Приближается конец года — время, ... намечаются планы на будущее. Уже сейчас работодателидолжны распланировать

Бесплатные консультации:
+7 (495) 640 32 52
+7 (391) 215 30 10
http://pravo-express.ru
Приближается конец года — время, когда не толькоподводятся итоги, но и
намечаются планы на будущее. Уже сейчас работодателидолжны распланировать
время и определить очередность предоставления сотрудникамотпусков в 2010 году.
Составить график отпусков нужно не позднее чем за двенедели до наступления
очередного календарного года. О том, на что нужнообратить внимание при
составлении документа, как оформить график и внести внего изменения, читайте в
статье.
В уходящем году последний срок готовностиграфика отпусков на очередной 2010
год — 17 декабря 2009 года. Напомним, чтообязанность составления документа
работодателями предусмотрена частями 1 и 2статьи 123 ТК РФ.
В графике должно быть отражено время ипродолжительность предоставления отпусков всем без исключения
сотрудникам,работающим в компании по трудовому договору (в том числе имеющим право наотпуск в любое удобное для них время
и внешним совместителям).
Нарушения «отпускного»законодательства
Если графика нет
Отсутствие графика отпусков в организации нетолько нарушает права работника, но и может неблагоприятно отразиться
наработодателе. Сотрудник не просто лишается возможности планировать время отдыха— без графика отпусков ему сложнее
реализовать свое право на отдых в течение календарного года.Работодатель при отсутствии информации о времени ухода
сотрудников компании вотпуск лишается возможности:



заблаговременно оформить необходимыедокументы, подготовиться к выплате отпускных. Согласно части 9 статьи 136 ТК
РФотпускные должны быть выданы не менее чем за три дня до начала отпуска;
найти замену уходящему в отпуск сотруднику(если это необходимо);
регулировать последовательность иравномерность отдыха сотрудников в
течение календарного года без ущерба дляпроизводства, а также
контролировать своевременность предоставления отпусков,чтобы не
накапливать неотгулянные отпуска.
Кроме того, за отсутствие графика отпусковкомпания может быть оштрафована сотрудниками трудовой инспекции. Речь об
этомпойдет ниже.
Если график утвержден позже
В этом случае работники могут предъявитьпретензию как самому работодателю, так и обратиться в трудовую инспекцию.
Ответственность
Ответственность предусмотрена как занесоставление графика работодателем, так и за его несоблюдение сторонамитрудового
договора.
Если график отсутствует. За несоблюдениетрудового законодательства пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:


для должностных лиц в размере от 1000 до 5000руб.;
организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместоштрафа в отношении
компании может быть применена другая мера административногонаказания
— приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.
Если график не соблюдается. График отпусководинаково значим как для работодателей, так и для работников. Так, если
графикутвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать итой и другой стороне трудового договора.
Работник не вправе уйти в отпуск не пографику без согласия работодателя.
Трудовой кодекс не содержит специальных норм,регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.
Дляработодателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотренаадминистративная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). В то
же время работодательможет предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год вслучае, когда предоставление
отпуска по графику может неблагоприятно отразитьсяна нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против
этого,отпуск должен быть предоставлен ему по графику.
В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ,отпуск должен быть перенесен на другое время. Это происходит, в частности,когда
непосредственно перед отпуском работник заболел либо когда емусвоевременно не была произведена оплата за время отпуска.
Составление графикаотпусков
Последовательность составления графика отпусковпредставлена на схеме на с. 95.
Прокомментируем блоки схемы.
Шаг 1. Разрабатываем проектдокумента
При составлении графика отпусков нужноодновременно учесть:



положения действующего законодательства оботпусках;
особенности производственного процесса;
пожелания работников.
В дальнейшем это позволит работодателюпредоставлять отпуска сотрудникам без
нарушения нормального хода работыорганизации, а также избежать споров с
работниками относительно времени ухода вотпуск.
Предварительная работа по подготовке графикаотпусков на предприятиях крупного и малого бизнеса строится по-разному.
При большой численности работников целесообразносоставлять свой график отпусков в каждом структурном подразделении. На
подготовительномэтапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков. Этимзанимаются руководители структурных
подразделений,
которые
планируют
работувсего
подразделения
и
могут
увязать
пожелания
работников
с
производственнымизадачами. Затем проект документа передается специалистам отдела кадров, которыекорректируют график с
учетом льгот и гарантий на право использования отпуска,предоставленных работникам действующим законодательством. После этого
внесенныеизменения передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителямструктурных подразделений.
В компаниях с малой численностью схемапредварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает учет
мненияработников путем проведения письменного опроса, после чего проект графика такжепоступает на рассмотрение работодателя,
который определяет возможностьиспользования работниками их отпусков с учетом производственной необходимости иэкономической
ситуации.
Учитываем положения действующегозаконодательства
Определяем
стаж
работы.
Стаж
работы,
дающийправо
на
ежегодный
оплачиваемый
отпуск
(основной
и
дополнительный),определяется в соответствии со статьей 121 ТК РФ. Обратите внимание: дляопределения продолжительности
отпуска важен стаж работы только у данногоработодателя.
Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск(так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:


продолжительность предоставляемого отпуска(основного и дополнительного);
момент завершения очередного рабочего года.При наличии периодов, не
включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий годпродлевается на
соответствующее количество дней. Так, если работник бралдлительный
отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочегогода),
окончание рабочего года сдвинется на количество календарных
днейнеоплачиваемого отпуска, превышающее 14.
