость реализованных
товаров и корректировку товарных запасов.
НДС бизнес группа — стандартная бизнес-группа учета НДС для
определенного счета. Этот код используется программой вместе с кодами НДС
Товарная группа и Общая группа учета для определения %НДС, вычисления типа
НДС и для поиска финансовых счетов, на которые программа учитывает НДС.
НДС товарная группа — стандартная бизнес-группа учета НДС для
определенного счета. Этот код используется программой вместе с кодами НДС
Бизнес группа и Общая группа учета для определения %НДС, вычисления типа
НДС и для поиска финансовых счетов, на которые программа учитывает НДС.
4
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Внимание
После того как вы присвоили тип учета и все коды групп учета финансовому
счету, эти коды будут автоматически вставляться в журнал, строки продаж или
покупки при выборе финансового счета.
Для общей бизнес-группы можно определить стандартную группу учета НДС.
Когда вы присваиваете группу учета в поле Общая бизнес группа, программа
автоматически копирует стандартную НДС бизнес-группу в поле НДС бизнес
группа.
Настройка групп учета будет выполнена позже.
Кнопка Фин. счет
Просмотрите функции кнопки Фин.счет:
Список — показ списка всех счетов. Обратите внимание, это не тот же план
счетов, поскольку он не включает, а сопоставляет или суммирует информацию.
Учтенные операции — показ всех учтенных операций для этого счета.
Комментарии
по этому счету.
— показ или ввод любых дополнительных комментариев
Измерения — показ или ввод стандартных измерений для этого счета.
Расширенные тексты
счета.
— показ или ввод расширенного текста для этого
Поступления-платежи
Рис. 3
Просмотрите функцию Поступления и платежи в учебной фирме. Сначала
выберите режим просмотра в целом по годам, затем по месяцам и, наконец,
по дням.
Просмотрите функцию Поступления и платежи в своей фирме.
Этот отчет предоставляет резюме ожидаемого чистого оборота наличных
с клиентами и поставщиками за определенный период времени. Это просто
5
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
резюме открытых учтенных операций клиента и поставщика, отсортированные
по Дате оплаты, а не по Дате учета. Можно указать тот период, который
вы хотите видеть, например, ежедневно, ежемесячно, поквартально и т. д. Если
вы хотите видеть ожидаемый чистый баланс не оплатившего клиента и балансы
поставщика на любую дату, выберите кнопку Баланс на дату. Если вы хотите
видеть ожидаемое движение наличности за определенный период, необходимо
выберать кнопку Оборот.
Кнопка Баланс
Кнопка Баланс предназначена для показа информации о балансах и суммах
транзакций для этого счета.
Просмотрите функции кнопки Баланс в учебной фирме и в своей фирме.
Отметьте разницу.
Фин. Счет Баланс показывает баланс или оборот для финансового счета
за период времени.
Фин. Баланс показывает баланс или оборот для финансового счета за период
времени.
Фин. Баланс по Измерениям показывает баланс или оборот по всем счетам.
Информация может быть показана в столбцах и строках финансового счета,
периода или двух глобальных измерений.
Окно План счетов
Закройте карточку финансового счета и вернитесь в окно План Счетов.
Рис. 4
В окне План счетов есть все поля, которые содержатся в карточке
финансового счета в формате таблицы. В дополнение к информации из карточки
финансового счета там также присутствует текущая информация по обороту
и балансу.
6
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Внимание
В нижней части окна План счетов находится кнопка Функции.
Если номера счетов состоят только из цифр, они будут отсортированы в окне
План счетов в зависимости от того, работаете вы на Navision Server или
на Microsoft SQL Server. При Navision Server номера счетов будут отсортированы
в порядке возрастания. При Microsoft SQL Server номера счетов будут
отсортированы по алфавиту в порядке возрастания. В результате необходимо
аккуратно настраивать структуру номеров счетов для обеспечения корректной
нумерации счетов в вашем плане счетов.
Единственная ее функция, Создать отступы в плане счетов, используется для
форматирования полей Сумма, От-сумма и До-сумма и расположения счетов
в соответствии с заданной иерархией. Иерархия устанавливается исходя из типов
счетов От-сумма и До-сумма. Номера счетов между ними будут включены
в диапазон До-сумма в поле Группировка.
Внимание
План счетов в программе отличается от плана счетов в других программах,
поскольку
он включает
только
итоговые
финансовые
счета.
Обычно
детализированный анализ транзакций по измерениям достигался настройкой
подробного плана счетов с большим количеством счетов. В нашей программе
детализация может храниться в отдельных таблицах в качестве измерений
и присваиваться транзакциям только при записи транзакции. В результате у нас
получается меньший план счетов при одновременной поддержке возможности
подробного анализа. Однако это не препятствует созданию при необходимости
большого плана счетов в традиционном формате.
