11 Инструкция по оптимизации бизнес процессов в сети

Инструкция по
оптимизации бизнес
процессов в сети
магазинов Гъураба
Автор: Абдулжелилов Н.Р.
11
Содержание
Описание задач и цели ............................................................................................................................... 3
Описание ошибок в процессах и учете предыдущей работы ................................................................. 4
Описание ошибок бизнес процессов предыдущей работы ................................................................ 4
Описание ошибок в учете предыдущей работы................................................................................... 4
Описание правильного процесса и ведения учета .................................................................................. 6
Описание правильного бизнес процесса .............................................................................................. 6
Описание правильного ведения учета в программе ........................................................................... 6
Должностные инструкции продавцов в магазинах .................................................................................. 9
Должностные инструкции продавцов в магазинах ................................................................................11
Должностные инструкции администратора магазинов.........................................................................13
2
Описание задач и цели
Цель: Выявление ошибок в учете, а так же выявление неправильных организационных
процессов в работе. Описание правильных организационных процессов, и как результат,
получение корректных цифр в отчетах по программе. Четкая дисциплинированная работа,
выполняющая все описанные требования, сотрудников в сети магазинов Гъураба.
Описание: Сеть магазинов Гъураба, состоящая из трех розничных магазинов и склада.
До 25 декабря 2013 года, учет в программе велся таким образом, который не соответствовал
логике работы программы. Отсутствие упорядоченности на всех этапах бизнес процессов.
Отсутствие четкой организационной работы сотрудников. Отсутствие синхронизации работы
сотрудников с программой.
Требуется: устранить ошибки в учете, наладить четкий и организованный учет в программе,
упорядочить все этапы бизнес процессов, контроль выполнения сотрудниками описанных бизнес
процессов, организация четкой работы сотрудников, наладка строгой синхронизации работы
сотрудников с программой
3
Описание ошибок в процессах и учете предыдущей работы
Данная глава посвящена описанию ошибок в организационных процессах, описанию
совершенных ошибок в учете, а так же неверном понимании логики работы программы
Описание ошибок бизнес процессов предыдущей работы
Описание ошибок в бизнес процессах предыдущей работы, дано в приложении «Описание
ошибок бизнес процессов предыдущей работы».
Описание ошибок в учете предыдущей работы
1. Этап приемки товара. При поступлении товара, проверка осуществлялась не должным
образом, т.е. не проверялось должным образом соответствие товара по факту с
накладной. Что приводило к дополнительным разбирательствам и потраченным нервам
2. Этап доставки товара на склад. Здесь, товар складывался по местам не должным
образом. Товар находился в разбросанном порядке. Склад находился не в ухоженном
состоянии. Как следствие, тяжело было искать товар на складе, заказ существующего
товара. Беспорядочное расположение приводило к порче товара.
3. Этап занесения нового товара в программу. При поступлении нового товара от
поставщика, не соблюдался принцип, технология занесения нового товара в программу.
Товар заносился по принципу понятному лишь одному человеку, тому, кто заносил товар.
Возможными были случаи, когда товар казался новым, а на самом деле он был занесен в
программу, т.е. происходил процесс дублирования номенклатуры. Так же возможны были
случаи не занесения товара в программу. Все это приводило к тому, что тяжело было
искать товар в программе, не возможность продать не существующего товара в
программе, хотя он по факту есть, торможение в работе, недовольства покупателей
4. Этап занесения в программу штрихкода к товару. От поставщиков товар поступает
разный. Бывают товары со штрихкодами от производителя, бывают товары, на которых нет
штрихкода от производителя. При занесении в программу штрихкода к товару, возможны
были случаи, что на товар не был задан штрихкод. Если товар шел в ассортименте, то
штрихкод задавался на один товар из ассортимента, но это не всегда. Все это приводило к
тому, что тяжело было продать товар, распознать товар по штрихкоду, застои на кассе,
недовольства покупателей, маленькие продажи
5. Этап нанесения штрихкода к товару. Штрихкоды наносились не на все товары.
Нанесение штрихкода не на ту номенклатуру, что приводило к пересорту товара, т.е., по
факту продается один товар, а при пробитии товара через программу, продается другой.
Это все приводило к некорректным остаткам в программе.