Определяем продолжительность отпуска. Если в течение рабочегогода отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе и
внешнемусовместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью28 календарных дней (ст.
125 ТК РФ). В противном случае полагается меньшеотпускных дней. Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно
илипо частям. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей неможет быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Что такое рабочий год
Согласно пункту 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках,
утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169, при назначении отпуска
учитывается не календарный — с 1 января по 31 декабря, а рабочий год, то
есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу, причем именно к
данному работодателю. Следовательно, для каждого сотрудника рабочий год
свой.
На продолжительность отпуска влияет наличие:


полагающихся работнику дней дополнительногоили удлиненного отпуска.
Категории работников, которым полагаются такиеотпуска, перечислены в
статьях 115, 116—119, 173—176, 267, 334 и 350 ТК РФ.Добавим, что любой
работодатель вправе самостоятельно установить для своихработников
дополнительные отпуска любой продолжительности. Порядок и условия
ихпредоставления следует определить в коллективном (трудовом) договоре
илилокальном нормативном акте;
неотгулянных (неиспользованных дней отпуска запредыдущий год) или
взятых авансом в счет предстоящего отпуска дней. Присоставлении графика
отпусков на очередной календарный год такие дни необходимоучесть. И
если работник не отгулял отпуск, для него следует запланировать
дваотпуска. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на
следующий год(с согласия работника).
Устанавливаем очередность предоставления отпусков втечение года. При
установлении очередности отпусков работодатель должен учестьмного факторов.
Ему необходимо соблюсти:


права работников, имеющих льготы на получениеотпуска в определенное
время (удобное для них время или вне очереди). Подробнееоб этом читайте
в статье «Составляем график отпусков» («Зарплата», 2008, № 11);
требования статьи 287 ТК РФ о предоставлениисовместителям (и
внутренним, и внешним) ежегодных оплачиваемых отпусков одновременнос
отпуском по основной работе;

мнение работников, не использовавших по рядупричин отпуска или их части
в предшествующем году.
Пример 1. В ООО «Позитив» в должности программистаработает внешний совместитель К.И. Зарайский. Продолжительность его
отпуска —28 календарных дней. По основной работе К.И. Зарайскому полагается удлиненныйоплачиваемый отпуск, который в 2010
году запланирован на период с 24 мая по 24июня. В этот же период К.И. Зарайский попросил предоставить ему отпуск в
ООО«Позитив». Как будет учтена просьба работника при составлении графика отпусковв ООО «Позитив»?
Решение. Отпуск совместителю должен быть предоставлен вто же время, что и очередной отпуск по основному месту работы (ст.
286 ТК РФ иписьмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1), и его продолжительность не должнабыть менее 28 календарных дней, то
есть меньше минимальной продолжительности,установленной статьей 115 Трудового кодекса. При этом не важно, в каком
режимеработает совместитель (на 0,5, 0,4, 0,25 ставки или 8 часов один раз в неделю).
Если на работе по совместительствупродолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основномуместу работы,
работодатель по просьбе сотрудника предоставляет ему отпуск безсохранения заработной платы соответствующей
продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТКРФ). Следовательно, при составлении графика отпусков на 2010 год кадровыйработник ООО
«Позитив» должен указать следующие сроки предстоящего отдыха: с 24мая по 24 июня (31 календарный день, из них 28
оплачиваемых дней и три дня засвой счет, праздничный день 12 июня в период отпуска не включается).
Пример 2. Водитель В.В. Старателев работает в ОАО«Золотые прииски» с 5 ноября 2009 года. При составлении графика отпусков
на2010 год от попросил работодателя предоставить ему очередной оплачиваемыйотпуск в период нахождения его жены в декретном
отпуске с 1 по 28 марта. Будетли запланирован отдых В.В. Старателеву в указанные им сроки?
Решение. В соответствии со статьей 123 Трудового кодексапо желанию мужа ежегодный отпуск ему должен быть предоставлен в
периоднахождения жены в отпуске по беременности и родам. Причем независимо от времениработы сотрудника в данной
организации.
Если В.В. Старателев представит в кадровуюслужбу организации копию свидетельства о браке и справку о беременностисупруги,
выданную его жене в районной женской консультации, в графике отпусковуказанные работником сроки отпуска будут учтены. В
момент оформления приказа опредоставлении отпуска работник обязан предъявить копию листканетрудоспособности, выданного его
супруге в связи с уходом в отпуск побеременности и родам.
Инвентаризация перед отпуском
В каждой организации есть материально ответственные лица (кассир, кладовщик и др.). Перед уходом в отпуск такой работник
должен передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности. А на это потребуется определенное время. При
составлении графика отпусков на следующий год это обстоятельство следует учесть. Например, если отпуск кладовщика
запланирован на 31 мая 2010 года, не позднее 14 мая 2010 года работодатель должен издать приказ о проведении на складе
инвентаризации для временной замены материально ответственного лица.
Распределяем время ухода работников в отпуск. Время ухода работников вотпуск может быть распределено равномерно в
течение года или в зависимости отпериода наименьшей производственной активности организации. Если уходработников в отпуск
может нарушить нормальную работу организации, вколлективный договор или другой акт следует включить условие, что в
каждомкалендарном месяце может уходить в отпуск одновременно ограниченное числосотрудников определенного структурного
подразделения (например, 10—15% общейчисленности подразделения).