Окно План счетов также содержит кнопки Фин. Счет и Баланс, такие же, как
и в карточке счета. Функции на них тоже похожи. Программа использует строку
План счетов, на которой находится курсор при выборе функции на кнопке.
Кнопка Фин. Счет
Карточка — показывает карточку счета для финансового счета, на котором
установлен курсор.
Измерения/для одного
финансового счета.
— та же функция, что и Измерения на карточке
Измерения/для выбранных — присваивает те же стандартные измерения
для выбранных счетов. Поскольку окно План счетов представляет собой список
финансовых счетов, можно присваивать одинаковые стандартные измерения
нескольким счетам, выбирая соответствующие строки счетов. Таким образом
сокращается время ввода, необходимое для настройки стандартных измерений.
Учтенные операции, Комментарии, Расширенные тексты, ПоступленияПлатежи — это такие же функции, что и на карточке финансового счета.
Кнопка Баланс
Фин. Счет Баланс, Фин. Баланс, Фин. Баланс по Измерению
показывают ту же информацию, что и в карточке финансового счета.
7
—
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Фин. Счет Баланс/Бюджет — показывает реальный и расчетный баланс или
оборот для финансового счета за период времени.
Фин. Баланс/Бюджет
— показывает реальный или планируемый
(бюджетный) баланс или оборот по всем финансовым счетам за установленный
период времени.
Отчеты на кнопке Баланс в карточке финансового счета и в плане счетов
будут рассмотрены далее в учебных материалах по финансовому менеджменту.
Задание 2. Настройка модуля Финансы
1. В меню модуля Финансы нажмите Настройка/Финансы Настройка.
Рис. 5
Окно Финансы Настройка предназначено для ввода информации о способах
решения бухгалтерских задач в фирме. Например, здесь задается точность
округления счетов, код локальной и дополнительной отчетной валюты, если
таковая имеется, формат адресов и прочее. Окно Финансы Настройка должно
быть заполнено для каждой фирмы в Navision.
Окно разделено на закладки, каждая из которых содержит определенный вид
информации. Некоторые из функций, представленных в окне, используются
пользователем исключительно по его усмотрению и выбору.
Требуются данные из таблиц
Валюты
Серия номеров
План счетов
Измерение (еще не настроена)
Закладка Общее
8
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Можно контролировать диапазон дат, который все пользователи применяют для
учета, заполнив поля Разрешить Учет От и Разрешить Учет До.
Стандартные даты и ограничения учета для конкретных пользователей
устанавливаются в настройке конкретных пользователей. В отсутствии подобных
ограничений действует стандартная настройка фирмы. Если стандартные
настройки учета для фирмы также отсутствуют, то никаких ограничений на ввод
данных и учет нет.
Почему это так важно? Так как для завершения учетного цикла программе
не требуется фиксированная процедура закрытия, используйте возможности
ограничения периодов учета для того, чтобы избежать включения операций
в данные за предыдущий период. При необходимости вы сможете разрешить учет
операций за прошедший период, временно изменив даты.
2. Установите
значения
полей
Разрешить
Учет
От (01.01.2006)
и Разрешить Учет До (01.06.2006).
3. Заполните следующие поля закладки Общее:
o Учитывать время — здесь вы можете указать, будет ли программа
регистрировать время работы пользователя.
o Местный Адрес Формат — здесь можно определить формат
адресов при печати.
o Местный Формат Адреса Контакта — здесь можно указать,
в каком месте адреса будет указано имя контакта.
o Валюта ЕС — поместите флажок в это поле, если баланс
формируется в валюте ЕС. Поле используется только в случае
применения между собой различных валют.
o Код Валюты Баланса — в этом поле вводится код валюты баланса.
Поле играет роль только при печати документов и отчетов, так как
во всех прочих таблицах локальная валюта обозначается в виде
опции <пробел> в поле Код Валюты.
Закладка Нумерация
4. Откройте закладку Нумерация.
9
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 6
На закладке Нумерация представлено одно поле, Банковский Счет Серия
Номеров. Здесь можно ввести код серии номеров, которая будет использована
для нумерации банковских счетов. Таким образом, для заполнения этой закладки
требуется настроенная таблица Серия номеров (см. задание 7).
Закладка Измерения
5. Откройте закладку Измерения.
Настройка
Измерения.
этой
закладки
требует
предварительной
настройки
таблицы
Поскольку эта таблица пока не настроена, вернемся к закладке Измерения
позже.
На этой закладке необходимо выбрать два глобальных измерения, которые
вы намерены наиболее часто использовать при формировании отчетности.
Здесь же задаются ключевые измерения. Необходимо выбрать измерения из кодов
измерений, уже настроенных в таблице Измерения.
