1. Начало работы

PrintBlank
Инструкция Пользователя
1. Начало работы
Прежде чем начинать работать узнайте у Администратора Ваш логин и пароль.
Для запуска программы щелкните два раза по ярлыку
(Printblank) на Вашем
Рабочем столе
2. Настройки
Перед началом работы программы необходимо настроить ее для работы конкретно на
вашем рабочем месте. Для этого предназначен раздел «Настройки» (Рисунок 1). В данном
разделе четыре подраздела:
Рисунок 1
 Смещение при печати
 Сменить свой пароль
 Настройки фильтра
 Значения по умолчанию
Рассмотрим их подробней
2.1. Смещение при печати. В
данном подразделе Вы в случае
необходимости
можете
настроить смещение печати
бланка (Рисунок 2). Данная
настройка может понадобиться в
случае, если в новой партии
бланков
при
обрезке
изготовителем
поля
будут
смещены
на
несколько
миллиметров
или
при
подключении
к
Вашему
компьютеру нового принтера с
индивидуальными настройками.
Для каждой формы бланков
предусмотрены свои настройки
смещения. Величина смещения
указана в миллиметрах.
После ввода информации
Рисунок 2
нажмите кнопку «Сохранить»
2
2.2. Сменить свой пароль.
В
данном
подразделе
(Рисунок 3) Вы можете
заменить свой пароль. Это
может понадобиться в случае,
если внутренний регламент
безопасности
Вашего
подразделения
предусматривает, что пароли
доступа к базе данных
должны знать только сами
пользователи. В этом случае,
после первого входа в
Рисунок 3
программу
Вы
должны
заменить пароль, присвоенный Вам Администратором. Для этого поставьте галочку в
поле «Сменить пароль» и вбейте Ваш новый пароль в поля «Введите новый пароль» и
«Подтвердите пароль»
После ввода информации нажмите кнопку «Сохранить»
Если
введенные
пароли
совпадают,
программа примет изменения, если же не
совпадают, программа выдаст информацию об
ошибке (Рисунок 4), после чего Вы вернетесь в
окно смены пароля и сможете повторить
попытку.
2.3. Настройка
фильтра.
Данный
подраздел предназначен для настройки
периода отображаемой информации в журнале
Рисунок 4
(Количество дней) и выбора формы бланка, с
которой планируется ведение работы. (Рисунок 5). По
умолчанию установлен период отображения в 30 дней и
журнал свидетельств формы №2. Данный фильтр
распространяется на журнал исходящих бланков. На
журнал входящих бланков распространяется только
фильтр по формам (указываются только бланки тех форм,
на основании которых можно оформлять исходящие
документы вида указанного в фильтре). Фильтр вступает в
силу только после перезапуска программы и сохраняется
при последующих запусках. Если Вы хотите сменить
Рисунок 5
фильтр, не выходя из программы, для этого щелкните левой кнопкой мышки на кнопке
(Рисунок 6). Откроется окно аналогичное рисунку 5, но обновление фильтра в этом случае
произойдет сразу после того,
как Вы щелкните по кнопке
«Фильтр». В данном случае
фильтр не сохранится после
перезапуска программы
2.4. Значения
по
умолчанию.
Данный
подраздел предназначен, для
автоматического внесения в
Рисунок 6
бланк
наиболее
часто
встречающихся значений полей (Рисунок 7). На данный момент в программе
предусмотрены следующие поля по умолчанию:
3

Вид транспорта
 Данные
по
грузоотправителю
(Наименование и Адрес). Для
ветеринарных
пунктов,
которые
работают
с
хозяйствующими субъектами,
занимающимися
перепродажей поднадзорных
товаров
(склады,
хладокомбинаты),
данные
грузоотправителя берутся из
входящих
ветеринарных
сопроводительных
Рисунок 7
документов, и данное поле
будет также значением по умолчанию Грузополучателя входящего бланка..
 Ограничения
 Благополучие
 Единицы измерения
 Упаковки
 Результат исследования
 Место карантинирования
 Количество дней карантинирования
В случае необходимости список полей по умолчанию может быть дополнен. Для этого
Вам необходимо обратиться с соответствующей просьбой к разработчикам.