Полезные советы. При определении очередности соблюденияотпусков соблюдайте следующие правила:







начальник и его заместитель не должны уходитьв отпуск одновременно;
в подразделении должны постоянно оставаться покрайней мере несколько
сотрудников;
накопившийся за несколько лет отпуск следуетраспределять равномерно, а
не суммировать его так, чтобы работник отсутствовалнесколько месяцев
подряд;
одновременно не должны планировать свой отпускспециалисты,
занимающие одинаковые должности или выполняющие сходную работу;
работник, совмещающий две должности, не долженуходить в отпуск в то
время, когда отдыхает работник, на которого потенциальноможно
возложить его обязанности (как по основной, так и по
совмещаемойдолжности);
не рассматривайте работников, которые имеютправо уйти в отпуск вне
очереди, в качестве заместителей на время отпусковдругих работников (они
могут уйти в отпуск в самый неподходящий дляработодателя момент);
распределяйте отпуска между остальнымиработниками структурного
подразделения так, чтобы использование «льготниками»отпуска в любой
период года не отразилось на работе подразделения.
Учитываем особенности производственногопроцесса
Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторыпроизводства дают сотрудникам право на дополнительные отпуска.
Возможность взаимозаменяемости сотрудников вподразделениях. При составлении графика отпусков нужно помнить о
правилахвзаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не сказалосьнегативным образом на работе структурного
подразделения или организации вцелом.
Пример 3. В отделе безопасности ОАО«Саквояж» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них —А.А. Трутнева
запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 года. Отпускего коллеги Н.В. Бурмы планируется с 9 августа 2010 года. Можно
ли признатьтакое распределение времени отдыха работников рациональным?
Решение. Да, можно. ОАО «Саквояж» ни одного дня неостается без работника службы безопасности. Кроме того, сотрудники будут
иметьодин день — 6 августа 2010 года (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранникввел в курс служебных дел своего коллегу.
Планы развития (сворачивания) производства. При составлении графикаотпусков должны учитываться принятые производственные,
финансовые и иные планы,эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производстватребуется, чтобы как можно
больше работников оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можнопредоставлять сотрудникам
отпуска.
На периоды предоставления работникам отпусковможет оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время)
денежныхсредств.
Учитываем пожелания работников
Пожелания работников относительно даты началаотпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:


в заявлении, составленном произвольно. Этоудобно для компаний, численность работников которой менее 20 человек;
ведомости планирования отпусков по каждомуподразделению. Эта форма
подойдет для организаций с большой численностьюработников.
Шаг 2. Заполняем форму №т-7
Для оформления графика отпусков предусмотренаунифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России
от05.01.2004 № 1. Документ подписывается руководителем кадровой службы иутверждается руководителем организации или
уполномоченным им на это лицом.Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании.Если
профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоневместо мнения выборного профсоюзного органа
делается отметка о том, что первичнаяпрофсоюзная организация не создана (или отсутствует).
Как уже было сказано выше, в график должны бытьвключены все категории работников. Проследите также и за тем, чтобы в
документбыли включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании. Этомогут быть отпуска нормальной
продолжительности, удлиненные или дополнительные(например, за работу в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни
отпусковза предыдущие годы также нужно учесть при составлении графика.
На этапе планирования отпусков сотрудниккадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.
Наименования должностей указываются в графе 2 всоответствии со штатным расписанием.
Если в компании табельные номера работникам неприсваиваются, графу 4 не заполняют.
В графе 6 указывается дата начала отпускаработников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них
время.Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпускразделяется на части, стоит указать временные
отрезки.
При составлении графика графы 7, 8 и 9 незаполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере уходаработников в
отпуск.
Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска»заполняется после окончания отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если
отпускпереносится на другой период. При этом в графе 8 указывается причина переносаотпуска и документ, на основании которого
отпуск отложен (личное заявление работника опереносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сотрудник, илиже
приказ руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются поинициативе работодателя, например в связи с
производственной необходимостью). Ав графе 9 ставится его предполагаемая дата.
Графа 10 «Примечания» предназначена для особыхпометок. Она заполняется, если в текущем году отпуск работнику
непредоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и егочасть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК
РФ) либо отпуск был продлен(ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают основания для отзыва из отпуска,его продления или
переноса.
Шаг 3. Знакомим работниковс графиком отпусков
Утвержденный график отпусков необходимо довестидо всех сотрудников компании. Вывесить документ на видное место
недостаточно,лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволитизбежать возможных конфликтов с
работниками. Поскольку в унифицированной форме№ Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи
сотрудников,работодатель может:

дополнить форму № Т-7 недостающей графой. В«шапке» этой дополнительной графы можно дать формулировки: «С
графикомознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата,подпись)». Поступить так разрешает
Порядок применения унифицированных формпервичной учетной документации, утвержденный постановлением
Госкомстата Россииот 24.03.99 № 20. Главное, чтобы вносимые изменения были оформленысоответствующим
организационно-распорядительным документом, например приказомруководителя организации;

составить уведомление (лист ознакомления) впроизвольной форме.
Документ будет являться приложением к графику отпусков.