6. Этап оформления поступления товара. При оформлении поступления товара в
программе возможны были ошибки следующего характера: занесли не ту номенклатуру;
перемещение товара сделали раньше, чем поступление товара; проведение накладной
4
7.
8.
9.
10.
задним числом; редактирование накладной оформленной, например, неделю или месяц
назад, из за того, что данные были введены не верно, что приводило к отрицательным
остаткам в программе, к некорректным цифрам в отчетах. Возможны были не
проведенные накладные в программе.
Этап фасовки товара. Не своевременная фасовка товара, из за не правильного
распределения полномочий. Товар поступал на витрину не вовремя
Этап перемещения товаров. Перемещая товар с одного склада на другой, возможны
были следующие ошибки: по программе переместили одно количество товара, а по факту
другое; не печатались накладные на перемещение товаров, для сверки данных по товару с
напечатанной накладной работнику в розничном магазине, что приводило к
некорректным остаткам на точках; по факту товар переместили, а по программе не было
оформлено соответствующего документа;
Этап продажи товара. В результате не правильного штрихкодирования товара, а так же
не по технологии заданное наименование номенклатуры, приводило к тому, что товар
продавался медленно, возможный пересорт товара, не возможность продать товар из – за
отсутствия его количества по программе, хотя по факту он есть. Не своевременное
закрытие кассовой смены в магазинах. Следствие всего этого, некорректные цифры в
отчетах, не возможность продать товар, некорректные остатки товаров
Этап приема и расхода денежных средств. На этом этапе не было четкой фиксации
приема и расхода денежных средств по программе и по факту. В результате учредитель не
видел четкой информации о денежных средствах. Не было четкой информации по оплате
товара поставщику, по оплате за товар покупателями.
5
Описание правильного процесса и ведения учета
Данная глава посвящена описанию того, как правильно вести учет в программе, описанию
правильных бизнес процессов
Описание правильного бизнес процесса
Описание правильных бизнес процессов даны в блок схеме «Описание правильного бизнес
процесса».
Описание правильного ведения учета в программе
1. Этап приемки товара. При поступлении товара от поставщика, администратору,
проверять товар на соответствие с накладной, при обнаружении недостачи товара по
накладной, или же товара больше чем в накладной, или же товар отправили не тот, то
сразу же сообщить об этом ответственному лицу (поставщик, доставщик,…). До выяснения
всех обстоятельств, товар не принимается. Если же товар принят был не верно, и причина
известна, то администратору необходимо принять оперативные меры по устранению
неполадок. Если же причина неизвестна, то за это несет ответственность администратор.
Если же все верно, то переходим к следующему этапу, доставка на склад.
2. Этап доставки товара на склад. После того как товар принят, разложить товар по
определенному порядку на складе, чтобы каждая позиция номенклатуры, лежала на
своем месте. Не допускать беспорядка на складе. Если товар приехал в большом
количестве, то доставить товар на основной склад. Если же товар приехал в малом
количестве, то можно привезти его в офис к Администратору, для дальнейшей приемки в
программу. После того как товар попал на склад, со всеми процедурами принятия товара,
переходим к следующему этапу
3. Этап занесения нового товара в программу. При поступлении нового товара от
поставщика, соблюдать принцип, технологию занесения нового товара в программу.
Чтобы было понятно, что за это товар, чтобы не возникало проблем при выяснении какой
именно это товар, чтобы любому человеку пришедшему со стороны, например, было
понятно сразу что это за товар. Избегать дублирования номенклатуры. Правильная работа
с номенклатурой это основа учета. Если все сделали верно, переходим к следующему
этапу.
4. Этап занесения в программу штрихкода к товару. От поставщиков товар поступает
разный. Бывают товары со штрихкодами от производителя, бывают товары, на которых нет
штрихкода от производителя. При занесении в программу штрихкода к товару, заносить
его в точности как указано на товаре. Если штрихкода совпадают, то ни одному товару
штрихкод не присваивается. Этот штрихкод заносится в список недопустимых, вести запись
по таким штрихкодам либо на отдельном листке, либо в компьютерном файле, и каждому
товару присваивается внутренний штрихкод. Если у товара нет своего штрихкода, то
6
5.
6.
7.
8.
9.
10.