3. Справочники
Перед началом работы рекомендуется заполнить справочники (Рисунок 8). Конечно,
заполнить сразу все справочники будет затруднительно, но чем полнее будут
справочники, тем удобней будет работа в дальнейшем. На данный момент в программе
предусмотрено 19 справочников:
 Контрагенты










Рисунок 8
Номенклатура
Лаборатории
Единицы измерения
Упаковки
Происхождение
Вид транспорта
Условия перевозки
Цели транспортировки
Болезни
Иммунизация
4








Паразиты
Методы обработки
Средства обработки
Методы и средства обработки
Методы исследования болезней
Форма клейма
Ограничения
Страны
Рассмотрим их подробней
3.1. Контрагенты. Наиболее важным является справочник «Контрагенты» (Рисунок 9).
Рисунок 9
Для удобства пользователей программа позволяет дополнять справочник контрагентов
напрямую при формировании документов (см. п. 4), но всё-таки на наш взгляд удобней
внести информацию о наиболее часто встречающихся контрагентах, а также заполнить
остальные справочники наиболее распространенными значениями предварительно в
данном разделе. В данном подразделе Вы можете добавить Контрагента (кнопка
«Добавить»), изменить/просмотреть данные уже созданного (кнопка «Редактировать») и
удалить его (кнопка «Удалить»). Внимание!! Удалить можно только того
контрагента, который не упоминается ни в одном документе!
 Для добавления контрагента нажмите кнопку «Добавить». В открывшемся окне
(Рисунок 10) заполняем поля «Наименование» и «ИНН» и «ФИО представителя» . Поле
«Маркировка» заполняется автоматически, в него подставляется значение поля
«Наименование». Т.к. у изготовителей-нерезидентов маркировка не совпадает с
наименованием, то ее можно править вручную. Так как название контрагента может быть
не уникальным, то в программе предусмотрено поле «ИНН», однозначно определяющее
контрагента. Для юридических лиц поле «ИНН» является обязательным. Т.к. далеко не
все физические лица имеют и знают свой ИНН то для них данное поле необязательно,
хотя заполнение его было бы желательно во избежание путаницы при появлении
контрагентов-полных однофамильцев или, наоборот, ошибочного неоднократного
внесения в базу одного и того же физлица.
5
Т.к.
справочник
«Контрагенты»
представляется
очень
громоздким, то для удобства
пользователей предусмотрена
возможность
отбора
критериев, по которым будет
ограничиваться
отображаемый
список
контрагентов.
Основной
критерий – «Свой\сторонний
контрагент»
(к
«Своим»
относятся контрагенты, с
которыми
у
Вашего
подразделения
заключены
договорные
отношения,
«Сторонними»
считаются
Рисунок 10
контрагенты,
которые
являются Грузоотправителями или Производителями груза во входящем документе или
Грузополучателем в исходящем документе). Для выбора вида контрагента проставьте
галочки рядом с соответствующими полями («Свой контрагент» обязательно должен быть
и Грузополучателем и Грузоотправителем, поэтому у него проставлены соответствующие
галочки и убрать их программа не даст). Кроме того галочками можно отметить с какими
формами бланков работает данный контрагент (В данном случае это Форма 1).
«Производитель» это вид контрагента, который используется во второй и третьей форма,
потому в нашем случае оно галочкой не отмечается.
Поле «Страна» по умолчанию равно «Россия», но в случае необходимости его можно
заменить на нужное Вам государство и его название автоматически пойдет в поле Адрес.
Т.к. веторганы некоторых стран требуют, чтобы информация о благополучии местности
имела строго определенный вид, то необходимый текст можно внести в поле «Требования
благополучия» справочника «Страны» см. п. 3.4.
Если у контрагента есть собственное разрешение на вывоз, внесите информацию о нем
в поля подраздела «Разрешение». В дальнейшем программа будет предупреждать врача,
если срок действия разрешения контрагента заканчивается. Если у контрагента нет
разрешения, то в бланк пойдет информация, внесенная в подразделе «Информация о
станции» раздела «Администрирование» (см. Инструкцию Администратора). Для того
чтобы программа вставляла в бланк разрешение выданное контрагенту у него
должен быть внесен ИНН
Следующее окно формы служит для ввода адреса контрагента. Для добавления адреса
нажмите кнопку «Добавить» и внесите информацию в поле «Адрес». Для удобства
пользователей программа автоматически сформирует поле «Пункт», данные из которого
пойдут в поле бланков «Маршрут». Если поле «Пункт» сформировалось некорректно, Вы
можете поправить его вручную. У контрагента может быть несколько адресов. Если Адрес
был внесен ошибочно, удалите его, щелкнув по нему мышкой и нажав кнопку «Удалить».