Обратите внимание: ознакомление сотрудников сграфиком отпусков не исключает обязанность работодателя сообщать
каждомусотруднику о времени его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Шаг 4. Вносим изменения вграфик отпусков
На практике могут возникнуть ситуации, когдаработник по различным причинам не может или не желает уходить в отпуск пографику,
а работодателю необходимо присутствие работника на рабочем месте в период,когда по графику тот должен уйти в отпуск. Поскольку
график отпусковформируется на год вперед, неудивительно, что планы как самих сотрудников, таки их работодателей могут
измениться. Можно ли в утвержденный график вноситькоррективы?
Вносить иль не вносить?
Трудовое законодательство не требует обязательновносить изменения в график отпусков, но и не запрещает. На наш взгляд,
еслиотпуска сотрудников продлеваются или переносятся на другой срок, целесообразнокорректировать этот документ. Каждое
изменение запланированной даты отпускаследует отражать в соответствующих столбцах графика отпусков.
Если работники принимаются на работу послеутверждения графика отпусков, работодателю также стоит их включить в график
длятого, чтобы иметь возможность равномерно отправлять работников в отпуск. Менятьданные графика можно и в связи с
увольнением сотрудников.
Вносить изменения в уже утвержденный документработодатель имеет право только с разрешения лица, утвердившего график,
илиуполномоченного им лица, учитывая мнение выборного органа первичной профсоюзнойорганизации (если она есть).
Если отпуск продлевается
Отпуск может быть продлен в случаях,предусмотренных законами или локальными нормативными актами организации.Например,
отпуск продлевается на количество нерабочих праздничных дней из числаустановленных статьей 112 Трудового кодекса. В данном
случае продление следуетзапланировать при составлении графика отпусков.
Нередко требуется внеплановое продлениезапланированной продолжительности отпуска. Согласно части 1 статьи 124Трудового
кодекса отпуск продлевается, если работник:


заболел. О временной нетрудоспособностиработник должен уведомить кадровую службу организации. Для этого
необязательновыходить на работу — достаточно просто позвонить или сообщить о случившемсядругим способом.
Основанием для продления отпуска будет служить листокнетрудоспособности, который предъявит работник при выходе на
работу поокончании отпуска;
исполнял государственные обязанности, длякоторых трудовым
законодательством предусмотрено освобождение от работы. Речьидет об
обязанностях, предусмотренных статьей 170 ТК РФ. Основанием
дляпродления отпуска работнику будут являться повестки, вызовы и пр.
Новый срок отпуска определяет работодатель сучетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).
Несмотря на то что отпуск может быть продленавтоматически (при предъявлении установленных документов), оформлять его все
жеследует надлежащим образом — издать приказ о продлении отпуска.
Пример 4. Секретарю ООО «Окуляр» О.Г. Переглядовой был предоставленочередной ежегодный отпуск продолжительностью 28
календарных дней (с 9 ноябряпо 6 декабря 2009 года). В период отпуска О.Г. Переглядова заболела, о чемсвоевременно (до окончания
ежегодного отпуска) уведомила работодателя. Вбухгалтерию был передан листок нетрудоспособности, в котором
указанапродолжительность болезни — 5 календарных дней. Продлевать или переносить вэтом случае отпуск О.Г. Переглядовой?
Решение. Работодатель может либопродлить отпуск О.Г. Переглядовой либо перенести его на другой срок,определяемый с учетом
пожеланий работницы (ст. 124 ТК РФ). То есть выборостается за О.Г. Переглядовой, а работодатель обязан будет учесть ее пожелание.
При продлении отпуска на число днейнетрудоспособности отпуск для работника продолжается без перерыва. О продленииотпуска
работодатель должен издать приказ.
Если работница желает перенести оставшуюся частьотпуска на другое время, работодатель обязан предоставить ей такую
возможность.При этом право определения срока переноса неиспользованной части отпускапредоставляется работодателю с учетом
производственных интересов и пожеланийработницы.
Перенос отпуска
Обязанность работодателя. Работодатель обязанперенести отпуск сотрудника на другой срок, если он своевременно:

ТК РФ);
не оплатил отпуск сотрудника. Оплата отпускадолжна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст.
136
 не предупредил его о времени его начала.Сделать это нужно за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
При этом отпуск переносится только в том случае,если работник сам пожелает перенести отпуск и напишет
соответствующеезаявление.
Инициатива работника. Иногда работник можетсам попросить работодателя (написав соответствующее заявление) изменить времяего
ухода в отпуск: перенести его на другой срок или разбить его на части.
Если работодатель согласен, на заявленииработника, составленном в произвольной форме, он ставит свою резолюцию. Приэтом
издается соответствующий приказ.
Инициатива работодателя. Возможен перенос отпускаработника и по инициативе работодателя. Если уход работника в отпуск
можетнегативно сказаться на работе компании, работодатель имеет право предложитьработнику перенести дату начала отпуска (ч.
3 ст. 124 ТК РФ). В этом случаенеобходимо заручиться письменным согласием работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Наосновании заявления
работника руководителю придется издать приказы о внесенииизменений: в график отпусков и об отзыве из отпуска, перенесении
отпуска и др.
В любом случае положенные 28 дней должны бытьиспользованы не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который
онпредоставляется. То есть переносить отпуск два года подряд нельзя.
Если отпуск прерывается
По инициативе работодателя работника с егописьменного согласия можно отозвать из отпуска. Работодатель должен оформить
отзывиз отпуска приказом (распоряжением), в котором следует обязательно указатьвремя предоставления работнику
неиспользованной части отпуска. А она должнабыть предоставлена в любое удобное для работника время в рамках текущего годалибо
присоединена к отпуску за следующий рабочий год. После определенияконкретной даты начала отпуска, состоящей из
неизрасходованной части отпуска, вграфик отпусков нужно внести изменения.
