Деловая переписка (служебное письмо)

Деловая переписка (служебное письмо)
По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные,
гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы,
письма-извещения, письма-приглашения и др.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в
организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется
составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут
рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица
множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так
как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю,
направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке;
письмо содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в
административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь
одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без
преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Письмо состоит из двух частей - это обоснование письма, изложение причин написания
письма, мотивировка и заключение - просьба или отказ, напоминание, предложение,
согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения
ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений,
просьб.
Сложные письма могут содержать до 5 страниц текста. Текст письма состоит из
следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать:
ссылку на
документ
(нормативный
правовой,
организационно-правовой,
распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или)
его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся
ситуации; их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований,
просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или
запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем
(информационное письмо).
Служебное письмо
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на
рассмотрение руководителю, заместителю руководителя и требующему их подписи
(визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую
историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства
организации.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководства организации.
Служебные письма оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебная переписка между структурными подразделениями, докладные записки в
адрес руководителя и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние
документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Дата, как правило, оформляется словесно-цифровым способом. Номер письма состоит
из знака "N ", порядкового номера в пределах календарного года.
Адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя
межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита
центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем
документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям,
руководителям или конкретным должностным лицам.
В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения
организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае,
если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель
рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный
почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также
наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в
именительном падеже.
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации
наименование подразделения также пишется в именительном падеже.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование
организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также
наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным
межстрочным интервалом.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в
состав наименования должности адресата.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы
получателя, затем почтовый адрес.
Заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго
соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска.
Он отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?").
Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и
печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой)
через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных
знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк
машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного
объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с
выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на
бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина,
основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы,
являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации.
Текст служебного письма, как правило, отделяется от заголовка тремя межстрочными
интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со
следующим критериями:
официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
конкретность адресата,
однозначность,
целесообразность
и
лаконичность
формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное
применение;
использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;
логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное
тематической конкретностью служебной переписки;
эмоционально-нейтральный тон изложения.
Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений),
в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и
т.д.;
Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо
уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего
служебное письмо должностного лица.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один
межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно
подписывающим его должностным лицом
Реквизит "приложение" отделяется от текста одним, двумя межстрочными
интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие.
Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
Реквизит "подпись" отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными
интервалами. В его состав включаются наименование должности лица, подписавшего
документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке организации, полное в иных случаях), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер
служебного телефона, исходящий регистрационный номер внизу на оборотной стороне
последнего листа.
Служебные записки
Служебные записки являются внутренними документами организации.
Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого
освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности организации.
В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в
обеспечении оперативного обмена письменной информацией между структурными
подразделениями организации. При этом функциональное назначение служебных записок - в
зависимости от вида документа - может быть достаточно обширным.
В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным
способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения,
пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением
полномочий конкретных должностных лиц организации.
К основным видам служебных записок относятся:
пояснительные записки;
информационные записки (меморандумы);
докладные записки (докладные);
аналитические записки;
служебные записки по конкретному информационному поводу;
служебные записки о состоянии дел за период времени;
объяснительные записки.
Пояснительные записки обычно выполняют функцию внутреннего сопроводительного
письма, прилагаемого к другим документам, представленным на рассмотрение
руководителю, заместителю руководителя и требующим их подписи (визирования),
содержащему краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта
документа.
Информационные записки чаще всего выполняют функцию краткого письменного
напоминания - например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные
управленческие действия.
Докладные записки, или докладные, как правило, применяются для доклада о
состоянии дел на конкретном участке работы - например, в одном из структурных
подразделений организации, или в случае необходимости поставить в известность
руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.
Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.
Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на
имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.
Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-либо
сложной работы, характер которой руководителю известен.
Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, поручений, указаний
и т.д.
Подписывает докладную записку составитель.
Докладная записка руководству организации оформляется на стандартном листе
бумаги формата А4. В верхней части листа от границы левого поля печатаются:
наименование организации, наименование структурного подразделения - автора,
наименование вида документа (прописными буквами), дата, номер документа и заголовок к
нему. Все перечисленные реквизиты отделяются друг от друга 2 межстрочными
интервалами.
Адресование оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки. При
адресовании наименование должности, инициалы и фамилия руководителя пишутся в
дательном падеже.
Текст докладной записки должен состоять из двух логических смысловых частей: в
одной - содержится оценка фактов, событий, в другой - формулируются предложения,
выводы, рекомендации.
Докладная записка подписывается должностным лицом организации в пределах его
компетенции и может являться основанием для подготовки проекта приказа после получения
соответствующей резолюции.
Аналитические записки во многих случаях готовятся на основе докладных и обобщают
изложенную в них информацию.
Объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий,
сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какоголибо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным,
содержать неопровержимые доказательства.
Служебные записки, подготовленные по конкретному информационному поводу,
незаменимы, когда та или иная управленческая ситуация нуждается в оперативном и
особенно компетентном прояснении
Служебные записки о состоянии дел за период времени, по сути, выполняют функцию
краткого отчета о проделанной работе.
Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х
297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и
стилистическими особенностями служебного письма.
В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза,
заключение.
Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости
согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго
экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное
дело.
Структуру служебной записки обычно образуют абзацы, состоящие из двух-трех
простых предложений, реже - пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется
официально-деловым стилем, свойственным для изложения служебных писем.
Состав реквизитов служебной записки:
наименование структурного подразделения, отдела;
адресат;
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
дата;
регистрационный номер;
ссылка на дату и номер документа (указывается в случае, если служебная записка
готовится во исполнение этого документа (в ответ на него);
текст;
подпись;
визы согласования (в необходимых случаях)
Так же см. справку "Документы кадровой службы"