Если получатель бланка едет с животным на выставку, то Вы добавляете информацию об
организаторе выставки в справочник контрагентов. Если же он просто едет в гости, то Вы
можете добавить ему адрес и указать его Грузополучателем с этим адресом.
Окно «Посредники контрагента». Данные в этом окне заполняется для тех
контрагентов, которые отправляют грузы через транспортные компании или, заключив
договор с ветстанциями на проведение ветэкспетризы, оформляют бланки ВСД для более
мелких предприятий (например, крупные склады для мелких организаций, находящихся у
него на территории).
6
После ввода всей необходимой информации нажмите кнопку «Сохранить».
 Для просмотра или редактирования контрагента нажмите кнопку «Редактировать»
(Рисунок 9). Окно редактирования (просмотра) идентично окну добавления контрагента
(Рисунок 10). Здесь Вы можете поправить неправильно внесенную информацию, добавить
или удалить алрес контрагента, снять с адреса признак активности, если контрагент
больше не работает по этому адресу, удалить адрес если он внесен ошибочно и т.д.
Внимание!! Если адрес указан хоть в одном документе в базе данных, удалить его
невозможно. Вы можете только снять с него признак активности. Если данный
контрагент закрылся или по какой-то другой причине больше не работает с вашим
подразделением, снимите галочки со всех форм бланков, и он больше не будет
отображаться во время работы
 Для удаления контрагента щелкните по
нему мышкой и нажмите кнопку «Удалить»
(Рисунок
9).
В
открывшемся
окне
подтверждения (Рисунок 11) нажмите кнопку
«Да». Если команда на удаление была дана
ошибочно, нажите кнопку «Нет». Внимание!!
Если контрагент указан хоть в одном
документе в базе данных, удалить его
невозможно.
Рисунок 11
3.2. Номенклатура.
В
этом справочнике (Рисунок
12) хранится информация о
видах
поднадзорной
продукции.
Справочник
состоит из следующих полей:
 Форма бланка. В поле
указывается в бланках
каких форм используется
данная номенклатура.
 Код ТН ВЭД. Это поле
введено в связи с тем, что
данные коды планируется
Рисунок 12
использовать при создании единой базы данных при переходе на электронный
документооборот.
 Груз. В это поле вносится название животного или биологического объекта,
которое будет указано в бланке..
 Условия перевозки. В данном поле отображается информация об условиях
транспортировки данного вида номенклатуры.
 Активен. Снятая галочка в этом поле означает что данный вид номенклатуры
больше
не
используется
(снятие
с
производства,
закрытие фирмы изготовителя
и т.д.)
Для
добавления
номенклатуры в справочник
щелкните кнопку «Добавить».
В открывшемся окне (Рисунок
13) заполните все поля и
нажмите кнопку «Сохранить».
Если кнопка «Добавить» была
Рисунок 13
7
нажата ошибочно нажмите кнопку «Отмена»
Поле «Форма» заполняется из справочника видов форм бланков ВСД.
Для удобства ввода кода
ТН ВЭД создана специальная
форма ввода. Чтобы перейти в
форму ввода кода ТН ВЭД
щелкните по кнопке
рядом
с полем «ТН ВЭД» (Рисунок
13). В открывшемся окне
(Рисунок 14), щелкая по
значку
рядом с полями
разделов классификатора ТН
ВЭД,
выберите
соответствующие
код
номенклатуры, который будет
заполняться по мере выбора
разделов.
Т.к.
название
разделов
классификатора
слишком громоздкие, то здесь
же Вы можете внести название
номенклатуры так, как она
Рисунок 14
будет вписана в бланк (поле
«Печать в бланк»). Это название записывается в поле «Груз» (Рисунок 13), где может быть
быстро отредактировано в любой момент, в том числе и в процессе формирования бланка.
Нажмите кнопку «Ок» для сохранения номенклатуры.