В уходящем году последний срок готовностиграфика отпусков на очередной 2010 год — 17 декабря 2009 года.
Напомним, чтообязанность составления документа работодателями предусмотрена частями 1 и 2статьи 123
ТК РФ.
В графике должно быть отражено время ипродолжительность предоставления отпусков всем без исключения
сотрудникам,работающим в компании по трудовому договору (в том числе имеющим право наотпуск в любое
удобное для них время и внешним совместителям).
Нарушения «отпускного»законодательства
Если графика нет
Отсутствие графика отпусков в организации нетолько нарушает права работника, но и может неблагоприятно
отразиться наработодателе. Сотрудник не просто лишается возможности планировать время отдыха— без
графика отпусков ему сложнее реализовать
свое право на отдых в течение календарного года.Работодатель при отсутствии информации о времени ухода
сотрудников компании вотпуск лишается возможности:
— заблаговременно оформить необходимыедокументы, подготовиться к выплате отпускных. Согласно части 9
статьи 136 ТК РФотпускные должны быть выданы не менее чем за три дня до начала отпуска;
— найти замену уходящему в отпуск сотруднику(если это необходимо);
— регулировать последовательность иравномерность отдыха сотрудников в течение календарного года без
ущерба дляпроизводства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков,чтобы не
накапливать неотгулянные отпуска.
Кроме того, за отсутствие графика отпусковкомпания может быть оштрафована сотрудниками трудовой
инспекции. Речь об этомпойдет ниже.
Если график утвержден позже
В этом случае работники могут предъявитьпретензию как самому работодателю, так и обратиться в трудовую
инспекцию.
Ответственность
Ответственность предусмотрена как занесоставление графика работодателем, так и за его несоблюдение
сторонамитрудового договора.
Если график отсутствует. За несоблюдениетрудового законодательства пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ
предусмотрен штраф:
— для должностных лиц в размере от 1000 до 5000руб.;
— организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместоштрафа в отношении компании может быть применена другая
мера административногонаказания — приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.
Если график не соблюдается. График отпусководинаково значим как для работодателей, так и для
работников. Так, если графикутвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать
итой и другой стороне трудового договора. Работник не вправе уйти в отпуск не пографику без согласия
работодателя.
Трудовой кодекс не содержит специальных норм,регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение
графика отпусков. Дляработодателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотренаадминистративная
ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время работодательможет предложить работнику перенести его
отпуск на следующий рабочий год вслучае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно
отразитьсяна нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против этого,отпуск должен
быть предоставлен ему по графику.
В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ,отпуск должен быть перенесен на другое время. Это
происходит, в частности,когда непосредственно перед отпуском работник заболел либо когда
емусвоевременно не была произведена оплата за время отпуска.
Составление графикаотпусков
Последовательность составления графика отпусковпредставлена на схеме на с. 95.
Прокомментируем блоки схемы.
Шаг 1. Разрабатываем проектдокумента
При составлении графика отпусков нужноодновременно учесть:
— положения действующего законодательства оботпусках;
— особенности производственного процесса;
— пожелания работников.
В дальнейшем это позволит работодателюпредоставлять отпуска сотрудникам без нарушения нормального
хода работыорганизации, а также избежать споров с работниками относительно времени ухода вотпуск.
Предварительная работа по подготовке графикаотпусков на предприятиях крупного и малого бизнеса строится
по-разному.
При большой численности работников целесообразносоставлять свой график отпусков в каждом структурном
подразделении. На подготовительномэтапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков.
Этимзанимаются руководители структурных подразделений, которые планируют работувсего подразделения и
могут увязать пожелания работников с производственнымизадачами. Затем проект документа передается
специалистам отдела кадров, которыекорректируют график с учетом льгот и гарантий на право использования
отпуска,предоставленных работникам действующим законодательством. После этого внесенныеизменения
передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителямструктурных подразделений.
В компаниях с малой численностью схемапредварительной работы по подготовке графика отпусков
предполагает учет мненияработников путем проведения письменного опроса, после чего проект графика
такжепоступает на рассмотрение работодателя, который определяет возможностьиспользования работниками
их отпусков с учетом производственной необходимости иэкономической ситуации.
Учитываем положения действующегозаконодательства
Определяем стаж работы. Стаж работы, дающийправо на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и
дополнительный),определяется в соответствии со статьей 121 ТК РФ. Обратите внимание: дляопределения
продолжительности отпуска важен стаж работы только у данногоработодателя.
Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск(так называемый отпускной стаж), работодатель может
определить:
— продолжительность предоставляемого отпуска(основного и дополнительного);
— момент завершения очередного рабочего года.При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж,
текущий рабочий годпродлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник бралдлительный
отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочегогода), окончание рабочего года сдвинется
на количество календарных днейнеоплачиваемого отпуска, превышающее 14.
Определяем продолжительность отпуска. Если в течение рабочегогода отпускной стаж не прерывается,
работнику (в том числе и внешнемусовместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
продолжительностью28 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В противном случае полагается меньшеотпускных
дней. Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно илипо частям. Чаще всего отпуск
разбивается на части. При этом одна из частей неможет быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Что такое рабочий год
Согласно пункту 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30
№ 169, при назначении отпуска учитывается не календарный — с 1 января по 31 декабря, а рабочий год,
то есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу, причем именно к данному работодателю.