присвоить ему программный штрихкод, затем наклеить его на товар. Если все сделали
правильно, переходим к следующему этапу
Этап нанесения штрихкода к товару. Первая задача этого этапа, обклеить всю
номенклатуру, соответствующими товару штрихкодами. Не допускать возможности клеить
к товару не его штрихкод. Следить за состоянием штрихкодов на товарах, если
обесцветился или испорчен, распечатать и наклеить заново. Не допускать не
штрихкодированный товар. Если все верно, переходим к следующему этапу
Этап оформления поступления товара. При оформлении поступления товара в
программе заносить количество, цену товара четко, без ошибок в соответствии с
утвержденной накладной от поставщика. Не выполнять никаких движений по товару, пока
не оформлена накладная и не проведена. Не ставить товар на витрины до тех пор, пока
весь товар не будет оприходован. Не оформлять перемещение товаров, до тех пор, пока
не оформите и не проведете накладную поступления. Хранить накладные от поставщиков
у администратора в кабинете в спец. Папке. Если все правила соблюдены, переходим к
следующему этапу
Этап фасовки товара. По возможности, делегировать данный этап отдельному человеку,
который будет заниматься этим, для того чтобы товар поступал на витрину вовремя, а не
залеживался. После того как товар предназначенный на фасовку будет расфасован весь,
оформляем поступление товара в программу на основной склад. Печатаем накладную на
поступление товара. Накладную хранить у Администратора в кабинете, в спец. папке
Этап перемещения товаров. Не перемещать товар с одного склада на другой, пока не
оформлена накладная на перемещение товаров с соответствующего склада и не выполнен
обмен данными обоюдно. При оформлении накладной на перемещение товаров,
внимательно заполнять все поля документа, а именно: на какой склад отправляем товар,
какой товар отправляем, в каком количестве. Печатать 2 копии накладных, одна уходит на
точку продавцу, одна остается у Администратора. Накладные на перемещение,
предназначенные для продавцов, должны быть подписаны продавцом и
Администратором, и он должен хранить ее в спец. папке, так же и Администратор хранит
накладные на перемещение у себя в спец. папке
Этап продажи товара. Если все предыдущие этапы соблюдены, то на этапе продажи
товара не должно возникать проблем. Единственно, не ошибаться при пробитии товара,
правильно указывать количество проданного товара, правильно принимать деньги от
покупателя и выдавать сдачу. При продаже товара на кассе, если выйдет ошибка, о том,
что не найден штрихкод к товару, то сообщить Администратору. Если при продаже товара,
оптом или в розницу выйдет ошибка о том, что товара не хватает на складе, то
Администратору необходимо выяснить причину появления такой ошибки. Как сделать
описано в приложении «Инструкция по работе в автоматизированной системе для
Администратора». После окончания рабочего дня, своевременно закрывать кассовую
смену. При продаже товара оптовому покупателю, распечатывать накладную продажи,
дать покупателю на проверку совпадения товара по факту с накладной, после того как все
процедуры проверки прошли, накладные подписываются как администратором
выдавшим товар, так и покупателем принявшим его. Распечатывать 2 экземпляра.
Этап приема и расхода денежных средств. Четкая фиксация розничной выручки по
программе на основании документа «отчет о розничных продажах», выручки от продажи
7
товара оптом документом «Приходный кассовый ордер», четкая фиксация расхода
денежных средств, документом «Расходный кассовый ордер». Если же учет денежных
средств по программе не будет вестись, то все те же самые действия четко фиксировать в
кассовом журнале, строго по статьям прихода и расхода денежных средств.