Для редактирования Номенклатуры нажмите кнопку «Редактировать» (Рисунок 12).
Форма окна редактирования аналогична окну добавления номенклатуры за исключением
того, что в данной форме появляется поле «Активен» (Рисунок 15). При снятии галочки в
данном поле Номенклатура не
отображается в общем списке
номенклатур
при
формировании бланков. Для
сохранения
внесенных
изменений нажмите кнопку
«Сохранить». Если же Вы
входили
в
окно
редактирования, чтобы только
просмотреть
данные
номенклатуры,
нажмите
кнопку «Отмена».
Рисунок 15
Кнопка
«Активные»/«Все
записи» (Риунок 12) предназначена для выбора списка отображаемых номенклатур. При
нажатии кнопки «Активные» номенклатуры, у которых снят признак активности, не
отображаются в общем списке. Для отображения полного списка нажмите кнопку «Все
записи».
8
 Лаборатории.
В
справочнике (Рисунок 16)
перечислены
лаборатории,
производящие ветеринарные
экспертизы.
В
этом
справочнике можно добавлять
(кнопка «Добавить»), править
(кнопка «Редактировать» и
удалять (кнопка «Удалить»)
лаборатории, информация о
которых
используется
в
программе. Удалять можно
только те лаборатории, чьи
данные не используются в
оформленных бланках. Если
во
время
редактирования
Лаборатории снять галочку с
Рисунок 16
поля
«Активен»,
то
Лаборатория больше не будет отображаться в общем списке. Для отображения полного
списка лабораторий нажмите
кнопку
«Все
записи».
Информация о лаборатории
состоит
из
двух
полей:
«Наименование» и «ИНН».
Поле «ИНН» введено для того,
чтобы
программа
могла
однозначно идентифицировать
лабораторию.
3.3. Виды транспорта. В
справочнике
(Рисунок
17)
перечислены виды транспорта,
которыми могут
перевозить
поднадзорные грузы. В этом
справочнике можно добавлять
(кнопка «Добавить»), править
(кнопка «Изменить» и удалять
(кнопка
«Удалить»)
виды
транспорта.
Если
вид
транспорта указан хоть в одном документе в базе данных, удалить его невозможно.
В режиме редактирования можно снять признак активности с вида транспорта. Для
отображения в справочнике
Рисунок 17
неактивных видов транспорта
нажмите кнопку «Все записи».
Для удаления вида транспорта
щелкните по нему мышкой и
нажмите кнопку «Удалить». В
открывшемся
окне
подтверждения
нажмите
кнопку «Да». Если команда на
удаление была дана ошибочно,
нажите кнопку «Нет».
9
Рисунок 18
3.4. Страны. Данный справочник (Рисунок 18) введен в связи с тем, что ветеринарные
органы некоторых стран требуют особую формулировку информации о благополучности
местности. Привязать необходимую формулировку к названию государство можно
3.5. Остальные справочники заполняются аналогично пп.3.3. и 3.4
4. Основные журналы
Работа в программе строится на основании двух журналов: журнала входящих
документов и журнала исходящих документов. В обоих журналах применяются
фильтры по формам бланков. Так как методика заполнения бланков ветеринарных
свидетельств и ветеринарных сертификатов аналогична к ним применяется общий
фильтр. Так же не предусмотрен отдельный фильтр для ветеринарной справки
формы №4. То есть, если Вы выбрали фильтр по форме №1, то в журналах
отобразятся ветеринарные свидетельства формы №3, ветеринарные сертификаты
формы номер 1 и ветеринарные справки формы №4 оформленные на перемещение
кормов.
4.1. Журнал
входящих
бланков.
Для
внесения
данных в Журнал нажмите
кнопку «Создать» в закладке
«Входящий бланк» (Рисунок
19) (или просто нажмите
кнопку «Insert» на клавиатуре)
В
открывшемся
окне
(Рисунок 20) некоторые поля
уже заполнены данными из
раздела
«Значения
по
Рисунок 19
умолчанию. Обращаем Ваше
внимание, что не все поля в
данном окне обязательны для
заполнения. После того как
будет
согласован
список
полей данного журнала часть
полей будет скрыта от
пользователей,
а
часть
наоборот будет отмечена как
обязательная к заполнению.