Следовательно, для каждого сотрудника рабочий год свой.
На продолжительность отпуска влияет наличие:
— полагающихся работнику дней дополнительногоили удлиненного отпуска. Категории работников, которым
полагаются такиеотпуска, перечислены в статьях 115, 116—119, 173—176, 267, 334 и 350 ТК РФ.Добавим, что
любой работодатель вправе самостоятельно установить для своихработников дополнительные отпуска любой
продолжительности. Порядок и условия ихпредоставления следует определить в коллективном (трудовом)
договоре илилокальном нормативном акте;
— неотгулянных (неиспользованных дней отпуска запредыдущий год) или взятых авансом в счет предстоящего
отпуска дней. Присоставлении графика отпусков на очередной календарный год такие дни необходимоучесть.
И если работник не отгулял отпуск, для него следует запланировать дваотпуска. В исключительных случаях
отпуск может быть перенесен на следующий год(с согласия работника).
Устанавливаем очередность предоставления отпусков втечение года. При установлении очередности
отпусков работодатель должен учестьмного факторов. Ему необходимо соблюсти:
— права работников, имеющих льготы на получениеотпуска в определенное время (удобное для них время или
вне очереди). Подробнееоб этом читайте в статье «Составляем график отпусков» («Зарплата», 2008, № 11);
— требования статьи 287 ТК РФ о предоставлениисовместителям (и внутренним, и внешним) ежегодных
оплачиваемых отпусков одновременнос отпуском по основной работе;
— мнение работников, не использовавших по рядупричин отпуска или их части в предшествующем году.
Пример 1. В ООО «Позитив» в должности программистаработает внешний совместитель К.И. Зарайский.
Продолжительность его отпуска —28 календарных дней. По основной работе К.И. Зарайскому полагается
удлиненныйоплачиваемый отпуск, который в 2010 году запланирован на период с 24 мая по 24июня. В этот же
период К.И. Зарайский попросил предоставить ему отпуск в ООО«Позитив». Как будет учтена просьба
работника при составлении графика отпусковв ООО «Позитив»?
Решение. Отпуск совместителю должен быть предоставлен вто же время, что и очередной отпуск по основному
месту работы (ст. 286 ТК РФ иписьмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1), и его продолжительность не
должнабыть менее 28 календарных дней, то есть меньше минимальной продолжительности,установленной
статьей 115 Трудового кодекса. При этом не важно, в каком режимеработает совместитель (на 0,5, 0,4, 0,25
ставки или 8 часов один раз в неделю).
Если на работе по совместительствупродолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по
основномуместу работы, работодатель по просьбе сотрудника предоставляет ему отпуск безсохранения
заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТКРФ). Следовательно, при составлении
графика отпусков на 2010 год кадровыйработник ООО «Позитив» должен указать следующие сроки
предстоящего отдыха: с 24мая по 24 июня (31 календарный день, из них 28 оплачиваемых дней и три дня
засвой счет, праздничный день 12 июня в период отпуска не включается).
Пример 2. Водитель В.В. Старателев работает в ОАО«Золотые прииски» с 5 ноября 2009 года. При
составлении графика отпусков на2010 год от попросил работодателя предоставить ему очередной
оплачиваемыйотпуск в период нахождения его жены в декретном отпуске с 1 по 28 марта. Будетли
запланирован отдых В.В. Старателеву в указанные им сроки?
Решение. В соответствии со статьей 123 Трудового кодексапо желанию мужа ежегодный отпуск ему должен
быть предоставлен в периоднахождения жены в отпуске по беременности и родам. Причем независимо от
времениработы сотрудника в данной организации.
Если В.В. Старателев представит в кадровуюслужбу организации копию свидетельства о браке и справку о
беременностисупруги, выданную его жене в районной женской консультации, в графике отпусковуказанные
работником сроки отпуска будут учтены. В момент оформления приказа опредоставлении отпуска работник
обязан предъявить копию листканетрудоспособности, выданного его супруге в связи с уходом в отпуск
побеременности и родам.
Инвентаризация перед отпуском
В каждой организации есть материально ответственные лица (кассир, кладовщик и др.). Перед уходом в
отпуск такой работник должен передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности. А на это
потребуется определенное время. При составлении графика отпусков на следующий год это
обстоятельство следует учесть. Например, если отпуск кладовщика запланирован на 31 мая 2010 года, не
позднее 14 мая 2010 года работодатель должен издать приказ о проведении на складе инвентаризации
для временной замены материально ответственного лица.
Распределяем время ухода работников в отпуск. Время ухода работников вотпуск может быть
распределено равномерно в течение года или в зависимости отпериода наименьшей производственной
активности организации. Если уходработников в отпуск может нарушить нормальную работу организации,
вколлективный договор или другой акт следует включить условие, что в каждомкалендарном месяце может
уходить в отпуск одновременно ограниченное числосотрудников определенного структурного подразделения
(например, 10—15% общейчисленности подразделения).