8
Должностные инструкции продавцов в магазинах
1. Магазин открывается в 10:00. Прийти в магазин за 10 – 30 мин. до открытия, провести
анализ товара, который остался в малом количестве и отсутствующего товара. Оформить
заказ товара на бумаге, в дальнейшем оформление заказа будет производиться по
программе. Даже если товар для заказа будет в одном количестве, все равно составляем
заказ и передаем заказ ответственному лицу. Выполнить обмен данными с центральным
узлом. Произвести Запись данных по выручке, взятые из программы на основании
документа Отчет о розничных продажах, а так же суммы изъятой из кассы по факту, в
журнал кассира по выручке
2. Следить за порядком в магазине. В порядок магазина входит:
2.1. Чтобы товар лежал, не как попало, а каждый на своем месте и аккуратно уложен
2.2. Весь товар должен быть проштрихкодирован. Если на товаре штрихкода нет, то
оповестить об этом Администратору, для задания им штрихкода к товару
3. Осуществление приемки товара по следующему принципу:
3.1. Не принимать товар от администратора, без накладной на перемещение товаров
3.2. При наличии накладной, проверяем товар строго по указанным данным по товару в
накладной, т.е. пересчитываем товар в соответствии с накладной
3.3. Если обнаружен излишек или недостача по какому либо товару, то немедленно
сообщить об этом Администратору, для принятия им оперативных мер по устранению
неполадок. Что делать с товаром, дано в описании должностных инструкций для
администратора в п.12
3.4. Проверить наличие документа Перемещение товаров в программе, после совершения
обмена данными с центральным узлом. Если накладной в программе нет, то сообщить
об этом Администратору, для принятия им оперативных мер по устранению неполадок.
Товар не принимать, пока не будут устранены все неполадки. Как в программе
посмотреть наличие перемещения, описано в приложении «Инструкция для продавцов
в сети магазинов Гъураба»
3.5. После того как товар принят по накладной и все процедуры проверки осуществлены,
лицо принявшее товар (в данном случае продавец в магазине), становится
ответственным за данный товар, принятый им по накладной
3.6. Если товар принят был не верно, например, какой - то товар в накладной есть, а по факту
его нет, то за него несет ответственность продавец соответствующего магазина, который
осуществлял приемку.
4. Каждодневное закрытие кассовой смены, после окончания рабочего дня
5. Не отпускать товар оптовым покупателям с магазина, а перенаправить его к
Администратору, ответственному за данный вид операции
6. Не принимать товар от оптовиков, а перенаправить его к Администратору, ответственному
за данный вид операции
7. Не выдавать денег с кассы для оплаты за купленный товар у поставщика, а перенаправить
его к Администратору, ответственному за данный вид операции
9
8. Не давать денег, которые находятся в денежном ящике за проданный товар в течение
кассовой смены никому, без специального разрешения Администратора. Сдавать выручку
по продажам строго утром и только Администратору.
9. При наступлении темноты, включить рекламу
ФИО_________________________________________
Подпись_____________
Не хватает:
1. Процедуры работы с документооборотом. Сколько накладных и когда печатается, кто
подписывает, куда складываются или архивируются, у кого какая накладная остается.
Описал выше в соответствующих этапах
2. На кассе. ЧТО делать если выходит ошибка, что штрихкод не найден, или цена нулевая,
или еще что может быть. Инструкции что делать кассиру в этом случае. Я вообще за то,
чтобы закрыть, запретить пользоваться подбором. Надо приучить их к тому, что везде
штрихкод должен быть, если хотят порядка. Опишу в инструкции для кассиров. Я кстати
описал в соответствующих этапах и напишу в инструкции для кассиров
3. Что делать если при проведении накладных программа не дает провести, т.к. не хватает
остатка товара. Опишу в инструкции для администратора. Описал так же на этапе продажи
10
Должностные инструкции продавцов в магазинах
1. Магазин открывается в 10:00. Прийти в магазин за 10 – 30 мин. до открытия, провести
анализ товара, который остался в малом количестве и отсутствующего товара. Оформить
заказ товара на бумаге, в дальнейшем оформление заказа будет производиться по
программе. Даже если товар для заказа будет в одном количестве, все равно составляем
заказ и передаем заказ ответственному лицу. Выполнить обмен данными с центральным
узлом. Произвести Запись данных по выручке, взятые из программы на основании
документа Отчет о розничных продажах, а так же суммы изъятой из кассы по факту, в
журнал кассира по выручке
2. Следить за порядком в магазине. В порядок магазина входит:
2.1. Чтобы товар лежал, не как попало, а каждый на своем месте и аккуратно уложен
2.2. Весь товар должен быть проштрихкодирован. Если на товаре штрихкода нет, то
оповестить об этом Администратору, для задания им штрихкода к товару
3. Осуществление приемки товара по следующему принципу:
3.1. Не принимать товар от администратора, без накладной на перемещение товаров
3.2. При наличии накладной, проверяем товар строго по указанным данным по товару в
накладной, т.е. пересчитываем товар в соответствии с накладной.