Далее
мы
рассмотрим
методику заполнения полей в
данном окне.
 Бланк. Для внесения
информации о виде и номере
Рисунок 21
входящего документа (поле
«Бланк») щелкните по значку
рядом с
полем и в открывшейся форме (Рисунок 21)
заполните поля с данными входящего бланка.
Поля, оканчивающие значком , заполняются
из выпадающих справочников (Рисунок 22).
Поле «Серия» представляет собой число,
трехзначное для ветеринарных свидетельств и
ветеринарных справок, и двузначное для
Сертификатов Таможенного союза. Поле
«Префикс серии» активно только для
Рисунок 20
10
Рисунок 22
сертификатов
Таможенного
союза
и
представляет собой двузначный индекс KZ или
BY. Поле «Номер бланка» представляет собой
семи- или восьмизначное число. Для
заполнения поля даты оформления входящего
бланка щелкните по
значку
рядом с
полем «Дата» и в
открывшемся окошке
календаря (Рисунок
23) выберите нужную
дату
(программа
позволяет
также
ввести дату вручную
в формате dd.mm.yyyy).
Рисунок 23
 Грузоотправитель. Для заполнения этого поля щелкните
по кнопке . В открывшемся
окне (Рисунок 24), выберите
необходимого
Вам
контрагента и щелкните по
нему два раза левой кнопкой
мыши или один раз по кнопке
«Выбрать».
Затем
в
открывшемся окне (Рисунок
25)
выберите
адрес
Грузополучателя.
Если
нужный
контрагент
отсутствует в списке, Вы
можете добавить
его
в
справочник,
нажав
кнопку
Рисунок 24
«Добавить».
Добавление
совершенно
аналогично
описанному в п. 3.1. Так же
можно добавить и адрес в
случае его отсутствия в
списке.
 Получатель бланка.
По умолчанию в это поле
вставляется значения поля
«Грузоотправитель». В случае
необходимости Вы можете
внести в это поле другого
контрагента аналогично тому,
как это описано в предыдущем пункте. Добавить контрагента или его адрес в список
Рисунок 25
можно с помощью кнопки
«Добавить» в соответствующем окне.
11
 Посредник отправителя. Это поле
заполняется в случае, если груз
направлялся
через
транспортную
компанию или документ оформляется
одной компанией, для другой, не
имеющей соответствующего договора с
ветеринарной станцией. Для заполнения
данного
поля
щелкните
по
соответствующей кнопке
и в
открывшемся окне (Рисунок 26) выберите
Рисунок 26
как отправлялся груз («для» кого-то или
«через» кого-то) и наименование посредника. Если за данным Получателем бланка не
числится ни одного Посредника то поле «Посредник» в окне не отображается.
Аналогичное поле есть и для Грузополучателя.
 Грузополучатель. По умолчанию это поле заполняется на основании данных
раздела «Значения по умолчанию». Если же необходимо внести значение поля отличное
от умолчания редактирование производится аналогично описанному выше.
 Время в РФ. Выбирается из справочника с помощью значка
 Цель транспортировки. Выбирается из справочника с помощью значка . Если
необходимой Вам цели нет в справочнике, Вы можете добавить ее с помощью кнопки .
 Особые отметки. Это поле вводится свободным набором текста. Внимание!!!.
Данное поле предназначено для внесения информации, которая не будет использоваться
при дальнейшем перемещении грузов. Если Вам необходимо ввести информацию, которая
должна будет затем перейти в исходящий документ, эта информация вносится поле
«Особые отметки», относящееся к «Позиции».
 Благополучие на экспорт. Как уже говорилось выше, веторганы некоторых стран
требуют строго определенные формулировки информации о благополучии местности. Эти
формулировки вносятся в справочник «Страны».
 Благополучие местности. В это поле вносится текст из настроек по умолчанию.
Информация пойдет в поле «Особые отметки» бланка.
 Разрешение на вывоз. Как уже описывалось выше, Разрешение может браться
либо из «Информации о станции» либо из данных Контрагента. В случае необходимости
его можно править в процессе оформления документа.
После заполнения верхней части окна (Рисунок 20), нажмите кнопку «Добавить
позицию» и перейдите в окно
заполнения информации о
позициях бланка (Рисунок 27).