Полезные советы. При определении очередности соблюденияотпусков соблюдайте следующие правила:
— начальник и его заместитель не должны уходитьв отпуск одновременно;
— в подразделении должны постоянно оставаться покрайней мере несколько сотрудников;
— накопившийся за несколько лет отпуск следуетраспределять равномерно, а не суммировать его так, чтобы
работник отсутствовалнесколько месяцев подряд;
— одновременно не должны планировать свой отпускспециалисты, занимающие одинаковые должности или
выполняющие сходную работу;
— работник, совмещающий две должности, не долженуходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник,
на которого потенциальноможно возложить его обязанности (как по основной, так и по
совмещаемойдолжности);
— не рассматривайте работников, которые имеютправо уйти в отпуск вне очереди, в качестве заместителей на
время отпусковдругих работников (они могут уйти в отпуск в самый неподходящий дляработодателя момент);
— распределяйте отпуска между остальнымиработниками структурного подразделения так, чтобы
использование «льготниками»отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения.
Учитываем особенности производственногопроцесса
Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторыпроизводства дают сотрудникам право на
дополнительные отпуска.
Возможность взаимозаменяемости сотрудников вподразделениях. При составлении графика отпусков
нужно помнить о правилахвзаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не
сказалосьнегативным образом на работе структурного подразделения или организации вцелом.
Пример 3. В отделе безопасности ОАО«Саквояж» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного
из них —А.А. Трутнева запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 года. Отпускего коллеги Н.В. Бурмы
планируется с 9 августа 2010 года. Можно ли признатьтакое распределение времени отдыха работников
рациональным?
Решение. Да, можно. ОАО «Саквояж» ни одного дня неостается без работника службы безопасности. Кроме
того, сотрудники будут иметьодин день — 6 августа 2010 года (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранникввел
в курс служебных дел своего коллегу.
Планы развития (сворачивания) производства. При составлении графикаотпусков должны учитываться
принятые производственные, финансовые и иные планы,эффективное управление. Так, в период увеличения
объемов производстватребуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах. А на
период уменьшения объемов производства можнопредоставлять сотрудникам отпуска.
На периоды предоставления работникам отпусковможет оказать влияние и отсутствие (даже незначительное
время) денежныхсредств.
Учитываем пожелания работников
Пожелания работников относительно даты началаотпуска, разделения его на части или переноса могут быть
отражены:
— в заявлении, составленном произвольно. Этоудобно для компаний, численность работников которой менее
20 человек;
— ведомости планирования отпусков по каждомуподразделению. Эта форма подойдет для организаций с
большой численностьюработников.
Шаг 2. Заполняем форму №т-7
Для оформления графика отпусков предусмотренаунифицированная форма № Т-7, утвержденная
постановлением Госкомстата России от05.01.2004 № 1. Документ подписывается руководителем кадровой
службы иутверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.Далее он
передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании.Если профсоюзной организации в
компании нет, в форме графика отпусков в шаблоневместо мнения выборного профсоюзного органа делается
отметка о том, что первичнаяпрофсоюзная организация не создана (или отсутствует).
Как уже было сказано выше, в график должны бытьвключены все категории работников. Проследите также и
за тем, чтобы в документбыли включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании.
Этомогут быть отпуска нормальной продолжительности, удлиненные или дополнительные(например, за работу
в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни отпусковза предыдущие годы также нужно учесть при
составлении графика.
На этапе планирования отпусков сотрудниккадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.
Наименования должностей указываются в графе 2 всоответствии со штатным расписанием.
Если в компании табельные номера работникам неприсваиваются, графу 4 не заполняют.
В графе 6 указывается дата начала отпускаработников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное
для них время.Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпускразделяется на части,
стоит указать временные отрезки.
При составлении графика графы 7, 8 и 9 незаполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере
уходаработников в отпуск.
Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска»заполняется после окончания отпуска. Графы 8 и 9
заполняются, если отпускпереносится на другой период. При этом в графе 8 указывается причина
переносаотпуска и документ, на основании которого отпуск отложен (личное заявление работника опереносе отпуска в произвольном виде, если инициатором
является сотрудник, илиже приказ руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются поинициативе
работодателя, например в связи с производственной необходимостью). Ав графе 9 ставится его
предполагаемая дата.
Графа 10 «Примечания» предназначена для особыхпометок. Она заполняется, если в текущем году отпуск
работнику непредоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и егочасть переносится на
следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) либо отпуск был продлен(ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают
основания для отзыва из отпуска,его продления или переноса.
Шаг 3. Знакомим работниковс графиком отпусков
Утвержденный график отпусков необходимо довестидо всех сотрудников компании. Вывесить документ на
видное место недостаточно,лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это
позволитизбежать возможных конфликтов с работниками. Поскольку в унифицированной форме№ Т-7 нет
специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников,работодатель может:
— дополнить форму № Т-7 недостающей графой. В«шапке» этой дополнительной графы можно дать
формулировки: «С графикомознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен
(дата,подпись)». Поступить так разрешает Порядок применения унифицированных формпервичной учетной
документации, утвержденный постановлением Госкомстата Россииот 24.03.99 № 20. Главное, чтобы вносимые
изменения были оформленысоответствующим организационно-распорядительным документом, например
приказомруководителя организации;
— составить уведомление (лист ознакомления) впроизвольной форме. Документ будет являться приложением
к графику отпусков.
Обратите внимание: ознакомление сотрудников сграфиком отпусков не исключает обязанность работодателя
сообщать каждомусотруднику о времени его отпуска не позднее чем за две недели до
его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Шаг 4. Вносим изменения вграфик отпусков
На практике могут возникнуть ситуации, когдаработник по различным причинам не может или не желает уходить
в отпуск пографику, а работодателю необходимо присутствие работника на рабочем месте в период,когда по
графику тот должен уйти в отпуск. Поскольку график отпусковформируется на год вперед, неудивительно, что
планы как самих сотрудников, таки их работодателей могут измениться. Можно ли в утвержденный график
вноситькоррективы?