3.3. Если обнаружен излишек или недостача по какому либо товару, то немедленно
сообщить об этом Администратору, для принятия им оперативных мер по устранению
неполадок. Что делать с товаром, дано в описании должностных инструкций для
администратора в п.12
3.4. Проверить наличие документа Перемещение товаров в программе, после совершения
обмена данными с центральным узлом. Если накладной в программе нет, то сообщить
об этом Администратору, для принятия им оперативных мер по устранению неполадок.
Товар не принимать, пока не будут устранены все неполадки. Как в программе
посмотреть наличие перемещения, описано в приложении «Инструкция для продавцов
в сети магазинов Гъураба»
3.5. После того как товар принят по накладной и все процедуры проверки осуществлены,
лицо принявшее товар (в данном случае продавец в магазине), становится
ответственным за данный товар, принятый им по накладной
3.6. Если товар принят был не верно, например, какой - то товар в накладной есть, а по факту
его нет, то за него несет ответственность продавец соответствующего магазина, который
осуществлял приемку.
4. Каждодневное закрытие кассовой смены, после окончания рабочего дня
5. Не отпускать товар оптовым покупателям с магазина, а перенаправить его к
Администратору, ответственному за данный вид операции
6. Не принимать товар от оптовиков, а перенаправить его к Администратору, ответственному
за данный вид операции
7. Не выдавать денег с кассы для оплаты за купленный товар у поставщика, а перенаправить
его к Администратору, ответственному за данный вид операции
11
8. Не давать денег, которые находятся в денежном ящике за проданный товар в течение
кассовой смены никому, без специального разрешения ответственного лица. Сдавать
выручку по продажам строго утром ответственному лицу.
ФИО_________________________________________
Подпись_____________
12
Должностные инструкции администратора магазинов
1. Анализ товара по складам, который остался в малом количестве и отсутствующего товара.
2. Оформить заказ товара на бумаге (в дальнейшем оформление заказа будет производиться
по программе), для передачи, в последующем, необходимой информации поставщикам
или учредителю магазинов.
3. Ведение переговоров с поставщиками по заказу товара, последующей доставки, а так же
ведение переговоров по дате поставки товара, по оплате за доставленный товар.
4. Оформление приемки товара по накладной поставщика. Сюда входит:
4.1. Приемка товара от сторонних поставщиков
4.2. Приемка товаров от внутренних поставщиков. В качестве внутреннего поставщика
выступает Эсенбулат.
4.3. Внимание: Принимать товар нужно строго по накладным от поставщиков. Если есть не
совпадение товара по количеству, находящегося по факту с накладной поставщика, то
принимать товар строго по факту, а так же немедленно сообщить о разнице
ответственному лицу (поставщику, доставщику товара,…). Скорректировать количество
товара в накладной по факту, после того как обговорили детали с поставщиком
4.4. Доставить товар на склад, поставить товар на места в соответствии с установленным
порядком на складе. Как такое можно делать пока товар не занесли в программу и
накладную не распечатали??? Не согласен с замечанием. Так как товар он принимает
по накладной. И я не вижу смысла возить товар вначале в кабинет где будет сидеть
администратор, если это крупная партия , затем везти его на склад, это далалай. Такое
можно делать если товар в малом количестве. Я описал в этапах. А так, Принял по
накладной, если есть не соответствие , узнает причину, сразу корректирует, товар
оставляет на основном складе, а с накладной едет в офис и приходует товар
4.5. После того как товар оказался на складе, заносим товар в программу по утвержденной
накладной с поставщиком, со всеми процедурами проверки.