Щелкните по кнопке
рядом
с
полем
«Номенклатура».
В
открывшемся окне (Рисунок
28),
выберите,
соответствующую
номенклатуру из имеющегося
списка.
Если
Вам
необходимо
произвести поиск в списке
номенклатуры щелкните на
Рисунок 27
поле «Нажмите здесь для
поиска записи» (указано стрелкой на рисунке). В активировавшейся строке поиска
введите текст поиска и по мере набора текста будут отбираться соответствующие записи.
12
В
случае
отсутствия
необходимой Номенклатуры
нажмите кнопку «Добавить» и
действуйте, как было описано
выше в инструкции по
добавлению Номенклатуры в
«Справочник номенклатур»
 Название в бланк.
Название груза, которое будет
занесено
в
бланк
(произвольное текстовое поле)
 Пол, возраст, вид.
Текстовое
поле.
Если
животное одно – информация
печатается
на
первой
странице, если несколько – на
второй.
 Количество. Числовое
Рисунок 28
поле
 Единицы измерения. По умолчанию в это поле вносится значения из настроек
«Значения по умолчанию» (см. Рисунок 7). Для выбора из справочника значения поля
отличного от значения по умолчанию щелкните по значку . В открывшемся списке
выберите необходимое значение. Если в справочнике отсутствует необходимое значение,
щелкните по кнопке
Рисунок 29
и в открывшемся окне справочника добавьте нужную позицию.
 Номер и форма клейма. Для
внесения информаци щелкните по кнопке
рядом с полем. В открывшемся окне
(Рисунок 29) выберите из справочника
форму клейма и внесите в поле «Номер
клейма» номер простым текстом. Если
необходимая форма клейма отсутствует в
справочнике, добавьте ее щелкнув по
кнопке .
 Карантинирование. По умолчанию
в это поле вносится значения из настроек
«Значения по умолчанию» (см. Рисунок 7).
Если необходимо внести изменения в
щелкните по кнопке
и в открывшемся
окне (Рисунок 30) внесите в нужное поле
необходимое значение.
Рисунок 30
13
 Болезни.
Для
заполнения поля щелкните по
значку
и в открывшемся
окне (Рисунок 31) щелкните
по кнопке «Добавить». В
открывшейся форме (Рисунок
32) выберите лабораторию,
проводившую исследования,
щелкнув по значку
. Если
необходимая
лаборатория
Рисунок 31
отсутствует в списке добавьте
ее, щелкнув по кнопке . Аналогично вносится информация в поля «Болезнь» и «Метод».
Поле
«Результаты
исследования»
проставляется автоматически из значений
по
умолчанию,
но
в
случае
необходимости может быть исправлено
на произвоильный текст. Сохраняем
данное исследование нажав кнопку
«Выбрать».
Если по данной позиции проводилось
несколько исследований в открывшемся
окне (Рисунок 33) нажмите кнопку
«Добавить» и внесите данные по
следующему исследованию. Если же
какое то исследование было внесено
ошибочно, выделите его щелчком мышки
и нажмите кнопку «Удалить». После
внесения
информации
о
всех
иследованиях
нажмите
кнопку
«Сохранить»
Рисунок 32
 Иммунизация.
Паразиты.
Данные поля заполняются аналогично полю «Болезни».
 Особые отметки. Это
текстовое
поле
вводится
свободным набором текста.
Здесь
обычно
вводится
информация о разрешении на
ввоз на территорию РФ или
другая информация, которая
будет
переноситься
в
исходящие
документы,
Рисунок 33
оформляемые на основании
(взамен) данного документа.
После ввода всей необходимой информации о позиции документа нажмите кнопку
«Сохранить».
Если в бланке несколько позиций, нажмите кнопку «Добавить позицию» (Рисунок 20) и
добавьте необходимое количество позиций. Также можно скопировать позицию, нажава
кнопку «Копировать позицию».
После ввода всех позиций бланка нажмите кнопку «Сохранить»
После добавления информации обо всех позициях бланка нажмите кнопку «Сохранить»
и можете переходить к добавлению следующего бланка. Для редактирования уже
14
созданного документа два раза щелкните по нему мышкой. Для удаления ошибочно
созданного бланка выделите его мышкой и нажмите кнопку «Delete» на клавиатуре.