Вносить иль не вносить?
Трудовое законодательство не требует обязательновносить изменения в график отпусков, но и не запрещает.
На наш взгляд, еслиотпуска сотрудников продлеваются или переносятся на другой срок,
целесообразнокорректировать этот документ. Каждое изменение запланированной даты отпускаследует
отражать в соответствующих столбцах графика отпусков.
Если работники принимаются на работу послеутверждения графика отпусков, работодателю также стоит их
включить в график длятого, чтобы иметь возможность равномерно отправлять работников в отпуск.
Менятьданные графика можно и в связи с увольнением сотрудников.
Вносить изменения в уже утвержденный документработодатель имеет право только с разрешения лица,
утвердившего график, илиуполномоченного им лица, учитывая мнение выборного органа первичной
профсоюзнойорганизации (если она есть).
Если отпуск продлевается
Отпуск может быть продлен в случаях,предусмотренных законами или локальными нормативными актами
организации.Например, отпуск продлевается на количество нерабочих праздничных дней из
числаустановленных статьей 112 Трудового кодекса. В данном случае продление следуетзапланировать при
составлении графика отпусков.
Нередко требуется внеплановое продлениезапланированной продолжительности отпуска. Согласно части 1
статьи 124Трудового кодекса отпуск продлевается, если работник:
— заболел. О временной нетрудоспособностиработник должен уведомить кадровую службу организации. Для
этого необязательновыходить на работу — достаточно просто позвонить или сообщить о случившемсядругим
способом. Основанием для продления отпуска будет служить листокнетрудоспособности, который предъявит
работник при выходе на работу поокончании отпуска;
— исполнял государственные обязанности, длякоторых трудовым законодательством предусмотрено
освобождение от работы. Речьидет об обязанностях, предусмотренных статьей 170 ТК РФ. Основанием
дляпродления отпуска работнику будут являться повестки, вызовы и пр.
Новый срок отпуска определяет работодатель сучетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).
Несмотря на то что отпуск может быть продленавтоматически (при предъявлении установленных документов),
оформлять его все жеследует надлежащим образом — издать приказ о продлении отпуска.
Пример 4. Секретарю ООО «Окуляр» О.Г. Переглядовой был предоставленочередной ежегодный отпуск
продолжительностью 28 календарных дней (с 9 ноябряпо 6 декабря 2009 года). В период отпуска О.Г.
Переглядова заболела, о чемсвоевременно (до окончания ежегодного отпуска) уведомила работодателя.
Вбухгалтерию был передан листок нетрудоспособности, в котором указанапродолжительность болезни — 5
календарных дней. Продлевать или переносить вэтом случае отпуск О.Г. Переглядовой?
Решение. Работодатель может либопродлить отпуск О.Г. Переглядовой либо перенести его на другой
срок,определяемый с учетом пожеланий работницы (ст. 124 ТК РФ). То есть выборостается за О.Г.
Переглядовой, а работодатель обязан будет учесть ее пожелание.
При продлении отпуска на число днейнетрудоспособности отпуск для работника продолжается без перерыва.
О продленииотпуска работодатель должен издать приказ.
Если работница желает перенести оставшуюся частьотпуска на другое время, работодатель обязан
предоставить ей такую возможность.При этом право определения срока переноса неиспользованной части
отпускапредоставляется работодателю с учетом производственных интересов и пожеланийработницы.
Перенос отпуска
Обязанность работодателя. Работодатель обязанперенести отпуск сотрудника на другой срок, если он
своевременно:
— не оплатил отпуск сотрудника. Оплата отпускадолжна быть произведена не позднее чем за три дня до его
начала (ч. 9 ст. 136
ТК РФ);
— не предупредил его о времени его начала.Сделать это нужно
за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
При этом отпуск переносится только в том случае,если работник сам пожелает перенести отпуск и напишет
соответствующеезаявление.
Инициатива работника. Иногда работник можетсам попросить работодателя (написав соответствующее
заявление) изменить времяего ухода в отпуск: перенести его на другой срок или разбить его на части.
Если работодатель согласен, на заявленииработника, составленном в произвольной форме, он ставит свою
резолюцию. Приэтом издается соответствующий приказ.
Инициатива работодателя. Возможен перенос отпускаработника и по инициативе работодателя. Если уход
работника в отпуск можетнегативно сказаться на работе компании, работодатель имеет право
предложитьработнику перенести дату начала отпуска (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). В этом случаенеобходимо заручиться
письменным согласием работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Наосновании заявления работника руководителю
придется издать приказы о внесенииизменений: в график отпусков и об отзыве из отпуска, перенесении отпуска
и др.
В любом случае положенные 28 дней должны бытьиспользованы не позднее 12 месяцев после окончания
рабочего года, за который онпредоставляется. То есть переносить отпуск два года подряд нельзя.
Если отпуск прерывается
По инициативе работодателя работника с егописьменного согласия можно отозвать из отпуска. Работодатель
должен оформить отзывиз отпуска приказом (распоряжением), в котором следует обязательно указатьвремя
предоставления работнику неиспользованной части отпуска. А она должнабыть предоставлена в любое
удобное для работника время в рамках текущего годалибо присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
После определенияконкретной даты начала отпуска, состоящей из неизрасходованной части отпуска, вграфик
отпусков нужно внести изменения.