Поля на закладке Измерения:
Поля Глобал. Измерение 1 Код и Глобал. Измерение 2 Код, а также
восемь различных полей Ярлык Измерение. Первые два ключевых измерения
автоматически формируются, исходя из глобальных измерений, установленных
пользователем. То есть в вашем распоряжении остается еще шесть ключевых
измерений — при условии, что в конфигурации системы присутствует гранула
Расшир. Аналит. Измерения.
Закладка Отчетность
6. Откройте закладку Отчетность.
Рис. 7
10
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
В поле Дополнительная Отчетная Валюта вы можете указать валюту,
которая будет использована в качестве дополнительной валюты отчетности
в модуле Финансы. Если это поле заполнено, программа автоматически будет
регистрировать финансовые и некоторые другие операции (например, операции
по НДС) как в локальной, так и в дополнительной отчетной валюте. То есть
отчетность также может формироваться в обеих валютах.
Установите дополнительную отчетную валюту EUR. Для этого:
 проверьте, что в таблице Валюта у вас задан курс EUR (иначе настроить
не удастся, см. задание);
 скопируйте из учебной ;
 вставьте валюту .
Рис. 8
Закладка Применение
В этой закладке определяются настройки относительно способов применения
платежей к неоплаченным суммам. Сюда относятся и платежи клиентов,
и платежи поставщикам.
Рис. 9
Поле Счет Точность Округления (РУБ) — здесь можно указать точность
округления локальной валюты.
Поле Счет Тип Округления (РУБ) — здесь определяется метод округления
счета
Поле Примен. Точность Округления — в этом поле указывается интервал,
который будет принят за разницу округления для национальной валюты, в случае
применения операций в национальной валюте к операциям в другой валюте.
11
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Поле Скидка Оплаты без НДС — здесь вы можете указать, будет ли скидка
оплаты рассчитываться на основе суммы с НДС или без НДС.
Поле Корр. для Скидки Оплаты — в этом поле можно поместить флажок,
если необходимо, чтобы программа делала перерасчет суммы НДС при учете
платежей со скидкой.
Поле Нереализованный НДС — в этом поле определяется, должна ли
программа обрабатывать нереализованный НДС.
Поле Макс. Разреш. Разница НДС — здесь определяется максимальная
сумма коррекции НДС, разрешенная в локальной валюте.
НДС Тип Округления — в этом поле указывается способ округления НДС при
расчете в локальной валюте.
Задание 3. Настройка Кодов аудита
Это исходная точка, с которой начинается процесс аудита в системе. Настройка
позволяет создать коды причин и коды аудита с тем, чтобы присвоить
их транзакциям.
1. В меню Финансы выберите Настройка, Коды Аудита.
Коды аудита помогают пользователю быстро найти источник происхождения
операции. Они присваиваются транзакциям. Каждый журнал может содержать код
аудита; коды, перечисленные в окне Коды Аудита, являются стандартными.
Со временем могут добавляться новые журналы и операции, которым также
должен быть присвоен код аудита, идентифицирующий происхождение
транзакции. Коды аудита являются основой процесса аудита в программе.
При создании новой фирмы таблица Коды Аудита автоматически создается
и содержит 70 записей. В окне План настройки эта таблица названа Коды
источника.
Откройте таблицу Коды аудита из окна План настройки.
Просмотрите список кодов.
Просмотрите меню кнопки Аудит.
Коды аудита присваиваются разным журналам и формам в окне Аудит
Настройка. Просмотрите, как заполнено это окно в вашей фирме и в учебной
фирме.
Задание 4. Настройка Кодов Причин
Коды причин поясняют причину создания операции. Например, если
вы должны снять товары с реализации, можно создать код, обозначающий
причину этого — повреждение, не тот цвет, размер и т. д. После создания кодов
причин можно добавить соответствующее поле в форму журнала или другое окно.
1. Просмотрите таблицу Коды причины в учебной фирме и скопируйте ее.
2. Создайте несколько новых кодов причины в своей фирме.
12
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Задание 5. Настройка Банковских счетов
Программа позволяет вести работу с целым рядом банковских счетов, открытых
в разных банках. Это могут быть депозитные или кредитные счета. Они могут
быть представлены в локальной или иностранной валюте. Если в своей
деятельности ваша компания оперирует банковскими счетами, им в обязательном
порядке должны быть присвоены учетные группы, посредством которых
банковские счета связываются с соответствующими финансовыми счетами.
1. В меню Финансы выберите Настройка, Банковские счета, Учетные
группы.
Рис. 10
Именно здесь осуществляется настройка финансовых счетов для конкретных
учетных групп банковских счетов.
2. Запишите в отчет номера счетов учетных групп банковских счетов.
3. В меню Финансы выберите Настройка, Банковские счета, Выбор
Отчета.
В окне Выбор Отчетов — Банк можно выбрать, какие отчеты должны
распечатываться для контроля и регулирования денежных операций, таких как
банковские чеки, выписки и отчеты выверки.
13