Удалить можно те документы на основании, которых не был подготовлены исходящие
бланки.
Документы в журнале отсортированы по дате документа. При необходимости
отсортировать данные по какому-то другому параметру щелкните по заголовку столбца с
информацией, по которой планируется отсортировать данные (Вид бланка, Серия, Номер).
4.2. Журнал исходящих бланков. Журнал состоит из двух частей. В первой «В
разработке» происходит подготовка бланков к печати. Если Вы работаете без журнала
входящих бланков, то работа в данном разделе совершенно аналогична работе
предыдущего журнала. В противном случае оформление исходящих бланков
осуществляется на основании данных, внесенных в Журнал входящих бланков.
Нажмите кнопку "Создать" в закладке «Исходящий бланк» (Рисунок 34). Открывшееся
окно аналогично окну создания входящего документа (Рисунок 20), только верхнее поле
называется «Печатная форма». Оно предназначено для выбора какая форма бланка будет
печататься (ветеринарное свидетельство, ветеринарный сертификат Таможенного союза
или ветеринарная справка). Как уже отмечалось в начале раздела 4. в связи со схожестью
Рисунок 34
методики заполнения бланков одного направления они объединены в один журнал, и
программа сама размещает поля в бланке согласно выбранной печатной форме.
Заполните поля верхней
части окна аналогично тому,
как это было описано для
входящих бланков и нажмите
кнопку «Добавить позицию».
В открывшемся окне (Рисунок
35) щелкните по значку
рядом с полем «Входящий
бланк» и в открывшемся окне
(Рисунок
36)
выберите
позицию входящего бланка,
которая
переносится
в
формируемый
документ,
Рисунок 35
дважды кликнув по ней
мышкой,
и
в
случае
необходимости
внесите
изменения
в
количество,
лабораторные исследования и
особые отметки (Рисунок 37).
Если же Вы работаете без
Журнала входящих бланков,
15
Рисунок 36
сразу переходите к вводу «Номенклатуры» и работайте аналогично журналу входящих
документов
В случае ошибочного переноса данных в бланк их можно удалить с помощью кнопок
"Удалить позицию из бланка" либо "Удалить всё из бланка".
После переноса всех необходимых позиций нажмите кнопку "Сохранить".
Сформированный бланк сохраняется в журнал "Бланки в разработке". В этом журнале
хранятся подготовленные, но еще не отпечатанные бланки. Просмотреть сформированный
бланк можно с помощью кнопки F3. Если бланк сформирован ошибочно, Вы можете его
удалить. Для этого щелкните по бланку правой кнопкой мыши и в выпадающей панели
(Рисунок
38)
выберите
команду «Удалить» (функция
удаления также вызывается
нажатием
на
клавиатуре
кнопки «Delete»).
Далее Вы можете либо
перейти
к
оформлению
следующего бланка либо сразу
распечатать сформированный
документ. Для печати бланка
щелкните по нему правой
кнопкой мыши. Откроется
панель (Рисунок 38) в которой
выберите команду "Печать"
(функция печати вызывается
также
одновременным
нажатием
на
клавиатуре
Рисунок 37
кнопок CTRL+P). Вам будет
предложено напечатать бланк
с очередным номером из
списка
выданных
Вам
Администратором
бланков.
(Рисунок 39) Если Вам надо
отпечатать бланк с другим
номером Вы можете внести
необходимый номер вручную.
Нажмите кнопку «Печать».
Рисунок 38
В открывшейся печатной
форме бланка (Рисунок 40) Вы можете еще раз проверить правильность заполнения
бланка, после чего отправьте его на печать, щелкнув
по кнопке
в левом углу верхней панели.
Отпечатанный бланк попадает в Журнал готовых
бланков. Бланки в этом журнале нельзя
редактировать, только просматривать с помощью
кнопки F3.
Рисунок 39
16
Рисунок 40
В том случае, если бланк отпечатан ошибочно или по какой-то другой причине надо
отменить информацию о напечатанном бланке, кликните правой кнопкой мыши по
ошибочному бланку и в открывшейся панели (Рисунок 41) выберите «Ошибочный бланк».