4.6. После утверждения накладной поставщика по товару, если окажется разница в товаре,
например, какой - то товар в накладной есть, а по факту его нет, то за него несет
ответственность Администратор, который осуществлял приемку. Если же вдруг
окажется излишек, то понять причину, и оприходовать на соответствующий склад
Нариман, зачем опять повторяешься, п.4.3.. в 4,3 имеется в виду принятие и выяснение
когда товар доставлен поставщиком, в п 4.6 описывается случаи после занесения
товара и продажи, и что делать в этом случае с излишком и недостачей
5. Оформление приемки фасованного товара. Товар, предназначенный для фасовки,
принимать строго после того как его расфасают. Не понял, как это после? Нужны
разъяснения, здесь слабое звено. Здесь имеется в виду то что у него есть такие товары как
зам зам, тмин в бочках, ладан, хильба, куст аль хинди. Что то приходит в бочках, а что то в
мешках. Поэтому когда такой товар приходит то его трудно приходовать таким какой он
поступает. Они его фасуют, кого в маленькие пакетики, кого в бутылочки и затем
приходуют штуками на склад от Эсенбулата. И фасуют они его небольшими партиями,
например, пришло 100 бочек тмина, они приходуют его на склад, затем бочки разливают и
13
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
приходуют полученный товар штуками. К таким типам товара, например, относятся:
тминное масло, ладан, вода зам зам, и др.
Занесение новой номенклатуры в программу, которая не поступала раннее.
Задание штрихкода к товару.
7.1. Если у товара есть свой собственный штрихкод от производителя, то заносим его в
программу. Как занести штрихкод в программу, описано в приложении «Инструкция
по работе в автоматизированной системе для Администратора».
7.2. Если же у товара нет своего штрихкода, то заносим штрихкод, которая предлагает нам
программа. Как занести внутренний штрихкод, описано в приложении «Инструкция по
работе в автоматизированной системе для Администратора».
Оформление в программе перемещения товара с одного склада на другой. Печать
накладных на перемещение товаров. Описание дано в приложении «Инструкция по
работе в автоматизированной системе для Администратора»
Выполнение обмена данными между точками в программе
Доставка товара по точкам, с требованием от продавцов магазинов, чтобы проверяли по
накладной, доставленный им товар. После проверки дать документ перемещения товаров
на подписание.
Оформление оприходования товаров. При обнаружении товара, который находится в
излишке, выяснить причину излишки товара, а затем оприходовать товар, если появится в
этом необходимость. Оформление документа в программе дано в приложении
«Инструкция по работе в автоматизированной системе для Администратора».
При обнаружении товара не подлежащего к продаже, оформить списание товаров.
Оформление документа в программе дано в приложении «Инструкция по работе в
автоматизированной системе для Администратора».
Оформление продажи товара оптовым покупателям. Оформление документа в программе
дано в приложении «Инструкция по работе в автоматизированной системе для
Администратора».
Оформление возврата товара от розничных и оптовых покупателей, строго на основании
документов «Отчет о розничных продажах» «Реализация товаров и услуг». Оформление
документа в программе дано в приложении «Инструкция по работе в
автоматизированной системе для Администратора».
Оформление возвратов товара поставщикам, строго на основании документа Поступление
товаров и услуг. Оформление документа в программе дано в приложении «Инструкция по
работе в автоматизированной системе для Администратора».
Следить за исполнением должностных обязанностей продавцов в магазинах, описанных
выше.
Осуществлять проверку каждое утро после открытия магазина, по данным документа
«Отчет о розничных продажах» с суммой по факту. Делать запись по полученным данным
в журнал продавца магазина
Проведение ревизионных работ на складах. Оформление в программе документа
«Инвентаризация товаров на складе». Оформление документа в программе дано в
приложении «Инструкция по работе в автоматизированной системе для
Администратора».
Соблюдать порядок на основном складе хранения товаров.
14
20. Ведение кассового журнала. Сюда входит:
20.1. Каждодневная запись приема розничной выручки с магазинов
20.2. Запись расхода денежных средств по статьям расхода
20.3. Запись прихода денежных средств от оптовых покупателей
21. Проверять остатки товаров либо каждый день, либо через день. При появлении
отрицательных, проводить анализ, почему расходятся остатки.
22. Делать проверочные ревизии с целью выявления расхождения остатков и разбираться
почему такое произошло, и чья вина в этом. По моему в п 19 описано тоже самое
23. По всем отчетам, которые обозначены в договоре, проверять некорректные цифры и
разбираться с ними. А именно «Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры»,
«ведомость по товарам на складах», «валовая прибыль».
24. Контролировать протекание бизнес-процессов в сети магазинов на отклонение от
стандарта, фиксировать в журнал все отклонения.
Везде где есть операции, которые описаны в инструкции надо писать в каком пункте
инструкции написано как это делается.
ФИО_________________________________________
Подпись_____________
15