В открывшемся окне
(Рисунок
42)
выберите
соответствующие
Вашему
случаю причины признания
бланка
ошибочным
и
последующие действия с ним:
 «Скопировать
и
аннулировать бланк» означает
возврат документа в журнал
ненапечатанных бланков
 «Аннулировать бланк»
означает удаление информации
Рисунок 41
о подготовленном бланке, т.е.
все его позиции возвращаются во входящий бланк,
на основании которого он был сформирован.
 «Отметить испорченным» означает, что
данный номер бланка будет закрыт для
дальнейшего использования,
 «Вернуть в свободные» означает, что номер
бланка может быть использован повторно.
Для удобства пользователей в программе
предусмотрена функция копирования документов.
Т.е. если в базе уже есть документы похожие на
тот, что Вам предстоит оформить, Вы можете
сделать копию готового документа и потом внести
Рисунок 42
в нее необходимые изменения. Для этого кликните
по нему правой кнопкой мыши и выберите в открывшейся панели команду «Копировать»
(Рисунок 41) (либо просто выберите документ и нажмите кнопку F5).
17
В
открывшемся
окне
(Рисунок 43) с информацией о
новом
бланке
измените
необходимую
информацию
(номер и дату транспортного
документа,
к
которому
оформляется
ВСД,
количество груза, мест, дату
изготовления и т.д.)
Нажмите
кнопку
«Сохранить».
Рисунок 43
5. Импорт транспортных накладных
Еще одной удобной функцией программы является возможность импорта
транспортных накладных от подведомственных хозяйствующих субъектов. Обмен
информацией происходит с помощью формализованного файла, структура которого
согласовывается с представителями ИТ-структур. Формирование такого файла не
составит труда для хозяйствующих субъектов, у которых установлены складские
программы и есть обслуживающие их программисты. Рисунок 45Сформированные файлы
Вы должны сложить в выбранный Вами каталог (рекомендуем в папку Import корневого
каталога программы), к которому программа будет обращаться в поисках файлов для
импорта.
Для начала импорта в закладке «Исходящий бланк» кликните кнопку «Импортировать»
Рисунок 44
18
(Рисунок 44). В открывшемся
окне (Рисунок 45) укажите
папку, в которой лежит
подготовленный
файл.
Выберите его и нажмите
«Открыть».
Если
все
названия
элементов
файла
(наименования контрагентов,
названия видов упаковки и
т.д.)
соответствуют
справочникам Вашей базы
данных, то после обработки
файла
программа
выдаст
сообщение
об
успешной
загрузке
информации
Рисунок 45
(Рисунок 46).
Если же, например, в
Вашей
базе
данных
программа не обнаружила
необходимого значения из
справочников,
например
контрагента
(либо
из-за
несовпадении в названии,
либо из-за несовпадающего
ИНН), то откроется окно
соответствия (Рисунок 47). В
Рисунок 46
этом
окне вы можете попытаться
найти данного контрагента в Вашей
базе, для этого щелкните по значку
возле поля «Название в базе данных»
и в выпавшем списке (Рисунок 48)
выберите
соответствующего
контрагента. В нашем примере,
несмотря на то, что наименования
контрагентов полностью совпадают, у
них различаются ИНН. Выявив такое
разногласие,
необходимо
сразу
выяснить
причину
такого
несоответствия и, если ошибка в
присланном файле, то выберите
контрагента, имеющегося в базе, а
хозяйствующему
субъекту,
приславшему
неверный
файл,
сообщите
об
ошибку,
чтобы
избежать
Рисунок 47
в дальнейшем передачи ошибочных
файлов. Если же ошибка в базе данных, то войдите с справочник «Контрагенты» и
исправьте ошибку. Если же ошибки нет, а это просто другой контрагент, то чтобы
добавить его в базу данных щелкните по кнопке
и в открывшемся окне (Рисунок 49)
произведите добавление контрагента. Поля «Наименования» и «ИНН» подставляются
автоматически из импортируемого файла, а для добавления «Маркировки» просто
19
щелкните по соответствующему полю, и оно подставится из поля «Наименование». Если
же контрагент не является резидентом, то заполните поле «Маркировка» вручную.
Аналогично
устраняются
несоответствие между полями
импортируемого
файла
и
другими справочниками базы
данных. Например, в названиях
видов транспорта (Рисунок 50)
Рисунок 48
Рисунок 49
Рисунок 50
20